信息管理心理

信息管理心理第一頁，共三十五頁，2022年，8月28日第一節(jié)信息與管理一、信息在管理中的作用二、信息管理的基本要求第二頁，共三十五頁，2022年，8月28日一、信息在管理中的作用中國古代兵家的“知已知彼”觀點(diǎn)，可以說是最早的信息管理思想?！秾O子兵法?謀攻篇》寫到“知彼知已者，百戰(zhàn)不殆;不知彼而已，一勝一負(fù)；不知彼，不知已，每戰(zhàn)必殆。”它認(rèn)為了解敵我雙方的情況是戰(zhàn)爭勝利的關(guān)鍵，只有掌握環(huán)境、時(shí)機(jī)等各方面的信息，才能真正地把握戰(zhàn)爭的主動(dòng)權(quán)，贏得勝利。在現(xiàn)代企業(yè)組織中，信息的溝通與利用起來越發(fā)揮出巨大的功能與效用。第三頁，共三十五頁，2022年，8月28日目標(biāo)管理中如果缺少了信息，就會(huì)產(chǎn)生出不切實(shí)際的目標(biāo)，結(jié)果導(dǎo)致失敗；人力資源管理中如果沒有信息，就無法對(duì)人進(jìn)行全面地了解，無法挖掘人的潛能，也不能做到人盡其才。從中國古代對(duì)信息的重視到現(xiàn)代企業(yè)組織中的信息利用，我們都可以看出信息在管理系統(tǒng)中起著很重要的作用。正如《大趨勢(shì)》的作者斯比特所說：“在我們的新的社會(huì)里，戰(zhàn)略資源是信息。它不是惟一的資源，但卻是最重要的資源。”第四頁，共三十五頁，2022年，8月28日管理的過程是通過信息流實(shí)現(xiàn)的，從本質(zhì)上說，管理就是通過信息來協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)部環(huán)境、外部環(huán)境與系統(tǒng)目標(biāo)的關(guān)系，從而放大系統(tǒng)的功能，放大生產(chǎn)力。管理的水平高低、效果好壞與信息的質(zhì)量和利用的水平息息相關(guān)，沒有信息的參與就無所謂管理。我們知道，管理的五大主要職能是決策、計(jì)劃、組織、控制和協(xié)調(diào)，以下從五個(gè)方面論述管理職能與信息的關(guān)系：第五頁，共三十五頁，2022年，8月28日（一）決策與信息決策是系統(tǒng)通過分析研究已有信息，從而科學(xué)地確立目標(biāo)以及從諸多可行方案中選優(yōu)的過程。信息是實(shí)施決策的基礎(chǔ)和前提。決策過程分為五個(gè)階段，這五個(gè)階段都與信息有一定的聯(lián)系。1、進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)有賴于信息。2、決策目標(biāo)的確定有賴于信息。3、決策方案的制定有賴于信息。4、決策方案的評(píng)估選擇有賴于信息。5、決策的控制實(shí)施有賴于信息。第六頁，共三十五頁，2022年，8月28日（二）控制與信息控制，即監(jiān)視各項(xiàng)活動(dòng)以保證它們按計(jì)劃進(jìn)行并糾正各種重要偏差的過程。一般說來，控制的實(shí)現(xiàn)過程包括三個(gè)基本環(huán)節(jié)：一是感受機(jī)構(gòu)獲取系統(tǒng)內(nèi)和周圍環(huán)境各種信息；二是中樞控制機(jī)構(gòu)對(duì)所獲取的信息進(jìn)行分析比較，作出判斷和決策，向執(zhí)行機(jī)構(gòu)發(fā)出指令（即信息）三是執(zhí)行機(jī)構(gòu)根據(jù)指令進(jìn)行相應(yīng)的控制，并監(jiān)督?jīng)Q策的執(zhí)行情況，進(jìn)行信息反饋。第七頁，共三十五頁，2022年，8月28日（三）組織與信息信息對(duì)組織效應(yīng)的作用，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

