學(xué)校檔案立卷歸檔制度

學(xué)校檔案立卷歸檔制度建立健全并落實(shí)科學(xué)的歸檔制度是做好檔案接收工作，乃至是做好全部檔案工作的關(guān)鍵。因此，一定要組織好文件材料的歸檔。歸檔制度包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔的質(zhì)量等三個(gè)方面的內(nèi)容。一、歸檔范圍首先要明確學(xué)校工作中形成的文件材料，哪些應(yīng)當(dāng)歸檔。歸檔與否的標(biāo)準(zhǔn)。就是看文件是否反映和記述了本校的活動(dòng)，是否有保存價(jià)值。既要防止將反映本校的文件材料疏漏，也要防止“有文必檔”，“玉石不分”。文書立卷范圍是：本校在工作活動(dòng)中形成和使用的經(jīng)過辦理完畢，具有查考價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部資料、會(huì)議記錄、電話記錄、本校編印的出版物原稿（附印本）。以及圖表、簿冊(cè)、照片、錄音帶、錄像帶等文件材料，均應(yīng)立卷保存。不歸檔的文件材料的范圍是：（1）重份文件；（2）無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；（3）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿；（4）無特殊保存價(jià)值的信封；一般性的建議或意見的人民來信；（5）參加非主管部門召開的會(huì)議帶回來的不需要貫徹執(zhí)行無查考價(jià)值的文件材料。二、歸檔時(shí)間文書人員一般應(yīng)在第二年的年初將檔案整理立卷，劃分保管期限，編制目錄等。歸檔時(shí)間不宜拖的太長(zhǎng)，要抓緊時(shí)間完成。三、歸檔案卷的質(zhì)量要求歸檔案卷總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用，應(yīng)具體做到：（1）歸檔的文件材料，份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件正本與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，定在一起，不得分開。（3）不同年的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文本立卷；沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的計(jì)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷。（4）卷內(nèi)文件材料區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，證明在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。（5）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)，裝訂案卷，在有文字的每頁(yè)材料下面的右上角，背面的左上角填寫頁(yè)號(hào)。（6）永久、長(zhǎng)期和短期的案卷，必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。（7）聲像材料要用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、內(nèi)容等。（8）填寫備考表，放置卷尾。（9）填寫案卷封皮。案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明，用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