《計算機應(yīng)用基礎(chǔ)》 第章 辦公自動化基礎(chǔ)

第3章辦公自動化基礎(chǔ)文字處理基礎(chǔ)電子表格處理基礎(chǔ)演示文稿制作基礎(chǔ)國產(chǎn)優(yōu)秀辦公軟件WPS簡介3.1文字處理基礎(chǔ)3.1.1文字處理概述3.1.2文檔的管理3.1.3文檔的編輯3.1.4文檔的排版3.1.5圖形處理3.1.6表格制作3.1.7文檔的打印3.1.1文字處理概述

文檔管理文檔編輯文檔排版圖形處理表格制作文檔打印3.1.2文檔的管理Word2000的啟動雙擊Word快捷方式；從“開始”菜單或從已有Word文檔文件打開；直接運行Winword.exe文件Word2000的退出單擊Word窗口右上角的關(guān)閉按鈕;選擇“文件/退出”命令

3.1.2文檔的管理

Word2000的工作窗口 進入Word工作窗口之后，首先要做的事情是文檔的管理，它包括:

創(chuàng)建文檔、輸入正文、保存文檔、打開文檔這些操作可以通過“文件”菜單中的相應(yīng)命令或者“常用”工具欄中對應(yīng)的“新建”按鈕、“保存”按鈕、“打開”按鈕實現(xiàn)。

Word2000的窗口3.1.2文檔的管理啟動Word2000,系統(tǒng)能自動創(chuàng)建一個名為“文檔1”的空文檔，可以直接輸入內(nèi)容;選擇“文件/新建”命令，單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕用快捷鍵Ctrl+N。2、創(chuàng)建文檔

輸入的途徑有多種，常用的是：鍵盤輸入、語言輸入、聯(lián)機手寫體輸入、掃描儀輸入。輸入文字的狀態(tài)有兩種：插入和改寫。在插入狀態(tài)下（狀態(tài)欄中“改寫”兩字呈淡灰色），輸入的字符插在光標(biāo)后的字符前；在改寫狀態(tài)下（“改寫”兩字呈黑色），輸入的字符將代替光標(biāo)后的字符。雙擊“改寫”兩字或按Insert鍵，可切換插入/改寫狀態(tài)3、輸入正文光標(biāo)定位選擇輸入法插入日期和時間輸入特殊符號插入文件

3、輸入正文輸入文字一般在插入狀態(tài)下進行：“符號”對話框④插入特殊符號:輸入特殊符號可借助下圖所示對話框輸入：方法：：選擇““文件件/保保存””命令令、單單擊““常用用”工工具欄欄中的的保存存圖標(biāo)標(biāo)或用用快捷捷鍵Ctrl+S,也可可以選選擇““文件件/另另存為為”命命令“另存存為””對話話框4、保保存文文檔5、打打開文文檔單擊““常用用”工工具欄欄中的的“打打開””按鈕鈕；；選擇““文件件/打打開””命令令；用快捷捷鍵Ctrl+O或或Ctrl+F12文文檔的的編輯輯1、選選定文文本：：選定文文本的的常用用技巧巧2、編編輯文文檔插入刪除：：用BackSpace鍵鍵或Delete鍵鍵可逐逐個刪刪除字字符移動或或復(fù)制制：選定文文本塊塊，單單擊““常用用”工工具欄欄中的的“剪剪切””按鈕鈕或或選選擇““編輯輯/剪剪切””命令令，然然后將將光標(biāo)標(biāo)定位位至要要插入入文本本的位位置，，單擊擊“粘粘貼””按鈕鈕或或選擇擇“編編輯/粘貼貼”命命令撤銷、恢復(fù)復(fù)與重復(fù)查找和替換換檢查拼寫與與語法3.1.4文檔的的排版一、字符排排版字符：是指文檔中中輸入的漢漢字、字母母、數(shù)字、、標(biāo)點符號號和各種符符號。