關(guān)于效率提高方法的分享課件

我們可以跑得更快——一些效率提高方法的分享我們可以跑得更快——一些效率提高方法的分享1GTD

GTD是英文GettingThingsDone的縮寫,是一種行為管理的方法，我們目前的GTD愛(ài)好者通過(guò)學(xué)習(xí)這樣的一種行為管理方法，掌握了一種GTD式的生活方式，這種生活方式的境界是“心如止水”。GTDGTD是英文GettingThing2GTDGTD的主要原則在于一個(gè)人需要通過(guò)記錄的方式把頭腦中的各種任務(wù)移出來(lái).通過(guò)這樣的方式,頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。"把所有事情都從你的腦袋里弄出來(lái)。在事情出現(xiàn)就做好相關(guān)行動(dòng)的一系列決定，而不是在事情爆發(fā)的時(shí)候。以合適的類別組織好你的項(xiàng)目的各種提醒以及下一步的行動(dòng)。保持你的系統(tǒng)更新和完整，充分地檢查，使你在任何時(shí)候都能信任你的對(duì)于你正在做(或者不做)的事情直覺(jué)的選擇。"GTDGTD的主要原則在于一個(gè)人需要通過(guò)記錄的方式把頭腦中3GTD的流程

GTD的流程分為“五個(gè)水平流程”和“六個(gè)不同高度”

五個(gè)水平流程包括：收集、處理、組織、回顧、執(zhí)行

六個(gè)高度包括：下一步行動(dòng)、任務(wù)、責(zé)任范圍、目標(biāo)、愿景、原則

這里給大家用一句話大致描述一下

收集：將大腦清空，把所有的雜事放入收集籃。

處理：對(duì)雜事進(jìn)行加工，找到下一步行動(dòng)和成功愿景。

組織：將加工好的雜事放入你自己的清單系統(tǒng)內(nèi)，做到各就各位。

回顧：有規(guī)律性的回顧你的清單，時(shí)刻保持大腦空白狀態(tài)。

執(zhí)行：利用你的清單以及情境，合適的時(shí)間、環(huán)境做適合的事情。

從某個(gè)角度來(lái)講，GTD、ZTD之類的時(shí)間管理方法就是為了一個(gè)目的：

幫助你集中精力。GTD的流程

GTD的流程分為“五個(gè)水平流程”和“六個(gè)不同高4我們有的時(shí)候會(huì)發(fā)現(xiàn)：集中精力半個(gè)小時(shí)做的事情可能比平時(shí)3個(gè)小時(shí)做的事情還要多。

但是很多人都沒(méi)有辦法集中自己的精力，總感覺(jué)腦袋里面裝了一堆的事情，因此，GTD強(qiáng)調(diào)“把所有的事情都交給你信賴的GTD系統(tǒng)，投入100%的精力在你的NextAction上面”

以下是根據(jù)大多數(shù)人經(jīng)驗(yàn)列出的精力被分散的典型過(guò)程：

“現(xiàn)在就開始寫這份文檔吧---應(yīng)該從哪里開始呢？---我桌上的訂書機(jī)怎么不見了---肯定是小李拿走了---這份文檔應(yīng)該讓小李來(lái)寫的---老板真偏心眼---對(duì)了，我上次請(qǐng)XX吃飯他還沒(méi)回請(qǐng)我呢---現(xiàn)在有點(diǎn)餓了，看看同事那里有沒(méi)有什么吃的---和同事上次買的足彩就猜錯(cuò)了3場(chǎng)，好可惜---等我用了500萬(wàn)，先買個(gè)macbookair---最近apple的股價(jià)可不怎么樣---中石油被套越來(lái)越深了---手機(jī)響了，先接電話?！?/p>

下面的十個(gè)方法或許可以幫助我們集中自己的精力，都是些經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，也希望大家能分享一下你們的經(jīng)驗(yàn)。我們有的時(shí)候會(huì)發(fā)現(xiàn)：集中精力半個(gè)小時(shí)做的事情5關(guān)于GTD大家可以參看我以前寫的“GTD字典系列”以及“GTD電子書”GTD能夠幫助我們有效的減輕壓力，這是GTDLife的親身體驗(yàn)。使用GTD方法關(guān)于GTD大家可以參看我以前寫的“GTD字典系列”以及“GT6

如果你已經(jīng)花費(fèi)了2個(gè)多小時(shí)在某件事情上，而又覺(jué)得精力已經(jīng)無(wú)法集中的時(shí)候，建議你先做一個(gè)短暫的休息，比如說(shuō)你可以花十分鐘的時(shí)間聽聽音樂(lè)，喝杯香茶，或者出去活動(dòng)活動(dòng)，望望遠(yuǎn)處，等你再次回到手頭的工作上時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的精力已經(jīng)恢復(fù)，已經(jīng)能夠繼續(xù)投入的工作了。工作時(shí)間不能太長(zhǎng)如果你已經(jīng)花費(fèi)了2個(gè)多小時(shí)在某7

在集中精力做一件事情的時(shí)候，不要再去想是不是到了接孩子的時(shí)間，是否家里的椅子該修修了，是不是應(yīng)該給老婆一個(gè)驚喜。壓根就不要想這些，這些東西都應(yīng)該是放在你的GTD系統(tǒng)里，你現(xiàn)在需要做的是，排除一切雜念，腦子里只有需要集中精力做的這件事情。排除雜念在集中精力做一件事情的時(shí)候，不要8根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，我們往往下定決心要花1個(gè)小時(shí)的時(shí)間去做某件重要的事情，但是當(dāng)我們屏氣凝神的坐在那里時(shí)，卻不知道該如何下手，于是乎手忙腳亂的準(zhǔn)備半天，早超過(guò)一個(gè)小時(shí)的時(shí)間了，這是我們沒(méi)有提前做好準(zhǔn)備，在打算集中精力干掉一件重要任務(wù)時(shí)，必須保證這是一件可以立即去做的事情，結(jié)合GTD來(lái)說(shuō)，他應(yīng)該是一件NextAction。知道怎么去做根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，我們往往下定決心要9我曾經(jīng)看過(guò)這樣的一篇文章：打造GTD辦公環(huán)境。有讀者就問(wèn)作者：“連辦公桌也要按照GTD的方法來(lái)布置，你中毒了吧”，作者沒(méi)有中毒，其實(shí)雖然說(shuō)的很冠冕堂皇“打造GTD式的辦公環(huán)境”，其實(shí)原則很簡(jiǎn)單：桌面上只擺放你需要的東西，其他的一概不擺。那些東西都會(huì)分散你的注意力。簡(jiǎn)潔的辦公桌我曾經(jīng)看過(guò)這樣的一篇文章：打造10當(dāng)你昏昏欲睡的時(shí)候你能出色的完成一份報(bào)告嗎？當(dāng)你胃疼的時(shí)候你能分析財(cái)務(wù)報(bào)表嗎？身體健康是精力旺盛的保障，所以我建議大家立即給自己制定一個(gè)鍛煉計(jì)劃，為了擁有充沛的精力，為了能有機(jī)會(huì)享受你拼命賺錢的成果。保持身體的最佳狀態(tài)當(dāng)你昏昏欲睡的時(shí)候你能出色的完11有些人說(shuō)人類需要睡足10個(gè)小時(shí)，有些人說(shuō)8個(gè)小時(shí)，現(xiàn)在更普遍的理論是6-7個(gè)小時(shí)，其實(shí)這是因人而異的，睡眠質(zhì)量低的人，可能8-9個(gè)小時(shí)才能恢復(fù)精力，睡眠質(zhì)量高的人之需要6個(gè)小時(shí)，如果他非睡夠9個(gè)小時(shí)，那反而是有害健康的。所以很明顯的：擁有良好的睡眠=每天節(jié)省1個(gè)小時(shí)=每年節(jié)省300多小時(shí)=每年多十幾天時(shí)間擁有良好睡眠有些人說(shuō)人類需要睡足10個(gè)小時(shí)，12現(xiàn)在這個(gè)年代，手機(jī)等通訊工具就像是一個(gè)緊箍咒，我們被逼自愿戴在頭上，每次有動(dòng)靜的時(shí)候都讓我們頭疼。所以多數(shù)專家建議在集中精力做某件事情的時(shí)候最好關(guān)掉電話，但是我做不到，我的方法是設(shè)置成靜音狀態(tài)，撇到眼睛看不到的地方。（專家經(jīng)常說(shuō)一些我們根本做不到的事情，我懷疑他們自己是否能做到，這也是GTDLife立足于經(jīng)驗(yàn)分享的原因）關(guān)閉手機(jī)等通訊工具

現(xiàn)在這個(gè)年代，手機(jī)等通訊工具13

GTDLife以前強(qiáng)調(diào)過(guò)擁有一個(gè)unbrokentime可以起到事半功倍的效果，如果你不是領(lǐng)導(dǎo)或者大老板的話，你需要更加巧妙的為自己設(shè)置unbrokentime，關(guān)于這些，我們可以日后再聊。我們的目標(biāo)越是明確，我們的精力越是集中，我們的方法越是正確，我們就越接近成功。通過(guò)溝通給自己設(shè)定一個(gè)unbrokentimeGTDLife以前強(qiáng)調(diào)過(guò)擁有一個(gè)unbrok14讓我們分享經(jīng)驗(yàn)，讓我們一起成長(zhǎng)。經(jīng)驗(yàn)分享讓我們分享經(jīng)驗(yàn)，讓我們一起成長(zhǎng)。經(jīng)驗(yàn)分享15應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率16應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

工作任務(wù)的完結(jié)作為一項(xiàng)技能常常被低估甚至忽視。但是，一直以來(lái)，對(duì)工作任務(wù)完結(jié)的重視總是能夠提高整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，改善整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)表現(xiàn)，帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)力的提高。

