采購流程及采購業(yè)務(wù)流程界定

采購計劃1、公司安排分析2、各部提出辦公用品使用申請3、生產(chǎn)狀況分析4、采購狀況分析5、財務(wù)狀況分析6、安全庫存分析7、匯總編制采購計劃（包含全面預(yù)算）8、提交采購計劃書供決策層審批9、制訂非正常采購計劃調(diào)整主要活動：主要產(chǎn)出：辦公用品（總務(wù)科）采購流程分析采購任務(wù)安排1、采購任務(wù)分工2、月度計劃細(xì)化3、下達(dá)采購任務(wù)計劃8、非正常采購任務(wù)計劃調(diào)整主要活動：采購任務(wù)計劃書采購任務(wù)計劃調(diào)整書主要產(chǎn)出：采購作業(yè)各部使用申請單采購計劃申請書采購計劃調(diào)整書采購前期工作1、供應(yīng)商信息收集調(diào)研2、供應(yīng)商初步選擇3、產(chǎn)品試用評價4、意向洽談5、供應(yīng)商確定6、合同談判7、合同簽定主要活動：供應(yīng)商評價分析報告采購合同主要產(chǎn)出：到貨驗收主要活動：1、按照采購計劃采購2、保存好采購單據(jù)主要產(chǎn)出：物資請購單1、通知質(zhì)量檢驗檢驗質(zhì)量2、與供應(yīng)方共同驗貨主要產(chǎn)出：貨物到貨驗收單主要活動：付款主要產(chǎn)出：付款憑證主要活動：1、牽頭貨物驗收單送達(dá)提交財務(wù)部采購計劃1、公司員工藥品使用情況分析2、采購狀況分析3、安全庫存分析4、匯總編制采購計劃（包含全面預(yù)算）4、提交采購計劃書供決策層審批6、制訂非正常采購計劃調(diào)整主要活動：主要產(chǎn)出：藥品（總務(wù)科）采購流程分析采購任務(wù)安排1、采購任務(wù)分工2、月度計劃細(xì)化3、下達(dá)采購任務(wù)計劃4、非正常采購任務(wù)計劃調(diào)整主要活動：采購任務(wù)計劃書采購任務(wù)計劃調(diào)整書主要產(chǎn)出：采購作業(yè)采購計劃申請書采購計劃調(diào)整書采購前期工作1、供應(yīng)商信息收集調(diào)研2、供應(yīng)商初步選擇3、意向洽談4、供應(yīng)商確定5、合同談判6、合同簽定主要活動：供應(yīng)商評價分析報告采購合同主要產(chǎn)出：到貨驗收主要活動：1、按照采購計劃采購2、保存好采購單據(jù)主要產(chǎn)出：1、與供應(yīng)方共同驗貨主要產(chǎn)出：主要活動：付款主要產(chǎn)出：主要活動：1、牽頭貨物驗收單送達(dá)提交財務(wù)部藥品請購單藥品到貨驗收單付款憑證采購計劃1、公司安排分析2、采購狀況分析3、財務(wù)狀況分析4、安全庫存分析5、匯總編制采購計劃（包含全面預(yù)算）6、提交采購計劃書供決策層審批7、制訂非正常采購計劃調(diào)整主要活動：主要產(chǎn)出：福利品（總務(wù)科）采購流程分析采購任務(wù)安排1、采購任務(wù)分工2、月度計劃細(xì)化3、下達(dá)采購任務(wù)計劃8、非正常采購任務(wù)計劃調(diào)整主要活動：采購任務(wù)計劃書采購任務(wù)計劃調(diào)整書主要產(chǎn)出：采購作業(yè)采購計劃申請書采購計劃調(diào)整書采購前期工作1、供應(yīng)商信息收集調(diào)研2、供應(yīng)商初步選擇3、福利品試用評價4、意向洽談5、供應(yīng)商確定6、合同談判7、合同簽定主要活動：供應(yīng)商評價分析報告采購合同主要產(chǎn)出：到貨驗收主要活動：1、按照采購計劃采購2、保存好采購單據(jù)物資請購單1、通知質(zhì)量檢驗檢驗質(zhì)量2、與供應(yīng)方共同驗貨貨物到貨驗收單主要活動：付款付款憑證主要活動：1、牽頭貨物驗收單送達(dá)提交財務(wù)部主要產(chǎn)出：主要產(chǎn)出：主要產(chǎn)出：采購業(yè)務(wù)流程界定（辦公用品）貨物到貨驗收單付款總經(jīng)理黨委工作部營銷部財務(wù)部技術(shù)發(fā)展部生產(chǎn)部采購任務(wù)書或調(diào)整書供應(yīng)商評估報告采購合同經(jīng)理辦公室采購計劃申請單采購計劃調(diào)整書物資請購單提出申請?zhí)岢錾暾執(zhí)岢錾暾執(zhí)岢錾暾執(zhí)岢錾暾埧倓?wù)科匯總申請?zhí)岢鲇媱潓徟岢錾暾垖徍司幹凭幹凭幹坪灦炇崭犊畈少彉I(yè)務(wù)流程界定（福利用品）貨物到貨驗收單付款總經(jīng)理黨委工作部營銷部財務(wù)部技術(shù)發(fā)展部生產(chǎn)部采購任務(wù)書或調(diào)整書供應(yīng)商評估報告采購合同經(jīng)理辦公室采購計劃申請單采購計劃調(diào)整書物資請購單提出年度計劃總務(wù)科提出計劃編制編制編制簽定驗收采購業(yè)務(wù)流程界定（藥品）貨物到貨驗收單付款總經(jīng)理黨委工作部營銷部財務(wù)部技術(shù)發(fā)展部醫(yī)務(wù)室采購任務(wù)書或調(diào)整書供應(yīng)商評估報告采購合同經(jīng)理辦公室采購計劃申請單采購計劃調(diào)整書物資請購單提出申請總務(wù)科提出計劃編制編制編制簽定驗收采購計劃1、銷售計劃及其狀況分析2、生產(chǎn)計劃及其狀況分析3、采購狀況分析4、財務(wù)狀況分析5、安全庫存分析6、匯總編制采購計劃（包含全面預(yù)算）7、提交采購計劃書供決策層審批8、下達(dá)采購計劃9、非正常采購計劃調(diào)整主要活動：主要產(chǎn)出：供應(yīng)商評價分析報告采購合同采購業(yè)務(wù)（供應(yīng)科）流程分析供應(yīng)計劃書供應(yīng)計劃調(diào)整書供應(yīng)商篩選1、供應(yīng)商信用、價格、質(zhì)量等信息的收集調(diào)研2、供應(yīng)商初步選擇和評價3、意向洽談4、供應(yīng)商確定5、年度合同談判（意向性）6、年度合同簽定（意向性）主要活動：主要產(chǎn)出：付款采購作業(yè)到貨驗收貨款結(jié)算主要活動：1、按照采購計劃下達(dá)訂單2、按照采購計劃采購3、保存好采購單據(jù)主要產(chǎn)出：物資請購單1、通知質(zhì)檢科檢驗質(zhì)量2、牽頭貨物驗收主要產(chǎn)出：貨物到貨驗收單貨物質(zhì)量檢驗單主要活動：主要產(chǎn)出：付款憑證主要活動：1、將貨物驗收單、質(zhì)量檢驗單、供應(yīng)方發(fā)票等單據(jù)提交財務(wù)部主要產(chǎn)出：主要活動：采購業(yè)務(wù)（供應(yīng)科）流程界定驗收入庫供應(yīng)科營銷部質(zhì)檢科生產(chǎn)科副總經(jīng)理辦公會財務(wù)采購計劃組織和編制供應(yīng)商評價及合同簽定付款憑證營銷部采購作業(yè)運(yùn)輸組織執(zhí)行提供數(shù)據(jù)提供現(xiàn)有成本價格及目標(biāo)成本結(jié)構(gòu)審核審批批準(zhǔn)批準(zhǔn)

