會議管理辦法

第7頁共7頁會議管理辦法第一章?總則第_?__條為規(guī)?范公司會議?管理，提高?會議質(zhì)量和?效率，制定?本辦法。?第___條?本辦法適用?于公司各級?、各類會議?的___和?管理。第?___條主?要職責(zé)。?1.集團(tuán)領(lǐng)?導(dǎo)：負(fù)責(zé)重?要會議計(jì)劃?方案及__?_的審批。?2.集團(tuán)?行政管理中?心：負(fù)責(zé)會?議計(jì)劃方案?的策劃、落?實(shí)以及會議?__通知、?考勤、紀(jì)律?管理、后勤?服務(wù)等。?3.集團(tuán)各?中心：負(fù)責(zé)?相關(guān)會議_?__、召開?、參與、準(zhǔn)?備及會議決?定的落實(shí)等?。第二章?會議類型?第___條?固定會議。?主要指公司?級別的相對?固定的大型?綜合會或?qū)?題會議等。?會議名稱?召集部門會?議周期參會?人員議題和?活動(dòng)股東?大會董事會?年度每年?___月股?東、董事會?成員、監(jiān)事?會成員；集?團(tuán)中高層以?上管理人員?和各分公司?經(jīng)理審議通?過董事會、?監(jiān)事會工作?報(bào)告以及財(cái)?務(wù)工作報(bào)告?公司年會?企業(yè)管理?中心年度?春節(jié)前半個(gè)?月左右分公?司主要管理?人員，獲獎(jiǎng)?人員，部分?項(xiàng)目經(jīng)理，?總部全員年?度工作報(bào)告?、年度表彰?、年終聚餐?經(jīng)營工作?會議經(jīng)營管?理中心半?年度過年?后和___?月底各分公?司經(jīng)理、經(jīng)?營負(fù)責(zé)人、?部分項(xiàng)目經(jīng)?理；集團(tuán)總?部各部門負(fù)?責(zé)人經(jīng)營工?作總結(jié)及座?談財(cái)務(wù)工?作會議財(cái)務(wù)?管理中心?半年度過?年后和__?_月底集團(tuán)?財(cái)務(wù)部門全?員各分公?司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)?人財(cái)務(wù)工作?總結(jié)及座談?質(zhì)安工作?會議工程管?理中心半?年度過年?后和___?月底集團(tuán)工?程部門全員?各分公司?負(fù)責(zé)人工程?質(zhì)量、安全?、創(chuàng)優(yōu)的總?結(jié)與座談?公司例會企?業(yè)管理中?心每周周?一召開公司?高管各部?門負(fù)責(zé)人上?周重大問題?及部門計(jì)劃?執(zhí)行情況等?第___?條非固定會?議。指各種?非固定的專?題會議、接?待會議、研?討會以及其?他各種臨時(shí)?會議。包括?信息化會議?、接待上級?主管主管部?門與合作單?位的會議，?部門研討會?、培訓(xùn)會議?等。第_?__條會議?的形式?？?分為現(xiàn)場會?議、視頻會?議、電話會?議等。年度?、半年度的?固定大型會?議，需要現(xiàn)?場參與；其?他會議可根?據(jù)情況靈活?選擇相應(yīng)的?會議形式，?但應(yīng)保證一?定的現(xiàn)場會?議次數(shù)。?第三章會議?計(jì)劃第_?__條制定?會議計(jì)劃方?案。按固定?、非固定兩?類會議，行?政管理中心?做不同的計(jì)?劃方案。?1.固定會?議計(jì)劃：行?政管理中心?可在每年年?末制定第二?年的會議計(jì)?劃（不含每?周例會），?填寫《會議?計(jì)劃表》，?并上報(bào)集團(tuán)?領(lǐng)導(dǎo)審批，?在第二年年?初公布計(jì)劃?。2.非?固定會議計(jì)?劃：各會議?___部門?需在每月_?__號前向?行政管理中?心呈報(bào)會議?需求，填寫?《會議需求?表》，行政?管理中心收?到會議需求?后，進(jìn)行統(tǒng)?一規(guī)劃，制?定月度會議?計(jì)劃，填寫?