涉外禮儀第十講

第十章書信禮儀與公文禮儀1對外書信聯(lián)系已成為涉外工作的一部分，電話服務(wù)又使書信禮儀的內(nèi)容得到了擴充。

書信是反映你外表、鑒賞力和性格的一面鏡子。一個優(yōu)秀的秘書，以他（她）所寫的具有條理和整潔之感的書信，為企業(yè)（社會組織）爭得良好的形象和信譽。2

書信是單方面地表達感謝，無輔助手段，難度大，要進行必要的培訓(xùn)。

書信有一定格式，使用語言也有一定規(guī)范。

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§1、書信禮儀一、英文信的格式（1）信頭；（2）信內(nèi)地址（只限于正式商業(yè)信）；（3）稱呼；（4）正文；（5）結(jié)尾套語；（6）簽名；（7）信封寫法。41、信頭

歐美國家把發(fā)信人的地址詳細寫在信內(nèi)正文上端，包括發(fā)信日期；與中文信地址的寫法順序相反，英文信的地址從門牌號、街道地區(qū)至市、省、國名、日期也與寫中文信不同，年要放在后面；排列格式或分為直排和斜排兩種，標(biāo)點符號用不用都行。5

關(guān)于日期的寫法:例:2005年3月30日美國人3、30、2005歐州人30、3、2005中國人2005、3、30國際標(biāo)準(zhǔn)化組織2005、03、306

2、信內(nèi)地址

是在信內(nèi)寫明收信人的姓名和公司地址。在社交信中，可省去不寫，但商業(yè)信中是不能少的。正確形式是：

收信人的地址放在信頭左邊，發(fā)信人的地址放在信頭右邊。信內(nèi)地址有時也可以寫在簽名下面的左邊。7（A）社交信

稱呼寫在信頭半寸之下（左面留一寸空白）

美國“Mydear”比“Dear”客氣；稱呼后加“:”。

英國正相反,稱呼后加“，”

3、稱呼8（B）商業(yè)信在商業(yè)信中，普通用的稱呼都是：“DearSir”,“Grentleman”、“DearMadam”和“Madames”。凡是女人，無論她是否結(jié)婚均用“DearMadame”來稱呼。94、正文

