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文檔簡介
常用公文的寫作要點常用公文的寫作要點之范性公文的撰寫一、規(guī)范性公文的特點規(guī)范性公文是強制推行的用以規(guī)范各種行為的文件。與其他類型的公務文件相比,它們具有如下特征:(1)公文內容是作者單方面意志的表示,其規(guī)范作用的成立與實現(xiàn)不以對方是否同意為前提條件,具有極強的強制約束力。(2)公文所針對的問題是反復多次適用的、涉及多數人的普遍性問題。(3)公文生效程序更為嚴格和規(guī)范,特別是在審批手續(xù)和正式公布程序方面非常嚴格。(4)在效用方面一般均實行〃不溯既往〃和〃后法推翻前法〃的原則,即公文效力所及只針對正式成文(生效)之后發(fā)生的有關事物;新公文形成之后,與其規(guī)定不一致的〃舊公文〃即行廢止,以新公文為準。(5)語言運用講究高度準確、概括、簡明、通俗、規(guī)范。二、規(guī)范性公文的結構及特點(一)總體結構規(guī)范性公文一般均包括:文件標題。一般由事由(問題)、文種兩部分組成。發(fā)布或通過批準的日期。即公文經權威性機構或組織審議通過或批準生效的時間,需將這一時間標注在標題之下并用圓括號括入。章題。即文件需劃分若干章表述時,每一章的標題。章題只需確切概括反映章內的內容。正文。即文件的主體部分,規(guī)范的具體內容均在此表達。(二)正文的結構規(guī)范性公文的正文一般均有這樣幾部分內容:制發(fā)目的。指制發(fā)文件者的動機及所要實現(xiàn)的結果。制發(fā)依據。指制發(fā)文件的前提條件與根據。適用范圍。對文件有效適用對象范圍的規(guī)定,可表明文件對何種人及事具備有效的約束力。有關定義。即指對文件中根據實際需要而創(chuàng)設或使用的有關名詞術語含義的規(guī)定。主管部門。即對文件的執(zhí)行或監(jiān)督執(zhí)行負有直接和主要責任的機構或組織。具體規(guī)范。即文件的主體內容"明確規(guī)定支持、保護、發(fā)展什么,限制、禁止和取締什么,規(guī)定機關團體和其他社會組織與有關人員的作為和不作為。獎懲辦法。即有關獎勵與懲罰的具體方式、程序、措施的規(guī)定,必要時還包括對申訴(有處罰即難免有糾紛)程序和機構作出的規(guī)定。施行日期。即對文件正式實施時間的規(guī)定。規(guī)范性公文大都不在發(fā)文機關履行批準手續(xù)后即生效執(zhí)行,以保證人們有了解規(guī)范的內容,做好認真執(zhí)行的各種準備的時間與條件,為此,需在文中專門規(guī)定施行日期。這方面的規(guī)定大致有如下幾種:(1)自文件公布之日起施行。(2)另行規(guī)定其他時間(如在公布之日之后)施行。(3)規(guī)定以另一種規(guī)范性公文的施行時間為施行日期。(4)規(guī)定本文施行日期另由其他規(guī)范性公文確定。施行程序與方式即對施行(公布)過程、施行(公布)責任歸屬,制定具體實施辦法(細則)的權利責任歸屬、根據與原則、步驟方法的規(guī)定,以及實施中能對文件內容作出權威性解釋的解釋權專屬者的規(guī)定等。有關說明。主要指對該文件與其他文件的關系的規(guī)定,對附件效用、數量的規(guī)定,以及不同文字文本效用(包括產生爭議時以何種文本為準)的規(guī)定等。在寫作實踐中,上述內容多以條文形式表達,每條還可下分為款、項、目等層次。三、規(guī)范性公文的撰寫要求維護文件的高度一致性。維護文件的高度嚴密性。維護文件的條理性。維護文件的簡明性。維護文件的穩(wěn)定性。維護文件的連續(xù)性。尊重不同文種的特殊撰寫要求。常用公文的寫作要點之二一決定、決議、通知、通報、批復、通告的撰寫一、決定(一)決定的特點具有規(guī)定性。用于規(guī)范人們的行為,具有法定的強制力,受文機關與人員必須遵守,認真執(zhí)行。具有指導性。