自考會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理總復(fù)習(xí)資料

第一章緒論會(huì)議的定義：會(huì)議是指三人以上的群體為了探討問(wèn)題,溝通信息,獲得知識(shí),統(tǒng)一思想等目的中的一個(gè)或者數(shù)個(gè)而在特定的時(shí)間聚集在特定的地點(diǎn),圍繞肯定的主題,依據(jù)肯定的規(guī)則所進(jìn)行的演講,發(fā)言,講解,探討,協(xié)商,溝通等行為從而集思廣益,達(dá)成肯定結(jié)論的活動(dòng)。會(huì)議的特征一個(gè)可以稱作為會(huì)議的活動(dòng)必需具備下列特征：有明確的目的有明確的主題和各種議題有肯定的結(jié)果人數(shù)不少于三人有主持人遵循肯定的規(guī)則是一種短暫性的行為會(huì)議的本質(zhì)屬性1，會(huì)議的信息性會(huì)議的最本質(zhì)的屬性就是信息傳遞,信息溝通與信息創(chuàng)建功能。2，會(huì)議的社會(huì)性會(huì)議是一種社會(huì)活動(dòng)會(huì)議的社會(huì)性正是電視會(huì)議,會(huì)議,網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等無(wú)法取代一般會(huì)議的根本緣由所在。3，會(huì)議的積聚性會(huì)議會(huì)帶來(lái)人流,信息流,物流和資金流的積聚。ICCA統(tǒng)計(jì)國(guó)際會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)固定性會(huì)議至少3個(gè)國(guó)家輪番實(shí)行與會(huì)人數(shù)至少50人UIA統(tǒng)計(jì)國(guó)際會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)與會(huì)人數(shù)至少300人。國(guó)外人士占與會(huì)人數(shù)40%以上。與會(huì)者來(lái)自至少5個(gè)國(guó)家會(huì)期至少3天中國(guó)國(guó)際會(huì)議推展社團(tuán)組織為國(guó)際會(huì)議確定的標(biāo)準(zhǔn)：參與會(huì)議的國(guó)家（含主辦國(guó)）至少在兩國(guó)以上與會(huì)人數(shù)需達(dá)50人以上外國(guó)與會(huì)人數(shù)需占與會(huì)人數(shù)20%以上以年會(huì),展覽或嘉獎(jiǎng)旅游形式均可。我國(guó)的國(guó)際會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)按我國(guó)有關(guān)文件的規(guī)定，國(guó)際會(huì)議是指來(lái)自3個(gè)或3個(gè)以上的國(guó)家和地區(qū)（不含港澳臺(tái)地區(qū)）的代表參與,以溝通為主要目的研討會(huì),報(bào)告會(huì),溝通會(huì),論壇以及國(guó)際組織的行政會(huì)議，而對(duì)參與會(huì)議的國(guó)外代表人數(shù)和時(shí)間長(zhǎng)短沒(méi)有具體的要求，這就可以認(rèn)為是我國(guó)衡量國(guó)際會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)。凡參與國(guó)家或地區(qū)數(shù)或來(lái)自國(guó)外的與會(huì)者人數(shù)占出席會(huì)議總?cè)藬?shù)的比例達(dá)不到國(guó)際會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)議均稱國(guó)內(nèi)會(huì)議。按會(huì)議的主辦者來(lái)劃分會(huì)議可分為：社團(tuán)會(huì)議企業(yè)會(huì)議政府會(huì)議教化會(huì)議會(huì)議的作用會(huì)議可以傳遞,溝通并創(chuàng)建信息會(huì)議所帶來(lái)和創(chuàng)建的信息（知識(shí),觀念,思想等）首先使會(huì)議目的地受益。