高效會議組織課件

高效會議組織2022/12/18高效會議組織高效會議組織2022/12/15高效會議組織1團隊學習公約積極參與積極回應空杯心態(tài)延遲評判相互信賴積極參加互動保持秩序準時集合快速安靜如何落實?高效會議組織團隊學習公約積極參與積極回應高效會議組織2低效會議的種種現(xiàn)象:舉例老跑題；領導一言堂；有人胡侃，嘩眾取寵；議題太敏感，不便深說；本位嚴重，相互推委；效率不高，經(jīng)常延時；遲到、早退嚴重；等等高效會議組織低效會議的種種現(xiàn)象:舉例高效會議組織3課程主要內(nèi)容前言會議管理有效會議操作會議中的主要角色會議中的常見問題有效解決問題的技巧高效會議組織課程主要內(nèi)容前言高效會議組織44小時/周*52周=208小時/年208小時/年*45年=9360小時9360小時/24=390天

超過一年的時間在開會！

前言__會議成本個人的開會時間計算:前惠普公司總裁格拉特20%與客戶溝通、35%會議、10%電話、5%看文件、其他35%=14小時=》1365=4年參考統(tǒng)計數(shù)據(jù)：美國經(jīng)理人“開會”效率調(diào)查:美國上班族每周平均參加10個會議;約占每周工作時間1-1.5天;經(jīng)理人每周有50%的時間在開會;57%的上班族開會前心情緊張;普遍認為50%的會議時間是浪費的.高效會議組織4小時/周*52周=2085正常人1-20歲和60-80歲都無法工作，人的一生真正能用于工作的可能只有40年的時間，讓我們看看我們的時間是如何分配的

以下是一個正常人的時間帳目表項目每天耗時40年耗時結余睡眠8小時13.3年26.7年一日三餐2.5小時4.2年22.5年交通1.5小時2.5年20年電話1小時1.7年18.3年看電視上網(wǎng)3小時5年13.3年看報、聊天3小時5年8.3年刷牙、洗臉、洗澡1小時1.7年6.6年白日夢、鬧情緒、2小時3.3年3.3年

身體不適

真正工作的時間只有3.3年?。。。?！超過一年的時間在開會！一個人一生的時間分配:前言__會議成本高效會議組織正常人1-20歲和60-80歲都無法工作，人6培訓前調(diào)查結果:問卷份:總平均分：（60—70總體低效；40—50比較低效；30—40尚可；15—20高效）最高得分：（說明團隊會議低效主要原因。）最低得分：（說明團隊會議高效主要原因。）最高分數(shù)項目所占數(shù)量和比例：（說明企業(yè)總體會議文化中的低效因素）最高分數(shù)項目所占數(shù)量和比例：□權力會議0%