決定記載與傳達黨和國家領導機關對重要事項或重大行動的決策,具有較強的理論性、政策性,是指導工作的準則。具有穩(wěn)定性。決定用于對重要事項作出決策,它所規(guī)定的原則、措施及有關事項,要在相當長的時期內發(fā)揮效用。(二)決定的結構標題。寫明發(fā)文機關、事由與文種。如《中共中央、國務院關于加強職工教育工作的決定》。正文。一般由制發(fā)文件的依據、決定事項與執(zhí)行要求三大部分組成。在文件的結尾要提出要求,發(fā)出號召或說明有關事項。發(fā)文機關與成文日期。(三)決定的撰寫要求緣由要清楚明白。決定的事項要準確具體。二決議(一)決議的特點決議在性質上、功用上同決定沒有大的差別,其特點主要是在生成程序方面要求必須經過會議討論通過或批準,以體現(xiàn)與會者在形成決策過程中的集體意志和權威性。(二)決議的結構標題。寫明發(fā)文機關、事由與文種。題注。加括號寫明通過或批準決議的日期和會議名稱。正文。多種多樣的具體用途使決議正文的構成形式也具有多樣性,其中比較常見的有:批準式、批準說明式、議論式、說明式。三、通知(一)通知的特點應用廣泛,使用頻率高。2.對行文方向的限制不嚴格,基本上是下行文,但也允許主送平級和不相隸屬的機關。3.內容單純,一文一事,行文簡便。(二)通知的結構標題。寫明發(fā)文機關、事由與文種。用于發(fā)布、轉發(fā)、批轉文件的通知則要求寫明發(fā)文機關、動詞(頒發(fā)、印發(fā)、轉發(fā)、批轉等)、被發(fā)布和轉發(fā)批轉文件的標題、文種。主送機關。正文。發(fā)文機關與成文日期。(三)通知的撰寫要求要求是:主題集中;重點突出;措施具體;講求時效。四、通報(一)通報的特點通報屬普發(fā)性下行文。通報的主要特點:(1)具有教育性。通報需要運用具有代表性、傾向性的事實(事例、新穎的典型經驗以及重大情況)教育干部和群眾,通過表揚、批評、倡導或強調,喚起人們的警覺與注意,闡明自己的觀點和意圖,指導和推動工作。(2)具有較強的時效性。通報主要用于反映新情況、新問題、新經驗、新的苗頭與趨向,因此,強調及時快捷。(二)通報的結構標題。寫明發(fā)文機關、表彰或批評的對象與事實性質(情況)以及文種(通報)。如《國務院關于x省x縣紅星玻璃廠擅自制作和出售國徽的通報》。主送機關(不言自明的情況下也可略去)。正文。發(fā)文機關與成文日期。(三)通報的撰寫要求通報的內容必須具有典型性,即應選新穎的具有代表性的典型事例,選擇與推動當前中心工作密切相關的重要事項或重大情況,使廣大干部從中受到教育與啟示或引起廣泛的重視,進而對工作起到引導與促進的作用。通報的材料必須經過深入細致的調查和反復認真的核實,不得有半點虛假和錯漏。撰寫通報,應使用說明與敘述的表達方式,通過平實而具體的敘事與入情入理的分析,使讀者心悅誠服,從而使通報達到倡導和鑒戒的作用。五、批復(一)批復的特點批復是用于答復下級機關請示事項的下行文。其主要特點是:(1)具有法定的權威性與執(zhí)行性,批復意見就是指示,下級機關務必遵守執(zhí)行。(2)具有被動性,批復是針對下級機關報送的請示事項予以明確答復,不涉及其他問題。(二)批復的結構標題。寫明發(fā)文機關、事由、文種,必要時也可在標題中標明〃同意〃〃批準〃與否的態(tài)度,如《民政部關于同意福建省撤銷崇安縣設立武夷市的批復》。主送機關。一般只為報送請示的機關。正文。發(fā)文機關與成文日期。(三)批復的撰寫要求在批復前必須進行充分的調查研究工作。批復的意見應明確、具體、可行。態(tài)度必須明朗,應有問必答,對所有要求答復的問題都有所交代,文字表達應準確、簡要,語氣肯定,不能回避某些問題、不予作答或含糊其辭,就是對目前暫時無法回答具體意見的問題也應說明有關情況,否則將可能形成沒有必要的新的一輪往復行文。六、通告(一)通告的特點通告用于在一定范圍內公布需要各機關、團體、企事業(yè)單位與廣大人民群眾遵守或周知的事項。主要特點為:具有知照性與約束力。通告具有知照性,用于公布需要人們周知的事項,同時具有約束力,通告的內容所及的機關、個人都須遵守,具有強制執(zhí)行的效用。