管理工具研討

2PDCA管理循環(huán)2022/12/103PDCA的含義如下：P（Plan）--計(jì)劃，根據(jù)任務(wù)的目標(biāo)和要求，制定科學(xué)的計(jì)劃；D（Do)--執(zhí)行，實(shí)施計(jì)劃；C（Check)--檢查，檢查計(jì)劃實(shí)施的結(jié)果與目標(biāo)是否一致；A（Action)—反饋，處理，對總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定并適當(dāng)推廣、標(biāo)準(zhǔn)化；失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，未解決的問題放到下一個(gè)PDCA循環(huán)里。4①分析現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)問題；

②分析問題中各種影響因素；

③分析影響問題的主要原因；

④針對主要原因，采取解決的措施；

Why--為什么要制定這個(gè)措施？

What--達(dá)到什么目標(biāo)？

Where--在何處執(zhí)行？

Who--由誰負(fù)責(zé)完成？

When--什么時(shí)間完成？How--怎樣執(zhí)行？

6⑤執(zhí)行，按措施計(jì)劃的要求去做；

⑥檢查，把執(zhí)行結(jié)果與要求達(dá)到的目標(biāo)進(jìn)行對比；

⑦標(biāo)準(zhǔn)化，把成功的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)；

⑧把沒有解決或新出現(xiàn)的問題轉(zhuǎn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)中去解決。

7計(jì)劃（Plan）執(zhí)行（Do）檢查（Check）修正再執(zhí)行（Action）

在工作程序PlanDoCheckAction過程中：

?Plan即擬訂計(jì)劃，制訂計(jì)劃目標(biāo)，制訂計(jì)劃做法；?Do即執(zhí)行實(shí)施，并加以控制；?

Check即確認(rèn)或評估執(zhí)行狀況與目標(biāo)之差距；?

Action即執(zhí)行結(jié)果與目標(biāo)值之差距探討，并修正采取措施。2022/12/108PDCA循環(huán)原理9評估結(jié)果我們到達(dá)哪里？分析需要我們現(xiàn)在在哪里？設(shè)立目標(biāo)我們應(yīng)該做什么？怎樣衡量進(jìn)展？要使用哪些特定的標(biāo)志工具？確定責(zé)任何人何時(shí)做何事？10衡量進(jìn)展我現(xiàn)在做得怎么樣？你現(xiàn)在做得怎么樣？我們現(xiàn)在做得怎么樣？評價(jià)表現(xiàn)我完成得怎么樣？你完成得怎么樣？我們完成得怎么樣？認(rèn)可工作進(jìn)步將如何獎(jiǎng)勵(lì)你規(guī)劃未來接下來我們要做什么？我們應(yīng)該停止哪些工作？哪些東西要進(jìn)行改革？11■有效目標(biāo)的“SMART”原則：明確的（Specific）；可量化的（Measurable）；切實(shí)可行的（Achievable）；注重結(jié)果的（Result-oriented）；有時(shí)間限制的（Time-limited）。

時(shí)間管理時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性（1）供給毫無彈性（2）無法積蓄（3）無法取代（4）無法失而復(fù)得什么是“時(shí)間管理”？

“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的四個(gè)獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對象不是“時(shí)間”，它是指面對時(shí)間而進(jìn)行的“管理者的自我管理”。時(shí)間管理的誤區(qū)誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)誤區(qū)之三：時(shí)間控制不夠誤區(qū)之四：整理整頓不足誤區(qū)之五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃案例分析：