1.群體中的自組織效應(yīng)---最佳信息效應(yīng)群體的自組織，是指在不存在任何外部信息指揮、命令的壓力下，群體內(nèi)部自動(dòng)協(xié)調(diào)，依靠默契形成高度完美的統(tǒng)一。自組織效應(yīng)的生成，依賴群體內(nèi)信息管理體制的民主化、集團(tuán)化，以及決策者行使決策權(quán)的民主作風(fēng)和決策的科學(xué)程度。第八頁，共三十五頁，2022年，8月28日自組織效應(yīng)之所以被稱為最佳信息效應(yīng)，是因?yàn)椋旱谝?，自組織效應(yīng)意味著信息傳遞時(shí)間最短，一般不會(huì)發(fā)生滯后現(xiàn)象。第二，自組織效應(yīng)意味著默契，意味著沒有發(fā)生傳輸過程中的經(jīng)濟(jì)損耗和誤差，排除了信息干擾。第三，自組織效應(yīng)既然來自于自動(dòng)協(xié)調(diào)的默契，這就意味著它是最經(jīng)濟(jì)的信息交流。第九頁，共三十五頁，2022年，8月28日

2、群體組織中的協(xié)同效應(yīng)---整體信息效應(yīng)所謂協(xié)同效應(yīng)，就是指功能、組成元件、規(guī)模、方式、任務(wù)、目標(biāo)各不相同的子系統(tǒng)，在更高層次的統(tǒng)一指揮與協(xié)調(diào)之后，形成了某種整體功能，完成了相異甚至相反的部分間的整體合作。第十頁，共三十五頁，2022年，8月28日（四）計(jì)劃與信息計(jì)劃是決策目標(biāo)的具體化，是信息綜合利用和綜合處理的過程。（五）協(xié)調(diào)與信息協(xié)調(diào)以信息為基礎(chǔ)第十一頁，共三十五頁，2022年，8月28日二、信息管理的基本要求（一）準(zhǔn)確性（二）及時(shí)性（三）相關(guān)性（四）經(jīng)濟(jì)性有些管理學(xué)家還提出了信息管理的幾項(xiàng)要點(diǎn)：一是信息收集制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化以及信息儲(chǔ)存存檔案化。第十二頁，共三十五頁，2022年，8月28日信息溝通第二節(jié)信息溝通的類型二、信息溝通的過程一、文字內(nèi)容信息溝通中的個(gè)體差異三、信息溝通中的障礙及其克服四、第十三頁，共三十五頁，2022年，8月28日一、信息溝通的過程信息溝通是一個(gè)過程，這一過程包含信息發(fā)送者、信息傳播渠道和信息接受者這些要素。在溝通過程中，個(gè)人、群體或組織將某種信息傳遞給另一個(gè)人、群體或組織。（1）編碼（2）溝通渠道（3）譯碼（4）反饋（5）干擾拉斯韋爾的“五W模式”：who,saywhat,whichchannel,towhom,withwhateffect。第十四頁，共三十五頁，2022年，8月28日二、信息溝通的類型（一）言語溝通和非言語溝通1.言語溝通

是通過使用語言來傳達(dá)和接受觀點(diǎn)的過程。包括口頭和書面兩種。面對(duì)面的談話和電話交談（1）、口頭書信往來、時(shí)事通訊和員工手冊(cè)（2）、書面第十五頁，共三十五頁，2022年，8月28日例子[韓國聯(lián)合通訊社記者]:中國在六方會(huì)談上起了非常重要的作用，我有一個(gè)問題，臺(tái)灣問題是最近非常重要的問題，中國跟美國有的時(shí)候在對(duì)臺(tái)灣的問題上有統(tǒng)一的意見，有的時(shí)候有不同的意見，臺(tái)灣的問題有可能會(huì)影響到六方會(huì)談嗎？謝謝。[李肇星]:你說得很對(duì)，也很有意思。中國、美國兩個(gè)大國在有些問題上一致，有些問題上不一致，有的時(shí)候一致，有的時(shí)候又不一致。