流程梳理與優(yōu)化培訓(xùn)v

卓翼科技流程體系建設(shè)項(xiàng)目

流程梳理優(yōu)化方法與工具培訓(xùn)卓翼-AMT聯(lián)合項(xiàng)目組2012年5月?本資料在AMT的文檔控制范圍之內(nèi)，在得到許可后方可使用第二部分第三部分第一部分什么是流程目錄流程優(yōu)化方法建立流程體系第四部分流程文件編寫(xiě)方法管理名家對(duì)流程的定義

哈默：把一個(gè)或多個(gè)輸入轉(zhuǎn)化為對(duì)顧客有用的輸出的活動(dòng)。

達(dá)文波特：一系列結(jié)構(gòu)化的可測(cè)量的活動(dòng)集合，并為特定的市場(chǎng)或特定的顧客產(chǎn)生特定的輸出。

斯切爾：在特定時(shí)間產(chǎn)生特定輸出的一系列客戶、供應(yīng)商關(guān)系。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織：一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互作用或相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)。一、什么是流程流程由一系列的活動(dòng)組成，這些活動(dòng)有3種類型:——增值活動(dòng)：如受理、檢查、改進(jìn)等；——非增值活動(dòng)：如等待、反復(fù)審核審批等造成的浪費(fèi)；——無(wú)效活動(dòng)（減值活動(dòng)）：如提供不必要的報(bào)告，開(kāi)展不必要的審核和檢查，工作失誤，返工等。一、什么是流程流程的特征目標(biāo)性：有明確的輸出（目標(biāo)或任務(wù)）。內(nèi)在性：包含于任何事物或行為中。整體性：至少由兩個(gè)活動(dòng)組成。動(dòng)態(tài)性：由一個(gè)活動(dòng)到另一個(gè)活動(dòng)。層次性：組成流程的活動(dòng)本身也可以是一個(gè)流程。結(jié)構(gòu)性：流程的結(jié)構(gòu)可有多種表現(xiàn)形式，如串聯(lián)，并聯(lián)，反饋等。一、什么是流程第二部分第三部分第一部分什么是流程目錄流程優(yōu)化方法建立流程體系第四部分流程文件編寫(xiě)方法流程分類的一般方法對(duì)業(yè)務(wù)流程按一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類是識(shí)別和描述業(yè)務(wù)流程的重要方法。一般將按管理層次按分為三個(gè)級(jí)別，它們分別是：一級(jí)流程：按價(jià)值鏈圖劃分的以域?yàn)楹诵牡母唠A流程。二級(jí)流程：在每個(gè)域內(nèi)以域過(guò)程為核心的中階流程。三級(jí)流程：對(duì)域過(guò)程進(jìn)行細(xì)分，以業(yè)務(wù)活動(dòng)為核心的低階流程。

求證論證公司/企業(yè)一級(jí)流程二級(jí)流程三級(jí)流程流程分類怎么做采購(gòu)IT人力資源客戶關(guān)系管理集成供應(yīng)鏈?zhǔn)袌?chǎng)管理客戶服務(wù)集成產(chǎn)品開(kāi)發(fā)財(cái)務(wù)企業(yè)模型業(yè)務(wù)模型業(yè)務(wù)流程模板/表格主流程：

一級(jí)子流程：

二級(jí)子流程：

3概念計(jì)劃開(kāi)發(fā)驗(yàn)證發(fā)布生命周期需要首先討論確定第一層次分類需要進(jìn)一步討論確定第二層次分類對(duì)各類業(yè)務(wù)，討論確定流程清單流程分類始于整體的觀察企業(yè)類別和層次構(gòu)成了流程體系分類的原則：完全窮盡，相互獨(dú)立－－MECE原則第三層次分類流程清單是流程體系的表現(xiàn)形式流程清單是所有流程的列表，是流程分類、分級(jí)的載體比流程分類更具體：有多少流程、分為幾類，每個(gè)流程的邊界流程清單為什么通過(guò)流程清單來(lái)管理流程日常運(yùn)行，根據(jù)業(yè)務(wù)的發(fā)展變化，通過(guò)流程清單來(lái)維護(hù)整個(gè)流程體系已經(jīng)建立了很多制度規(guī)范，但是不清楚現(xiàn)在有哪些流程、還需要建立哪些流程不清楚這些流程的層次關(guān)系，不清楚用什么方式來(lái)描述流程不清楚各流程所屬的類別、重要等級(jí)Pain流程命名及及內(nèi)容說(shuō)明明流程命名規(guī)范、簡(jiǎn)潔潔、具體，，不能泛泛泛而談如，合同流流程，范圍圍比較模糊糊日常銷售，，安排發(fā)貨貨－－－－－－訂單處理理流程品牌策略/市場(chǎng)活動(dòng)的的達(dá)成－－－－－促銷銷活動(dòng)執(zhí)行行流程流程分級(jí)分解到3級(jí)，盡量不不要分到4級(jí)流程主要負(fù)負(fù)責(zé)部門是指流程的的主要執(zhí)行行部門流程描述的的意義流程不能停停留在人的的頭腦中，，必須外化化，書(shū)面化化來(lái)規(guī)范流程描述可積累（改改進(jìn)）規(guī)范化可執(zhí)行書(shū)面流程第二部分第三部分第一部分什么是流程程目錄流程優(yōu)化方方法建立流程體系第四部分流程文件編編寫(xiě)方法流程優(yōu)化六六步法流程優(yōu)化六六步法1.立項(xiàng)2.流程分析及診斷3.流程優(yōu)化設(shè)計(jì)4.IT方案設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)5.新舊流程切換6.項(xiàng)目關(guān)閉注：“流程程優(yōu)化六步步法”為《跟我們做流流程管理》中介紹的方方法。1立項(xiàng)——組建項(xiàng)目團(tuán)團(tuán)隊(duì)IT開(kāi)發(fā)人員決策支持流程局外人流程上下端客戶流程各級(jí)所有者項(xiàng)目秘書(shū)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)是項(xiàng)目目成功的重重要保障；；并非所有項(xiàng)項(xiàng)目需要全全部角色，，但不要有有遺漏；1立項(xiàng)——制定項(xiàng)目計(jì)計(jì)劃并召開(kāi)開(kāi)啟動(dòng)會(huì)