□利益會議0%

□觀念會議0%

□性格會議0%

□心情會議0%

□臨時會議0%

□失控會議0%

前言__我們身邊的會議：高效會議組織培訓前調(diào)查結果:問卷份:前言__我們身邊的會議：高7前言__會議低效的原因項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。高效會議組織前言__會議低效的原因項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在8會議管理前言會議管理有效會議操作會議中的主要角色會議中的常見問題有效解決問題的技巧開會普遍六種抱怨：臨時會多、突發(fā)會多議事缺乏規(guī)則會議層次不清楚會前準備不足會后執(zhí)行不力會議紀律淡漠召開時機選擇會議類型選擇參加人員選擇人員數(shù)量安排會議角色安排會議室選擇和布置計劃及議程準備高效會議組織會議管理前言開會普遍六種抱怨：召開時機選擇高效會議組織91、時間安排會議的時機選擇高效會議組織1、時間安排會議的時機選擇高效會議組織10開會的時機選擇適于開會的情況發(fā)起人想從參會者那里獲取信息或建議發(fā)起人想想讓下屬參與解決問題或制定決策發(fā)起人有問題需向下屬澄清發(fā)起人有重要事情需要把下屬集中到一起傳達大家自己要開會有問題涉及多個部門而需協(xié)調(diào)解決有問題情況不明或責任厘定不清。2、時機選擇高效會議組織開會的時機選擇適于開會的情況2、時機選擇高效會議組織11開會的時機選擇不適于開會的情況對會議的目標和主題沒有考慮清晰會議所需資料不全或會議準備不充分所需解決的問題用電話、備忘錄或個別談話等方式解決起來更好所談事務密級較高，不宜擴大知情范圍發(fā)起人對要解決的問題已經(jīng)作出決定大家之間怨氣太大、敵對情緒太濃，開會之前需要時間平靜2、時機選擇高效會議組織開會的時機選擇不適于開會的情況2、時機選擇高效會議組織12會議類型的選擇問題解決會決策會計劃會情況報告會反映評估會其他類型參加會議的人能夠（并且想）改變某種現(xiàn)象或狀況（即解決問題）而且知道如何著手去做要從事先擬訂好的可選方案中選出一項方案，從而做最后決策。解決未來的問題。取得大家對組織目標的認同。（統(tǒng)一思想，統(tǒng)一步調(diào)）信息交流會很多人向同一個人（或幾個人）提出意見或建議，被提意見者通常為主管人員或公關人員綜合類型會議，無人主導會議高效會議組織會議類型的選擇問題解決會參加會議的人能夠（并且想）改變某種現(xiàn)13會議參加人員選擇請有權作決定的人參加請最有經(jīng)驗和才能的人參加請了解實際情況的人參加參會人員對決議能否達成負直接責任。所有與會者都要準備在會上發(fā)言，如果是不喜歡發(fā)表意見的人盡可能不要安排與會。請與所涉及問題有重大關系的人參加高效會議組織會議參加人員選擇請有權作決定的人參加高效會議組織14參會人員數(shù)量安排參會人員數(shù)量會議規(guī)模越大，會議情況越復雜2-7人會議：一般為部門工作會，召集容易、靈活性強、具體問題效率高、易于控制。但決策質(zhì)量不高、影響不大7-15人會議會議情況復雜，必須安排主持人和記錄人15-30人會議會場情況過于復雜，需專業(yè)主持人主持，多適于信息交流，如果討論必須分組。30人以上會議適于做演講、正式辯論和投票表決高效會議組織參會人員數(shù)量安排參會人員數(shù)量高效會議組織15參會人員角色明確角色是會議效率的重要保證會議主席/領導主持人記錄人參會者專家/知情人旁聽者參會人員角色安排高效會議組織參會人員角色參會人員角色安排高效會議組織16會議室大小要適當桌椅擺放符合會議要求門的位置不應影響與會注意力掛會議記錄的位置合適的溫度、光線遠離噪音會議室的選擇和布置高效會議組織會議室大小要適當會議室的選擇和布置高效會議組織17會議計劃必須涉及以下一些基本問題：為什么開會？會議的目的和期望是什么？開一個什么類型的會？讓誰參加？與會者由哪些部分的人員組成？要讓大家作何種方式和程度的介入和參與？會議規(guī)模多大？與會人員多少？會議在哪兒開？會議室如何布置？每個人在會議中的任務和職責是什么？會議開多長時間？高效會議組織會議計劃必須涉及以下一些基本問題：高效會議組織18如何填寫議程表議程表單位名稱：日期：開始時間：會議名稱：結束時間：召集人：開會地點：會議類型：背景資料：期望結果：攜帶物品：經(jīng)理/主席：開會方法：決策方法：主持人：最后決策人：記錄人：與會者：旁聽者：顧問：議程項目負責人方式分配時間議程表（示例）單位名稱：產(chǎn)品部日期：2005/11/22開始時間：上午10：00會議名稱：削減成本問題會結束時間：上午11：30召集人：何經(jīng)理開會地點：三層會議室會議類型：問題解決會背景資料：10月財務報表期望結果：1、提出建議攜帶物品：上述資料2、擬出具體行動計劃經(jīng)理/主席：何經(jīng)理開會方法：互動討論決策方法：全體達成一致/經(jīng)理拍板主持人：劉秘書最后決策人：何經(jīng)理記錄人：李小燕與會者：旁聽者：財務部王會計顧問：無議程項目負責人方式分配時間高效會議組織如何填寫議程表議程表議程表（示例）高效會議組織19確定了會議時間后要提前一周告知參加會議的人員同時需要把會議的主要目的告訴他們，如果有相關的資料可以提前發(fā)放會議組織者不要遲到！不要隨意推遲和變更開會時間，打亂原定計劃會影響與會人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會議；管理召集部門（人）的威信下降嚴格按照議程進行，不要超時會議結束2-3天后，所有與會者應拿到會議記錄。其他高效會議組織確定了會議時間后要提前一周告知參加會議的人員其他高效會議組織20有效會議操作成功會議十八步成功會議五要素成功會議五大意義前言會議管理有效會議操作會議中的主要角色會議中的常見問題有效解決問題的技巧高效會議組織有效會議操作成功會議十八步前言高效會議組織21成功會議十八步會議前1、認真計劃，理清何人、何事、何時、何地、何因及多少等問題。2、準備預先發(fā)放議程表及會議有關資料3、提前到會場，整理會議室有效會議操作高效會議組織成功會議十八步會議前有效會議操作高效會議組織22成功會議十八步會議開始時4、按時開始5、讓與會者作自我介紹，并陳述對會議的期望6、清楚解釋會議角色7、檢查、修訂和確定議項順序8、設定時間限制9、回顧上次會議確定的行動項目有效會議操作高效會議組織成功會議十八步會議開始時有效會議操作高效會議組織23成功會議十八步會議中10、讓大家在同一時間以同一方法把精力集中于同一問題有效會議操作高效會議組織成功會議十八步會議中有效會議操作高效會議組織24成功會議十八步會議結束時11、確定行動項目：何人、何事、何時12、檢查會議記錄13、設定下次會議的時間和地點，并擬出初步議程14、對會議進行評價15、宣布會議結束有效會議操作高效會議組織成功會議十八步會議結束時有效會議操作高效會議組織25成功會議十八步會議后16、打掃整理會議室17、準備會議備忘錄18、跟蹤行動項目的執(zhí)行情況，并開始計劃下次會議有效會議操作高效會議組織成功會議十八步會議后有效會議操作高效會議組織26成功會議十八步(回顧)1、會議前計劃2、議程表及資料3、整理會議室4、按時開始5、讓與會者作自我介紹，并陳述對會議的期望6、解釋會議角色7、確定議項順序8、設定時間限制9、回顧上次會議項目10、集中11、確定行動項目12、檢查會議記錄13、下次會議14、評價15、宣布結束16、打掃會議室17、會議備忘錄18、跟蹤執(zhí)行有效會議操作高效會議組織成功會議十八步(回顧)1、會議前計劃10、集中有效會議操作高27成功會議五條基本原則必須有一個共同的內(nèi)容注意點必須有一個共同的過程注意點必須有人負責維持一個開放而平衡的會議環(huán)境必須有人負責保護與會人員不受人身攻擊一般情況下，開會時每個人的角色必須分配明確，責任必須劃分清楚，并認真遵守高效溝通、充分參與、氣氛和諧、收效顯著。有效會議操作高效會議組織成功會議五條基本原則必須有一個共同的內(nèi)容注意點高效溝通、充分28成功會議五大意義討論、決策制定項目執(zhí)行計劃反饋信息，閉環(huán)控制的關鍵一環(huán)溝通、理解保持組織中各部門的協(xié)調(diào)統(tǒng)一忌：有討論、無決策項目計劃要素不全反饋不暢、言路不通一團和氣，避重就輕沉默，指責，推諉有效會議操作案例：1、日本“會議革命”：砍掉不必要的會議；排除不需參加會議的主管；強調(diào)準時開始，準時結束；重視會議結論；提高會議生產(chǎn)力，強化企業(yè)競爭實力。案例：2、豐田公司辦公室標語：只開有實際效果的會議準時開始，最好一小時內(nèi)結束重在實際行動高效會議組織成功會議五大意義討論、決策忌：有效會議操作案例：1、日本“會29案例：國內(nèi)W房地產(chǎn)公司國內(nèi)領先。相比東京建屋：W公司：300人做了10個樓盤；東京建屋：60人做了40個樓盤；工作產(chǎn)出效率比:1：20原因——東京建屋經(jīng)驗:針對每個樓盤，標準化地開八個會議會議的產(chǎn)出、與會人、議程非常明確會議召開的時間先后關系、觸發(fā)條件非常明確會議體系設計、會議習慣培養(yǎng)非常重要！高效會議組織案例：高效會議組織30會議中的主要角色參會人員角色：會議主席/領導主持人記錄人參會者專家/知情人旁聽者明確角色是會議效率的重要保證！（課間休息—視頻）前言會議管理有效會議操作會議中的主要角色會議中的常見問題有效解決問題的技巧高效會議組織會議中的主要角色參會人員角色：明確角色是會議效率的重要保證！31會議中的領導會前：草擬會議議程，并決定是否允許下屬添加議題決定參加會議人員、每個人所要扮演的角色：會中：少說多聽，你在會議上越低調(diào)，大家參與得就越多。監(jiān)督會議運行，一個議題未完成，不要進入下一個議題。對什么人該做什么或什么時候完成等事項必須明確部署會后：監(jiān)督各項任務的進展情況高效會議組織會議中的領導會前：高效會議組織32會議中的主持人定位：會場上的服務人員不提出自己的意見也不評論他人的意見把與會者的精力集中到一起對開會方法和會議程序提出建議保護與會者意見不受壓制更不能受到人身攻擊鼓勵和引導參與幫助與會者尋找雙贏解決方案具體技巧：清楚闡述自己的角色會議開始前讓大家對討論的問題和程序保持一致不回答有關會議內(nèi)容的問題態(tài)度積極——多鼓勵大家參與不要講話太多支持記錄人工作不要怕出錯幫助教育大家高效會議組織會議中的主持人定位：會場上的服務人員具體技巧：高效會議組織33會議中的主持人保持緊張，準備應付隨時可能發(fā)生的意外變故。隨機應變，視情境采取當時最適合的方式。要有耐心注意自己和與會者的身體語言保持中立，建立信任會議成功，并不取決于你敢于承認錯誤，坦誠合作安排好旁聽者和專家高效會議組織會議中的主持人保持緊張，準備應付隨時可能發(fā)生的意外變故。隨機34會議中的主持人如何開場？介紹會議背景除了會議召開的背景,也可讓與會人員自我介紹，并說明對會議的期待,以促進與會人員及會議氣氛的融洽明確會議目的列明會議議程議中欲討論之事項及其先后和預估時間。提出會議期待高效會議組織會議中的主持人如何開場？高效會議組織35開場練習背景:公司本季營收目標達成率只有70%。議題:如何刺激現(xiàn)有市場,新市場的擴展計劃目標:提出執(zhí)行方案要求:每組主持人代表本組當場練習符合會議開場白要求每組領導（組長）講評會議中的主持人高效會議組織開場練習背景:要求:會議中的主持人高效會議組織36開場舉例說明近來公司的營運狀況因為受到經(jīng)濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達成率只有70%。

