ER采購培訓(xùn)教程

采購培訓(xùn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)供應(yīng)商檔案采購員設(shè)置審批層次單據(jù)控制危險類代碼檢驗(yàn)代碼自動來源供應(yīng)商項(xiàng)目目錄冊業(yè)務(wù)流程請購單詢價單報價單采購定單接收檢驗(yàn)入庫退貨采購模塊培訓(xùn)內(nèi)容可以建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商必要的數(shù)據(jù)。包括名稱、編號和地址。供應(yīng)商管理1可以在線的查詢供應(yīng)商信息?？梢越㈦S機(jī)的供應(yīng)商質(zhì)量、成本、服務(wù)、差異報告?？梢院喜⒐?yīng)商。可以建立供應(yīng)商列表。采購員設(shè)置2采購員只能建立自己的采購訂單。在系統(tǒng)中，若你是采購員，則你所建立的任何單據(jù)，只能是由你負(fù)責(zé)。在系統(tǒng)中，可以設(shè)置采購員采購件的分類。例如：采購員A負(fù)責(zé)采購五金類；采購員B負(fù)責(zé)采購機(jī)電類；思考：采購員是否需要負(fù)責(zé)采購不同的物料分類。審批層次3審批層次確定了企業(yè)的采購業(yè)務(wù)中，由誰來審批；并且若某人無權(quán)審批時，又由誰來審批。審批層次由以下要素組成：雇員:在采購中即是參與采購業(yè)務(wù)的人員。工作(job)：在采購業(yè)務(wù)中指采購、審批、計劃。職位(position)：指雇員在企業(yè)中的職務(wù)。如供應(yīng)科科長、采購員。審批層次結(jié)構(gòu)3.1審批層次結(jié)構(gòu)將雇員、工作、職位結(jié)合成樹狀結(jié)構(gòu)。例如：若工作包括采購、審批；職位包括采購員、供應(yīng)課課長、物流總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理；雇員包括A、B、C、D、E、F六人分別擔(dān)任不同職務(wù)。則審批層次可為:采購審批采購員財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理物流總監(jiān)供應(yīng)科科長采購員采購審批審批審批ABCDEF思考：若要建立采購審批層次，需要哪些數(shù)據(jù)。單據(jù)控制4單據(jù)指的是采購業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的文本。如請購單、采購訂單等等。單據(jù)控制包含三類：單據(jù)的安全級別單據(jù)的訪問級別單據(jù)批準(zhǔn)的規(guī)則單據(jù)控制通過嚴(yán)格的文本審批和安全控制保證只有被授權(quán)的人才能操作單據(jù)，影響采購業(yè)務(wù)。單據(jù)的安全級別4.1單據(jù)的安全級別用來表明誰能存取單據(jù)。安全級別有4種：公共的：系統(tǒng)中所有用戶都可存取該單據(jù)。私有的：單據(jù)創(chuàng)建者和審批者可存取該單據(jù)。采購的：單據(jù)創(chuàng)建者、審批者和所有的采購員可存取該單據(jù)。層次的：單據(jù)創(chuàng)建者、審批者和所有審批層次上高于單據(jù)創(chuàng)建者的用戶。例如：設(shè)置計劃采購訂單為私有的，則只有輸入計劃采購訂單和審批該訂單的人可以存取。設(shè)置采購請購單為采購的，則所有的采購員、審批該單據(jù)人和提出請購者能存取該單據(jù)。單據(jù)的訪問級別4.2單據(jù)的訪問級別用來確定能存取單據(jù)的用戶能對單據(jù)做怎樣的操作。訪問級別有3種：僅查看：只允許查看單據(jù)?？尚薷模嚎刹榭?、修改、凍結(jié)、關(guān)閉單據(jù)。完全的：可查看、修改、凍結(jié)、關(guān)閉、取消、最終關(guān)閉單據(jù)。注意：中有兩個訪問選項(xiàng)級別高于以上訪問級別，自己可審批：若該選項(xiàng)為Yes，則建立單據(jù)的用戶可自己審批；審批者可修改：審批單據(jù)的用戶可修改該單據(jù)。注意：建立單據(jù)者對自己的單據(jù)可作除審批以外的操作。系統(tǒng)的訪問控制對已存在的單據(jù)作用；用戶若能進(jìn)入建立單據(jù)的窗口，就能建立單據(jù)。單據(jù)的審批規(guī)則4.3審批規(guī)則通過職位、審批權(quán)限、單據(jù)類型構(gòu)成。