城際鐵路公司文件資料管理制度

城際鐵路公司文件資料管理制度質(zhì)量管理體系運(yùn)行記錄控制程序目的為確保設(shè)計(jì)產(chǎn)品提供過程及質(zhì)量管理過程的可追溯性，提供質(zhì)量管理體系運(yùn)行的客觀證據(jù)，制定本程序。范圍本程序用于控制質(zhì)量管理體系運(yùn)行記錄。記錄的種類和名稱見附錄A、B。職責(zé)編制、收集記錄的各有關(guān)部門的職責(zé)按質(zhì)量手冊或有關(guān)程序文件規(guī)定要求填寫、標(biāo)識、收集和保管記錄，并在規(guī)定時間內(nèi)送信息中心歸檔。信息中心的職責(zé)負(fù)責(zé)按規(guī)定要求將歸檔的記錄整理編目、標(biāo)識貯存和借閱，對保管期滿的記錄按規(guī)定進(jìn)行清理處置。程序產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程記錄控制產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程記錄的收集部門、歸檔保存部門以及保存年限應(yīng)符合公司要求。各生產(chǎn)部門應(yīng)按有關(guān)程序文件的規(guī)定，由設(shè)總負(fù)責(zé)組織相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員填寫記錄并收集記錄。記錄的填寫應(yīng)清晰，易于識別，設(shè)總負(fù)責(zé)檢查記錄的標(biāo)識、收集和傳遞有關(guān)記錄。工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中的記錄應(yīng)及時客觀填寫。記錄可在《管理信息系統(tǒng)》上填寫。對于紙質(zhì)記錄，應(yīng)暫存于各生產(chǎn)部門的《工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件袋》中；機(jī)電所、造價所負(fù)責(zé)收集、保管本專業(yè)填寫或傳遞至本部門的相關(guān)記錄，其他記錄均由設(shè)總及所在設(shè)計(jì)所收集、保管；在設(shè)計(jì)過程中有關(guān)設(shè)計(jì)人員需借用記錄時應(yīng)在資料袋目錄上記錄去向，使用完后應(yīng)及時歸還到資料袋中，防止丟失或損壞。設(shè)計(jì)出圖后，相關(guān)的紙質(zhì)記錄應(yīng)隨設(shè)計(jì)技術(shù)文件一道按有關(guān)規(guī)定要求及時送信息中心歸檔，見《設(shè)計(jì)技術(shù)文件控制程序》（QMS202）。信息中心應(yīng)按《設(shè)計(jì)技術(shù)文件歸檔目錄表》（見QMS409）查收紙質(zhì)記錄，并進(jìn)行分類、標(biāo)識、編目、貯存及保管。如果記錄是在《綜合管理系統(tǒng)》上填寫，應(yīng)對照《設(shè)計(jì)技術(shù)文件歸檔目錄表》（見QMS409）檢查記錄是否缺項(xiàng)。對于記錄缺項(xiàng)的情況，信息中心應(yīng)予以記錄，并通知技術(shù)發(fā)展部。其他過程記錄控制其他過程記錄的收集部門、歸檔保存部門以及保存年限符合公司要求。各職能管理部門應(yīng)按質(zhì)量管理體系有關(guān)的程序文件要求，派專人負(fù)責(zé)填寫、標(biāo)識、收集、貯存及保管有關(guān)記錄，需送信息中心歸檔的記錄應(yīng)及時歸檔，需部門保管的記錄，要由專人負(fù)責(zé)，在保存期內(nèi)不得丟失或損壞。記錄的填寫所有的記錄均應(yīng)認(rèn)真填寫，確保字跡清晰、內(nèi)容完整，工程項(xiàng)目名稱、編號、簽名及日期應(yīng)準(zhǔn)確無誤，易于識別和檢索。歸檔記錄的借閱記錄一般不對外提供查閱，但顧客要求時，可在商定的范圍和期限內(nèi)提供給顧客查閱；CSADI有關(guān)技術(shù)人員因工作需要查閱時，須經(jīng)查閱部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并到信息中心辦理有關(guān)手續(xù)，方可查閱。記錄的清理與處置信息中心及各記錄保存部門，對保管期滿的記錄可自行銷毀處理，確需長期或永久保存的記錄應(yīng)由信息中心按檔案管理的相關(guān)規(guī)定要求辦理。