商務(wù)公文寫(xiě)作

1一、商務(wù)公文的基本知識(shí)二、應(yīng)把握的事項(xiàng)與原則三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)四、常見(jiàn)錯(cuò)誤與問(wèn)題目錄21、商務(wù)公文的概念與意義

商務(wù)公文是商業(yè)事務(wù)中的公務(wù)文書(shū)，是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、既定的生效程序和規(guī)范的格式而制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)纳虅?wù)文書(shū)，不僅是貫徹企業(yè)執(zhí)行力的重要保障，而且已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理的基礎(chǔ)中不可或缺的內(nèi)容。商務(wù)公文的水平也是反映企業(yè)形象的一個(gè)窗口，商務(wù)公文的寫(xiě)作能力常成為評(píng)價(jià)員工職業(yè)素質(zhì)的重要尺度之一。2、商務(wù)公文分類(lèi)：（1）根據(jù)形成和作用的商務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域，可分為通用公文和專(zhuān)用公文兩類(lèi)（2）根據(jù)內(nèi)容涉及秘密的程度，可分為對(duì)外公開(kāi)、限國(guó)內(nèi)公開(kāi)、內(nèi)部使用、秘密、機(jī)密、絕密六類(lèi)（3）根據(jù)行文方向，可分為上行文、下行文、平行文三類(lèi)（4）根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，可分為規(guī)范性、指導(dǎo)性、公布性、陳述呈請(qǐng)性、商洽性、證明性公文（5）根據(jù)處理時(shí)限的要求，可分為平件、急件、特急件三類(lèi)（6）根據(jù)來(lái)源，在一個(gè)部門(mén)內(nèi)部可分為收文、發(fā)文兩類(lèi)。一、商務(wù)公文的基本知識(shí)33、常用商務(wù)公文：（1）公務(wù)信息：包括通知、通報(bào)、通告、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等（2）上下溝通：包括請(qǐng)示、報(bào)告、公函、批復(fù)、意見(jiàn)等（3）建規(guī)立矩：包括企業(yè)各類(lèi)管理規(guī)章制度、決定、命令、任命等；（4）包容大事小情：包括簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告等；（5）對(duì)外宣傳：禮儀類(lèi)應(yīng)用文、領(lǐng)導(dǎo)演講稿、邀請(qǐng)函等；（6）財(cái)經(jīng)類(lèi)：經(jīng)濟(jì)合同、委托授權(quán)書(shū)等；（7）其他：電子郵件、便條、單據(jù)類(lèi)（借條、欠條、領(lǐng)條、收條）等?？紤]到在座的主要崗位，本次講座涉及請(qǐng)示、報(bào)告、函、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度的寫(xiě)作，重點(diǎn)談述職報(bào)告的寫(xiě)作。4、商務(wù)公文的特點(diǎn)：（1）制作者是商務(wù)組織。（2）具有特定效力，用于處理商務(wù)。（3）具有規(guī)范的結(jié)構(gòu)和格式，而不像私人文件靠“約定俗成”的格式。商務(wù)公文區(qū)別于其它文章的主要特點(diǎn)是具有法定效力與規(guī)范格式的文件。一、商務(wù)公文的基本知識(shí)45、商務(wù)公文的四個(gè)構(gòu)成要素：（1）意圖：主觀上要達(dá)到的目標(biāo)

(2）結(jié)構(gòu)：有效劃分層次和段落，巧設(shè)過(guò)渡和照應(yīng)

(3）材料：組織材料要注意多、細(xì)、精、嚴(yán)

(4)正確使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)、熟語(yǔ)、流行語(yǔ)等詞語(yǔ)，適當(dāng)運(yùn)用模糊語(yǔ)言、模態(tài)詞語(yǔ)與古詞語(yǔ)。6、基本文體與結(jié)構(gòu)商務(wù)文體區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有直接應(yīng)用性、全面真實(shí)性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。其特征表現(xiàn)為：被強(qiáng)制性規(guī)定采用白話(huà)文形式，兼用議論、說(shuō)明、敘述三種基本表達(dá)方法。商務(wù)公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。其它組成部分有文頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、保密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機(jī)關(guān)、注釋、印發(fā)說(shuō)明等。印章或簽署均為證實(shí)公文作者合法性、真實(shí)性及公文效力的標(biāo)志。一、商務(wù)公文的基本知識(shí)5

7、稿本（1）草稿。常有“討論稿”“征求意見(jiàn)稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等標(biāo)記。（2）定稿。是制作公文正本的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。有法定的生效標(biāo)志（簽發(fā)等）。（3）正本。格式正規(guī)并有印章或簽署等表明真實(shí)性、權(quán)威性、有效性。（4）試行本。在試驗(yàn)期間具有正式公文的法定效力。（5）暫行本。在規(guī)定的暫行時(shí)間內(nèi)具有正式公文的法定效用。（6）副本。作為復(fù)印件的公文副本（如抄本、復(fù)印件）不具備公文的法定效用。（7）修訂本?？梢詷?biāo)題結(jié)尾處標(biāo)作：“（修訂本）”，也可在標(biāo)題下做題注，在圓括號(hào)內(nèi)注明“某年某月修訂”。8、基本要求及語(yǔ)言運(yùn)用基本要求：合“法”、求實(shí)、合體、簡(jiǎn)明、莊重、精練、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。