會(huì)議經(jīng)所在城市或國(guó)家的會(huì)議產(chǎn)業(yè)帶來(lái)直接收益。會(huì)議中心或會(huì)議賓館和會(huì)議主辦者及直接為會(huì)議服務(wù)的PCO首先獲得直接收益。會(huì)議為所在城市或國(guó)家的旅游業(yè),商業(yè)服務(wù)業(yè)帶來(lái)間接收益。會(huì)議可能提升會(huì)議目的地的知名度。會(huì)議可以促進(jìn)會(huì)議目的地的建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。會(huì)議是社會(huì)民主的重要手段。會(huì)議可以扶植人們消退隔閡,促進(jìn)和平。會(huì)議可以促進(jìn)會(huì)議目的地社會(huì)文明程度的提高。第二章會(huì)議市場(chǎng)會(huì)議市場(chǎng)：所謂會(huì)議市場(chǎng)，是對(duì)會(huì)議服務(wù)企業(yè)而言的，指那些主辦會(huì)議的機(jī)構(gòu)和參與會(huì)議的人們所組成的消費(fèi)群體。依據(jù)會(huì)議的主辦者可以對(duì)會(huì)議市場(chǎng)進(jìn)行如下細(xì)分：社團(tuán)會(huì)議市場(chǎng)企業(yè)會(huì)議市場(chǎng)政府會(huì)議市場(chǎng)工會(huì)會(huì)議市場(chǎng)教化會(huì)議市場(chǎng)宗教會(huì)議市場(chǎng)社團(tuán)會(huì)議市場(chǎng)社團(tuán)是指具有共同愛(ài)好,愛(ài)好或目標(biāo)的人群所組成,為實(shí)現(xiàn)成員的共同目標(biāo),依據(jù)其章程開(kāi)展活動(dòng)的非營(yíng)利性社會(huì)團(tuán)體組織。世界上國(guó)際性的社團(tuán)數(shù)不勝數(shù)，僅列入U(xiǎn)IA出版物《國(guó)際組織年鑒》（yearbookofinternationalorganizations）的國(guó)際性的社團(tuán)就達(dá)4.9萬(wàn)個(gè)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，中國(guó)科協(xié)系統(tǒng)所屬的各個(gè)機(jī)構(gòu)每年組織的國(guó)內(nèi)會(huì)議就有上萬(wàn)個(gè)。對(duì)于各種社團(tuán)來(lái)說(shuō)，會(huì)議極其重要，因?yàn)闀?huì)議是其重要的收入來(lái)源。社團(tuán)會(huì)議的類型1，年會(huì)年會(huì)是幾乎每個(gè)社團(tuán)不可或缺的會(huì)議，它是社團(tuán)存在的象征，它是會(huì)員聚集的方式。典型的年會(huì)包括全體會(huì)員都可以參與的大會(huì)和一些小型會(huì)議。很多年會(huì)都會(huì)與相關(guān)的會(huì)議附設(shè)展覽一起實(shí)行。展位費(fèi)是年會(huì)收入的重要組成部分。2，地區(qū)年會(huì)一個(gè)全國(guó)性的社團(tuán)在各個(gè)地區(qū)的分會(huì)也會(huì)實(shí)行年會(huì)，只是規(guī)模較小，會(huì)期較短。3，理事會(huì)和委員會(huì)會(huì)議社團(tuán)理事會(huì)和委員會(huì)成員往往定期召開(kāi)會(huì)議，人數(shù)視社團(tuán)大小從10人至200人不等。這種會(huì)議不肯定在社團(tuán)總部所在城市召開(kāi)，常常在有吸引力的地方（如風(fēng)景旅游城市,度假勝地,歷史文化名城）實(shí)行，以激勵(lì)理事會(huì)成員參與。4，專業(yè)性會(huì)議和專題探討會(huì)這種會(huì)議往往須要一個(gè)大的會(huì)議室和若干個(gè)小會(huì)議室。