如果你能夠幫助自己手下的員工在工作中應(yīng)用時(shí)間管理流程，那么你就能夠幫助他們提高生產(chǎn)力和工作效率。如果你手頭有失敗的項(xiàng)目，有需要重新完成的工作，或是你發(fā)現(xiàn)自己手下的員工在過(guò)去幾周的時(shí)間里為了完成一些重要的工作任務(wù)而變的近乎瘋狂，那么時(shí)間管理流程的應(yīng)用就顯得更為重要了。

應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率工作任務(wù)的17應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

記錄詳細(xì)的活動(dòng)日志

要想使工作任務(wù)的完結(jié)得到改善，一個(gè)有效的起始步驟就是讓自己手下的員工記錄詳細(xì)的每日活動(dòng)日志。我比較喜歡這樣一種日志格式：在日志的左手欄里以半個(gè)小時(shí)或是十五分鐘為間隔列出每天的工作時(shí)間，在日志的上方列出活動(dòng)的負(fù)責(zé)人、活動(dòng)種類（每天的工作任務(wù)、每周的工作任務(wù)等）、活動(dòng)的起/止時(shí)間、活動(dòng)的預(yù)計(jì)持續(xù)時(shí)間、實(shí)際持續(xù)時(shí)間以及備注。

要指導(dǎo)自己手下的IT員工應(yīng)用日志來(lái)記錄他們每天進(jìn)行的各項(xiàng)工作。要向他們解釋清楚，記錄日志的目的并不是出于微觀管理的需要，而是為了幫助員工中的管理人員來(lái)提高自己所領(lǐng)導(dǎo)的員工的生產(chǎn)力和工作效率，同時(shí)也改善自己的工作表現(xiàn)。

IT管理人員要列出所有的活動(dòng)：休息時(shí)間、公司其他部門的朋友路過(guò)時(shí)交談所花費(fèi)的時(shí)間、完成項(xiàng)目/操作/小組任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間、與朋友或是愛(ài)人通電話所花費(fèi)的時(shí)間或是處理個(gè)人事務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間。為了確保應(yīng)用時(shí)間管理流程的成功，任何一項(xiàng)活動(dòng)都不能被漏掉。應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率記錄詳細(xì)的活動(dòng)日志18應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

評(píng)定日志

當(dāng)你手頭有了一周或是兩周的日志時(shí)，讓手下的員工將所記錄的時(shí)間填寫到活動(dòng)欄的每一個(gè)種類當(dāng)中。然后讓他們把每周的總時(shí)間累加起來(lái)。這樣他們就會(huì)開始意識(shí)到優(yōu)化時(shí)間應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)途徑，并因此而改進(jìn)完結(jié)工作任務(wù)的水平。

這是建立一種能夠加強(qiáng)企業(yè)范圍內(nèi)的時(shí)間管理的企業(yè)文化的開始。接下來(lái)的一步就是開始對(duì)工作中的時(shí)間花費(fèi)情況進(jìn)行評(píng)定和分析，對(duì)于下面幾個(gè)方面要特別引起注意。

浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)

讓你手下的員工看看時(shí)間看上去都浪費(fèi)在了哪些活動(dòng)上，比如說(shuō)打私人電話、喝咖啡休息、同路過(guò)的公司里的朋友談?wù)撆c工作無(wú)關(guān)的事情或是上網(wǎng)進(jìn)行一些個(gè)人瀏覽。這并不是說(shuō)這些方面的活動(dòng)必須避免——

任何人都需要休息，都需要處理一些合理的個(gè)人事務(wù)。

之所以要這樣做僅僅是出于分析的目的，要看看時(shí)間浪費(fèi)在了哪里，讓大家對(duì)此有清醒的認(rèn)識(shí)。員工們經(jīng)常會(huì)為在瑣事上花費(fèi)了大量的時(shí)間而感到驚訝不已。隨著對(duì)時(shí)間花費(fèi)情況真實(shí)了解的不斷深入，員工們很容易找到更為明智的利用時(shí)間的方法。這才是工作任務(wù)完結(jié)或企業(yè)時(shí)間管理的真正開始。

應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率評(píng)19應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

項(xiàng)目持續(xù)實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間對(duì)比

了解項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間的對(duì)比能夠給我們帶來(lái)很多的意外和收益。通過(guò)對(duì)自己的工作活動(dòng)的追蹤，管理人員們能夠?qū)λ麄冋J(rèn)為一個(gè)項(xiàng)目要持續(xù)的時(shí)間同實(shí)際持續(xù)的時(shí)間的對(duì)比有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)。這種認(rèn)識(shí)能夠使他們對(duì)完成工作任務(wù)所需要的時(shí)間的預(yù)計(jì)得到改進(jìn)。項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間的預(yù)計(jì)將變得更加實(shí)際，從時(shí)間、成本及范圍等多個(gè)方面來(lái)看，公司的項(xiàng)目計(jì)劃也將因此而得到極大的改善。

同樣，隨著這一過(guò)程的不斷改進(jìn)，操作任務(wù)、小組任務(wù)以及其他各項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間預(yù)計(jì)也將更為準(zhǔn)確。由于對(duì)無(wú)法如期完成工作任務(wù)的原因有了更為清楚的了解，員工們也能夠找到更好的如期完成任務(wù)的途徑。對(duì)項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間的對(duì)比的了解不僅能夠使對(duì)項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間的預(yù)計(jì)變的更為準(zhǔn)確，而且能夠使員工的時(shí)間利用情況得到改進(jìn)。

通過(guò)對(duì)項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間預(yù)計(jì)的更為清楚的認(rèn)識(shí)，管理人員在為每項(xiàng)新的工作任務(wù)預(yù)計(jì)工期時(shí)將更為準(zhǔn)確，在現(xiàn)有工作任務(wù)的工期需要重新計(jì)劃或是調(diào)整時(shí)也能夠有所意識(shí)，并且不會(huì)由于不合理的時(shí)間預(yù)期而引起時(shí)間管理上的問(wèn)題。

應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

項(xiàng)目持續(xù)實(shí)際時(shí)間與20應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

工作任務(wù)延期

時(shí)間日志評(píng)定/分析過(guò)程中另外一個(gè)頗具價(jià)值的要素就是了解重要的工作任務(wù)為什么會(huì)延期。項(xiàng)目延期可能是出自多方面的原因——員工可能覺(jué)得工作太難或是太枯燥、他們可能害怕失敗、或是缺少工作的動(dòng)力。在日志的幫助下，管理人員可以了解到造成工作任務(wù)延期的原因，并且在此基礎(chǔ)之上找到防止這種情況出現(xiàn)的辦法。

會(huì)議

如果員工們能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鲿r(shí)間安排有更好的了解，能夠?qū)⒏鞣N會(huì)議同自己的工作更好的協(xié)調(diào)，那么才能使他們避免在會(huì)議上浪費(fèi)不必要的時(shí)間。他們能夠判斷出哪些會(huì)議是有意義的，哪些會(huì)議是沒(méi)有意義的。沒(méi)有必要的會(huì)議很容易就能判斷出來(lái)。要通過(guò)各種方式來(lái)提高可行性會(huì)議的時(shí)間利用率。通過(guò)對(duì)會(huì)議目標(biāo)、日程和預(yù)期的交流可以使所有的與會(huì)者對(duì)會(huì)議內(nèi)容有更好的了解，更好的進(jìn)行準(zhǔn)備，這樣有利于節(jié)省會(huì)議時(shí)間。

應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率工作任務(wù)21應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

安排新的工作任務(wù)

時(shí)間評(píng)定過(guò)程能夠讓管理人員了解空閑時(shí)間在哪里。新的工作任務(wù)不管是來(lái)自哪里——來(lái)自項(xiàng)目需求也好、來(lái)自操作需求也好、來(lái)自小組需求也好，哪怕它就是一個(gè)特殊的項(xiàng)目也好——都能夠得到很好的安排。時(shí)間評(píng)定過(guò)程的不斷反復(fù)能夠讓員工更好的預(yù)計(jì)工作時(shí)間，真正能夠按照工期完成任務(wù)。在需要的情況下，某些任務(wù)的工期可以重新規(guī)劃。

項(xiàng)目任務(wù)、操作任務(wù)和小組任務(wù)的時(shí)間預(yù)計(jì)將變的更為實(shí)際。企業(yè)的項(xiàng)目計(jì)劃也將得到改進(jìn)。在此基礎(chǔ)之上，很多時(shí)間管理問(wèn)題都能夠被避免。

分配工作任務(wù)

時(shí)間管理流程的另外一個(gè)好處就是能夠使IT管理人員的工作分配得到改進(jìn)。這有助于他們幫助員工更好的完成工作任務(wù)。

還有一個(gè)好處就是管理人員能夠很清楚的找到適合每項(xiàng)工作任務(wù)的最佳人選。

應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

安排新的工作任務(wù)

22應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

從員工會(huì)議上獲取更大的價(jià)值

員工會(huì)議應(yīng)該定期舉行，但是這些會(huì)議對(duì)時(shí)間的浪費(fèi)有時(shí)會(huì)令人覺(jué)得難以置信。時(shí)間評(píng)定通常能夠使這種狀況得到改善。對(duì)所有的小組任務(wù)、分配情況、起/止時(shí)間、預(yù)計(jì)工期、實(shí)際工期以及備注的隨時(shí)記錄可以為員工會(huì)議的準(zhǔn)備和管理提供一個(gè)非常有效的工具。

通常，要指定專人對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄，適當(dāng)更新小組工作計(jì)劃，并且在下一次會(huì)議召開之前將所有的有關(guān)材料發(fā)送到所有的與會(huì)者手中。這能夠使員工們及時(shí)糾正問(wèn)題，及時(shí)對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行更新，并且為接下來(lái)的會(huì)議做好準(zhǔn)備。

已經(jīng)完成的工作任務(wù)可以從主要計(jì)劃當(dāng)中轉(zhuǎn)移出來(lái)，轉(zhuǎn)移到一個(gè)獨(dú)立的區(qū)域當(dāng)中。計(jì)劃主要是列出現(xiàn)在正在進(jìn)行的工作任務(wù)，作為小組時(shí)間管理的工具。同時(shí)，計(jì)劃還能夠提供那些極為有益的已經(jīng)完成的項(xiàng)目的詳細(xì)資料。

