合同與采購管理制度

XXX 有 限 公 司XXXTechnologyCo.,Ltd.麗:XXX 適用范圍：內(nèi)部使用合同與采購管理制度版本編寫審核會簽審定批準(zhǔn)生效日期A發(fā)布之日主辦單位綜合管理部審查發(fā)送單位此文件廠權(quán)屬XXX有限公司所有，未經(jīng)書面許可，不得以任何方式復(fù)制和外傳。 ThisdocumentisthepropertyofTechnologyCo.Ltd;nopartofthisdocumentmaybereproducedbyanymeans,nortransmittedwithoutthewrittenpermissionoftheXXXXX.

修訂記錄版次作者文件修改原因日期修改頁A黃詩琪初版2012-6-5全部第一章總則目的為了明確公司各部門在合同與采購活動過程中的職責(zé)，加強對采購活動的管理和監(jiān)督，保證采購質(zhì)量、有效控制成本、降低采購風(fēng)險，并為采購活動提供操作依據(jù)，特制定本程序。適用范圍除國家法律、法規(guī)和公司政策有特殊規(guī)定，以及有關(guān)借貸、人事招聘、投融資項目本身和收購、并購項目本身外，本程序適用于公司業(yè)務(wù)相關(guān)的所有采購及合同管理活動。第二章職責(zé)總經(jīng)理部按照公司《xxXt限公司授權(quán)管理暫行規(guī)定》，負(fù)責(zé)批準(zhǔn)或授權(quán)總經(jīng)理部授權(quán)范圍內(nèi)的采購事項及合同簽訂、變更等。對超過總經(jīng)理部授權(quán)的采購項目及合同簽訂，審核后應(yīng)出具是否同意報送董事會批準(zhǔn)的意見。投資經(jīng)營部負(fù)責(zé)合同商務(wù)談判策略和商務(wù)文件的準(zhǔn)備。負(fù)責(zé)合同的商務(wù)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的制定及評價工作中商務(wù)部分的評審及商務(wù)評標(biāo)報告的編寫。組織合同商務(wù)談判工作。提出合同推薦申請，并負(fù)責(zé)其審批手續(xù)?？刂扑扑]合同的商務(wù)風(fēng)險。安排合同簽訂。對公司作為付款方的合同，負(fù)責(zé)審核合同支付申請并確定支付條件的滿足性。負(fù)責(zé)建立與管理合格供應(yīng)商庫。歸口/使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出采購立項申請，跟蹤立項審批。負(fù)責(zé)提供詢價所需的技術(shù)規(guī)范書，編寫招標(biāo)文件的技術(shù)標(biāo)書。參加供應(yīng)商資格評審，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商技術(shù)能力的審查，并出具技術(shù)方面的資格審查評價。參與采購/銷售合同談判，負(fù)責(zé)合同的技術(shù)條款（包括工作范圍、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量要求、進(jìn)度計劃、驗收標(biāo)準(zhǔn)、保修條款等技術(shù)內(nèi)容）的起草和審核，對合同技術(shù)條款負(fù)責(zé)，控制合同技術(shù)方面的風(fēng)險。負(fù)責(zé)采購合同的履行，包括合同履行過程中有關(guān)問題的處理、項目進(jìn)度管理及驗收等，出具書面驗收報告，確認(rèn)支付條件的滿足性，并及時對供應(yīng)商履約能力做出反饋。綜合管理部負(fù)責(zé)車輛、房屋、捐贈、辦公設(shè)備、辦公用品、行政后勤物資、車輛租賃、辦公室裝修維修與改造、通訊設(shè)備、辦公禮品、宣傳品、會議、計算機與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及其安裝、調(diào)試、信息化建設(shè)與維護(hù)、文印、書報信息、資料等事項的歸口管理。負(fù)責(zé)上述采購項目履行過程中有關(guān)問題的處理、項目進(jìn)度管理及驗收。財務(wù)部負(fù)責(zé)所有采購立項、合同推薦、合同變更等的審核，審查成本費用預(yù)算、支付、稅務(wù)等條款，負(fù)責(zé)控制合同文本中的成本、支付、稅務(wù)、匯率和資金風(fēng)險。參與供應(yīng)商資格評審，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商財務(wù)能力及相關(guān)財務(wù)事項進(jìn)行評價。參與合同支付的審核，負(fù)責(zé)交叉審核支付條件的滿足性及支付支持文件的完整性和有效性，規(guī)劃和安排資金，及時辦理合同支付。法律負(fù)責(zé)與公司常年法律顧問的接口溝通工作。根據(jù)采購項目的需要，參與合同談判，提供法律方面的專業(yè)支持。審查合同結(jié)構(gòu)和法律條款，負(fù)責(zé)控制合同活動中的法律風(fēng)險。參與合同推薦、合同變更的審核。