一、商務(wù)公文的基本知識(shí)61、商務(wù)公文的格式參照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式——可以認(rèn)為是公文的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)下面會(huì)有所涉及。2、商務(wù)公文寫(xiě)作要注意的事項(xiàng)主題的職能性。要求做什么，支持什么，或褒或貶，或倡或戒，或行或止，十分鮮明。材料的可靠性。所采用的事實(shí)材料、數(shù)字材料、理論材料以及所依據(jù)的法律法規(guī)及商業(yè)規(guī)章，必須真實(shí)準(zhǔn)確。結(jié)構(gòu)的邏輯性。商務(wù)公文寫(xiě)作思維方式主要是邏輯思維，通過(guò)概念、判斷、推理，綜合、比較、論證形成寫(xiě)作思路，完成寫(xiě)作任務(wù)，多用說(shuō)明、敘述、議論的表達(dá)方式，慎用文學(xué)修辭手段。文風(fēng)的平實(shí)性。力戒說(shuō)大話(huà)、空話(huà)、假話(huà)、套話(huà)，不能言之無(wú)物，也不能?chē)W眾取寵，要實(shí)實(shí)在在，明明白白。表述的簡(jiǎn)明性。結(jié)構(gòu)力求簡(jiǎn)約，層次力求簡(jiǎn)化，語(yǔ)言力求簡(jiǎn)潔。避免使用夸張、反語(yǔ)、諷喻等積極修辭手段。（重復(fù)累贅現(xiàn)象比較普遍：賽維報(bào)收到的報(bào)道稿常見(jiàn)兩三千字要占半個(gè)多版面，感謝信也兩千多字的）二、把握的事項(xiàng)與原則73、商務(wù)公文寫(xiě)作應(yīng)注意的環(huán)節(jié)法律關(guān)和政策關(guān)。要遵守法律和政策，這點(diǎn)對(duì)政府機(jī)關(guān)公文特別重要。工作關(guān)：工作內(nèi)容、安排和操作的周全、恰當(dāng)、可行。是否必須出文。目標(biāo)任務(wù)是否科學(xué)。責(zé)任部門(mén)確定和工作質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)限要求等。文字關(guān)。商務(wù)公文的語(yǔ)言、文字要求樸實(shí)有效，具有指導(dǎo)性和操作性。平實(shí)準(zhǔn)確，不拔高浮夸，精簡(jiǎn)通順，符合語(yǔ)言規(guī)則、規(guī)范。格式關(guān)。格式較固定，不需要隨意創(chuàng)新，只要在文種、結(jié)構(gòu)、版式等方面按要求做即可。程序關(guān)。行文程序嚴(yán)格，需要按一定程序逐步進(jìn)行，否則會(huì)容易出現(xiàn)差錯(cuò)：是否履行發(fā)文請(qǐng)示程序；是否履行特定的審查、審議程序（規(guī)范性文件或重大決策事項(xiàng)）；是否履行相關(guān)會(huì)簽程序。二、把握的事項(xiàng)與原則84、商務(wù)公文中“禮貌原則”與“合作原則”體現(xiàn)

“禮貌原則”與“合作原則”是交流思想，傳遞信息時(shí)需要遵守的基本原則。商務(wù)公文是溝通信息、推動(dòng)商務(wù)活動(dòng)開(kāi)展的重要工具，需要遵循“禮貌原則”與“合作原則”的運(yùn)用。案例1××單位：就××事項(xiàng)我部門(mén)需要你部門(mén)協(xié)助，希望你部門(mén)盡快并務(wù)必在×月×日前派出2位員工幫助我們完成××事項(xiàng)。希盡快給予我們回復(fù)！

上文洽函中“需要協(xié)助”，“盡快”、“務(wù)必”以及感嘆號(hào)等字符都有強(qiáng)行之意，命令對(duì)方，而無(wú)商量征詢(xún)的口氣，也沒(méi)有尊重對(duì)方的誠(chéng)意。沒(méi)有禮貌不尊重對(duì)方就缺失了合作的基礎(chǔ)。再如“要”字在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中用得相當(dāng)普遍，特別是在“指示”“通知”“決議”“決定”“會(huì)議紀(jì)要”等指令周知性公文中，運(yùn)用較多。但是，在商務(wù)公文報(bào)告、請(qǐng)示等上行文文種中，一般不宜隨便用“要”字。二、把握的事項(xiàng)與原則9案例2當(dāng)前，我們要繼續(xù)搞好××工作…要積極推進(jìn)的改革…要建立包括…在內(nèi)的考核制度…要對(duì)先進(jìn)單位、個(gè)人進(jìn)行表彰…要努力改善…設(shè)施。同時(shí)，要采取積極的態(tài)度…

這段話(huà)看起來(lái)像是上級(jí)對(duì)下級(jí)的“指示”，但實(shí)際上往往一些下級(jí)向上級(jí)和一些兄弟單位作匯報(bào)也經(jīng)常出現(xiàn)這種現(xiàn)象。造成這種不得體的原因在于一系列“要”字用得不切合身份，讓人感覺(jué)是一種必須、應(yīng)該、一定等命令式的語(yǔ)氣。5、其它原則

包括制作、發(fā)送、接收、傳閱、處理、銷(xiāo)毀等原則，對(duì)黨政機(jī)關(guān)公文這些很重要。對(duì)成熟、規(guī)范企業(yè)也有一套完備的規(guī)章，這里省略。二、把握的事項(xiàng)與原則101、請(qǐng)示的寫(xiě)作要點(diǎn)三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)請(qǐng)示是下級(jí)就工作中遇到的問(wèn)題向上級(jí)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)，需要上級(jí)答復(fù)的文種。請(qǐng)示分為請(qǐng)求指示性請(qǐng)示和請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示。前者用于工作中遇到疑難問(wèn)題，出現(xiàn)無(wú)章可循的情況（賽維多見(jiàn)）；或部門(mén)間意見(jiàn)分歧較大時(shí)；或?qū)δ承┮?guī)章制度中的條文不理解，需要上級(jí)給予明確指示。后者用于工作中遇到必須經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)才能辦理的事項(xiàng)，或因本部門(mén)特殊情況需要變通處理（如特殊通道不比價(jià)），或限于自身力量不足，需要上級(jí)給予人、財(cái)、物力等支持的事項(xiàng)，請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)（如每年的供應(yīng)商大會(huì)）。11請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示的寫(xiě)作難度較大，因?yàn)檎?qǐng)求批準(zhǔn)需要充分的理由，明確的要求和規(guī)范行文等要素。選好時(shí)機(jī)（心情好不忙碌時(shí)候）和角度（國(guó)家方針政策、企業(yè)規(guī)章及其理念或工作需要），闡述請(qǐng)示原由要充分、合理，要用事實(shí)和數(shù)據(jù)說(shuō)話(huà)，不能有過(guò)多的主觀臆斷。結(jié)合實(shí)際，歸納請(qǐng)示事項(xiàng)要簡(jiǎn)明。向上級(jí)提出請(qǐng)示事項(xiàng)，內(nèi)容要單一，只宜請(qǐng)求上級(jí)解決一個(gè)問(wèn)題。請(qǐng)求資金寫(xiě)明金額，請(qǐng)求物資要寫(xiě)清品名、規(guī)格、數(shù)量，以便上級(jí)給予明確批復(fù)（而不是猜疑）。表述得當(dāng)，提出回復(fù)要求要懇切。結(jié)尾要向上級(jí)提出期復(fù)性要求，用征詢(xún)性用語(yǔ)，如“當(dāng)否，請(qǐng)指示”，“以上請(qǐng)示（事項(xiàng)），請(qǐng)予審批（明示）”，“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”等。象“此事關(guān)系重大，望領(lǐng)導(dǎo)百忙之中抽出時(shí)間審閱，真誠(chéng)地等待您的批復(fù)?！本惋@得啰嗦，而“望盡快撥款，以解燃眉之急。”帶有命令口氣，容易引起上級(jí)的反感。案例4：關(guān)于創(chuàng)辦賽維報(bào)、報(bào)名確定及題詞的請(qǐng)示三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)1、請(qǐng)示的寫(xiě)作要點(diǎn)12報(bào)告按內(nèi)容可分為綜合報(bào)告（為反映一定時(shí)期內(nèi)全面工作或一個(gè)階段多方面工作情況，向上級(jí)所寫(xiě)的報(bào)告，具有綜合性、全面性）和專(zhuān)題報(bào)告（針對(duì)某項(xiàng)工作、某一問(wèn)題或某一活動(dòng)，向上級(jí)所寫(xiě)的報(bào)告，在內(nèi)容上具有專(zhuān)門(mén)性和單一性）；按性質(zhì)分，報(bào)告可分為呈報(bào)性報(bào)告（只向上級(jí)報(bào)送有關(guān)情況，以匯報(bào)工作、反映情況為主要內(nèi)容，不要求上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)）和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告（除了匯報(bào)工作外側(cè)重提建議和意見(jiàn)，請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)并轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)部門(mén)參考或執(zhí)行）。呈轉(zhuǎn)性報(bào)告和請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示均屬于呈請(qǐng)性文書(shū)，這兩者已被“意見(jiàn)”取代。報(bào)告與請(qǐng)示的相似點(diǎn)：均屬于上行文，即都是下級(jí)向上級(jí)行文，均從屬于呈請(qǐng)文書(shū)。結(jié)構(gòu)上，都包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款等部分組成，正文均由開(kāi)頭（報(bào)告或請(qǐng)示緣由）、主體（報(bào)告或請(qǐng)示事項(xiàng)）、結(jié)尾（報(bào)告或請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)）三部分組成；都用敘述為主、敘議結(jié)合的表達(dá)方式。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)2、報(bào)告的寫(xiě)作：與請(qǐng)示的比較

