項目文檔管理制度

項目文檔管理制度項目文檔管理制度項目文檔管理制度xxx公司項目文檔管理制度文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度營銷中心項目文檔管理制度版本信息：版本號擬制/修改責任人擬制/修改日期修改內容及理由批準者

一、目的建立營銷中心的文檔管理制度，對項目中所有文檔進行清晰有效的分類管理與控制，實現(xiàn)項目文檔的有序保管與規(guī)范流動，為項目文檔提供規(guī)范化的管理，提高項目的成功率，有效控制項目成本、進度、時間。二、范圍本文適用于營銷中心各單元、公司內配合部門及與之有關的客戶、合資公司、渠道的文檔。三、原則（一）定義文檔包括接收、發(fā)放和內部文檔，含傳真、電郵、備忘錄或是會議紀要、郵遞、商務運作階段文檔及其他內部文檔。（二）規(guī)范1.明確內部文檔的編制和命名（1）文件名應是文件的標題。（2）標題應能直觀簡明體現(xiàn)文件的內容。（3）每個文檔必須有一個統(tǒng)一的編號。（4）在電子文檔的命名后面加上編號。（5）文件編制應使用對應的統(tǒng)一文檔模板。2.接收文檔控制編號所有接收文檔需有統(tǒng)一文檔控制編號，統(tǒng)一由文檔中心管理。文檔控制編號形式由項目管理者根據實際情況確定，建議體現(xiàn)接收日期的信息。3.明確項目文檔的使用制度（1）在項目前，應建立一套文檔的管理程序明確文檔的擬制、審核人員,文檔控制員。明確所有文檔的編號、收發(fā)登記操作，及受控等級。（2）建議接收文檔的管理程序由文檔控制員統(tǒng)一接收。加蓋或記錄接收日期（時間）。賦予文檔控制編號。記錄輸入文檔中心數(shù)據庫，保存原件。（3）明確發(fā)送文檔的管理程序加蓋或記錄發(fā)送日期（時間）。記錄輸入文檔中心受控庫，保存原件。發(fā)送后由文檔控制員統(tǒng)一記錄歸檔。（4）明確合同各方之間的文檔傳遞等相關規(guī)定（5）文檔借閱登記和保密規(guī)定原則上嚴禁文檔原稿進行借閱。借閱副本應進行登記，加蓋副本章。副本銷毀的規(guī)定。限期返還原件的規(guī)定。（6）電子文檔的共享規(guī)定4.明確文檔的歸檔存放（1）建立紙面存儲和電子件存儲兩套相對應的文檔管理系統(tǒng)，目錄結構見附表一《項目文檔歸檔結構》。（2）按文檔的階段及用途屬性（主題）歸檔分類，如售前階段、售中階段，再按標書、合同、方案、會議紀要等分類。四、文檔提交（一）外埠部門提交部門的文檔，經過審核后及時提交給文檔保管人員備案、存檔。（二）部門內部文檔定稿后及時提交給文檔保管人員備案、存檔。（三）部門對外交流或是與項目單位匯報、溝通所提交的文檔，經過溝通、匯報后整理成終稿的，由文檔負責人及時提交到文檔管理人員備案、存檔。（四）部門外埠工作人員與項目單位交流、溝通時準備的文檔或是會議紀要定稿后提交部門領導，經部門領導審核后報文檔管理人員備案、存檔。（五）備忘錄或是會議紀要以周為單位提交文檔；建設方案、PPT、規(guī)劃、設計等文檔定稿后以月為單位提交；涉及變更的方案、規(guī)劃等文檔經過部門與項目單位確認后及時報文檔管理員備案、存檔。五、具體內容（一）文檔編號凡項目有關的文檔，均統(tǒng)一編號。文檔編碼方式：文檔屬性-發(fā)放對象-順序編號-文檔日期-文檔密級文檔屬性：本字段用兩位英文字母表示發(fā)放對象：本字段用兩位英文字母表示文檔日期：本字段6位數(shù)字，表明文檔的發(fā)生時間，以便于查詢和統(tǒng)計。順序編號：本字段4位數(shù)字，系文檔的順序編號，此編號表示同一文檔屬性、發(fā)放對象內所有文檔的順序號。文檔密級：本字段1位數(shù)字，表明了文檔的保密級別。0級代表機密，項目經理及其指定人員閱讀1級代表秘密，項目組核心成員閱讀2級代表內部公開，項目組所有成員閱讀3級代表公開，所有項目組干系人均可閱讀表1文檔屬性字段對照文檔分類簡寫文檔分類簡寫PPT指令潛在用戶分析報告發(fā)票用戶分析報告普查報告合作意向書手冊會議紀要備忘錄建設方案計劃解決方案答復項目制度報表合同招投標文件表2文檔接收對象字段對照發(fā)放對象簡寫發(fā)放對象簡寫客戶項目組內部合作方部門內部合資公司渠道公司內部供應商（二）文檔的存放項目文檔分別建立電子和紙面件檔案。紙面文檔按文件的屬性、分類存放，并填寫《文件存放控制表》（附件一）進行存放、借閱登記。電子檔案目錄如下，通過權限設置控制不同文檔人員訪問權限。表3：電子文檔目錄0級目錄一級目錄二級目錄三級目錄四級目錄文件名**項目機會階段城市篩選分析資料調研表售前階段PPT城市智能靜態(tài)交通管理云平臺優(yōu)先泊車運營管理模式匯報PPT宣傳片設計方案靜態(tài)交通智能化解決方案靜態(tài)交通智能化建設方案會議紀要售中階段招投標招標書投標書合同PPP合同合同附件項目計劃項目范圍項目實施計劃項目總結項目總結報告項目評估報告售后階段培訓培訓計劃培訓方案培訓考核評估表維護運維方案項目總結報告問題管理表風險管理風險管理計劃變更申請表（三）文檔借閱（1）借閱人查閱文檔編號清單（內部公開），確定所需借閱文檔。（2）向文檔管理員提出借閱申請。（3）文檔管理員根據其身份確定閱讀權限。（4）若所借閱文檔超過其閱讀權限，需經領導批準。（5）文檔管理員填寫文檔借閱記錄表。（6）借閱人簽署文檔借閱記錄。（7）借閱文檔需在指定時間內歸還、不得拷貝。（四）文檔取向文檔取向意在明確項目各階段需要提交的主要文檔、文檔負責人及文檔的主要應用單元。詳見附表二：《文檔取向表》。

附表一：文檔存放和訪問控制文檔名稱文件夾審批人借閱人借閱日期歸還日期

附表二：文檔取向表名稱負責人里程應用單元售前階段PPT項目經理宣傳片調研提綱客戶分析報告會議紀要項目管理部溝通計劃合作意向書機會與風險分析城市資料分析競爭對手分析售前項目組織結構售中階段項目策劃書項目監(jiān)控報告項目組織結構初步可研報告需求文檔項目建設架構方案停車解決方案合資公司架構草案收益測算分析報告普查報告建設方案實施方案實施管理制度項目計劃Ppp合同招標備案稿人力資源管理制度項目預算風險管