參與供應(yīng)商資格評審，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商主體資質(zhì)合法性及相關(guān)法律事項進(jìn)行評價。當(dāng)合同活動涉及重大法律問題，發(fā)生索賠或爭議事項時，負(fù)責(zé)組織法律應(yīng)對措施工作。審計負(fù)責(zé)對合同與采購活動的過程和內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督和審計，視需要監(jiān)督供應(yīng)商資審、招評標(biāo)和商務(wù)談判。視需要對采購項目的招評標(biāo)及合同管理的重要流程進(jìn)行不定期的審查和評價。根據(jù)公司管理需要，有權(quán)對存在重大風(fēng)險的采購活動加強實施監(jiān)督措施。有權(quán)對合同活動中嚴(yán)重違法違規(guī)、嚴(yán)重?fù)p失浪費行為，做出制止決定。安全質(zhì)保負(fù)責(zé)牽頭組織供應(yīng)商資格評審，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的質(zhì)保能力進(jìn)行審查。對采購活動和供應(yīng)商合同履行情況進(jìn)行質(zhì)保監(jiān)查和監(jiān)督。參與涉及核安全和質(zhì)保要求的采購立項的審核、項目評審，負(fù)責(zé)安全和質(zhì)保相關(guān)內(nèi)容的評價。對于涉及核安全和質(zhì)保要求的采購，根據(jù)項目需要參與合同談判，提供核安全及質(zhì)保方面的專業(yè)支持，參與合同推薦的審核，負(fù)責(zé)對合同中質(zhì)保條款的審查。第三章采購臨時組織管理采購小組對于立項金額為50,000元人民幣以上的采購項目，實行“技商分立”的采購管理模式。歸口/使用部門負(fù)責(zé)辦理立項并提供技術(shù)規(guī)范書的內(nèi)容，投資經(jīng)營部行使商務(wù)采購職能牽頭成立采購小組，歸口/使用部門、法律事務(wù)、財務(wù)部、安全質(zhì)保、審計，分別從法律、財務(wù)、質(zhì)保、審計角度，參與合同談判或?qū)徍斯ぷ鳌τ诹㈨椊痤~為50,000元人民幣以下的采購項目，實行“用戶自辦”的采購管理模式，由歸口/使用部門負(fù)責(zé)自行采購。保證至少兩名或以上人員參與并見證采購過程，形成有效的詢價報價文件、商務(wù)談判書面記錄（必要時）、談判結(jié)果請示報告以及審批結(jié)果。投資經(jīng)營部、法律事務(wù)、財務(wù)部、安全質(zhì)保、審計，分別從商務(wù)、法律、財務(wù)、質(zhì)保、審計角度，對采購過程進(jìn)行監(jiān)督。供應(yīng)商資格評審小組供應(yīng)商資格評審，應(yīng)由安全質(zhì)保牽頭，歸口/使用部門、投資經(jīng)營部、財務(wù)部、法律事務(wù)（必要時）參加，組成供應(yīng)商資格評審小組，負(fù)責(zé)對潛在供應(yīng)商的安全質(zhì)保能力、技術(shù)、資質(zhì)狀況、財務(wù)、法律關(guān)系進(jìn)行評審，形成記錄文件。索賠小組由投資經(jīng)營部牽頭，聯(lián)合歸口/使用部門、財務(wù)部、法律事務(wù)組成索賠小組，必要時邀請常年法務(wù)顧問參加，負(fù)責(zé)實施索賠行動。第四章采購管理的基本原則基本原則合法合規(guī)、公平、公正、誠實信用原則：合同與采購活動應(yīng)嚴(yán)格遵守國家的相關(guān)法律、法規(guī)、安全環(huán)保要求，以及集團公司及公司有關(guān)政策、制度和程序，并遵循公平、公正、誠實信用的原則。競爭性優(yōu)先原則：合同與采購活動遵循競爭性程度高的采購方式優(yōu)先的原則，并應(yīng)盡可能做到從源頭采購，充分引入競爭，以降低成本。分級授權(quán)原則：合同與采購活動的相應(yīng)環(huán)節(jié)應(yīng)按照公司各級人員財務(wù)管理權(quán)限的規(guī)定取得相應(yīng)授權(quán)人的批準(zhǔn)。相互制約原則：采購立項、合同推薦與支付的批準(zhǔn)不得為同一授權(quán)人，除非上述授權(quán)批準(zhǔn)人均為公司總經(jīng)理。任何采購項目不得由一個人單獨完成采購全過程；商務(wù)或技術(shù)談判時，公司應(yīng)至少二人以上（原則上應(yīng)是不同部門）參加?！鳖A(yù)算-立項-承諾-支付”順序不可逆原則：沒有預(yù)算不得立項，沒有立項不得承諾，沒有承諾不得支付。內(nèi)部控制原則：采購和合同管理工作應(yīng)做到有章可循、有人負(fù)責(zé)、有人監(jiān)督、有據(jù)可查。視需要制定合同與采購過程各個環(huán)節(jié)所涉及的程序和制度供遵循；每項采購和合同管理過程均需有完整的文件記錄，并有經(jīng)辦人或 /和負(fù)責(zé)人簽字；審計人員對合同與采購活動實行監(jiān)督，提出糾正意見或改進(jìn)要求。資源優(yōu)化配置原則：頻繁發(fā)生的采購項目及辦公后勤、勞保物資采購，盡可能采取長期定點合同或協(xié)議的方式，簡化采購過程，建立優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定的采購渠道，達(dá)到合理優(yōu)化公司管理資源的目的。