我曾經(jīng)遇到過(guò)無(wú)數(shù)次這樣的情況——上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要求了解同小組工作成就有關(guān)的信息，或是我自己需要了解一些細(xì)節(jié)問(wèn)題。出于多種多樣的原因，你需要對(duì)小組的工作成就有所記錄，如果沒(méi)有這種記錄的話，想要收集你需要的信息將會(huì)是一項(xiàng)要花費(fèi)大量的時(shí)間的任務(wù)。最后，這樣處理員工會(huì)議能夠使時(shí)間的利用和知識(shí)的傳遞更為有效，從而使小組工作任務(wù)的完結(jié)得到極大的改善。

應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率從員工會(huì)23應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率交流與完結(jié)

在每天的工作當(dāng)中，管理人員都要面對(duì)大量的評(píng)議或要求，這些評(píng)議或要求可以是來(lái)自公司的經(jīng)理主管人員、高級(jí)管理層、中級(jí)管理層、直接領(lǐng)導(dǎo)，也可以是來(lái)自分析家和生產(chǎn)線上的工人。為了確保重要的交流能夠轉(zhuǎn)化成目標(biāo)乃至最終的工作成就，某種形式的記錄工具同完結(jié)工作任務(wù)的能力的結(jié)合是最為有效的。

日歷、筆記本電腦或是臺(tái)式機(jī)、甚至是簡(jiǎn)單的記事本都可以用做記錄的工具?？梢越ㄗh你手下的員工應(yīng)用一種很好的辦法，那就是要立即闡明要求和意見，避免日后在交流上出現(xiàn)誤會(huì)。

應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率交流與完結(jié)

24應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

最后的思考

應(yīng)用了這些技巧之后，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)管理人員和員工在時(shí)間管理方面有了明顯的改進(jìn)。員工的工作效率、工作表現(xiàn)和生產(chǎn)力都得到了顯著的提高。結(jié)果有時(shí)會(huì)令人感到吃驚。管理人員將會(huì)發(fā)現(xiàn)有更多的項(xiàng)目如期完成。返工的情況有所減少，因?yàn)閱T工把注意力放到了防止浪費(fèi)發(fā)生上。重要工作任務(wù)能夠順利的如期完成，不會(huì)出現(xiàn)在最后時(shí)刻突擊的情況。員工們將會(huì)對(duì)自己能夠完成哪些工作任務(wù)、哪些工作任務(wù)需要重新安排有給為清楚的認(rèn)識(shí)。意外情況將會(huì)減少，因?yàn)闀r(shí)間的利用和工作任務(wù)的延期都得到了更好的管理。使自己具備完結(jié)工作任務(wù)的技能并不是什么困難的事情。應(yīng)用上面所提到的各種技巧，創(chuàng)建一種對(duì)應(yīng)用這些技巧的益處有清楚認(rèn)識(shí)的企業(yè)文化，你將開始看到收益。如果這些技巧能夠在互動(dòng)的基礎(chǔ)之上得到進(jìn)一步的應(yīng)用，那么等待著你的將會(huì)是更大的驚喜。

應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率最后的思考25每日清單上的Boss項(xiàng)每日清單上的Boss項(xiàng)26

我們的每一天都是非常寶貴的。為此我們不惜花時(shí)間去研究時(shí)間管理的方法，為此我們尋找最合理的日常事務(wù)管理方法。盡管如此我們?nèi)匀徊蛔孕?，每天都?wèn)自己這樣一個(gè)問(wèn)題“我今天過(guò)得成功呢？還是失??？”陳安之老師說(shuō)過(guò)：“在你的面前有一堆石頭，就算你清理掉99%的小石頭，只要有一塊大石頭還在那里，那你就是不成功的”。很多人將這個(gè)理念應(yīng)用到人生規(guī)劃或者項(xiàng)目管理當(dāng)中去，不再贅述，這里我談?wù)劄槭裁磳⑦@個(gè)理念應(yīng)用在我們的每日清單中。記得小時(shí)候玩游戲機(jī)的時(shí)候，每個(gè)關(guān)卡都有一個(gè)Boss把守，這個(gè)Boss要比前面遇到的任何一個(gè)對(duì)手都強(qiáng)壯、狡猾、值得打敗。

我們的每一天都是非常寶貴的。為此27不干掉這個(gè)Boss，就無(wú)法過(guò)關(guān)！回到我們的清單上來(lái)，我看過(guò)有些人的清單，密密麻麻寫了一堆要做的事情：開會(huì)、寫文檔、約會(huì)、回電話……追在日程表的屁股后面把一天的工作忙完了，腦子里面都是暈暈乎乎的，我估計(jì)他根本不知道今天有哪些收獲，哪些地方需要改進(jìn)，象“今天過(guò)得是否成功”這樣的問(wèn)題他根本就不會(huì)考慮，第二天一早看見日程表就想吐。我們是應(yīng)該按照GTD的方法管理我們的生活，但是我們不應(yīng)該成為GTD的奴隸。面對(duì)著緊湊的日程表，我們?nèi)孕枰３智逍训念^腦（別忘了GTD是為了讓我們心靜止水而不是自找煩惱）。我們不妨和自己玩?zhèn)€游戲：在每日清單上設(shè)置一個(gè)Boss項(xiàng)，當(dāng)作必須跨越的關(guān)卡，每天不論怎么樣，都要想辦法把Boss項(xiàng)“搞定”！

不干掉這個(gè)Boss，就無(wú)法過(guò)關(guān)！28

Boss項(xiàng)其實(shí)和“四象限”法則中的“重要且緊急”類似，但是GTDLife不強(qiáng)調(diào)其“優(yōu)先級(jí)”，GTDLife認(rèn)為必須設(shè)立Boss項(xiàng)有以下幾個(gè)原因：

Boss項(xiàng)有助于幫助我們界定成功：我們大家都知道“分段實(shí)現(xiàn)大目標(biāo)”的道理，即一個(gè)很巨大的成功，必然是通過(guò)一個(gè)個(gè)很小的成功來(lái)實(shí)現(xiàn)的，那么Boss項(xiàng)就可以幫助我們界定每天是否取得了“小小的成功”，就像1+1+1+1。。。。。

Boss項(xiàng)有助于幫助我們確立信心：在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)達(dá)成愿望的過(guò)程中是十分需要信心的保證的，在每天完成一個(gè)Boss項(xiàng)同時(shí)也在一點(diǎn)一點(diǎn)的積累信心，我們會(huì)覺(jué)得每一天都離目標(biāo)近一點(diǎn)。

Boss項(xiàng)有助于幫助我們調(diào)整計(jì)劃：計(jì)劃沒(méi)有變化快，我們每天都要應(yīng)對(duì)各種各樣的變化，但是記住Boss項(xiàng)是不能順延的。這是自己和自己的約定。（無(wú)法使每個(gè)NA神圣化的朋友，這每天唯一的Boss項(xiàng)是底線哦。。）

Boss項(xiàng)有助于幫助我們進(jìn)行回顧：Boss項(xiàng)都是每天的重要事項(xiàng)，進(jìn)行周回顧的時(shí)候可以讓你迅速的掌握到每天的重點(diǎn)，節(jié)省周回顧的時(shí)間。

Boss項(xiàng)其實(shí)和“四象限”法則中的“重要且緊急29

設(shè)置方法：在清單上打上自己習(xí)慣的標(biāo)記即可，使用紙張的就打個(gè)星號(hào)，使用數(shù)碼設(shè)備的就將其標(biāo)為醒目的紅色。設(shè)置時(shí)間：推薦在每天早晨起來(lái)瀏覽清單的時(shí)候做。當(dāng)作一個(gè)“2分鐘”任務(wù)去完成吧。舉例：準(zhǔn)備會(huì)議發(fā)言材料給XXX回電話查找關(guān)于XXX招標(biāo)的信息編寫XXX合同。。。。。。如果一天結(jié)束的時(shí)候紅色字體的Boss項(xiàng)仍然沒(méi)有完成，那這一天就和“成功”還差一點(diǎn)。

PS：建議只設(shè)置一個(gè)Boss項(xiàng)設(shè)置方法：在清單上打30在辦公室避免被打擾的幾個(gè)技巧在辦公室避免被打擾31

GTDLife在前面無(wú)數(shù)次的提到了設(shè)置一個(gè)UnbrokenTime可以成倍的提高效率，根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，只有把UnbrokenTime設(shè)置到睡覺(jué)前或起床后比較合適和可行，原因如下：

1. 受到外界干擾的可能性較小

2. 家里的環(huán)境比較舒適，能很好的放松心情，有利于思考大部分人都認(rèn)為想在辦公室找到一個(gè)這樣的UnbrokenTime是不大可能的，除非你是公司董事長(zhǎng)。在這里和大家分享幾個(gè)在辦公室避免被打擾的幾個(gè)小技巧(或許只能說(shuō)是降低干擾)，希望能對(duì)大家有所幫助。GTDLife在前面無(wú)數(shù)次的提到32