書信是最主要的部分。社交信分正式、非正式兩種，在正式信札中，日期和鐘點不可用縮寫。商業(yè)信：一紙不可寫兩面，加添的信紙上要有頁碼。寫英文信最好以打印的形式。（但便函不宜用打?。?05、結(jié)尾客客套結(jié)尾客套寫寫在正文下下面二、三三行的位置置，大都從從信紙中央央寫起，只只有第一個個字要大寫寫，末了放放一個逗號號。116、簽名寫信人在結(jié)結(jié)尾客套的的下面略偏偏右的地方方簽上自己己的姓名。。打印的信信，習(xí)慣上上仍需要親親筆簽名。。商業(yè)信中，，簽名上面面可以用打打字機打出出公司的名名稱，下面面也可打出出他的職位位。127、信封寫寫法西方國家寫寫信封的格格式：收信人的地地址寫在信信封正面的的右下方，，先寫收信信人的姓名名、門牌號號、所在城城市、（地地區(qū)）、國國家，各占占一行。寄信人的地地址寫在信信封正面的的左上角角或是背面面。13二、社交信信社交信顧名名思義是作作為人們社社交活動手手段的書信信，如邀請請信、祝賀賀信、感謝謝信、慰問問信。14邀請信在社社交活動中中使用得相相當(dāng)廣泛。。邀邀請信信一般都較較簡短，寫寫時要注意意禮節(jié)，又又要誠懇熱熱情，要把把有關(guān)邀請請對象、活活動內(nèi)容、、時間、地地點等交代代清楚，以以免發(fā)生差差錯。1、邀請信信15邀請信的內(nèi)內(nèi)容：向?qū)Ψ奖硎臼竞喍痰暮鸦騿柡蚝?；說明邀請對對方參加什什么活動以以及邀請的的原因；說明活動安安排的細節(jié)節(jié)；如有必要，，請被邀請請方確認(rèn)能能否應(yīng)邀162、感謝信信感謝信在國國際交往中中是一種常常見的書信信形式。當(dāng)當(dāng)受到邀請請、接待、、慰問，接接到禮品以以及得到他他人的幫助助之后，都都應(yīng)及時地地給對方寫寫感謝信，，以示禮貌貌。感謝信沒有有固定的格格式，不宜宜寫得過長長，繁簡要要適度，語語言要熱情情，用詞恰恰當(dāng)。173、慶賀信信分正式和普普通兩種。。前者用于于政府間、、組織間、、官員間。。用語非常常拘謹(jǐn)，使使用一些客客套話，后后者多用于于個人交往往，用詞親親切，不拘拘格式，具具有個人感感情色彩。。書寫慶賀信信時，語言言要求簡練練概括，遣遣詞造句要要求充滿熱熱情、喜悅悅，使人感感到溫暖和和愉快。184、慰問信信慰問信是對對他人表示示慰藉、問問候、鼓勵勵、關(guān)切的的專用信件件。信件分分正式和非非正式兩種種。前者用用于國家間間、團體間間、政府官官員間。慰問信要寫寫得及時，，行文簡潔潔，感情真真摯、詞語語樸實。19三、商業(yè)信信1、商業(yè)信信通則商業(yè)信箋的的紙張，要要求用高質(zhì)質(zhì)量的證券券紙。商業(yè)信箋應(yīng)應(yīng)印上公司司的名稱、、地址和電電話號碼、注冊的的辦公地址址、傳真號號碼。商業(yè)信箋不不可用有顏顏色的紙。。與外商通信信的第一封封信的回信信可按對方方來信時的落款形形式給對方方回信，商商用信使用用的語言比比社交正規(guī)規(guī)，用詞也也更嚴(yán)謹(jǐn)。。202、介紹信信分私人介紹信信和正式介紹信信兩種。私人介紹信信與普通書信信相同，一一般要寫信信封。正式介紹信信是寫信人因因公把自己己的同事介介紹給某單單位或某個個人。正式式介紹信要要求語言和和格式嚴(yán)謹(jǐn)謹(jǐn)、規(guī)范，，一般不寫寫信封（面面呈）。213、推薦薦信推薦信要要求：介紹被推推薦者的的基本情情況；介紹被推推薦人的的誠實、、才干以以及離職職的理由由；實事求是是，不作作過獎之之辭。224、辭職職信辭職信簡簡單扼要要，要有有禮貌，，應(yīng)簡述述辭職理理由。23四、如何何打電話話“在打電電話時，，有三個個因素構(gòu)構(gòu)成你的的個性：：聲音、態(tài)態(tài)度、彬彬彬有禮禮的言詞詞?！保ǎ绹?，尤金金·埃埃里克克）打電話要要態(tài)度友友善、語語調(diào)溫和和，講究究禮貌。。禮貌用語語是使用用電話的的一個主主要規(guī)則則。241、電話話的起始始語英文的常常用的問問候語““哈羅羅”（Hello）中文起始始語（禮禮貌語））“您好好！”打電話時時的稱呼呼要準(zhǔn)確確。252、語氣氣語調(diào)善于控制制和運用用語調(diào)是是打電話話的一項項基本功功。要語語調(diào)溫和和、音量量適中、、吐字清清晰。263、電話話的續(xù)接接電話交際際是發(fā)話話、受話話共同的的信息交交流。發(fā)話人要要注意是是否聽清清楚。受話人不不要隨便便打斷發(fā)發(fā)話人的的談話。。突然打斷斷對方的的談話是是很不禮禮貌的。。如在通話話時電話話突然中中斷，應(yīng)應(yīng)由先打打電話的的一方重重撥電話話。接電話遇遇到對方方有重要要事，要要邊聽邊邊記下要要點。掛斷電話話，應(yīng)先先道別。。