字符排版包包括：字符的字體體和字號，，字形（加加粗和傾斜斜），字符符顏色，下下劃線，著著重號，靜靜態(tài)效果（（如：陰影影和上下標(biāo)標(biāo)等），字字符的間距距，字符和和基準(zhǔn)線的的上下位置置，以及文文字動態(tài)效效果等。對對中文字符符，還有中中文版式。。①字符格格式化：對字符進行行格式化同同樣需要選選定文本，，否則只對對光標(biāo)處新新輸入的字字符有效。。選擇“格式式/字體””命令，打打開“字體體”對話框框：“字體”選選項卡：用于設(shè)置字字體、字號、字形、字字符顏色、、下劃線、、著重號和和靜態(tài)效果果等；“字符間距距”選項卡卡：用于設(shè)置字字符的橫向向縮放比例例、字符間距、字符的位位置等內(nèi)容容；“文字效果果”選項卡卡：用于設(shè)置字字符的六種種動態(tài)效果果“字體”對對話框下圖為字符符格式化示示例上標(biāo)著重號斜體下劃線位置提升5磅位置降低5磅②格式-中文版式式對于中文字字符，Word2000還還提供了具具有中國特特色的特殊殊版式，如如簡體與繁體體的轉(zhuǎn)換、、加拼音、、加圈、縱縱橫混排、、合并字符符、雙行合合一等，其其效果如：：中文版式效效果2、段落排版段落對齊方方式段落縮進段落間距和和行距項目符號和和編號邊框和底紋紋制表位格式刷下圖為“段段落”對話話框排版、、邊框、頁頁邊距和底底紋效果示示例：頁面邊框邊框、15%底紋、、右對齊分散對齊兩端對齊、、懸掛縮進進2個字符符、1.5倍行距左對齊、首首行縮進2個字符、、左縮進2個字符、、右縮進7個字符、、單倍行距距居中對齊段前6磅段后6磅制表位位：默認狀態(tài)下下，水平標(biāo)標(biāo)尺上每隔隔2個就有有一個隱藏藏的左對齊齊制表位。。輸入內(nèi)容容時，每按按一次Tab鍵，光光標(biāo)會跳到到下一個制制表位，每每行結(jié)束按按回車鍵。。設(shè)置制表位位的方法有：1、標(biāo)尺設(shè)設(shè)置2、對話框框設(shè)置標(biāo)尺設(shè)置制制表位單擊水平標(biāo)標(biāo)尺最左端端的“制表表位”按鈕鈕，選定文文本在制表表位處的對對齊方式。。對齊方式式包括：左左對齊、居居中、右對對齊、小數(shù)數(shù)點對齊和和豎線對齊齊。選定對對齊方式之之后單擊標(biāo)標(biāo)尺，在相相應(yīng)位置就就出現(xiàn)了制制表位標(biāo)記記，用鼠標(biāo)標(biāo)水平拖動動它即可以以移動制表表位，若垂垂直拖動它它，可刪除除制表位。。豎線對齊左對齊居中小數(shù)點對齊齊右對齊“制表位””對話框格式刷刷需要對多個個段落使用用同一格式式，利用““常用”工工具欄中的的“格式刷刷”按鈕可可以快速速的復(fù)制格格式。方法：選定段落標(biāo)標(biāo)記，單擊擊“格式刷刷”按鈕，，用鼠標(biāo)拖拖曳經(jīng)過要要拍板段落落的段落標(biāo)標(biāo)記。多次復(fù)制格格式要雙擊擊“格式刷刷”按鈕。。3、頁面排版版頁面設(shè)置頁眉和頁腳腳腳注和尾注注特殊格式設(shè)設(shè)置（分欄欄、首字下下沉、文檔檔豎排）(1)頁面設(shè)置：：設(shè)置紙張大大小、頁邊邊距、頁眉眉和頁腳的的位置、每每頁容納的的行數(shù)和每每行容納的的字數(shù)等。?！绊撁嬖O(shè)置置”對話框框(2)頁眉和頁腳腳：定義：在文文檔排版打打印時，通通常在每頁頁的頂部和和底部加入入一些說明明性信息。。