13報(bào)告與請(qǐng)示的不同點(diǎn)行文性質(zhì)、用途、目的不同。報(bào)告是“向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)的詢(xún)問(wèn)”，具有呈報(bào)性；請(qǐng)示是“向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”，具有請(qǐng)求性。主體內(nèi)容不同。請(qǐng)示主體內(nèi)容一文一事。而報(bào)告主體內(nèi)容豐富、寬泛。主體的寫(xiě)作方法與使用語(yǔ)氣不同。報(bào)告事項(xiàng)注重實(shí)踐性、過(guò)程性，使用的語(yǔ)氣是報(bào)告性。請(qǐng)示事項(xiàng)不必體現(xiàn)實(shí)踐過(guò)程，重在必要合理性，使用請(qǐng)求性語(yǔ)氣。行文的時(shí)間不同。請(qǐng)示需要上級(jí)批示批準(zhǔn)，必須事前行文，不能“先斬后奏”。報(bào)告則可以事中行文——重大工程建設(shè)或重要工作進(jìn)行當(dāng)中的例行報(bào)告；還可以事后行文——向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)本機(jī)關(guān)工作，反映某方面重要情況等。結(jié)尾用語(yǔ)不同。報(bào)告的結(jié)尾用語(yǔ)不具有期復(fù)性，不要求復(fù)文，結(jié)尾部分的用語(yǔ)常使用“特此報(bào)告”“專(zhuān)此報(bào)告”等；呈報(bào)性報(bào)告則常用“特此報(bào)告，請(qǐng)審查”“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”或“以上報(bào)告如有不妥，請(qǐng)指正”等用語(yǔ)。請(qǐng)示結(jié)尾用語(yǔ)則要用期復(fù)性、期準(zhǔn)性的，常使用“以上意見(jiàn)妥否，請(qǐng)批示”、“妥否，請(qǐng)批示”。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)2、報(bào)告的寫(xiě)作：與請(qǐng)示的比較

14廣義上講，函就是信件。作為公文法定文種的函，不僅用途更廣，重要的是賦予了其法定效力。國(guó)務(wù)院規(guī)定“函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”。這表明，除有上下級(jí)隸屬關(guān)系外的一切不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，甚至請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，一律用“函”。同時(shí)規(guī)定：“函作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法定效力?！?/p>

三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)3、“函”的寫(xiě)作

15關(guān)于“函”的問(wèn)題及寫(xiě)法函寫(xiě)作問(wèn)題表現(xiàn)：一是不擬標(biāo)題。二是主送單位模糊不清。三是正文用語(yǔ)隨便，不規(guī)范，缺乏禮貌，甚至出現(xiàn)以勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難的語(yǔ)言。四是文尾不規(guī)范，缺項(xiàng)問(wèn)題突出。1）標(biāo)題?？煞譃樯糖⒑?lián)絡(luò)函屬于之）、詢(xún)問(wèn)函、告知函、請(qǐng)批函、復(fù)函五種。其中前四種為去函，后一種為回函。去函的標(biāo)題有兩種形式，一種是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種構(gòu)成，即完全標(biāo)題，另一種是事由和文種構(gòu)成?；睾臉?biāo)題也有兩種形式，一種是四項(xiàng)式，即在完全標(biāo)題的事由后寫(xiě)明來(lái)函機(jī)關(guān)的名稱(chēng)；另一種是三項(xiàng)式，即省略四項(xiàng)式中的復(fù)函機(jī)關(guān)的名稱(chēng)。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)3、“函”的使用與寫(xiě)作

162）主送單位，即受文單位，就函來(lái)說(shuō)，一般是一個(gè)主送單位較多，應(yīng)寫(xiě)明受文單位的全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)。但有時(shí)也有多個(gè)主送單位，就要寫(xiě)得明確、具體，避免不明確的概括性語(yǔ)言。3）正文。函的正文長(zhǎng)短不等，但都要包含緣由、事項(xiàng)和結(jié)尾三項(xiàng)內(nèi)容。緣由，交代發(fā)函的根由、背景；事項(xiàng)，寫(xiě)明具體內(nèi)容；結(jié)尾，用慣用結(jié)語(yǔ)，一般不離開(kāi)“函”字，如去函的結(jié)語(yǔ)為“特此函商”，“特此函告”，“請(qǐng)即復(fù)函”等；回函的結(jié)語(yǔ)為“特此函復(fù)”等。4）文尾。除了與其他公文一樣要有成文時(shí)間，加蓋公章以外，如果是“請(qǐng)求批準(zhǔn)”的函，應(yīng)該在主題詞之上、落款年月日之下加上“附注”，標(biāo)注聯(lián)系人姓名和電話(huà)?！昂蔽奈蔡幍钠渌麅?nèi)容還有如主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)等。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)3、“函”的使用與寫(xiě)作

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總結(jié)類(lèi)公文的主要功能是反映和評(píng)判自身實(shí)踐活動(dòng)，它主要包括各種總結(jié)、述職報(bào)告、以第一人稱(chēng)撰寫(xiě)的典型經(jīng)驗(yàn)材料、部分演講稿等。其寫(xiě)作要領(lǐng)主要有：

