第9章企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)應用 -第九章企業(yè)辦公自動化課件

第九章企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)應用浙江工商大學工商管理學院《現(xiàn)代管理方法與應用》課程組胡永銓胡洪力胡瑋瑋第九章企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)應用浙江工商大學工商管理學院1一、企業(yè)辦公自動化概述要理解什么是辦公自動化系統(tǒng)（OA，OfficeAutomationSystem），不妨讓我們先假設幾個場景：當你每天上班后打開辦公自動化系統(tǒng)時，單位內(nèi)或同行業(yè)發(fā)生的重要新聞便一目了然；當天急待處理的工作，系統(tǒng)已經(jīng)顯示了醒目的警告提示；能否按時完成，員工們將很快給出明確的答復；如果你遇到什么困難問題，隨時都可以（通過網(wǎng)上實時協(xié)作工具）尋找在線專家，從而得到幫助。新員工剛剛加入企業(yè)時，他全然不必擔心對新企業(yè)的陌生，因為我們的辦公系統(tǒng)會引導他了解公司的歷史、制度、福利政策、內(nèi)部通知、新聞等他所關(guān)心的內(nèi)容。對于一位技術(shù)人員，他可通過技術(shù)導航圖了解企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品特性、解決方案、開發(fā)指南等，同時可以了解同行業(yè)競爭對手的情況。對于疑難問題，跨企業(yè)的技術(shù)問答庫中會有無數(shù)技術(shù)專家及時給出答案，提高企業(yè)客戶服務質(zhì)量。上述場景向我們初步展示了辦公自動化系統(tǒng)的一個工作層面。一、企業(yè)辦公自動化概述要理解什么是辦公自動2（一）辦公自動化概念和發(fā)展歷程1、概念給辦公自動化系統(tǒng)一個更為科學的定義是：辦公自動化系統(tǒng)是基于先進的網(wǎng)絡互連基礎(chǔ)上的分布式軟件系統(tǒng)，通過有效的資源共享和信息交流、發(fā)布，達到提高個人工作效率、降低勞動強度、減少重復勞動的目的。它強調(diào)人與人之間、各部門之間、企業(yè)之間的協(xié)同工作，以及相互之間進行有效的交流和溝通。2、發(fā)展歷程辦公自動化的概念最先是由美國提出來的。20世紀70年代，麻省理工學院教授M.C.Zisman為它進行了最初的定義：辦公自動化就是將計算機技術(shù)、系統(tǒng)科學及行為科學應用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)字型信息的辦公事務處理的一項綜合技術(shù)。（一）辦公自動化概念和發(fā)展歷程330年來，從世界范圍來看，辦公自動化的發(fā)展經(jīng)歷了3個階段：1975年以前為第一階段，采用單機設備（如文字處理機、復印機、傳真機、交換機等），完成單項工作。20世紀70年代后期到80年代初期為第二階段，開始采用一些綜合設備（如專用交換機、局域網(wǎng)等），在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享和設備的共享。20世紀80年代之后為第三個階段，數(shù)據(jù)、文字、聲音、圖像等多媒體信息，通過廣域網(wǎng)傳輸、處理和存儲，從而在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)了資源共享。到了20世紀90年代，辦公自動化又被賦予了新的概念，這就是將現(xiàn)代辦公設備與國際互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來，形成了一種全新的辦公方式。這正是今天我們所說的辦公自動化系統(tǒng)。30年來，從世界范圍來看，辦公自動化的發(fā)展經(jīng)歷了4（二）發(fā)展動態(tài)早在計算機技術(shù)開始普及的20世紀70年代，辦公自動化就已成為人們一直關(guān)心的議題，由于應用的需要和市場前景的誘惑，使許多計算機公司推出了自己的產(chǎn)品，這些產(chǎn)品隨之紛紛出現(xiàn)在用戶的桌面上，似乎“無紙化辦公”的時代呼之即來。然而很多年過去了，它并沒有像我們期望的那樣普及，沒有給生產(chǎn)辦公自動化產(chǎn)品的廠商帶來可觀的利潤。當前大多數(shù)用戶的辦公自動化應用仍然停留在早期的水平，仍然是文字處理加簡單的表單打印。