流程優(yōu)化項(xiàng)目計(jì)劃表現(xiàn)狀及問(wèn)題

優(yōu)化思路項(xiàng)目目標(biāo)

成員及分工角色部門+姓名職責(zé)項(xiàng)目經(jīng)理

項(xiàng)目秘書(shū)

各崗位代表

……

流程上下端客戶

IT人員

其他

推進(jìn)計(jì)劃主任務(wù)階段產(chǎn)出責(zé)任人預(yù)計(jì)完成時(shí)間立項(xiàng)項(xiàng)目計(jì)劃表

流程現(xiàn)狀分析與診斷現(xiàn)狀分析表流程梳理與優(yōu)化（職責(zé)、制度、表單）流程說(shuō)明文件

成果評(píng)審評(píng)審紀(jì)要

IT固化

新舊流程切換切換方案

“磨刀不誤砍砍柴工”項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)書(shū)的使用，，重在強(qiáng)調(diào)調(diào)全局看待待和分析問(wèn)問(wèn)題，有利利于提高項(xiàng)項(xiàng)目的質(zhì)量量和可控度度。2流程分析及及診斷對(duì)企業(yè)流程程的認(rèn)識(shí)，，每個(gè)人猶猶如盲人摸摸象！所以，要想想優(yōu)化一個(gè)個(gè)流程，先先從“還原流程本本身”開(kāi)始！《流程現(xiàn)狀分析表》流程目的：流程目標(biāo)：流程的客戶：流程所有者：崗位及職責(zé)：流程的上下端流程：序號(hào)時(shí)間點(diǎn)活動(dòng)名稱具體工作描述/管理原則/經(jīng)驗(yàn)點(diǎn)/工作質(zhì)量要求/異常處理存在的問(wèn)題用到的相關(guān)文件