因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。首先將由業(yè)務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然後各區(qū)市場督導會一一提出配合方案,最後由行銷部門整合后提出執(zhí)行方案。

本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩,能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計劃,大家加油!會議中的主持人高效會議組織開場舉例說明近來公司的營運狀況因為受到經(jīng)濟不景37如何進行會議總結宣布會議決議激勵與會者繼續(xù)努力宣布評估目標已經(jīng)達成過程回顧，讓大家看到會議成績列出懸而未決事項，重申落實責任人和時限要求會議中的主持人高效會議組織如何進行會議總結宣布會議決議會議中的主持人高效會議組織38如何讓大家願意發(fā)言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。建立包容、安全的討論環(huán)境。保持客觀,對事不對人。不以言立人,不以言廢人。設置“暗樁”,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。主動出擊,適時發(fā)問,塑造發(fā)言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。會議中的主持人高效會議組織如何讓大家願意發(fā)言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。會議中的主持人高39主持人的發(fā)問、傾聽和記錄發(fā)問：開放與封閉空投與指定傾聽：注視對方不中途打斷詢問不明之處適當歸納不任意表露情緒記錄：活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、howmuch.掌握主詞、動詞、形容詞明確數(shù)字運用keyword列點說明:可了解發(fā)言重點,歸納出主題方向一言以蔽之會議中的主持人高效會議組織主持人的發(fā)問、傾聽和記錄發(fā)問：開放與封閉記錄：會議中的主持40會議主持人的工作發(fā)言的促動:讓大家想發(fā)言,並說出想表達的意見。工作分配的促動:鼓勵大家主動認領工作,掌握會議成功的機會。創(chuàng)意的促動:提出新思路，如其他產(chǎn)品的優(yōu)點,激發(fā)大家的創(chuàng)意,將別人的優(yōu)點用於我們的產(chǎn)品上。問題的促動:主持人應提出一些問題讓與會人員了解問題的實際狀況。感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關懷、感恩、自責、包容、肯定外,還要讓與會者自動自發(fā)創(chuàng)造和諧的氣氛會議中的主持人高效會議組織會議主持人的工作發(fā)言的促動:讓大家想發(fā)言,並說出想表達的意見41主持人臨場應注意的其他問題盡可能不要念稿或背稿要面對聽眾，不要背對大家或埋頭看文件資料若非需要，不要在你和聽眾之間放置桌椅，以免產(chǎn)生距離感注意你的身體語言。不要來回踱步或無精打采，要有精神、有活力也要注意聽眾的身體語言多給大家介紹情況如果你在作報告中遇到困難，或感到緊張，就坦誠地說出來，讓大家保持耐心，并讓他們幫助你。會議中的主持人高效會議組織主持人臨場應注意的其他問題盡可能不要念稿或背稿會議中的主持人42會議記錄人現(xiàn)象：會上問題太多，或同一問題理出很多頭緒，大家混淆不清了，有人問：我們現(xiàn)在討論的是什么問題，我們談到哪兒了？有人因遲到?jīng)]有了解全部信息而發(fā)表意見剛才別人的一句話使你有一個主意，到要發(fā)言時又忘了。會議長時間在原地打轉，沒有進展。會議方向偏離了，拉不回來，計劃內(nèi)討論的問題沒有時間了。高效會議組織會議記錄人現(xiàn)象：高效會議組織43會議記錄人設立會議記錄人：定位：會場服務人員原則：努力捕捉與會者的發(fā)言要點，不要加入個人意見。要求：開會過程中展示很多內(nèi)容會后可保存會議信息推薦：掛在墻上的多張大白紙比較：黑板、幻燈、PPT高效會議組織會議記錄人設立會議記錄人：高效會議組織44會議記錄人會議記錄的作用：為大家提供具體可關注點，有助于大家全神貫注；是對會議內(nèi)容與過程的即時記錄，不但讓與會者知道自己做出了什么決策，而且讓他們知道是怎么作出的。通過提供短時記憶功能，防止信息超載替你“記住”你想出的各種主意你不用自己作筆記保證你的觀點記下來時其他人已經(jīng)“聽”到你可以檢查核對自己的觀點是否被準確無誤地記錄下來有助于防止無休止的重復可進行圖示，顯示觀點間相互關系可按過程、分步驟地記下某個問題的解決方法有助于復雜問題的解決高效會議組織會議記錄人會議記錄的作用：高效會議組織45會議記錄人會議記錄的作用：鼓勵大家參與，讓大家可以看到每個人的觀點都很重要，都得到記錄所記錄的觀點去除了個人色彩而為大家共同擁有，有助于觀點原有者以開放、客觀的角度看待該觀點，更好地了解它的價值和正確性，同時有助于其他人撇開觀點原有者的因素來看該觀點增強大家的成就感有助于會議的連續(xù)性有助于開會遲到者了解前面的內(nèi)容明確任務項目、執(zhí)行者以及時間要求等，避免將來推委、扯皮經(jīng)濟方便，任何想提高開會效率的組織均可采用。高效會議組織會議記錄人會議記錄的作用：高效會議組織46會議記錄人如何作會議記錄：聽關鍵字抓基本意思和主旨不要一字不拉地記寫清楚。字體大小適當，便于以后閱讀。不要怕寫錯字在關鍵處畫圓圈\變化顏色：用不同顏色的筆突出重點和進行分類在重點內(nèi)容下面畫線畫星號、打箭頭、標數(shù)字等每張紙都標上序號高效會議組織會議記錄人如何作會議記錄：高效會議組織47會議記錄人記錄人角色探討幫助主持人調(diào)整會議方向可以從整個會議進程角度看出會議的問題，以及正在探討問題的癥結所在。熟練后能成為出色的主持人。高效會議組織會議記錄人記錄人角色探討高效會議組織48與會者的準備工作確認自己在會前收到的議程表。對自己負責的議題有充分的了解，并有充分的資料提供給其他與會者。除非已被指定對某議題發(fā)表演講，否則有義務在會中主動提出建設性的意見。努力去了解其他與會者對議程上議題的觀點，他們的興趣所在，是否有權威在背后支持這些觀點找出可能存在的你的反對者，并預先與其協(xié)商、折中會議參加者高效會議組織與會者的準備工作確認自己在會前收到的議程表。會議參加者高效49與會者如何發(fā)言

