中小企業(yè)行政辦公室管理制度

資料范本本資料為word版本，可以直接編輯和打印，感謝您的下載中小企業(yè)行政辦公室管理制度地點(diǎn)： 時(shí)間： 說(shuō)明：本資料適用于約定雙方經(jīng)過(guò)談判，協(xié)商而共同承認(rèn)，共同遵守的責(zé)任與義務(wù)，僅供參考，文檔可直接下載或修改，不需要的部分可直接刪除，使用時(shí)請(qǐng)?jiān)敿?xì)閱讀內(nèi)容中小企業(yè)行政辦公室管理制度一、中小企業(yè)行政事務(wù)管理制度第一部分總則第一條為加強(qiáng)中小企業(yè)行政事務(wù)管理，理順中小企業(yè)內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。第二條本規(guī)定所指行政事務(wù)包括部門內(nèi)部事物處理流程、文件收發(fā)管理、印鑒管理、辦公用品管理、報(bào)刊信件及郵件管理、保密制度等。第二部分部門內(nèi)部事物處理流程第三條堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理的原則。上下級(jí)關(guān)系清晰化，下級(jí)應(yīng)定期向上級(jí)匯報(bào)工作并逐級(jí)向上。部門主管以下職員向其直接主管上級(jí)匯報(bào)工作，部門主管人員向直接領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。員工經(jīng)直接主管同意或緊急情況時(shí)可越級(jí)匯報(bào)，員工與直接主管有不同意見(jiàn)不能統(tǒng)一時(shí)可越級(jí)匯報(bào)。第四條同級(jí)部門之間任務(wù)交接應(yīng)通過(guò)其部門主管人員進(jìn)行工作分配。第五條員工上班時(shí)間不得接待與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的人員，，遇有特殊情況（如外地親友來(lái)訪），應(yīng)盡量縮短會(huì)客時(shí)間。第六條員工上班時(shí)間不得將無(wú)關(guān)人員帶入辦公室，會(huì)客應(yīng)安排在會(huì)客室。第七條不得在工作期間從事與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的內(nèi)容，如：瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)頁(yè)或BBS網(wǎng)站；網(wǎng)上聊天、玩游戲等；看非專業(yè)且與工作無(wú)關(guān)的書籍和報(bào)刊。第八條為保證公司行政電話的暢通，上班時(shí)間禁止通過(guò)電話撥號(hào)上網(wǎng)。第三部分文件收發(fā)管理第九條中小企業(yè)的文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，屬董事會(huì)的由董事長(zhǎng)簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)。第十條中小企業(yè)各部門所發(fā)文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部審核，總經(jīng)理簽發(fā)。第十一條經(jīng)簽發(fā)的文件和原稿，由行政人事部分類歸檔、保存?zhèn)洳?。第十二條屬于秘密文件，核稿人應(yīng)注明“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按公司保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。第十三條文件統(tǒng)一由行政人事部發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。第十四條外來(lái)的文件由行政人事部專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由行政人事部經(jīng)理提出處理意見(jiàn)后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤。屬急件的，應(yīng)在接件后1小時(shí)內(nèi)報(bào)送。第四部分印鑒管理第十五條中小企業(yè)印鑒由行政人事部負(fù)責(zé)管理。第十六條印章的刻制、改刻于廢止，有行政人事部提出并承辦。其中：中小企業(yè)行政印鑒、具有法人資格的二級(jí)機(jī)構(gòu)印鑒、合同專用章、財(cái)務(wù)稅收及支票印鑒、中小企業(yè)主要負(fù)責(zé)人印章、出納個(gè)人專用印鑒等，在刻印前須報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理同意后方可刻制；其他印鑒經(jīng)行政人事部同意后即可刻制。如有需要更換或廢止的印章，各部門應(yīng)迅速將舊印章交還行政部。第十七條廢止印章由行政人事部保存3年，處理時(shí)須征得原使用者的意見(jiàn)后再行處理。中小企業(yè)印章受到散失、損毀、被盜時(shí)，各管理者應(yīng)迅速向行政部遞交說(shuō)明原因的報(bào)告書，行政部根據(jù)情況及公司規(guī)定的手續(xù)辦理。第十八條印鑒的登記和管理分工。印章在行政人事部進(jìn)行登記。（2） 行政人事部應(yīng)將每個(gè)印章登入印章登記臺(tái)賬內(nèi)，并將此帳永久保存。（3） 行政印章及中小企業(yè)主要負(fù)責(zé)人印章由同級(jí)行政負(fù)責(zé)人保管使用，非法人資格的二級(jí)機(jī)構(gòu)印鑒，由該機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人保管使用。（4） 合同專用章由法人代表及委托代理人保管使用，非法人資格的二級(jí)機(jī)構(gòu)印鑒，由該機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人保管使用。（5） 中小企業(yè)印鑒的使用一律由總經(jīng)理簽字許可后，管理印鑒人方可蓋章，如違反此規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人負(fù)責(zé)。（6） 中小企業(yè)所有需要蓋印鑒的介紹信、說(shuō)明及對(duì)外開(kāi)出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢、存檔。（7） 中小企業(yè)一般不允許開(kāi)具空白介紹信，證明如因工作需要或其他特殊情況確需開(kāi)具時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條方可開(kāi)出。持空白介紹信外出工作回來(lái)必須向負(fù)責(zé)人匯報(bào)其介紹信的用途，未使用的必須交回。（8） 由蓋章出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。第五部分辦公用品管理第十九條中小企業(yè)辦公用品的購(gòu)置、保管、分配等管理工作由物資部負(fù)責(zé)。第二十條購(gòu)置日常辦公用品或報(bào)銷正常辦公費(fèi)用，由部門主管審批，購(gòu)置大宗、高級(jí)辦公用品，必須按財(cái)務(wù)管理規(guī)定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后始得購(gòu)置。第二十一條各部門所領(lǐng)辦公用品（含耗材）計(jì)入各部門費(fèi)用。第二十二條辦公室用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。第二十三條所有員工對(duì)辦公用品必須愛(ài)護(hù)，勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，禁止貪污，努力降低消耗、費(fèi)用。第二十四條辦公用品的領(lǐng)用時(shí)間為 ，本人直接到物資部辦理，其他時(shí)間不予辦理（新員工除外）。第二十五條中小企業(yè)新員工的辦公用品，物資部根據(jù)部門主管提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新員工的正常工作。