（二）發(fā)展動態(tài)5辦公自動化的發(fā)展之所以沒有取得預期的成果，既有外部客觀條件的不成熟，也有我們在概念方面存在的誤區(qū)。首先，多數(shù)用戶單位的計算機基礎(chǔ)設施建設不完善，僅僅依靠獨立的個人計算機完成簡單的文字處理和表格處理，或者利用網(wǎng)絡進行簡單的郵件交換，這顯然不能大幅度提高用戶的工作效率。其次，開發(fā)的軟件功能過于單一，在相當長的時期里，成熟的辦公自動化軟件產(chǎn)品還主要是以文字、表格處理為主，沒有將用戶其他方面的需求，尤其是其業(yè)務處理的需求，結(jié)合在辦公自動化系統(tǒng)中。第三，用戶在計算機應用方面的基礎(chǔ)不高，積極性不夠，也在很大程度上制約了辦公自動化的快速普及。第四，對于辦公自動化概念的宣傳和理解產(chǎn)生了誤區(qū)，過于片面強調(diào)辦公過程的自動化，如前一時期非常盛行的所謂“無紙化辦公”系統(tǒng)。這些觀念使辦公自動化產(chǎn)品出現(xiàn)了偏差，總在追求辦公過程的智能化，偏離了用戶的實際需求。

辦公自動化的發(fā)展之所以沒有取得預期的成果，既6（三）新觀念已經(jīng)有人對辦公自動化提出了一個反傳統(tǒng)的觀念：辦公不應該自動化，也不可能自動化；它既無法自動化，更無須自動化。因為辦公已經(jīng)不再是簡單的文件處理，不再是行政事務，而是要達到一個企業(yè)或者單位的某個最終目標。然而這個目標絕不是靠辦公自動化手段所能實現(xiàn)的，它更多地要依托于一些管理思想和方法。就是說，OA不應該是傳統(tǒng)的OfficeAutomation（辦公自動化），而應該是OfficeAdministration（辦公管理）。辦公實際上是一個管理的過程，管理的核心是人而不是計算機，所以真正提高辦公效率不能完全依靠自動化，而是應該提高人的主觀能動性。（三）新觀念7在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯(lián)系是溝通（Communication）、協(xié)調(diào)（Cooperation）和控制（Control），即所謂的3C概念。溝通是工作人員之間合作的基礎(chǔ)，無論是日常的事務處理，還是一個決策過程，往往需要其他部門、其他人的幫助和信息支持。溝通就能夠?qū)崿F(xiàn)工作人員之間的交流，使彼此掌握的信息能夠共享。協(xié)調(diào)則是為了保證各項工作的順利開展和沖突的解決，特別是當若干部門、若干工作人員都要參與決策的時候，協(xié)調(diào)就顯得更為重要。控制則體現(xiàn)了領(lǐng)導與被領(lǐng)導之間的關(guān)系，是一個決策能夠貫徹落實的保證。在傳統(tǒng)的辦公自動化思想中，要完成一項具體的工作，必須知道這項工作的全部流程（工作步驟），然后用信息技術(shù)把辦公過程電子化、數(shù)字化。按照新的想法，辦公僅僅需要計算機在溝通、協(xié)調(diào)和控制這三個環(huán)節(jié)上提供輔助手段。在辦公管理中，工作人員之間最基本的8（四）發(fā)展契機