積極、明確、坦誠、客觀、切題、尊重。發(fā)言內(nèi)容要有組織適時發(fā)言一針見血，一次只討論一個重點口齒清晰，口吻要自信陳述有力，解釋方式讓人易懂音量適當，在要點處可稍加大音量會議參加者高效會議組織與會者如何發(fā)言積極、明確、坦誠、客觀、切題、尊重。發(fā)50會議中的感覺與事實感覺——即對事物主觀的意念,其中包含個人的價值判斷,因此感覺的產(chǎn)生往往因人而異。事實——即有具體、明確的訊息陳述,與實際所發(fā)生的事件相符。會議參加者高效會議組織會議中的感覺與事實感覺——即對事物主觀的意念,其中包含個人的51感覺與事實演練昨日九點過後,G珠寶店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出現(xiàn)並要求鑑賞貨品,店主打開玻璃櫥窗,櫥窗內(nèi)的東西被人抓起,忽然有個男人迅速跑出店外,突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現(xiàn)場。高效會議組織感覺與事實演練昨日九點過後,G珠寶店里有一位商人52判斷問題以下問題你認為是事實者請打為感覺者請打1.店主正在收拾店面時,有一個男人出現(xiàn)。2.那個男人是強盜。3.此事件發(fā)生於昨晚九點過后。4.打開櫥窗的男人是店主。5.強盜抓取櫥窗內(nèi)物品后迅速跑出店外。6.有人打開櫥窗。7.要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內(nèi)的物品后迅速逃走。8.櫥窗內(nèi)有金飾,且有許多貴重的寶石。9.強盜威協(xié)店主並進行搶劫。10.這個故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個角色。高效會議組織判斷問題以下問題你認為是事實者請打為感覺者請打53問題答案1.客人未指明是男女2.沒有明確的線索顯示是強盜。3.未指明是白天九點還是晚上九點4.沒有明確提出店主的性別5.沒有指明是強盜抓取櫥窗內(nèi)的物品6.7.沒有指明是要求鑑賞貨品的人抓取櫥窗內(nèi)的物品迅速逃走8.只說有寶石,沒有指明是金飾9.均沒有在文中提到過10.沒有明確的數(shù)字或說明顯示參與的人數(shù)高效會議組織問題答案1.客人未指明是男女高效會議組織54如何達到會議目標開會模擬：月球逃生背景情況：你們團隊乘母艦到月球表面，突與母艦失去聯(lián)絡，迷失方向。身邊有十五件用品，需要根據(jù)有用程度進行排序，由于大家體力有限，排名后六位將不得不丟棄。請大家開會討論，作出決策，盡快出發(fā)。高效會議組織如何達到會議目標開會模擬：月球逃生高效會議組織55月球逃生臨時會議(演練)用品理由參考排序集體排序差值備注一盒火柴A壓縮干糧B50英尺尼龍繩C降落傘D便攜式太陽能加熱器E兩把0。45口徑手槍F一箱脫水牛奶G兩瓶氧氣H月球地圖I自動充氣救生閥J指南針K5加侖水L信號燈M急救注射針頭N太陽能調(diào)頻收發(fā)機O高效會議組織月球逃生臨時會議(演練)用品理由參考排序集體排序差值備注一盒56月球逃生測驗理由：A：月球上沒有使火燃燒的氧氣，事實上毫無用處。B：提供能量需求的有效用品C：可用于攀爬懸崖或捆綁傷員D：防太陽輻射E：在有光一面時才有用F：自我推進的可能工具G：笨重且與壓縮干糧重復H：最急需的生存用品I：基本導向工具J：筏上的CO2瓶可以用于推進K：月球上的磁場沒有極化，無法用于導向L：可用于補充水分，但量大不便攜帶M：看到母船是打遇難信號N：用于注射，如無藥物，毫無用途O：用于與母船聯(lián)系，但調(diào)頻需要直波發(fā)射，且收發(fā)范圍小高效會議組織月球逃生測驗理由：高效會議組織57月球逃生臨時會議(參考)用品理由參考排序集體排序差值備注一盒火柴A15壓縮干糧B150英尺尼龍繩C8降落傘D7便攜式太陽能加熱器E10兩把0。45口徑手槍F5一箱脫水牛奶G12兩瓶氧氣H2月球地圖I3自動充氣救生閥J6指南針K145加侖水L11信號燈M4急救注射針頭N13太陽能調(diào)頻收發(fā)機O9高效會議組織月球逃生臨時會議(參考)用品理由參考排序集體排序差值備注一盒58月球逃生臨時會議結果差值為你的排序與參考排序的差（不考慮正負）：0——25：優(yōu)秀26——32：良好33——45：一般46——55：中等56——70：差71——112：很差高效會議組織月球逃生臨時會議結果差值為你的排序與參考排序的差（不考慮正負59案例：國外知名企業(yè)怎么開會哈佛《商業(yè)評論》2004年10月號邁克爾。曼金斯（MichaelC.Mankins）1、案例：3M—控制會議人數(shù)2、荷蘭銀行—運營、戰(zhàn)略議題分別討論3、吉百利—專注于決策而非討論4、羅氏公司—先弄清楚議題的真正價值5、卡地納健康公司—盡快將議題劃掉6、勞隘德TSB銀行—有三種不同的備選方案7、巴克萊銀行—采取通用的流程與標準8、加拿大鋁業(yè)—將決策貫徹到底高效會議組織案例：國外知名企業(yè)怎么開會高效會議組織60會議中的常見問題人身攻擊離題爭議不下抱怨與會領導發(fā)言過多短話長說會議時間不足爭功諉過為反對而反對獨占發(fā)言消極的話遲到者早退者老調(diào)重彈者否定論者搖頭晃腦者心不在鄢者耳語者窮嘴多舌者人身攻擊者代言者傳播不確信息者搶斷別人說話者爭寵者前言會議管理有效會議操作會議中的主要角色會議中的常見問題有效解決問題的技巧高效會議組織會議中的常見問題人身攻擊離題遲到者61麻煩人物類型遲到者早退者老調(diào)重彈者否定論者心不在鄢者耳語者人身攻擊者代言者傳播不確信息者會場忙碌者搶斷別人說話者爭寵者應付方法（接受、肯定其合理性、推遲、強制）解決遲到的方法；準時開始，絕不能等！不要把進程停下來給遲到者補課。決策會上有決策權力的領導除外。從早退者那里學到東西。老調(diào)重談者；在會議記錄中明確記錄。禮貌制止。否定論者：規(guī)定在別人發(fā)言時不要過早給予評論。并要求大家遵守。心不在鄢者：走近；讓其發(fā)言；詢問。耳語者：走近；讓其發(fā)言；分開；會間談。人身攻擊者：記錄下雙放的觀點。代言者：制止、對比傳播不確信息者：追問，讓其確認，或讓他人確認會場忙碌者：施加壓力，暫停會議，會前、會間做工作搶斷別人說話者：耐心太差，沒有禮貌。制止；記錄下他的意見爭寵者：尋求主持人或領導的夸獎，而不是關注問題。引導他與大家就問題溝通高效會議組織麻煩人物類型遲到者應付方法（接受、肯定其合理性、推遲、強制）62會議中的常見問題人身攻擊離題爭議不下抱怨與會領導發(fā)言過多短話長說會議時間不足爭功諉過為反對而反對獨占發(fā)言消極的話高效會議組織會議中的常見問題人身攻擊離題高效會議63