一般性規(guī)定任何項目的合同談判應(yīng)有二名以上人員參加。所有參加合同活動的人員要遵守商業(yè)和職業(yè)道德，保守商業(yè)秘密，避免利益沖突，并遵守《中國廣東核電集團商務(wù)人員廉潔從業(yè)行為指南》。已明確為重復(fù)的采購項目，優(yōu)先向已簽訂框架合同的供應(yīng)商進(jìn)行采購。通常情況下，采購框架合同簽訂期限不得超過四年。框架合同到期后，應(yīng)重新進(jìn)行合同采購的商務(wù)流程。合同采購的付款方式原則上采用項目完成后付款或按進(jìn)度分期付款，除單一采購渠道或稀缺資源產(chǎn)品的項目外，一般不接受先付款后實施或托收承付方式，原則上預(yù)付款比例不應(yīng)超過采購金額的 30%。歸口/使用部門應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行市場調(diào)研和技術(shù)調(diào)研，但不得對供應(yīng)商做出任何承諾，亦不得以任何方式提示供應(yīng)商，以導(dǎo)致不公平競爭。合同采購實施過程中，應(yīng)形成有效的詢價報價文件、市場比價分析、商務(wù)談判書面記錄或談判過程報告。商務(wù)談判書面記錄或談判過程匯報書面文件是合同推薦表的必要附件。合同承諾金額不得超過立項金額，否則須提交補充立項申請，報原授權(quán)人或上一級授權(quán)人批準(zhǔn)。采購立項、合同推薦、合同變更和索賠、違約處理等審批過程中，各審核環(huán)節(jié)應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成審核工作，特殊原因不能完成應(yīng)進(jìn)行備注；有問題應(yīng)主動溝通和澄清，不得擅自拖延時間，影響工作進(jìn)度。第五章采購流程管理預(yù)算歸口/使用部門應(yīng)根據(jù)實際采購需求制定采購預(yù)算財務(wù)部進(jìn)行預(yù)算審核立項立項申請歸口/使用部門為立項申請的發(fā)起部門，負(fù)責(zé)完整、準(zhǔn)確地填寫采購立項申請單信息，并根據(jù)要求提供相應(yīng)附件；負(fù)責(zé)答復(fù)各審批環(huán)節(jié)提出的疑問，并視需要修改、補充采購立項信息。立項申請項目須在預(yù)算范圍內(nèi)，價格合理。一個采購立項只能對單一項目的采購事項進(jìn)行申請。凡超出原采購立項批準(zhǔn)金額，需要對超出部分做補充立項。補充立項的項目類型、立項規(guī)則及附件明細(xì)要與主采購立項保持一致， 并添加已批準(zhǔn)的主采購立項作為附件。采購立項自批準(zhǔn)之內(nèi)起至當(dāng)年12月31日內(nèi)有效，原則上不跨年使用，當(dāng)年未使用應(yīng)做作廢處理立項審批審批環(huán)節(jié)審批部門審批內(nèi)容歸口環(huán)節(jié)歸口/使用部門.申請米購項目費用的歸屬管理是否在本部門.申請采購項目是否確屬工作或工程需要.應(yīng)對項目市場情況進(jìn)行必要的分析，建議合理的采購方式、采購策略及實施計劃。.若開展采購方式為以非競爭性方式的， 需在“采購立項申請表”中附上詳細(xì)的說明報告充分說明理由，并對如何有效確定和控制項目成本提出明確措施或方案，經(jīng)公司總經(jīng)理部分管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人批準(zhǔn)批準(zhǔn)環(huán)節(jié)財務(wù)部采購立項金額是否超預(yù)算、項目是否超概算采購立項與財務(wù)相關(guān)內(nèi)容是否止確審計人員采購立項是否符合程序全過程中是否存在異常情況授權(quán)人批準(zhǔn)立項及其采購方式

財務(wù)部確定項目費用承擔(dān)單位、預(yù)算編碼和申請表編號，并分發(fā)歸檔續(xù)簽合同按照新項目重新辦理采購立項，歸口/使用部門提出立項申請的同時應(yīng)附上履約情況報告和評價意見，供相關(guān)部門審核。立項申請表模板見表 2-1o采購方式及其實施采購方式由歸口/使用部門在采購立項中提出，經(jīng)批準(zhǔn)后按已批準(zhǔn)的采購方式執(zhí)行。采購方式包括競爭性采購和非競爭性采購。競爭性采購包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價、競爭性談判；非競爭性采購包括議標(biāo)、無合同采購。采購方式定義適用范圍實施過程以招標(biāo)公告的方式邀請3家或以上.適用于所有采購。.立項金額大于50萬元的服務(wù)類采購，立項金額大于100萬元的設(shè).確定招標(biāo)方案、編制招標(biāo)文件。.召開標(biāo)前會對潛在投標(biāo)人資質(zhì)和名單、技術(shù)要求、報價要求和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（或評標(biāo)因素）、關(guān)鍵合同條款等所有實質(zhì)性要求和條件以及招標(biāo)進(jìn)度計劃進(jìn)行審核。