計算機技術(shù)，尤其是網(wǎng)絡技術(shù)、通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、虛擬現(xiàn)實技術(shù)等的飛速發(fā)展和應用，使辦公自動化的發(fā)展又呈現(xiàn)出新的景象。計算機網(wǎng)絡技術(shù)的成熟與普及，使得許多單位建立了自己的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)，并與Internet相連，形成了完善的信息流轉(zhuǎn)通路。經(jīng)過多年的不懈努力，建立了許多以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的應用系統(tǒng)，從而積累了大量寶貴的信息資源，也鍛煉、培養(yǎng)了一批信息技術(shù)開發(fā)人員與應用人員，并帶動了整個工作人員使用計算機的積極性，普遍提高了其應用能力。以MicrosoftOffice、MicrosoftOutlook、LotusNotes為代表的辦公軟件的完善，使辦公過程中公文的流轉(zhuǎn)得以順利實現(xiàn)，同時多媒體、數(shù)字簽名等技術(shù)的應用，又使電子公文能得到普遍認可，初步解決了電子文檔的法律問題。（四）發(fā)展契機9二、辦公自動化系統(tǒng)的功能介紹本節(jié)將對課程采用的金蝶辦公自動化系統(tǒng)（K3OA）的理念和功能作一簡介。（一）總體架構(gòu)和效益分析1、以知識管理和績效管理理念為基礎(chǔ)的產(chǎn)品應用架構(gòu)2、價值和效益分析二、辦公自動化系統(tǒng)的功能介紹本節(jié)將對課10金蝶K/3OA知識辦公管理企業(yè)績效管理理念BPM平衡計分卡原理財務緯度客戶緯度內(nèi)部流程緯度學習成長緯度以知識管理和績效管理理念為基礎(chǔ)的產(chǎn)品應用架構(gòu)知識中心檔案管理信息管理模塊流程歸檔應用焦點論壇等知識中心目錄管理檔案卷管理信息審批機制模塊間的信息引出文檔維護機制知識中心發(fā)布檔案管理借閱機制信息管理模塊發(fā)布知識推薦功能知識訂閱機制目標一：實現(xiàn)知識化文檔管理和企業(yè)知識的有序積累，支持戰(zhàn)略目標實現(xiàn)目標二：實現(xiàn)知識信息共享，向?qū)W習型組織轉(zhuǎn)型，支持戰(zhàn)略目標實現(xiàn)目標：實現(xiàn)知識化流程管理，提高流程的效率與質(zhì)量，支持戰(zhàn)略目標實現(xiàn)全站搜索引擎專家定位功能評價與評論機制退回草稿與重新審批個人知識集流程定義子系統(tǒng)表單自定義工具流程應用模塊自由流程機制目標：支持客戶信息管理，提高反應能力，支持戰(zhàn)略目標實現(xiàn)單位名錄模塊信訪反饋模塊目標：減少辦公成本，提高辦公管理效率，支持戰(zhàn)略目標實現(xiàn)依靠金蝶K/3OA整體系統(tǒng)解決KM知識環(huán)原理知識管理理念KM知識收集知識整理知識發(fā)布重用增值流程監(jiān)控與調(diào)整流程催辦機制重新流程能力修改留痕套紅頭、清稿流程傳閱流程歸檔修改留痕知識引出機制流程信息庫實現(xiàn)知識型辦公管理實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標金蝶K/3OA知識辦公管理企平財務客戶內(nèi)部學習以知識管理11實現(xiàn)企業(yè)知識型辦公管理實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標建立一個電子化、知識化的協(xié)作環(huán)境建立一個可監(jiān)控企業(yè)工作流管理平臺建立一個電子化協(xié)同工作平臺建立一個知識積累循環(huán)的基礎(chǔ)平臺提供一個事務解決方案的平臺財務緯度客戶緯度學習與成長緯度內(nèi)部流程緯度

