標準解讀

《GB/T 13968-1992 檔案交接文據(jù)格式》是中國國家標準局發(fā)布的一項關于檔案管理的規(guī)定，旨在統(tǒng)一和規(guī)范檔案在不同單位或個人之間交接時所使用的文據(jù)格式，確保檔案轉移過程的規(guī)范化、標準化，以及交接雙方權益的有效保護。該標準詳細規(guī)定了檔案交接文據(jù)應包含的內(nèi)容、格式布局及制作要求，以促進檔案管理工作高效有序進行。具體要點包括：

  1. 文據(jù)構成：標準明確了檔案交接文據(jù)的基本組成部分，通常涵蓋標題、編號、交接雙方信息（包括單位名稱、負責人、經(jīng)辦人等）、交接檔案的詳細清單（如檔號、檔案題名、卷數(shù)或件數(shù)、起止時間等）、交接原因、交接日期、保管期限、備注以及交接雙方的簽字蓋章區(qū)域。

  2. 格式要求：為了保證檔案交接文據(jù)的規(guī)范性和可讀性，標準對文據(jù)的紙張規(guī)格、字體大小、行距、邊距等物理參數(shù)進行了詳細規(guī)定。例如，可能要求使用特定尺寸的紙張（如A4），正文采用標準字體及字號，確保頁面整潔、信息清晰。

  3. 信息填寫規(guī)范：對于交接文據(jù)中需填寫的各項內(nèi)容，標準給出了具體的填寫指南和要求，確保所有必要信息的完整性、準確性和一致性。這包括如何詳細描述檔案內(nèi)容、明確交接雙方的責任與義務，以及如何記錄交接過程中的特殊情況或特別說明。

  4. 法律效力：強調(diào)了檔案交接文據(jù)作為法律憑證的重要性，要求其具有正式性、權威性。通過雙方簽字蓋章確認，文據(jù)成為證明檔案所有權合法轉移的重要依據(jù)，對于解決可能出現(xiàn)的糾紛具有關鍵作用。

  5. 存檔與管理：標準還涉及到了交接文據(jù)本身的歸檔管理要求，規(guī)定了此類文件應如何被妥善保存，以便于日后查詢、審計或作為證據(jù)使用，確保檔案流轉的可追溯性。


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  • 廢止
  • 已被廢除、停止使用，并不再更新
  • 1992-12-17 頒布
  • 1993-07-01 實施
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GB/T 13968-1992檔案交接文據(jù)格式_第1頁
GB/T 13968-1992檔案交接文據(jù)格式_第2頁
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uDc651.5A13中華人民共和國國家標準CB/T13968-92檔案交接文據(jù)格式Hand-overcertificateformforarchives1992-12-17發(fā)布1993-07-01實施國家技術監(jiān)督局發(fā)布

中華人民共和國國家標準CB/T13968-92案交接文據(jù)格檔式Hand-overcertificateformforarchives主題內(nèi)容與適用范圍本標準規(guī)定了檔案交接文據(jù)格式及填寫方法本標準適用于檔案館、檔案室。機關和直屬單位之間或機關內(nèi)部機構之間的檔案交接亦應參照使用2術語檔案交接hand-overofarchive按照國家規(guī)定，檔案館、檔案室接收和移交檔案的過程、檔來交接文據(jù)的格式3.1檔案交接文據(jù)是在變更檔案保管者或所有者的過程中形成，并具有法律效力的文件。檔案交接文據(jù)應一式二份分別由移交單位和接收單位保存。3.2檔案交接文據(jù)由三部分構成3.2.1第一部分是：確認交接單位或個人的法定身份、交接性質及范圍3.2.2第二部分是：交接檔案、資料及有關材料的種類、數(shù)址。3.2.3第三部分是：移出說明及接收意見。3.3檔案交接文據(jù)的規(guī)格為297mm×210mm(詳見下圖)。國家技術監(jiān)

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