職位(position)：指雇員在企業(yè)中的職務(wù)。如供應(yīng)科科長、采購員。單據(jù)類型：采購業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的文本類型。如標(biāo)準(zhǔn)請購單、內(nèi)部請購單、一攬子協(xié)議、計劃采購訂單、標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。審批權(quán)限：可以控制以下幾方面的權(quán)限?？颇?、分類、金額、位置。例如：某人只能審批10000元五金類采購訂單，則設(shè)置為采購訂單，10000元，五金類。單據(jù)的審批規(guī)則構(gòu)成4.3.1審批規(guī)則則確定了了某職位位對某單單據(jù)類型型具有怎怎樣的審審批權(quán)限限。例如：供應(yīng)科科科長可審審批標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)請購單單，可審批10萬元元的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)采購訂訂單物流總監(jiān)監(jiān)可審批批計劃采采購訂單單，可審批100萬萬元的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)采購購訂單供應(yīng)科科科長審審批批標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)請購購單10萬元物流總監(jiān)監(jiān)審審批批標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)采購購訂單100萬元元思考：審審批權(quán)限限應(yīng)該如如何設(shè)置置危險類代碼5危險類是是對具有有危險的的物料的的分類。。其代碼碼會出現(xiàn)現(xiàn)在采購訂單上上，提供供給供應(yīng)應(yīng)商以保保證以相相應(yīng)的安安全手段段運(yùn)輸物料。例如：易燃類易爆類劇毒類放射類思考：危危險類代代碼提供供給供應(yīng)應(yīng)商的作作用和企企業(yè)會有有哪些危危險類。。檢驗(yàn)代碼6檢驗(yàn)代碼用于于接收檢驗(yàn)時時分配給該次次接收的物料料，表明該物料的質(zhì)量量等級。例如：一等品品A二等品B三等品C不合格D自動來源7自動來源規(guī)則則確定了在建建立標(biāo)準(zhǔn)采購購訂單時，價價格可自動出現(xiàn)。可查查詢報價單。。在自動規(guī)則中中，指明了物物品、供應(yīng)商商和單據(jù)（報報價單或計劃劃采購訂單）例如：在自動動來源規(guī)則中中設(shè)置A物品由供應(yīng)應(yīng)商B、C提提供，現(xiàn)有與與B有關(guān)的標(biāo)標(biāo)價單D和與與C有關(guān)的報價D和計劃劃采購訂單E。在建立采購A的訂單時，，我們可以根根據(jù)自動來源源規(guī)則尋找相相應(yīng)價格。思考：如何應(yīng)應(yīng)用自動來源源規(guī)則。供應(yīng)商目錄冊8供應(yīng)商項(xiàng)目目目錄冊用來查查詢物品的歷歷史價格、自自動規(guī)則等情況。若曾經(jīng)采購過過某物品，即即系統(tǒng)中存在在采購訂單，，則在建立新新的采購訂單時，可以從從供應(yīng)商項(xiàng)目目目錄冊中查查到相應(yīng)的情情況，從而得得到比較合理的價格。思考：使用供供應(yīng)商項(xiàng)目目目錄冊的優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)。業(yè)務(wù)流程9采購申清審批申請詢價報價采購定單接收物品采購計劃批準(zhǔn)發(fā)票,付款采購請求9.1請購單：反映映物料需求的的單據(jù)。請購購行為是采購購行為的一個開始。請購單可以手手工輸入，也也以由模板生生成。采購詢價9.2詢價單是反映映本方需求，，要求供應(yīng)商商作出回答的的單據(jù)。在詢價單中，，有物品、數(shù)數(shù)量、日期、、發(fā)貨等信息息。建立詢價單后后可輸入供應(yīng)應(yīng)商的清單，，表示該詢價價單要發(fā)給哪哪些供應(yīng)商，并且且可注明明反饋途途徑，如如：電子子郵件、、傳真等等。報價單是是供應(yīng)商商對詢價價單的反反饋。在建立采采購訂單單時，可可以引用用報價單單。