5，專題（學(xué)術(shù)）研討會(huì)議，研修會(huì)6，培訓(xùn)課程其他會(huì)議社團(tuán)會(huì)議的特點(diǎn)會(huì)議舉辦頻率有規(guī)律大會(huì)籌備時(shí)間長(zhǎng)會(huì)員自愿參與與會(huì)者常常帶有陪伴人員會(huì)議節(jié)目?jī)?nèi)容和社會(huì)活動(dòng)很重要會(huì)議主辦者事先并不很清晰與會(huì)者的具體狀況會(huì)議地點(diǎn)常常變換會(huì)議人數(shù)確定得比較晚會(huì)議組織者通常不直接與會(huì)議供應(yīng)商接觸。社團(tuán)會(huì)議的平均會(huì)期社團(tuán)會(huì)議的平均會(huì)期最常見(jiàn)的是3天，其次是4天，再次是2天，第四是5天，平均會(huì)期1天和超過(guò)5天的就很少見(jiàn)了。不管對(duì)何種會(huì)議，會(huì)議室的數(shù)量,大小,質(zhì)量，食品服務(wù)質(zhì)量，可協(xié)商的餐飲與房間價(jià)格都是社團(tuán)會(huì)議策劃者在選擇會(huì)議中心或賓館時(shí)所考慮的最重要的三大因素。如何找到社團(tuán)及其會(huì)議國(guó)際性的社團(tuán)可以從UIA的出版物或網(wǎng)站中找尋，當(dāng)然也可以借助Yahoo,Google和百度等搜尋引擎找尋。UIA出版物《國(guó)際組織年鑒》（YEAROFINTERNATIONALORGANIZATIONS）是找尋國(guó)際性社團(tuán)的志向去處。中國(guó)全國(guó)性的社團(tuán),跨?。ㄗ灾螀^(qū),直轄市）社團(tuán)以及涉外（港澳臺(tái)）社團(tuán)可以從民政部的社團(tuán)登記處查找。地區(qū)性的社團(tuán)可以通過(guò)各地民政部門的社團(tuán)登記處找尋。也可以通過(guò)各類搜尋引擎搜尋。UIA的出版物《國(guó)際會(huì)議日歷》（InternationalCongressCalendar）是找尋國(guó)際會(huì)議尤其是社團(tuán)國(guó)際會(huì)議的重要途徑。企業(yè)會(huì)議的類型新產(chǎn)品推介會(huì)這是企業(yè)很重要的會(huì)議，它直接關(guān)系到企業(yè)生意的好壞。銷售會(huì)議企業(yè)召開(kāi)銷售會(huì)議的目的主要是總結(jié)銷售工作的閱歷教訓(xùn)，鼓舞銷售人員的士氣，或者為即將實(shí)行的新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)作打算。管理睬議培訓(xùn)課程培訓(xùn)會(huì)議的人數(shù)大多在35人左右，10-20人也較多，一般不超過(guò)50人，持續(xù)時(shí)間1-3天。專業(yè)/技術(shù)大會(huì)股東會(huì)議學(xué)術(shù)的研討會(huì)嘉獎(jiǎng)旅行嘉獎(jiǎng)會(huì)議對(duì)會(huì)議的地點(diǎn)有著特殊的要求。企業(yè)會(huì)議的特點(diǎn)會(huì)議實(shí)行頻率多無(wú)規(guī)律除了年度股東大會(huì),年度銷售會(huì)議和嘉獎(jiǎng)旅游會(huì)議的頻率較有規(guī)律（一般是一年一次）外，其他類型的企業(yè)會(huì)議基本沒(méi)有什么規(guī)律，主要依據(jù)企業(yè)須要而定。會(huì)議籌備時(shí)間較短有關(guān)員工心須參與會(huì)議會(huì)議人數(shù)確定早不須要通過(guò)促銷吸引人們參與沒(méi)有各種委員會(huì)會(huì)議組織者事先就了解與會(huì)者的具體狀況會(huì)議資金由企業(yè)全額支付。企業(yè)會(huì)議的會(huì)期較多的企業(yè)會(huì)議（如管理睬議,股東會(huì)議）1天就開(kāi)好了。少數(shù)企業(yè)會(huì)議（如嘉獎(jiǎng)旅游會(huì)議）可能持續(xù)5天甚至更多，但多數(shù)企業(yè)會(huì)議的會(huì)期是3天。企業(yè)會(huì)議策劃者在選擇會(huì)議中心或賓館時(shí)所考慮的最重要的三大因素是：食品服務(wù)質(zhì)量會(huì)議室的數(shù)量,大小,質(zhì)量可協(xié)商的餐飲與房間價(jià)格，與社團(tuán)會(huì)議策劃者基本相同，只是前兩個(gè)因素調(diào)換了次序。