企業(yè)內(nèi)控應(yīng)用手冊(cè)信息傳遞-流程描述

公司名稱xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司流程名稱信息傳遞流程描述本流程涉及制度《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司重大事項(xiàng)內(nèi)部報(bào)告制度》《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司關(guān)于加強(qiáng)公司文件傳遞管理的通知》《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司保密工作規(guī)定》《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司內(nèi)幕信息及知情人管理制度》《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司公文處理辦法》《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司文件資料管理規(guī)定》《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司信息披露管理制度》《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司年報(bào)信息披露重大差錯(cuò)責(zé)任追究制度》《保利地產(chǎn)官方新浪微博管理辦法》《保利地產(chǎn)新浪微博管理制度》流程總述本流程包含以下內(nèi)容及主要步驟：內(nèi)部文件管理、公文處理、檔案管理、外部溝通、反舞弊。本流程旨在規(guī)范公司內(nèi)部信息傳遞各環(huán)節(jié)的管理，提升信息傳遞時(shí)效性和準(zhǔn)確性。主要涉及部門有：董事會(huì)辦公室、辦公室、品牌管理部、黨群工作部。業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)內(nèi)部文件管理公文處理檔案管理外部溝通反舞弊1.內(nèi)部文件管理1.1建立內(nèi)部經(jīng)營(yíng)報(bào)告指標(biāo)體系公司目前主要通過經(jīng)營(yíng)資料傳遞、財(cái)務(wù)資料傳遞、部門例會(huì)、郵件傳送、廉政教育培訓(xùn)、文化宣傳等方式進(jìn)行內(nèi)部信息傳遞。設(shè)計(jì)跨部門的溝通協(xié)調(diào)工作，通過發(fā)送工作聯(lián)系單的形式進(jìn)行溝通。1.2建立內(nèi)部經(jīng)營(yíng)報(bào)告網(wǎng)絡(luò)體系公司辦公室作為公司內(nèi)部信息傳遞的主要責(zé)任部門，設(shè)置專員負(fù)責(zé)接收和傳達(dá)各種內(nèi)部信息；各子公司設(shè)立專門的資料管理員，負(fù)責(zé)與本部辦公室進(jìn)行直接對(duì)接。目前信息傳遞的方式多半采用公司郵箱、QQ通訊等，對(duì)來文和發(fā)文采用手工記錄的方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。1.3收集內(nèi)外部信息公司本部與各子公司的職能部門通過行業(yè)協(xié)會(huì)組織、網(wǎng)絡(luò)媒體以及有關(guān)監(jiān)管部門等渠道，收集與其經(jīng)營(yíng)內(nèi)容相關(guān)的市場(chǎng)狀況、競(jìng)爭(zhēng)情況、政策變化及環(huán)境變化等外部信息。公司本部及各子公司的職能部門通過公司內(nèi)外網(wǎng)站、內(nèi)部刊物等渠道獲取財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料、經(jīng)營(yíng)管理資料等內(nèi)部信息。1.4內(nèi)部報(bào)告經(jīng)營(yíng)評(píng)估制度公司建立并完善對(duì)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)報(bào)告的評(píng)估制度，并嚴(yán)格按照評(píng)估制度對(duì)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)報(bào)告進(jìn)行合理評(píng)估，考核內(nèi)部經(jīng)營(yíng)報(bào)告在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所起的真實(shí)作用。辦公室制定內(nèi)部經(jīng)營(yíng)報(bào)告評(píng)估及考核的指標(biāo)，報(bào)公司總經(jīng)理審核并批準(zhǔn)。每半年末，由公司內(nèi)部報(bào)告的使用者（各副總、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)等）對(duì)各部門的內(nèi)部經(jīng)營(yíng)報(bào)告進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估重點(diǎn)主要包括內(nèi)部經(jīng)營(yíng)報(bào)告的及時(shí)性、準(zhǔn)確性及有效性。人力資源中心匯總內(nèi)部經(jīng)營(yíng)報(bào)告評(píng)估結(jié)果，并將其納入各部門的績(jī)效考核成績(jī)中。其中，內(nèi)部報(bào)告評(píng)估及考核體系包括但不限于以下幾個(gè)方面的指標(biāo)：（1） 內(nèi)部報(bào)告的有效性（2） 內(nèi)部報(bào)告的及時(shí)性（3） 內(nèi)部報(bào)告的完整性（4） 內(nèi)部報(bào)告的準(zhǔn)確性（5） 內(nèi)部報(bào)告的條理性1.5內(nèi)部文件工作考核機(jī)制人力資源中心匯總內(nèi)部經(jīng)營(yíng)報(bào)告評(píng)估結(jié)果，并將其納入各部門的績(jī)效考核成績(jī)中。