設(shè)計(jì)技術(shù)文件控制程序目的為保證工程設(shè)計(jì)技術(shù)文件在設(shè)計(jì)過程中和工程的設(shè)計(jì)年限內(nèi)的系統(tǒng)性和完整性，有效地控制設(shè)計(jì)技術(shù)文件的使用、歸檔和調(diào)用，制定本程序。范圍本程序適用于所有設(shè)計(jì)技術(shù)文件的控制，設(shè)計(jì)技術(shù)文件包括：各階段設(shè)計(jì)輸出文件，如可行性研究報告、設(shè)計(jì)說明書、概（預(yù)）算書、設(shè)計(jì)圖紙（包括設(shè)計(jì)更改圖紙）、《工程設(shè)計(jì)變更單》等文件。工程設(shè)計(jì)計(jì)算文件，如各專業(yè)設(shè)計(jì)計(jì)算書。設(shè)計(jì)過程中的作業(yè)文件，如提供校對、審核的設(shè)計(jì)文件，各專業(yè)的互提資料等文件。由CSADI對外發(fā)出的與設(shè)計(jì)、服務(wù)有關(guān)的文件，如對外發(fā)出的工作聯(lián)系函、有關(guān)事項(xiàng)（問題）確認(rèn)函等文件。外來的與設(shè)計(jì)、服務(wù)有關(guān)的文件，如設(shè)計(jì)招標(biāo)書、委托書、設(shè)計(jì)要求、紅線圖、審批文件、工程設(shè)計(jì)合同、勘察資料、改（擴(kuò)）建資料、工藝使用功能資料、圖紙審查意見書、工作聯(lián)系函、有關(guān)事項(xiàng)（問題）確認(rèn)函、會議記錄、試驗(yàn)報告、需經(jīng)CSADI確認(rèn)的工程聯(lián)系單和工程驗(yàn)收資料等文件。職責(zé)生產(chǎn)部門的職責(zé)負(fù)責(zé)按質(zhì)量管理體系有關(guān)程序文件要求編制、評審、收集、登記、標(biāo)識、傳遞、使用和保管設(shè)計(jì)技術(shù)文件。督促本部門設(shè)計(jì)人員在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)出圖、工程竣工驗(yàn)收后收集、整理本部門保存的所有設(shè)計(jì)技術(shù)文件，并及時送交信息中心歸檔。技術(shù)發(fā)展部的職責(zé)負(fù)責(zé)收集在技術(shù)發(fā)展部蓋章的有關(guān)設(shè)計(jì)技術(shù)文件，定期送信息中心歸檔。負(fù)責(zé)協(xié)助信息中心對超過保存期的設(shè)計(jì)技術(shù)文件的保存價值進(jìn)行鑒定。信息中心的職責(zé)負(fù)責(zé)對歸檔的設(shè)計(jì)技術(shù)文件進(jìn)行分類、編目、歸檔保存。負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)技術(shù)文件的借閱和管理工作。定期清理歸檔的設(shè)計(jì)技術(shù)文件，識別超過保存期的文件，并組織對其保存價值進(jìn)行鑒定；處理超過保存期且無保存價值的設(shè)計(jì)技術(shù)文件。程序設(shè)計(jì)技術(shù)文件的編制和收集由CSADI編制的設(shè)計(jì)技術(shù)文件應(yīng)符合以下要求：1）各階段設(shè)計(jì)輸出文件、工程設(shè)計(jì)計(jì)算文件、設(shè)計(jì)過程中的作業(yè)文件應(yīng)按相關(guān)程序文件規(guī)定要求編制，標(biāo)識、傳遞與收集。2）由CSADI對外發(fā)出的與設(shè)計(jì)、服務(wù)有關(guān)的文件應(yīng)由文件編制人簽署、責(zé)任部門的有關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)，加蓋技術(shù)發(fā)展部章（必要時可蓋公司章）標(biāo)識后方可對外發(fā)出；發(fā)出時應(yīng)作發(fā)文登記或記錄。外來的與設(shè)計(jì)、服務(wù)有關(guān)的文件應(yīng)做收文登記，其適用性、合法性、與合同規(guī)定的符合性應(yīng)予以評審，其中工程地質(zhì)勘察報告的控制見《工程地質(zhì)勘察報告使用管理辦法》QMS319。外來技術(shù)文件應(yīng)及時傳遞至相關(guān)崗位，傳遞的方式可以是傳閱紙質(zhì)文件，或在《管理信息系用》上共享電子文件。