嘉獎(jiǎng)旅游會(huì)議策劃者在選擇會(huì)議中心或賓館時(shí)所考慮的最重要的三大因素是：休閑消遣設(shè)施當(dāng)?shù)貧夂蛴^光景點(diǎn)和文化資源等吸引物，與社團(tuán)會(huì)議策劃者和企業(yè)其他會(huì)議策劃者完全不同。如何找到到企業(yè)會(huì)議查黃頁(yè)號(hào)薄，然后一家一家企業(yè)打或上門推銷，這或許會(huì)找到一些企業(yè)會(huì)議，但效率太低。最好的方法是讓開(kāi)會(huì)的企業(yè)來(lái)找你?？梢栽诖笃髽I(yè)喜愛(ài)看的媒體或會(huì)展專業(yè)媒體上刊登廣告或作宣揚(yáng)。社團(tuán)會(huì)議市場(chǎng)與企業(yè)會(huì)議市場(chǎng)的比較社團(tuán)會(huì)議和企業(yè)會(huì)議是會(huì)議市場(chǎng)中最重要的兩市場(chǎng)。從會(huì)議數(shù)量來(lái)說(shuō)，企業(yè)會(huì)議所占的市場(chǎng)份額比社團(tuán)會(huì)議大得多，從會(huì)議總?cè)藬?shù)比較，參與企業(yè)會(huì)議的總?cè)藬?shù)也比參與社團(tuán)會(huì)議總?cè)藬?shù)要多得多。從會(huì)議的總花費(fèi)上來(lái)說(shuō)，社團(tuán)會(huì)議所占的市場(chǎng)份額要比企業(yè)會(huì)議大得多，前者是后者的一倍還要多，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的緣由通常是社團(tuán)會(huì)議的舉辦時(shí)間比較長(zhǎng)，會(huì)議期間支配的各種活動(dòng)也比較多。由此可見(jiàn)，對(duì)會(huì)展公司和會(huì)議賓館來(lái)說(shuō)，爭(zhēng)取到一個(gè)社團(tuán)會(huì)議比爭(zhēng)取到好幾個(gè)企業(yè)會(huì)議的收益都要大。教化/探討機(jī)構(gòu)會(huì)議市場(chǎng)通常各個(gè)國(guó)家的教化機(jī)構(gòu)和探討機(jī)構(gòu)是緊密相關(guān)的，因此不管是二者中的哪一方舉辦會(huì)議，往往都會(huì)有另一方的人參與。這個(gè)會(huì)議市場(chǎng)的消費(fèi)實(shí)力雖然不是很強(qiáng)，但其實(shí)行會(huì)議的時(shí)間卻很好，很多是在夏季，正是會(huì)議市場(chǎng)的淡季，正好可以補(bǔ)充會(huì)議客源。政府會(huì)議市場(chǎng)政府會(huì)議的類型：代表大會(huì)全體大會(huì)培訓(xùn)會(huì)議詢問(wèn)會(huì)政府會(huì)議的參與對(duì)象政府官員政治活動(dòng)家官方和半官方組織成員超國(guó)家組織（如聯(lián)合國(guó),世界衛(wèi)生組織等）政治黨派黨員工會(huì)組織專家,學(xué)者政府會(huì)議的特點(diǎn)會(huì)議籌備時(shí)間短會(huì)議籌備過(guò)程政治色調(diào)深厚（如會(huì)議地點(diǎn)的選擇,會(huì)議服務(wù)等）會(huì)議的目的往往是磋商問(wèn)題,作決策或傳達(dá),貫徹上級(jí)指示一般不須要社交節(jié)目公款支付會(huì)議的費(fèi)用會(huì)議特殊講究規(guī)格宗教會(huì)議市場(chǎng)宗教會(huì)議市場(chǎng)是一個(gè)很好的市場(chǎng)，因?yàn)樗话悴慌c社團(tuán)會(huì)議,企業(yè)會(huì)議或政府會(huì)議在時(shí)間上發(fā)生沖突，由于與會(huì)者大多是自費(fèi)參與，宗教團(tuán)體對(duì)價(jià)格很在意，會(huì)議策劃者往往選擇會(huì)議淡季或平季,每周中會(huì)議中心或賓館接待會(huì)議較少的日子（如周末）召開(kāi)會(huì)議。