1.6內(nèi)部信息保密機(jī)制的建立公司制定了《xx地產(chǎn)股份有限公司保密工作規(guī)定》和《內(nèi)幕信息及知情人管理制度》，對(duì)保密范圍和密級(jí)、秘密文件的管理、保密工作的組織機(jī)構(gòu)、內(nèi)幕信息管理等方面的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定。公司還制定了《重大事項(xiàng)內(nèi)部報(bào)告制度》，規(guī)范了內(nèi)部信息流轉(zhuǎn)。公司在辦公室設(shè)專職保密員一名，負(fù)責(zé)公司秘密文件資料的管理；各部門、各下屬公司設(shè)兼職保密員一名，負(fù)責(zé)本部門、本公司的保密工作和業(yè)務(wù)檔案的管理。公司設(shè)立保密工作委員會(huì)，由專職保密員和兼職保密員擔(dān)任。保密工作委員會(huì)每年年中和年底組織兩次保密工作大檢查。公司與董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員及其他內(nèi)幕信息知情人簽訂保密協(xié)議，或通過發(fā)送禁止內(nèi)幕交易告知書等方式，明確內(nèi)幕信息知情人的保密義務(wù)及違反保密義務(wù)應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。定期對(duì)內(nèi)幕信息知情人買賣公司股票及其衍生品種的情況進(jìn)行自查。2.公文處理2.1公務(wù)處理制度、流程、職責(zé)的制定公司制定了《公司公文處理辦法》，明確了公文的種類、格式、行文規(guī)則、收發(fā)文的流程與職責(zé)等。公司辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、分辦、傳遞、歸檔和銷毀。2.2公文的擬定承辦部門草擬好文稿后應(yīng)填寫《發(fā)文審批單》，并由部門負(fù)責(zé)人審稿、簽名，確保其符合公文種類、格式使用規(guī)范，并明確發(fā)文單范圍。2.3公文的審批及簽發(fā)辦公室當(dāng)日對(duì)發(fā)文稿進(jìn)行審核，確保確需行文，行文方式妥當(dāng)，發(fā)文稿符合行文規(guī)則和公文擬制的要求。由辦公室秘書呈送總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)。如屬緊急公文，承辦部門可直接送總經(jīng)理審批。2.4公文的編號(hào)印制檔案室人員統(tǒng)一編排文號(hào)，并按照公司規(guī)范的公文格式進(jìn)行印制。保密件按照公司規(guī)定進(jìn)行印制。指定專人對(duì)打印好的公文稿進(jìn)行校對(duì)并簽字。文件成文后，交檔案室蓋章，并將文件定稿連同《發(fā)文審批單》、文件正本一并歸檔。2.5收文登記收文統(tǒng)一由辦公室辦理，辦公室收文后由檔案室拆封（紀(jì)檢、監(jiān)察方面的信函，直接交公司紀(jì)委負(fù)責(zé)人拆封處理）、加蓋收文章、編號(hào)登記并加貼文件處理單。2.6收文處理程序檔案室將編號(hào)登記的收文送辦公室主任或秘書提出擬辦意見，并由秘書呈送公司領(lǐng)導(dǎo)閱示，秘書負(fù)責(zé)對(duì)承辦部門的辦理情況進(jìn)行督查，對(duì)緊急公文，應(yīng)提出辦理時(shí)限，跟蹤催辦。及時(shí)將辦理的結(jié)果反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)單位、部門。最后處理完畢，將文件送檔案室歸檔。3.檔案管理3.1檔案管理制度建立及職能設(shè)置辦公室為公司檔案資料管理工作的歸口部門，負(fù)責(zé)文件資料原件的歸檔保管，各經(jīng)辦部門視實(shí)際需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存復(fù)印件。各部、室要指定一名員工兼職文件資料管理員，負(fù)責(zé)本部門文件資料的管理工作。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室，離職時(shí)應(yīng)認(rèn)真辦理交接手續(xù)，不得擅自帶走或銷毀文件資料。3.2檔案分類保管公司對(duì)在各項(xiàng)工作中形成的、已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的各種材料，由辦公室及各部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。原則上各職能部門按照部門職能負(fù)責(zé)相應(yīng)內(nèi)容的檔案的管理工作。公司目前根據(jù)國(guó)家有關(guān)的檔案法規(guī)，確定檔案的保管期限。屬于公司檔案室保管的檔案，辦公室所轄檔案室負(fù)責(zé)公司檔案的管理，根據(jù)檔案種類和項(xiàng)目進(jìn)行分類保管，各部門根據(jù)《公司資料存檔表》所規(guī)定資料最后結(jié)果及時(shí)交檔案室存檔；屬部門保管的檔案，各部門兼職資料員負(fù)責(zé)本部門資料的管理，《公司資料存檔表》中產(chǎn)生的過程文件由各部門自行保管，并于收文當(dāng)日交檔案室歸檔。3.3檔案目錄的編制各職能部門檔案管理員對(duì)公司規(guī)定由業(yè)務(wù)部門保管的文件進(jìn)行登記，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審定后，按照公司規(guī)定及時(shí)歸檔，并編制檔案目錄。3.4檔案管理工作匯報(bào)各職能部門檔案管理員每年不定期的向辦公室檔案室移交一份本部門本年度的檔案目錄，該目錄由檔案管理員和部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)簽字并蓋章。3.5檔案管理檢查公司辦公室制定了《公司文件資料管理規(guī)定》，規(guī)定各部門對(duì)自行管理的檔案資料每半年進(jìn)行檢查、清理工作，并出具檢查報(bào)告；每年底各部門要進(jìn)行一次全面清理，對(duì)沒有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件資料要及時(shí)銷毀；根據(jù)各部門上報(bào)的資料目錄進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門文件資料管理工作。