會議紀(jì)要模版見表2-2。.發(fā)起招標(biāo)請示投資經(jīng)營部發(fā)起請示，附上標(biāo)前會會議紀(jì)要作為附件，報總經(jīng)理部審批。招標(biāo)請示公開招不特定的法備、材料的米購，立項金額大于200模版見表2-3。標(biāo)人或者其他組織投標(biāo)。萬兀的，程施，項目，原則上按國家招投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)和集團公司招投標(biāo)管理規(guī)定，委托有資質(zhì)的招標(biāo)代理機構(gòu)進(jìn)行公開招標(biāo)。.發(fā)招標(biāo)公告投資經(jīng)營部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)招標(biāo)代理機構(gòu)在國家指定媒體上發(fā)布。.開標(biāo)開標(biāo)時間應(yīng)當(dāng)為提交投標(biāo)文件截止時間的同一時間。由投資經(jīng)營部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)招標(biāo)代理機構(gòu)組織，審計人員現(xiàn)場監(jiān)督。.評標(biāo)歸口/使用部門選派符合相關(guān)資質(zhì)的人員作為招標(biāo)人代表，擔(dān)任依法組建的評標(biāo)委員會成員，參與評標(biāo)。任何單位和個人不

得非法干預(yù)和影響評標(biāo)的過程和結(jié)果。7.定標(biāo)(1)投資經(jīng)營部根據(jù)評標(biāo)委員會的書面報告和推薦的中標(biāo)候選人名單通過推薦預(yù)中標(biāo)人請示方式報歸口/使用、財務(wù)等部門及審計人員會簽，并報總經(jīng)理部審批。(2)投資經(jīng)營部須推薦排名A的中標(biāo)候選人為預(yù)中標(biāo)人，如出現(xiàn)按法律規(guī)定第一中標(biāo)候選人不能簽訂合同的，應(yīng)根據(jù)評標(biāo)報告推薦順序遞補。(3)投資經(jīng)營部可視需要在發(fā)起推薦預(yù)中標(biāo)人請示前組織招標(biāo)小組召開標(biāo)后會，先對評標(biāo)報告進(jìn)行審查。詢價邀請3家或以上特定對象一次性報價米購標(biāo)的的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，貨源充足，價格變化幅度小，且不在招投標(biāo)法規(guī)定必須招標(biāo)的范圍內(nèi).編制詢價文件由投資經(jīng)營部牽頭，歸口/使用部門、財務(wù)部按分工參與編制和審核。詢價函模版見附件4。.發(fā)詢價文件投資經(jīng)營部向詢價啟動會上確定的潛在供應(yīng)商發(fā)詢價文件。詢價模板見表2-4。.受理報價文件報價截至?xí)r間前收到的密封報價文件的拆封紀(jì)錄工作由采購小組中兩個以上部門共同協(xié)作完成。審計人員視情況監(jiān)督過程。.詢價比選詢價小組根據(jù)詢價啟動會上確定的比選標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比選。在滿足技術(shù)要求的前提下，原則上采取最低價者中標(biāo)法。審計人員視情況監(jiān)督過程、結(jié)果。詢價比選表模版見表2-5。.定標(biāo)投資經(jīng)營部根據(jù)比選結(jié)果通過推薦預(yù)中標(biāo)人請示方式報歸口/使用、財務(wù)部門及審計

人員會簽，并報總經(jīng)理部審批。競爭性談判邀請3家或以上特定對象談判，并允許談判對象二次報價.招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。.技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能規(guī)定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。.采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的。.不能事先計算出價格總額的。.編制談判文件投資經(jīng)營部牽頭，采購小組負(fù)責(zé)。.召開競爭性談判啟動會競爭性談判小組對潛在供應(yīng)商名單、談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款、評定成交的標(biāo)準(zhǔn)以及詢價進(jìn)度計劃等進(jìn)行審核。1.發(fā)談判文件投資經(jīng)營部聯(lián)系競爭性啟動會上確定的潛在供應(yīng)商，向有意向的潛在供應(yīng)商發(fā)談判文件。.受理談判申請文件申請截至?xí)r間前收到的密封談判申請文件的拆封紀(jì)錄工作由競爭性談判小組中兩個以上部門共同協(xié)作完成。審計人員視情況監(jiān)督過程。.談判由談判小組和相關(guān)專家逐一與供應(yīng)商談判。在談判過程中，不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價格和其他信息。.受理最終報價規(guī)定截至?xí)r間前收到的密封最終報價文件的拆封紀(jì)錄工作由競爭性談判小組中兩個以上部門共同協(xié)作完成。審計人員視情況監(jiān)督過程。.編寫評估報告投資經(jīng)營部牽頭，競爭性談判小組負(fù)責(zé)。.定標(biāo)投資經(jīng)營部根據(jù)評估報告通過推薦預(yù)中標(biāo)人請示方式報歸口/使用、財務(wù)部門及審計人員會簽，并報總經(jīng)理部審批。