（制度/操作手冊(cè)/模板/表格）描述/證據(jù)原因分析重要度1

2

3

4

5

6

7

信息來(lái)源：：-已有的流程程文件;實(shí)際運(yùn)作描描述;工作記錄文文件;工作績(jī)效分分析報(bào)告；；日常流程程問(wèn)題記錄錄;客戶調(diào)查報(bào)報(bào)告-最好有流程程的量化評(píng)評(píng)估數(shù)據(jù)2流程分析及及診斷2.ASME表格：非增增值活動(dòng)、、非增值率率2.對(duì)ASME表格的點(diǎn)評(píng)評(píng)與進(jìn)一步步思考必要的活動(dòng)動(dòng)是增值的的嗎？“檢查”活活動(dòng)，怎么么改進(jìn)？知情權(quán)……經(jīng)理有經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)……避免風(fēng)險(xiǎn)，，所以簽字字……簽字是權(quán)力力……不相信基層層員工……2.流程過(guò)程價(jià)值分分析流程的客戶公司內(nèi)部員工客戶認(rèn)為的價(jià)值1、配送的良好服務(wù)態(tài)度2、配送的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、完好使客戶收到所需的物資3、物資的簽收方便、簡(jiǎn)潔流程的主要活動(dòng)分析流程流經(jīng)的崗位名稱崗位的主要活動(dòng)創(chuàng)造的價(jià)值崗位1：需求人員需求申請(qǐng)?zhí)岢鑫镔Y申請(qǐng)崗位2：綜合員需求審批確保物資出庫(kù)安全崗位3：行政中心物資管理員審核需求審批是否完備、通知配送公司上門接收物資、系統(tǒng)出庫(kù)數(shù)據(jù)的確認(rèn)確保配送物資及賬務(wù)數(shù)據(jù)安全、準(zhǔn)確崗位4：行政中心班組長(zhǎng)需求審批確保物資領(lǐng)用的合理性崗位5：行政中心室經(jīng)理需求審批確保物資領(lǐng)用的合理性崗位6：行政中心部門經(jīng)理需求審批確保物資領(lǐng)用的合理性2.流程優(yōu)化的的ESIA企業(yè)組織趨于扁平化同步并行工作代替順序工作方式復(fù)合型人才的作用增大；管理者的工作職責(zé)由控制和監(jiān)督轉(zhuǎn)變?yōu)橹笇?dǎo)、幫助和支持。改造后的流程特點(diǎn)以工作流程為核心流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)流程和信息流高度整合基于計(jì)算機(jī)化管理的數(shù)據(jù)采集、傳達(dá)和分析活動(dòng)；團(tuán)隊(duì)；顧客（流程上游方）；供應(yīng)商（流程下游方）表格；程序；溝通；技術(shù)指導(dǎo)；物流；流程間組織；問(wèn)題區(qū)域過(guò)量生產(chǎn)；等待時(shí)間；運(yùn)輸、轉(zhuǎn)移和移動(dòng)；不增值或失控流程中的加工處理環(huán)節(jié)；庫(kù)存；缺陷、故障和返工；重復(fù)任務(wù)；信息格式重排或轉(zhuǎn)化；具體切入點(diǎn)在上述工作基礎(chǔ)上，充分運(yùn)用與發(fā)揮信息技術(shù)自動(dòng)化的功能，提升流程速度與加強(qiáng)顧客服務(wù)的準(zhǔn)確性和實(shí)效性經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)化的任務(wù)需要經(jīng)過(guò)整合，以使之流暢、連貫并能滿足顧客需要在盡可能地清除了非必要的活動(dòng)之后，應(yīng)該對(duì)剩下的必要活動(dòng)進(jìn)行簡(jiǎn)化首先，應(yīng)該找出并清楚或徹底鏟除非增值的活動(dòng)原則自動(dòng)化A整合I簡(jiǎn)化S清除E3流程優(yōu)化設(shè)設(shè)計(jì)——優(yōu)化方案確確認(rèn)會(huì)方案一般包包含的內(nèi)容容:1舊業(yè)務(wù)流程程的描述：：流程圖+流程節(jié)點(diǎn)描描述。2新業(yè)務(wù)流程程的描述：：流程圖+流程節(jié)點(diǎn)描描述。3新舊流程關(guān)關(guān)鍵變化及及期望效果果。4涉及及崗崗位位及及職職責(zé)責(zé)變變更更。。5配套套方方案案設(shè)設(shè)計(jì)計(jì)：：5.1對(duì)職職責(zé)責(zé)分分配配的的要要求求；；5.2對(duì)制制度度的的要要求求；；5.3對(duì)考考核核的的要要求求；；6附件件。。