實現(xiàn)知識化流程管理，提高流程的效率與質(zhì)量

實現(xiàn)知識化文檔管理，實現(xiàn)企業(yè)知識的有序積累

實現(xiàn)知識信息共享，向?qū)W習型組織轉(zhuǎn)型

實現(xiàn)電子化的日常辦公，提高工作效率K/3OA給企業(yè)帶來的價值實現(xiàn)企業(yè)知識型辦公管理實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標建立一個12有形效益開源節(jié)流無形效益提高員工生產(chǎn)力提高內(nèi)部流程運轉(zhuǎn)效率提高產(chǎn)品的知識附加值降低辦公用品成本降低同等任務成本提高員工素質(zhì)降低員工流動率，提高員工滿意度提高團隊工作有效性實現(xiàn)知識的有效積累加大知識信息共享程度和重利用率縮短內(nèi)部流程運轉(zhuǎn)周期提高內(nèi)部流程運作質(zhì)量提高對內(nèi)部流程的監(jiān)督能力K/3OA給企業(yè)帶來的價值效益分析有形效益開源節(jié)流無形效益提高員工生產(chǎn)力降低辦公用品成本提高員13（二）功能簡介企業(yè)工作流管理企業(yè)知識文檔管理企業(yè)信息發(fā)布與共享個人事務管理（二）功能簡介14K/3OA企業(yè)工作流管理應用圖會簽..單人審批..多人單選審批..多人多選順序?qū)徟?.根據(jù)決策的跳轉(zhuǎn)..根據(jù)條件的跳轉(zhuǎn)..退回..多人多選審批..修改留痕簽名蓋章紅頭清稿提前結(jié)束流程..意見附件流程跟蹤流程傳閱啟動子流程流程分支流程合并重新流程流程甲流程乙流程丙流程歸檔某步結(jié)束后，郵件通知特定人員OA系統(tǒng)發(fā)往其它OA系統(tǒng)K/3OA企業(yè)工作流管理應用圖會簽..單人審批..多人單15分布式數(shù)據(jù)庫部署加強了保密性，應用更靈活收文案卷庫發(fā)文案卷庫。。。。。。2001年收文卷2002年收文卷2001年收文卷2002年收文卷收文案卷庫發(fā)文案卷庫。。。。。。2001年收文卷2002年收文卷2001年收文卷2002年收文卷財務部檔案庫辦公室檔案庫案卷移交案卷查詢

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----文件級目錄分布式數(shù)據(jù)庫部署加強了保密性，應用更靈活收文案卷庫216K/3OA多元化的信息發(fā)布與共享文檔發(fā)布及共享平臺系統(tǒng)主頁Portal新聞中心行政公告規(guī)章制度電子刊物知識中心單位名錄名片薄部門主頁PortalK/3OA多元化的信息發(fā)布與共享文檔發(fā)布及共享平臺系統(tǒng)主頁17系統(tǒng)中的各種信息使用者主動訪問（拉式）發(fā)布到主頁信息訂閱（推式）推拉式的多元化信息發(fā)布機制，更加科學待辦事宜自動提醒（推式）金蝶K/3OA多元化的信息發(fā)布與共享知識推薦（推式）權(quán)限控制系使主動訪問（拉式）發(fā)布到主頁信息訂閱（推式）推拉式的多元化18個人事務管理自定義的個人主頁個人設置和系統(tǒng)幫助我的辦公個人事務管理自定義的個人主頁19三、辦公自動化系統(tǒng)的操作應用（一）軟件登陸在金蝶K/3OA登錄窗口中，輸入用戶名及密碼后，單擊登陸按鈕進入金蝶K/3OA系統(tǒng)。

三、辦公自動化系統(tǒng)的操作應用（一）軟件登陸20（二）從主頁進入各模塊在金蝶K/3OA窗口中，系統(tǒng)主頁菜單從左到右顯示的菜單為個人辦公、網(wǎng)絡辦公、公共信息、輔助辦公、行政管理。進入模塊，可以單擊某一個菜單，選擇相應的功能模塊，進入該模塊。（二）從主頁進入各模塊21（三）利用流程創(chuàng)建文檔在企業(yè)工作流窗口中，單擊擬稿中的文件。在擬稿中的文件窗口中，單擊新建按鈕。在新建流程窗口中，選擇自由流程，填寫相關(guān)的內(nèi)容然后單擊確定按鈕。（三）利用流程創(chuàng)建文檔在企業(yè)工作流窗口中，單擊擬稿中的文件。22也可以新建復雜流程。在新建流程窗口中，選擇復雜流程和可選用的流程，填寫相關(guān)的主題內(nèi)容（工作主題中不能有回車），然后單擊確定按鈕。也可以新建復雜流程。在新建流程窗口中，選23在文檔內(nèi)容窗口中，填寫相關(guān)內(nèi)容，單擊保存按鈕。