另辟蹊徑

對(duì)于一般的職員來(lái)說(shuō)，都是在一個(gè)大房間內(nèi)辦公，僅僅靠一些隔斷劃分出每個(gè)人的工作區(qū)域，這樣的設(shè)置方法既可以保持員工之間的距離，又不影響溝通，簡(jiǎn)直是天才的發(fā)明，可是我們?cè)谶M(jìn)入U(xiǎn)nbrokenTime的時(shí)候是需要盡量排除任何干擾的，怎么辦呢？我在現(xiàn)實(shí)生活中采取的是“躲避戰(zhàn)術(shù)”。在一個(gè)別人找不到的地方享受自己的UnbrokenTime，在這種情況下一般設(shè)置的時(shí)間比較短，經(jīng)常在半小時(shí)左右，這足以整理我們的思路了。特別建議那些與編程打交道的朋友，當(dāng)你遇到挫折的時(shí)候，當(dāng)你百思不得其解的時(shí)候，找個(gè)僻靜的地方進(jìn)行一次UnbrokenTime吧，或許會(huì)有意想不到的收獲比如：樓道、會(huì)議室、咖啡機(jī)旁、清洗間。。。

ps：廁所也是一個(gè)不錯(cuò)的地方。另辟蹊徑33斷掉通訊當(dāng)你注意力完全集中在手頭的工作時(shí)，只有很少的幾件事情可以干擾你：手機(jī)來(lái)電（短信）Email到達(dá)提醒日程提醒有人找你如果你打算在工作時(shí)給自己一個(gè)安靜的時(shí)間段去仔細(xì)的規(guī)劃手頭的工作，那么我建議你：手機(jī)調(diào)成靜音（非振動(dòng)），在特定的時(shí)間統(tǒng)一回電關(guān)閉Outlook或其他Email客戶端，每天固定幾個(gè)時(shí)間去接收和回復(fù)挑選一個(gè)有人打擾幾率最低的時(shí)間段斷掉通訊34世外桃源你可以嘗試投入音樂(lè)的懷抱，當(dāng)你寫程序、編輯視頻、制作動(dòng)畫或者其他“熟練活”的時(shí)候，你可以戴上耳塞，放上一段音樂(lè)，將自己和其他人隔離開來(lái)。每個(gè)人都有自己喜歡的背景音樂(lè)，我最喜歡的是小野麗莎的作品，呵呵～

其實(shí)，最重要的是下面這段話：

投入的工作和被打擾是此消彼長(zhǎng)的，如果說(shuō)你足夠投入的話，周圍的環(huán)境是很難干擾你的，你只需要將手機(jī)關(guān)掉即可進(jìn)入U(xiǎn)nbrokenTime的境界，而如果你本身就對(duì)工作十分厭煩，心情十分浮躁，那么就算是一根針掉在地上，也會(huì)吸引你的注意力。關(guān)于效率提高方法的分享課件35UnbrokenTime

不被打擾的時(shí)間UnbrokenTime

不被打擾的時(shí)間36

有人提到了造成執(zhí)行力低下的最重要環(huán)節(jié)就是：review

GTDLife非常認(rèn)同這一點(diǎn)，不知道有多少熱心的GTDer充滿信心的執(zhí)行自

己的GTD系統(tǒng)，然后又?jǐn)≡谶@套系統(tǒng)之下(這也是很多“簡(jiǎn)化版”GTD系統(tǒng)產(chǎn)生的誘因之一)。

享受GTD的關(guān)鍵是執(zhí)行力，執(zhí)行力低下的關(guān)鍵是無(wú)法堅(jiān)持review。

我們說(shuō)服自己不去review的借口太多了，比如：? 我的時(shí)間很寶貴，既然已經(jīng)收集進(jìn)來(lái)了為什么還要review浪費(fèi)時(shí)間呢？? 我的記憶力很好，不需要經(jīng)常review。? 今天太晚了，把今天的review和明天合并在一起進(jìn)行吧。

顯然，我們對(duì)review的重視程度不夠！那么我們可以通過(guò)下面的方法把review重新放到一個(gè)神圣的位置上：? 明確的規(guī)定一個(gè)時(shí)間段專門用來(lái)review? 放大review的概念從而提高重視程度? 通過(guò)自己喜歡的，很舒服的方式進(jìn)行review

根據(jù)上面的方法，我認(rèn)為最適合的就是----設(shè)置UnbrokenTime有人提到了造成執(zhí)行力低下的最重要環(huán)節(jié)就是：rev37

UnbrokenTime的概念來(lái)自于陳安之先生的勵(lì)志學(xué)當(dāng)中。GTDLife認(rèn)為非常適合用來(lái)解決在review環(huán)節(jié)執(zhí)行力不夠的問(wèn)題。我們需要每天為自己設(shè)置1個(gè)小時(shí)到90分鐘的時(shí)間去做一些自己認(rèn)為最重要的事情，在這段時(shí)間里，電話關(guān)掉，房門關(guān)上，去除雜念全身心的投入到重要的事情當(dāng)中，我們以前往往都是“每天至少review一次”，這樣一來(lái)執(zhí)行力勢(shì)必會(huì)大打折扣，但假如我們?cè)O(shè)置為“每天晚上21點(diǎn)到22點(diǎn)放下所有的事情進(jìn)行review”，這樣的效果可想而知。在UnbrokenTime里我們不僅可以完成GTD系統(tǒng)的review環(huán)節(jié)，就象GTDLife說(shuō)的那樣，我們可以做任何自己認(rèn)為重要的事情。比如，在這段時(shí)間里我們可以冥想，我們也可以對(duì)我們自己的短期目標(biāo)，中期目標(biāo)，長(zhǎng)期目標(biāo)進(jìn)行設(shè)定和修改，設(shè)置我們可以利用這段時(shí)間練習(xí)毛筆字，練習(xí)薩克斯。UnbrokenTime是一個(gè)極有效率的時(shí)間段。UnbrokenTime的概念來(lái)自于陳安之先38不要把review當(dāng)作一件“苦差事”，我們大可在review的時(shí)候伴隨著喜愛(ài)的音樂(lè)。也可以把自己放在舒服的躺椅里翻開GTD系統(tǒng)中需要review的東西，或者是Forgetful-system系統(tǒng)中搜集的資料?？傊?，不管是執(zhí)行力低下的review環(huán)節(jié)，還是生活中重新修正我們的目標(biāo)，都可以通過(guò)設(shè)定UnbrokenTime的方法達(dá)到我們的目的。不要把review當(dāng)作一件“苦差事”，我們大39養(yǎng)成好的工作習(xí)慣

提高工作效率養(yǎng)成好的工作習(xí)慣40你是不是每天都很忙，卻老是忙而無(wú)功？是不是感覺(jué)付出很多，得到的卻只是老板的批評(píng)？是不是沒(méi)有一刻空閑，到總結(jié)時(shí)卻說(shuō)不出所完成的成果？

如果你已身心疲憊，但是一無(wú)所獲，那么，你可能不是工作不努力，而是沒(méi)有掌握提高工作效率的正確方法，在無(wú)意中浪費(fèi)了你的生命。

下面的建議不是萬(wàn)能的“靈丹妙藥”，但可以給你提高自己的工作效率提供一些有益的參考：

1、把所有工作劃分成"事務(wù)型"和"思考型"兩類，分別對(duì)待：所有的工作無(wú)非兩類：“事務(wù)型”的工作不需要你動(dòng)腦筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干擾和中斷；“思考型”的工作則必須你集中精力，一氣呵成。對(duì)于“事務(wù)型”的工作，你可以按照計(jì)劃在任何情況下順序處理；而對(duì)于“思考型”的工作，你必須謹(jǐn)慎地安排時(shí)間，在集中而不被干擾的情況下去進(jìn)行。對(duì)于“思考型”的工作，最好的辦法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃飯時(shí)想，睡不著覺(jué)的時(shí)候想，在路上想，上WC的時(shí)候想。當(dāng)你的思考累計(jì)到一定時(shí)間，再安排時(shí)間集中去做，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，成果會(huì)如泉水一般，不用費(fèi)力，就會(huì)自動(dòng)地汩汩而來(lái)，你要做的無(wú)非是記錄和整理它們而已！

你是不是每天都很忙，卻老是忙而無(wú)功？是不是感覺(jué)41

2、每天定時(shí)完成日常工作：

你每天都需要做一些日常工作，以和別人保持必要的接觸，或者保持一個(gè)良好的工作環(huán)境，這些工作包括查看電子郵件，和同事或上級(jí)的交流，瀏覽你必須訪問(wèn)的BBS，打掃衛(wèi)生等等；這些常規(guī)的工作雜亂而瑣碎，如果你不小心對(duì)待，它們可能隨時(shí)都會(huì)跳出來(lái)騷擾你，使你無(wú)法專心致志地完成別的任務(wù)，或者會(huì)由于你的疏忽帶來(lái)不可估量的損失。

處理這些日常工作的最佳方法是定時(shí)完成：在每天預(yù)定好的時(shí)刻集中處理這些事情，可以是一次也可以是兩次，并且一般都安排在上午或下午工作開始的時(shí)候，而在其他時(shí)候，根本不要去想它！

除非有什么特殊原因（例如你在等待某個(gè)人發(fā)來(lái)的緊急郵件），否則，強(qiáng)迫自己在預(yù)定時(shí)刻之外不要查看郵箱，不要瀏覽BBS，不要去找領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，這樣，處理這些事務(wù)的效率才會(huì)提高，并且不會(huì)給你的其他主要工作帶來(lái)困擾。