優(yōu)化化方方案案確確認(rèn)認(rèn)會(huì)會(huì)：：讓相相關(guān)關(guān)方方領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)對(duì)對(duì)優(yōu)優(yōu)化化方方案案充充分分了了解解和和反反饋饋，，達(dá)達(dá)成成共共識(shí)識(shí)。。讓各各崗崗位位操操作作層層面面的的代代表表對(duì)對(duì)流流程程優(yōu)優(yōu)化化方方案案有有詳詳細(xì)細(xì)的的了了解解和和反反饋饋，，以以便便完完善善方方案案，，提提高高方方案案的的可可行行性性及及可可操操作作性性。。4IT方案案設(shè)設(shè)計(jì)計(jì)與與開(kāi)開(kāi)發(fā)發(fā)一般般優(yōu)優(yōu)化化方方案案都都需需要要IT系統(tǒng)統(tǒng)的的支支持持：：與IT開(kāi)發(fā)發(fā)部部門門確確認(rèn)認(rèn)需需求求。。IT開(kāi)發(fā)發(fā)部部門門提提交交《IT設(shè)計(jì)計(jì)方方案案》，并并與與項(xiàng)項(xiàng)目目組組達(dá)達(dá)成成共共識(shí)識(shí)，，簽簽字字確確認(rèn)認(rèn)。。項(xiàng)目目組組根根據(jù)據(jù)IT開(kāi)發(fā)發(fā)部部門門的的“開(kāi)發(fā)發(fā)計(jì)計(jì)劃劃”，密密切切跟跟進(jìn)進(jìn)IT開(kāi)發(fā)發(fā)進(jìn)進(jìn)程程。。項(xiàng)目目組組協(xié)協(xié)同同IT開(kāi)發(fā)發(fā)部部們們做做好好測(cè)測(cè)試試工工作作。。IT開(kāi)發(fā)發(fā)人人員員完完成成系系統(tǒng)統(tǒng)操操作作手手冊(cè)冊(cè)的的編編制制。。5新舊舊流流程程切切換換———制度度及及培培訓(xùn)訓(xùn)編制制相相關(guān)關(guān)制度度：：流程程制制度度系統(tǒng)統(tǒng)操操作作手手冊(cè)冊(cè)編制制培培訓(xùn)訓(xùn)計(jì)計(jì)劃劃并并實(shí)實(shí)施施：：培訓(xùn)訓(xùn)教教師師培訓(xùn)訓(xùn)時(shí)時(shí)間間培訓(xùn)訓(xùn)教教材材：：制制度度+操作作手手冊(cè)冊(cè)培訓(xùn)訓(xùn)范范圍圍培訓(xùn)訓(xùn)方方式式：：Email+電話話+現(xiàn)場(chǎng)場(chǎng)培訓(xùn)訓(xùn)批批次次：：分分崗崗位位？？分分區(qū)區(qū)域域？？培訓(xùn)訓(xùn)效效果果評(píng)評(píng)估估5新舊舊流流程程切切換換———新流流程程上上線線啟啟動(dòng)動(dòng)會(huì)會(huì)召開(kāi)開(kāi)上上線線啟啟動(dòng)動(dòng)會(huì)會(huì)，，并并發(fā)發(fā)出出上上線線通通知知：：項(xiàng)目目背背景景流程程重重要要的的變變更更點(diǎn)點(diǎn)涉及及崗崗位位職職責(zé)責(zé)或或操操作作變變更更上線線時(shí)時(shí)間間上線線范范圍圍及及策策略略：：先先試試點(diǎn)點(diǎn)還還是是直直接接全全面面鋪鋪開(kāi)開(kāi)所有有的的流流程程文文件件及及操操作作手手冊(cè)冊(cè)問(wèn)題題的的接接口口人人：：分分IT及各各業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)接接口口人人關(guān)鍵鍵點(diǎn)點(diǎn)：：1.讓所有有相關(guān)關(guān)者者對(duì)對(duì)優(yōu)優(yōu)化化后后的的流流程程充充分分了了解解，，特特別別是是流流程程的的直直接接執(zhí)執(zhí)行行人人員員。。2.重大大變變更更流流程程，，每每個(gè)個(gè)縣縣分分公公司司可可以以安安排排指指定定接接口口人人，，負(fù)負(fù)責(zé)責(zé)上上線線效效果果反反饋饋及及問(wèn)問(wèn)題題收收集集。。5新舊舊流流程程切切換換———一個(gè)個(gè)““新新流流程程上上線線通通知知””示示例例示例例上線倒計(jì)時(shí)計(jì)劃工作項(xiàng)工作內(nèi)容/工作質(zhì)量要求負(fù)責(zé)人截止時(shí)間完成情況系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