我看你是說出了一個(gè)普遍適用的道理，大概每兩個(gè)大國，你這樣說都不會(huì)太錯(cuò)。如果兩個(gè)國家或者兩個(gè)大國，什么東西都完全一樣，一模一樣，這個(gè)世界也就太單調(diào)了，有很多記者可能也就失業(yè)了。第十六頁，共三十五頁，2022年，8月28日2.非言語溝通手勢(shì)、體態(tài)、身體距離、眼神交流都體現(xiàn)出人與人彼此關(guān)系的遠(yuǎn)近親疏。與此同時(shí)，非言語線索的溝通方面還存在著地域與國家的差別。三方面線索：（1）著裝方式與風(fēng)格（2）時(shí)間的使用方式（3）空間的利用方式友好信息=說話內(nèi)容7%+聲調(diào)38%+表情55%第十七頁，共三十五頁，2022年，8月28日11月6日，國家主席胡錦濤在里斯本檢閱葡萄牙騎兵儀仗隊(duì)后，關(guān)切地上前詢問一名被驚馬摔落在地的士兵的傷情，并兩次擁抱了他。第十八頁，共三十五頁，2022年，8月28日（二）正式溝通和非正式溝通1.正式溝通是組織內(nèi)規(guī)章制度所規(guī)定的溝通方式2.非正式溝通在組織中，人們往往傾向于那些與自己有共同點(diǎn)或年齡、工作年限相近的人進(jìn)行溝通，因?yàn)檫@樣不會(huì)令人感到拘束。非正式的溝通發(fā)生在組織結(jié)構(gòu)之外。小道信息是一種非正式信息傳播途徑。（三）組織系統(tǒng)中的上行溝通、下行溝通和平行溝通第十九頁，共三十五頁，2022年，8月28日三、信息溝通中個(gè)體差異（一）溝通中的個(gè)人風(fēng)格差異1.貴族型：傾向于直接說出自己的想法的這類人2.蘇格拉底型：喜歡充分爭論觀點(diǎn)的這類人3.沉思型：由于不愿冒犯別人，所以往往什么也不說的這類人4.長官型：貴族型和蘇格拉底的混合5.候選型：蘇格拉底型和沉思型的混合6.會(huì)議員型：在貴族型和沉思型之間搖擺不定第二十頁，共三十五頁，2022年，8月28日（二）溝通中的性別差異1.女性更喜歡用交談來建立親和感，更可能會(huì)強(qiáng)調(diào)相似之處，專心傾聽。男性更喜歡用交談來提供資訊、展示自己的才能，并維持在團(tuán)隊(duì)中的地位。2.女性喜歡與別人談?wù)摻鉀Q方案，且需要情感上的理解，而不僅僅是解決方案。男性喜歡獨(dú)自解決問題，更可能把問題看成是他們必須獨(dú)立面對(duì)的挑戰(zhàn)。3.男性往往說話更直接，比較簡潔、粗俗，更少道歉，而女性則比較謙恭有禮，更可能使用文雅的語助詞，有時(shí)比較啰嗦。4.面對(duì)分歧時(shí)，女性傾向于調(diào)解，男性則變得更強(qiáng)勢(shì)。5.男性打斷談話時(shí)，更可能引入新話題或者補(bǔ)充他人的話。女性打斷談話時(shí)，更可能弄清對(duì)方的想法或表示支持。6.女性更關(guān)注人，喜歡談?wù)撊穗H關(guān)系，而男性會(huì)強(qiáng)調(diào)體育和其它業(yè)余活動(dòng)。第二十一頁，共三十五頁，2022年，8月28日（三）溝通中的跨文化差異1.認(rèn)知模式2.語言因素3.行為習(xí)慣第二十二頁，共三十五頁，2022年，8月28日四、信息溝通中的障礙及其克服（一）信息溝通中存在的障礙1.信息過濾2.選擇性直覺3.情緒影響4.語言障礙5.空間距離6.組織結(jié)構(gòu)7.文化障礙8.媒介障礙第二十三頁，共三十五頁，2022年，8月28日（二）信息溝通中障礙的克服1.使用簡單、清晰地語言2.做積極、專注的聽眾3.控制信息的流動(dòng)4.給予和接受反饋5.增進(jìn)關(guān)系，做一個(gè)支持性的溝通者6.使用技術(shù)來提高溝通效率7.選擇合適的時(shí)間、地點(diǎn)和方式8.