2、每天定時(shí)完成日常工作：42

3、列出工作計(jì)劃，并且用明顯的方式提示你完成的進(jìn)度：

記?。汗ぷ饔?jì)劃必不可少！這種計(jì)劃并不是為了向某人匯報(bào)，也不是為了給自己增加壓力，而是為了讓你記住有哪些事情需要去做，而不是被無(wú)形而又說(shuō)不清楚的工作壓力弄得暈頭腦漲，煩躁不以。首先：在每周的開始列出本周的計(jì)劃。計(jì)劃的內(nèi)容就是本周準(zhǔn)備做哪些事情，除非是外界有嚴(yán)格時(shí)間限制的任務(wù)（例如周三必須向客戶提交出產(chǎn)品文檔），否則，周計(jì)劃無(wú)須設(shè)定每項(xiàng)任務(wù)擬訂的進(jìn)行時(shí)間，也沒(méi)有必要詳細(xì)去說(shuō)明任務(wù)的內(nèi)容。你只需要一些提示，讓你不會(huì)忘記本周要做的工作；然后，每天早上列出時(shí)間表，從周計(jì)劃中選擇出當(dāng)天想做的事，并安排具體時(shí)間去完成；列出所有需要打的電話，和每個(gè)電話的內(nèi)容。這張時(shí)間表應(yīng)該隨時(shí)在你身邊，一抬眼就能看到，它象一個(gè)忠實(shí)的助手，隨時(shí)告訴你下一步工作的內(nèi)容！最后，必須進(jìn)行工作計(jì)劃的總結(jié)。很多人把工作總結(jié)想得很復(fù)雜，仿佛需要把所有完成的任務(wù)的完成情況和沒(méi)有完成的任務(wù)的未完成原因都詳詳細(xì)細(xì)地書寫出來(lái)。這是一個(gè)天大的誤解！！其實(shí)，工作總結(jié)隨時(shí)都在進(jìn)行，方法簡(jiǎn)單之極：用粗筆把你做完的事從周計(jì)劃和日時(shí)間表中重重地劃去！！另一種總結(jié)是在我們制定每日的時(shí)間表和每周的計(jì)劃表時(shí)完成的，方法也十分簡(jiǎn)單：把當(dāng)日或當(dāng)周沒(méi)有完成的工作抄寫到下一日或下一周的計(jì)劃中去！你一定要明白，制定計(jì)劃的根本目的不是給你施加任何壓力，而是給你一個(gè)有序的、有準(zhǔn)備的工作安排。因此，不要為未完成預(yù)定的任務(wù)而懊惱，而是記住這些任務(wù)，并且盡快安排去進(jìn)行！同時(shí)，工作計(jì)劃還會(huì)給你帶來(lái)自信和成就感：當(dāng)一個(gè)人看到面前成堆的任務(wù)被狠狠地劃去，象征著這些敵人被征服和消滅，那就象是軍人看到自己肩膀上的金星在一顆顆增加一樣，是何等地暢快淋漓！3、列出工作計(jì)劃，并且用明顯的方式提示你完成的進(jìn)43

4、安排好隨時(shí)可進(jìn)行的備用任務(wù)，以不浪費(fèi)你的時(shí)間

我們常常會(huì)遇到這樣的情況：需要打開或下載某個(gè)網(wǎng)站內(nèi)容，連網(wǎng)速度卻慢得象爬蟲；離預(yù)定好的約會(huì)還有半個(gè)鐘頭的空余時(shí)間；焦急地等待某人或某物，卻不知道他（它）什么時(shí)候會(huì)到來(lái)；心情不好或情緒不高，不想做任何需要投入精力的工作；所有任務(wù)都已完成，而下班的時(shí)間還未到來(lái)。通常，人們遇到這些情況時(shí)，會(huì)采用兩種方法去對(duì)待：或者百無(wú)聊賴地等待，或者隨便拿起一項(xiàng)工作來(lái)做。無(wú)所事事地等待是自殺的最好方法，因?yàn)槟愕纳鼤?huì)在你發(fā)蒙時(shí)一刻不停地流逝；而隨便進(jìn)行一項(xiàng)工作，最可能的結(jié)果是工作效率極其低下，在這段空白時(shí)間過(guò)完時(shí)必須放棄手頭的沒(méi)有完成的工作，下次再重新開始。對(duì)待這樣的空白時(shí)間最好的方法是：預(yù)先準(zhǔn)備備用的任務(wù)，而利用這樣的時(shí)間去進(jìn)行（不是完成）它！這樣的備用任務(wù)要求具備的特點(diǎn)是：不需要耗費(fèi)大量的腦力去思考；隨時(shí)可以開始，隨時(shí)可以中斷，并且下次可以繼續(xù)進(jìn)行；沒(méi)有時(shí)間的壓力，不必在某個(gè)時(shí)間非完成不可；能給自己帶來(lái)一定的樂(lè)趣。這樣的工作有：瀏覽報(bào)刊雜志，閱讀有益的但是非專業(yè)的書籍，查看網(wǎng)絡(luò)新聞，隨意訪問(wèn)自己感興趣產(chǎn)品的網(wǎng)站，對(duì)自己已完成的工作成果進(jìn)行美化加工（例如整理文檔，修飾繪圖設(shè)計(jì)），整理文件，將顧客傳真歸檔等等。如果你安排好了這樣的任務(wù)，你不光可以把這些需要等待的空白時(shí)間充分利用起來(lái)，并且你還可以有額外的驚人收獲：整齊美觀的文件柜，有價(jià)值的新聞或文章，或者在一年之內(nèi)讀完了巴爾扎克的全部小說(shuō)！4、安排好隨時(shí)可進(jìn)行的備用任務(wù)，以不浪費(fèi)你的時(shí)間44

5，不要猶豫和等待，立即行動(dòng)；這一條是對(duì)以上四條的重要補(bǔ)充：不要猶豫和等待，立即行動(dòng)。沒(méi)有任何工作會(huì)因?yàn)槟慊乇芩詣?dòng)消失，沒(méi)有任何煩惱會(huì)因?yàn)槟悴蝗ハ攵鵁熛粕?。你沒(méi)有別的選擇，只能去面對(duì)，只能去迎接任何挑戰(zhàn)。記?。菏澜缡菍儆谀切┥朴谒伎迹采朴谛袆?dòng)的人的！5，不要猶豫和等待，立即行動(dòng)；45經(jīng)驗(yàn)分享讓我們一同成長(zhǎng)

經(jīng)驗(yàn)分享46其實(shí)，我們可以跑得更快!謝謝!其實(shí)，我們可以跑得更快!謝謝!47我們可以跑得更快——一些效率提高方法的分享我們可以跑得更快——一些效率提高方法的分享48GTD

GTD是英文GettingThingsDone的縮寫,是一種行為管理的方法，我們目前的GTD愛(ài)好者通過(guò)學(xué)習(xí)這樣的一種行為管理方法，掌握了一種GTD式的生活方式，這種生活方式的境界是“心如止水”。GTDGTD是英文GettingThing49GTDGTD的主要原則在于一個(gè)人需要通過(guò)記錄的方式把頭腦中的各種任務(wù)移出來(lái).通過(guò)這樣的方式,頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。"把所有事情都從你的腦袋里弄出來(lái)。在事情出現(xiàn)就做好相關(guān)行動(dòng)的一系列決定，而不是在事情爆發(fā)的時(shí)候。以合適的類別組織好你的項(xiàng)目的各種提醒以及下一步的行動(dòng)。保持你的系統(tǒng)更新和完整，充分地檢查，使你在任何時(shí)候都能信任你的對(duì)于你正在做(或者不做)的事情直覺(jué)的選擇。"GTDGTD的主要原則在于一個(gè)人需要通過(guò)記錄的方式把頭腦中50GTD的流程

GTD的流程分為“五個(gè)水平流程”和“六個(gè)不同高度”

五個(gè)水平流程包括：收集、處理、組織、回顧、執(zhí)行

六個(gè)高度包括：下一步行動(dòng)、任務(wù)、責(zé)任范圍、目標(biāo)、愿景、原則

這里給大家用一句話大致描述一下

收集：將大腦清空，把所有的雜事放入收集籃。

處理：對(duì)雜事進(jìn)行加工，找到下一步行動(dòng)和成功愿景。

組織：將加工好的雜事放入你自己的清單系統(tǒng)內(nèi)，做到各就各位。

回顧：有規(guī)律性的回顧你的清單，時(shí)刻保持大腦空白狀態(tài)。

執(zhí)行：利用你的清單以及情境，合適的時(shí)間、環(huán)境做適合的事情。

從某個(gè)角度來(lái)講，GTD、ZTD之類的時(shí)間管理方法就是為了一個(gè)目的：

幫助你集中精力。GTD的流程

GTD的流程分為“五個(gè)水平流程”和“六個(gè)不同高51我們有的時(shí)候會(huì)發(fā)現(xiàn)：集中精力半個(gè)小時(shí)做的事情可能比平時(shí)3個(gè)小時(shí)做的事情還要多。

但是很多人都沒(méi)有辦法集中自己的精力，總感覺(jué)腦袋里面裝了一堆的事情，因此，GTD強(qiáng)調(diào)“把所有的事情都交給你信賴的GTD系統(tǒng)，投入100%的精力在你的NextAction上面”

以下是根據(jù)大多數(shù)人經(jīng)驗(yàn)列出的精力被分散的典型過(guò)程：

“現(xiàn)在就開始寫這份文檔吧---應(yīng)該從哪里開始呢？---我桌上的訂書機(jī)怎么不見了---肯定是小李拿走了---這份文檔應(yīng)該讓小李來(lái)寫的---老板真偏心眼---對(duì)了，我上次請(qǐng)XX吃飯他還沒(méi)回請(qǐng)我呢---現(xiàn)在有點(diǎn)餓了，看看同事那里有沒(méi)有什么吃的---和同事上次買的足彩就猜錯(cuò)了3場(chǎng)，好可惜---等我用了500萬(wàn)，先買個(gè)macbookair---最近apple的股價(jià)可不怎么樣---中石油被套越來(lái)越深了---手機(jī)響了，先接電話?！?/p>

下面的十個(gè)方法或許可以幫助我們集中自己的精力，都是些經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，也希望大家能分享一下你們的經(jīng)驗(yàn)。我們有的時(shí)候會(huì)發(fā)現(xiàn)：集中精力半個(gè)小時(shí)做的事情52關(guān)于GTD大家可以參看我以前寫的“GTD字典系列”以及“GTD電子書”GTD能夠幫助我們有效的減輕壓力，這是GTDLife的親身體驗(yàn)。使用GTD方法關(guān)于GTD大家可以參看我以前寫的“GTD字典系列”以及“GT53

如果你已經(jīng)花費(fèi)了2個(gè)多小時(shí)在某件事情上，而又覺(jué)得精力已經(jīng)無(wú)法集中的時(shí)候，建議你先做一個(gè)短暫的休息，比如說(shuō)你可以花十分鐘的時(shí)間聽聽音樂(lè)，喝杯香茶，或者出去活動(dòng)活動(dòng)，望望遠(yuǎn)處，等你再次回到手頭的工作上時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的精力已經(jīng)恢復(fù)，已經(jīng)能夠繼續(xù)投入的工作了。工作時(shí)間不能太長(zhǎng)如果你已經(jīng)花費(fèi)了2個(gè)多小時(shí)在某54