274、與國國外電話話聯(lián)系兩個基本本要求：：①準(zhǔn)確；②高效；需要時間間長的電電話最好好事先預(yù)預(yù)約。在在事務(wù)性的電話話中嚴(yán)格格守時是是特別重重要的。。在歐美特特別是德德國，上上午9時以前前，下午午1-3點點之間和和晚餐不不打電話話。28五、名片片名片是個個人用作作交際或或送給友友人紀(jì)念念的一種種介紹性性媒介物物。名片在中中國已有有2000多年年的歷史史。291、在交交際中日日本人名名片的使使用名片上使使用英語語和本國國語言兩兩種文字字。日本人是是名片用用得最多多得國家家，日本本人的生生活離不不開名片片。名片片的作用用是多方方面的神神奇的。。30名片是見見面禮；；名片是介介紹信；；名片是禮禮品卡；；名片是通通知書；；名片是借借款單。。312、英文文名片英文名片片，婦女女用的名名片比男男士要大大些。夫妻可以以共同用用一張名名片。名片除社社交性名名片外，，還有商商業(yè)或者者職業(yè)性性名片或或非正式式名片。。非正式名名片是雙雙折的卡卡片，比比普通名名片大，，可寫下下簡短的的留言。。非正式式名片亦亦可以當(dāng)當(dāng)作請柬柬用。323、名片片的功能能名片用作作自我介介紹，是是社交場場合最簡簡單的自自我介紹紹方式。。其功功能主要要有：建建立今后后聯(lián)系所所必須的的信息，，便于長長久保留留。使人們在在初識時時能充分分利用時時間交流流思想感感情。使用名片片可以使使人們初初識時言言行舉止止更得體體。使用用名片不不必與他他人見面面便能與與其相識識。33如在郵局局寄發(fā)名名片，可可代替信信件表示示祝賀、、感謝、、辭行、、吊唁、、慰問、、介紹等等意，可可在名片片的左下下角用鉛鉛筆寫上上表示一一定含義義的法文文小寫字字母來表表示。34常見有：：p.f.---敬敬賀p.c.---謹(jǐn)謹(jǐn)言p.f.c.---結(jié)結(jié)識p.r.---謹(jǐn)謹(jǐn)謝p.p.---介介紹p.p.c.---辭辭行p.m.---備備忘p.f.n.a.---賀新新年35§2、公公文禮儀儀常見文書書是日常常工作運運行有關(guān)關(guān)的書面面聯(lián)絡(luò)、、通訊、、指令等等公文性性質(zhì)的文文字材料料，具有有禮儀應(yīng)應(yīng)酬、宣宣傳鼓動動等公共共關(guān)系作作用。公文是指指機關(guān)團團體、企企事業(yè)單單位在處處理各種種事物中中形成的的體式完完整、內(nèi)內(nèi)容系統(tǒng)統(tǒng)的各種種書面材材料，如如命令、、指令、、決定、、通知、、請示、、批復(fù)、、報告、、公函、、柬帖等等。36一、公文文禮儀的的特點1、公文文的格式式公文的格格式包括括：標(biāo)題題、主送送機關(guān)、、正文、、附件、、發(fā)文機機關(guān)、發(fā)發(fā)文日期期、抄送送單位、、文件版版頭、公公文編號號、機密密等級、、緊急程程度、閱閱讀范圍圍等項。。372、行文文關(guān)系化化公文的關(guān)關(guān)系應(yīng)有有原有的的行政關(guān)關(guān)系、職職能關(guān)系系、隸屬屬關(guān)系為為依據(jù)。。應(yīng)一級級一級依依次行文文，不越越級行文文，擬制制涉及部部門職權(quán)權(quán)的公文文，主辦辦單位要要主動與與有關(guān)部部門會商商，在征征得一致致意見后后聯(lián)合行行文，平平行或不不相隸屬屬的單位位之間，，只能使使用平行行文。抄抄、送、、發(fā)的關(guān)關(guān)系要明明確。383、辭章章邏輯化化提高公文文寫作技技巧、寫寫作水平平是講究究禮儀的的具體表表現(xiàn)。文書寫作作中的詞詞語組合合要嚴(yán)密密精確，，不能產(chǎn)產(chǎn)生歧義義。39二、公文文禮儀的的規(guī)則1、各級級國家行行政機關(guān)關(guān)的行文文關(guān)系，，應(yīng)根據(jù)據(jù)各自隸隸屬關(guān)系系和職權(quán)權(quán)范圍確確定。2、政府府各部門門在自己己的權(quán)限限內(nèi)，可可以互相相行文，，可以同同下一級級人民政政府的有有關(guān)業(yè)務(wù)務(wù)部門互互相行文文，也可可以根據(jù)據(jù)本級政政府授權(quán)權(quán)和有關(guān)關(guān)規(guī)定，，對下一一級直接接行文。。3、向下下級機關(guān)關(guān)的重要要行文，，應(yīng)抄送送直接上上級機關(guān)關(guān)。404、凡部部門之間間未對有有關(guān)問題題協(xié)商一一致時，，一律不不得各自自向下行行文。5、政府府各部門門可以聯(lián)聯(lián)合行文文。6、各級級國家行行政機關(guān)關(guān)不得越越級請示示，因特特殊情況況，必須須越級行行文時，，應(yīng)抄報報越過的的機關(guān)。。