（1）突出一個(gè)核心撰寫(xiě)總結(jié)類(lèi)公文的主要目的是肯定成績(jī)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。其內(nèi)容主要包括做法、成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)三個(gè)方面，其中做法和成績(jī)是基礎(chǔ)，經(jīng)驗(yàn)是核心，是用成績(jī)或收獲證實(shí)了的規(guī)律性認(rèn)識(shí)。問(wèn)題、教訓(xùn)或今后打算一般比較簡(jiǎn)略。

（2）選好典型材料：典型事件、典型集體與人物、典型綜合材料（尤其數(shù)字材料）以及對(duì)比材料。

（3）解決四個(gè)問(wèn)題：一是次序問(wèn)題：按時(shí)間順序?qū)?；二是分合?wèn)題：同一觀點(diǎn)的不同方面或不同事例，是分開(kāi)寫(xiě)，還是集中寫(xiě)；三是詳略問(wèn)題：成績(jī)、做法和經(jīng)驗(yàn)要詳寫(xiě)，教訓(xùn)和問(wèn)題要略寫(xiě)；四是邏輯關(guān)系：要弄清各段或各觀點(diǎn)之間是并列關(guān)系、主次關(guān)系，還是遞進(jìn)關(guān)系、因果關(guān)系。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)4、總結(jié)類(lèi)公文的寫(xiě)作要領(lǐng)

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（4）熟悉六種結(jié)構(gòu)

一是“做法”式：除開(kāi)頭和結(jié)尾，主體部分只講做法；二是”成績(jī)＋做法”式；三是“做法＋體會(huì)”式；四是“成績(jī)＋做法＋體會(huì)”式；五是階段式：按時(shí)間先后分幾個(gè)部分，每部分既寫(xiě)成績(jī)，又寫(xiě)做法和經(jīng)驗(yàn)；六是“體會(huì)”式。

（5）區(qū)分四類(lèi)觀點(diǎn)句

掌握觀點(diǎn)句的提煉和概括方法，對(duì)寫(xiě)好總結(jié)類(lèi)文體至關(guān)重要。不同的內(nèi)容，可以歸納出不同類(lèi)型的觀點(diǎn)句，主要有“成績(jī)句”、“做法句”、“做法＋成績(jī)句”、“體會(huì)句”等，如：

成績(jī)句1：強(qiáng)化了保衛(wèi)工作責(zé)任制。2：保衛(wèi)工作責(zé)任制得到了強(qiáng)化。

做法句：搞好專(zhuān)項(xiàng)斗爭(zhēng)，深入開(kāi)展重點(diǎn)整治工作。

做法＋成績(jī)句：及時(shí)處置突發(fā)事件，從而維護(hù)了轄區(qū)的社會(huì)穩(wěn)定。

體會(huì)句1：爭(zhēng)分奪秒，抓住戰(zhàn)機(jī)，是迅速破案的關(guān)鍵。2：正確處理好“兩個(gè)關(guān)系”，牢固樹(shù)立服務(wù)第一的思想。

（6）避免七種傾向：“流水賬”，羅羅嗦嗦，不得要領(lǐng)；陳詞濫調(diào)，干巴巴無(wú)新意；牽強(qiáng)附會(huì)，生硬虛假；歪曲事實(shí)；報(bào)喜不報(bào)憂(yōu)；自我估價(jià)過(guò)高或過(guò)低，把握不好尺度；形式主義。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)4、總結(jié)類(lèi)公文的寫(xiě)作要領(lǐng)

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（1）寫(xiě)作策略述職報(bào)告是向部門(mén)或上級(jí)就德、能、勤、績(jī)等方面進(jìn)行陳述和自評(píng)，以使領(lǐng)導(dǎo)和同事了解、評(píng)判賞述職人在履職期限內(nèi)的工作表現(xiàn)。其中，“績(jī)”的陳述與展現(xiàn)是重中之重，德、能、勤等都要依托“績(jī)”來(lái)引申和歸納。在述職報(bào)告中，寫(xiě)好“績(jī)”就成為撰寫(xiě)者要著力把握的核心。

1）以面帶點(diǎn)，點(diǎn)面結(jié)合

“面”指大范圍的、概括的、一般的道理和事實(shí)；“點(diǎn)”則是具體事實(shí)或典型事例。點(diǎn)面結(jié)合才能既有根基又有亮點(diǎn)。在述職過(guò)程中，難免會(huì)涉及到集體成績(jī)?nèi)绮块T(mén)被評(píng)為“先進(jìn)單位”。對(duì)于這樣“面”上的成績(jī)，肯定有述職者的一“點(diǎn)”功勞在內(nèi)，可以寫(xiě)進(jìn)述職報(bào)告中。但要把握好分寸——寫(xiě)過(guò)了給人攬功之嫌，寫(xiě)得不夠又會(huì)削弱述職者應(yīng)有的成績(jī)，造成能力平平的印象。應(yīng)采用以面帶點(diǎn)、點(diǎn)面結(jié)合的寫(xiě)作策略，既彰顯集體功勞，又帶出個(gè)人“績(jī)”。

在涉及到集體成績(jī)時(shí)候，要著力于自己在策劃設(shè)計(jì)、組織實(shí)施方面，不要過(guò)多闡述具體的成績(jī)、經(jīng)過(guò)及其意義——因?yàn)檫@是總結(jié)集體工作的內(nèi)容。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)5、述職報(bào)告的寫(xiě)作（重點(diǎn)談）

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2）以實(shí)托虛，虛實(shí)相生就商務(wù)公文寫(xiě)作而言，虛與實(shí)又指思想與材料之間的關(guān)系。實(shí)是指文章的事實(shí)性材料，虛則指文章中的思想觀點(diǎn)。述職報(bào)告中的“成績(jī)”，往往需要概括和闡述這樣的“虛”，但要有切實(shí)有力的“實(shí)”即實(shí)在的工作活動(dòng)事實(shí)作為支撐。否則“虛”就會(huì)蒼白無(wú)力，難以服人。切忌弄虛作假和語(yǔ)焉不詳，作表面文章或胡編亂造。

3）抑揚(yáng)結(jié)合，彰顯辯證所謂抑揚(yáng)，是指使情節(jié)安排呈現(xiàn)出符合客觀和作者主觀的起伏變化。要把重心放在或抑或揚(yáng)的行文意圖上，不要平均用力。一份好的述職報(bào)告不能光是成績(jī)的羅列，“報(bào)喜不報(bào)憂(yōu)”?？梢韵葥P(yáng)后抑，即在“曬”自己成績(jī)的同時(shí)，也擺明自身存在的問(wèn)題或不足及改進(jìn)的方面?！敖馃o(wú)足赤、人無(wú)完人”，說(shuō)不足或缺陷是勇氣、責(zé)任和胸懷的表現(xiàn)。

