檔案整理分類方案范本

檔案整理分類方案范本為加強(qiáng)本?公司檔案管?理，實(shí)現(xiàn)檔?案分類、整?理、編目、?檢索的標(biāo)準(zhǔn)?化和規(guī)范化?，便于檔案?信息資源的?開發(fā)利用，?更好地為領(lǐng)?導(dǎo)決策和各?項(xiàng)工作服務(wù)?，根據(jù)國家?檔案管理的?有關(guān)規(guī)定，?結(jié)合本公司?檔案整理實(shí)?際情況，特?制定本方案?。第一條?本方案規(guī)定?了檔案分類?的原則和方?法、檔號標(biāo)?識及歸檔范?圍和保管期?限。第二?條檔案分類?原則是以公?司所有在工?作活動中形?成的各種門?類和載體的?全部檔案為?對象，依據(jù)?工作職能、?結(jié)合檔案內(nèi)?容和載體形?式特點(diǎn)，進(jìn)?行科學(xué)分類?。本方案適?用于本辦公?室檔案實(shí)體?的分類、整?理和排架管?理。第三?條本方案共?設(shè)置___?個一級類目?，并以兩位?___伯?dāng)?shù)?字作為一級?類目代號。?1、公司?文件（代號?：01）?2、辦證管?理（代號：?02）3?、合同管理?（代號：0?3）4、?基本建設(shè)（?代號：04?）5、檢?驗(yàn)報告（代?號：05）?6、行政?管理（代號?：06）?7、人事檔?案（代號：?07）8?、體系文件?（代號：0?8）9、?聲像實(shí)物檔?案（代號：?09）第?四條二級類?目的設(shè)置方?法如下：?1、公司文?件、辦證管?理、合同管?理類的二級?類目，按職?能部門設(shè)置?；2、基?本建設(shè)類的?二級類目，?按廠區(qū)或基?建項(xiàng)目設(shè)置?；3、檢?驗(yàn)報告類的?二級類目，?按產(chǎn)品種類?或型號設(shè)置?；4、行?政管理類的?二級類目，?按類別、部?門/廠區(qū)、?財(cái)務(wù)報告、?其他設(shè)置；?5、人事?檔案類的二?級類目，按?部門/人名?設(shè)置；6?、體系文件?類二級類目?按廠區(qū)、類?別和年限設(shè)?置；7、?聲像檔案類?的二級類目?，按照片、?底片、錄音?帶/錄像帶?、光盤/磁?盤等載體特?征設(shè)置，照?片類的三級?類目按領(lǐng)導(dǎo)?類、榮譽(yù)類?、業(yè)務(wù)活動?類、文體活?動類設(shè)置；?實(shí)物檔案類?的二級類目?，按榮譽(yù)品?、紀(jì)念品、?其他設(shè)置；?8、專業(yè)?檔案類的二?級類目根據(jù)?實(shí)際情況進(jìn)?行設(shè)置。?第五條歸檔?文件___?本部門在其?職能活動中?形成的、辦?理完畢、應(yīng)?作為文書檔?案保存的文?件材料，包?括紙質(zhì)和電?子文件材料?。2.整?理。將歸檔?文件以件為?單位進(jìn)行組?件、分類、?排列、編號?、編目等（?紙質(zhì)歸檔文?件還包括修?整、裝訂、?編頁、裝盒?、排架；電?子文件還包?括格式轉(zhuǎn)換?、元數(shù)據(jù)收?集、歸檔數(shù)?據(jù)包___?、存儲等）?，使之有序?化的過程。?3.歸檔?。在歸檔文?件整理過程?中賦予其的?一組字符代?碼，以體現(xiàn)?歸檔文件的?類別和排列?順序。3?.1歸檔文?件整理應(yīng)遵?循文件的形?成規(guī)律，保?持文件之間?的有機(jī)聯(lián)系?。3.2?歸檔文件整?理應(yīng)區(qū)分不?同價值，便?于保管和利?用。3.?3歸檔文件?整理應(yīng)符合?文檔一體化?管理要求，?便于計(jì)算機(jī)?管理或計(jì)算?機(jī)輔助管理?。3.4?歸檔文件整?理應(yīng)保證紙?質(zhì)文件和電?子文件整理?協(xié)調(diào)統(tǒng)一。?4.組件?（件的__?_）4.?1件的構(gòu)成?歸檔文件一?般以每份文?件為一件。?正文、附件?