第二十六條物資部要做到辦公用品齊全、品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、庫(kù)存合理、開(kāi)支適當(dāng)、用品保管好。第六部分報(bào)刊、信件、郵件管理第二十七條企業(yè)公/私報(bào)刊、外來(lái)信件、外發(fā)信件，由行政部負(fù)責(zé)。第二十八條報(bào)刊管理人員每半年按照企業(yè)的要求作出訂閱報(bào)刊計(jì)劃及預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。第二十九條任何人不得隨意將報(bào)刊挪作他用，各部門在1-3個(gè)月內(nèi)，將舊報(bào)刊交回行政人事部由勤務(wù)員統(tǒng)一保管，存檔備查。第三十條企業(yè)員工統(tǒng)一使用企業(yè)給予的E-MALL地址，命名原則如下：“姓”的全拼（下劃線“”）加姓名的第一個(gè)拼音的組合構(gòu)成用戶名，最后企業(yè)的域名。第三十一條物資部負(fù)責(zé)為各部門郵發(fā)信件、郵件。（1） 私人信件、郵件，一律實(shí)行自費(fèi)，交物資部或自己送往郵局。（2） 所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負(fù)責(zé)寄發(fā)。（3） 控制各類掛號(hào)信，凡因公需掛號(hào)者，須經(jīng)各部門主管批準(zhǔn)，總經(jīng)理登記后方可郵發(fā)。第七部分保密制度第三十二條保密范圍企業(yè)秘密包括下列事項(xiàng)：（1） 企業(yè)未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)備、目標(biāo)、市場(chǎng)、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策。（2） 企業(yè)所持有的科技研究、開(kāi)發(fā)成果、技術(shù)資源以及有關(guān)技術(shù)訣竅、資料。（3） 企業(yè)內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見(jiàn)書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記錄。（4） 企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)、決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（5） 企業(yè)所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類信息。（6） 企業(yè)員工人事檔案、薪資收入及資料。（7） 企業(yè)重大決策中的其他保密事項(xiàng)以及企業(yè)確定應(yīng)當(dāng)保密的其他事項(xiàng)。第三十三條密級(jí)確定。企業(yè)秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)：（1）絕密級(jí)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響企業(yè)權(quán)益和利益的重要決策文件資料及新科技智力成果。（2） 機(jī)密級(jí)是企業(yè)的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料，重要記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況。（3） 秘密級(jí)是企業(yè)人事檔案、合同、協(xié)議、員工薪資收入、公司技術(shù)資源、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或企業(yè)尚未公開(kāi)的各類信息。（4） 企業(yè)秘密的文件、資料、磁盤、光碟，應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。第三十四條保密措施（1） 企業(yè)的保密管理工作采用“分管負(fù)責(zé)制”，行政人事部協(xié)調(diào)有關(guān)部門做好保管工作。（2） 企業(yè)保密的文件、資料和其他物品應(yīng)放在可靠的保險(xiǎn)裝置中保存，專人保管。如需要制作、收發(fā)、使用、復(fù)印、保存和銷毀秘密文件，應(yīng)經(jīng)保管部門負(fù)責(zé)人同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)，委托專人執(zhí)行。（3） 所有技術(shù)資源應(yīng)分門別類建檔、建卡，行政部專人負(fù)責(zé)管理，個(gè)人或部門因工作需要借用時(shí)，應(yīng)開(kāi)出借條，經(jīng)總經(jīng)理或質(zhì)檢部批準(zhǔn)后，方可借出，并及時(shí)入賬。（4） 在對(duì)外交往與合作中需提供公司保密事項(xiàng)的，應(yīng)事先經(jīng)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。（5） 被聘從事技術(shù)產(chǎn)品研制、開(kāi)發(fā)以及重要崗位的員工和咨詢顧問(wèn)，企業(yè)人事部應(yīng)與他們簽定保密協(xié)議。（6） 不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露企業(yè)秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)撈髽I(yè)秘密，不能通過(guò)其他方式傳遞企業(yè)秘密。（7） 公司員工發(fā)現(xiàn)企業(yè)秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時(shí)，應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告行政人事部，行政人事部接到報(bào)告，應(yīng)立即作出處理。第三十五條責(zé)任與處罰（1） 違反企業(yè)保密規(guī)定，為造成后果的，給予警告，并扣罰100-500元。（2） 違反企業(yè)保密規(guī)定或過(guò)失泄露公司秘密，造成不良后果的給予記過(guò)，并降職、降級(jí)。為他人竊取、刺探、收賣或違章提供企業(yè)秘密的，予以辭退。企業(yè)還將追究其法律責(zé)任。二、中小企業(yè)提案管理制度第一部分總則第一條為了推動(dòng)企業(yè)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，鼓勵(lì)全體員工提出合理化建議和參與技術(shù)革新、技術(shù)開(kāi)發(fā)活動(dòng)，加強(qiáng)科技成果的管理、推廣和應(yīng)用，不斷提高科技水平，根據(jù)上級(jí)單位有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際，制定本管理辦法。第二條本辦法所稱合理化建議，主要是指有關(guān)改進(jìn)和完善生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理等方面的辦法和措施；所稱技術(shù)革新、技術(shù)開(kāi)發(fā)主要是指對(duì)科學(xué)技術(shù)、業(yè)務(wù)的開(kāi)發(fā)和對(duì)生產(chǎn)設(shè)備、工具、工藝技術(shù)等方面所作的改造和挖潛。第三條本辦法由總工程師辦公室(以下簡(jiǎn)稱總工室)組織實(shí)施。第二部分項(xiàng)目的范圍與來(lái)源項(xiàng)目的范圍。適用于市場(chǎng)的新產(chǎn)品、新技術(shù)、新工藝、新材料、新設(shè)計(jì)。對(duì)引進(jìn)的先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行消化、吸收、改造。開(kāi)拓新的生產(chǎn)業(yè)務(wù)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在通信生產(chǎn)和管理中的應(yīng)用。