在集中精力做一件事情的時(shí)候，不要再去想是不是到了接孩子的時(shí)間，是否家里的椅子該修修了，是不是應(yīng)該給老婆一個(gè)驚喜。壓根就不要想這些，這些東西都應(yīng)該是放在你的GTD系統(tǒng)里，你現(xiàn)在需要做的是，排除一切雜念，腦子里只有需要集中精力做的這件事情。排除雜念在集中精力做一件事情的時(shí)候，不要55根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，我們往往下定決心要花1個(gè)小時(shí)的時(shí)間去做某件重要的事情，但是當(dāng)我們屏氣凝神的坐在那里時(shí)，卻不知道該如何下手，于是乎手忙腳亂的準(zhǔn)備半天，早超過(guò)一個(gè)小時(shí)的時(shí)間了，這是我們沒(méi)有提前做好準(zhǔn)備，在打算集中精力干掉一件重要任務(wù)時(shí)，必須保證這是一件可以立即去做的事情，結(jié)合GTD來(lái)說(shuō)，他應(yīng)該是一件NextAction。知道怎么去做根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，我們往往下定決心要56我曾經(jīng)看過(guò)這樣的一篇文章：打造GTD辦公環(huán)境。有讀者就問(wèn)作者：“連辦公桌也要按照GTD的方法來(lái)布置，你中毒了吧”，作者沒(méi)有中毒，其實(shí)雖然說(shuō)的很冠冕堂皇“打造GTD式的辦公環(huán)境”，其實(shí)原則很簡(jiǎn)單：桌面上只擺放你需要的東西，其他的一概不擺。那些東西都會(huì)分散你的注意力。簡(jiǎn)潔的辦公桌我曾經(jīng)看過(guò)這樣的一篇文章：打造57當(dāng)你昏昏欲睡的時(shí)候你能出色的完成一份報(bào)告嗎？當(dāng)你胃疼的時(shí)候你能分析財(cái)務(wù)報(bào)表嗎？身體健康是精力旺盛的保障，所以我建議大家立即給自己制定一個(gè)鍛煉計(jì)劃，為了擁有充沛的精力，為了能有機(jī)會(huì)享受你拼命賺錢的成果。保持身體的最佳狀態(tài)當(dāng)你昏昏欲睡的時(shí)候你能出色的完58有些人說(shuō)人類需要睡足10個(gè)小時(shí)，有些人說(shuō)8個(gè)小時(shí)，現(xiàn)在更普遍的理論是6-7個(gè)小時(shí)，其實(shí)這是因人而異的，睡眠質(zhì)量低的人，可能8-9個(gè)小時(shí)才能恢復(fù)精力，睡眠質(zhì)量高的人之需要6個(gè)小時(shí)，如果他非睡夠9個(gè)小時(shí)，那反而是有害健康的。所以很明顯的：擁有良好的睡眠=每天節(jié)省1個(gè)小時(shí)=每年節(jié)省300多小時(shí)=每年多十幾天時(shí)間擁有良好睡眠有些人說(shuō)人類需要睡足10個(gè)小時(shí)，59現(xiàn)在這個(gè)年代，手機(jī)等通訊工具就像是一個(gè)緊箍咒，我們被逼自愿戴在頭上，每次有動(dòng)靜的時(shí)候都讓我們頭疼。所以多數(shù)專家建議在集中精力做某件事情的時(shí)候最好關(guān)掉電話，但是我做不到，我的方法是設(shè)置成靜音狀態(tài)，撇到眼睛看不到的地方。（專家經(jīng)常說(shuō)一些我們根本做不到的事情，我懷疑他們自己是否能做到，這也是GTDLife立足于經(jīng)驗(yàn)分享的原因）關(guān)閉手機(jī)等通訊工具

現(xiàn)在這個(gè)年代，手機(jī)等通訊工具60

GTDLife以前強(qiáng)調(diào)過(guò)擁有一個(gè)unbrokentime可以起到事半功倍的效果，如果你不是領(lǐng)導(dǎo)或者大老板的話，你需要更加巧妙的為自己設(shè)置unbrokentime，關(guān)于這些，我們可以日后再聊。我們的目標(biāo)越是明確，我們的精力越是集中，我們的方法越是正確，我們就越接近成功。通過(guò)溝通給自己設(shè)定一個(gè)unbrokentimeGTDLife以前強(qiáng)調(diào)過(guò)擁有一個(gè)unbrok61讓我們分享經(jīng)驗(yàn)，讓我們一起成長(zhǎng)。經(jīng)驗(yàn)分享讓我們分享經(jīng)驗(yàn)，讓我們一起成長(zhǎng)。經(jīng)驗(yàn)分享62應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率63應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

工作任務(wù)的完結(jié)作為一項(xiàng)技能常常被低估甚至忽視。但是，一直以來(lái)，對(duì)工作任務(wù)完結(jié)的重視總是能夠提高整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，改善整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)表現(xiàn)，帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)力的提高。

如果你能夠幫助自己手下的員工在工作中應(yīng)用時(shí)間管理流程，那么你就能夠幫助他們提高生產(chǎn)力和工作效率。如果你手頭有失敗的項(xiàng)目，有需要重新完成的工作，或是你發(fā)現(xiàn)自己手下的員工在過(guò)去幾周的時(shí)間里為了完成一些重要的工作任務(wù)而變的近乎瘋狂，那么時(shí)間管理流程的應(yīng)用就顯得更為重要了。

應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率工作任務(wù)的64應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

記錄詳細(xì)的活動(dòng)日志

要想使工作任務(wù)的完結(jié)得到改善，一個(gè)有效的起始步驟就是讓自己手下的員工記錄詳細(xì)的每日活動(dòng)日志。我比較喜歡這樣一種日志格式：在日志的左手欄里以半個(gè)小時(shí)或是十五分鐘為間隔列出每天的工作時(shí)間，在日志的上方列出活動(dòng)的負(fù)責(zé)人、活動(dòng)種類（每天的工作任務(wù)、每周的工作任務(wù)等）、活動(dòng)的起/止時(shí)間、活動(dòng)的預(yù)計(jì)持續(xù)時(shí)間、實(shí)際持續(xù)時(shí)間以及備注。

要指導(dǎo)自己手下的IT員工應(yīng)用日志來(lái)記錄他們每天進(jìn)行的各項(xiàng)工作。要向他們解釋清楚，記錄日志的目的并不是出于微觀管理的需要，而是為了幫助員工中的管理人員來(lái)提高自己所領(lǐng)導(dǎo)的員工的生產(chǎn)力和工作效率，同時(shí)也改善自己的工作表現(xiàn)。

IT管理人員要列出所有的活動(dòng)：休息時(shí)間、公司其他部門的朋友路過(guò)時(shí)交談所花費(fèi)的時(shí)間、完成項(xiàng)目/操作/小組任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間、與朋友或是愛(ài)人通電話所花費(fèi)的時(shí)間或是處理個(gè)人事務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間。為了確保應(yīng)用時(shí)間管理流程的成功，任何一項(xiàng)活動(dòng)都不能被漏掉。應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率記錄詳細(xì)的活動(dòng)日志65應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

評(píng)定日志

當(dāng)你手頭有了一周或是兩周的日志時(shí)，讓手下的員工將所記錄的時(shí)間填寫到活動(dòng)欄的每一個(gè)種類當(dāng)中。然后讓他們把每周的總時(shí)間累加起來(lái)。這樣他們就會(huì)開始意識(shí)到優(yōu)化時(shí)間應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)途徑，并因此而改進(jìn)完結(jié)工作任務(wù)的水平。

這是建立一種能夠加強(qiáng)企業(yè)范圍內(nèi)的時(shí)間管理的企業(yè)文化的開始。接下來(lái)的一步就是開始對(duì)工作中的時(shí)間花費(fèi)情況進(jìn)行評(píng)定和分析，對(duì)于下面幾個(gè)方面要特別引起注意。

浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)

讓你手下的員工看看時(shí)間看上去都浪費(fèi)在了哪些活動(dòng)上，比如說(shuō)打私人電話、喝咖啡休息、同路過(guò)的公司里的朋友談?wù)撆c工作無(wú)關(guān)的事情或是上網(wǎng)進(jìn)行一些個(gè)人瀏覽。這并不是說(shuō)這些方面的活動(dòng)必須避免——

任何人都需要休息，都需要處理一些合理的個(gè)人事務(wù)。

之所以要這樣做僅僅是出于分析的目的，要看看時(shí)間浪費(fèi)在了哪里，讓大家對(duì)此有清醒的認(rèn)識(shí)。員工們經(jīng)常會(huì)為在瑣事上花費(fèi)了大量的時(shí)間而感到驚訝不已。隨著對(duì)時(shí)間花費(fèi)情況真實(shí)了解的不斷深入，員工們很容易找到更為明智的利用時(shí)間的方法。這才是工作任務(wù)完結(jié)或企業(yè)時(shí)間管理的真正開始。

應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率評(píng)66應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

項(xiàng)目持續(xù)實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間對(duì)比

了解項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間的對(duì)比能夠給我們帶來(lái)很多的意外和收益。通過(guò)對(duì)自己的工作活動(dòng)的追蹤，管理人員們能夠?qū)λ麄冋J(rèn)為一個(gè)項(xiàng)目要持續(xù)的時(shí)間同實(shí)際持續(xù)的時(shí)間的對(duì)比有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)。這種認(rèn)識(shí)能夠使他們對(duì)完成工作任務(wù)所需要的時(shí)間的預(yù)計(jì)得到改進(jìn)。項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間的預(yù)計(jì)將變得更加實(shí)際，從時(shí)間、成本及范圍等多個(gè)方面來(lái)看，公司的項(xiàng)目計(jì)劃也將因此而得到極大的改善。

同樣，隨著這一過(guò)程的不斷改進(jìn)，操作任務(wù)、小組任務(wù)以及其他各項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間預(yù)計(jì)也將更為準(zhǔn)確。由于對(duì)無(wú)法如期完成工作任務(wù)的原因有了更為清楚的了解，員工們也能夠找到更好的如期完成任務(wù)的途徑。對(duì)項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間的對(duì)比的了解不僅能夠使對(duì)項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間的預(yù)計(jì)變的更為準(zhǔn)確，而且能夠使員工的時(shí)間利用情況得到改進(jìn)。