會(huì)議市場(chǎng)的統(tǒng)計(jì)分析國(guó)際社團(tuán)聯(lián)盟對(duì)進(jìn)入其國(guó)際大會(huì)日歷（INTERNATIONALCONGRESSCALENDAR）的與會(huì)者涉及180個(gè)國(guó)家的9400個(gè)會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析，得出很多有用的數(shù)據(jù)：統(tǒng)計(jì)顯示，超過(guò)63%的會(huì)議之人數(shù)在500人以下，這說(shuō)明那些比較小的會(huì)議目的地有很大的機(jī)會(huì)獲得舉辦的機(jī)會(huì)。會(huì)議的平均會(huì)期所統(tǒng)計(jì)會(huì)議的平均會(huì)期是3.8天。會(huì)議活動(dòng)的旺季是9月份,10月份,5月份和6月份，這4個(gè)月的會(huì)議活動(dòng)占了全年會(huì)議活動(dòng)總數(shù)的50%強(qiáng)。淡季是1月份,2月份和12月份。但12月份和1月份卻是中國(guó)企業(yè)會(huì)議的高峰期。人們舉辦會(huì)議的目的樹(shù)立,提高自己的學(xué)術(shù)地位促進(jìn)行業(yè)內(nèi)的信息溝通，跟上不斷前進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)保持正確的銷售目標(biāo)培育團(tuán)隊(duì)精神激勵(lì)和嘉獎(jiǎng)優(yōu)秀員工開(kāi)發(fā)人力資源，提高員工素養(yǎng)營(yíng)利貫徹精神與統(tǒng)一思想溝通,管理和決策10溝通思想，商討,解決問(wèn)題，尋求合作。11，公關(guān)關(guān)系須要12,傳播教義13，擴(kuò)大城市的知名度，樹(shù)立城市的形象不同類型的會(huì)議舉辦者具有不同的目的，有時(shí)，人們召開(kāi)會(huì)議的目的可能同時(shí)具有以上兩個(gè)或數(shù)個(gè)。人們參與會(huì)議的目的了解人們參與會(huì)議的目的，對(duì)于從事會(huì)議工作的人特別重要。因?yàn)闀?huì)議服務(wù)與管理工作的主要目標(biāo)就是扶植與會(huì)者實(shí)現(xiàn)參與會(huì)議的目的。正式目的：進(jìn)行信息溝通，啟迪才智,開(kāi)拓思路，滿足決策須要，謀求集體利益，接受接著教化。非正式目的：顯示身份,地位,名望，促進(jìn)事業(yè)發(fā)展，尋求職業(yè)機(jī)會(huì)，獲得同行承認(rèn)，與人交往,旅游。第三章會(huì)議產(chǎn)品要素會(huì)議產(chǎn)品就是指參與者從會(huì)議所得到的信息,服務(wù),物質(zhì)等方面的東西。它屬于服務(wù)性的產(chǎn)品，與一般的物質(zhì)性產(chǎn)品有很大的不同。會(huì)議主題與議題會(huì)議議題是圍繞會(huì)議主題而設(shè)立的一個(gè)擬探討的問(wèn)題，它是會(huì)議主題的具體化。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)會(huì)議只有一個(gè)主題，但議題可以有若干個(gè)。大型的會(huì)議還可以把議題分為主議題幾子議題。選好會(huì)議的主題是會(huì)議勝利的重要因素，因?yàn)闀?huì)議中全部節(jié)目,活動(dòng)都是緊緊圍繞會(huì)議主題支配的。擬好會(huì)議的議題也很重要，它可以扶植人們更好地探討問(wèn)題。會(huì)議演講人會(huì)議演講人是指在會(huì)議上演講,發(fā)言,做報(bào)告講話的人。演講人是會(huì)議的的最重要的賣點(diǎn)之一會(huì)議的舉辦者應(yīng)盡量邀請(qǐng)高級(jí)別的會(huì)議演講人到會(huì)。主也因?yàn)檫@個(gè)緣由，主要或重要的會(huì)議演講人參與會(huì)議的注冊(cè)費(fèi)應(yīng)當(dāng)免除，有些會(huì)議也將其參與會(huì)議的交通費(fèi),住宿費(fèi),餐飲費(fèi)等各種費(fèi)用都由會(huì)議主辦者支付。會(huì)議演講人的選擇會(huì)議演講人一般由會(huì)議主辦者選擇，大型會(huì)議由會(huì)議程序委員會(huì)選擇。選擇的途徑主要有：選擇相關(guān)行業(yè)和專業(yè)方面的專家,權(quán)威做會(huì)議演講人。