議標(biāo)直接與1至2家特定對象進(jìn)行談判.無法形成競爭的項目。已經(jīng)米用競爭性采購方式，但邀請投標(biāo)后無投標(biāo)商應(yīng)標(biāo)或者提供啟效報價的供應(yīng)商小足二家，且內(nèi)重新進(jìn)行競爭性采購也不能構(gòu)成競爭的項目。.向優(yōu)先級供應(yīng)商采購。指已經(jīng)從該供應(yīng)商處采購了物資、工程或服務(wù)，出于統(tǒng)一，It考慮需要與現(xiàn)有的物資、工程或服務(wù)配套，并且前次從該供應(yīng)商處的采購能夠有效滿足要求，目前可以證明該供應(yīng)商報價合理。.壟斷行業(yè)或特殊服務(wù)項目。指只用獨家供應(yīng)商，或技術(shù)復(fù)雜，性質(zhì)特殊，不能元全確7E技術(shù)要求叩無法進(jìn)行競爭性采購的項目。.10個工作日內(nèi)必須完成的緊急采購項目。緊急采購項目指按正常采購程序，時間上不能滿足進(jìn)度要求的采購。.續(xù)簽合同項目（需附上履約情況報告和評價意見）.因政府機構(gòu)或主管部門建議所形成的采購行為。.集團公司或集團成員企業(yè)可提供相關(guān)服務(wù)的。.受理報價文件投資經(jīng)營部接受并紀(jì)錄議標(biāo)對象的書面報價文件。如2家議標(biāo)單位，且要求議標(biāo)單位密封報價，則報價文件的拆封紀(jì)錄工作由議標(biāo)小組中兩個以上部門共同協(xié)作完成。審計人員視情況監(jiān)督過程。.定標(biāo)投資經(jīng)營部根據(jù)采購小組評估結(jié)果通過推薦預(yù)中標(biāo)人請示方式報歸口/使用、財務(wù)部門及審計人員會簽，并報總經(jīng)理部審批。.招標(biāo)/詢價轉(zhuǎn)議標(biāo)若屬于招標(biāo)/詢價轉(zhuǎn)議標(biāo)的項目，需經(jīng)審計確認(rèn)后，采購小組以書面形式報主管副總經(jīng)理（包括總會計師、總經(jīng)理助理、總工程師）審批后，才可按議標(biāo)方式進(jìn)行采購。.緊急采購若屬于緊急采購項目，應(yīng)事前辦理書面申請報告或口頭報告（在特別緊急情況時），說明緊急情況，按財務(wù)管理權(quán)限報授權(quán)人批準(zhǔn)后實施，在采購?fù)瓿蓱?yīng)補辦相應(yīng)的手續(xù)。無合同采購不簽訂書面合同進(jìn)行采購.單次采購交易風(fēng)險較低且金額較低、費用分散，不需簽訂合同的。.其他無法簽訂合同的、臨時性（無庫存、又急需）的米購，如名片印制、緊急、零星辦公設(shè)施的維護(hù)、維修；員工福利物品購買、臨由歸口/使用部門參照議標(biāo)采購程序自行采購。時性的會務(wù)服務(wù)、個別聘請專家、涉及行政或事業(yè)性收費項目。合同談判、推薦與簽訂合同在簽訂之前，采購小組與預(yù)中標(biāo)人進(jìn)行合同談判。合同談判至少有采購臨時組織中兩個以上部門參與。公司推行標(biāo)準(zhǔn)化合同文本，特別是通用條款。對于有標(biāo)準(zhǔn)化合同文本的業(yè)務(wù)，采購小組應(yīng)使用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同文本與對方商談。特殊情況下，經(jīng)與商務(wù)采購溝通后，可以使用對方提供的版本或其他版本。除本程序3.1.2條所規(guī)定的“用戶自辦”類采購?fù)?，由投資經(jīng)營部發(fā)起合同推薦，經(jīng)歸口/使用部門、財務(wù)部、審計人員會簽后，由授權(quán)人根據(jù)《 XXX有限公司授權(quán)管理暫行規(guī)定》進(jìn)行合同簽署授權(quán)。合同推薦應(yīng)附上必要的附件，包括相應(yīng)的采購報告、合同談判會議紀(jì)要以及其他能夠記錄采購過程重要事項和說明的報告等。 簽訂合同/訂單推薦表見表2-6o合同、協(xié)議或者訂單需由相應(yīng)授權(quán)人簽署，加蓋公司印章或合同專用章，并由投資經(jīng)營部辦理登記歸檔。第六章合同履行與執(zhí)行管理驗收歸口/使用部門負(fù)責(zé)按合同規(guī)定對采購項目的質(zhì)量和技術(shù)要求進(jìn)行驗收， 填寫完整的驗收記錄。如歸口/使用部門驗收中發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量缺陷或不符合合同技術(shù)要求的情況， 應(yīng)及時通知安全質(zhì)保。