通過(guò)對(duì)項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間預(yù)計(jì)的更為清楚的認(rèn)識(shí)，管理人員在為每項(xiàng)新的工作任務(wù)預(yù)計(jì)工期時(shí)將更為準(zhǔn)確，在現(xiàn)有工作任務(wù)的工期需要重新計(jì)劃或是調(diào)整時(shí)也能夠有所意識(shí)，并且不會(huì)由于不合理的時(shí)間預(yù)期而引起時(shí)間管理上的問(wèn)題。

應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

項(xiàng)目持續(xù)實(shí)際時(shí)間與67應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

工作任務(wù)延期

時(shí)間日志評(píng)定/分析過(guò)程中另外一個(gè)頗具價(jià)值的要素就是了解重要的工作任務(wù)為什么會(huì)延期。項(xiàng)目延期可能是出自多方面的原因——員工可能覺(jué)得工作太難或是太枯燥、他們可能害怕失敗、或是缺少工作的動(dòng)力。在日志的幫助下，管理人員可以了解到造成工作任務(wù)延期的原因，并且在此基礎(chǔ)之上找到防止這種情況出現(xiàn)的辦法。

會(huì)議

如果員工們能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鲿r(shí)間安排有更好的了解，能夠?qū)⒏鞣N會(huì)議同自己的工作更好的協(xié)調(diào)，那么才能使他們避免在會(huì)議上浪費(fèi)不必要的時(shí)間。他們能夠判斷出哪些會(huì)議是有意義的，哪些會(huì)議是沒(méi)有意義的。沒(méi)有必要的會(huì)議很容易就能判斷出來(lái)。要通過(guò)各種方式來(lái)提高可行性會(huì)議的時(shí)間利用率。通過(guò)對(duì)會(huì)議目標(biāo)、日程和預(yù)期的交流可以使所有的與會(huì)者對(duì)會(huì)議內(nèi)容有更好的了解，更好的進(jìn)行準(zhǔn)備，這樣有利于節(jié)省會(huì)議時(shí)間。

應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率工作任務(wù)68應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

安排新的工作任務(wù)

時(shí)間評(píng)定過(guò)程能夠讓管理人員了解空閑時(shí)間在哪里。新的工作任務(wù)不管是來(lái)自哪里——來(lái)自項(xiàng)目需求也好、來(lái)自操作需求也好、來(lái)自小組需求也好，哪怕它就是一個(gè)特殊的項(xiàng)目也好——都能夠得到很好的安排。時(shí)間評(píng)定過(guò)程的不斷反復(fù)能夠讓員工更好的預(yù)計(jì)工作時(shí)間，真正能夠按照工期完成任務(wù)。在需要的情況下，某些任務(wù)的工期可以重新規(guī)劃。

項(xiàng)目任務(wù)、操作任務(wù)和小組任務(wù)的時(shí)間預(yù)計(jì)將變的更為實(shí)際。企業(yè)的項(xiàng)目計(jì)劃也將得到改進(jìn)。在此基礎(chǔ)之上，很多時(shí)間管理問(wèn)題都能夠被避免。

分配工作任務(wù)

時(shí)間管理流程的另外一個(gè)好處就是能夠使IT管理人員的工作分配得到改進(jìn)。這有助于他們幫助員工更好的完成工作任務(wù)。

還有一個(gè)好處就是管理人員能夠很清楚的找到適合每項(xiàng)工作任務(wù)的最佳人選。

應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

安排新的工作任務(wù)

69應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

從員工會(huì)議上獲取更大的價(jià)值

員工會(huì)議應(yīng)該定期舉行，但是這些會(huì)議對(duì)時(shí)間的浪費(fèi)有時(shí)會(huì)令人覺(jué)得難以置信。時(shí)間評(píng)定通常能夠使這種狀況得到改善。對(duì)所有的小組任務(wù)、分配情況、起/止時(shí)間、預(yù)計(jì)工期、實(shí)際工期以及備注的隨時(shí)記錄可以為員工會(huì)議的準(zhǔn)備和管理提供一個(gè)非常有效的工具。

通常，要指定專人對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄，適當(dāng)更新小組工作計(jì)劃，并且在下一次會(huì)議召開之前將所有的有關(guān)材料發(fā)送到所有的與會(huì)者手中。這能夠使員工們及時(shí)糾正問(wèn)題，及時(shí)對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行更新，并且為接下來(lái)的會(huì)議做好準(zhǔn)備。

已經(jīng)完成的工作任務(wù)可以從主要計(jì)劃當(dāng)中轉(zhuǎn)移出來(lái)，轉(zhuǎn)移到一個(gè)獨(dú)立的區(qū)域當(dāng)中。計(jì)劃主要是列出現(xiàn)在正在進(jìn)行的工作任務(wù)，作為小組時(shí)間管理的工具。同時(shí)，計(jì)劃還能夠提供那些極為有益的已經(jīng)完成的項(xiàng)目的詳細(xì)資料。

我曾經(jīng)遇到過(guò)無(wú)數(shù)次這樣的情況——上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要求了解同小組工作成就有關(guān)的信息，或是我自己需要了解一些細(xì)節(jié)問(wèn)題。出于多種多樣的原因，你需要對(duì)小組的工作成就有所記錄，如果沒(méi)有這種記錄的話，想要收集你需要的信息將會(huì)是一項(xiàng)要花費(fèi)大量的時(shí)間的任務(wù)。最后，這樣處理員工會(huì)議能夠使時(shí)間的利用和知識(shí)的傳遞更為有效，從而使小組工作任務(wù)的完結(jié)得到極大的改善。

應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率從員工會(huì)70應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率交流與完結(jié)

在每天的工作當(dāng)中，管理人員都要面對(duì)大量的評(píng)議或要求，這些評(píng)議或要求可以是來(lái)自公司的經(jīng)理主管人員、高級(jí)管理層、中級(jí)管理層、直接領(lǐng)導(dǎo)，也可以是來(lái)自分析家和生產(chǎn)線上的工人。為了確保重要的交流能夠轉(zhuǎn)化成目標(biāo)乃至最終的工作成就，某種形式的記錄工具同完結(jié)工作任務(wù)的能力的結(jié)合是最為有效的。

日歷、筆記本電腦或是臺(tái)式機(jī)、甚至是簡(jiǎn)單的記事本都可以用做記錄的工具?？梢越ㄗh你手下的員工應(yīng)用一種很好的辦法，那就是要立即闡明要求和意見，避免日后在交流上出現(xiàn)誤會(huì)。

應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率交流與完結(jié)

71應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

最后的思考

應(yīng)用了這些技巧之后，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)管理人員和員工在時(shí)間管理方面有了明顯的改進(jìn)。員工的工作效率、工作表現(xiàn)和生產(chǎn)力都得到了顯著的提高。結(jié)果有時(shí)會(huì)令人感到吃驚。管理人員將會(huì)發(fā)現(xiàn)有更多的項(xiàng)目如期完成。返工的情況有所減少，因?yàn)閱T工把注意力放到了防止浪費(fèi)發(fā)生上。重要工作任務(wù)能夠順利的如期完成，不會(huì)出現(xiàn)在最后時(shí)刻突擊的情況。員工們將會(huì)對(duì)自己能夠完成哪些工作任務(wù)、哪些工作任務(wù)需要重新安排有給為清楚的認(rèn)識(shí)。意外情況將會(huì)減少，因?yàn)闀r(shí)間的利用和工作任務(wù)的延期都得到了更好的管理。使自己具備完結(jié)工作任務(wù)的技能并不是什么困難的事情。應(yīng)用上面所提到的各種技巧，創(chuàng)建一種對(duì)應(yīng)用這些技巧的益處有清楚認(rèn)識(shí)的企業(yè)文化，你將開始看到收益。如果這些技巧能夠在互動(dòng)的基礎(chǔ)之上得到進(jìn)一步的應(yīng)用，那么等待著你的將會(huì)是更大的驚喜。

應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率最后的思考72每日清單上的Boss項(xiàng)每日清單上的Boss項(xiàng)73

我們的每一天都是非常寶貴的。為此我們不惜花時(shí)間去研究時(shí)間管理的方法，為此我們尋找最合理的日常事務(wù)管理方法。盡管如此我們?nèi)匀徊蛔孕?，每天都?wèn)自己這樣一個(gè)問(wèn)題“我今天過(guò)得成功呢？還是失敗？”陳安之老師說(shuō)過(guò)：“在你的面前有一堆石頭，就算你清理掉99%的小石頭，只要有一塊大石頭還在那里，那你就是不成功的”。很多人將這個(gè)理念應(yīng)用到人生規(guī)劃或者項(xiàng)目管理當(dāng)中去，不再贅述，這里我談?wù)劄槭裁磳⑦@個(gè)理念應(yīng)用在我們的每日清單中。記得小時(shí)候玩游戲機(jī)的時(shí)候，每個(gè)關(guān)卡都有一個(gè)Boss把守，這個(gè)Boss要比前面遇到的任何一個(gè)對(duì)手都強(qiáng)壯、狡猾、值得打敗。

我們的每一天都是非常寶貴的。為此74不干掉這個(gè)Boss，就無(wú)法過(guò)關(guān)！回到我們的清單上來(lái)，我看過(guò)有些人的清單，密密麻麻寫了一堆要做的事情：開會(huì)、寫文檔、約會(huì)、回電話……追在日程表的屁股后面把一天的工作忙完了，腦子里面都是暈暈乎乎的，我估計(jì)他根本不知道今天有哪些收獲，哪些地方需要改進(jìn)，象“今天過(guò)得是否成功”這樣的問(wèn)題他根本就不會(huì)考慮，第二天一早看見日程表就想吐。我們是應(yīng)該按照GTD的方法管理我們的生活，但是我們不應(yīng)該成為GTD的奴隸。面對(duì)著緊湊的日程表，我們?nèi)孕枰３智逍训念^腦（別忘了GTD是為了讓我們心靜止水而不是自找煩惱）。我們不妨和自己玩?zhèn)€游戲：在每日清單上設(shè)置一個(gè)Boss項(xiàng)，當(dāng)作必須跨越的關(guān)卡，每天不論怎么樣，都要想辦法把Boss項(xiàng)“搞定”！