417、請示示的公文文，一般般應(yīng)一文文一事，，除領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)直接交交辦的事事項外，，請示不不要直接接送領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)者個人人，也不不要同時時抄送同同級和下下級機關(guān)關(guān)。8、受理理雙重領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的機機關(guān)上報報公文，，應(yīng)根據(jù)據(jù)內(nèi)容寫寫明主報報機關(guān)和和抄報機機關(guān)，由由主報報機關(guān)負負責(zé)答復(fù)復(fù)請示的的問題，，上級機機關(guān)向雙雙重領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)的下級級機關(guān)行行文時，，應(yīng)同時時抄送另另一上級級機關(guān)。。9、經(jīng)過批準(zhǔn)準(zhǔn)在報刊發(fā)表表的國家行政政機關(guān)公文，，應(yīng)視為正式式公文依照執(zhí)執(zhí)行。42三、公文辦理理的禮儀要求求1、公文辦理理一般包括：：登記、分辦辦、批辦、承承辦、催辦、、擬稿、審核核、簽發(fā)、繕繕印、用印、、傳遞、歸檔檔、銷毀等程程序。2、凡需辦理理的公文，文文書部門應(yīng)根根據(jù)內(nèi)容和性性質(zhì)，送領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)人批示或送送交有關(guān)業(yè)務(wù)務(wù)部門辦理。。緊急公文，，文書部門應(yīng)應(yīng)提出辦理時時限。433、凡涉及其其他部門或地地區(qū)的問題，，主辦機關(guān)應(yīng)應(yīng)主動與有關(guān)關(guān)部門或地區(qū)區(qū)協(xié)商、會簽簽，上報的公公文，如有關(guān)關(guān)方面意見不不一，要如實實反應(yīng)。4、已送領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)人批示或交交有關(guān)業(yè)務(wù)部部門辦理的公公文，文書部部門要負責(zé)檢檢查催辦，防防止漏辦和延延誤。445、公文寫作作中要符合國國家政策、法法律，人名、、地名、數(shù)字字、引文要準(zhǔn)準(zhǔn)確屬實，時時間要具體的的年月日，數(shù)數(shù)字書寫一般般用漢字，同同一公文中的的數(shù)字寫法要要前后一致。。使用簡稱時時必須先用全全稱，并加以以說明。6、各級行政政機關(guān)發(fā)出的的公文，由機機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽簽發(fā)。重要的的或涉及面廣廣的，由正職職或主持日常常工作的副職職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)發(fā)。有的公文文，可由秘書書長或辦公室室主任根據(jù)授授權(quán)簽發(fā)。457、各級領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)人審批公文文要認(rèn)真負責(zé)責(zé)，文件主批批人要簽署自自己的意見、、姓名和時間間。8、擬寫、簽簽發(fā)公文時應(yīng)應(yīng)使用黑色鋼鋼筆或毛筆。。9、各級國家家行政機關(guān)的的辦公室在將將公文送領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)人簽發(fā)之前前，應(yīng)認(rèn)真做做好審核重點點；是否需要要行文、公文文內(nèi)容、文字字表述、文件件使用、格式式等是否符合合有關(guān)規(guī)定。。4610、上級機機關(guān)的發(fā)文，，除絕密或注注明不準(zhǔn)翻印印的以外，經(jīng)經(jīng)下一級機關(guān)關(guān)的秘書長或或辦公室主任任批準(zhǔn)，可以以翻印，轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)的、翻印時時，要注明翻翻印的機關(guān)和和時間。11、傳遞秘秘密公文時，，必須采取相相應(yīng)的保密措措施、確保文文件安全。12、公文辦辦完后，應(yīng)根根據(jù)文書立卷卷、歸檔的有有關(guān)規(guī)定，及及時將公文定定稿，正文和和有關(guān)材料整整理立卷。