人身攻擊對策:對雙方進行安撫重申議事規(guī)則重提主題進行討論會議中的常見問題案例：財務總監(jiān)和采購總監(jiān)差點動手。本來研究“降低成本1%”。財務總監(jiān)一句“我覺得成本水分主要在采購”。采購總監(jiān)當場跳起來，兩人擺事實，講道理，針鋒相對、不亦樂乎。高效會議組織人身攻擊會議中的常見問題高效會議組織64離題對策:兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最後再做討論。請他做歸納或替他做歸納。事先請將規(guī)則講清楚發(fā)言限定時間會議中的常見問題高效會議組織離題會議中的常見問題高效會議組織65爭議不下對策:暫停會議休會20分鐘以上。參與第三者的意見將雙方意見列表比較。進行不記名投票。重整雙方意見提出新的方案。重申共同利益。會議中的常見問題高效會議組織爭議不下會議中的常見問題高效會議組織66抱怨領導發(fā)言過多短話長說時間不足爭功諉過為反對而反對獨占發(fā)言消極的話會議中的常見問題抱怨：同情其不滿的情緒。歸納其不滿的原因。尋求解決的方法。與會領導發(fā)言過多：裝傻發(fā)問、重新提出問題、幽默有技巧的提醒。短話長說：適時的制止發(fā)言。歸納具體的想法。時間不足：選擇重要的議題進行討論。限制發(fā)言人數(shù)(可事先登記)限制發(fā)言時間。爭功諉過:制止不當?shù)陌l(fā)言,並給予其適當?shù)目隙?。引導組織成員彼此說出對方的優(yōu)點,讓大家都能受到適當?shù)目隙ā榉磳Χ磳?請他提出更好的對策。引導他思考是否有考慮周全。獨占發(fā)言：制止其行為。說明規(guī)則並強制執(zhí)行。消極發(fā)言：對發(fā)言者的情緒表示理解、提振士氣,擬定共同目標。呼喊精神口號。高效會議組織抱怨會議中的常見問題抱怨：同情其不滿的情緒。歸納其不滿的原因67武功秘籍－－《會議寶典》有效解決問題的技巧挑戰(zhàn):如何洞悉會場形勢，熟練運用解決問題和進行決策的一系列策略和方法，達到會議目的？現(xiàn)象：會議出現(xiàn)混亂、不順利、僵局會議在問題界定時就已經(jīng)卡殼了，各方意見爭執(zhí)不下問題界定清楚，但找解決方案時，或死氣沉沉，或思路混亂前言會議管理有效會議操作會議中的主要角色會議中的常見問題有效解決問題的技巧高效會議組織武功秘籍－－《會議寶典》有效解決問題的技巧挑戰(zhàn):現(xiàn)象：前言高68增強功力！?。∮行Ы鉀Q問題的技巧解決問題的基本步驟：感知問題界定問題分析問題發(fā)掘解決方案評估方案決策計劃實施根據(jù)實際經(jīng)驗：解決問題并不是嚴格按照的基本步驟進行的，而是雜亂無章的。但每一個步驟又都是含蓄而明確的進行著。高效會議組織增強功力?。?！有效解決問題的技巧解決問題的基本步驟：感知問69增強功力?。?！有效解決問題的技巧再次強調(diào)：要共同磋商解決問題，所有人的思維必須在同一時間以同一方式集中在同一問題或子問題上。同時：所以作為主持人，你必須明白解決問題的每個階段是什么，并且知道如何帶領與會者根據(jù)需要在各個階段來回移動。感知問題：它是什么？有問題并非壞事如何肯定觀點的合理性多角度看問題“真正的”問題是什么？最好、最差和最可能的結果它是誰的問題？如何界定問題使用圖示問題分析要耐心我認為我們要解決的首要問題是:我想我們還是先搞清這是追責任的會還是解決問題會.我們能不能先聽聽專家評價一下事情的嚴重程度.我們是先決定這個問題如何解決,再討論今后如何避免類似問題的發(fā)生如何?例:小孩打架.引導大家多角度看問題,感知問題:客串挑毛病者;作實地考察或現(xiàn)場驗證;詢問專家或知情者\關系密切者;引導大家察看資料.有時大家在兜圈子,不坦率指出問題核心;對策:直接提醒,你在回避什么,直說無妨;開導大家,要敢于面對嚴重后果;替他們把話說出來,捅破窗戶紙.高效會議組織增強功力?。。∮行Ы鉀Q問題的技巧再次強調(diào)：感知問題：它是什么70增強功力之后：練習套路！有效解決問題的技巧套路：先分析基本問題拆解問題力量作用力分析向專家咨詢走出困境的兩個方法頭腦風暴法棋盤法研究別人做法打破形象定式尋找共同標準評估方案：1、排序評估2、分類評估3、優(yōu)缺點評估4、棋盤法評估高效會議組織增強功力之后：練習套路！有效解決問題的技巧套路：評估方案：高71增強功力之后：練習套路！有效解決問題的技巧套路：先分析基本問題拆解問題力量作用力分析向專家咨詢走出困境的兩個方法一般法和具體法高效會議組織增強功力之后：練習套路！有效解決問題的技巧套路：高效會議組織72有效解決問題的技巧套路：6、頭腦風暴法——簡單、易學、實用清楚陳述主題舉例說明怎么做作好準備工作設定時間限制設定一個目標（數(shù)量）給大家鼓勁強調(diào)基本原則適當稱贊激發(fā)創(chuàng)造性點名發(fā)言結束要清楚有力高效會議組織有效解決問題的技巧套路：高效會議組織73增強功力之后：練習套路！有效解決問題的技巧套路：7、棋盤法——條理清晰，全面直觀舉例(如何制造具備多種功能的戰(zhàn)斗刀討論)：刀刀尖刀刃刀柄刀鞘刺O砍O鋸O砸O斷鐵絲O飛出O醫(yī)療O點火O辯方向O隱蔽OO高效會議組織增強功力之后：練習套路！有效解決問題的技巧套路：高效會議組織74有效解決問題的技巧套路：8、研究別人做法（略）9、打破形象定式（略）10、尋找共同標準——磨刀不誤砍柴功好處：促使大家客觀看待并重新審視自己的標準明確個人標準有助于別人明白你的初衷尋找標準的過程有助于人們對方案進行重新審視解決方案得出前找標準要更容易沒有共同標準，就很難得出共同滿意的方案共同的標準有了，下一步的方案評估和決策就容易高效會議組織有效解決問題的技巧套路：高效會議組織75增強功力之后：練習套路！有效解決問題的技巧套路的融會貫通：方案可能是兼容的何時進行測試表決何時返回檢查何時采用領導決策何時采用多數(shù)表決技擊目的是打倒對方！會議的目的是最后作出決策，達到會議目標！高效會議組織增強功力之后：練習套路！有效解決問題的技巧套路的融會貫通：技76每天學習一點點，就是領先的開始；每天進步一點點，就是優(yōu)秀的開始；每天完善一點點，就是卓越的開始！現(xiàn)代市場競爭中，唯一的勝算在于你能永遠比你的對手學習的更快！高效會議組織每天學習一點點，就是領先的開始；高效會議組織77演講完畢，謝謝聽講!再見，seeyouagain3rew2022/12/18高效會議組織演講完畢，謝謝聽講!再見，seeyouagain3rew78高效會議組織2022/12/18高效會議組織高效會議組織2022/12/15高效會議組織79團隊學習公約積極參與積極回應空杯心態(tài)延遲評判相互信賴積極參加互動保持秩序準時集合快速安靜如何落實?高效會議組織團隊學習公約積極參與積極回應高效會議組織80低效會議的種種現(xiàn)象:舉例老跑題；領導一言堂；有人胡侃，嘩眾取寵；議題太敏感，不便深說；本位嚴重，相互推委；效率不高，經(jīng)常延時；遲到、早退嚴重；等等高效會議組織低效會議的種種現(xiàn)象:舉例高效會議組織81課程主要內(nèi)容前言會議管理有效會議操作會議中的主要角色會議中的常見問題有效解決問題的技巧高效會議組織課程主要內(nèi)容前言高效會議組織824小時/周*52周=208小時/年208小時/年*45年=9360小時9360小時/24=390天