對于有保證期的采購項目，由歸口/使用部門牽頭，安全質(zhì)保、商務(wù)采購配合，按合同索賠的處理程序，向供應(yīng)商提出索賠。若合同規(guī)定保證期滿后須簽發(fā)最終驗收證書， 應(yīng)確保全部技術(shù)/商務(wù)問題均已按合同解決，并獲得授權(quán)人員批準(zhǔn)，才能最終驗收。支付合同支付由歸口/使用部門填寫合同支付申請單（見表2-9）報投資經(jīng)營部、財務(wù)部會簽，經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行支付。財務(wù)部經(jīng)審核支付申請單、供應(yīng)商提交的有效發(fā)票正本以及驗收支持性文件，并與合同核對無誤后，根據(jù)授權(quán)人批準(zhǔn)的支付申請中要求的支付時間完成支付。合同變更變更的提出合同簽訂前，應(yīng)充分預(yù)計到各種可能的變更，并納入合同條款，以免合同執(zhí)行中產(chǎn)生糾紛，減少合同變更情況的發(fā)生。除非涉及重大質(zhì)量安全問題或可以為公司爭取到明顯的效益，一般不應(yīng)進(jìn)行設(shè)計和技術(shù)要求的變更。若變更建議由供應(yīng)商提出，供應(yīng)商應(yīng)提交書面申請及相關(guān)材料， 詳細(xì)說明變更的理由、變更的范圍、變更的條件及變更的價格（若變更涉及價格的話）。若變更建議由我司提出，申請人應(yīng)事前與投資經(jīng)營部一起研究該變更對合同價格、進(jìn)度及對其它合同執(zhí)行的直接或間接影響，設(shè)法使這些影響降低到最低限度。由投資經(jīng)營部牽頭，相關(guān)部門參與談判，共同起草合同變更文件。變更的審批合同變更由歸口/技術(shù)填寫合同變更申請表（見表2-7）,附上相關(guān)支持性文件，有關(guān)部門會簽，最后報授權(quán)人審批。不涉及合同價的變更審批：如合同主體發(fā)生變更，視為合同金額 100崛更，由原合同推薦批準(zhǔn)授權(quán)人審批；如果合同進(jìn)度或質(zhì)量要求及技術(shù)要求發(fā)生變更，由投資經(jīng)營部和歸口/使用部門授權(quán)人審批；如支付方式發(fā)生變更，由投資經(jīng)營部及財務(wù)部授權(quán)人聯(lián)合審批；其他變更由投資經(jīng)營部授權(quán)人審批。凡涉及合同價的變更依照授權(quán)管理制度，由批準(zhǔn)授權(quán)人審批。如合同出現(xiàn)主體、金額、支付方式、合同進(jìn)度、質(zhì)量要求及技術(shù)要求等多項變更，則由上述相應(yīng)變更授權(quán)批準(zhǔn)部門聯(lián)合審批并簽署合同變更申請表。針對竣工結(jié)算的變更情況，工程竣工結(jié)算審批即可視為合同變更審批。當(dāng)變更后合同累積金額超出預(yù)算時，立項申請部門應(yīng)補充立項，財務(wù)部視需要相應(yīng)辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)。變更的發(fā)出、記錄及跟蹤所有合同變更通知（見表2-8）均應(yīng)在變更實施前通過投資經(jīng)營部發(fā)出，并保存一份完整的變更記錄，定期更新匯總。歸口/使用部門負(fù)責(zé)對變更項目的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，應(yīng)做好有關(guān)記錄，即時送交投資經(jīng)營部。合同暫停與終止合同對方一旦提出暫停或終止合同，投資經(jīng)營部應(yīng)負(fù)責(zé)召集公司相關(guān)部門會商，共同研究處理因合同暫?；蚪K止而可能發(fā)生的金額補償或損失等問題，并按公司授權(quán)管理規(guī)定，報授權(quán)人批準(zhǔn)。在緊急情況下（如國家法令的規(guī)定、公司政策的變化等），可由投資經(jīng)營部負(fù)責(zé)，立即要求及通知供應(yīng)商暫?；蚪K止合同。合同索賠合同索賠由索賠小組負(fù)責(zé)實施。供應(yīng)商提出索賠或違約罰金要求以及公司根據(jù)合同向供應(yīng)商收取違約金時， 必須由索賠小組進(jìn)行評審，按公司授權(quán)規(guī)定報授權(quán)人批準(zhǔn)。仲裁與訴訟出現(xiàn)仲裁或爭議事件時，應(yīng)及時處理和解決。投資經(jīng)營部或歸口 /使用部門在收到合同對方提出仲裁或訴訟的書面通知后，或認(rèn)為應(yīng)對合同對方采取仲裁或訴訟行為時，應(yīng)立即通知法律事務(wù)，由其牽頭組織處理。第七章供應(yīng)商管理供應(yīng)商的選擇提供的產(chǎn)品與服務(wù)應(yīng)與公司的采購目的相一致 .具有良好的技術(shù)能力和質(zhì)保體系，商業(yè)信譽和財務(wù)狀況良好，有能力以最佳成本來滿足采購需求。采購小組應(yīng)盡力選擇足夠數(shù)量、能力相當(dāng)?shù)墓?yīng)商參與競爭。