深入解讀-3種方法來回復(fù)別人

深入解讀-3種方法來回復(fù)別人

你回復(fù)他人的方式，會(huì)影響對方和其他人對你的看法。不過還好，你可以通過學(xué)習(xí)，改善自己回復(fù)他人的方式和時(shí)機(jī)。如果你和某人當(dāng)面交談，那一定要等對方表達(dá)自己的想法后，再做出深思熟慮的回答。發(fā)信息聊天時(shí)，你必須遵循一些約定俗成的規(guī)矩，才能讓溝通順利進(jìn)行下去。而電子郵件是更加正式的溝通方式，你得遵循一些職業(yè)規(guī)范，才能有效地傳達(dá)信息并得體地回復(fù)對方。步驟方法1回復(fù)信息1發(fā)信息時(shí)，用比較隨意的語言。電子郵件、信函甚至當(dāng)面對話，都可以采取更加正式的方式。由于信息的篇幅短小、內(nèi)容有限，所以更適合用輕松一點(diǎn)的語言，給人一種比較私人的感覺。[1]比如，你可以用“親”來代替“你”，顯得更加親切，讓語氣給人一種輕松的感覺。發(fā)信息時(shí)，對于標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的要求往往要寬松得多。比如，嚴(yán)格按照規(guī)則使用逗號(hào)，會(huì)讓對話顯得生硬而又正式。不要想當(dāng)然地以為發(fā)信息聊天都不正式，但如果對方使用的語言比較隨意，你應(yīng)該使用相同的語言風(fēng)格，讓他們能夠愉快地聊下去。2問開放式的問題，讓對話展開。如果你想讓短信聊天進(jìn)行下去，就問開放式的問題，讓對方說更多的話，表達(dá)他們對某件事情的看法。如果你問的問題會(huì)促使對方使用肯定或否定的簡短回答，那么談話可能會(huì)就此結(jié)束。[2]比如，如果你正在和某人談?wù)撘粋€(gè)商業(yè)問題，可以這樣提問：“你覺得新項(xiàng)目怎么樣？”如果你想更深入地了解一個(gè)人對某個(gè)主題的看法，試著這樣給他們發(fā)短信：“我同意你的觀點(diǎn)，不過你覺得出現(xiàn)這種情況的原因是什么呢？”3不要發(fā)送簡短或一個(gè)字的答復(fù)。信息應(yīng)該相對簡短，但簡單或突然地回應(yīng)會(huì)給人一種感覺，讓人以為你在生對方的氣，或感到不快。如果你在回復(fù)別人的信息，就給他們發(fā)一段有意義的話，至少包含一到兩個(gè)長句。[3]有時(shí)，在語境合適的情況下，回復(fù)“好的”是完全可以接受的。但是，不要回復(fù)“可以”，這容易讓人覺得生硬、粗魯。小提示：如果你平時(shí)說話就言簡意賅，那么發(fā)信息時(shí)保持同樣的風(fēng)格，是合乎情理的。4用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和表情來表達(dá)語氣。由于短信都是冷冰冰的文字，人們只能通過簡短的語言來判斷它的口吻或蘊(yùn)含的情緒。如果你覺得自己發(fā)的信息模棱兩可，可以通過標(biāo)點(diǎn)和標(biāo)簽來明確它的含義。[4]比如，你可以回復(fù)說：“知道了，謝謝。:)”這樣一來，這條信息就不會(huì)讓人覺得你在生對方的氣或態(tài)度冷淡。有時(shí)，一個(gè)強(qiáng)硬的句號(hào)會(huì)讓人覺得你很不高興。比如，“不，不是的”聽起來比“不，不是的?！币潇o得多。5發(fā)出信息之前檢查一下。點(diǎn)擊“發(fā)送信息”之前，花幾秒鐘快速地檢查一下，看是否有錯(cuò)別字，同時(shí)確保它傳達(dá)的信息是正確的并且口吻適當(dāng)。[5]信息一旦發(fā)送出去，就無法撤回了！所以發(fā)之前最好先瞟一眼。6不要連續(xù)發(fā)送多條信息。連續(xù)收到多個(gè)通知和多條信息，會(huì)讓對方覺得自己受到打擾，感到不快。