文件識別存放與管理

文件識別存放與管理文件識別存放與管理文件識別存放與管理溫馨提示:3、為了您和他人健康請勿4、為了不打擾他人請勿打電話（請將電話置靜音或振動）2、歸零的心態(tài)1、相互問候：好！很好！非常好！2內(nèi)容提示第4頁至32頁為公司文件控制程序的講解第33頁至38頁講解文件如何管理及存放幻燈片紅色字體為本課程重要內(nèi)容3文件控制程序受控文件：供公司內(nèi)外部使用的,受更改、標(biāo)識、版本、版序、格式、字體等控制的文件。DCC：DocumentControllingCenter文件控制中心。外來文件：指從外部獲取并由本公司直接引用的文件，如國家/國際標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、顧客或供應(yīng)商提供的文件、材質(zhì)證明書、變更書等。支持性文件：支持質(zhì)量手冊及程序文件運(yùn)作——具體指導(dǎo)每一細(xì)節(jié)的作業(yè)過程的文件（各類檢驗標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書、管理規(guī)定、作業(yè)辦法、技術(shù)文件以及工程圖面等。）4文件控制程序總經(jīng)理：負(fù)責(zé)公司質(zhì)量手冊批準(zhǔn)；管理者代表：負(fù)責(zé)公司程序文件、質(zhì)量計劃、跨部門的三階文件，以及外來文件批準(zhǔn)；各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)部門的三階文件及各種表格的批準(zhǔn)；文件中心：負(fù)責(zé)對本公司所有受控文件的編號、分發(fā)、回收、更改進(jìn)行控制和維護(hù)受控文件發(fā)放記錄,按要求作廢失效文件,保證文件持有者手上持有最新版本之有效文件。5文件控制程序文件持有人收到文件時,應(yīng)即時簽收。將已失效的受控文件及時退回文控。妥善保存所有受控文件。6受控文件凡是ISO受控文件，都會在文件右上角蓋紅色“受控文件”章，各部門在接收文件時需確認(rèn)該文件為受控狀態(tài)，受控文件復(fù)印無效7無效的受控文件復(fù)印的受控文件無效8文件控制程序文件的分類公司將管理體系的文件（以下簡稱文件）分為以下6類。1）：形成文件的質(zhì)量方針、目標(biāo)2）：質(zhì)量手冊（一階文件）3）：程序文件（二階文件）4）：支持性文件（三階文件）5）：表格（四階文件）6）：外來文件一階文件二階文件三階文件四階文件9文件控制程序文件的編制、審核、批準(zhǔn)、會簽、培訓(xùn)質(zhì)量方針，目標(biāo)由管理者代表編制，總經(jīng)理批準(zhǔn)；質(zhì)量手冊（一階文件）由品檢部編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；程序文件（二階文件）由各職能部門編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。支持性文件（三階文件）由各職能部門編制，部門負(fù)責(zé)人審核，部門經(jīng)理或管理者代表批準(zhǔn)。10文件控制程序記錄的審批按《記錄控制程序》文件執(zhí)行。程序文件必須各部門會簽，其它文件涉及到相關(guān)部門也必須要會簽；為確保文件的一致性，在文件發(fā)行前均需由公司管理者代表或其代理人進(jìn)行會簽，并在兩周內(nèi)將批準(zhǔn)之文件對相關(guān)人員進(jìn)行宣導(dǎo)和培訓(xùn)。11文件控制程序文件的編號、格式文控根據(jù)下列方式對受控文件進(jìn)行編號；質(zhì)量手冊W-QM-XXX(W:公司簡稱QM:手冊代碼XXX:編號)程序文件W-QP-XXX(W:公司簡稱QP:程序文件代碼XXX:編號)12文件控制程序三階文件W-XXX-XX-XXX(W:公司簡稱XXX:部門代號,XX:文件代碼XXX:編號)表單W-XXX-XXX-RX(W:公司簡稱XXX:部門代號,XXX:表單流水號RX:表單版本號)13文件控制程序部門代號本廠主要分為以下部門，每一部門以三個英文字母代表其部門。部門英文字母部門英文字母人事行政部ADD接單MOD開發(fā)部PDD

注塑部PLD資材部PUD燈飾包裝LAD品檢部QCD船務(wù)部SHD太陽能部SODULULD木家具WFD五金部MWD14文件控制程序文件類別文件名稱英文代碼文件名稱英文代碼公司代碼W品質(zhì)手冊QM

