EXCEL報告及運用技巧

2023/2/11Excel

運用及報告技巧最基本的認識在工作中，做報告一定要記住以下幾點:一、能用表格，就不要用文字敘述.二、能用圖表，就不要用表格三、能用PPT報告，就不要用excel報告2023/2/12以下為EXCEL在工作中的一些技巧應用……報告時注意事項--字體的設定2023/2/13【字體設定】：Excel中單元格中的文字通常用新細明體，12號字，英文為Arial.標題通常用20號新細明體/粗體,以突出顯示.PPT中同樣，只是所有的字體最小不能低于18號報告時注意事項---欄寬2023/2/14重要的欄位要加寬,此欄并不重要,這是我們在報告時常見的錯誤,且盡量在一頁上全部顯示.報告時注意事項--顯示比例2023/2/15通常在報告時，我們把顯示比例設成100%【放大縮小頁面】：一只手按住ctrl，另一只手逆時針滾動滑鼠，則頁面放大;另一只手順時針滾動滑鼠，則頁面縮小.這在我們報告時很有幫助，可以放大縮小頁面讓人清楚看到報告的內(nèi)容選擇的基本應用一、ctrl+你所想選的區(qū)域----不連續(xù)的選擇二、shift+你所想選的區(qū)域----連續(xù)性的選擇2023/2/16常用快捷鍵1、ctrl+S----存檔2、ctrl+A----全選3、ctrl+X----剪下4、ctrl+C----復制5、ctrl+V----粘貼6、ctrl+F----尋找這些是常用的，還有……我們可以在Excel菜單里直接看到……2023/2/172023/2/18換行格式的設定

文字對齊方式

文字控制

文字方向

【作用】：在一個單元格內(nèi)可以換行，但是有一個不好之處是，只要拉動欄寬，字數(shù)就會改變，所以我們換行時，通常按Alt+Enter2023/2/19外框格式的設定

【框線的作用】:突出顯示，報告的時候可以用到，以讓人清楚的曉得你要報告的內(nèi)容字體也可變更，作用同上.2023/2/110步驟:選取具有想要複製之格式的儲存格範圍。在[格式]工具列上，按一下[複製格式]選取想要將格式設定複製過去的儲存格範圍。格式復制-格式刷

【作用】:只能復制相應的格式,不能復制文字,

通常用：ctrl+c復制文字編輯菜單-----選擇性貼上2023/2/111編輯菜單【作用】:很好的工具,可根據(jù)自已的需要去貼,在寫郵件時可把你要show的東西貼出來，有好幾種格式供我們選擇.在PPT里面貼成HTML格式，便于更改Printscreen的應用2023/2/112【作用】:我們有的時候就不需要拍照，直接按鍵盤上的printscreen,比拍的照更清晰從字面上講就是:

打印屏幕如下：按printscreen—打開小畫家

按ctrl+c(粘貼）選取你想要的畫面再按ctrl+C貼到你想要的位置超鏈接的使用12023/2/113【作用】:在資料位置正確的情況下直接點選即可打開相應資料.但插入的只是路徑，如果那頭的資料位置變更，則無法鏈接，也就是說無法打開指定物件我們通常用插入物件的方式來放文件超鏈接的使用22023/2/114【編輯超鏈接】:若原來的資料位置變更需重新鏈接，則選此項【移除超鏈接】:取消此鏈接插入物件12023/2/115【作用】:功能相當強大，在辦公軟件的應用中，用得很多，尤其在我們做報告時就可以用到，盡量少用超鏈接，如下…….插入物件22023/2/116【二種插入狀態(tài)】:一種是以圖示，一種是以圖片，可以演練給大家看一下,我們均可點擊打開相應的檔案在以后的報告中，能用插入物件的形式盡量用插入注解2023/2/117我們在用EXCEL作報告時也可以用插入注解的方式一種是用插入快取圖案進行編輯另一種是直接插入注解。二種各有各的好處。在做報告時這個也可以用到2023/2/118群組/大綱的使用1我們在報告文件時，可以用此，如上圖，這樣，可以節(jié)省空間，盡量讓檔案在一頁上顯示，避免用鼠標在不停的拖揍2023/2/119群組/大綱的使用2移動復制的運用2023/2/120【作用】:可以在同一活頁薄或不同的活頁薄里面移動或復制，實際操作看一下簡單涵數(shù)的應用１2023/2/121右擊點下右下角數(shù)字鍵，可以得出數(shù)據(jù)的平均值，計數(shù)，求和等等簡單涵數(shù)的應用２我們在使用數(shù)據(jù)時請盡量使用公式，否則相應的數(shù)字變動，會使信息錯誤，下面介紹一些簡單的涵數(shù)Sum(求和）Average（平均）Count（項目個數(shù)）舉例來看2023/2/1222023/2/123舉例1Sum(D2:D7)----函數(shù)==D2+D3+D4+D5+D6+D7------公式我們盡量用函數(shù)，不要用公式，具體請看下頁舉例22023/2/124函數(shù)沒有出現(xiàn)任何問題公式里漏掉了D4參照位置簡單認識參照運算符1---“:”代表儲存格范圍（起迄之間的報有儲存格）例如---B10：E10（指B10、C10、D10及E10等四個儲存格2---“，”聯(lián)集（數(shù)個儲存格范圍的總集合）例如---sum(B3:B5,A4:C4)2023/2/125Excel的應用2023/2/126二、圖表的制作