從應(yīng)征論文中擇優(yōu)選定一些人作為會(huì)議演講人。會(huì)議演講人留意事項(xiàng)：講話時(shí)口與話筒保持30公分的距離不要說(shuō)得太快支配好發(fā)言的內(nèi)容，遵守會(huì)議規(guī)定的時(shí)間熟識(shí)投影儀等會(huì)議基本設(shè)施,設(shè)備提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)所，作好演講打算。會(huì)議通知假如是國(guó)際組織的大型國(guó)際會(huì)議，籌備時(shí)間長(zhǎng)達(dá)6-8年，一般可發(fā)4至5輪公告，目前我國(guó)多數(shù)會(huì)議僅發(fā)放兩輪通知，在電子商務(wù)廣泛運(yùn)用的一些專業(yè)，例如計(jì)算機(jī)和自動(dòng)化專業(yè)，僅僅只發(fā)一輪通知。為削減郵寄費(fèi)用，會(huì)議組織者常常利用上一屆會(huì)議的開(kāi)會(huì)時(shí)間，將會(huì)議的預(yù)通知帶到會(huì)上散發(fā)，即為會(huì)議第一輪通知。會(huì)議發(fā)出的第二輪通知為征文通知書。會(huì)議發(fā)出的第三輪通知一般為注冊(cè)通知書。籌備時(shí)間僅為兩年左右的中小型國(guó)際會(huì)議一般只發(fā)放兩輪通知，征文通知即為第一輪通知，注冊(cè)通知?jiǎng)t為第二輪通知。第一輪通知至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議的目的,主題與議題會(huì)議的日期會(huì)議的地點(diǎn)會(huì)議聯(lián)系途徑，如會(huì)議秘書處通訊地址,,,E-mail等假如會(huì)議只發(fā)兩輪通知，則，第一輪通知要包含征文公告。第二輪通知假如會(huì)議有三輪以上的通知，則，第二輪通知主要是關(guān)于論文征集的，所以也叫論文征集通知。論文征集通知書的主要內(nèi)容有：大會(huì)主席的邀請(qǐng)信會(huì)議組織機(jī)構(gòu)會(huì)議主題與議題征文要求會(huì)議初步日程初步旅游線路會(huì)議秘書處聯(lián)系方法重要日期論文摘要表反饋表第三輪通知注冊(cè)通知書的主要內(nèi)容有：邀請(qǐng)信組織機(jī)構(gòu)會(huì)議主題和學(xué)術(shù)題目一般信息，如舉辦城市的介紹,護(hù)照和簽證,保險(xiǎn),貨幣,交通會(huì)議專業(yè)活動(dòng)會(huì)議的核心內(nèi)容就是進(jìn)行溝通，因此會(huì)議專業(yè)活動(dòng)主要是圍圍著各種演講進(jìn)行的，演講主要包括三種形式，即大會(huì)演講,分組演講和張貼演講。另外，會(huì)議專業(yè)活動(dòng)還包括專業(yè)參觀。大會(huì)演講目前只有借舉辦國(guó)際社團(tuán)的國(guó)際會(huì)議時(shí)，才最有可能將這些學(xué)科帶頭人邀請(qǐng)到我國(guó)來(lái)。特邀的大會(huì)演講時(shí)間通常定為25分鐘，2分鐘的回答問(wèn)題時(shí)間。一小時(shí)可支配2個(gè)演講。主持人一般應(yīng)由該學(xué)科領(lǐng)域中最有威望的前輩學(xué)者擔(dān)當(dāng)，也要在最終日程上寫明每個(gè)大會(huì)演講的主持人的姓名,單位,職務(wù)。分組會(huì)演講分組演講會(huì)的報(bào)告時(shí)間一般為10-15分鐘，提問(wèn)5分鐘，一個(gè)小時(shí)支配3到4位報(bào)告人。與會(huì)者并不是始終固定在某一個(gè)會(huì)場(chǎng)。張貼演講張貼演講是指會(huì)議演講人把論文張貼在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)供與會(huì)者觀看的演講形式。確定張貼演講的原則主要是依據(jù)論文作者本人的要求。張貼演講的時(shí)間支配有兩種，一種是在張貼演講數(shù)量較少時(shí)，可從會(huì)議開(kāi)始到會(huì)議閉幕，整個(gè)會(huì)議期間始終張貼。