與其發(fā)多條短信息，不如發(fā)一條長信息，包含你想說的所有內(nèi)容。[6]如果你忘了說一件事情，或想澄清一下，可以再發(fā)一條信息。如果連續(xù)兩條信息對方都沒有回復(fù)，他們可能不想和你說話，或者手機(jī)不在身邊。無論原因如何，最好給他們一點(diǎn)回復(fù)的時(shí)間和空間。7如果對話涉及的內(nèi)容太多，無法通過信息來傳達(dá)，就提議打電話。信息應(yīng)該簡單明了。如果對話開始變得太過復(fù)雜，導(dǎo)致發(fā)信息聊天無法充分表達(dá)你的想法，就問問對方是否能夠給你打電話，以便你們能夠詳細(xì)或透徹地討論事情。[7]你可以這樣發(fā)信息：“這事在電話中解釋會(huì)比較清楚。如果能夠打電話的話，請和我說一聲，謝謝！”方法2當(dāng)面交談1有人和你說話時(shí)，仔細(xì)去聽。每當(dāng)有人和你說話時(shí)，看著對方的眼睛，注意他們對你說了些什么。這表明你在傾聽，理解他們說的話。[8]把注意力完全集中在說話的人身上，這樣他們會(huì)覺得和你說話很愉快。如果你聽不清，就靠近一點(diǎn)，或者問對方你們能否找一個(gè)安靜一點(diǎn)的地方。2留意說話人給出的非語言信號(hào)。肢體語言的信息量非常豐富，絲毫不遜于口頭語言。在對方和你說話時(shí)，觀察他們的肢體語言，根據(jù)觀察結(jié)果來判斷自己應(yīng)該如何回復(fù)。[9]比如，如果對方不停的四處張望或坐立不安，他們可能很緊張或很害怕。你可能應(yīng)該問對方怎么了，而不是回復(fù)他們說的話。此外，還要注意他們說話的方式。如果對方聲音很大或態(tài)度很兇，他們可能對談話感到不快或生氣?；貜?fù)時(shí)你可能應(yīng)該采取不同的方法，避免火上澆油。3不要在別人說話時(shí)思考自己應(yīng)該怎么回復(fù)。如果你在別人說完之前就太過激動(dòng)或急于回復(fù)，他們會(huì)注意到，并可能因此而感到不快。等對方說完，并且你聽到他們想說的一切后，再開始組織語言，回復(fù)對方。[10]在別人說話時(shí)插話，表達(dá)自己的觀點(diǎn)，是非常無禮的。小提示：在對方說話時(shí)，仔細(xì)聆聽，在心里記下你打算回復(fù)的要點(diǎn)，但不要為了巧妙、迅速地回復(fù)對方，而對他們說的其他話充耳不聞。4等對方說完，你再說。和一個(gè)人說話時(shí)，讓對方充分表達(dá)他們的想法，然后你再回復(fù)。這樣一來，你就掌握了他們想要傳達(dá)的所有事實(shí)和信息，可以做出深思熟慮、明智可靠的回復(fù)。[11]有時(shí)，人們會(huì)在說完后補(bǔ)充一點(diǎn)信息。比如，他們可能會(huì)這樣說：“啊，等等，我忘了說一件事情?！弊屗麄儼严胝f的話說完。5思考自己要如何回復(fù)，這樣你才能自信地說出來?；貜?fù)之前，花點(diǎn)時(shí)間考慮一下自己掌握的所有信息。如果你的回答很片面，可能會(huì)讓對方覺得你沒有認(rèn)真聆聽。[12]花點(diǎn)時(shí)間考慮一下自己應(yīng)該怎么說，對于給出明智的回復(fù)也能有所幫助。6如果你需要對方澄清或補(bǔ)充更多信息，就開口提問。如果你沒有聽清，或不明白對方說的話，不要在一知半解或理解不正確的情況下，勉強(qiáng)地回答對方。問對方說了什么或者是什么意思，這樣你才能給他們一個(gè)有意義的回復(fù)。如果你不確定對方的目的，或者想讓他們先解釋一下真正的意圖，然后再做出回復(fù)，就問一個(gè)開放式的問題，比如：“你那樣說是什么意思？”[13]如果你沒聽清或不能完全理解對方說的話，那么要求他們重復(fù)一遍，是無傷大雅的。7回復(fù)的時(shí)候，要直截了當(dāng)?shù)卣f清楚。考慮過對方說的話，以及自己要說的話之后，清楚自信地給出回復(fù)。