查爾斯?史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣一個(gè)不尋常的挑戰(zhàn)：“請告訴我如何能在辦公時(shí)間內(nèi)做妥更多的事，我交支付給你任意的顧問費(fèi)?！崩類鄯贫沁f了一張紙給他，并向他說“寫下你明天必須做的最重要的各項(xiàng)工作，先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，并持續(xù)的做下去，直到完成該項(xiàng)工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。倘若任何一項(xiàng)著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時(shí)間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅(jiān)持做下去。將上述的一切變成你每一個(gè)工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個(gè)建議對你生效時(shí)，把它提供給你的部屬采用?！睌?shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實(shí)已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒最后來之所以能夠躍升為世界最大的獨(dú)立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。由于工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果：1、目標(biāo)不明確2、沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣3、缺乏做事輕重緩急的順序4、沒有時(shí)間分配的原則不做或不重視計(jì)劃的原因：1、因過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動(dòng)之前多做思考；2、不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效；3、不了解計(jì)劃的好處；4、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對計(jì)劃喪失信心；5、不知如何做計(jì)劃。誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：?

職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)?“事必躬親，親力而為”?

溝通不良?

工作時(shí)斷時(shí)續(xù)解決問題的方法：首先，學(xué)會(huì)如何接受請托；其次，學(xué)會(huì)利用資源。請據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案：

（1）為了避免對棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。

A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

（2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。

A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

（3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事。A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

（4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

（5）當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

（6）我對重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)。A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

（7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

（8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。

A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

（9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時(shí)，以致無法處理所面對的困難任務(wù)。

A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

（10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件。A非常同意

B略表同意

C略表不同意

D極不同意

誤區(qū)之三：時(shí)間控制不夠小測試：“拖延商數(shù)測驗(yàn)”評分標(biāo)準(zhǔn)：每一個(gè)“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同意”評2分，“極不同意”評1分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，也許你偶爾有拖延的習(xí)慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴(yán)重拖延的毛病。我們通常在時(shí)間控制容易陷入下面的陷阱1、習(xí)慣拖延時(shí)間。2、不擅處理不速之客的打擾。3、不擅處理無端電話的打擾。4、泛濫的“會(huì)議病”困擾。誤區(qū)之四：整理整頓不足文件處置測驗(yàn)請快速解答以下十個(gè)問題。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請?jiān)陬}目前打問號“？”。1、上一次網(wǎng)絡(luò)購物的發(fā)票在哪里？2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，標(biāo)題是什么？3、來自上司的會(huì)議通知（下周一舉行會(huì)議）。4、某客戶的對賬表單。5、部屬交來（或你個(gè)人的）一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月業(yè)務(wù)報(bào)告的有關(guān)資料。6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)。7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的E-mail.8、客戶寄來的一封投訴信。9、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。10、提醒自己下個(gè)月出差展會(huì)的日程表。假如你在以上10個(gè)問題的前面寫上了兩個(gè)或兩個(gè)以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計(jì)這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）。誤區(qū)之五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：?

個(gè)人的消極態(tài)度?

做事拖拉，找借口不干工作?

唏噓不已，做白日夢?

工作中閑聊送大家一句話：昨天是一張已被注銷的支票，明天是一張尚未到期的本票，今天則是隨時(shí)可以運(yùn)用的現(xiàn)金。請善用它！時(shí)間管理的基本原則時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則：1、明確目標(biāo)2、有計(jì)劃有組織地進(jìn)行工作3、分清工作的輕重緩急4、合理地分配時(shí)間5、與別人的時(shí)間取得協(xié)作6、制定規(guī)則、遵守紀(jì)律原則之一：明確目標(biāo)目標(biāo)刺激我們奮勇向上如何制訂目標(biāo)（SMART的工作目標(biāo)）具體的（specific）可衡量的（measurable）可達(dá)到的（attainable）相關(guān)的（relevant）基于時(shí)間的（time-based）原則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作