超過一年的時間在開會！

前言__會議成本個人的開會時間計算:前惠普公司總裁格拉特20%與客戶溝通、35%會議、10%電話、5%看文件、其他35%=14小時=》1365=4年參考統(tǒng)計數(shù)據(jù)：美國經(jīng)理人“開會”效率調(diào)查:美國上班族每周平均參加10個會議;約占每周工作時間1-1.5天;經(jīng)理人每周有50%的時間在開會;57%的上班族開會前心情緊張;普遍認為50%的會議時間是浪費的.高效會議組織4小時/周*52周=20883正常人1-20歲和60-80歲都無法工作，人的一生真正能用于工作的可能只有40年的時間，讓我們看看我們的時間是如何分配的

以下是一個正常人的時間帳目表項目每天耗時40年耗時結余睡眠8小時13.3年26.7年一日三餐2.5小時4.2年22.5年交通1.5小時2.5年20年電話1小時1.7年18.3年看電視上網(wǎng)3小時5年13.3年看報、聊天3小時5年8.3年刷牙、洗臉、洗澡1小時1.7年6.6年白日夢、鬧情緒、2小時3.3年3.3年

身體不適

真正工作的時間只有3.3年?。。。?！超過一年的時間在開會！一個人一生的時間分配:前言__會議成本高效會議組織正常人1-20歲和60-80歲都無法工作，人84培訓前調(diào)查結果:問卷份:總平均分：（60—70總體低效；40—50比較低效；30—40尚可；15—20高效）最高得分：（說明團隊會議低效主要原因。）最低得分：（說明團隊會議高效主要原因。）最高分數(shù)項目所占數(shù)量和比例：（說明企業(yè)總體會議文化中的低效因素）最高分數(shù)項目所占數(shù)量和比例：□權力會議0%