在文檔內(nèi)容窗口中，填寫相關(guān)內(nèi)容，單擊保存按鈕。24在文檔內(nèi)容窗口中，單擊附件上載按鈕可以添加附件。在上載文檔窗口中，單擊瀏覽按鈕，然后選擇需要上載的文檔。在上載文檔窗口中，選擇保存為草稿或保存為新版本，然后單擊確定按鈕。在文件上載前，也可以調(diào)用文件常用格式編輯附件。在文檔內(nèi)容窗口中，單擊附件上載按鈕可以25在流程文件簡要表中依次從上到下出現(xiàn)流程應用表單內(nèi)容，意見信息，附件信息和流程日志等信息。其中當前上載附件的人員可以單擊刪除按鈕，刪除自己上載的附件。在流程文件簡要表中依次從上到下出現(xiàn)流程26在文檔內(nèi)容窗口中，單擊常用格式按鈕選擇文檔采用的格式（常用格式需要在數(shù)據(jù)維護中進行定義）。在調(diào)用常用格式窗口中，選擇類別，然后再選擇相應的文檔格式文件下載。對于流程規(guī)定的處理人員之外，可以通過在文檔內(nèi)容窗口中，單擊訪問控制按鈕加入可訪問人員的訪問權(quán)限。在文檔內(nèi)容窗口中，單擊常用格式按鈕選擇文檔采用的格式（常用格27ENDEND28第九章企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)應用浙江工商大學工商管理學院《現(xiàn)代管理方法與應用》課程組胡永銓胡洪力胡瑋瑋第九章企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)應用浙江工商大學工商管理學院29一、企業(yè)辦公自動化概述要理解什么是辦公自動化系統(tǒng)（OA，OfficeAutomationSystem），不妨讓我們先假設幾個場景：當你每天上班后打開辦公自動化系統(tǒng)時，單位內(nèi)或同行業(yè)發(fā)生的重要新聞便一目了然；當天急待處理的工作，系統(tǒng)已經(jīng)顯示了醒目的警告提示；能否按時完成，員工們將很快給出明確的答復；如果你遇到什么困難問題，隨時都可以（通過網(wǎng)上實時協(xié)作工具）尋找在線專家，從而得到幫助。新員工剛剛加入企業(yè)時，他全然不必擔心對新企業(yè)的陌生，因為我們的辦公系統(tǒng)會引導他了解公司的歷史、制度、福利政策、內(nèi)部通知、新聞等他所關(guān)心的內(nèi)容。對于一位技術(shù)人員，他可通過技術(shù)導航圖了解企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品特性、解決方案、開發(fā)指南等，同時可以了解同行業(yè)競爭對手的情況。對于疑難問題，跨企業(yè)的技術(shù)問答庫中會有無數(shù)技術(shù)專家及時給出答案，提高企業(yè)客戶服務質(zhì)量。上述場景向我們初步展示了辦公自動化系統(tǒng)的一個工作層面。一、企業(yè)辦公自動化概述要理解什么是辦公自動30（一）辦公自動化概念和發(fā)展歷程1、概念給辦公自動化系統(tǒng)一個更為科學的定義是：辦公自動化系統(tǒng)是基于先進的網(wǎng)絡互連基礎(chǔ)上的分布式軟件系統(tǒng)，通過有效的資源共享和信息交流、發(fā)布，達到提高個人工作效率、降低勞動強度、減少重復勞動的目的。它強調(diào)人與人之間、各部門之間、企業(yè)之間的協(xié)同工作，以及相互之間進行有效的交流和溝通。2、發(fā)展歷程辦公自動化的概念最先是由美國提出來的。20世紀70年代，麻省理工學院教授M.C.Zisman為它進行了最初的定義：辦公自動化就是將計算機技術(shù)、系統(tǒng)科學及行為科學應用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)字型信息的辦公事務處理的一項綜合技術(shù)。（一）辦公自動化概念和發(fā)展歷程3130年來，從世界范圍來看，辦公自動化的發(fā)展經(jīng)歷了3個階段：1975年以前為第一階段，采用單機設備（如文字處理機、復印機、傳真機、交換機等），完成單項工作。20世紀70年代后期到80年代初期為第二階段，開始采用一些綜合設備（如專用交換機、局域網(wǎng)等），在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享和設備的共享。20世紀80年代之后為第三個階段，數(shù)據(jù)、文字、聲音、圖像等多媒體信息，通過廣域網(wǎng)傳輸、處理和存儲，從而在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)了資源共享。到了20世紀90年代，辦公自動化又被賦予了新的概念，這就是將現(xiàn)代辦公設備與國際互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來，形成了一種全新的辦公方式。這正是今天我們所說的辦公自動化系統(tǒng)。30年來，從世界范圍來看，辦公自動化的發(fā)展經(jīng)歷了32（二）發(fā)展動態(tài)早在計算機技術(shù)開始普及的20世紀70年代，辦公自動化就已成為人們一直關(guān)心的議題，由于應用的需要和市場前景的誘惑，使許多計算機公司推出了自己的產(chǎn)品，這些產(chǎn)品隨之紛紛出現(xiàn)在用戶的桌面上，似乎“無紙化辦公”的時代呼之即來。然而很多年過去了，它并沒有像我們期望的那樣普及，沒有給生產(chǎn)辦公自動化產(chǎn)品的廠商帶來可觀的利潤。當前大多數(shù)用戶的辦公自動化應用仍然停留在早期的水平，仍然是文字處理加簡單的表單打印。