對于傳閱的紙質(zhì)外來文件，評審后應(yīng)在文件上標(biāo)識，標(biāo)識包括文件是否能用于設(shè)計(jì)或服務(wù)的意見、評審人簽署以及評審日期；如果文件上只有評審人的簽名，沒有寫明具體意見，則視為評審人確認(rèn)文件可以使用。對于共享的電子文件，應(yīng)通知到各相關(guān)崗位，如果沒有人提出異議，則視為所有評審者確認(rèn)文件可以使用。設(shè)計(jì)技術(shù)文件在使用過程中的保管在使用過程中應(yīng)妥善保管設(shè)計(jì)技術(shù)文件，不得丟失、損壞。文件上除了可以做評審、校審、確認(rèn)等標(biāo)識外，不得隨意涂畫。來往的與設(shè)計(jì)、服務(wù)有關(guān)的設(shè)計(jì)技術(shù)文件應(yīng)在設(shè)總所在部門集中保管，文件應(yīng)按項(xiàng)目建立“工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件袋（資料袋）”。需調(diào)用時，應(yīng)予以登記或復(fù)制副本。工程設(shè)計(jì)計(jì)算文件、設(shè)計(jì)過程中的作業(yè)文件由設(shè)總或相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人保管。設(shè)計(jì)技術(shù)文件的歸檔及保存設(shè)計(jì)技術(shù)文件歸檔保存的責(zé)任部門及保存期限見附錄。設(shè)計(jì)技術(shù)文件的歸檔時機(jī)：1）各階段需蓋出圖專用章的設(shè)計(jì)輸出文件（包括設(shè)計(jì)變更文件、工程設(shè)計(jì)變更單）的底圖或原件由技術(shù)發(fā)展部收集，定期（每月一次）送信息中心歸檔。2）所有蓋技術(shù)發(fā)展部章、竣工驗(yàn)收章的來往文件和設(shè)計(jì)文件審查意見書，除不需歸檔保存的驗(yàn)收記錄表格外，均留存技術(shù)發(fā)展部一份，并送信息中心歸檔。設(shè)計(jì)文件審查意見書在完成了年度信息統(tǒng)計(jì)后歸檔，其他文件每月歸檔一次。3）除1）、2）所述文件外，其他文件由各生產(chǎn)部門送信息中心歸檔。在設(shè)計(jì)過程中形成或收集到的文件，應(yīng)在出圖之后的15個工作日之內(nèi)歸檔（最后一輪方案可隨初步設(shè)計(jì)一同歸檔）；在服務(wù)過程中形成或收集到的文件，應(yīng)在辦理竣工驗(yàn)收備案表相關(guān)手續(xù)后的15個工作日之內(nèi)歸檔。設(shè)計(jì)技術(shù)文件的歸檔管理：1）由各生產(chǎn)部門統(tǒng)一保存的設(shè)計(jì)技術(shù)文件，如：各專業(yè)配合資料與記錄，互提資料圖、文，提供校對、審核的圖文資料，各生產(chǎn)部門應(yīng)指定專人保管，統(tǒng)一保存到出圖之后一年（對于工程變更或停止建設(shè)而造成資料失效的情況，應(yīng)及時清理，撤出工作現(xiàn)場）。2）送信息中心歸檔保存的工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)技術(shù)文件由信息中心接收人員與歸檔人員一道對歸檔技術(shù)文件進(jìn)行清點(diǎn)登記，填寫《設(shè)計(jì)技術(shù)文件歸檔目表》（QMS409）并簽字確認(rèn)。3）信息中心對已歸檔的工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)技術(shù)文件按有關(guān)規(guī)定要求進(jìn)行按項(xiàng)目分類、登記、編目，并裝訂成冊，物帳相符、方能入庫。對于陸續(xù)收到的歸檔文件，要求收齊后裝訂成冊。設(shè)計(jì)技術(shù)文件歸檔后的借閱和清理歸檔設(shè)計(jì)技術(shù)文件的借閱執(zhí)行《科技檔案管理規(guī)定》（QMS315）。清理歸檔設(shè)計(jì)技術(shù)文件的過程和要求如下：1）信息中心應(yīng)定期清理歸檔的設(shè)計(jì)技術(shù)文件，識別超過保存期的文件，列出其名錄。2）完成清理后，信息中心會同技術(shù)發(fā)展部對文件的保存價值予以鑒定。鑒定范圍除了上述名錄中的文件外，還應(yīng)包括此前鑒定為有保存價值的超過保存期的文件。3）鑒定