□利益會議0%

□觀念會議0%

□性格會議0%

□心情會議0%

□臨時會議0%

□失控會議0%

前言__我們身邊的會議：高效會議組織培訓前調(diào)查結果:問卷份:前言__我們身邊的會議：高85前言__會議低效的原因項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。高效會議組織前言__會議低效的原因項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在86會議管理前言會議管理有效會議操作會議中的主要角色會議中的常見問題有效解決問題的技巧開會普遍六種抱怨：臨時會多、突發(fā)會多議事缺乏規(guī)則會議層次不清楚會前準備不足會后執(zhí)行不力會議紀律淡漠召開時機選擇會議類型選擇參加人員選擇人員數(shù)量安排會議角色安排會議室選擇和布置計劃及議程準備高效會議組織會議管理前言開會普遍六種抱怨：召開時機選擇高效會議組織871、時間安排會議的時機選擇高效會議組織1、時間安排會議的時機選擇高效會議組織88開會的時機選擇適于開會的情況發(fā)起人想從參會者那里獲取信息或建議發(fā)起人想想讓下屬參與解決問題或制定決策發(fā)起人有問題需向下屬澄清發(fā)起人有重要事情需要把下屬集中到一起傳達大家自己要開會有問題涉及多個部門而需協(xié)調(diào)解決有問題情況不明或責任厘定不清。2、時機選擇高效會議組織開會的時機選擇適于開會的情況2、時機選擇高效會議組織89開會的時機選擇不適于開會的情況對會議的目標和主題沒有考慮清晰會議所需資料不全或會議準備不充分所需解決的問題用電話、備忘錄或個別談話等方式解決起來更好所談事務密級較高，不宜擴大知情范圍發(fā)起人對要解決的問題已經(jīng)作出決定大家之間怨氣太大、敵對情緒太濃，開會之前需要時間平靜2、時機選擇高效會議組織開會的時機選擇不適于開會的情況2、時機選擇高效會議組織90會議類型的選擇問題解決會決策會計劃會情況報告會反映評估會其他類型參加會議的人能夠（并且想）改變某種現(xiàn)象或狀況（即解決問題）而且知道如何著手去做要從事先擬訂好的可選方案中選出一項方案，從而做最后決策。解決未來的問題。取得大家對組織目標的認同。（統(tǒng)一思想，統(tǒng)一步調(diào)）信息交流會很多人向同一個人（或幾個人）提出意見或建議，被提意見者通常為主管人員或公關人員綜合類型會議，無人主導會議高效會議組織會議類型的選擇問題解決會參加會議的人能夠（并且想）改變某種現(xiàn)91會議參加人員選擇請有權作決定的人參加請最有經(jīng)驗和才能的人參加請了解實際情況的人參加參會人員對決議能否達成負直接責任。所有與會者都要準備在會上發(fā)言，如果是不喜歡發(fā)表意見的人盡可能不要安排與會。請與所涉及問題有重大關系的人參加高效會議組織會議參加人員選擇請有權作決定的人參加高效會議組織92參會人員數(shù)量安排參會人員數(shù)量會議規(guī)模越大，會議情況越復雜2-7人會議：一般為部門工作會，召集容易、靈活性強、具體問題效率高、易于控制。但決策質(zhì)量不高、影響不大7-15人會議會議情況復雜，必須安排主持人和記錄人15-30人會議會場情況過于復雜，需專業(yè)主持人主持，多適于信息交流，如果討論必須分組。30人以上會議適于做演講、正式辯論和投票表決高效會議組織參會人員數(shù)量安排參會人員數(shù)量高效會議組織93參會人員角色明確角色是會議效率的重要保證會議主席/領導主持人記錄人參會者專家/知情人旁聽者參會人員角色安排高效會議組織參會人員角色參會人員角色安排高效會議組織94會議室大小要適當桌椅擺放符合會議要求門的位置不應影響與會注意力掛會議記錄的位置合適的溫度、光線遠離噪音會議室的選擇和布置高效會議組織會議室大小要適當會議室的選擇和布置高效會議組織95會議計劃必須涉及以下一些基本問題：為什么開會？會議的目的和期望是什么？開一個什么類型的會？讓誰參加？與會者由哪些部分的人員組成？要讓大家作何種方式和程度的介入和參與？會議規(guī)模多大？與會人員多少？會議在哪兒開？會議室如何布置？每個人在會議中的任務和職責是什么？會議開多長時間？高效會議組織會議計劃必須涉及以下一些基本問題：高效會議組織96如何填寫議程表議程表單位名稱：日期：開始時間：會議名稱：結束時間：召集人：開會地點：會議類型：背景資料：期望結果：攜帶物品：經(jīng)理/主席：開會方法：決策方法：主持人：最后決策人：記錄人：與會者：旁聽者：顧問：議程項目負責人方式分配時間議程表（示例）單位名稱：產(chǎn)品部日期：2005/11/22開始時間：上午10：00會議名稱：削減成本問題會結束時間：上午11：30召集人：何經(jīng)理開會地點：三層會議室會議類型：問題解決會背景資料：10月財務報表期望結果：1、提出建議攜帶物品：上述資料2、擬出具體行動計劃經(jīng)理/主席：何經(jīng)理開會方法：互動討論決策方法：全體達成一致/經(jīng)理拍板主持人：劉秘書最后決策人：何經(jīng)理記錄人：李小燕與會者：旁聽者：財務部王會計顧問：無議程項目負責人方式分配時間高效會議組織如何填寫議程表議程表議程表（示例）高效會議組織97確定了會議時間后要提前一周告知參加會議的人員同時需要把會議的主要目的告訴他們，如果有相關的資料可以提前發(fā)放會議組織者不要遲到！不要隨意推遲和變更開會時間，打亂原定計劃會影響與會人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會議；管理召集部門（人）的威信下降嚴格按照議程進行，不要超時會議結束2-3天后，所有與會者應拿到會議記錄。其他高效會議組織確定了會議時間后要提前一周告知參加會議的人員其他高效會議組織98有效會議操作成功會議十八步成功會議五要素成功會議五大意義前言會議管理有效會議操作會議中的主要角色會議中的常見問題有效解決問題的技巧高效會議組織有效會議操作成功會議十八步前言高效會議組織99成功會議十八步會議前1、認真計劃，理清何人、何事、何時、何地、何因及多少等問題。2、準備預先發(fā)放議程表及會議有關資料3、提前到會場，整理會議室有效會議操作高效會議組織成功會議十八步會議前有效會議操作高效會議組織100成功會議十八步會議開始時4、按時開始5、讓與會者作自我介紹，并陳述對會議的期望6、清楚解釋會議角色7、檢查、修訂和確定議項順序8、設定時間限制9、回顧上次會議確定的行動項目有效會議操作高效會議組織成功會議十八步會議開始時有效會議操作高效會議組織101成功會議十八步會議中10、讓大家在同一時間以同一方法把精力集中于同一問題有效會議操作高效會議組織成功會議十八步會議中有效會議操作高效會議組織102成功會議十八步會議結束時11、確定行動項目：何人、何事、何時12、檢查會議記錄13、設定下次會議的時間和地點，并擬出初步議程14、對會議進行評價15、宣布會議結束有效會議操作高效會議組織成功會議十八步會議結束時有效會議操作高效會議組織103成功會議十八步會議后16、打掃整理會議室17、準備會議備忘錄18、跟蹤行動項目的執(zhí)行情況，并開始計劃下次會議有效會議操作高效會議組織成功會議十八步會議后有效會議操作高效會議組織104成功會議十八步(回顧)1、會議前計劃2、議程表及資料3、整理會議室4、按時開始5、讓與會者作自我介紹，并陳述對會議的期望6、解釋會議角色7、確定議項順序8、設定時間限制9、回顧上次會議項目10、集中11、確定行動項目12、檢查會議記錄13、下次會議14、評價15、宣布結束16、打掃會議室17、會議備忘錄18、跟蹤執(zhí)行有效會議操作高效會議組織成功會議十八步(回顧)1、會議前計劃10、集中有效會議操作高105成功會議五條基本原則必須有一個共同的內(nèi)容注意點必須有一個共同的過程注意點必須有人負責維持一個開放而平衡的會議環(huán)境必須有人負責保護與會人員不受人身攻擊一般情況下，開會時每個人的角色必須分配明確，責任必須劃分清楚，并認真遵守高效溝通、充分參與、氣氛和諧、收效顯著。有效會議操作高效會議組織成功會議五條基本原則必須有一個共同的內(nèi)容注意點高效溝通、充分106成功會議五大意義討論、決策制定項目執(zhí)行計劃反饋信息，閉環(huán)控制的關鍵一環(huán)溝通、理解保持組織中各部門的協(xié)調(diào)統(tǒng)一忌：有討論、無決策項目計劃要素不全反饋不暢、言路不通一團和氣，避重就輕沉默，指責，推諉有效會議操作案例：1、日本“會議革命”：砍掉不必要的會議；排除不需參加會議的主管；強調(diào)準時開始，準時結束；重視會議結論；提高會議生產(chǎn)力，強化企業(yè)競爭實力。案例：2、豐田公司辦公室標語：只開有實際效果的會議準時開始，最好一小時內(nèi)結束重在實際行動高效會議組織成功會議五大意義討論、決策忌：有效會議操作案例：1、日本“會107案例：國內(nèi)W房地產(chǎn)公司國內(nèi)領先。相比東京建屋：W公司：300人做了10個樓盤；東京建屋：60人做了40個樓盤；工作產(chǎn)出效率比:1：20原因——東京建屋經(jīng)驗:針對每個樓盤，標準化地開八個會議會議的產(chǎn)出、與會人、議程非常明確會議召開的時間先后關系、觸發(fā)條件非常明確會議體系設計、會議習慣培養(yǎng)非常重要！高效會議組織案例：高效會議組織108會議中的主要角色參會人員角色：會議主席/領導主持人記錄人參會者專家/知情人旁聽者明確角色是會議效率的重要保證?。ㄕn間休息—視頻）前言會議管理有效會議操作會議中的主要角色會議中的常見問題有效解決問題的技巧高效會議組織會議中的主要角色參會人員角色：明確角色是會議效率的重要保證！109會議中的領導會前：草擬會議議程，并決定是否允許下屬添加議題決定參加會議人員、每個人所要扮演的角色：會中：少說多聽，你在會議上越低調(diào)，大家參與得就越多。監(jiān)督會議運行，一個議題未完成，不要進入下一個議題。對什么人該做什么或什么時候完成等事項必須明確部署會后：監(jiān)督各項任務的進展情況高效會議組織會議中的領導會前：高效會議組織110會議中的主持人定位：會場上的服務人員不提出自己的意見也不評論他人的意見把與會者的精力集中到一起對開會方法和會議程序提出建議保護與會者意見不受壓制更不能受到人身攻擊鼓勵和引導參與幫助與會者尋找雙贏解決方案具體技巧：清楚闡述自己的角色會議開始前讓大家對討論的問題和程序保持一致不回答有關會議內(nèi)容的問題態(tài)度積極——多鼓勵大家參與不要講話太多支持記錄人工作不要怕出錯幫助教育大家高效會議組織會議中的主持人定位：會場上的服務人員具體技巧：高效會議組織111會議中的主持人保持緊張，準備應付隨時可能發(fā)生的意外變故。隨機應變，視情境采取當時最適合的方式。要有耐心注意自己和與會者的身體語言保持中立，建立信任會議成功，并不取決于你敢于承認錯誤，坦誠合作安排好旁聽者和專家高效會議組織會議中的主持人保持緊張，準備應付隨時可能發(fā)生的意外變故。隨機112會議中的主持人如何開場？介紹會議背景除了會議召開的背景,也可讓與會人員自我介紹，并說明對會議的期待,以促進與會人員及會議氣氛的融洽明確會議目的列明會議議程議中欲討論之事項及其先后和預估時間。提出會議期待高效會議組織會議中的主持人如何開場？高效會議組織113開場練習背景:公司本季營收目標達成率只有70%。議題:如何刺激現(xiàn)有市場,新市場的擴展計劃目標:提出執(zhí)行方案要求:每組主持人代表本組當場練習符合會議開場白要求每組領導（組長）講評會議中的主持人高效會議組織開場練習背景:要求:會議中的主持人高效會議組織114開場舉例說明近來公司的營運狀況因為受到經(jīng)濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達成率只有70%。