4）分條切割，綱舉目張分條切割是指構(gòu)思時(shí)以符合事物的邏輯順序?yàn)榛疽?，根?jù)表意（綱）的需要，把結(jié)構(gòu)分成一些相互聯(lián)系的條條塊塊（目），并用小標(biāo)題引領(lǐng)，將述職者的履職情況分別闡述。這種方法能更好地陳述事況、闡明思想或主旨。在述績(jī)的過(guò)程中就要確立一個(gè)分條切割、分層敘述、分塊介紹的表達(dá)理念，不可眉毛胡子一把抓，蘿卜白菜一鍋燴。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)5、述職報(bào)告的寫(xiě)作21

（2）述職報(bào)告的結(jié)構(gòu)與語(yǔ)言表達(dá)述職報(bào)告的外在結(jié)構(gòu)是格式化的，包括標(biāo)題、稱(chēng)謂、正文和署名四部分。

1)標(biāo)題

1.單行標(biāo)題：“述職報(bào)告”或者“在……(上)的述職報(bào)告”。

2.雙行標(biāo)題：正題寫(xiě)主題，或者寫(xiě)述職報(bào)告類(lèi)型，副題寫(xiě)述職場(chǎng)合。

2)稱(chēng)謂稱(chēng)謂是報(bào)告者對(duì)聽(tīng)眾的稱(chēng)呼。稱(chēng)謂要根據(jù)會(huì)議性質(zhì)及聽(tīng)眾對(duì)象而定，如“各位領(lǐng)導(dǎo)、代表”。稱(chēng)謂放在正文的開(kāi)頭，有時(shí)根據(jù)需要在正文中間適當(dāng)穿插使用，一般采用提行的寫(xiě)法，如一篇在職工代表大會(huì)上的述職報(bào)告的稱(chēng)謂：“尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)、來(lái)賓，全體職工代表”。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)5、述職報(bào)告的寫(xiě)作22

3)正文述職報(bào)告正文的寫(xiě)法依據(jù)場(chǎng)合和對(duì)象而定，采用總結(jié)式寫(xiě)法，共四部分。

基本情況。履行職責(zé)的基本情況，概括簡(jiǎn)要地交待如主要情況、時(shí)間、地點(diǎn)、背景、事件經(jīng)過(guò)等。一般包括三方面：(1)主題。讓聽(tīng)眾既對(duì)報(bào)告的全貌有大致了解，也能夠統(tǒng)領(lǐng)全篇，激發(fā)聽(tīng)眾的興趣，啟發(fā)和引導(dǎo)聽(tīng)眾積極思考。(2)工作過(guò)程；(3)概括內(nèi)容(成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)為主)，可以簡(jiǎn)短概括規(guī)律性的認(rèn)識(shí)、主要的經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)、主要的成績(jī)或存在的問(wèn)題；

成績(jī)經(jīng)驗(yàn)。一要以事實(shí)和材料為依據(jù)。以往實(shí)踐所發(fā)生的事件是寫(xiě)作的唯一依據(jù)。述職報(bào)告必須把過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)所做工作的材料全面地搜集起來(lái)，包括面上的材料與點(diǎn)上的材料、正面的材料與反面的材料、事件材料與數(shù)字材料以及背景資料等。二要點(diǎn)面結(jié)合，抓精華找典型，重點(diǎn)突出，寫(xiě)出工作特色。

問(wèn)題教訓(xùn)。要實(shí)實(shí)在在，要有條理，不要避重就輕。

三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)5、述職報(bào)告的寫(xiě)作23

今后計(jì)劃。包括目標(biāo)要求、措施、步驟三要素。這部分與總結(jié)不同，篇幅可少一些，占全文1/5以下為好。報(bào)告結(jié)束時(shí)用禮貌用語(yǔ)，如：以上述職報(bào)告妥否，請(qǐng)予審議。謝謝大家！4)落款述職報(bào)告的落款要寫(xiě)明自身姓名及單位名稱(chēng)，最后寫(xiě)報(bào)告時(shí)間。寫(xiě)述職報(bào)告時(shí)要變文字為有聲語(yǔ)言：語(yǔ)言生活化、口語(yǔ)化、大眾化；多用短句子，注意長(zhǎng)短交織；3.慎用書(shū)面語(yǔ)(尤其是古語(yǔ)和歐化語(yǔ))，作點(diǎn)綴之用；少用單音詞；5.避免同音不同義或易混淆的詞語(yǔ)；不隨便用簡(jiǎn)略語(yǔ)；可適當(dāng)增加語(yǔ)氣詞如“吧”、“嗎”之類(lèi)；為了方便聆聽(tīng)，有些標(biāo)點(diǎn)符號(hào)還要用文字代替，如頓號(hào)改為“和”，破折號(hào)改為“是”，引號(hào)表示否定時(shí)加“所謂”，括號(hào)補(bǔ)充另用文字說(shuō)明等。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)5、述職報(bào)告的寫(xiě)作24

（3）述職報(bào)告寫(xiě)作的“六避免”

1）避免把述職報(bào)告寫(xiě)成單位工作總結(jié)，單位工作與個(gè)人工作混為一談

單位工作總結(jié)重視過(guò)程性和全面性。而述職報(bào)告重在敘述個(gè)人履行職責(zé)的情況，著眼于個(gè)人是否勝任某職、履行職責(zé)的能力如何。單位工作總結(jié)主要目的是總結(jié)成績(jī)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，以利改善。述職報(bào)告是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、人事部門(mén)或有關(guān)評(píng)審組織對(duì)述職人業(yè)績(jī)和能力的考核依據(jù)，也是群眾評(píng)議的基礎(chǔ)，主要是針對(duì)個(gè)人任期內(nèi)履行崗位職責(zé)時(shí)所表現(xiàn)出的德、能、勤、績(jī)等方面的情況進(jìn)行自我評(píng)估。述職報(bào)告的寫(xiě)作主體是個(gè)人，單位工作總結(jié)的寫(xiě)作主體是集體。

2）避免把述職報(bào)告寫(xiě)成思想?yún)R報(bào)，過(guò)多地談?wù)J識(shí)

思想?yún)R報(bào)是個(gè)人向組織匯報(bào)思想和工作情況的一種應(yīng)用文體。思想?yún)R報(bào)是一種抽象的“報(bào)告”，其內(nèi)容主要是匯報(bào)思想情況，而不是工作事跡。述職報(bào)告是要把任職期間的思想和行為如實(shí)展現(xiàn)出來(lái)，主要不是想過(guò)什么、想得怎么樣，而是要實(shí)事實(shí)說(shuō)。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)5、述職報(bào)告的寫(xiě)作25

3）避免把述職報(bào)告寫(xiě)成經(jīng)驗(yàn)材料，談喜不談憂(yōu)