組織執(zhí)行

組織提供安全庫存數(shù)據(jù)提供數(shù)據(jù)參與評估供應(yīng)商財務(wù)狀況：參與合同的簽定或?qū)徍藚⑴c評估供應(yīng)商質(zhì)量狀況提供安全庫存數(shù)據(jù)組織驗收采購計劃1、銷售計劃及其狀況分析2、生產(chǎn)計劃及其狀況分析3、采購狀況分析4、財務(wù)狀況分析5、安全庫存分析6、匯總編制采購計劃（包含全面預(yù)算）7、提交采購計劃書供決策層審批8、下達(dá)采購計劃9、非正常采購計劃調(diào)整主要活動：主要產(chǎn)出：非標(biāo)設(shè)備（設(shè)備科）采購流程分析采購任務(wù)安排1、采購任務(wù)分工2、月度計劃細(xì)化3、下達(dá)采購任務(wù)計劃4、非正常采購任務(wù)計劃調(diào)整主要活動：供應(yīng)任務(wù)計劃書供應(yīng)任務(wù)計劃調(diào)整書主要產(chǎn)出：采購作業(yè)供應(yīng)計劃書供應(yīng)計劃調(diào)整書采購前期工作1、供應(yīng)商信息收集調(diào)研2、供應(yīng)商初步選擇和評價3、意向洽談4、供應(yīng)商確定5、年度合同談判（意向性）6、年度合同簽定（意向性）主要活動：供應(yīng)商評價分析報告采購合同主要產(chǎn)出：到貨驗收主要活動：1、按照采購計劃下達(dá)訂單2、按照采購計劃采購3、保存好采購單據(jù)主要產(chǎn)出：物資請購單1、通知質(zhì)量檢驗檢驗質(zhì)量2、牽頭貨物驗收主要產(chǎn)出：貨物到貨驗收單貨物質(zhì)量檢驗單主要活動：付款主要產(chǎn)出：付款憑證主要活動：1、將貨物驗收單、質(zhì)量檢驗單、供應(yīng)方發(fā)票等單據(jù)提交財務(wù)部主要產(chǎn)出：主要活動：非標(biāo)設(shè)備（設(shè)備科）采購流程界定貨物到貨驗收單董事會生產(chǎn)部生產(chǎn)科營銷部營銷綜合辦設(shè)備科技術(shù)發(fā)展部質(zhì)量檢驗科總經(jīng)理財務(wù)部供應(yīng)科任務(wù)計劃書計劃調(diào)整書供應(yīng)商評價分析報告采購合同付款憑證生產(chǎn)車間采購計劃書計劃調(diào)整書物資請購單全年計劃審批全年計劃審核審核主持制訂參與提供數(shù)據(jù)審批審批參與非計劃審批審核審核參與審核審批審批審批參與主持制訂組織和編制主持簽訂主持?jǐn)M訂審閱參與參與審閱審閱審閱照單付款參與檢驗

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)審批

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)組織參與

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)采購管管理理流程程-最佳佳實實務(wù)付款給供應(yīng)商

應(yīng)付帳款管理接收商品/服務(wù)

采購商品/服務(wù)提出采購申請目的技術(shù)手段段標(biāo)桿做法法保證申請請的真實實性和適適當(dāng)性，，申請應(yīng)應(yīng)有適當(dāng)當(dāng)?shù)膶徟掷m(xù)保證采購購物品與與請購物物品一致致保證應(yīng)付付帳款的的真實性性和合理理性在確保企企業(yè)財務(wù)務(wù)狀況安安全的前前提下，，及時支支付防止采購購過程中中的舞弊弊行為采購申請請相應(yīng)生生成采購購定單設(shè)定審批批的權(quán)限限和途徑徑將“采購購卡”應(yīng)應(yīng)用于用用料單位位低值易易耗品的的采購與供應(yīng)商商建立戰(zhàn)戰(zhàn)略聯(lián)盟盟大宗物資資采購宜宜集中，，一般性性采購宜宜分散產(chǎn)地分散散的通用用物資采采購適用用統(tǒng)一的的購銷合合同建立企業(yè)業(yè)統(tǒng)一的的驗收制制度將推動供供應(yīng)商的的品質(zhì)保保證流程程的建設(shè)設(shè)作為企企業(yè)與供供應(yīng)商合合作關(guān)系系的一部部分內(nèi)容容使用條碼碼技術(shù)，，縮短驗驗收時間間并自動動更新庫庫存對一定金金額以下下的采購購定單，，自動批批準(zhǔn)/付付款應(yīng)付帳款款管理與與采購過過程緊密密銜接按供應(yīng)商商、經(jīng)辦辦人、申申請人追追蹤/報報告采購購定單的的進(jìn)展對一般性的重重復(fù)采購物品品，自動支付付依據(jù)重要性原原則合理授權(quán)權(quán)，簡化費(fèi)用用報銷程序?qū)ν鶃眍l繁的的供應(yīng)商的付付款采用電子子支付手段電子數(shù)據(jù)交換換集成化的業(yè)務(wù)務(wù)處理系統(tǒng)(如SAP，Lawson等)接收貨物的條條碼管理統(tǒng)一銀行帳戶戶電匯劃轉(zhuǎn)采購管理理流程程-問題題與建建議(一一)