采購小組應(yīng)主動了解項目需求、供應(yīng)商的技術(shù)能力等情況，推薦合適的供應(yīng)商被XXX范圍內(nèi)任一成員公司列入黑名單的供應(yīng)商，自行列入公司供應(yīng)商不良表現(xiàn)記錄。供應(yīng)商的管理引入新的供應(yīng)商，必須進(jìn)行供應(yīng)商評審。對技術(shù)服務(wù)類供應(yīng)商，鼓勵與有實力、有信譽、有能力并有良好合作經(jīng)歷的供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。應(yīng)全面收集與公司有合作記錄的供應(yīng)商的履約情況。供應(yīng)商資格評審合格供應(yīng)商評價準(zhǔn)則經(jīng)營資質(zhì)從事放射性同位素產(chǎn)品銷售的國內(nèi)供應(yīng)商必須具備輻射安全許可證 ，從事放射性藥品生產(chǎn)和經(jīng)營的企業(yè)有《放射性藥品生產(chǎn)許可證》或《放射性藥品經(jīng)營許可證》，從事醫(yī)療器械生產(chǎn)和經(jīng)營的企業(yè)有《醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證》或《醫(yī)療器械經(jīng)營許可證》。從事報關(guān)和和放射性物品運輸?shù)钠髽I(yè)應(yīng)有國家批準(zhǔn)的相應(yīng)的資質(zhì)。其他產(chǎn)品及服務(wù)類供應(yīng)商應(yīng)提供有效期內(nèi)的《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》 、《組織機構(gòu)代碼證》、《稅務(wù)登記證》以及行業(yè)從業(yè)許可證等資質(zhì)文件。質(zhì)量管理能力(1)供應(yīng)商通過ISO9001:2000質(zhì)量管理體系認(rèn)證；(2)放射性藥品企業(yè)通過GMP證且產(chǎn)品有相應(yīng)的注冊文號；(3)醫(yī)療器械產(chǎn)品有相應(yīng)的注冊文號；(4)提供的產(chǎn)品通過產(chǎn)品認(rèn)證或其他規(guī)定的認(rèn)證；(5)產(chǎn)品質(zhì)量良好穩(wěn)定、經(jīng)營業(yè)績良好且供貨及時且資信度可靠；(6)對放射性藥品和醫(yī)療器械產(chǎn)品的銷售，若該產(chǎn)品的品名為該公司首次經(jīng)營，應(yīng)按公司相關(guān)規(guī)定經(jīng)審核并得到批準(zhǔn)。評價及確定供應(yīng)商資格評審小組根據(jù)供應(yīng)商提供的資料，按7.3.1條評價準(zhǔn)則對供應(yīng)商進(jìn)行評價，并形成評審文件。批準(zhǔn)評審文件經(jīng)公司主管經(jīng)理批準(zhǔn)后，該供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名單》。XXX成員公司、國際著名廠商、國家機關(guān)、國家事業(yè)單位、中央企業(yè)，根據(jù)其以往產(chǎn)品質(zhì)量情況可直接列入《合格供應(yīng)商名單》。再評價每兩年依據(jù)“與供應(yīng)商合作期間，其供應(yīng)的產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量、產(chǎn)品性能、供貨周期（及時性）、價格評價”的準(zhǔn)則，對合格供應(yīng)商進(jìn)行評價確定其是否合格，形成評審文件。同一供應(yīng)商同一產(chǎn)品連續(xù)二次出現(xiàn)不合格時，對其再評價確認(rèn)，并記錄。合格供應(yīng)商有重大變化時，再評價確認(rèn)，并記錄。第八章合同文檔管理合同文檔管理綜合管理部為公司文檔管理的歸口部門，負(fù)責(zé)立項單、合同、協(xié)議的編號管理，對采購過程文件的收集、整理，各部門采購的合同、協(xié)議文本的分發(fā)，以及采購過程文件的臺帳管理。歸檔投資經(jīng)營部或歸口/使用部門在合同履行完畢后，將所有過程文件的原件及時移交綜合管理部，包括啟動會議紀(jì)要、招標(biāo)請示、詢價函、報價函、詢價比選表、評估報告、合同推薦、合同文本、支付申請函、驗收文件、變更審批表等。第九章附則所有立項過程、合同實施過程、合同執(zhí)行過程中形成的文件及信息均屬于公司秘密，相關(guān)工作人員須遵守公司有關(guān)的保密政策，嚴(yán)格保密，不得透露給公司內(nèi)部其他無關(guān)人員及公司外部人員或單位。公司紀(jì)律守則等其它規(guī)定，廉潔自律，維護(hù)公司的利益，并接受審計、監(jiān)察部門的監(jiān)督和檢查。參與公司合同活動的工作人員因玩忽職守、濫用職權(quán)、徇私舞弊、索賄受賄、泄露合同機密、越權(quán)審批、提供虛假工作或考勤記錄以及其它違反本政策的規(guī)定，給公司利益造成損失的行為，應(yīng)依照公司紀(jì)律守則辦理。本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，原版本制度同時作廢。