數(shù)碼照片檔案管理夏2014

1數(shù)碼照片檔案管理浙江省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處夏振華0571-8511316685117880@163.com2一、概述1.定義1.1數(shù)碼照片指用掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。3世界上第一臺(tái)

數(shù)碼相機(jī)柯達(dá)于1975年開(kāi)發(fā)世界第一部數(shù)碼相機(jī)柯達(dá)應(yīng)用電子研究中心開(kāi)發(fā)者：StevenJ.Sasson-賽尚原型機(jī)名稱：“手持電子照相機(jī)”4尺寸：20.9x15.2x22.5厘米重量：8.5l磅（3.9千克）電源：16節(jié)AA電池?cái)?shù)碼內(nèi)存：49,152位影像傳感器：Fairchild201100型CCD陣列磁帶記錄機(jī)：Memodyne低功耗數(shù)碼磁帶記錄機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備：標(biāo)準(zhǔn)300英尺飛利浦?jǐn)?shù)碼磁帶性能特性：曝光時(shí)間50毫秒記錄一張影像：23秒記錄密度：423位/英寸影像容量：每盒磁帶存儲(chǔ)30張照片控制邏輯：CMOS集成電路5照片記錄在磁帶機(jī)上，磁帶機(jī)要從相機(jī)內(nèi)取下，并插入到播放設(shè)備上才能瀏覽。6世界第一臺(tái)數(shù)碼相機(jī)拍攝第一張照片71.2數(shù)碼照片檔案國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片、文字說(shuō)明兩部分組成。81.3數(shù)碼照片一般可分為兩大類一類是原創(chuàng)性數(shù)碼照片,即直接由數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備直接成像生成的數(shù)碼照片;另一類是復(fù)制性數(shù)碼照片,即通過(guò)掃描儀等數(shù)碼設(shè)備對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)照片轉(zhuǎn)換生成的數(shù)碼照片。91.4數(shù)碼照片的優(yōu)勢(shì)以數(shù)碼形式存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上,可重復(fù)存儲(chǔ),拍攝成本較低;瀏覽使用方便,不需沖印即可借助計(jì)算機(jī)等設(shè)備直接瀏覽、編輯和打印輸出;10傳輸和共享方便,可通過(guò)電子存儲(chǔ)介質(zhì)或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速傳輸、歸檔和共享,從而大大擴(kuò)大了應(yīng)用范圍;采用二進(jìn)制數(shù)碼形式存儲(chǔ),照片內(nèi)容可準(zhǔn)確還原和遷移,不會(huì)因存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)而發(fā)生圖像褪色、模糊等變異現(xiàn)象,等等。111.5