述職報(bào)告必須貫徹實(shí)事求是的原則，要如實(shí)地反映情況，堅(jiān)持一分為二的原則。要既談成績(jī)鼓勁也要談缺點(diǎn)與失誤以便改善。

4）避免把下屬的工作成績(jī)寫(xiě)入自己的述職報(bào)告，貪人之功

5）避免離開(kāi)崗位職責(zé)泛泛而談，面面俱到

述職報(bào)告要圍繞崗位職責(zé)，講清楚自己“干了什么、怎么干的、干得怎么樣”。著重反映在自己的職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行的具有個(gè)人特色、個(gè)人優(yōu)勢(shì)的領(lǐng)導(dǎo)、決策和實(shí)踐活動(dòng)，這是述職報(bào)告的寫(xiě)作重點(diǎn)，不宜事無(wú)巨細(xì)，像流水賬一樣面面俱到，泛泛而談甚至崗位職責(zé)之外的工作。

6）避免格式混亂，不倫不類(lèi)

述職報(bào)告具體格式見(jiàn)前列。當(dāng)然，上述策略必須建立在述職者取得了相應(yīng)實(shí)績(jī)的基礎(chǔ)之上，否則述職報(bào)告就成了無(wú)源之水、無(wú)本之木，再高明的策略也會(huì)無(wú)用武之地。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)5、述職報(bào)告的寫(xiě)作26計(jì)劃書(shū)是預(yù)先對(duì)一定時(shí)期的工作做出打算或安排的文字材料。它是商務(wù)文中使用頻率較高的一種文體。寫(xiě)好計(jì)劃對(duì)減少工作盲目性，提高工作自覺(jué)主動(dòng)性，督促、檢查指導(dǎo)工作，提高工作效率具有重要的意義。計(jì)劃書(shū)的三要素：目標(biāo)、措施、步驟。

案例5

某個(gè)車(chē)間計(jì)劃在一個(gè)月內(nèi)將良品率提高2個(gè)點(diǎn)。目標(biāo)就是：良品率提高2個(gè)點(diǎn)，措施：提高員工品質(zhì)的意識(shí)；改善工藝、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及追溯手段；加強(qiáng)原材料品質(zhì)的篩選與撿控；獎(jiǎng)罰機(jī)制的建立與實(shí)施等。步驟就是要設(shè)計(jì)安排這些措施通過(guò)什么途徑在什么時(shí)段實(shí)施并完成。計(jì)劃的內(nèi)容雖是尚未實(shí)現(xiàn)的，但又將是通過(guò)人的努力按照預(yù)定的目標(biāo)去實(shí)現(xiàn)的。這就需要計(jì)劃的制定具有一定的科學(xué)性。計(jì)劃的科學(xué)性具體體現(xiàn)在計(jì)劃的三要素中。而在這“三要素”中，目標(biāo)的科學(xué)性又是整個(gè)計(jì)劃科學(xué)性的基石，是科學(xué)制定計(jì)劃的出發(fā)點(diǎn)和核心內(nèi)容。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)6、計(jì)劃書(shū)的重點(diǎn)：目標(biāo)的科學(xué)性27

科學(xué)地設(shè)置目標(biāo)應(yīng)注意以下五點(diǎn)：（1）科學(xué)分解目標(biāo)

將一個(gè)大目標(biāo)分解成若干小目標(biāo)，分階段地去實(shí)現(xiàn)，使人感到大目標(biāo)并非高不可攀，從而鼓舞信心。同時(shí)也有利于對(duì)工作的監(jiān)督檢查，做到心中有數(shù)，并根據(jù)目標(biāo)完成的實(shí)際情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)調(diào)整措施、步驟及小目標(biāo)，從而保證總目標(biāo)的預(yù)期實(shí)現(xiàn)。（2）目標(biāo)明確、具體

即目標(biāo)要量化，不能泛泛而談，否則人們就不知道做什么，做到什么程度。譬如，制定提高良品率計(jì)劃，如果制定的目標(biāo)只是“進(jìn)一步提高良品率”，那么，這個(gè)目標(biāo)就是不明確、不具體的。需要列出以往的良品率，預(yù)計(jì)良品率提高多少，達(dá)到什么樣具體目標(biāo)（要量化如提高2%）。（3）目標(biāo)主次分明

如果計(jì)劃的目標(biāo)不止一個(gè)，那就要做到目標(biāo)的主次分明、重點(diǎn)突出、條理清晰，將計(jì)劃實(shí)現(xiàn)的若干目標(biāo)按照主次、輕重、大小的順序一一列寫(xiě)清楚。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)6、計(jì)劃書(shū)的重點(diǎn)：目標(biāo)的科學(xué)性28

方案是計(jì)劃中內(nèi)容最為復(fù)雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復(fù)雜，不作全面部署不足以說(shuō)明問(wèn)題，因而公文內(nèi)容構(gòu)成勢(shì)必要繁瑣一些，一般有指導(dǎo)思想、主要目標(biāo)、工作重點(diǎn)、實(shí)施步驟、政策措施、具體要求等項(xiàng)目。方案的內(nèi)容：

方案具有很強(qiáng)的方向性、指導(dǎo)性，要求周密、具體，一般由以下三部分內(nèi)容構(gòu)成：標(biāo)題、署名、正文。第一是標(biāo)題。作為方案，首先要有明確的標(biāo)題。應(yīng)力求簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確，使人一目了然。第二是署名落款。第三是正文部分。首先是導(dǎo)言或引語(yǔ)。引言要求簡(jiǎn)明扼要地交代預(yù)案或方案制訂的目的、意義和依據(jù)，一般是以“為了……根據(jù)……特制定本方案”的慣常形式來(lái)表述的。第二部分是方案的基本內(nèi)容，這部分主要包括以下三個(gè)方面：◎基本情況的交待?！?qū)ο嚓P(guān)活動(dòng)、相關(guān)工作按階段或進(jìn)程做具體的部署安排。◎?qū)ο嚓P(guān)問(wèn)題的處理與解決辦法。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)7、方案的寫(xiě)作（略談）29

方案與計(jì)劃的區(qū)別：內(nèi)容對(duì)象上的區(qū)別。計(jì)劃一般是針對(duì)以后一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)的全面工作的。方案則針對(duì)一定時(shí)期內(nèi)某一項(xiàng)、某一方面的重要工作、重大活動(dòng)。計(jì)劃的內(nèi)容要全面原則些，而方案的內(nèi)容則要單純具體些。計(jì)劃重宏觀把握，方案重宏微觀結(jié)合偏重于微觀，更具操作性。表達(dá)手法和表現(xiàn)形式上的區(qū)別。計(jì)劃以條款、表格式居多，且在條款內(nèi)的表述相對(duì)原則和模糊，而方案則多數(shù)是條文、綱目式的，條文內(nèi)的表述明確，具體而詳盡。