2.具有專業(yè)性,一般由專業(yè)主管部門在一定的業(yè)務范圍內公布。(二)通告的結構標題。寫明發(fā)文機關名稱、事由、文種。有時可以省略事由或只標文種。正文。由通告的依據、目的、通告事項與結尾組成。結語用來說明執(zhí)行的要求和有關事項,也可用〃特此通知〃結束全文。發(fā)文機關及成文日期。(三)通告的撰寫要求通告的內容應明確具體。即將通告的目的、依據與需要遵守知曉的事項原原本本具體地交代清楚,使讀者一目了然,不生歧義。一般用分條列項的形式表達,用語要求簡明易懂,有些專業(yè)性通告雖可使用一定的專業(yè)術語,但也應盡量做到方便閱讀與理解。通告屬正式公文,應注意維護其嚴肅性,有些可用〃啟事〃等應用文公布周知的事項,如遷移、掛失、招生、更改電話號碼等,應避免使用通告。常用公文的寫作要點之三一一示、報告的撰寫一、請示(一)請示的特點請示用于下級機關向上級機關請求指示或批準。其主要特點是:(1)使用范圍廣泛,各機關對自己無權或無法決定與處理的問題,均應制發(fā)請示公文,向上級機關請求指示或批準。(2)請示具有強制回復的性質,接受請示的機關務必針對請示事項表明態(tài)度或予以明確的指示。(二)請示的結構標題。寫明發(fā)文機關名稱、事由與文種。主送機關。正文。請示的正文一般由這樣幾部分組成:行文的依據、原因;待解決的問題及初步方案,并提出傾向性意見及其理由;行文要求,即請上級復文的要求,常用〃當否,請批示〃〃當否,請批復〃〃請審核批復〃〃妥否,請鑒核批示〃等慣用的結尾詞語表達。發(fā)文機關與成文日期。(三)撰寫要求請示必須是向上級有所呈請,請其給予答復時才能使用,而且必須滿足一定條件才能行文。要嚴格遵行一文一事、只主送一個機關、一般不越級行文的原則。提出的請求應清楚明白,有幾問,要對方批準或指示什么都必須明明白白,以便于對方有問必答。未獲上級批復前,不能將公文抄送給自己的下級。陳述理由時要客觀充分,但不要講空泛的大道理,更不能用教訓人、強加于人的語氣來陳述。應講究有關內容的表達次序,以增強表達效果。如果在書寫請求上級批準的請示時,作者提出的解決問題的方案很可能是兩個或多個,這時就應將傾向性的意見放在最前邊。在所陳述的情況和理由比較復雜的情況下,可用各種附件作詳細說明,以簡化正文。二報告(一)報告的特點報告屬陳述性公文,用于向領導機關反饋本機關的工作信息??偨Y經驗教訓,提出意見與建議,為領導機關制定決策和指導工作提供依據。報告的主要特點是:1.受報告制度的影響,為各機關普遍使用。2.一般可制發(fā)于事后,也可制發(fā)于事前或事中。3.不具備強制復文的性質。(二)報告的結構標題。寫明發(fā)文機關名稱、針對時間或事由、文種。主送機關。正文。發(fā)文機關與成文日期。(三)工作報告工作報告用于日常工作中根據需要或要求,向上級機關匯報工作,反映情況,答復詢問,提出建議。其正文主要包括:行文的根據或概要點明公文所要涉及的情況或問題;陳述具體情況和問題并對其性質進行概要分析;建議(要求誰,何時,做什么,怎樣做,方法,措施,期限,考核指標等),如沒有建議則對有關工作或問題作概括總結,分析存在問題的原因,表明努力方向;結語有建議的報告提出轉發(fā)建議:〃以上意見,如無不當,請批轉(單位)執(zhí)行;請上級指出問題的報告則為:〃如有不當,請指正(示)?!逼渌麍蟾鎰t以〃特此報告〃等結語強調行文目的。(四)總結報告總結報告用于在某些工作、某階段工作結束后按照報告制度的規(guī)定或上級要求匯報情況,對成績、缺點、經驗教訓及有關工作規(guī)律作檢討分析,匯報下一步工作計劃安排??偨Y報告的正文主要包括:工作情況,即做了什么,采用了哪些方法措施,效果怎樣,有哪些成績,存在哪些問題和不足;主要的經驗體會,即對取得成績的原因進行分析,獲得對工作規(guī)律性的認識;檢討失敗或失誤的教訓,總結其原因和規(guī)律性,探索防止或減少失誤和失敗的途徑;下一步工作的初步規(guī)劃、設想。