數(shù)碼照片的不足對(duì)數(shù)碼照片讀取和存儲(chǔ)依賴于數(shù)碼設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件,需要及時(shí)導(dǎo)出、保存到標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)介質(zhì)上;12數(shù)碼照片從形成到導(dǎo)出的整個(gè)過(guò)程完全由形成者個(gè)人掌握,對(duì)數(shù)碼照片的增、刪、修改和復(fù)制十分容易,加上數(shù)碼照片存儲(chǔ)載體自身的安全性問(wèn)題,很難對(duì)照片質(zhì)量、真實(shí)性和安全性等進(jìn)行有效控制;>13數(shù)碼照片成像快、成本低、復(fù)制和輸出方便,造成移交時(shí)往往有照片內(nèi)容大量重復(fù)或類同等現(xiàn)象,對(duì)數(shù)碼照片的挑選和整理工作也提出了更高的要求。142.數(shù)碼照片檔案管理的現(xiàn)狀2.1已出臺(tái)的有關(guān)規(guī)范《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）152.2現(xiàn)狀分析>收集難度加大整理難度加大安全隱患加重檢索查閱手段單一16二、數(shù)碼照片的收集和歸檔刻盤排列鑒定分類編號(hào)收集歸檔形成者（部門）檔案員（檔案機(jī)構(gòu)）編目171.數(shù)碼照片的收集1.1收集的要求在公務(wù)活動(dòng)中形成的數(shù)碼照片應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理。形成者（或部門）在照片形成后應(yīng)連同照片的文字材料及時(shí)向本單位檔案員移交，由檔案員按照數(shù)碼檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理。制定制度181.數(shù)碼照片的收集1.2收集的范圍凡是反映本單位工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的數(shù)碼照片均屬收集范圍。具體參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11821—2002《照片檔案管理規(guī)范》收集。具體有：19記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的數(shù)碼照片。領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的數(shù)碼照片。本單位組織或參加的重要活動(dòng)的數(shù)碼照片。反映本單位重點(diǎn)工程項(xiàng)目、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的數(shù)碼照片本單位、系統(tǒng)勞動(dòng)模范、先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)的數(shù)碼照片本單位榮獲的榮譽(yù)性獎(jiǎng)狀、證書(shū)、錦旗的數(shù)碼照片本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)碼照片記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的數(shù)碼照片。其它具有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。20一些容易被漏掉或忽視的范圍本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)人及全體職工的照片。本單位獲得的各種榮譽(yù)（如獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯等）、禮品、紀(jì)念品、宣傳品的照片。本單位的產(chǎn)品、設(shè)備儀器照片。記錄本單位建設(shè)發(fā)展史的照片。212.數(shù)碼照片的歸檔對(duì)屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有歸檔工作由職能部門承擔(dān)，主要是做好數(shù)碼照片的挑選、文字說(shuō)明、初步整理、移交等工作具體有以下幾個(gè)方面的要求：222.數(shù)碼照片的歸檔2.1歸檔時(shí)間要求對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片，攝影者或承辦部門按規(guī)范要求進(jìn)行收集、整理，自形成之日起一個(gè)月內(nèi)向本單位檔案部門移交，并辦理移交手續(xù)232.數(shù)碼照片的歸檔2.2歸檔照片的選擇對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁24甄選照片主題不鮮明，可不歸檔。區(qū)政務(wù)網(wǎng)站群改版暨政府門戶網(wǎng)站內(nèi)容保障工作會(huì)議25甄選照片構(gòu)圖重復(fù)，可選其一歸檔。