發(fā)展規(guī)劃的理論和方法、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、人員培訓(xùn)等軟科學(xué)的研究。生產(chǎn)中急需解決的技術(shù)難題。項(xiàng)目的來(lái)源由上級(jí)單位下達(dá)的項(xiàng)目。由本企業(yè)有關(guān)部門下達(dá)的項(xiàng)目。各部門根據(jù)生產(chǎn)和管理需要提出的項(xiàng)目。第三部分項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)和經(jīng)費(fèi)來(lái)源合理化建議由建議人填寫提案申報(bào)卡，交總工室。技術(shù)革新、技術(shù)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目由各部填寫項(xiàng)目申請(qǐng)書報(bào)總工室。若要申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，需填報(bào)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)表及可行性報(bào)告。由總工室組織相關(guān)部門對(duì)所報(bào)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)審篩選、匯總后報(bào)總工程師審批。批準(zhǔn)立項(xiàng)后，由總工室向相關(guān)部門下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目承擔(dān)部門按計(jì)劃實(shí)施。需申請(qǐng)立項(xiàng)的項(xiàng)目，由總工室上報(bào)上級(jí)主管部門。為了避免項(xiàng)目的低水平重復(fù)開(kāi)發(fā)，任何項(xiàng)目必須經(jīng)部門同意后才能上報(bào)，經(jīng)企業(yè)立項(xiàng)后才能實(shí)施。技術(shù)革新、技術(shù)開(kāi)發(fā)經(jīng)費(fèi)列入企業(yè)管理開(kāi)支。財(cái)務(wù)部每年按自有收入的1%左右安排，由總工室掌握使用。第四部分成果的評(píng)審、鑒定第十三條成果申報(bào)項(xiàng)目完成后，承擔(dān)部門應(yīng)填寫成果鑒定申請(qǐng)書，并備齊下列技術(shù)資料報(bào)總工室。研究報(bào)告。測(cè)試和實(shí)驗(yàn)報(bào)告。技術(shù)設(shè)計(jì)方案、數(shù)據(jù)、圖表、照片。質(zhì)理標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)內(nèi)外技術(shù)水平對(duì)比分析報(bào)告。技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析和效益分析報(bào)告。標(biāo)準(zhǔn)化審查報(bào)告。第十四條成果的評(píng)審、鑒定。（1）總工室在接到成果鑒定申請(qǐng)書后一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行審查、提出意見(jiàn)報(bào)總工程師審閱、并答復(fù)申報(bào)部門是否同意評(píng)審鑒定。在市局立項(xiàng)的項(xiàng)目成果，報(bào)市局科技處組織評(píng)審鑒定。其余項(xiàng)目成果由公司科技項(xiàng)目評(píng)審委員會(huì)負(fù)責(zé)評(píng)審鑒定。第五部分成果的獎(jiǎng)勵(lì)第十五條成果評(píng)審鑒定后，選擇優(yōu)秀項(xiàng)目向上級(jí)主管部門申報(bào)申請(qǐng)專利獎(jiǎng)。第十六條對(duì)獲專利的項(xiàng)目將按專利管理有關(guān)規(guī)定進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。第十七條未申報(bào)市專利或申報(bào)而未獲的項(xiàng)目，由企業(yè)科技項(xiàng)目評(píng)審委員會(huì)評(píng)定獎(jiǎng)勵(lì)。第十八條企業(yè)科技項(xiàng)目評(píng)審委員會(huì)每年組織對(duì)成果集中評(píng)獎(jiǎng)一次，原則上按項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益的大小給予以獎(jiǎng)勵(lì)，也可根據(jù)項(xiàng)目創(chuàng)造性大小、水平高低、難易程度和生產(chǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)大小給予客觀、公正的評(píng)獎(jiǎng)。評(píng)獎(jiǎng)標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第六部分附則第十九條任何單位及個(gè)人無(wú)正當(dāng)理由，不得阻止有關(guān)人員進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)申請(qǐng)。第二十條對(duì)弄虛作假、騙取榮譽(yù)者，企業(yè)科技項(xiàng)目評(píng)審委員會(huì)有權(quán)撤銷其榮譽(yù)稱號(hào)，追回獎(jiǎng)金，情節(jié)嚴(yán)重者，追究其行政或刑事責(zé)任。第二十一條本辦法自頒布之日起開(kāi)始執(zhí)行。三、中小企業(yè)文書管理制度第一部分目的第一條為使企業(yè)的公文處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序，提高公文處理的工作效率和公文的質(zhì)量，特制定本辦法。第二部分組織管理第二條企業(yè)各部門與外界來(lái)往文書的收發(fā)由行政管理部門統(tǒng)一辦理。各分公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬部門辦理，行政部門負(fù)責(zé)文書的收受及發(fā)送。第三條管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來(lái)往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校隊(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜。第三部分公文的種類第四條企業(yè)的通用公文種類有：請(qǐng)示。向上級(jí)部門請(qǐng)求請(qǐng)示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。報(bào)告。向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。決定。對(duì)企業(yè)重要事項(xiàng)或重大活動(dòng)作出安排。決議。經(jīng)過(guò)會(huì)議討論或議定，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。批復(fù)。上級(jí)答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。通告。在企業(yè)范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。通知。傳達(dá)、批轉(zhuǎn)上級(jí)、同級(jí)、不相屬部門的公文；傳達(dá)要求下級(jí)部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；發(fā)布規(guī)章、任免聘用事項(xiàng)。通報(bào)。表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況。函。