(下圖為為“頁眉和和頁腳”的的操作）(3)腳注和尾注注：二者都是一一種注釋方方式，用于于對文檔解解釋、說明明或提供參參考資料腳注注釋文文本尾注注釋文文本尾注引用標(biāo)標(biāo)記腳注引用標(biāo)標(biāo)記“腳注和尾尾注”示例例(4)特殊格式設(shè)設(shè)置：①分欄：分欄排版在在編輯報紙紙、雜志時時經(jīng)常用到到，它是將將一頁紙的的版面分為為幾欄，使使得頁面更更生動和更更具可讀性性。（下圖圖為“分欄欄”對話框框）②首字下沉：：將選定段落落的第一個個字放大數(shù)數(shù)倍，以引引導(dǎo)閱讀。。（下圖為為“首字下下沉”對話話框）分欄和首字字下沉效果果下沉2行距距正文0.3厘米三欄無分隔隔線③文檔豎排：：通常情況下下，文檔都都是從左至至右水平橫橫排的，但但是有時需需要特殊效效果，如古古詩文、古古詩的排版版需要文檔檔豎排。(格式/文文字方向)“文字方向向”對話框框文檔豎排效效果4、高級排排版宏：是將一系列列的操作命命令和指令令組合在一一起形成一一個總的命命令，用來來達到任務(wù)務(wù)自動執(zhí)行行的效果，，以提高工工作效率。。分類：錄制宏編寫宏樣式：是一組排版版格式指令令。Word2000不僅僅預(yù)定義了了標(biāo)準(zhǔn)樣式式，還允許許用戶根據(jù)據(jù)自己的需需要修改標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)樣式或或自己新建建樣式單擊列表框框中的某一一樣式，可可將該樣式式應(yīng)用于當(dāng)當(dāng)前光標(biāo)所所在的段落落或選定的的段落。如果要將該該樣式應(yīng)用用于多個段段落，可將將這些段落落全選定，，再在“樣樣式”下拉拉式列表框框中單擊所所需的樣式式名?！皹邮健睂υ捒颉靶陆邮绞健睂υ捒蚩蜃詣觿?chuàng)建目目錄首先在文檔檔中正確的的應(yīng)用標(biāo)題題、正文樣樣式，將各各級標(biāo)題用用樣式中的的“標(biāo)題””統(tǒng)一格式式化創(chuàng)建目錄：：將光標(biāo)定定位到要插插入書籍目目錄的位置置處，選擇擇“插入/索引和目目錄”命令令，打開““索引和目目錄”對話話框，選擇擇目錄選項項卡自動創(chuàng)建目目錄效果3.1.5圖形形處理對于圖片，，可以利用用“圖片””工具欄進進行圖片操操作，包括括裁剪與縮縮放圖片、、改變圖片片對比度和和亮度、設(shè)設(shè)置圖片格格式、設(shè)置置圖片與文文字的環(huán)繞繞方式、設(shè)設(shè)置水印效效果對于利用圖圖片形象，，可以使用用“繪圖””工具欄、、“藝術(shù)字字”工具欄欄和“公式式”工具欄欄中相應(yīng)按按鈕進行圖圖形操作。。1、圖片插入入、編輯和格格式化（1）插入剪剪貼畫和其他他圖形文件：：(2)插入入截取的屏幕幕圖像或界面面圖像屏幕圖像界面圖標(biāo)圖片編輯和格格式化(3)、圖片片的格式化2、圖形對象象的插入、編編輯和格式化化繪制的圖形繪制簡單圖形形繪制復(fù)雜圖形形編輯和格式化化文本框藝術(shù)字公式通過選擇“插插入/對象””命令，在其其打開的對話話框的“新建建”選項卡中中選擇“Microsoft公式式3.0”（（下圖為“公公式”工具欄欄和公式輸入入欄）表表格制作作1、表格的建建立：規(guī)則表格的建建立：選擇“表格/插入/表格格”命令或單單擊“常用””工具欄中的的按按鈕鈕不規(guī)則表格格的建立：：通過“表格格和邊框””工具欄中中的按按鈕鈕直接繪制制文字轉(zhuǎn)換表表