因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。首先將由業(yè)務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然後各區(qū)市場督導會一一提出配合方案,最後由行銷部門整合后提出執(zhí)行方案。

本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩,能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計劃,大家加油!會議中的主持人高效會議組織開場舉例說明近來公司的營運狀況因為受到經(jīng)濟不景115如何進行會議總結宣布會議決議激勵與會者繼續(xù)努力宣布評估目標已經(jīng)達成過程回顧，讓大家看到會議成績列出懸而未決事項，重申落實責任人和時限要求會議中的主持人高效會議組織如何進行會議總結宣布會議決議會議中的主持人高效會議組織116如何讓大家願意發(fā)言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。建立包容、安全的討論環(huán)境。保持客觀,對事不對人。不以言立人,不以言廢人。設置“暗樁”,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。主動出擊,適時發(fā)問,塑造發(fā)言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。會議中的主持人高效會議組織如何讓大家願意發(fā)言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。會議中的主持人高117主持人的發(fā)問、傾聽和記錄發(fā)問：開放與封閉空投與指定傾聽：注視對方不中途打斷詢問不明之處適當歸納不任意表露情緒記錄：活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、howmuch.掌握主詞、動詞、形容詞明確數(shù)字運用keyword列點說明:可了解發(fā)言重點,歸納出主題方向一言以蔽之會議中的主持人高效會議組織主持人的發(fā)問、傾聽和記錄發(fā)問：開放與封閉記錄：會議中的主持118會議主持人的工作發(fā)言的促動:讓大家想發(fā)言,並說出想表達的意見。工作分配的促動:鼓勵大家主動認領工作,掌握會議成功的機會。創(chuàng)意的促動:提出新思路，如其他產(chǎn)品的優(yōu)點,激發(fā)大家的創(chuàng)意,將別人的優(yōu)點用於我們的產(chǎn)品上。問題的促動:主持人應提出一些問題讓與會人員了解問題的實際狀況。感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關懷、感恩、自責、包容、肯定外,還要讓與會者自動自發(fā)創(chuàng)造和諧的氣氛會議中的主持人高效會議組織會議主持人的工作發(fā)言的促動:讓大家想發(fā)言,並說出想表達的意見119主持人臨場應注意的其他問題盡可能不要念稿或背稿要面對聽眾，不要背對大家或埋頭看文件資料若非需要，不要在你和聽眾之間放置桌椅，以免產(chǎn)生距離感注意你的身體語言。不要來回踱步或無精打采，要有精神、有活力也要注意聽眾的身體語言多給大家介紹情況如果你在作報告中遇到困難，或感到緊張，就坦誠地說出來，讓大家保持耐心，并讓他們幫助你。會議中的主持人高效會議組織主持人臨場應注意的其他問題盡可能不要念稿或背稿會議中的主持人120會議記錄人現(xiàn)象：會上問題太多，或同一問題理出很多頭緒，大家混淆不清了，有人問：我們現(xiàn)在討論的是什么問題，我們談到哪兒了？有人因遲到?jīng)]有了解全部信息而發(fā)表意見剛才別人的一句話使你有一個主意，到要發(fā)言時又忘了。會議長時間在原地打轉，沒有進展。會議方向偏離了，拉不回來，計劃內(nèi)討論的問題沒有時間了。高效會議組織會議記錄人現(xiàn)象：高效會議組織121會議記錄人設立會議記錄人：定位：會場服務人員原則：努力捕捉與會者的發(fā)言要點，不要加入個人意見。要求：開會過程中展示很多內(nèi)容會后可保存會議信息推薦：掛在墻上的多張大白紙比較：黑板、幻燈、PPT高效會議組織會議記錄人設立會議記錄人：高效會議組織122會議記錄人會議記錄的作用：為大家提供具體可關注點，有助于大家全神貫注；是對會議內(nèi)容與過程的即時記錄，不但讓與會者知道自己做出了什么決策，而且讓他們知道是怎么作出的。通過提供短時記憶功能，防止信息超載替你“記住”你想出的各種主意你不用自己作筆記保證你的觀點記下來時其他人已經(jīng)“聽”到你可以檢查核對自己的觀點是否被準確無誤地記錄下來有助于防止無休止的重復可進行圖示，顯示觀點間相互關系可按過程、分步驟地記下某個問題的解決方法有助于復雜問題的解決高效會議組織會議記錄人會議記錄的作用：高效會議組織123會議記錄人會議記錄的作用：鼓勵大家參與，讓大家可以看到每個人的觀點都很重要，都得到記錄所記錄的觀點去除了個人色彩而為大家共同擁有，有助于觀點原有者以開放、客觀的角度看待該觀點，更好地了解它的價值和正確性，同時有助于其他人撇開觀點原有者的因素來看該觀點增強大家的成就感有助于會議的連續(xù)性有助于開會遲到者了解前面的內(nèi)容明確任務項目、執(zhí)行者以及時間要求等，避免將來推委、扯皮經(jīng)濟方便，任何想提高開會效率的組織均可采用。高效會議組織會議記錄人會議記錄的作用：高效會議組織124會議記錄人如何作會議記錄：聽關鍵字抓基本意思和主旨不要一字不拉地記寫清楚。字體大小適當，便于以后閱讀。不要怕寫錯字在關鍵處畫圓圈\變化顏色：用不同顏色的筆突出重點和進行分類在重點內(nèi)容下面畫線畫星號、打箭頭、標數(shù)字等每張紙都標上序號高效會議組織會議記錄人如何作會議記錄：高效會議組織125會議記錄人記錄人角色探討幫助主持人調(diào)整會議方向可以從整個會議進程角度看出會議的問題，以及正在探討問題的癥結所在。熟練后能成為出色的主持