對(duì)同級(jí)或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問(wèn)、催辦、答復(fù)某些問(wèn)題，請(qǐng)有關(guān)部門批準(zhǔn)。(10)會(huì)議紀(jì)要。記載和表達(dá)會(huì)議重要精神及議定事項(xiàng)，要求與會(huì)單位共同遵守執(zhí)行。第五條企業(yè)的專用公文有：備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、各種報(bào)告、廣告書、說(shuō)明書、請(qǐng)柬、賀詞、新聞稿、啟事等。第六條文書的類別。(1)絕密。指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄露內(nèi)容的文書。秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無(wú)關(guān)人員泄露的文書。機(jī)密。指不宜向企業(yè)以外人員泄露內(nèi)容的文書。第四部分文書制作要領(lǐng)第七條公文內(nèi)容。發(fā)文號(hào)：由企業(yè)的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)組成，位于文頭與界欄線上。收文機(jī)關(guān)：向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告，，一般只寫一個(gè)主送單位；需同時(shí)報(bào)送另一個(gè)上級(jí)部門的，對(duì)“抄報(bào)”；對(duì)同級(jí)或下級(jí)則用“抄送”。標(biāo)題：對(duì)公文主要內(nèi)容的概括和反映，是公文的題目。正文：公文的主體部分。發(fā)文機(jī)關(guān)：制發(fā)文的單位，位于正文的右下側(cè)，應(yīng)寫全稱或通用簡(jiǎn)稱。公文日期：包括年、月、日，寫在公文末尾，一般以印制日期為準(zhǔn)，重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。公文印章：加印在發(fā)文日期中間。密級(jí)：保密文件注明密級(jí)。附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序號(hào)、標(biāo)題。第八條用紙格式國(guó)內(nèi)公文用紙用16K型(26cmX18.4cm)，涉外公文用A4型(29.7cmX21.0cm)。圖文區(qū)：國(guó)內(nèi)用16K型(23.3cmX14.9cm)，國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)用A4型(27cmX17.5cm)。第九條印裝格式。公文均采用橫書橫排。單面印刷可在上端裝訂，雙面印刷在左面裝訂。裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。第十條版面格式：首頁(yè)采用文頭。第^一條公文行文原則上級(jí)行文原則：逐級(jí)行文，即下一級(jí)行文給直接上級(jí)。多級(jí)同時(shí)行文，即下級(jí)向上級(jí)和更高上級(jí)同時(shí)行文。越級(jí)行文，遇特殊、緊急情況，或?qū)χ苯由霞?jí)的檢舉、控告。下行文的原則：逐級(jí)行文。多級(jí)同時(shí)行文。直貫到底行文。平行文原則：相互沒(méi)有隸屬關(guān)系的部門之間可以行文。第十二條文書的署名。（1） 企業(yè)內(nèi)文書，如果是一般往來(lái)書文，只需主管署名；如果是單純的上報(bào)文書或者不涉及各部門且內(nèi)容部重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。（2） 對(duì)外文書，如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請(qǐng)書、回執(zhí)、公告等重要文書，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指定責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書，也可署下屬機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。第十三條文書的蓋章（1） 在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門蓋章。（2） 如果文書署名者不在，可加蓋職務(wù)或代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下，文書存檔前必須加蓋署名者印章。第十四條文書制作注意事項(xiàng)（1） 文書必須簡(jiǎn)明扼要，一事一議，語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。（2） 起草文書的理由包括起因以及中間交涉過(guò)程，并加以證明，附上相關(guān)資料與文件。（3） 必須明確起草文件的責(zé)任者，并署上請(qǐng)示審批提案者姓名。（4）對(duì)請(qǐng)示提案文書進(jìn)行修改時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱原件。修改者必須署名。（5） 可行可不行的堅(jiān)決不行文，減少行文數(shù)量，提高行文權(quán)威性和質(zhì)量。（6） 減少聯(lián)合行文，避免聯(lián)合簽審過(guò)程中時(shí)間延誤和扯皮。（7） 行文分清主次，提高行文針對(duì)性，減輕行文對(duì)象單位負(fù)擔(dān)。（8） 不輕易越級(jí)行文。第五部分文書制作流程第十五條對(duì)外行文炒作流程。擬稿。由具體承辦人員起草，并由部門負(fù)責(zé)人審核。對(duì)外發(fā)文一般以企業(yè)名義發(fā)文。在各分、子公司有必要發(fā)文時(shí)，在企業(yè)后加下屬企業(yè)全稱。發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。核稿。擬稿完畢后填寫發(fā)文擬稿單，一并送各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核。審核由問(wèn)題時(shí)于有關(guān)當(dāng)事人溝通，統(tǒng)一意見(jiàn)后進(jìn)行修改。（3） 簽發(fā)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)，明確簽署意見(jiàn)、姓名、日期。（4） 編號(hào)。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。（5） 繕印、校隊(duì)。急件應(yīng)先行處理。保密件應(yīng)由專人打印。打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理。校對(duì)專人處理，以原稿為準(zhǔn)，重要文件多人校對(duì)。打印、校對(duì)責(zé)任人簽名。（6） 在校對(duì)完畢無(wú)誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印。（7）填寫登記簿。（8）封發(fā)。發(fā)文工作由行政部門負(fù)責(zé)。查驗(yàn)無(wú)誤后信件封口，填寫準(zhǔn)確，注明急件、密級(jí)。第十六條對(duì)內(nèi)行文處理程序。對(duì)內(nèi)行文一般按對(duì)外行文處理程序參照?qǐng)?zhí)行。特殊情況下各級(jí)部門對(duì)企業(yè)行文可不必經(jīng)繕印程序。對(duì)內(nèi)行文由各部門、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第六部分文書的發(fā)送一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送，必要時(shí)還需給文秘室回復(fù)或回執(zhí)，調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。