GB/T 13968-1992檔案交接文據(jù)格式

標(biāo)準(zhǔn)解讀

《GB/T 13968-1992 檔案交接文據(jù)格式》是中國國家標(biāo)準(zhǔn)局發(fā)布的一項關(guān)于檔案管理的規(guī)定，旨在統(tǒng)一和規(guī)范檔案在不同單位或個人之間交接時所使用的文據(jù)格式，確保檔案轉(zhuǎn)移過程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，以及交接雙方權(quán)益的有效保護(hù)。該標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)規(guī)定了檔案交接文據(jù)應(yīng)包含的內(nèi)容、格式布局及制作要求，以促進(jìn)檔案管理工作高效有序進(jìn)行。具體要點(diǎn)包括：

1. 文據(jù)構(gòu)成：標(biāo)準(zhǔn)明確了檔案交接文據(jù)的基本組成部分，通常涵蓋標(biāo)題、編號、交接雙方信息（包括單位名稱、負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人等）、交接檔案的詳細(xì)清單（如檔號、檔案題名、卷數(shù)或件數(shù)、起止時間等）、交接原因、交接日期、保管期限、備注以及交接雙方的簽字蓋章區(qū)域。

2. 格式要求：為了保證檔案交接文據(jù)的規(guī)范性和可讀性，標(biāo)準(zhǔn)對文據(jù)的紙張規(guī)格、字體大小、行距、邊距等物理參數(shù)進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。例如，可能要求使用特定尺寸的紙張（如A4），正文采用標(biāo)準(zhǔn)字體及字號，確保頁面整潔、信息清晰。

3. 信息填寫規(guī)范：對于交接文據(jù)中需填寫的各項內(nèi)容，標(biāo)準(zhǔn)給出了具體的填寫指南和要求，確保所有必要信息的完整性、準(zhǔn)確性和一致性。這包括如何詳細(xì)描述檔案內(nèi)容、明確交接雙方的責(zé)任與義務(wù)，以及如何記錄交接過程中的特殊情況或特別說明。

4. 法律效力：強(qiáng)調(diào)了檔案交接文據(jù)作為法律憑證的重要性，要求其具有正式性、權(quán)威性。通過雙方簽字蓋章確認(rèn)，文據(jù)成為證明檔案所有權(quán)合法轉(zhuǎn)移的重要依據(jù)，對于解決可能出現(xiàn)的糾紛具有關(guān)鍵作用。

5. 存檔與管理：標(biāo)準(zhǔn)還涉及到了交接文據(jù)本身的歸檔管理要求，規(guī)定了此類文件應(yīng)如何被妥善保存，以便于日后查詢、審計或作為證據(jù)使用，確保檔案流轉(zhuǎn)的可追溯性。

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