不干掉這個(gè)Boss，就無(wú)法過(guò)關(guān)！75

Boss項(xiàng)其實(shí)和“四象限”法則中的“重要且緊急”類似，但是GTDLife不強(qiáng)調(diào)其“優(yōu)先級(jí)”，GTDLife認(rèn)為必須設(shè)立Boss項(xiàng)有以下幾個(gè)原因：

Boss項(xiàng)有助于幫助我們界定成功：我們大家都知道“分段實(shí)現(xiàn)大目標(biāo)”的道理，即一個(gè)很巨大的成功，必然是通過(guò)一個(gè)個(gè)很小的成功來(lái)實(shí)現(xiàn)的，那么Boss項(xiàng)就可以幫助我們界定每天是否取得了“小小的成功”，就像1+1+1+1。。。。。

Boss項(xiàng)有助于幫助我們確立信心：在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)達(dá)成愿望的過(guò)程中是十分需要信心的保證的，在每天完成一個(gè)Boss項(xiàng)同時(shí)也在一點(diǎn)一點(diǎn)的積累信心，我們會(huì)覺(jué)得每一天都離目標(biāo)近一點(diǎn)。

Boss項(xiàng)有助于幫助我們調(diào)整計(jì)劃：計(jì)劃沒(méi)有變化快，我們每天都要應(yīng)對(duì)各種各樣的變化，但是記住Boss項(xiàng)是不能順延的。這是自己和自己的約定。（無(wú)法使每個(gè)NA神圣化的朋友，這每天唯一的Boss項(xiàng)是底線哦。。）

Boss項(xiàng)有助于幫助我們進(jìn)行回顧：Boss項(xiàng)都是每天的重要事項(xiàng)，進(jìn)行周回顧的時(shí)候可以讓你迅速的掌握到每天的重點(diǎn)，節(jié)省周回顧的時(shí)間。

Boss項(xiàng)其實(shí)和“四象限”法則中的“重要且緊急76

設(shè)置方法：在清單上打上自己習(xí)慣的標(biāo)記即可，使用紙張的就打個(gè)星號(hào)，使用數(shù)碼設(shè)備的就將其標(biāo)為醒目的紅色。設(shè)置時(shí)間：推薦在每天早晨起來(lái)瀏覽清單的時(shí)候做。當(dāng)作一個(gè)“2分鐘”任務(wù)去完成吧。舉例：準(zhǔn)備會(huì)議發(fā)言材料給XXX回電話查找關(guān)于XXX招標(biāo)的信息編寫XXX合同。。。。。。如果一天結(jié)束的時(shí)候紅色字體的Boss項(xiàng)仍然沒(méi)有完成，那這一天就和“成功”還差一點(diǎn)。

PS：建議只設(shè)置一個(gè)Boss項(xiàng)設(shè)置方法：在清單上打77在辦公室避免被打擾的幾個(gè)技巧在辦公室避免被打擾78

GTDLife在前面無(wú)數(shù)次的提到了設(shè)置一個(gè)UnbrokenTime可以成倍的提高效率，根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，只有把UnbrokenTime設(shè)置到睡覺(jué)前或起床后比較合適和可行，原因如下：

1. 受到外界干擾的可能性較小

2. 家里的環(huán)境比較舒適，能很好的放松心情，有利于思考大部分人都認(rèn)為想在辦公室找到一個(gè)這樣的UnbrokenTime是不大可能的，除非你是公司董事長(zhǎng)。在這里和大家分享幾個(gè)在辦公室避免被打擾的幾個(gè)小技巧(或許只能說(shuō)是降低干擾)，希望能對(duì)大家有所幫助。GTDLife在前面無(wú)數(shù)次的提到79

另辟蹊徑

對(duì)于一般的職員來(lái)說(shuō)，都是在一個(gè)大房間內(nèi)辦公，僅僅靠一些隔斷劃分出每個(gè)人的工作區(qū)域，這樣的設(shè)置方法既可以保持員工之間的距離，又不影響溝通，簡(jiǎn)直是天才的發(fā)明，可是我們?cè)谶M(jìn)入U(xiǎn)nbrokenTime的時(shí)候是需要盡量排除任何干擾的，怎么辦呢？我在現(xiàn)實(shí)生活中采取的是“躲避戰(zhàn)術(shù)”。在一個(gè)別人找不到的地方享受自己的UnbrokenTime，在這種情況下一般設(shè)置的時(shí)間比較短，經(jīng)常在半小時(shí)左右，這足以整理我們的思路了。特別建議那些與編程打交道的朋友，當(dāng)你遇到挫折的時(shí)候，當(dāng)你百思不得其解的時(shí)候，找個(gè)僻靜的地方進(jìn)行一次UnbrokenTime吧，或許會(huì)有意想不到的收獲比如：樓道、會(huì)議室、咖啡機(jī)旁、清洗間。。。

ps：廁所也是一個(gè)不錯(cuò)的地方。另辟蹊徑80斷掉通訊當(dāng)你注意力完全集中在手頭的工作時(shí)，只有很少的幾件事情可以干擾你：手機(jī)來(lái)電（短信）Email到達(dá)提醒日程提醒有人找你如果你打算在工作時(shí)給自己一個(gè)安靜的時(shí)間段去仔細(xì)的規(guī)劃手頭的工作，那么我建議你：手機(jī)調(diào)成靜音（非振動(dòng)），在特定的時(shí)間統(tǒng)一回電關(guān)閉Outlook或其他Email客戶端，每天固定幾個(gè)時(shí)間去接收和回復(fù)挑選一個(gè)有人打擾幾率最低的時(shí)間段斷掉通訊81世外桃源你可以嘗試投入音樂(lè)的懷抱，當(dāng)你寫程序、編輯視頻、制作動(dòng)畫或者其他“熟練活”的時(shí)候，你可以戴上耳塞，放上一段音樂(lè)，將自己和其他人隔離開來(lái)。每個(gè)人都有自己喜歡的背景音樂(lè)，我最喜歡的是小野麗莎的作品，呵呵～

其實(shí)，最重要的是下面這段話：

投入的工作和被打擾是此消彼長(zhǎng)的，如果說(shuō)你足夠投入的話，周圍的環(huán)境是很難干擾你的，你只需要將手機(jī)關(guān)掉即可進(jìn)入U(xiǎn)nbrokenTime的境界，而如果你本身就對(duì)工作十分厭煩，心情十分浮躁，那么就算是一根針掉在地上，也會(huì)吸引你的注意力。關(guān)于效率提高方法的分享課件82UnbrokenTime

不被打擾的時(shí)間UnbrokenTime

不被打擾的時(shí)間83

有人提到了造成執(zhí)行力低下的最重要環(huán)節(jié)就是：review

GTDLife非常認(rèn)同這一點(diǎn)，不知道有多少熱心的GTDer充滿信心的執(zhí)行自

己的GTD系統(tǒng)，然后又?jǐn)≡谶@套系統(tǒng)之下(這也是很多“簡(jiǎn)化版”GTD系統(tǒng)產(chǎn)生的誘因之一)。

享受GTD的關(guān)鍵是執(zhí)行力，執(zhí)行力低下的關(guān)鍵是無(wú)法堅(jiān)持review。

我們說(shuō)服自己不去review的借口太多了，比如：? 我的時(shí)間很寶貴，既然已經(jīng)收集進(jìn)來(lái)了為什么還要review浪費(fèi)時(shí)間呢？? 我的記憶力很好，不需要經(jīng)常review。? 今天太晚了，把今天的review和明天合并在一起進(jìn)行吧。

顯然，我們對(duì)review的重視程度不夠！那么我們可以通過(guò)下面的方法把review重新放到一個(gè)神圣的位置上：? 明確的規(guī)定一個(gè)時(shí)間段專門用來(lái)review? 放大review的概念從而提高重視程度? 通過(guò)自己喜歡的，很舒服的方式進(jìn)行review

根據(jù)上面的方法，我認(rèn)為最適合的就是----設(shè)置UnbrokenTime有人提到了造成執(zhí)行力低下的最重要環(huán)節(jié)就是：rev84

UnbrokenTime的概念來(lái)自于陳安之先生的勵(lì)志學(xué)當(dāng)中。GTDLife認(rèn)為非常適合用來(lái)解決在review環(huán)節(jié)執(zhí)行力不夠的問(wèn)題。我們需要每天為自己設(shè)置1個(gè)小時(shí)到90分鐘的時(shí)間去做一些自己認(rèn)為最重要的事情，在這段時(shí)間里，電話關(guān)掉，房門關(guān)上，去除雜念全身心的投入到重要的事情當(dāng)中，我們以前往往都是“每天至少review一次”，這樣一來(lái)執(zhí)行力勢(shì)必會(huì)大打折扣，但假如我們?cè)O(shè)置為“每天晚上21點(diǎn)到22點(diǎn)放下所有的事情進(jìn)行review”，這樣的效果可想而知。在UnbrokenTime里我們不僅可以完成GTD系統(tǒng)的review環(huán)節(jié)，就象GTDLife說(shuō)的那樣，我們可以做任何自己認(rèn)為重要的事情。比如，在這段時(shí)間里我們可以冥想，我們也可以對(duì)我們自己的短期目標(biāo)，中期目標(biāo)，長(zhǎng)期目標(biāo)進(jìn)行設(shè)定和修改，設(shè)置我們可以利用這段時(shí)間練習(xí)毛筆字，練習(xí)薩克斯。UnbrokenTime是一個(gè)極有效率的時(shí)間段。UnbrokenTime的概念來(lái)自于陳安之先85不要把re