第十七條文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位、單位地址以及收件人姓名并且注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。第十八條企業(yè)內(nèi)部文書原則上不上封緘。第十九條各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上做好登記并填寫。第七部分文書的處理第二十條普通文書的處理原則。（1） 由部門經(jīng)理以上級(jí)別的主管，負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要處理，或者由其指定下屬對(duì)文書進(jìn)行具體處理。（2） 如果遇到重要或異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上級(jí)主管取得聯(lián)系，按上級(jí)指示辦理。（3） 各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必須與各部門商議后方能予以處置。第二^一條機(jī)密文書的處理原則。（1）機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。（2）指名或親啟文書，原則上應(yīng)在封面上注明文書所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)和發(fā)問(wèn)者姓名，并由發(fā)文者封緘。（3）到達(dá)的指名或親啟文書，原則由信封上所指名的人開(kāi)啟，其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來(lái)件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。第八部分文書的閱覽原則第二十二條某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要，可在文書的空白處填寫閱覽后的意見(jiàn)，并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。第二十三條由必要在各部門傳閱的文書，必須附“傳閱登記簿”，按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫，并最終交還文書主管。第九部分收文操作流程第二十四條簽收。一切外來(lái)信件、傳真，統(tǒng)一由行政部門簽收，填寫登記在收件登記簿上。寫明企業(yè)或行政部門收啟，統(tǒng)一由行政部拆封處理。第二十五條寫明個(gè)部門或個(gè)人收啟的分送各位，如系公文，應(yīng)主動(dòng)送行政部登記處理。第二十六條分發(fā)。（1） 行政部根據(jù)公文性質(zhì)、要求，確定具體的閱批對(duì)象，填寫公文閱批單。（2） 分發(fā)去向。重要來(lái)文，由行政主管提出初步意見(jiàn)（擬辦），再由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批示（批辦）。一般文件，直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門處理（承辦）。具體承辦務(wù)求實(shí)效，分清主辦、協(xié)辦。復(fù)文與不復(fù)文。參閱性文件，直接組織傳閱。范圍不明的文件，送領(lǐng)導(dǎo)審閱。第二十七條催辦。分隊(duì)內(nèi)催辦與對(duì)外催辦，包括發(fā)函、派專人打電話等方式，要使用工作催辦單，對(duì)來(lái)文做到事事有交待、件件有著落，防止漏辦、延誤。第二十八條結(jié)辦文件傳閱完畢，已答復(fù)發(fā)文單位，有處理意見(jiàn)的文件，均視為結(jié)辦。第十部分文書的整理與保存第二十九條全部完結(jié)的文書，在結(jié)辦后3天內(nèi)，交行政主管歸存，按“完整、有序”原則對(duì)文件整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理和編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。第三十條企業(yè)個(gè)人不得保存公司公文，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管，調(diào)離企業(yè)的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。第三十一條分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類：一類是特別重要的文書，直接歸主管保存，另一類是一般的文書，留存各部門保管。第十一部分文書的保存年限第三十二條永久保存的文書包括：章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊(cè)文書；股票關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證件；有關(guān)企業(yè)歷史的文書；決算書和其他重要的文書。第三十三條需保存10年的文書包括：請(qǐng)求審批提案文書；人事任命文書；獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書。第三十四條需保存5年的文書指不需要保存10年的次重要文件。第三十五條需保存1年的文書，指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。第十二部分注意事項(xiàng)第三十六條重要的機(jī)密文書，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。第三十七條保存期滿及沒(méi)必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管決定，填寫銷毀的理由和日期之后進(jìn)行銷毀。機(jī)要文件一律以焚燒的方式銷毀。任何人不準(zhǔn)擅自銷毀文件，或以廢紙出售。不需立卷的文件材料逐件登記報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。第三十八條銷毀密級(jí)以上文件要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。第三十九條如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更或者作出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。第四十條必須做好重要文書的借閱登記工作，并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。第十三部分附則第四^一條本辦法適用于中小企業(yè)的公文管理。第四十二條本辦法由行政部門解釋、補(bǔ)充，由企業(yè)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。四、中小企業(yè)出差管理制度員工出差管理規(guī)定第一條為加強(qiáng)出差的管理，特制定本規(guī)定。第二條員工出差依下列程序辦理。（1） 出差前應(yīng)填寫“出差申請(qǐng)表”。出差期限由派遣負(fù)責(zé)人視情況需要，事前予以核定，并依照程序?qū)嵑?。?） 出差人憑核準(zhǔn)的“出差申請(qǐng)表”向財(cái)務(wù)部暫支相當(dāng)數(shù)額的旅差費(fèi)，返回后1周內(nèi)填具“出差旅費(fèi)報(bào)告單”，并結(jié)清暫支款，未于1周內(nèi)報(bào)銷者，財(cái)務(wù)應(yīng)于當(dāng)月工資中先予扣回，等報(bào)銷時(shí)再行核付。第三條出差的審核決定權(quán)限如下。（1）國(guó)內(nèi)出差：6日內(nèi)由部門經(jīng)理核準(zhǔn)，4日以上由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)，部門經(jīng)理以上人員一律由總經(jīng)理核準(zhǔn)。（2）國(guó)外出差，一律由總經(jīng)理核準(zhǔn)。第四條出差不得報(bào)支加班費(fèi)，但假日出差酌情予以計(jì)薪。