制度編制

測(cè)試安排

培訓(xùn)和推廣培訓(xùn)教材的編寫(xiě)

教師的安排

培訓(xùn)實(shí)施

新舊流程切換新舊流程切換會(huì)

上線EMAIL通知

IT的上線通知

上線及問(wèn)題處理

5新舊舊流流程程切切換換———時(shí)間間跨跨度度比比較較大大的的項(xiàng)項(xiàng)目目，，必必要要時(shí)時(shí)可可以以用用““上上線線倒倒計(jì)計(jì)時(shí)時(shí)計(jì)計(jì)劃劃””來(lái)來(lái)推推動(dòng)動(dòng)準(zhǔn)準(zhǔn)備備工工作作的的順順利利開(kāi)開(kāi)展展如果果說(shuō)說(shuō)優(yōu)優(yōu)化化方方案案是是100分，，那那么么新新舊舊流流程程切切換換工工作作的的好好壞壞直直接接決決定定項(xiàng)項(xiàng)目目最最終終產(chǎn)產(chǎn)出出是是120分還還是是60分?。?新舊舊流流程程切切換換———上線線問(wèn)問(wèn)題題閉閉環(huán)環(huán)跟跟進(jìn)進(jìn)解解決決6項(xiàng)目目關(guān)關(guān)閉閉制度度完完善善及及發(fā)發(fā)布布。。成果果匯匯報(bào)報(bào)：：-制作作項(xiàng)項(xiàng)目目成成果果匯匯報(bào)報(bào)PPT。-向公公司司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)匯匯報(bào)報(bào)項(xiàng)項(xiàng)目目成成果果。。解散散團(tuán)團(tuán)隊(duì)隊(duì)：：項(xiàng)目目經(jīng)經(jīng)理理發(fā)發(fā)一一封封郵郵件件給給所所有有成成員員及及其其上上司司，，對(duì)對(duì)成成員員在在項(xiàng)項(xiàng)目目工工作作上上的的成成績(jī)績(jī)表表示示肯肯定定和和感感謝謝，，同同時(shí)時(shí)解解散散臨臨時(shí)時(shí)團(tuán)團(tuán)隊(duì)隊(duì)。。評(píng)優(yōu)優(yōu)與與激激勵(lì)勵(lì)：：評(píng)委委會(huì)會(huì)根根據(jù)據(jù)各項(xiàng)項(xiàng)目目產(chǎn)產(chǎn)出出/難度度等等多多個(gè)個(gè)維維度度，，評(píng)評(píng)選選優(yōu)優(yōu)秀秀，，并并發(fā)發(fā)放放激激勵(lì)勵(lì)。。第二二部部分分第三三部部分分第一一部部分分什么么是是流流程程目錄錄流程程優(yōu)優(yōu)化化方方法法建立立流程程體體系系第四四部部分分流程程文文件件編編寫(xiě)寫(xiě)方方法法32流程程編編制制8個(gè)要要點(diǎn)點(diǎn)（5W1H2R）什么么（（What）客戶戶需需要要什什么么？？哪些些活活動(dòng)動(dòng)是是必必須須的的？？如何何做做（（How）流程程如如何何實(shí)實(shí)施施？？是否否有有更更好好的的方方法法、、程程序序或或設(shè)設(shè)備備可可供供使使用用？？何時(shí)時(shí)（（when）流程程完完成成時(shí)時(shí)間間是是多多少少？？是否否存存在在瓶瓶頸頸或或過(guò)過(guò)度度延延遲遲？？如如何何減減少少等等待待時(shí)時(shí)間間？？誰(shuí)（（who）誰(shuí)在在實(shí)實(shí)施施每每一一流流程程？？是否能夠夠重新設(shè)設(shè)計(jì)流程程以便減減少勞動(dòng)動(dòng)時(shí)間和和降低對(duì)對(duì)勞動(dòng)技技能的要要求？哪里（where）流程中每每種活動(dòng)動(dòng)在什么么地方進(jìn)進(jìn)行？能否改進(jìn)進(jìn)布置來(lái)來(lái)減少移移動(dòng)距離離？如何編寫(xiě)寫(xiě)流程文文件——流程編制制的要點(diǎn)點(diǎn)2R:記錄和資資源做的目的的是什么么？為什么做做（Why）工作的輸輸出是什什么？需要那些些資源？？流程文件件編寫(xiě)的的要點(diǎn)如何編寫(xiě)寫(xiě)文件——流程文件件的詳略略程度：：每個(gè)組織確定定其所需需流程/規(guī)范的多多少和詳詳略程度度及使用用的媒體體。取決決于下列列因素：：組織的類類型和規(guī)規(guī)模；過(guò)程的復(fù)復(fù)雜性和和相互作作用；產(chǎn)品的復(fù)復(fù)雜性；；顧客要求求；適用的法法律法規(guī)規(guī)要求；；人員能力力以及滿滿足要求求所需證證實(shí)的程程度。