承認(rèn)溝通障礙的存在，重視并主動(dòng)去克服第二十四頁，共三十五頁，2022年，8月28日第三節(jié)信息與決策科學(xué)決策是建立在某種客觀規(guī)律基礎(chǔ)上的決策，是在掌握了充分的信息和對(duì)有關(guān)情況進(jìn)行深刻地分析的基礎(chǔ)上，用科學(xué)的方法來研究，并評(píng)估各種方案，從中選出最優(yōu)方案，以達(dá)到最佳效果的決策。第二十五頁，共三十五頁，2022年，8月28日一、決策的心理過程決策有著不同的類型。根據(jù)決策的層次，可以將決策分為三種：戰(zhàn)略性決策、戰(zhàn)術(shù)性決策和日常業(yè)務(wù)決策；根據(jù)決策的條件和后果，可以分為兩種：確定型決策和非確定決策。無論是何種類型的決策，它們的心理過程都可以分為三個(gè)階段，而每一階段都與信息管理有關(guān)。第二十六頁，共三十五頁，2022年，8月28日（一）問題識(shí)別階段這一階段的主要任務(wù)是確定問題所在，提出決策目標(biāo)，它包括確定問題和設(shè)立目標(biāo)兩步。（二）問題診斷階段這一階段的主要任務(wù)是發(fā)現(xiàn)、探索和擬定各種可能的行動(dòng)方案，它包括收集信息和制訂方案兩步。（三）動(dòng)作選擇階段這一階段的主要任務(wù)是從各種可比方案中選出最合適的方案，它包括方案評(píng)估、方案選擇、模擬試驗(yàn)和決策四個(gè)環(huán)節(jié)。第二十七頁，共三十五頁，2022年，8月28日二、提高決策的科學(xué)性(一)決策科學(xué)性的基本要求1.決策思想科學(xué)化2.決策程序科學(xué)化3.決策方法科學(xué)化4.決策體制科學(xué)化(二)提高決策科學(xué)性的主要策略1.決策目標(biāo)要準(zhǔn)確、簡明2.決策信息要具體、充分3.對(duì)不同類型決策要有不同的選擇原則第二十八頁，共三十五頁，2022年，8月28日

三、決策中的創(chuàng)新精神“不創(chuàng)新，則滅亡”，這句話日益成為現(xiàn)代管理者的一大呼聲。組織要成功地開展競爭，就必須創(chuàng)造出新的產(chǎn)品或服務(wù)，并采用最先進(jìn)的技術(shù)。(一)創(chuàng)新性思維的特征創(chuàng)造活動(dòng)的核心是創(chuàng)新性思維。創(chuàng)新性思維具有顯著的特征，即具有獨(dú)創(chuàng)性、靈活性和風(fēng)險(xiǎn)性。(二)決策中要有創(chuàng)新精神科學(xué)地進(jìn)行決策是一種創(chuàng)造性的勞動(dòng)。所謂創(chuàng)造性，就是一項(xiàng)決策的作出，既要?dú)v史地向后看，使決策不隔斷過去，具有連續(xù)性和穩(wěn)定性，又不脫離現(xiàn)實(shí)，不滿足現(xiàn)狀，通過預(yù)測(cè)，用發(fā)展的眼光向前看；第二十九頁，共三十五頁，2022年，8月28日會(huì)議的籌劃二、會(huì)議的作用一、文字內(nèi)容會(huì)議病透視三、第四節(jié)會(huì)議與信息管理第三十頁，共三十五頁，2022年，8月28日一、會(huì)議的作用首先，會(huì)議是創(chuàng)造精神產(chǎn)品的重要形式。其次，會(huì)議還具有決策功能、分權(quán)功能、交流功能、協(xié)調(diào)功能、顯示功能和曉諭功能。此外，適當(dāng)?shù)臅?huì)議對(duì)于聯(lián)絡(luò)，交流感情，促進(jìn)人際關(guān)系的和諧有極大的作用。第三十一頁，共三十五頁，2022年，8月28日二、會(huì)議的籌劃

按照會(huì)議的目的，可以大致上將會(huì)議分為以下四種：傳達(dá)會(huì)議、討論會(huì)議、情報(bào)會(huì)議、混合目的會(huì)議。