區(qū)政務(wù)網(wǎng)站群改版暨政府門戶網(wǎng)站內(nèi)容保障工作會(huì)議26甄選照片影像不清晰，不要?dú)w檔。區(qū)政務(wù)網(wǎng)站群改版暨政府門戶網(wǎng)站內(nèi)容保障工作會(huì)議272.數(shù)碼照片的歸檔2.3為歸檔照片撰寫文字說(shuō)明照片的說(shuō)明要充分體現(xiàn)時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝影者等六要素，確切地反映照片的內(nèi)容時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間；地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)；人物：照片影像上主要人物的姓名、職務(wù)、在照片中所處的位置；事由：照片影像所反映事件、事物的情由；背景：對(duì)揭示照片影像主題具有一定作用的背景；攝影者：照片的拍攝人。紙質(zhì)照片：題名，照片號(hào)，底片號(hào)，參見(jiàn)號(hào)，時(shí)間，攝影者，文字說(shuō)明282.數(shù)碼照片的歸檔文字說(shuō)明有兩種方法一種是單獨(dú)注明每張照片的題名、拍攝者、拍攝時(shí)間等信息;另一種是以組為單位先對(duì)每組照片所反映的內(nèi)容進(jìn)行總體說(shuō)明,然后對(duì)每張照片作進(jìn)一步說(shuō)明。29文字說(shuō)明的注意事項(xiàng)1、題名A、題名要完整，不能出現(xiàn)如“單位大門”，“職代會(huì)照片”等。題名要體現(xiàn)出具體時(shí)間、地點(diǎn)、事件、人物等要素。示例B、題名中的時(shí)間不可只體現(xiàn)月和日，要有年度。如：“3月2日，**領(lǐng)導(dǎo)來(lái)我單位參觀”30例如：1980年上海動(dòng)物園位于XX路的大門返回31文字說(shuō)明的注意事項(xiàng)C.題名中涉及到重要人物時(shí)，人名要全稱，不能出現(xiàn)“王總，徐總”等字樣。如,2002年1月12日，***公司在黃海飯店召開(kāi)檔案工作協(xié)調(diào)會(huì)，圖為大會(huì)主席臺(tái)，左起，徐總、王總、劉書(shū)記。應(yīng)改為：2002年1月12日，***公司在黃海飯店召開(kāi)檔案工作協(xié)調(diào)會(huì)，圖為大會(huì)主席臺(tái)，左起，(總經(jīng)理)徐**、(副總經(jīng)理)王**、(書(shū)記)劉**。32文字說(shuō)明的注意事項(xiàng)D.如果一個(gè)事件有N張照片，要一張照片一個(gè)照片號(hào)/題名。不能一個(gè)文件夾把這些照片放里面，只給一個(gè)照片號(hào)例如：會(huì)議開(kāi)幕式有三張照片，分別是一張帶橫幅的全景，另兩張分別是兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)講話，三個(gè)題名分別是“2009年12月1日全省安全生產(chǎn)座談會(huì)在中北大酒店召開(kāi)，圖為座談會(huì)的開(kāi)幕儀式”，“2009年12月1日全省安全生產(chǎn)座談會(huì)在中北大酒店召開(kāi)，圖為省XXX領(lǐng)導(dǎo)在講話”?！?009年12月1日全省安全生產(chǎn)座談會(huì)在中北大酒店召開(kāi)，圖為市XXX領(lǐng)導(dǎo)在講話?！比龔堈掌臅r(shí)間地點(diǎn)事件都要寫清楚以自然張為單位332.數(shù)碼照片的歸檔2.4歸檔數(shù)碼照片格式的規(guī)定根據(jù)國(guó)家和我省電子文件管理的有關(guān)規(guī)定,歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)采用JPEG、TIFF規(guī)范格式并符合相關(guān)精度要求,盡量避免移交過(guò)程中的格式轉(zhuǎn)換和降低精度處理,盡量不要丟失EXIF等反映數(shù)碼照片生成環(huán)境的元數(shù)據(jù)信息。（photoshop、光影魔術(shù)手等）34我是改過(guò)的352.數(shù)碼照片的歸檔原創(chuàng)性數(shù)碼照片一般應(yīng)選擇生成JPEG格式,并盡量采用數(shù)碼相機(jī)的最高光學(xué)精度(至少在300萬(wàn)像素以上)362.數(shù)碼照片的歸檔掃描形成的復(fù)制性數(shù)碼照片一般采用TIFF格式彩色掃描,分辨率一般應(yīng)在600dpi以上。掃描照片時(shí)可根據(jù)紙質(zhì)照片原件的大小、質(zhì)量、重要程度、數(shù)字化目的等調(diào)整掃描精度,如小照片、老化褪色照片、比較重要的照片和需要進(jìn)行印刷的照片,可適當(dāng)提高掃描分辨率。用于上網(wǎng)和瀏覽的掃描照片一般采取“存用分開(kāi)”的原則,即采用較高分辨率掃描后保存歸檔,而將歸檔掃描照片轉(zhuǎn)換成較低分辨率后上網(wǎng)或?yàn)g覽,以控制使用范圍和保護(hù)原件。37數(shù)碼相機(jī)拍照尺寸對(duì)照：500萬(wàn)像素=2560X1920照片尺寸17X13，21英寸