辦公室于每年年初制定詳細(xì)的年度檢查規(guī)劃，確定檢查范圍，檢查對(duì)象，檢查時(shí)間等相關(guān)信息，同時(shí)每年將檢查的結(jié)果納入部門考核指標(biāo)體系，加強(qiáng)檔案管理的檢查力度和重視程度。3.6檔案借閱申請(qǐng)申請(qǐng)人因業(yè)務(wù)原因，需借閱已經(jīng)歸檔保存的相關(guān)文件時(shí)，須填寫《文件借閱單》，并經(jīng)辦公室主任審批，重要的文件、資料須經(jīng)主管的副總經(jīng)理直至總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.7檔案借閱登記申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人審核業(yè)務(wù)申請(qǐng)的真實(shí)性和文件查閱需求的必要性，并在登記表上簽署意見和姓名。3.8檔案銷毀鑒定每年辦公室和各職能部門分別對(duì)辦公室集中保管和各職能部門自行保管的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)不屬于歸檔范圍的文件和保管期滿的檔案，經(jīng)鑒定無繼續(xù)保存價(jià)值的，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.9檔案銷毀申請(qǐng)對(duì)保管期滿的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。3.10檔案銷毀審批辦公室集中保管的文件由辦公室負(fù)責(zé)人對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核；職能部門自行保管的文件由職能部門負(fù)責(zé)人對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核。銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。4.外部溝通4.1規(guī)范外部信息披露公司制定了《xx地產(chǎn)股份有限公司信息披露管理制度》，對(duì)信息的傳遞、披露內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)、披露和審核流程加以規(guī)范，公司信息披露工作由董事會(huì)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理，公司董事長(zhǎng)為信息披露工作第一責(zé)任人，董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)公司信息披露事務(wù)，負(fù)有直接責(zé)任，董秘辦是公司信息披露的常設(shè)機(jī)構(gòu)，由董事會(huì)秘書直接領(lǐng)導(dǎo)。指定董秘處為公司對(duì)外發(fā)布信息的主要聯(lián)系人，并明確了其他相關(guān)部門（子公司）的責(zé)任，以規(guī)范信息披露行為，加強(qiáng)信息披露事務(wù)管理，保護(hù)投資者合法權(quán)益。除了嚴(yán)格遵守相關(guān)法規(guī)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求之外，公司還建立相應(yīng)的內(nèi)部信息保密制度，信息的披露需經(jīng)過公司內(nèi)部嚴(yán)格的分析判斷及審批流程。為進(jìn)一步增強(qiáng)公司信息披露的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，提高年報(bào)信息披露的質(zhì)量和透明度，公司制定了《年報(bào)信息披露重大差錯(cuò)責(zé)任追究制度》。4.2外部信息披露的審核審批對(duì)于定期報(bào)告，公司董事、高級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)定期報(bào)告簽署書面確認(rèn)意見，監(jiān)事會(huì)應(yīng)當(dāng)提出書面審核意見，說明董事會(huì)的編制和審核程序是否符合法律、行政法規(guī)和中國(guó)證監(jiān)會(huì)的規(guī)定，報(bào)告的內(nèi)容是否能夠真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映上市公司的實(shí)際情況。對(duì)于臨時(shí)報(bào)告，董秘辦根據(jù)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)召開情況及決議內(nèi)容編制臨時(shí)報(bào)告，由董事會(huì)秘書審查，董事長(zhǎng)簽發(fā)，董事會(huì)秘書或證券事務(wù)代表報(bào)上交所審核后公告。董秘辦及時(shí)與公司信息披露指定報(bào)刊聯(lián)系，以確保臨時(shí)公告準(zhǔn)時(shí)見報(bào)。4.3規(guī)范微博管理公司制定了《保利地產(chǎn)官方新浪微博管理辦法》和《保利地產(chǎn)新浪微博管理制度》，明確規(guī)范了在企業(yè)微博申請(qǐng)、日常信息發(fā)布、突發(fā)事件處理、公司形象塑造、信息發(fā)布內(nèi)容規(guī)范、日常維護(hù)及管理等方面內(nèi)容。集團(tuán)及各分公司微博在品牌中心及各公司營(yíng)銷部指定專人負(fù)責(zé)微博客的內(nèi)容更新和日常維護(hù)工作。4.4多種信息溝通渠道企業(yè)黨群工作部對(duì)員工進(jìn)行廉政教育培訓(xùn)；利用宣傳欄進(jìn)行宣傳；邀請(qǐng)檢察院和相關(guān)專家對(duì)員工進(jìn)行專題講座；建立多種投訴渠道包括信件、電子郵件、面談等。5.反舞弊5.1多種信息溝通渠道企業(yè)黨群