格：選擇“表格格/轉(zhuǎn)換/文字轉(zhuǎn)換換成表格””命令2、表格的編輯輯選定表格表格的編輯輯包括：縮放表格調(diào)整行高和和列寬增加或刪除除行、列和和單元格拆分和合并并表格、單單元格表格的計算算和排序表格的復(fù)制制和刪除表格跨頁操操作表格屬性表格計算示示例“排序””表格跨頁操操作設(shè)置右圖為表格格跨頁操作作設(shè)置對話話框表格格格式化化自動套用表表格格式邊框和底紋紋加大表格單單元格間距距設(shè)置表格與與文字的環(huán)環(huán)繞加大表格單單元格間距距設(shè)置加大表格單單元格間距距效果3.1.7文檔的的打印打印預(yù)覽打印———設(shè)置打印份份數(shù)設(shè)置頁面范范圍3.2電電子表表格的處理理基礎(chǔ)電子表格概概述工作表的建建立、編輯輯和格式化化圖表制作數(shù)據(jù)管理和和分析3.2.1電子子表格處理理概述電子表格軟軟件是一種種專門用于于數(shù)據(jù)計算算、統(tǒng)計分分析和報表表處理的軟軟件電子表格處處理的主要要內(nèi)容有：工作表的建建立、編輯輯、格式化化圖表制作：：包括圖表表的建立、、編輯、格格式化數(shù)據(jù)的管理理和分析3.2.2工作作表的建立立、編輯和和格式化Excel2000的的工作窗口口包括：菜單欄工具欄編輯欄工作區(qū)（工工作薄、工工作表和單單元格）狀態(tài)欄工作表的建建立⑴輸入數(shù)據(jù)直接輸入快速輸入數(shù)數(shù)據(jù)“記憶式輸輸入”“選擇列表表輸入”自動填充數(shù)數(shù)據(jù)從外部導(dǎo)入入數(shù)據(jù)⑵計算數(shù)據(jù)直接輸入數(shù)數(shù)據(jù)包括：文字。如果要將一一個數(shù)字作作為文字輸輸入，數(shù)字字前要加單單引號“‘‘”數(shù)值?？刹捎檬M進制形式或或科學(xué)計數(shù)數(shù)形式；如如果數(shù)字以以“+”或或數(shù)字“0”開頭，，“+”和和“0”會會自動省略略；分數(shù)的的輸入應(yīng)先先輸入“0”和空格格日期和時間間。日期輸入可可用“/””或“-””分隔符，，如：2004/12/08，2004-12-08；；時間輸入入用冒號““：”分隔隔，如：21：56：15自動填充數(shù)數(shù)據(jù)分三種種情況：復(fù)制數(shù)據(jù)。選中一個單單元格，直直接拖曳，，便會產(chǎn)生生相同數(shù)據(jù)據(jù)，如果不不是相同數(shù)數(shù)據(jù)，則需需要在拖曳曳的同時按按Ctrl鍵填充序列數(shù)數(shù)據(jù)?？赏ㄟ^“編編輯/填充充/序列””命令，在在“序列””對話框中中進行序列列有關(guān)內(nèi)容容的選擇填充用戶自自定義序列列數(shù)據(jù)計算數(shù)據(jù)A公式式。公式是對工工作表中的的數(shù)據(jù)進行行分析與計計算的等式式。