400萬(wàn)像素=2272X1704照片尺寸15X11，19英寸

300萬(wàn)像素=2048X1536照片尺寸14X10，17英寸

200萬(wàn)像素=1600X1200照片尺寸11X8，13英寸

130萬(wàn)像素=1280X960照片尺寸9X6，11英寸

80萬(wàn)像素=1024X768照片尺寸7X5，9英寸

50萬(wàn)像素=800X600照片尺寸5X4，7英寸

30萬(wàn)像素=640X480尺寸4X3，5英寸382.數(shù)碼照片的歸檔2.5歸檔數(shù)碼照片的沖洗對(duì)具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片，收集時(shí)必須同時(shí)沖印出紙質(zhì)照片并附加說(shuō)明一同歸檔，按照《照片檔案管理規(guī)范》整理保存，并應(yīng)在整理時(shí)于參見(jiàn)號(hào)處注明對(duì)應(yīng)數(shù)碼照片的檔號(hào)。392.數(shù)碼照片的歸檔2.5歸檔數(shù)碼照片的存儲(chǔ)移交部門應(yīng)按照檔案部門規(guī)定的分類、存儲(chǔ)統(tǒng)一要求,將數(shù)碼照片連同文字說(shuō)明、電子目錄等分類存儲(chǔ)到電子載體的對(duì)應(yīng)文件夾中。402.數(shù)碼照片的歸檔412.數(shù)碼照片的歸檔以組為單位，撰寫的文字說(shuō)明，這個(gè)文字說(shuō)明就可代替了目錄422.數(shù)碼照片的歸檔2.6歸檔數(shù)碼照片的移交照片形成部門歸檔時(shí)應(yīng)與檔案部門辦理交接手續(xù)，填寫《檔案移交（接收）登記表》。登記表一式兩份，交接雙方各保存一份序號(hào)題名年度移交接收日期文號(hào)或圖號(hào)頁(yè)數(shù)保管期限備注43三、數(shù)碼照片的整理歸檔后數(shù)碼照片由檔案部門統(tǒng)一進(jìn)行整理。原則：有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，有利于提供利用44三、數(shù)碼照片的整理由于掃描形成的復(fù)制性數(shù)碼照片和原創(chuàng)性數(shù)碼照片在整理基礎(chǔ)、使用目的、保存要求等方面有所不同,一般應(yīng)區(qū)別對(duì)待。45三、數(shù)碼照片的整理復(fù)制性數(shù)碼照片作為對(duì)應(yīng)紙質(zhì)照片的復(fù)制品,主要是為了方便利用和保護(hù)原件,在整理時(shí)可參照《浙江省省直單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定,充分利用原紙質(zhì)照片的整理基礎(chǔ),采用與紙張照片一致的分類和編號(hào)體系,如可按照紙質(zhì)照片的排列順序,將掃描后形成的照片圖像文件直接命名為對(duì)應(yīng)紙張照片文件的檔號(hào),