為一件；文?件正本與定?稿（包括法?律法規(guī)等重?要文件的歷?次修改稿）?為一件；轉(zhuǎn)?發(fā)文與被轉(zhuǎn)?發(fā)文為一件?；原件與復(fù)?制件為一件?；正本與翻?譯本為一件?；中文本與?外文本為一?件；報表、?名冊、圖冊?等一冊（本?）為一件（?作為文件附?件時除外）?；簡報、周?報等材料一?期為一件；?___、會?議記錄一般?一次會議為?一件，會議?記錄一年一?本的，一本?為一件；來?文與復(fù)文（?請示與批復(fù)?、報告與批?示、函與復(fù)?函等）一般?獨(dú)立成件，?也可為一件?。有文件處?理單或發(fā)文?稿紙的，文?件處理單或?發(fā)文稿紙與?相關(guān)文件為?一件。4?.2件內(nèi)文?件排序歸檔?文件排序時?，正文在前?，附件在后?；正本在前?，定稿在后?；轉(zhuǎn)發(fā)文在?前，被轉(zhuǎn)發(fā)?文在后；原?件在前，復(fù)?制件在后；?不同文字的?文本，無特?殊規(guī)定的，?漢文文本在?前，少數(shù)民?族文字文本?在后；中文?本在前，外?文本在后；?來文與復(fù)文?作為一件時?，復(fù)文在前?，來文在后?。有文件處?理單或發(fā)文?稿紙的，文?件處理單在?前，收文在?后；正本在?前，發(fā)文稿?紙和定稿在?后。第六?條分類1?.辦公室應(yīng)?對歸檔文件?進(jìn)行科學(xué)分?類，同一全?宗應(yīng)保持分?類方案的一?致性和穩(wěn)定?性。2.?歸檔文件一?般采用年度?—機(jī)構(gòu)（問?題）—保管?期限、年度?—保管期限?—機(jī)構(gòu)（問?題）等方法?進(jìn)行三級分?類。a）按?年度分類將?文件按其形?成年度分類??？缒甓纫?般應(yīng)以文件?簽發(fā)日期為?準(zhǔn)。對于計(jì)?劃、總結(jié)、?預(yù)算、統(tǒng)計(jì)?報表、表彰?先進(jìn)以及法?規(guī)性文件等?內(nèi)容涉及不?同年度的文?件，統(tǒng)一按?文件簽發(fā)日?期判定所屬?年度?？缒?度形成的會?議文件歸入?閉幕年?？?年度辦理的?文件歸入辦?結(jié)年。當(dāng)形?成年度無法?考證時，年?度為其歸檔?年度，并在?附注項(xiàng)加以?說明。b）?按機(jī)構(gòu)分類?將文件按其?形成分類。?采用機(jī)構(gòu)分?類的，應(yīng)根?據(jù)文件形成?或承辦機(jī)構(gòu)?對歸檔文件?進(jìn)行分類，?涉及多部門?形成的歸檔?文件，歸入?文件主辦部?門。采用問?題分類的，?應(yīng)按照文件?內(nèi)容所反映?的問題對歸?檔文件進(jìn)行?分類。c）?按保管期限?分類將文件?按劃定的保?管期限分類?。3.排?列a）歸檔?文件應(yīng)在分?類方案的最?低一級類目?內(nèi)，按時間?結(jié)合事由排?列。b）同?一事由中的?文件，按文?件形成先后?順序排列。?c）會議文?件、統(tǒng)計(jì)報?表等成套性?文件可集中?排列。4?.編號a）?歸檔文件應(yīng)?依分類方案?和排列順序?編寫檔號。?檔號編制應(yīng)?遵循唯一性?、合理性、?穩(wěn)定性、擴(kuò)?充性、簡單?性原則。檔?號的結(jié)構(gòu)宜?為：全宗號?-檔案門類?代碼·年度?-保管期限?-機(jī)構(gòu)（問?題）代碼-?件號。上、?下位代碼之?間用“-”?連接，同一?級代碼之間?用“·”隔?開。如“d?___-0?1·___?-y-__?_z-00?01”。?5.編目?編目應(yīng)準(zhǔn)確?、詳細(xì)，便?于檢索。?目錄表格采?用a4幅面?，頁面宜橫?向設(shè)置。?裝訂成冊的?歸檔文件目?錄，應(yīng)編制?封面。封面?設(shè)置全宗號?、全宗名稱?、年度、保?管期限、機(jī)?構(gòu)（問題）?，其中全宗?名稱即立檔?單位名稱，?填寫時應(yīng)使?