《會議計(jì)劃?表》，并將?方案上報(bào)集?團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)?協(xié)調(diào)確認(rèn)審?批后，行政?管理中心負(fù)?責(zé)在每月_?__號公布?下月會議計(jì)?劃安排。?3.每周例?會固定在每?周一上午9?:00在公?司會議室召?開，特殊情?況需變動(dòng)的?，應(yīng)于上周?周四發(fā)出下?周例會變動(dòng)?計(jì)劃通知。?第___?條___實(shí)?施。行政管?理中心負(fù)責(zé)?協(xié)助其他部?門___會?議，其他部?門負(fù)責(zé)具體?的會議計(jì)劃?實(shí)施，__?_協(xié)調(diào)人員?，主持召開?會議。第?___條計(jì)?劃控制。行?政管理中心?負(fù)責(zé)督促其?他各部門執(zhí)?行會議計(jì)劃?，當(dāng)出現(xiàn)臨?時(shí)突發(fā)狀況?，行政管理?中心負(fù)責(zé)及?時(shí)調(diào)整計(jì)劃?，合理安排?，保證會議?的順利召開?。第四章?會議準(zhǔn)備?第___條?公布會議通?知。會議通?知由責(zé)任部?門提前__?_天擬定（?大型會議需?提前___?天），責(zé)任?部門按《會?議__》模?板（附件3?）填寫好內(nèi)?容，通知的?內(nèi)容包括會?議時(shí)間、參?會人員、討?論主題、會?議議程等，?經(jīng)部門負(fù)責(zé)?人確認(rèn)后發(fā)?給行政管理?中心，行政?管理中心審?核后進(jìn)行公?布。第_?__條會場?安排。行政?管理中心協(xié)?助會議責(zé)任?部門按照會?議要求，負(fù)?責(zé)會場準(zhǔn)備?，按照《會?議準(zhǔn)備確認(rèn)?表》準(zhǔn)備好?各類物品，?責(zé)任部門負(fù)?責(zé)人和行政?管理中心負(fù)?責(zé)人進(jìn)行確?認(rèn)。對于電?話會議和視?頻會議，應(yīng)?事先請公司?系統(tǒng)管理員?調(diào)試，確保?設(shè)備正常運(yùn)?轉(zhuǎn)。第_?__條會議?室使用。會?議室的使用?由行政管理?中心統(tǒng)一安?排，行政管?理中心負(fù)責(zé)?安排清潔人?員打掃會議?室，保持會?議室的干凈?、整潔。臨?時(shí)需用會議?室的部門及?人員要通知?行政管理中?心，行政信?心中心進(jìn)行?登記，并準(zhǔn)?備相關(guān)物品?，安排會后?打掃。第?___條參?會人員、場?地、住宿、?用餐等事項(xiàng)?確認(rèn)。責(zé)任?部門在會議?通知發(fā)出以?后在開會之?前，必須安?排專人負(fù)責(zé)?會議場地、?參會人員的?確認(rèn)工作。?第___?條參會人員?預(yù)備工作。?1.參會?人員需按會?議通知要求?準(zhǔn)備會議材?料。材料內(nèi)?容包括上次?會議決議的?實(shí)施情況、?上一階段主?要工作、下?一步工作計(jì)?劃、擬提交?討論的議案?等。2.?參會人員如?有重要材料?容匯報(bào)，應(yīng)?提前至少一?天發(fā)送給其?他參會人員?。3.不?允許提出對?于本次會議?未準(zhǔn)備討論?的議題或本?部門內(nèi)部協(xié)?調(diào)即可解決?的問題。?第五章會議?召開第_?__條會場?紀(jì)律。1?.準(zhǔn)時(shí)出席?，不遲到、?早退、缺席?；2.會?議期間關(guān)閉?通信工具或?將通信工具?設(shè)在振動(dòng)位?置，確需接?聽時(shí)，應(yīng)到?會議室外，?切勿影響會?議的正常進(jìn)?行。3.?會議期間不?準(zhǔn)大聲喧嘩?、交頭接耳?或打瞌睡；?4.與會?人員不準(zhǔn)做?與會議無關(guān)?的雜事，不?得在會場上?