（二）發(fā)展動態(tài)33辦公自動化的發(fā)展之所以沒有取得預期的成果，既有外部客觀條件的不成熟，也有我們在概念方面存在的誤區(qū)。首先，多數(shù)用戶單位的計算機基礎(chǔ)設施建設不完善，僅僅依靠獨立的個人計算機完成簡單的文字處理和表格處理，或者利用網(wǎng)絡進行簡單的郵件交換，這顯然不能大幅度提高用戶的工作效率。其次，開發(fā)的軟件功能過于單一，在相當長的時期里，成熟的辦公自動化軟件產(chǎn)品還主要是以文字、表格處理為主，沒有將用戶其他方面的需求，尤其是其業(yè)務處理的需求，結(jié)合在辦公自動化系統(tǒng)中。第三，用戶在計算機應用方面的基礎(chǔ)不高，積極性不夠，也在很大程度上制約了辦公自動化的快速普及。第四，對于辦公自動化概念的宣傳和理解產(chǎn)生了誤區(qū)，過于片面強調(diào)辦公過程的自動化，如前一時期非常盛行的所謂“無紙化辦公”系統(tǒng)。這些觀念使辦公自動化產(chǎn)品出現(xiàn)了偏差，總在追求辦公過程的智能化，偏離了用戶的實際需求。