不要為了賣弄聰明，使用含糊不清或自相矛盾的言詞。人們喜歡真誠，所以給對方一個(gè)誠摯的回復(fù)，讓他們知道你關(guān)心他們，理解他們。[14]確保他們的注意力放在你身上，以免你還得再說一遍。注意有沒有其他人想說話，并給他們發(fā)言的機(jī)會(huì)。讓對方也能回復(fù)你說的話。說完后，不要立即走開或結(jié)束談話。8做好準(zhǔn)備，對方可能不同意你的觀點(diǎn)。即使你說的話經(jīng)過深思熟慮，對方仍有可能并不贊同。沒關(guān)系！對方可能提出異議或者因?yàn)槟阏f的話而貶低你，做好準(zhǔn)備就可以了。[15]保持冷靜，如果對方想激怒你，不要發(fā)脾氣。允許對方陳述自己的看法和觀點(diǎn)。不要試圖強(qiáng)迫對方接受自己的見解。方法3回電子郵件1在48小時(shí)內(nèi)回復(fù)電子郵件。出于禮貌和專業(yè)素質(zhì)，你應(yīng)該及時(shí)回復(fù)郵件。你不必馬上回復(fù)，但一定不要拖到2天以后。[16]即使郵件與你無關(guān)或發(fā)送錯(cuò)誤，也要回復(fù)對方，讓他們知道自己找錯(cuò)了人。2回電子郵件時(shí)使用專業(yè)的稱謂。電子郵件通常比信息或電話更正式?；仉娮余]件時(shí)，抬頭應(yīng)該寫“你好”或“嗨”，再接對方的姓名，然后另起一行，空幾格，開始寫郵件正文。[17]如果你回復(fù)的人喜歡某種稱謂，或者讓你直呼他們的姓名，就按照對方的要求去做。比如，如果對方希望你稱呼他們的時(shí)候，省略姓氏，寫“大偉”，而不是“劉大偉”，就如對方所愿。3少用感嘆號(hào)。你回的電子郵件應(yīng)該沒有語法、拼寫和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)上的錯(cuò)誤。不過，過多地使用感嘆號(hào)，或讓你顯得不真誠或過于興奮。只在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，使用這種標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。[18]感嘆號(hào)很適合用來祝賀某人或表達(dá)興奮之情，但是過度使用，會(huì)讓它們失去作用。4寫電子郵件時(shí)，不要使用古怪的字體。始終使用傳統(tǒng)字體，讓自己的電子郵件顯得比較專業(yè)?；剜]件時(shí)，不要使用彩色字體或漫畫字體。[19]比較傳統(tǒng)的選擇是10號(hào)或12號(hào)字，以及宋體或TimesNewRoman字體。5注意你的回復(fù)要抄送給哪些人。在回郵件的時(shí)候，抄送是一個(gè)很有用的功能，可以讓其他人也加入到討論之中。不過，在不必要的情況下抄送上司或同事，會(huì)讓對方感到不快或憤怒。[20]如果你需要在收件人名單中加入某人，可以選擇“密件抄送”。6收到群郵件時(shí)，確定自己應(yīng)該回復(fù)誰。如果回復(fù)應(yīng)該發(fā)送給群信息里的所有人，就在回郵件的時(shí)候選擇“回復(fù)所有人”。但是，如果你得向某個(gè)人解釋特定的主題或問題，就直接回復(fù)那個(gè)人。[21]如果郵件的收件人包含一大群人，而你只需要回復(fù)少數(shù)人，回郵件時(shí)就只回這些人。7除非很有必要，否則不要發(fā)郵件說謝謝。對溝通沒有實(shí)質(zhì)性幫助的電子郵件，沒有發(fā)送的必要。除非發(fā)送人要求你確認(rèn)已經(jīng)收到并理解郵件內(nèi)容，否則發(fā)電子郵件說“謝謝”，是一件多余而且惹人厭煩的事情。[22]小提示：如果發(fā)件人向你發(fā)送已讀回執(zhí)，就點(diǎn)擊發(fā)送回執(zhí)選項(xiàng)，確認(rèn)