第五條出差途中除因病或遇意外災(zāi)害，或因工作實(shí)際需要電話聯(lián)系，請(qǐng)示標(biāo)準(zhǔn)延時(shí)外，不得因私事或借故延長(zhǎng)出差時(shí)間，否則除不予報(bào)銷旅差費(fèi)外，并依情節(jié)輕重論處。第六條出差差旅費(fèi)分為交通費(fèi)、住宿費(fèi)、膳食費(fèi)、通信費(fèi)、交際費(fèi)等，其標(biāo)準(zhǔn)另定。第七條出差費(fèi)用的報(bào)銷。（1） 交通費(fèi)、住宿費(fèi)按標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，超標(biāo)自付，欠標(biāo)不補(bǔ)。（2） 膳食費(fèi)按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取。（3） 通信費(fèi)以相關(guān)憑證報(bào)銷。（4） 交際費(fèi)由領(lǐng)導(dǎo)核定，憑據(jù)報(bào)銷。五、中小企業(yè)印章管理制度第一部分總則第一條印章是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到企業(yè)正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展，甚至影響到企業(yè)的生存和發(fā)展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護(hù)公司的利益，制定本辦法。第二部分印章的雕刻第二條印章雕刻的申請(qǐng)、審核和批準(zhǔn)：由需刻印部門負(fù)責(zé)人據(jù)工作需要提出雕刻印章的申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可雕刻。第三條印章雕刻：經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后的雕刻申請(qǐng)，統(tǒng)一由采購(gòu)部辦理。第三部分印章的領(lǐng)取和保管第四條企業(yè)各類印章由各級(jí)和各崗位專人依職權(quán)領(lǐng)取并保管。第五條印章必須由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。第六條企業(yè)建立印章管理表，專人領(lǐng)取和歸還印章情況在表上予以記錄。第七條印章持有情況納入員工離職時(shí)移交工作的一部分，如員工持有企業(yè)印章的，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。第四部分印章的使用第八條企業(yè)人員需使用印章時(shí)須按要求填寫印章使用單，將其與所需印的文件一并逐級(jí)上報(bào)，經(jīng)企業(yè)有關(guān)人員審核。第九條經(jīng)有關(guān)人員審核，并最終由具有該印章使用決定權(quán)的人員批準(zhǔn)后方可交印章保管人蓋章。通過(guò)審批后的銷售訂單遞至財(cái)務(wù)蓋章，無(wú)特殊情況一般規(guī)定5分鐘內(nèi)給予落實(shí)。第十條印章保管人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對(duì)，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的方可蓋章。第十一條在逐級(jí)審核過(guò)程中被否決的，該文件予以退回。第十二條企業(yè)總經(jīng)理對(duì)企業(yè)所有的印章的使用擁有絕對(duì)的決定權(quán)。第十三條涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問(wèn)審核簽字。第十四條財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章無(wú)須經(jīng)上述程序。第十五條用印后該印章使用單位為用印憑據(jù)由印章保管人留存，定期進(jìn)行整理后交財(cái)務(wù)部歸檔。第十六條印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)事先填寫“印章借用申請(qǐng)單”，注明事項(xiàng)，經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可攜帶使用。第十七條公章的使用決定權(quán)歸企業(yè)總經(jīng)理，其他各印章的使用決定權(quán)由企業(yè)總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行授權(quán)。第五部分印章的作廢和銷毀第十八條印章的作廢包括：不適用作廢、磨損作廢、遺失作廢等。第十九條經(jīng)確認(rèn)作廢的印章由使用部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫印章銷毀申請(qǐng)，企業(yè)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能銷毀。第六部分責(zé)任第二十條印章保管人必須妥善保管印章，如有遺失、必須及時(shí)報(bào)告。第二十一條任何人員必須嚴(yán)格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。第二十二條違反本辦法的規(guī)定，給企業(yè)造成損失的，由企業(yè)對(duì)違紀(jì)者予以行政處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。第七部分附則第二十三條本辦法解釋權(quán)歸企業(yè)總經(jīng)理。六、中小企業(yè)會(huì)議管理制度第一部分總則為改進(jìn)作風(fēng)，減少會(huì)議、縮短會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。第二部分會(huì)議分類及組織第一條企業(yè)會(huì)議歸納為四類。（1） 企業(yè)級(jí)會(huì)議：主要包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)、企業(yè)員工大會(huì)、企業(yè)技術(shù)人員會(huì)以及各種代表大會(huì)。應(yīng)分別報(bào)請(qǐng)企業(yè)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由負(fù)責(zé)人分別組織召開(kāi)。（2） 專業(yè)會(huì)議：系企業(yè)的工程、技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì)（如施工進(jìn)程分析會(huì)、工程質(zhì)量分析會(huì)、設(shè)計(jì)準(zhǔn)備會(huì)、工程技術(shù)協(xié)調(diào)會(huì)、安全工作會(huì)等），由分管企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。（3） 部門工作會(huì)：各部門召開(kāi)的工作會(huì)（如部門辦工會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)、部門員工會(huì)等）由各部門領(lǐng)導(dǎo)決定召開(kāi)并負(fù)責(zé)組織。（4） 班組（小組）會(huì)：由各部門小組長(zhǎng)或業(yè)務(wù)主管決定并主持召開(kāi)。第二條上級(jí)或外單位在企業(yè)召開(kāi)的會(huì)議（如現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)等）或企業(yè)級(jí)業(yè)務(wù)會(huì)（如洽談會(huì)、座談會(huì)等）一律由綜合辦受理安排，有關(guān)業(yè)務(wù)對(duì)口部門協(xié)助做好會(huì)務(wù)工作。第三部分會(huì)議安排第三條例會(huì)的安排為避免會(huì)議過(guò)多或重復(fù)，企業(yè)正常性的會(huì)議一律納入例會(huì)制，原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、組織召開(kāi)。