利用Excel提供的圖表功能，可以基于工作表中的數(shù)據(jù)建立圖形表格，這是一種使用圖形來描述數(shù)據(jù)的方法，用于直觀地表達各統(tǒng)計值大小差異，現(xiàn)在以制作A、B、C班出勤率狀況表，教大家如何制作圖表，請按下列步驟進行操作：

將工作表的數(shù)據(jù)選中，點擊“插入”菜單，選擇“圖表”選項

選擇“自訂類型”，選擇“雙軸折線直條圖”Excel的應用2023/2/127

點擊“下一步”，在出現(xiàn)的界面上選擇“

”按鈕，（如左圖）

點擊“下一步”，出現(xiàn)右圖的界面，在圖表標題欄里輸入標題Excel的應用2023/2/128

點擊“完成”，出現(xiàn)左圖的界面，得出工作表。

可以對工作表進行格式編輯。

編輯后的圖表。本次課程的目的及作業(yè)1.簡單的EXCEL運用，重要的是一些報告技巧.希望大家可以學以致用2.大家用電子檔的形式做一份報告（工作日報），請用到其中的技巧(字體、框線的運用、換行、超鏈接、插入物件，printscreen、群組大綱、簡單函數(shù)等等）周五發(fā)過來，不管白班還是夜班.2023/2/1292023/2/130鍵盤的功能及快捷鍵的使用鍵盤結(jié)構(gòu)介紹功能鍵的使用Windows快捷鍵的使用Ctrl組合快捷鍵的使用2023/2/131鍵盤的介紹功能鍵編輯鍵盤數(shù)字小鍵盤主鍵盤區(qū)外部輸出設備，其作用是檢測操作者擊鍵動作，把機械的位移轉(zhuǎn)換成電信號，輸入到計算機中。2023/2/132功能鍵F1顯示當前程序或者windows的幫助內(nèi)容F2當你選中一個文件的話，這意味著“重命名”F3當你在桌面上的時候是打開“查找：所有文件”對話框F4打開IE中的地址欄列表，要關(guān)閉IE窗口，可以用Alt+F4F5用來刷新IE或資源管理器中當前所在窗口的內(nèi)容F6可以快速在資源管理器及IE中定位到地址欄F7在Windows中沒有任何作用，但在DOS窗口中，它是有作用的F8在啟動電腦時，可以用它來顯示啟動菜單F9在Windows中同樣沒有任何作用F10激活當前程序的菜單欄F11可以使當前的資源管理器或IE變?yōu)槿溜@示F12在Word中，按下它會快速彈出另存為文件的窗口2023/2/133Windows組合快捷鍵Windows+E

啟動'資源管理器'R啟動運行F

啟動搜索所有文件和文件夾D激活的窗口放大或縮小到任務欄中M縮小所有窗口到任務欄Shift+M還原所有任務欄中的窗口Ctrl+F

啟動搜索計算機F1啟動“Windows”幫助2023/2/134Ctrl組合快捷鍵Ctrl

+A

全選B

粗體C

復制E

居中對齊F

查找G

定位H

替換J

兩端對齊N

新建