在數(shù)量上的區(qū)別。計(jì)劃于同一部門(mén)、同一單位的工作在一定時(shí)期內(nèi)只有一個(gè)。方案卻可以根據(jù)需要和可能制定幾個(gè)，這樣才有比較、選擇的余地。在效能特點(diǎn)上的區(qū)別。計(jì)劃制定的是以后工作的目標(biāo)、任務(wù)、方向、原則和措施辦法，重指導(dǎo)性。方案擬訂的則是以后工作的藍(lán)圖和細(xì)則，重可操作性。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)7、方案的寫(xiě)作30企業(yè)規(guī)章制度是企業(yè)制定的組織勞動(dòng)過(guò)程和進(jìn)行勞動(dòng)管理的規(guī)則和制度的總和。也稱(chēng)為內(nèi)部勞動(dòng)規(guī)則，是企業(yè)內(nèi)部的“法律”。規(guī)章制度作為一種事務(wù)文書(shū)，看起來(lái)只是一些條條框框，似乎沒(méi)有多少文采，不需要什么寫(xiě)作技巧。但現(xiàn)實(shí)的情況是，一些單位以正式文件出臺(tái)的規(guī)章制度不少，但在執(zhí)行中暴露出的問(wèn)題和漏洞也不少。除了有章不循、執(zhí)行不力的原因外，一些規(guī)章制度本身的毛病也影響著實(shí)施或執(zhí)行的效力。比如，內(nèi)容相互矛盾，條文漏洞多，很難執(zhí)行；標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，上下左右不協(xié)調(diào)，執(zhí)行中矛盾重重；還有的由于大話(huà)空話(huà)太多，語(yǔ)言表達(dá)含混，令人無(wú)法具體實(shí)施；有的規(guī)章制度某些條文與國(guó)家的法律、法規(guī)或政策、精神相抵觸，根本就不宜施行，等等。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)8、規(guī)章制度的寫(xiě)作31維護(hù)建章立制的權(quán)威性

在起草時(shí)必須做到“三明確”：一要明確高層意圖、意向和要求，準(zhǔn)確把握規(guī)章制度的要點(diǎn)和重點(diǎn)。二要明確行文基調(diào)。形成一個(gè)清晰的寫(xiě)作思路。三要明確制發(fā)背景。應(yīng)弄清楚以前是否有過(guò)這方面的規(guī)定或要求，是修訂還是補(bǔ)充、增刪；是基本維持原規(guī)定還是要推翻重寫(xiě)；原來(lái)的規(guī)章制度有什么優(yōu)點(diǎn)、不足，等等?？紤]條文內(nèi)容的可行性

規(guī)章制度是要人執(zhí)行的，其內(nèi)容必須準(zhǔn)確、規(guī)范，有可行性。首先，內(nèi)容要有針對(duì)性。其次，內(nèi)容要有依據(jù)性。必須符合黨和國(guó)家的政策、法令以及已有的章程或理念，不允許與之相抵觸或違背。為了顯示內(nèi)容的嚴(yán)肅性，有的規(guī)章制度還應(yīng)在文中寫(xiě)明批準(zhǔn)和公布機(jī)關(guān)，寫(xiě)明規(guī)章制度生效的日期，以及本規(guī)章的修改權(quán)和解釋權(quán)。再次，內(nèi)容要有協(xié)調(diào)性。注意與同類(lèi)規(guī)章制度的縱向或橫向聯(lián)系與協(xié)調(diào)。如規(guī)章制度從什么時(shí)間開(kāi)始執(zhí)行，各級(jí)有什么權(quán)限，衡量的標(biāo)準(zhǔn)是什么，等等。標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一，口徑要一致，步調(diào)要協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)矛盾或混亂。橫向關(guān)系也必須協(xié)調(diào)。避免規(guī)定“撞車(chē)”、制度“打架”現(xiàn)象。三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)8、規(guī)章制度的寫(xiě)作32講求體式結(jié)構(gòu)的規(guī)范性

規(guī)章制度是一個(gè)統(tǒng)稱(chēng)。規(guī)章制度常見(jiàn)的種類(lèi)有章程、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則（如員工守則）等，它們之間既有聯(lián)系又有區(qū)別，寫(xiě)作時(shí)應(yīng)把握其不同的體式特點(diǎn)，準(zhǔn)確地選用。不可“大人戴小帽”，也不可“小人戴大帽”。重視定稿過(guò)程的完整性

規(guī)章制度的寫(xiě)作往往不是在一兩天內(nèi)就可完成的，通常都要經(jīng)過(guò)幾上幾下、多次反復(fù)認(rèn)真的推敲、修改、酌定或試驗(yàn)、實(shí)證。一些重要的規(guī)章制度成型后，先要制成討論稿，發(fā)至有關(guān)部門(mén)和單位及其領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)過(guò)有關(guān)會(huì)議或有關(guān)部門(mén)的認(rèn)真討論、逐條審議修改后，方能定稿。有些規(guī)章制度即使在反復(fù)討論審定后印發(fā)下去，也還須批注“試行”或“暫行”字樣，尚須經(jīng)過(guò)一段時(shí)間實(shí)踐的檢驗(yàn)，并在實(shí)施中不斷地完善和修訂。（后面將員工手冊(cè)的修改作個(gè)案例）三、常用商務(wù)公文寫(xiě)作要點(diǎn)8、規(guī)章制度的寫(xiě)作331、常見(jiàn)錯(cuò)誤?公文結(jié)構(gòu)層次序號(hào)錯(cuò)誤?數(shù)字與計(jì)量單位使用錯(cuò)誤?標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用錯(cuò)誤（感嘆號(hào)濫用，表示強(qiáng)烈的感情，語(yǔ)氣很重很強(qiáng)烈祈使句用嘆號(hào)，濫用讓人不舒服；引號(hào)用錯(cuò)）?名稱(chēng)規(guī)范與譯名的使用?文種或語(yǔ)氣的錯(cuò)用（報(bào)告與請(qǐng)示，計(jì)劃與方案，總結(jié)與述職混淆。講話(huà)稿語(yǔ)氣比較“激昂”，報(bào)告、函比較“莊重”）?不署日期或日期過(guò)細(xì)（普遍不署日期，個(gè)別高管也如此，難追溯；而有的部門(mén)動(dòng)態(tài)說(shuō)一個(gè)部門(mén)或班組活動(dòng)：×年×月×日×?xí)r×分）?隨意不嚴(yán)謹(jǐn)?職務(wù)（權(quán)）的混淆四、常見(jiàn)錯(cuò)誤與問(wèn)題342、注意短和精

（1）力求主旨單一，切忌內(nèi)容混亂

（2）力求開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，切忌繞山彎水

如“在黨中央、國(guó)務(wù)院有關(guān)政策的指引下，在省、市、縣各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的親切關(guān)懷下，在×××、×××領(lǐng)導(dǎo)的親自指揮下……”這樣繞山彎水不是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓摹?/p>