所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。制定計(jì)劃的步驟：1、確立目標(biāo)2、探尋完成目標(biāo)的各種途徑3、選定最佳的完成方式4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行6、定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性有了計(jì)劃，就必須有行動(dòng)。行動(dòng)是一件了不起的事！原則之三：分清工作的輕重緩急小測試：請看下面的行事次序，看看你自己平時(shí)喜好那種方式？1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。3、先做容易的事，再做難做的事。4、先做只需花費(fèi)少量時(shí)間就可做好的事，再做需花費(fèi)大量時(shí)間的事5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。6、先做已排定時(shí)間的事，然后再做未排定時(shí)間的事。7、先做別人的事，然后再做自己的事。8、先做有趣的事，再做枯燥的事。9、先做自己尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事10、先做已發(fā)生的事，再做未發(fā)生的事。處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的“重要程度”?！爸匾潭取保杭粗笇?shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小。時(shí)間管理“急事”與“要事”的關(guān)系：第一象限第二象限第三象限第四象限重要又急迫的事重要不急迫的事緊急但不重要事不緊急也不重要事分組討論：你是否“知道”在哪些方面如果持續(xù)有優(yōu)異表現(xiàn)，對個(gè)人生活或工作會(huì)有積極影響？這些方面包括有：1、改善人際關(guān)系2、改善事先準(zhǔn)備工作3、更周詳?shù)匾?guī)劃與組織4、善待自己5、抓住機(jī)會(huì)6、充實(shí)自我7、增進(jìn)能力原則之四：合理地安排時(shí)間巴列特定律（也稱80/20原理）：總結(jié)果的80%是由總消耗時(shí)間中的20%所形成的。原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作1、尊重對方的時(shí)間安排；2、提前做好計(jì)劃。原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律制定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：1、在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止。2、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)。3、由于不得已原因而不能按期完成時(shí)，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。時(shí)間管理的方法與技巧一、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況二、做好工作計(jì)劃三、縮短別人干擾的時(shí)間四、省時(shí)之道一、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況表一：時(shí)間使用清單表表二：一星期日志與簡略分析表表三：一星期時(shí)間總結(jié)表表一：時(shí)間使用清單表表二：一星期日志與簡略分析表表三：一星期時(shí)間總結(jié)表自檢題1、我如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未來有何好途徑預(yù)防或減低時(shí)間的浪費(fèi)？2、我如何浪費(fèi)別人的時(shí)間？我浪費(fèi)了誰的時(shí)間？我應(yīng)如何預(yù)防不使其發(fā)生？3、哪些活動(dòng)我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？4、別人浪費(fèi)我的時(shí)間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？是什么方法？5、我做的哪些事既重要又緊急？6、我做的哪些事對我的目標(biāo)很重要？7、我是否花費(fèi)時(shí)間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？WBS:對項(xiàng)目成分分類，它組織和定義了整個(gè)項(xiàng)目的范圍；WBS：制定其他項(xiàng)目計(jì)劃的基礎(chǔ)WBS的類型：按交付成果分解（產(chǎn)品導(dǎo)向型WBS）按項(xiàng)目活動(dòng)分解（活動(dòng)導(dǎo)向型WBS）100房屋110結(jié)構(gòu)120地面111基礎(chǔ)122地形121占地112框架113供水電建房挖掘搭房架布線鋪管道打樁灌混凝土10.0.0搜集背景材料 10.1.0去圖書館 10.1.1閱讀有關(guān)美國—蘇聯(lián)關(guān)系的資料 10.1.2閱讀其它間諜小說 10.1.3閱讀近期期刊以了解當(dāng)前人們感興趣的熱門話題 10.1.4查找相關(guān)城市在地圖上的位置（莫斯科、華盛頓） 10.2.0會(huì)見相關(guān)政府官員 10.2.1訪問情報(bào)機(jī)構(gòu) 10.2.2訪問軍事機(jī)構(gòu) 10.2.3訪問民事機(jī)構(gòu)，包括聯(lián)邦調(diào)查局和州有關(guān)部門 10.2.4會(huì)見地方警察11.0.0故事更概

11.1.0初步構(gòu)思 11.1.1確定故事的主題 11.1.2確定主要人物 11.1.3按時(shí)間順序連接故事情節(jié) 11.2.0精煉構(gòu)思 11.2.1建立聯(lián)系人物與事件的詳細(xì)圖表 11.2.2確定小說的章節(jié)12.0.0撰寫故事

12.1.0第一章 12.1.1一群