不追求流程程的數(shù)量量；流程宜簡(jiǎn)不宜宜繁；盡量按一事一一文的原原則；不要試圖在流流程中規(guī)規(guī)定所有有的要求求；不是所有的事事情都要要有文件件規(guī)定的；流程文件件的詳略略程度如何編寫(xiě)寫(xiě)流程和和規(guī)范——原則遵循“一一文一事事”的原原則；按業(yè)務(wù)和和職能編編寫(xiě),打破部門門界線；；通過(guò)流程程明確各各部門/崗位的工工作接口口和聯(lián)系系通道；；流程中各各項(xiàng)活動(dòng)動(dòng)或過(guò)程程應(yīng)體現(xiàn)現(xiàn)PDCA的閉環(huán)管管理原則則；流程中某某一活動(dòng)動(dòng)或過(guò)程程能用文文字簡(jiǎn)要要清楚的的，按照照5W1H2R直接在流流程中描描述清楚楚，不能能描述清清楚且存存在多環(huán)環(huán)節(jié)或活活動(dòng)的，，可引出出相關(guān)的的分流程程或規(guī)范范。流程文件件編寫(xiě)的的原則1.0流程目標(biāo)標(biāo)簡(jiǎn)要概括括制定文文件的目目的。2.0適用范圍圍明確管理理范圍(該文件描描述的過(guò)過(guò)程、活活動(dòng)或區(qū)區(qū)域）。3.0定義與術(shù)術(shù)語(yǔ)本文需要要解釋的的定義和和術(shù)語(yǔ)4.0職責(zé)分工工與文件描描述的過(guò)過(guò)程、活活動(dòng)或區(qū)區(qū)域有關(guān)關(guān)的部門門和崗位位的職職責(zé)和權(quán)權(quán)限5.0相關(guān)政策策與制度6.0流程關(guān)鍵鍵控制點(diǎn)點(diǎn)6.0流程圖8.0流程說(shuō)明明9.0流程模板板與表單單更改歷史史流程/規(guī)范的文文件的主主體內(nèi)容容流程文件件的主體體內(nèi)容記錄表格格是一種種特殊的的文件表格是未未記載““證據(jù)””前的記記錄存在在的文件件形式；；表格的總總要求是是：確保?？梢垣@獲得必要要的資源源和信息息，以支支持這些些過(guò)程的的運(yùn)作和和監(jiān)控得得到證實(shí)實(shí)的證據(jù)據(jù)。記錄表格格的設(shè)計(jì)計(jì)表格的要要求應(yīng)與與流程/規(guī)范的要要求相一一致；表格的設(shè)設(shè)計(jì)應(yīng)與與所填寫(xiě)寫(xiě)的內(nèi)容容相一致致；應(yīng)能為填填寫(xiě)人提提供指導(dǎo)導(dǎo)，應(yīng)能能說(shuō)明填填寫(xiě)的要要求；表格應(yīng)盡盡可能簡(jiǎn)簡(jiǎn)化，減減少表格格的數(shù)量量；相近要求求表格應(yīng)應(yīng)考慮合合并，盡盡可能設(shè)設(shè)計(jì)通用用表格；；欄目的空空間要根根據(jù)信息息量的大大小來(lái)預(yù)預(yù)留，考考慮記錄錄的管理理（標(biāo)識(shí)識(shí)、檢索索、電子子化）需需要。流程文件件中表單單的設(shè)計(jì)計(jì)1、菜單欄2、工具欄4、模具3、形狀窗口口5、繪圖頁(yè)面面6、形狀Visio的界面流程圖的的描述方方法兩個(gè)維度度活動(dòng)流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)流程要素素階段維部門/崗位維每一個(gè)流流程都是是由不同同的階段段組成的的，要識(shí)識(shí)別每一一個(gè)流程程大的階階段，這這是認(rèn)識(shí)識(shí)流程的的第一步步，不要要一開(kāi)始始就深入入細(xì)節(jié)某活動(dòng)是是由哪個(gè)個(gè)部門或或崗位來(lái)來(lái)完成的的活動(dòng)的流流轉(zhuǎn)流程的目目標(biāo)流程的客客戶流程的觸觸發(fā)事件件流程的輸輸入、輸輸出流程的的關(guān)鍵鍵控制制點(diǎn)流程的的要素素每個(gè)網(wǎng)格內(nèi)的活動(dòng)是由該部門該崗位在該階段作的活動(dòng)流程圖圖的布布局流程名名稱流程相相關(guān)部部門、、相關(guān)關(guān)崗位位編號(hào);版本號(hào)號(hào)流程階階段編寫(xiě)人人三種基基本的的流程程圖結(jié)結(jié)構(gòu)：：順序選選擇擇循循環(huán)環(huán)1、打開(kāi)開(kāi)Visio；2、關(guān)閉閉向?qū)?dǎo)；3、點(diǎn)擊擊工具具欄上上“新建”按鈕，，打開(kāi)開(kāi)一個(gè)個(gè)空白白繪圖圖頁(yè)面面；4、若屏屏幕上上未出出現(xiàn)形形狀窗窗口，，則點(diǎn)點(diǎn)擊菜菜單“視圖”-“形狀窗窗口”，即可可打開(kāi)開(kāi)形狀狀窗口口；5、打開(kāi)開(kāi)自定定義模模具：：點(diǎn)擊擊“文件”-“形狀”-“打開(kāi)模模具…”，在彈彈出的的對(duì)話話框中中選中中該模模具，，點(diǎn)擊擊“打開(kāi)”即可；；6、選定定頁(yè)面面方向向：點(diǎn)點(diǎn)擊“文件”-“頁(yè)面設(shè)設(shè)置”，即可可選擇擇打印印紙的的縱向向或橫橫向；；7、填寫(xiě)流流程編編號(hào)及及名稱稱，制制圖日日期，，修改改橫、、縱向向的階階段名名和部部門名名稱，，然后后便可可開(kāi)始始制作作流程程圖；；8、若需制制作多多個(gè)同同類別別的頁(yè)頁(yè)面，，可點(diǎn)點(diǎn)擊菜菜單欄欄“插入”-“新建頁(yè)頁(yè)”，確定定即可可。