（3）力求語(yǔ)言簡(jiǎn)明樸實(shí)，切忌套話(huà)

如象泛濫成災(zāi)的“在……下”，層出不窮的“結(jié)合”，沒(méi)完沒(méi)了的“依據(jù)”。言過(guò)其實(shí)的“親自”，屢見(jiàn)不鮮的“大力”、“狠抓”、“認(rèn)真”、

“十分”……。又如“在某領(lǐng)導(dǎo)的親自帶領(lǐng)下，工程師親自下工地，攪拌工親自攪拌灰漿，駕駛員親自運(yùn)送物資，炊事員親自炒菜做飯…?！保ㄙ惥S報(bào)收到通訊類(lèi)稿有不少類(lèi)似描述，企業(yè)干部就要干不應(yīng)突出“親自”）

四、常見(jiàn)錯(cuò)誤與問(wèn)題35（4）善于遣詞造句，切忌疊床架屋

在公文寫(xiě)作中，常見(jiàn)的另一種現(xiàn)象就是疊床架屋，重復(fù)累贅。有如下幾種情況：一是內(nèi)涵不明如“各位同志們”

“涉及到”

“繼續(xù)進(jìn)一步”；二是外延不明如“反映了情況和問(wèn)題”

“學(xué)習(xí)有關(guān)政策的規(guī)定”；三是語(yǔ)法意義不清如“最最堅(jiān)決擁護(hù)”

“非常非常熱愛(ài)”等等；四是非語(yǔ)病如“通過(guò)學(xué)習(xí)以后他已認(rèn)識(shí)到…”

“截止五月底為止已完成…”等等。

（5）力求一字千鈞，切忌洋洋灑灑有些人習(xí)慣于寫(xiě)長(zhǎng)文，一下筆總是洋洋數(shù)千言，擔(dān)心不長(zhǎng)就說(shuō)得不透徹，不全面，不能解決問(wèn)題。（希望向賽維報(bào)投稿不要超過(guò)1500字）四、常見(jiàn)錯(cuò)誤與問(wèn)題363、商務(wù)公文行文中的稱(chēng)謂習(xí)慣：盡顯尊重和親切（您、貴、敬）4、公文標(biāo)注主送機(jī)關(guān)必須注意的問(wèn)題

收文機(jī)關(guān)主要分為主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)對(duì)收到的文件負(fù)有主辦、答復(fù)之責(zé)，抄送機(jī)關(guān)只有了解與配合執(zhí)行之責(zé)。（郵件應(yīng)抄送給部門(mén)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)）因此，行文首先要選準(zhǔn)主送機(jī)關(guān)。選擇主送機(jī)關(guān)的依據(jù)是文件內(nèi)容、職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系。避免出現(xiàn)行文中的黨政不分現(xiàn)象。（寄送賽維報(bào)就出現(xiàn)過(guò)：市政府汪書(shū)記收；報(bào)道中有“市委陳市長(zhǎng)”錯(cuò)誤）5、成文時(shí)間的書(shū)寫(xiě)及錯(cuò)誤

成文時(shí)間是商務(wù)公文主體中必不可少的一部分，是公文查考與追溯的重要依據(jù)之一。成文時(shí)間的標(biāo)示數(shù)字（漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字選用）及標(biāo)識(shí)位置國(guó)家都有相關(guān)規(guī)定。如：

四、常見(jiàn)錯(cuò)誤與問(wèn)題37盡量用漢字而不用阿拉伯?dāng)?shù)字。年、月、日要標(biāo)全，不能省略年份，也不能用簡(jiǎn)寫(xiě)。如“二○○二年”不能簡(jiǎn)寫(xiě)為“○二年”。用漢字的小寫(xiě)數(shù)字而不用大寫(xiě)數(shù)字?！傲恪笔菨h字的大寫(xiě)數(shù)字，與漢字中的其他大寫(xiě)數(shù)字“壹、貳、叁”等搭配使用?！啊稹笔菨h字的小寫(xiě)數(shù)字，與漢字中的其他小寫(xiě)數(shù)字“一、二、三”等搭配使用。在標(biāo)識(shí)成文時(shí)間時(shí)，最容易出錯(cuò)的是將“○”寫(xiě)為“０”，如將“二○○二年”誤寫(xiě)為“二００二年”?！埃啊笔前⒗?dāng)?shù)字，屬于阿拉伯文字系統(tǒng)，應(yīng)與其它阿拉伯?dāng)?shù)字“１、２、３”等搭配使用，而不能與漢字的數(shù)字“二”搭配使用。成文時(shí)間必須用漢字書(shū)寫(xiě)，所以“○”不能寫(xiě)為“０”。需用歷史年號(hào)時(shí)，要先標(biāo)出公歷年份，再注歷史年號(hào)并加圓括號(hào)，如1912年（民國(guó)元年）。數(shù)量表示時(shí)，表示增加時(shí)用倍數(shù)或分?jǐn)?shù)，表示減少時(shí)只能用分?jǐn)?shù)。

四、常見(jiàn)錯(cuò)誤與問(wèn)題38

2008年2月底，我就公司有關(guān)部門(mén)起草的《員工手冊(cè)》（征詢(xún)稿）提出了九類(lèi)問(wèn)題；3月下旬，領(lǐng)導(dǎo)將當(dāng)時(shí)有關(guān)部門(mén)修改后的稿件轉(zhuǎn)給我再次核對(duì)修改，再次修改超過(guò)一百多處。問(wèn)題集中于下列幾點(diǎn)：（1）分類(lèi)標(biāo)號(hào)不明晰甚至混亂（2）落款署名不正確。如封面落款為人力資源部門(mén)，應(yīng)以公司名義，可提高權(quán)威性。部門(mén)只是編寫(xiě)、發(fā)放及解釋單位。（3）同一事物表述不統(tǒng)一，缺乏規(guī)范性。如工卡，有“工作證”“廠牌”“卡”多種稱(chēng)謂；“保密協(xié)議”也有“守密協(xié)議”之稱(chēng)；甚至還有“行政總監(jiān)”“（副）總經(jīng)理”當(dāng)時(shí)公司不存在的職務(wù)。出現(xiàn)“人力資源部”“人力資源中心”“人事部”“財(cái)務(wù)部”“財(cái)務(wù)中心”等不同表述，應(yīng)分別表述為“人事管理部門(mén)”“財(cái)務(wù)部門(mén)”“行政部門(mén)”“安防部門(mén)”（即外延擴(kuò)大，適應(yīng)性強(qiáng)）——因部門(mén)名稱(chēng)有可能變的，盡管這可能表述不夠清楚，但也正是需要有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)解釋的地方）案例5：?jiǎn)T工手冊(cè)的修改