例行會(huì)議安排如下：（1） 總經(jīng)理辦公會(huì)：研究、部署行政工作，討論決定企業(yè)行政工作重大問(wèn)題。（2） 企業(yè)業(yè)務(wù)會(huì)：總結(jié)評(píng)價(jià)當(dāng)月施工行政工作情況，安排布置下月工作任務(wù)。（3） 業(yè)務(wù)主管以上干部大會(huì)（或員工大會(huì)）：總結(jié)上季（半年、全年）工作情況、部署本季（半年、新年）工作任務(wù)，表彰獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體、個(gè)人。（4） 施工、運(yùn)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì)：匯報(bào)、分析企業(yè)計(jì)劃執(zhí)行情況和施工、運(yùn)營(yíng)成果，評(píng)價(jià)各方面的工作情況，肯定成績(jī)，揭露矛盾，提出改進(jìn)措施，不斷提高企業(yè)效益。（5） 質(zhì)量分析會(huì)：匯報(bào)、總結(jié)、上月施工質(zhì)量情況，討論分析施工質(zhì)量事故（問(wèn)題）、研究決定質(zhì)量改進(jìn)措施。（6） 安全工作會(huì)（含設(shè)計(jì)準(zhǔn)備會(huì)）：匯報(bào)、總結(jié)前季安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。（7） 設(shè)計(jì)工作會(huì)（含設(shè)計(jì)準(zhǔn)備會(huì)）：匯報(bào)、總結(jié)當(dāng)月設(shè)計(jì)進(jìn)程、科研、技術(shù)和日常設(shè)計(jì)工作完成情況，布置下月設(shè)計(jì)工作任務(wù)、研究確定解決有關(guān)技術(shù)問(wèn)題的措施方案。（8） 工作技術(shù)協(xié)調(diào)會(huì)：調(diào)度、平衡生產(chǎn)進(jìn)度，研究解決各部門不能自行解決的重大問(wèn)題。（9） 部門業(yè)務(wù)會(huì)：檢查、總結(jié)、布置工作。（10） 部門辦公會(huì)：檢查、總結(jié)、布置工作。（11） 班組會(huì)：檢查、總結(jié)、布置工作。（12） 部門班前會(huì)：對(duì)頭一天工作進(jìn)行講評(píng)，布置當(dāng)日工作任務(wù)和注意事項(xiàng)。第四條其他會(huì)議的安排。凡涉及多個(gè)部門負(fù)責(zé)人參加的各種會(huì)議，均須于會(huì)議召開(kāi)前經(jīng)部門或分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，分別報(bào)綜合辦公室（以下簡(jiǎn)稱綜合辦）匯總，并由綜合辦統(tǒng)一安排，方可召開(kāi)。第五條綜合辦應(yīng)將企業(yè)例會(huì)和各種臨時(shí)會(huì)議，統(tǒng)一平衡編制會(huì)議計(jì)劃并裝訂印發(fā)到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各部門及有關(guān)服務(wù)人員。第六條凡綜合辦已列入計(jì)劃的會(huì)議，強(qiáng)需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會(huì)議時(shí)，召集單位應(yīng)提前報(bào)請(qǐng)綜合辦調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未經(jīng)綜合辦同意，任何人不得隨便打亂正常會(huì)議計(jì)劃。第七條對(duì)于準(zhǔn)備不充分或重復(fù)性或無(wú)多大作用的會(huì)議，綜合辦有權(quán)拒絕安排。第八條對(duì)于人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相適的幾個(gè)會(huì)議，綜合辦有權(quán)安排合并召開(kāi)。第九條各部門會(huì)期必須服從企事業(yè)統(tǒng)一安排，各部門小會(huì)不應(yīng)安排在企業(yè)例會(huì)同期召開(kāi)（與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外），應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體的原則。第四部分會(huì)議的準(zhǔn)備第十條所有會(huì)議主持人和召集單位、與會(huì)人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作。七、中小企業(yè)辦公設(shè)備管理制度電話、傳真管理規(guī)定為規(guī)范各部門電話與傳真的使用，保證業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展特制定本制度。第一部分需求申報(bào)各部門電話與傳真的需求申報(bào)由該部門主管負(fù)責(zé)。電話與傳真的需求申報(bào)由部門主管填寫“辦公用品需求申請(qǐng)表”，根據(jù)表格規(guī)定的內(nèi)容填寫。部門主管負(fù)責(zé)將填寫完畢的“辦公用品需求申請(qǐng)表”呈報(bào)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)從實(shí)際需求的角度考慮并在“辦公用品需求申請(qǐng)表”進(jìn)行批示。部門主管負(fù)責(zé)將上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指示的表格送交行政人事主管。行政人事主管對(duì)表格的內(nèi)容進(jìn)行初審后呈報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行指示。總經(jīng)理同意采購(gòu)由行政人事主管指派行政專員負(fù)責(zé)詢價(jià)、采購(gòu)。第二部分使用管理各部門電話與傳真的使用由該部門經(jīng)理或由部門經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)。上班時(shí)間禁止利用企業(yè)電話進(jìn)行私人聊天、炒股等非業(yè)務(wù)活動(dòng)。各部門電話與傳真在不使用長(zhǎng)途功能時(shí)要調(diào)至“加鎖”狀態(tài)，鑰匙由部門主管或其他指定人員保管。部門主管出差要及時(shí)移交他人保管，但直接負(fù)責(zé)由部門主管承擔(dān)。員工因業(yè)務(wù)需打長(zhǎng)途電話，需在“長(zhǎng)途電話記錄”上簽字，經(jīng)部門主管或部門主管指定的人員簽字同意。員工因需打長(zhǎng)途電話應(yīng)向部門主管或其指定人員說(shuō)明，并在“長(zhǎng)途電話記錄”上簽字，經(jīng)部門主管或部門主管指定人員簽字同意。費(fèi)用由員工本人承擔(dān)，由行政人事部在其當(dāng)月工資內(nèi)扣除。員工所發(fā)傳真應(yīng)使用企業(yè)統(tǒng)一的封面與格式，內(nèi)容應(yīng)經(jīng)部門主管審核無(wú)誤后再傳真，部門主管不在可以由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核。企業(yè)員工不能將未經(jīng)審核的文件傳真出去，否則，造成的后果完全由當(dāng)事人本人承擔(dān)。各部門應(yīng)在每月25日將本部門的“長(zhǎng)途電話記錄”送交行政人事部。行事人事部負(fù)責(zé)將各部門的“長(zhǎng)途電話記錄”送交行政人事部。第三部分 維修與報(bào)停電話或傳真出現(xiàn)故障部門主管或其指定人員應(yīng)馬上通知人事部，由行政人事部安排專業(yè)人同進(jìn)行維修，部門非專業(yè)人員維修導(dǎo)致機(jī)器報(bào)廢或主要部件人為損壞的，由當(dāng)事人與該部門主管承擔(dān)責(zé)任。各部門長(zhǎng)途電話或傳真需要報(bào)停時(shí)，應(yīng)由部門主管或其指定人員提前3天通知行政人事部，由行政人事部指定行政專員處理。