它以““=”開始始，由常量量、單元格格地址、運運算符和函函數(shù)組成運算算符符和和運運算算規(guī)規(guī)則則：：算術(shù)術(shù)運運算算符符，，包包括括：：+（（加加））、、-（（減減））、、*(乘乘））、、/（（除除））、、%(百百分分比比））、、^(乘乘方方）），，其其優(yōu)優(yōu)先先級級從從高高到到低低為為：：百百分分比比和和乘乘方方、、乘乘和和除除、、加加和和減減關(guān)系系運運算算符符，，有有：：=、、>、、<、、>=、、<=、、<>、、其其優(yōu)優(yōu)先先級級相相同同文本本運運算算符符，，（（&)引用用運運算算符符，，其其優(yōu)優(yōu)先先級級相相同同四類類運運算算符符的的優(yōu)先先級級從從高高到到低低依次次為為：：““引引用用運運算算符符””、、““算算術(shù)術(shù)運運算算符符””、、““文文字字運運算算符符””、、““關(guān)關(guān)系系運運算算符符””，，當(dāng)當(dāng)優(yōu)優(yōu)先先級級相相同同時時，，自自左左向向右右進進行行計計算算。。下下表表為為引用用運運算算符符：引用運算符含義示例：區(qū)域運算符：包括兩個引用在內(nèi)的所有單元格的引用SUM(A1:A2)，聯(lián)合操作符：對多個引用合并為一個引用SUM（A2，C4，A10）空格交叉操作符：產(chǎn)生對同時隸屬于兩個引用的單元格區(qū)域的引用SUM（C2：E10B4：D6）B函數(shù)數(shù)是預(yù)預(yù)先先定定義義好好的的公公式式，，它它由由函函數(shù)數(shù)名名、、括括號號及及括括號號內(nèi)內(nèi)的的參參數(shù)數(shù)組組成成。。其其中中參參數(shù)數(shù)可可以以是是常常量量、、單單元元格格、、單單元元格格區(qū)區(qū)域域、、公公式式及及其其他他函函數(shù)數(shù)。。多多個個參參數(shù)數(shù)之之間間用用““，，””分分隔隔。。下圖圖為為用用函函數(shù)數(shù)計計算算示示例例C公式式中中單單元元格格的的引引用用相對對引引用用。。當(dāng)公公式式在在復(fù)復(fù)制制或或填填入入到到新新位位置置時時，，公公式式不不變變，，單單元元格格地地址址隨隨著著位位置置的的不不同同而而變變化化，，它它是是Excel默默認認的的引引用用方方式式，，如如：：B1，，A2：：C4絕對對引引用用。。指公公式式復(fù)復(fù)制制或或填填入入到到新新位位置置時時，，單單元元格格地地址址保保持持不不變變。。設(shè)設(shè)置置時時只只需需在在行行號號和和列列號號前前加加““$””符符號號，，如如$B$1混合合引引用用。。指在在一一個個單單元元格格地地址址中中，，既既有有相相對對引引用用又又有有絕絕對對引引用用，，如如$B1或或B$1。。$B1是是列列不不變變，，行行變變化化；；B$1是是列列變變化化，，行行不不變變。。工作表的的編輯A、單元格、、行、列列的插入入和刪除除B、單元格數(shù)數(shù)據(jù)的編編輯C、工作表的的編輯工作表的的常見操操作有如如下表：：選取范圍操作單元格鼠標(biāo)單擊或按方向鍵多個連續(xù)單元格從選擇區(qū)域左上角拖曳至右下角；單擊選擇區(qū)域左上角單元格，按住Shift鍵，單擊選擇區(qū)域右下角單元格多個不連續(xù)單元格按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)作單元格選擇或區(qū)域選擇整行或整列單擊工作表相應(yīng)的行號和列號相鄰行或列鼠標(biāo)拖曳行號或列號整個表格單擊工作表左上角行列交叉的按鈕；選擇“編輯/全選”命令；按快捷鍵Ctrl+A單個工作表單擊工作表標(biāo)簽連續(xù)多個工作表單擊第一個工作表標(biāo)簽，然后按住Shift鍵，單擊所要選擇的最后一個工作表標(biāo)簽不連續(xù)多個工作表按住Ctrl