辦公自動化的發(fā)展之所以沒有取得預期的成果，既34（三）新觀念已經(jīng)有人對辦公自動化提出了一個反傳統(tǒng)的觀念：辦公不應該自動化，也不可能自動化；它既無法自動化，更無須自動化。因為辦公已經(jīng)不再是簡單的文件處理，不再是行政事務，而是要達到一個企業(yè)或者單位的某個最終目標。然而這個目標絕不是靠辦公自動化手段所能實現(xiàn)的，它更多地要依托于一些管理思想和方法。就是說，OA不應該是傳統(tǒng)的OfficeAutomation（辦公自動化），而應該是OfficeAdministration（辦公管理）。辦公實際上是一個管理的過程，管理的核心是人而不是計算機，所以真正提高辦公效率不能完全依靠自動化，而是應該提高人的主觀能動性。（三）新觀念35在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯(lián)系是溝通（Communication）、協(xié)調(diào)（Cooperation）和控制（Control），即所謂的3C概念。溝通是工作人員之間合作的基礎(chǔ)，無論是日常的事務處理，還是一個決策過程，往往需要其他部門、其他人的幫助和信息支持。溝通就能夠?qū)崿F(xiàn)工作人員之間的交流，使彼此掌握的信息能夠共享。協(xié)調(diào)則是為了保證各項工作的順利開展和沖突的解決，特別是當若干部門、若干工作人員都要參與決策的時候，協(xié)調(diào)就顯得更為重要?？刂苿t體現(xiàn)了領(lǐng)導與被領(lǐng)導之間的關(guān)系，是一個決策能夠貫徹落實的保證。在傳統(tǒng)的辦公自動化思想中，要完成一項具體的工作，必須知道這項工作的全部流程（工作步驟），然后用信息技術(shù)把辦公過程電子化、數(shù)字化。按照新的想法，辦公僅僅需要計算機在溝通、協(xié)調(diào)和控制這三個環(huán)節(jié)上提供輔助手段。在辦公管理中，工作人員之間最基本的36（四）發(fā)展契機

計算機技術(shù)，尤其是網(wǎng)絡技術(shù)、通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、虛擬現(xiàn)實技術(shù)等的飛速發(fā)展和應用，使辦公自動化的發(fā)展又呈現(xiàn)出新的景象。計算機網(wǎng)絡技術(shù)的成熟與普及，使得許多單位建立了自己的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)，并與Internet相連，形成了完善的信息流轉(zhuǎn)通路。經(jīng)過多年的不懈努力，建立了許多以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的應用系統(tǒng)，從而積累了大量寶貴的信息資源，也鍛煉、培養(yǎng)了一批信息技術(shù)開發(fā)人員與應用人員，并帶動了整個工作人員使用計算機的積極性，普遍提高了其應用能力。以MicrosoftOffice、MicrosoftOutlook、LotusNotes為代表的辦公軟件的完善，使辦公過程中公文的流轉(zhuǎn)得以順利實現(xiàn)，同時多媒體、數(shù)字簽名等技術(shù)的應用，又使電子公文能得到普遍認可，初步解決了電子文檔的法律問題。（四）發(fā)展契機37二、辦公自動化系統(tǒng)的功能介紹本節(jié)將對課程采用的金蝶辦公自動化系統(tǒng)（K3OA）的理念和功能作一簡介。（一）總體架構(gòu)和效益分析1、以知識管理和績效管理理念為基礎(chǔ)的產(chǎn)品應用架構(gòu)2、價值和效益分析二、辦公自動化系統(tǒng)的功能介紹本節(jié)將對課38金蝶K/3OA知識辦公管理企業(yè)績效管理理念BPM平衡計分卡原理財務緯度客戶緯度內(nèi)部流程緯度學習成長緯度以知識管理和績效管理理念為基礎(chǔ)的產(chǎn)品應用架構(gòu)知識中心檔案管理信息管理模塊流程歸檔應用焦點論壇等知識中心目錄管理檔案卷管理信息審批機制模塊間的信息引出文檔維護機制知識中心發(fā)布檔案管理借閱機制信息管理模塊發(fā)布知識推薦功能知識訂閱機制目標一：實現(xiàn)知識化文檔管理和企業(yè)知識的有序積累，支持戰(zhàn)略目標實現(xiàn)目標二：實現(xiàn)知識信息共享，向?qū)W習型組織轉(zhuǎn)型，支持戰(zhàn)略目標實現(xiàn)目標：實現(xiàn)知識化流程管理，提高流程的效率與質(zhì)量，支持戰(zhàn)略目標實現(xiàn)全站搜索引擎專家定位功能評價與評論機制退回草稿與重新審批個人知識集流程定義子系統(tǒng)表單自定義工具流程應用模塊自由流程機制目標：支持客戶信息管理，提高反應能力，支持戰(zhàn)略目標實現(xiàn)單位名錄模塊信訪反饋模塊目標：減少辦公成本，提高辦公管理效率，支持戰(zhàn)略目標實現(xiàn)依靠金蝶K/3OA整體系統(tǒng)解決KM知識環(huán)原理知識管理理念KM知識收集知識整理知識發(fā)布重用增值流程監(jiān)控與調(diào)整流程催辦機制重新流程能力修改留痕套紅頭、清稿流程傳閱流程歸檔修改留痕知識引出機制流程信息庫實現(xiàn)知識型辦公管理實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標金蝶K/3OA知識辦公管理企平財務客戶內(nèi)部學習以知識管理39實現(xiàn)企業(yè)知識型辦公管理實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標建立一個電子化、知識化的協(xié)作環(huán)境建立一個可監(jiān)控企業(yè)工作流管理平臺建立一個電子化協(xié)同工作平臺建立一個知識積累循環(huán)的基礎(chǔ)平臺提供一個事務解決方案的平臺財務緯度客戶緯度學習與成長緯度內(nèi)部流程緯度