隨意走動(dòng)。?5.不泄?露會議__?_，妥善保?管會議材料?，不得向無?關(guān)人員泄露?會議內(nèi)容。?第___?條簽到。與?會人員在《?會議簽到表?》上簽到，?會議記錄人?員或會議_?__部門指?定專人對簽?到進(jìn)行確認(rèn)?。第__?_條會議議?程原則。會?議___者?要明確會議?議程原則，?并向會議主?持人和記錄?人等轉(zhuǎn)達(dá)議?程原則，以?確保會議的?有效進(jìn)行。?1.會議?主持。會議?由主持人負(fù)?責(zé)引導(dǎo)會議?進(jìn)程，完成?會議的各項(xiàng)?議程。2?.會議記錄?。___者?指定專人做?會議記錄，?會議記錄可?采用錄音、?筆錄、攝影?等方式，以?確保記錄準(zhǔn)?確。重要會?議應(yīng)安排拍?照，供公司?新聞稿用。?3.時(shí)間?控制。主持?人按照會議?議程控制會?議時(shí)間，會?議記錄人員?對主持人做?出提醒，經(jīng)?主持人提議?可以適當(dāng)延?長會議時(shí)間?。4.主?題明確。會?議圍繞會議?主題進(jìn)行發(fā)?言、討論，?主持人要確?保主題明確?，對跑題、?偏題的發(fā)言?要及時(shí)指出?，會議記錄?人員對主持?人做出提醒?。5.形?成決議。會?議最后要形?成決議或結(jié)?果，由主持?人確認(rèn)。?6.會議結(jié)?題。主持人?在會議最后?做出總結(jié)，?宣布會議決?議或結(jié)果。?第六章會?后落實(shí)第?___條會?議材料的整?理與存檔。?1.會議?材料搜集、?匯總。在會?后___天?內(nèi)，會議發(fā)?言人應(yīng)將本?人會議上所?用書面材料?的電子稿提?交會議記錄?員和行政管?理中心。?2.___?整理、發(fā)布?。在會后_?__天內(nèi)，?會議記錄員?整理好__?_，提交給?部門領(lǐng)導(dǎo)或?集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審?閱后，再交?給行政管理?中心，由行?政管理中心?負(fù)責(zé)發(fā)送給?相關(guān)部門。?3.存檔?、備案。行?政管理中心?檔案管理人?員，對會議?材料和__?_進(jìn)行歸類?存檔，作為?公司的知識?資源。第?___條決?議落實(shí)。會?議上形成的?決議由相關(guān)?主管部門負(fù)?責(zé)督辦、落?實(shí)，決議的?完成情況由?監(jiān)督審計(jì)中?心負(fù)責(zé)監(jiān)督?、檢查，并?計(jì)入部門考?核。第_?__條會議?統(tǒng)計(jì)。行政?管理中心每?月___號?之前匯總上?月會議情況?形成《每月?會議完成報(bào)?表》，內(nèi)容?包括會議計(jì)?劃與執(zhí)行、?會議考勤、?紀(jì)律、會議?決議等；及?時(shí)收集會議?決議的執(zhí)行?進(jìn)度，并適?時(shí)公布。?第七章會議?總結(jié)第_?__條會議?管理總結(jié)。?行政管理中?心每個(gè)月對?會議管理的?實(shí)際情況做?出總結(jié)，包?括執(zhí)行情況?、問題、建?議等，并根?據(jù)會議管理?經(jīng)驗(yàn)，不斷?完善會議管?理辦法和流?程。第_?__條會議?運(yùn)行總結(jié)。?各部門應(yīng)對?會議的有效?性進(jìn)行總結(jié)?，提出意見?和建議，_?__專題會?議研討會議?召開的頻次?與方式、會?后實(shí)施與監(jiān)?督辦法，不?斷改進(jìn)會議?效率、質(zhì)量?。第__?_條會議中?，各部門應(yīng)?對上一個(gè)周?期會議上提?出各項(xiàng)問題?的解決情況?進(jìn)行反饋，?有結(jié)果的反?饋結(jié)果，沒?有結(jié)果的則?反饋具體解?決到哪一步?，預(yù)計(jì)還有?多少時(shí)間能?