(五)調查報告調查報告是根據調查研究的成果寫成的用于揭示事物真相與規(guī)律的報告,是向領導機關反饋信息,輔助決策,核查決策執(zhí)行情況的重要形式。調查報告的正文一般包括:導語,概述調查研究的目的、時間、地點、對象范圍、調查方式、結果及本文主題;調查結果,分門別類地敘述有關情況的問題;研究的結果,對情況和問題的分析,得出規(guī)律性認識,進而提出解決問題的建設性意見(對策、方法、措施、步驟等);結語,對文件內容概括總結,篇幅短的可略去此項內容。上述二、三項內容,可以一個個方面或一個個具體問題依次展開,也可以以一個方面的情況或一個問題為單元,每個單元依次先談情況,再分析,得出結論,提出建議。根據經驗,后一種方式在涉及復雜問題或綜合性的調查報告中有一定應用價值。
常用公文的寫作要點;之函、會議紀要的撰寫一、函(一)函的特點行政系統(tǒng)的函用于平級和不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題,向有關主管部門請求批準;黨的機關使用的函用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題,向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。函的主要特點是:(1)靈活簡便,不受作者職權范圍與級別層次高低的制約,也不受內容繁簡輕重差別的嚴格限制。常用公文的寫作要點;之函、會議紀要的撰寫(2)內容較單純,一般為一函一事。(3)具有公文的法定效用,可鄭重表示法定作者的意志與權威,對受文者的行為有強制性影響。(二)函的結構標題。要求寫明發(fā)文機關、事由與文種(函或復函),有時也可省略發(fā)文機關。主送機關。正文。發(fā)文機關和成文日期。(三)正文結構依格式正規(guī)、鄭重的程度,函有公函、便函之分;依行文主動與否,函又有發(fā)函、復函之別。發(fā)函正文主要包括:行文的目的和原因,即為什么要提出協(xié)商討論有關問題或提出請求批準的事項;需要詢問、商議或批準的具體問題和事項,向對方介紹自己、介紹自己的意愿和方案,陳述有關理由、依據和背景的材料;提出希望或要求,如〃請復文”、“請予批準”、〃望予合作〃等。有時以〃此致”、“特此函告〃等結語作結。復函的正文主要包括:指明所針對的來函(標題、文號、時間等)答復詢問,表明態(tài)度、立場和解決問題的辦法,提出疑問,陳述有關理由、情況;提出希望、要求或致謝。有時以〃特此函復〃等結語作結。(四)函的撰寫要求行文鄭重,體現(xiàn)平等、坦誠精神,相互尊重,不強加于人,同時又不過于委婉。忌講空泛的大道理,忌寒暄客套。如受文者不是個人,一般毋用〃敬禮〃等詞。表達應概括、簡約、明了。正確使用專用詞和慣用語。敬辭、感盼等詞語在函中的應用頻率較高,如〃為盼”、“為感”、〃謹致謝忱”、“盼復”、〃候復”、“請示復〃等,使用時應正確加以選擇,有分寸地正確而貼切地表達意圖。二、會議紀要(一)會議紀要的特點會議紀要是會議文件的一種。用于記載和傳達貫徹會議主要精神與議定事項。其主要特點是:(1)會議紀要是對會議情況與議定事項的完整而系統(tǒng)的記載,一般制成于會議后期或會議結束之后。(2)所記載與傳達的會議議定事項,反映了主持單位與與會單位(人員)的共同意志與決定的權威性。因此,對于有關的與會單位或下屬單位具有約束力,如認為必要,有權要求有關的受文單位予以遵守或執(zhí)行。(3)具體每一份紀要的性質取決于會議的內容性質與印發(fā)會議紀要的目的和要求。因此,會議紀要整體上一般兼具知照性、參考性、規(guī)范性、協(xié)議性、指導性、執(zhí)行性等多種性質。(二)會議紀要的結構標題。需寫明會議名稱與文種(紀要),如《全國統(tǒng)戰(zhàn)工作會議紀要》。成文日期。一般用圓括號標注在標題正下方。正文。署名。必要時由與會各方或其代表簽署機關名稱、職務、姓名等。(三)正文結構依
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