組織架構(gòu)圖OC檢驗規(guī)范SIP程序文件QP作業(yè)指導(dǎo)書SOPQC工程圖QC圖紙DW產(chǎn)品規(guī)格書PS文件總覽表DOC職位說明書CW表格R控制計劃CP

工藝流程圖TC

15產(chǎn)品規(guī)格書編號原則及文件要求相符16檢驗規(guī)范制訂人簽名部門主管簽名部門經(jīng)理或管代簽名17QC工程圖18作業(yè)指導(dǎo)書/SOP19文件控制程序受控文件的版本號用A、B、C至Z二十六個大寫英文字母表示，版次用0,1,2,3表示,文件首次定稿版本號“A/0”，第一次更改后版本號改為“A/1”，以此類推，變更到“A/5”后升級到“B/0”

；各文件中引用到的文件名稱用雙書名號:《》，引用到的表格名稱用單書名號：<>；質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書的書寫格式：內(nèi)容的字體為“宋體小四號”，標(biāo)題的字體為“宋體三號，加粗”。20文件版本標(biāo)識文件版本文件名稱為宋體三號加粗內(nèi)容為宋體小四號21文件控制程序程序文件書寫內(nèi)容順序1.0目的2.0范圍3.0定義4.0職責(zé)5.0程序內(nèi)容6.0記錄及表格7.0相關(guān)文件8.0流程圖以上字體采用宋體四號加粗22受控文件字體紅色框的字體為宋體四號加粗23文件控制程序文控先根據(jù)<受控文件發(fā)放一覽表>復(fù)印副本數(shù)量后，在正本背面蓋上“正本”紅色印章，再于副本上蓋上“受控文件”紅色印章，保存正本，發(fā)放副本。文控發(fā)放新文件的同時制備<受控文件簽收記錄表>,確保文件持有者即時簽收并填上收件日期。各部門文員負(fù)責(zé)管理并簽收受控文件，受控文件副本儲存于指定文件夾內(nèi)。受控文件要在48小時內(nèi)發(fā)放給相關(guān)部門。24受控文件簽收記錄表文件簽收人在收到文控發(fā)行的受控文件的簽名,并確認(rèn)其份數(shù)25文件控制程序文件的更改:由提出部門填寫<文件領(lǐng)用、更改、取消、借閱、申請/通知單>，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)（質(zhì)量手冊須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)）后方可執(zhí)行,更改后的生效日期以<文件領(lǐng)用、更改、取消、借閱、申請/通知單>中批準(zhǔn)的日期為準(zhǔn)。26文件領(lǐng)用、更改、取消、借閱、申請/通知單此表單核準(zhǔn)欄需管理者代表簽名方有效文件的更改需涉及的相關(guān)部門會簽才有效27文件控制程序所有更改文件均須在改動原稿的文字下用“——”（下劃線）標(biāo)示出來；文件改版時，取消前一版次的下畫線，保留最新版本的標(biāo)示“——”下劃線。28更改過的文件更改的內(nèi)容標(biāo)有下劃線，版本也隨之變更29文件控制程序文件的領(lǐng)用及借閱當(dāng)使用者的原文件丟失或需增領(lǐng)文件時應(yīng)填寫<文件領(lǐng)用、更改、取消、借閱申請/通知單>經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，由文控提供給相關(guān)部門，并做好記錄。當(dāng)相關(guān)人員需要借閱文件時，可到文控進(jìn)行借閱，并在《文件借閱登記表》內(nèi)簽名，寫好歸還時間，文控及時跟蹤。30文件控制程序文件的作廢當(dāng)新版本受控文件發(fā)出，即自動作廢舊版本，文控員應(yīng)向文件持有人收回已失效的受控文件副本，并于其上加蓋“作廢”紅色印章，并銷毀，妥善地將該失效文件正本存放在文控，并在<受控文件作廢總清單>上進(jìn)行登記，至保存限期（至少兩年）后銷毀。31作廢文件當(dāng)文件作廢后，文控中心會在文件原稿蓋上“作廢”章，保存兩年后再進(jìn)行銷毀32ISO9000記錄的要求ISO9000的所有記錄不可以使用涂改液，如因筆誤需要對記錄進(jìn)行修改時，具體做法是：用筆將原來的記錄劃掉（只劃一筆），填寫上正確的數(shù)據(jù)后并簽名和日期。33文件的管理文件夾整