組織方面采購執(zhí)行主體分散，造成采購信息在各主體間的傳遞時間長，易產(chǎn)生失真調(diào)整建議優(yōu)化后的影響將各分散主體執(zhí)行的采購功能集成，可以提高效率，縮短時間，降低采購成本，實現(xiàn)資源共享。采購管理理流程程-問題題與建建議(二二)環(huán)節(jié)方面采購流程的各環(huán)節(jié)的銜接不夠順暢，時常脫節(jié)對供應(yīng)商的管理比較薄弱，沒有一個完整的供應(yīng)商管理系統(tǒng)采購的資金計劃和應(yīng)付帳款管理缺乏前瞻性和計劃性完善各環(huán)節(jié)的功能，搞好銜接開發(fā)會計電算化系統(tǒng)的功能，完善采購付款的動態(tài)管理，實現(xiàn)應(yīng)付帳款的逐筆核銷減少流程的參與主體，集成功能，“合并同類項”明確供應(yīng)商管理政策，建立供應(yīng)商管理系統(tǒng)優(yōu)化后的影響明確責(zé)任，有效控制質(zhì)量和時間，提高資金周轉(zhuǎn)率；及時掌握/追蹤采購業(yè)務(wù)的狀態(tài)，降低采購成本；加強(qiáng)了資金的計劃性，降低了資金風(fēng)險及資金管理成本。

建立有效的監(jiān)控系統(tǒng)對采購定單分類管理，抓大放小。嚴(yán)格合同審批程序。以監(jiān)控過程為主，財務(wù)部參與計劃制定、資金審核、應(yīng)付帳款管理及支付的全過程；對重大合同的法律條款進(jìn)行審核；構(gòu)筑安全的監(jiān)控體系。采購管理理流程程-問題題與建建議(三三)監(jiān)控方面不能分別管理不同類型的采購，所有采購均采用大致相同的的審批程序和權(quán)限設(shè)置，結(jié)果是“大的沒管住，小的管不好”。是否有采購合同評審制度？？是否起到應(yīng)有的控制作用？？是否存在合同先生效后評審的現(xiàn)象？？優(yōu)化后的影響強(qiáng)調(diào)對過程的監(jiān)控，降低經(jīng)營風(fēng)險和營運(yùn)成本明確職責(zé)，提高管理效率，降低管理費(fèi)用采購管理理流程程-問題題與建建議(四四)建立完整的采購信息系統(tǒng)建立統(tǒng)一完整的采購信息處理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購信息的即時處理和傳遞，逐步替代手工處理通過對公司的采購活動進(jìn)行分類分析，合理授權(quán)，明確職責(zé)，減少不必要的審批手續(xù)效率方面物資管理尚需手工處理，占用時間長，信息共享差。審批手續(xù)繁雜重復(fù)，浪費(fèi)大量的人力物力公司財務(wù)部優(yōu)化后的影響通過信息共享，實現(xiàn)實時監(jiān)控，降低數(shù)據(jù)處理成本和人力、資金、物資的占用減少不必要的審批環(huán)節(jié)，提高流程運(yùn)行效率通過對公司各類數(shù)據(jù)的分析研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有用的信息，提高決策效率采購付款款的數(shù)數(shù)量化分分析在采購流程的的診斷過程中中，從財務(wù)的的角度，對公公司月度付款款的情況進(jìn)行行統(tǒng)計分析