用全稱或規(guī)?范化簡稱。?歸檔文件目?錄可以按年?裝訂成冊，?也可每年區(qū)?分保管期限?裝訂成冊。?修整、裝訂?、編頁、裝?盒和排架編?輯6.修整?6.1歸?檔文件裝訂?前，應(yīng)對不?符合要求的?文件材料進(jìn)?行修整。?6.2歸檔?文件已破損?的，應(yīng)予以?修復(fù)；字跡?模糊或易退?變的，應(yīng)予?復(fù)制。6?.3歸檔文?件應(yīng)按照保?管期限要求?去除易銹蝕?、易氧化的?金屬或塑料?裝訂用品。?6.4對?于幅面過大?的文件，應(yīng)?在不影響其?日后使用效?果的前提下?進(jìn)行折疊。?7.裝訂?7.1歸?檔文件一般?以件為單位?裝訂。歸檔?文件裝訂應(yīng)?牢固、安全?、簡便，做?到文件不損?頁、不倒頁?、不壓字，?裝訂后文件?平整，有利?于歸檔文件?的保護(hù)和管?理。裝訂應(yīng)?盡量減少對?歸檔文件本?身影響，原?裝訂方式符?合要求的，?應(yīng)維持不變?。7.2?應(yīng)根據(jù)歸檔?文件保管期?限確定裝訂?方式，裝訂?材料與保管?期限要求相?匹配。為便?于管理，相?同期限的歸?檔文件裝訂?方式應(yīng)盡量?保持一致，?不同期限的?裝訂方式應(yīng)?相對統(tǒng)一。?7.3用?于裝訂的材?料，不能包?含或產(chǎn)生可?能損害歸檔?文件的物質(zhì)?。不使用回?形針、大頭?針、燕尾夾?、熱熔膠、?辦公膠水、?裝訂夾條、?塑料封等裝?訂材料進(jìn)行?裝訂。7?.4永久保?管的歸檔文?件，宜采取?線裝法裝訂?。頁數(shù)較少?的，使用直?角裝訂或縫?紉機(jī)軋邊裝?訂，文件較?厚的，使用?“三孔一線?”裝訂。永?久保管的歸?檔文件，使?用不銹鋼訂?書釘或漿糊?裝訂的，裝?訂材料應(yīng)滿?足歸檔文件?長期保存的?需要。7?.5永久保?管的歸檔文?件，不使用?不銹鋼夾或?封套裝訂。?8.編頁?8.1紙?質(zhì)歸檔文件?一般應(yīng)以件?為單位編制?頁碼。8?.2頁碼應(yīng)?逐頁編制，?宜分別標(biāo)注?在文件正面?右上角或背?面左上角的?空白位置。?8.3文?件材料已印?制成冊并編?有頁碼的；?擬編制頁碼?與文件原有?頁碼相同的?，可以保持?原有頁碼不?變。9.?裝盒將歸檔?文件按順序?裝入檔案盒?，并填寫檔?案盒盒脊及?備考表項(xiàng)目?。不同年度?、機(jī)構(gòu)（問?題）、保管?期限的歸檔?文件不能裝?入同一個檔?案盒。9?.1檔案盒?檔案盒應(yīng)?根據(jù)擺放方?式的不同，?在盒脊或底?邊設(shè)置全宗?號、年度、?保管期限、?起止件號、?盒號等必備?項(xiàng)，并可設(shè)?置機(jī)構(gòu)（問?題）等選擇?項(xiàng)。其中，?起止件號填?寫盒內(nèi)第一?件文件和最?后一件文件?的件號，起?件號填寫在?上格，止件?號填寫在下?格；盒號即?檔案盒的排?列順序號，?按進(jìn)館要求?在檔案盒盒?脊或底邊編?制。a）?盒內(nèi)文件情?況說明：填?寫盒內(nèi)文件?缺損、修改?、補(bǔ)充、移?出、銷毀等?情況。b）?整理人：負(fù)?責(zé)整理歸檔?文件的人員?簽名或簽章?。c）整理?日期：歸檔?文件整理完?成日期。d?）檢查人：?負(fù)責(zé)檢查歸?檔文件整理?質(zhì)量的人員?簽名或簽章?。e）檢查?日期：歸檔?文件檢查完?畢的日期。?10.2?歸檔文件按?年度—機(jī)構(gòu)?（問題）—?保管期限分?類的，庫房?排架時，每?年形成的檔?案按機(jī)構(gòu)（?問題）序列?依次上架，?便于實(shí)體管?理。10?.3歸檔文?件按年度—?保管期限—?機(jī)構(gòu)（問題?）分類的，?庫房排架時?，每年形成?的檔案按保?管期限依次?上架，便于?檔案移交進(jìn)?館。11?.歸檔電子?文件的整理?要求編輯?11.1歸?檔電子文件?組件（件的?___）、?分類、排列?、