并依次存儲(chǔ)在電子載體的指定目錄下。通過(guò)紙質(zhì)照片檔號(hào)的唯一性和兩者編號(hào)命名的一致性,建立起紙張照片和對(duì)應(yīng)掃描數(shù)碼照片之間的關(guān)聯(lián)。46三、數(shù)碼照片的整理原創(chuàng)性數(shù)碼照片分類整理應(yīng)按照檔案整理的一般要求,遵循保持文件歷史有機(jī)聯(lián)系、有利于保管和有利于提供利用等基本原則。原創(chuàng)性數(shù)碼照片的具體整理過(guò)程和要求如下:47三、數(shù)碼照片的整理刻盤排列鑒定分類編號(hào)編目48三、數(shù)碼照片的整理1.鑒定對(duì)于沒(méi)有歸檔價(jià)值的或重復(fù)的照片必須剔除。反映同一場(chǎng)景的數(shù)碼照片一般只收集一張。并根據(jù)照片內(nèi)容劃分保管期限。49三、數(shù)碼照片的整理2.分類和排列充分利用移交部門的初步整理基礎(chǔ),并根據(jù)分類方案和保管期限等作適當(dāng)調(diào)整。數(shù)碼照片一般參照電子文件管理要求,以件為單位整理,并按年度、問(wèn)題、保管期限等進(jìn)行分類分類時(shí),應(yīng)把相同年度的數(shù)碼照片一起存放到一份或多份電子載體上,不同年度的盡量分開(kāi)存放?？缒甓惹也豢煞值恼掌瑧?yīng)按事件結(jié)束年度歸檔。50首先在電子載體上建立一個(gè)統(tǒng)一命名的數(shù)據(jù)文件夾(如DATA)再在該文件夾下依次建立一個(gè)或多個(gè)代表不同類目名稱或代號(hào)的其他文件夾(如每年的數(shù)碼照片不多,則可略過(guò)此步直接將數(shù)碼照片存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)文件夾內(nèi)),51最后在最低分類類目的文件夾下依次存放數(shù)碼照片文件。數(shù)碼照片應(yīng)按時(shí)間結(jié)合事由或事由結(jié)合時(shí)間順序排列。不同事由的照片按時(shí)間順序排列，同一事由的數(shù)碼照片應(yīng)按時(shí)間或重要程度排列在一起，形成一組，排完一組再排另一組52三、數(shù)碼照片的整理3.編號(hào)編號(hào)的過(guò)程是確定歸檔數(shù)碼照片號(hào)和存儲(chǔ)文件名的過(guò)程。數(shù)碼照片號(hào)的一般結(jié)構(gòu)是:類目代號(hào)+件號(hào)。53三、數(shù)碼照片的整理3.編號(hào)類目代號(hào)一般采用字母或阿拉伯?dāng)?shù)字,如年度可用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,保管期限可用Y、C、D表示;件號(hào)一般采用5位阿拉伯?dāng)?shù)字,不足五位的在前補(bǔ)“0”。具體可見(jiàn)：54三、數(shù)碼照片的整理3.編號(hào)照片名=類目+件號(hào)年度+問(wèn)題+保管期限在一個(gè)目錄下的流水號(hào)例如：2007-Y-00002.JPG55三、數(shù)碼照片的整理4.編目數(shù)碼照片檔案文件目錄和電子載體目錄。光盤目錄歸檔文件目錄56三、數(shù)碼照片的整理4.編目數(shù)碼照片檔案文件級(jí)目錄以每張數(shù)碼照片為單位編制,參照《照片檔案管理規(guī)范》和《浙江省省直單位檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式》等有關(guān)規(guī)定,著錄全宗號(hào)、電子載體編號(hào)、數(shù)碼照片號(hào)(由類目號(hào)和件號(hào)組成,可分別著錄)、年度、保管期限、照片題名、拍攝者、拍攝時(shí)間、組號(hào)、紙張照片參見(jiàn)號(hào)、備注等項(xiàng)目。57三、數(shù)碼照片的整理4.編目數(shù)碼照片檔案文件級(jí)目錄58三、數(shù)碼照片的整理4.編目數(shù)碼照片檔案電子載體目錄以每份電子脫機(jī)載體為單位編制,著錄全宗號(hào)、目錄號(hào)、光盤號(hào)、題名、起始年月、終止年月、照片張數(shù)、備注等項(xiàng)目。建立照片檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí),雙套制保存的照片檔案一般只著錄一次,以避免目錄信息的大量重復(fù)。流水號(hào)：001光盤代字：GP電子載體號(hào)GP00159三、數(shù)碼照片的整理4.編目數(shù)碼照片檔案電子載體目錄60三、數(shù)碼照片的整理4.編目編制光盤封面全宗號(hào)類別GP年度2007保管期限Y光盤號(hào)001套別A全宗單位浙江省檔案局題名2007年1月至5月永久照片照片數(shù)490形成時(shí)間200701-200705制作人李四審核人李四制作時(shí)間2008013161三、數(shù)碼照片的整理4.編目背景信息光盤類型CD-R文件類型責(zé)任者浙江省檔案局制作標(biāo)準(zhǔn)ISO9660操作系統(tǒng)Windowsxpsp3制作軟件nero6制作設(shè)備BENQ(明基)DW220P復(fù)制時(shí)間62對(duì)必要的數(shù)碼照片進(jìn)行沖洗對(duì)雙套制保存的沖印紙張照片,應(yīng)按《照片檔案整理規(guī)范》要求進(jìn)行整理,并相互注明參見(jiàn)號(hào)。參見(jiàn)號(hào)一般用檔號(hào)表示,其中數(shù)碼照片的檔號(hào)可表示為“全宗號(hào)-載體目錄號(hào)-載體編號(hào)-數(shù)碼照片號(hào)”。GP0012007-Y-0000263三、數(shù)碼照片的整理5.刻盤保存到脫機(jī)載體上(即物理歸檔)。一個(gè)歸檔年度的所有數(shù)碼照片應(yīng)保存在一份或多份脫機(jī)載體中,不同歸檔年度的數(shù)碼照