實現(xiàn)知識化流程管理，提高流程的效率與質(zhì)量

實現(xiàn)知識化文檔管理，實現(xiàn)企業(yè)知識的有序積累

實現(xiàn)知識信息共享，向?qū)W習型組織轉(zhuǎn)型

實現(xiàn)電子化的日常辦公，提高工作效率K/3OA給企業(yè)帶來的價值實現(xiàn)企業(yè)知識型辦公管理實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標建立一個40有形效益開源節(jié)流無形效益提高員工生產(chǎn)力提高內(nèi)部流程運轉(zhuǎn)效率提高產(chǎn)品的知識附加值降低辦公用品成本降低同等任務成本提高員工素質(zhì)降低員工流動率，提高員工滿意度提高團隊工作有效性實現(xiàn)知識的有效積累加大知識信息共享程度和重利用率縮短內(nèi)部流程運轉(zhuǎn)周期提高內(nèi)部流程運作質(zhì)量提高對內(nèi)部流程的監(jiān)督能力K/3OA給企業(yè)帶來的價值效益分析有形效益開源節(jié)流無形效益提高員工生產(chǎn)力降低辦公用品成本提高員41（二）功能簡介企業(yè)工作流管理企業(yè)知識文檔管理企業(yè)信息發(fā)布與共享個人事務管理（二）功能簡介42K/3OA企業(yè)工作流管理應用圖會簽..單人審批..多人單選審批..多人多選順序?qū)徟?.根據(jù)決策的跳轉(zhuǎn)..根據(jù)條件的跳轉(zhuǎn)..退回..多人多選審批..修改留痕簽名蓋章紅頭清稿提前結(jié)束流程..意見附件流程跟蹤流程傳閱啟動子流程流程分支流程合并重新流程流程甲流程乙流程丙流程歸檔某步結(jié)束后，郵件通知特定人員OA系統(tǒng)發(fā)往其它OA系統(tǒng)K/3OA企業(yè)工作流管理應用圖會簽..單人審批..多人單43分布式數(shù)據(jù)庫部署加強了保密性，應用更靈活收文案卷庫發(fā)文案卷庫。。。。。。2001年收文卷2002年收文卷2001年收文卷2002年收文卷收文案卷庫發(fā)文案卷庫。。。。。。2001年收文卷2002年收文卷2001年收文卷2002年收文卷財務部檔案庫辦公室檔案庫案卷移交案卷查詢

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