采購訂單9.3采購訂單單：用來來明確表表示一次次采購業(yè)業(yè)務(wù)。采購訂單單中包含含了訂單單應(yīng)包含含的信息息。如定定購的物物品，數(shù)數(shù)量，價價格，要貨時間間，發(fā)貨貨情況，，接收情情況和付付款、運(yùn)運(yùn)費(fèi)等其其它條款款。采購訂單單需要審審批，原原因是價價格的存存在。所所以采購購訂單可可能會存存在多版本，，所以采采購訂單單不同于于采購合合同。采購訂單類型9.3.1采購訂單單類型用用來表示示與供應(yīng)應(yīng)商的一一種業(yè)務(wù)務(wù)類型。。比較：標(biāo)準(zhǔn)采購購訂單：：表示一一次采購購，適用用于緊急急采購和和零星采采購。包包含了訂單單應(yīng)有的的信息。。計劃采購購訂單：：表示長長期定購購，適用用與供應(yīng)應(yīng)商的一一攬定購購。包含含了含了了訂單單應(yīng)有有的信信息。。一攬子子協(xié)議議：與與計劃劃采購購訂單單類似似，但但沒有有價格格信息息，只只有總總金額。合同采采購訂訂單：：與一一攬子子協(xié)議議類似似，但但沒有有物品品信息息。使用：：除標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)采采購訂訂單外外，其其它類類型在在使用用時需需要下下達(dá)審審批成成為實(shí)實(shí)際訂單。。思考：：計劃劃采購購訂單單、一一攬子子訂單單、標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)采采購訂訂單和和合同同采購購訂單單的用法。。采購訂單建立9.3.2采購訂訂單建建立有有手工工和自自動兩兩種。。手工：：手工建建立訂訂單，，輸入入必要要信息息提交交審批批。自動：：采購訂訂單建建立有有兩種種方式式。1.通通過請請購單單匯總總，自自動生生成采采購訂訂單。。2.下下達(dá)采采購計計劃訂訂單、、一攬攬子計計劃和和合同同訂單單。采購接收9.4采購接接收選選項(xiàng)：：用來來控制制采購購接收收時各各種可可能性性。采購接接收路路徑：：用來來控制制接收收是否否檢查查，是是否直直接入入庫采購接收選項(xiàng)9.4.1采購接接收選選項(xiàng)：：用來來控制制采購購接收收時各各種可可能性性。允許替替代接接收：是否否可以以用替替代品品代替替定購購物品品。允許未未定購購接收收：訂單單上沒沒有定定購的的物品品是否否可接接收。。允許快快速接接收：是否否可以以一次次性按按訂單單全部部接收收。接收日日期容容限：到貨貨日期期是否否允許許有差差異，，允許許該如如何反反應(yīng)。。接收數(shù)數(shù)量容容限：到貨貨數(shù)量量是否否允許許有差差異，，允許許該如如何反反應(yīng)。。是否強(qiáng)強(qiáng)制收收貨地地：供應(yīng)應(yīng)商將將物品品發(fā)往往其它它地是是否可可接收收。采購接收路徑9.4.2采購接接收路路徑有有三種種類型型。標(biāo)準(zhǔn)接接收：：接收收和入入庫分分兩次次做。。直接接接收：：接收收入庫庫一次次完成成。需要檢檢查：：接收收后經(jīng)經(jīng)檢驗(yàn)驗(yàn)合格格才能能入庫庫。接收入庫接收地地點(diǎn)接收入庫接收檢驗(yàn)入庫合格不合格格接收9.4.2.1接收：：表示示貨到到，并并不表表示認(rèn)認(rèn)可該該批貨貨物。。接收要要根據(jù)據(jù)采購購訂單單做接接收。。在作作接收收時，，可以以通過過查找找窗口口，根根據(jù)一定定的條條件尋尋找可可接收收的訂訂單。。例如：：以某某供應(yīng)應(yīng)商為為條件件，可可接收收有該該供應(yīng)應(yīng)商的的訂單單。若要進(jìn)進(jìn)行未未定購購接收收，可可在查查找窗窗口標(biāo)標(biāo)注未未定購購。一次接接收以以接收收單據(jù)據(jù)號為為標(biāo)志志。不不同批批次的的接收收可記記錄在在同一一單據(jù)據(jù)號。在接收收時輸輸入物物品、、接收收數(shù)量量后，，可以以選擇擇標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)接收收或快快速接接收。。檢驗(yàn)9.4.2.2檢驗(yàn)：：物料料檢驗(yàn)驗(yàn)的評評價可可用質(zhì)質(zhì)量代代碼標(biāo)標(biāo)識。。一次檢檢驗(yàn)必必須根根據(jù)接接收單單而來來。同同樣可可以在在查找找窗口口中輸輸入一一定條條件來查找相應(yīng)應(yīng)的接收單單。檢驗(yàn)后的動動作只要接接受和拒絕絕兩種。