鍵，分別單擊所需選擇的工作表標(biāo)簽工作表的的格式化化設(shè)置單元元格格式式設(shè)置工作作表格式式①設(shè)置列寬寬和行高高②自動動套用格格式③使用用條件格格式圖圖表制制作創(chuàng)建圖表表（可通過過“插入入/圖表表”命令令或單擊擊“常用用”工具具欄中的的按按鈕，利利用圖表表向?qū)韥韯?chuàng)建圖圖表）編輯圖表表調(diào)整圖表表的位置置和大小小更改圖表表的類型型添加和刪刪除數(shù)據(jù)據(jù)修改圖表表項添加趨勢勢線設(shè)置三維維視圖格格式下圖為圖圖表示例例柱形圖的的“圖表表選項””對話框框數(shù)數(shù)據(jù)管理理和分析析建立數(shù)據(jù)據(jù)清單數(shù)據(jù)清單單是Excel工工作表中中單元格格構(gòu)成的的矩形區(qū)區(qū)域，即即一張二二維表，，又稱為為數(shù)據(jù)列列表。它它與工作作表的不不同之處處在于：：與數(shù)據(jù)庫庫相對應(yīng)應(yīng)，數(shù)據(jù)據(jù)清單中中的每一一行稱為為記錄，，每一列列稱為字字段，第第一行為為表頭數(shù)據(jù)清單單中不允允許有空空行或空空列；字字段名必必須唯一一，每一一字段的的數(shù)據(jù)類類型必須須相同；；不能有有數(shù)據(jù)完完全相同同的兩行行記錄數(shù)據(jù)清單單可像普普通的Excel工作作表一樣樣直接建建立和進進行編輯輯，也可可以通過過在輸入入字段名名后使用用“數(shù)據(jù)據(jù)/記錄錄單”命命令輸入入數(shù)據(jù)，，下圖即即為通過過記錄單建建立數(shù)據(jù)據(jù)清單數(shù)據(jù)排序序簡單排序序復(fù)雜排序序下圖為““排序””對話框框數(shù)據(jù)篩選選自動篩選選（如下下圖）高級篩選選高級篩選選示例（（如下圖圖）下圖為高高級篩選選結(jié)果分類匯總總是對數(shù)據(jù)據(jù)清單按按某個字字段進行行分類，，將字段段值相同同的連續(xù)續(xù)記錄作作為一類類，進行行求和、、平均、、計數(shù)等等匯總運運算。分分為：簡單匯總總（指對數(shù)數(shù)據(jù)清單單的某個個字段僅僅統(tǒng)一做做一種方方式的匯匯總）嵌套匯總總（指對同同一個字字段進行行多種方方式的匯匯總）按部門匯匯總平均均值分類匯總總嵌套匯總數(shù)據(jù)透視視表對多個字字段進行行分類匯匯總。可可利用““數(shù)據(jù)透透視表和和數(shù)據(jù)透透視圖””向?qū)?，，分三步步建立?shù)數(shù)據(jù)透視視表：指定數(shù)據(jù)據(jù)源選定數(shù)據(jù)據(jù)區(qū)域決定透視視表的放放置位置置創(chuàng)建好數(shù)數(shù)據(jù)透視視表之后后，可以以通過““數(shù)據(jù)透透視表””工具欄欄修改它它，主要要內(nèi)容有有：更改數(shù)數(shù)據(jù)透透視表表布局局改變匯匯總方方式“數(shù)據(jù)據(jù)透視視表和和數(shù)據(jù)據(jù)透視視圖向向?qū)А姘媸健薄睂υ捲捒颉皵?shù)據(jù)據(jù)透視視表字字段””對話話框3.3演演示示文稿稿制作作基礎(chǔ)礎(chǔ)建立演演示文文稿編輯演演示文文稿美化演演示文文稿放映演演示文文稿建建立立演示示文稿稿建立演演示文文稿的的方式式：“內(nèi)容容提示示向?qū)?dǎo)”