本制度由行政人事部負(fù)責(zé)解釋，總經(jīng)理批準(zhǔn)即日頒行。企業(yè)鑰匙管理規(guī)定為管理辦公場(chǎng)所物品的整潔及安全，特定本管理規(guī)定。企業(yè)鑰匙由行政部或辦公室統(tǒng)籌管理、復(fù)制，部門鑰匙由部門負(fù)責(zé)人管理。企業(yè)大門鑰匙分配四把，各部門大門鑰匙分配二把。如因公需使用鑰匙，得身保管人說(shuō)明使用目的，用畢后應(yīng)立即歸還。部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理鑰匙的使用，不得任意復(fù)制或允許同仁借予他人使用，否則負(fù)連帶賠償責(zé)任。鑰匙人應(yīng)遵守下列規(guī)定，否則所受損失由保管人負(fù)擔(dān)責(zé)任，并視情節(jié)輕重論處或依法查辦。離職時(shí)應(yīng)將鑰匙繳交行政部或辦公室負(fù)責(zé)人。鑰匙遺失時(shí)，應(yīng)立即向管理部門報(bào)備。非經(jīng)管理部門同意不得復(fù)制。不能任意借予外人使用。辦公場(chǎng)所的桌子、抽屜等的鑰匙應(yīng)由行政部或辦公室，部門由部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一保管一套，以備急需。本規(guī)定自頒布之日起實(shí)施。計(jì)算機(jī)房使用和管理規(guī)定第一條上機(jī)人員自覺(jué)服從值班人員的管理和安排，不準(zhǔn)使用計(jì)算機(jī)從事與本職工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng)，更不能使用計(jì)算機(jī)玩電子游戲。上機(jī)結(jié)束應(yīng)把個(gè)人攜帶的資料和其他物品帶出機(jī)房，將工作站退網(wǎng)。不得私自修改系統(tǒng)配置、拷貝系統(tǒng)使用的軟件。不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤。上級(jí)人員未經(jīng)許可不得私自拆卸和連接各種硬件設(shè)備。外界人員未經(jīng)值班人員或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)許可，不得擅入機(jī)房動(dòng)用機(jī)器設(shè)備。保持室內(nèi)清潔，不允許在機(jī)房?jī)?nèi)吸煙、吃東西、喝飲料、扔雜物。凡違反上述規(guī)定，造成事故者，視情節(jié)予以通報(bào)批評(píng)或經(jīng)濟(jì)處罰。八、中小企業(yè)資料室管理制度第一條目的。資料室的資料管理，按本規(guī)定執(zhí)行。意義。本規(guī)定的目的在于通過(guò)有效管理資料室的資料，提高研究效率、促進(jìn)技術(shù)開(kāi)發(fā)、改善業(yè)務(wù)工作以及增進(jìn)對(duì)業(yè)務(wù)工作的理解。閱讀的責(zé)任。職工在利用資料室資料時(shí)，必須遵守規(guī)定，在本規(guī)定范圍內(nèi)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。資料的分類。圖書資料（即單行本、辭典）。定期刊物（報(bào)紙、雜志等）。文書資料（手冊(cè)、目錄、專利資料、報(bào)告等）。視聽(tīng)影像資料（照片、錄像、地圖、畫冊(cè)、錄音帶、膠片等）。企業(yè)內(nèi)資料管理。企業(yè)內(nèi)資料原則上按文書管理?xiàng)l例進(jìn)行管理，文書管理?xiàng)l例規(guī)定外的事項(xiàng)，按本規(guī)定執(zhí)行。資料的主管。資料室的資料一律由總務(wù)部統(tǒng)管。資料室。在總務(wù)科設(shè)資料室，并由資料室主任具體負(fù)責(zé)對(duì)資料的管理運(yùn)作。主任的工作移交。資料室主任在移交工作時(shí)，必須提供資料目錄，并以文書形式移交。購(gòu)買資料。購(gòu)買資料原則上按下列程序與要領(lǐng)進(jìn)行：第一步，在希望購(gòu)買資料時(shí)，首先填寫購(gòu)買申請(qǐng)書，經(jīng)主管審批后，提交資料室負(fù)責(zé)人；由資料室負(fù)責(zé)人決定、發(fā)出訂購(gòu)單。第二步，資料室負(fù)責(zé)人在受理“資料購(gòu)買申請(qǐng)書”之后，把受理要點(diǎn)填寫在“資料購(gòu)買整理簿”中。資料編號(hào)。資料室在購(gòu)進(jìn)資料后，對(duì)新進(jìn)資料貼上標(biāo)簽、進(jìn)行編號(hào)。通知。資料購(gòu)進(jìn)并編號(hào)后，由資料員發(fā)出通知，告知申請(qǐng)購(gòu)買者。保管期。編號(hào)后的新進(jìn)資料，原則上必須在資料室中保管1個(gè)月。中止購(gòu)買。在資料購(gòu)買的申請(qǐng)期中，希望中止購(gòu)買時(shí)，必須立即報(bào)經(jīng)所在部門主管，立即通知資料室負(fù)責(zé)人。把握購(gòu)買開(kāi)支。資料室的資料員必須經(jīng)常就資料購(gòu)買的情況，尤其是開(kāi)支金額狀況，作出統(tǒng)計(jì)；并且對(duì)計(jì)劃購(gòu)買的資料、金額與數(shù)量作出調(diào)查，在月末和年末向資料室負(fù)責(zé)人報(bào)告，以便使資料室負(fù)責(zé)人把握開(kāi)支狀況。購(gòu)買費(fèi)的分配。資料室負(fù)責(zé)人在前條規(guī)定基礎(chǔ)上，在年度購(gòu)買金額或開(kāi)支范圍內(nèi)，按照經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的要求，分配購(gòu)買各類資料的金額比例；如有超支資料的借出。職工如果業(yè)務(wù)工作上需要，可以申請(qǐng)借走資料，但必須填寫“資料借出卡”；按借出卡的有關(guān)欄目要求填寫完畢后，交給資料保管員。資料保管員必須在“借出資料登記簿”上作好登記，并且經(jīng)常檢查借還情況。退還。職工借閱完畢后，及時(shí)把所借出資料還給資料室，同時(shí)把“資料借出卡”退還借閱者本人。閱讀。凡借閱資料、在閱覽室進(jìn)行閱讀者，都必須登記，在“資料閱覽表”上填寫清楚閱讀者所在部和科，以及所閱覽資料名稱。上班時(shí)間閱讀，必須經(jīng)部領(lǐng)導(dǎo)同意。借出期限。一般資料借出期限為1周。期限一滿，立即歸還給資料室。業(yè)務(wù)上常備資料，借出期限為3個(gè)月以內(nèi)。如果必要，還可經(jīng)按第十六條規(guī)定，辦理手續(xù)，予經(jīng)續(xù)借。需要補(bǔ)綴的資料原則上不外借，由資料室妥善保管。禁止轉(zhuǎn)借。資料室借入的資料，禁止轉(zhuǎn)借。借閱時(shí)間。資料借閱時(shí)間為上午點(diǎn)至下午 點(diǎn)。九、中小企業(yè)檔案管理制度第一部分管理部門管理部門。文書結(jié)束后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存復(fù)印本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以復(fù)印本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回復(fù)印本。各企業(yè)檔卷分類目錄及編號(hào)原則，由企業(yè)總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。第二部分整理與分類文件點(diǎn)收。文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸人。文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。文件整理點(diǎn)收后，應(yīng)依下列方式整理。中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。檔案分類。檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級(jí)分類。先以部門區(qū)分，