這這樣多多個(gè)頁(yè)頁(yè)面都都共存存于一一個(gè)文文件中中，點(diǎn)點(diǎn)擊繪繪圖頁(yè)頁(yè)面下下端的的標(biāo)簽簽即可可切換換不同同頁(yè)面面；9、制作完完畢，，點(diǎn)擊擊工具具欄中中的“保存”按鈕，，在彈彈出的的對(duì)話話框中中指定定存放放的目目錄和和文件件名即即可保保存。。下次次直接接點(diǎn)擊擊文件件就可可自動(dòng)動(dòng)打開(kāi)開(kāi)Visio和模具具進(jìn)行行此文文件的的編輯輯。Visio的基本本操作步步驟Visio繪制技技巧11、選擇擇合適適的形形狀并并拖到到繪圖圖頁(yè)上上在Visio模板中中，只只會(huì)在在空白白繪圖圖頁(yè)的的左側(cè)側(cè)顯示示一些些形狀狀，等等待您您自行行將它它們拖拖到頁(yè)頁(yè)上。。2、移動(dòng)動(dòng)形狀狀移動(dòng)形形狀很很容易易：只只需單單擊任任意形形狀，，將其其選定定，然然后將將其拖拖到新新位置置即可可。您還可可以同同時(shí)移移動(dòng)很很多形形狀。。為此此，您您要單單擊繪繪圖頁(yè)頁(yè)的空空白區(qū)區(qū)域，，然后后拖動(dòng)動(dòng)以在在這些些形狀狀的周周圍創(chuàng)創(chuàng)建一一個(gè)選選擇框框。3、調(diào)整整形狀狀的大大小和和方向向可以通通過(guò)拖拖動(dòng)形形狀的的角部部、邊邊上或或底部部的選選擇控控點(diǎn)來(lái)來(lái)調(diào)整整形狀狀的大大小。。形狀附附近還還有一一個(gè)圓圓形的的旋轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)手柄柄，可可以用用它來(lái)來(lái)旋轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)形狀狀，其其旋轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)中心心一般般在形形狀的的中心心，旋旋轉(zhuǎn)中中心可可以被被移動(dòng)動(dòng)到其其它位位置；；4、給形形狀添添加文文本要給形形狀添添加文文本，，只需需單擊擊形狀狀，然然后開(kāi)開(kāi)始鍵鍵入文文本即即可。。單擊形形狀，，按““F2””功能鍵鍵，鍵鍵入文文本5、形狀狀縮放放按住Ctrl+Shift鍵的同同時(shí)沿沿著形形狀的的周圍圍拖動(dòng)動(dòng)一個(gè)個(gè)選擇擇框。。Visio繪制技技巧16、形狀狀連接接在“常常用””工具具欄上上從““指針針工具具”切切換到到“連連接符符工具具”。。然然后您您要繪繪制從從一個(gè)個(gè)連接接點(diǎn)到到另一一個(gè)連連接點(diǎn)點(diǎn)的線線條。。當(dāng)您您連接接好形形狀后后，切切換回回“指指針工工具””。。每一個(gè)個(gè)形狀狀周圍圍都有有數(shù)個(gè)個(gè)連接接點(diǎn)，，以““×”號(hào)表示示，可可供連連接線線附著著；每每個(gè)形形狀的的中心心點(diǎn)也也是連連接點(diǎn)點(diǎn)，連連接線線與中中心點(diǎn)點(diǎn)相連連時(shí)，，則在在連接接時(shí)自自動(dòng)選選擇最最近的的外圍圍連接接點(diǎn)（（也有有非連連接點(diǎn)點(diǎn)的情情況））連出出到另另一形形狀；；連接線線為單單向箭箭頭。。當(dāng)移移動(dòng)它它，使使其一一個(gè)端端點(diǎn)靠靠近某某一形形狀的的連接接點(diǎn)時(shí)時(shí)，該該點(diǎn)會(huì)會(huì)變紅紅，若若該連連接點(diǎn)點(diǎn)是中中心點(diǎn)點(diǎn)，則則整個(gè)個(gè)形狀狀的外外周會(huì)會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)紅框框。松松開(kāi)鼠鼠標(biāo)，，該端端點(diǎn)即即與該該連接接點(diǎn)相相連；；再將將連接接線的的另一一端點(diǎn)點(diǎn)與另另一形形狀相相連，，則兩兩個(gè)形形狀建建立連連接關(guān)關(guān)系；；規(guī)范一一：流流程圖圖常用用符號(hào)號(hào)使用用說(shuō)明明1流程開(kāi)開(kāi)端用來(lái)表表示流流程的的開(kāi)始始任務(wù)或或工作作用來(lái)表表示具具體的的任務(wù)務(wù)或工工作；；一般般用動(dòng)動(dòng)賓詞詞組命命名流流程活活動(dòng)，，例如如：簽簽訂合合同、、調(diào)研研需求求等。。表單用來(lái)表表示工工作活活動(dòng)應(yīng)應(yīng)用產(chǎn)產(chǎn)生的的文檔檔、報(bào)報(bào)告等等知識(shí)識(shí)成果果、工工作表表單。。判斷框框用來(lái)判判斷流流程的的去向向，即即需要要決策策的事事項(xiàng)。?？刂凭€線用來(lái)連連接流流程圖圖內(nèi)的的各符符號(hào)。。