4713、公文立立卷應(yīng)根據(jù)其其特征，相互互聯(lián)系和保存存價值分類整整理，保證齊齊全、完整，，正確反映本本機關(guān)的主要要情況，便于于保管、查找找和利用。14、立好的的案卷，應(yīng)按按照有關(guān)規(guī)定定定期向檔案案部門移交。。個人不得保保存存檔的公公文。15、沒有存存檔價值和存存查必要的公公文，經(jīng)過鑒鑒別和主管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，，可定期銷毀毀。銷毀秘密密公文要進行行登記，有專專人監(jiān)督，保保證不丟失、、不漏檔。48四、常用公文文寫作的禮儀儀要求1、簡報簡報是一種對對公務(wù)活動、、工作情況作作簡要報道的的公文，一般般在組織、單單位內(nèi)部印發(fā)發(fā)，具有向上上級反映、向向下屬與平行行單位通報情情況的作用。。要求一是簡簡明扼要，二二是快速及時時，三是真實實準(zhǔn)確，四是是符合格式。。簡報分會議簡簡報、工作簡簡報、情況簡簡報三類。492、會議記錄錄和會議紀(jì)要要會議記錄是指指用書面文字字的形式，把把會議的基本本情況、議題題、決議等有有關(guān)內(nèi)容如實實地記錄下來來，以備事后后查考的材料料。會議紀(jì)要是指指摘要記述會會議概況、議議程和會議基基本精神、決決議內(nèi)容等的的一種公文。。503、公函公函是上下級級和同級機關(guān)關(guān)不相隸屬的的單位之間在在商洽、聯(lián)系系工作、詢問問、答復(fù)問題題以及委托和和告知某一事事項、情況時時所使用的公公文類型。51思考題：1、名片的功功能有哪些？？2、商業(yè)信通通則的主要內(nèi)內(nèi)容是什么？？529、靜夜四四無鄰，，荒居舊舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、雨中黃黃葉樹，，燈下白白頭人。。。04:24:3304:24:3304:2412/25/20224:24:33AM11、以我獨沈沈久，愧君君相見頻。。。12月-2204:24:3304:24Dec-2225-Dec-2212、故人江海海別，幾度度隔山川。。。04:24:3304:24:3304:24Sunday,December25,202213、乍見翻疑疑夢，相悲悲各問年。。。12月-2212月-2204:24:3304:24:33December25,202214、他鄉(xiāng)生白白發(fā)，舊國國見青山。。。25十二二月20224:24:34上上午04:24:3412月-2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月224:24上上午12月-2204:24December25,202216、行動出成果果，工作出財財富。。2022/12/254:24:3404:24:3425December202217、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時時，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點的的射線線向前前。。。4:24:34上上午4:24上上午午04:24:3412月月-229、沒有有失敗敗，只只有暫暫時停停止成成功?。?。12月月-2212月月-22Sunday,December25,202210、很多多事情情努力力了未未必有有結(jié)果果，但但是不不努力力卻什什么改改變也也沒有有。。。04:24:3404:24:3404:2412/25/20224:24:34AM11、成成功功就就是是日日復(fù)復(fù)一一日日那那一一點點點點小小小小努努力力的的積積累累。。。。12月月-2204:24:3404:24Dec-2225-Dec-2212、世間成成事，不不求其絕絕對圓滿滿，留一一份不足足，可得得無限完完美。。。04:24:3404:24:3404:24Sunday,December25,202213、不知香香積寺，，數(shù)里入入云峰。。。12月-2212月-2204:24:3404:24:34December25,202214、意志志堅強強的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥塊一一樣任任意揉揉捏。。25十十二二月20224:24:34上上午04:24:3412月月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荊門門九派派通。。。。十二月月224:24上上午午12月月-2204:24December25,202216、少年十五五二十時，，步行奪得得胡馬騎。。。2022/12/254:24:3404:24:3425D