第十章參考文件本制度參考文件包括：《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國合同法》《集團合同與采購管理制度》《xxXt限公司授權(quán)管理暫行規(guī)定》附件附件1流程圖圖1-1：采購立項申請流程圖圖1-2：合同談判、推薦、簽訂及履行流程圖（立項金額 50,000元人民幣以上）圖1-3：合同談判、推薦、簽訂及履行流程圖（立項金額 50,000元人民幣以下）圖1-4采購總圖流程附件2表格表2-1采購立項申請表模板表2-2招標(biāo)小組標(biāo)前會會議紀(jì)要模版表2-3招標(biāo)請示模版表2-4詢價函模版表2-5詢價比選表模版表2-6簽訂合同/訂單推薦表模版表2-7合同變更表模版表2-8合同變更通知模版表2-9合同支付申請表模版附件1:圖1-1:流程圖采購立項申請流程圖50,000元圖圖1-:采購總圖流程標(biāo)喳招扇號

商務(wù)成末靦務(wù)座計『

忠箜理吼公開招序法粽/￡板肉兔「技本體武評法評標(biāo)奪曷金確定

則中而人三項諦舜期,價立項審覘技中儒各側(cè)冬底計哈隆理都爐董事會果狗月劫采購港備，含夾購文件編制＞詢價格價接收競爭性最咚報歸接收滸向南勢啟琳同冬0W計）預(yù)中標(biāo)人稿定高莠魔木膽務(wù)演山忠經(jīng)理都告同表判3同一中挑笠罟舍同尊慢曲曲后評價非黃爭te采的詢價播管控收商務(wù)且專才合同釜善

授祝人附件附件2:表格表2-1采購立項申請表模板XXXXX 采購立項申請表采購項目名稱：申請表編號：申請部門: 申請人：日期：項目預(yù)計開始時間：項由而十完成日期：米購方式：競爭性米購： 公開招標(biāo)口 詢價米購口 競爭性談判口非競爭性采購： 議標(biāo)采購口 無合同采購口申請理由：若為非競爭性米購，承包商名稱和理由估計金額：核準(zhǔn)金額（財務(wù)負(fù)責(zé)人填寫）審核環(huán)節(jié)審核意見審核日期歸口/使用部門經(jīng)理審核投資經(jīng)營部經(jīng)理審核財務(wù)部預(yù)算人員審核財務(wù)部經(jīng)理審核審計人員審核授權(quán)人審批表2-2招標(biāo)小組標(biāo)前會會議紀(jì)要模版XXXXX招標(biāo)小組標(biāo)前會會議紀(jì)要

XXXXX招標(biāo)小組標(biāo)前會會議紀(jì)要起草審核批準(zhǔn)起草日期： ￥b月日簽發(fā)日期： 《口月日地點：時間： 年月日 時主題：參to部門：主持：與會者：正文頁數(shù)：頁附件：分發(fā)：正文為了啟動 項目的招標(biāo)工作，由投資經(jīng)營部牽頭組織部門召開了標(biāo)前會議，經(jīng)與會者充分討論，達(dá)成如下共識：一、招標(biāo)項目名稱二、招標(biāo)方式三、是否劃分標(biāo)段及劃分方■式四、潛在投標(biāo)人須達(dá)到的資質(zhì)、業(yè)績要求（含資格審查標(biāo)準(zhǔn)和方法）五、供應(yīng)商庫內(nèi)合格潛在投標(biāo)人名單及其資質(zhì)六、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法.綜合評標(biāo)法/最低價中標(biāo)法.評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)中價格、技術(shù)與商務(wù)的權(quán)重比例. 定價方式及基準(zhǔn)價（固定單價/總包價/其他）.是否設(shè)置標(biāo)底七、采購進(jìn)度計劃（發(fā)標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、簽約、開工時間）第 頁備注表2-3招標(biāo)請示模版XXXXX 招標(biāo)請示招標(biāo)名稱：招標(biāo)金額：

米購項目類型： 服務(wù)口 設(shè)備口 施工口立項編P:立項名稱：立項金額：招標(biāo)公告計劃發(fā)布日期：計劃開標(biāo)日期：附件：.立項申請單.標(biāo)前會會議紀(jì)要.電子版招標(biāo)文件（OA發(fā)送時間： ）審核環(huán)節(jié)審核意見審核日期歸口/使用部門經(jīng)理審核投資經(jīng)營部經(jīng)理審核財務(wù)部預(yù)算人員審核財務(wù)部經(jīng)理審核審計人員審核授權(quán)人審批表2-4詢價函模版

友達(dá)：ATTN.to收自：XXX有限公司***部門From我力友乂編號Ourref.對方傳真號FaxTo:對方發(fā)文編號Yourref抄送：COPYto日期Date傳真件頁數(shù)Pages采購詢價函 ^共貨商）：XXX有限公司現(xiàn)對 （采購項目名稱）進(jìn)行詢價采購，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：一、詢價編號： 二、項目內(nèi)容： 三、報價人資質(zhì)業(yè)績要求： 四、各報價人須就《采購報價表》中的全部貨物內(nèi)容一次性作完整唯一報價，否則將視為無效報價。五、報價人須提供材料：.采購詢價函、采購報價表和貨物附表（總報價，含稅） （加