數(shù)據(jù)線線用來(lái)連連接流流程圖圖內(nèi)的的流程程任務(wù)務(wù)和該該任務(wù)務(wù)產(chǎn)品品的表表單。。事件/情況用來(lái)表表示流流程開(kāi)開(kāi)始的的事件件/情況。。任務(wù)或或工作作同上，，只是是任務(wù)務(wù)或工工作是是通過(guò)過(guò)信息息系統(tǒng)統(tǒng)完成成的規(guī)范一一：流流程圖圖常用用符號(hào)號(hào)使用用說(shuō)明明2部門崗崗位分分隔線線并階段分隔線線用來(lái)表表示多多個(gè)事事件同同時(shí)發(fā)發(fā)生。。或用來(lái)表表示多多個(gè)事事件中中任何何一個(gè)個(gè)發(fā)生生。用來(lái)分分隔任任務(wù)階階段或或部門門的流流程任任務(wù)。。批注用來(lái)對(duì)對(duì)流程程中的的圖示示進(jìn)行行補(bǔ)充充說(shuō)明明聯(lián)結(jié)流流程用來(lái)聯(lián)聯(lián)結(jié)其其他相相關(guān)流流程。。判斷線線用來(lái)聯(lián)聯(lián)結(jié)判判斷框框和判判斷后后的流流程任任務(wù)。。流程終終點(diǎn)用來(lái)表表示流流程的的結(jié)束束。分隔線線規(guī)范二二：橫橫向職職能帶帶、縱縱向流流程階階段以橫向虛線分分隔，，表示示流程程的操操作階階段階段一階段二階段一一階段二二部門/崗位部門/崗位部門/崗位以縱向向虛線線分隔隔，表表示流流程的職能能地帶帶崗位名名稱部門名名稱規(guī)范三三：操操作描描述用用動(dòng)賓賓結(jié)構(gòu)構(gòu)，語(yǔ)語(yǔ)言要要簡(jiǎn)潔潔清晰晰√×編制招招聘計(jì)計(jì)劃計(jì)劃編編制規(guī)范四四：從從開(kāi)始始符開(kāi)開(kāi)始，，以結(jié)結(jié)束符符結(jié)束束一般一一個(gè)開(kāi)始始一個(gè)結(jié)結(jié)束規(guī)范五五：形形狀大大小一一致，，字體體用8號(hào)-12號(hào)字編制招招聘計(jì)計(jì)劃辦理轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)正手手續(xù)規(guī)范六六：從從形狀狀左、、上端端流入入，右右、下下端流流出規(guī)范七七：判判斷、、選擇擇框上上下端端“是”，，左右右端“否”流流入流流出是否備注：：在符符號(hào)使使用當(dāng)當(dāng)中，，“判斷”本身即即是一一個(gè)活活動(dòng)，，會(huì)產(chǎn)產(chǎn)生二二個(gè)結(jié)結(jié)果。。規(guī)范八八：流流程圖圖按從從左到到右、、從上上至下下排列列YN備注：：繪制制流程程圖時(shí)時(shí)，要要體現(xiàn)現(xiàn)活動(dòng)動(dòng)的順順序性性，盡盡量將將流程程的活活動(dòng)起起點(diǎn)安安排在在最上上面，，根據(jù)據(jù)流程程的先先后順順序，，自上上而下下，從從左到到右。。規(guī)范九九：連連接線線不要要交叉叉×流程描描述規(guī)規(guī)范問(wèn)問(wèn)題示示例：：倉(cāng)庫(kù)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)點(diǎn)流程程開(kāi)始符符號(hào)應(yīng)應(yīng)該只只有一一個(gè)使用or流程描描述規(guī)規(guī)范問(wèn)問(wèn)題示示例：：截取取流程程片斷斷23451控制線線應(yīng)改改成數(shù)數(shù)據(jù)線線應(yīng)使用用控制制線動(dòng)作描描述不不當(dāng)控制線線應(yīng)改改成數(shù)數(shù)據(jù)線線判斷符符號(hào)使使用錯(cuò)錯(cuò)誤不應(yīng)使使用and符號(hào)應(yīng)使用用控制制線表達(dá)不不合適適多處使使用藍(lán)藍(lán)色雙雙箭頭頭，應(yīng)應(yīng)改為為控制制線使用斜直直線是不不規(guī)范的的做法流程描述述顆粒度度問(wèn)題示示例：截截取流程程片斷1234缺乏信息息流審批要素素？缺乏信息息流表達(dá)不合合適描述太粗粗與其他流流程銜接接的問(wèn)題題示例：：截取流流程片斷斷銜接流程程中的內(nèi)內(nèi)容2前面由哪哪個(gè)流程程銜接下下來(lái)？后后面應(yīng)該該銜接哪哪個(gè)流程程？如何判斷斷是否要要銜接一一個(gè)流程程？1由上一流流程的輸輸出觸發(fā)發(fā)或必須須用到上上一個(gè)流流程的輸輸出必然要發(fā)發(fā)生下一一流程前后流程描述述模板：：描述符符號(hào)體系系及畫(huà)流流程圖模模板工具Visio2003/2007：統(tǒng)一模板板和符號(hào)號(hào)體系小提示：：1、模板中中已經(jīng)將將部門分分隔線和和階段分分隔線做做好，需需要調(diào)整整時(shí)可以以增刪。。增加的的辦法：：從“符符號(hào)體系系”中，，將“階階段分隔隔線”等等符號(hào)拖拖至流程程圖相應(yīng)應(yīng)