另一種是在張貼演講比較多時(shí)，可支配幾個(gè)單元時(shí)間，報(bào)告作者只能在指定時(shí)間,指定地點(diǎn)去張貼自己的論文，到時(shí)要自行撤換。不管采納哪種形式，會(huì)議都要支配特地的時(shí)間，組織與會(huì)人員閱讀張貼演講，屆時(shí)論文作者要在自己的論文旁，與與會(huì)者溝通。專業(yè)參觀專業(yè)參觀的目標(biāo)場(chǎng)所應(yīng)在會(huì)議策劃時(shí)就選擇確定好。選擇時(shí)肯定要留意與會(huì)議的目標(biāo)和主題親密相關(guān)，并具有較強(qiáng)的代表性。會(huì)議場(chǎng)地與會(huì)議室會(huì)議場(chǎng)地包括：主會(huì)場(chǎng)與其他各種大小會(huì)議室休息處大廳注冊(cè)臺(tái)辦公室展覽場(chǎng)地存儲(chǔ)區(qū)會(huì)議室的布置會(huì)議室布置的基本模式：劇場(chǎng)（禮堂）形這種會(huì)議室布置形式就像劇場(chǎng)那樣，最前面是主席臺(tái)，主席臺(tái)有若干個(gè)座位。中空?qǐng)A（正方,多邊）形這種布置模式通常用于會(huì)議人數(shù)不是很多,規(guī)格較高,與會(huì)者身份都重要的探討會(huì)，尤其是國(guó)際性的探討會(huì)，體現(xiàn)出與會(huì)各方同等的身份與地位。其中圓形布置適用于不具有談判性質(zhì)的會(huì)議，正方形和多邊形適用于具有多邊會(huì)談或多邊談判性質(zhì)的會(huì)議。中空橢圓（長(zhǎng)方）形這種布置形式雖然主席臺(tái)與與會(huì)者桌子緊緊相連，但體現(xiàn)出主次之分，不像中空?qǐng)A（正方,多邊）形那樣體現(xiàn)出與會(huì)者或與會(huì)各方完全同等。董事會(huì)長(zhǎng)方（橢圓）桌形這種布置形式使與會(huì)者之間的距離比較近，可用于召開(kāi)董事會(huì),管理等類似形式的會(huì)議。U形與馬蹄形主席臺(tái)與與會(huì)者距離很近，感覺(jué)更隨意些。主席臺(tái)在U形或馬蹄形開(kāi)口處上方。同時(shí)配有投影屏幕，用于講解。疊層U形（馬蹄形）它可以比單層U形布置形式支配更多的與會(huì)者。7，E教室形與U形布置類似，但可以支配更多的與會(huì)者。T形與U形布置形式類似，當(dāng)與會(huì)者人數(shù)很少時(shí)可以實(shí)行這種形式。教室形10，宴會(huì)形這種布置形式很像實(shí)行宴會(huì)時(shí)的布置形式，很便利進(jìn)行分組探討，也顯得比較隨意，有利于調(diào)動(dòng)與會(huì)者參與的主動(dòng)性。這種布置形式多用于與酒會(huì),飲食結(jié)合在一起的會(huì)議。11，混合形當(dāng)上述十種布置形式不能滿足會(huì)議需求時(shí)，可以采納把不同的布置形式混合在一起的方式來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。目前，計(jì)算機(jī)投影儀已成為了會(huì)議運(yùn)用的主要設(shè)備。會(huì)務(wù)會(huì)議印刷品包括：會(huì)議內(nèi)容摘要會(huì)議資料匯編最終程序手冊(cè)和程序指南其他會(huì)議印刷品制作和運(yùn)用會(huì)議名卡時(shí)留意事項(xiàng)名卡上的字要足夠大，使會(huì)議平安人員或其他工作人員從很遠(yuǎn)處就可以看清晰。名卡應(yīng)選用統(tǒng)一印刷的紙片，厚度應(yīng)以能在鐳射打印機(jī)上打印為準(zhǔn)。不同類型的人員的名卡最好不用不同的顏色區(qū)分。辦理住宿預(yù)訂會(huì)議注冊(cè)費(fèi)中一般不包含住宿費(fèi)，與會(huì)者住宿需另外付費(fèi)。與會(huì)者住房表大型會(huì)議，需打算兩種與會(huì)者住房表。一種是把全部與會(huì)者的名單按肯定的依次（如字母A,B…Z依次）排列，在名字后面寫上房間號(hào)。另一種是按房間號(hào)碼依次（101,102……201）排列的住房表，在每個(gè)房間后面寫上與會(huì)者的姓名。目前由于通訊手段的改善，也由于人們留意了個(gè)人的隱私，大多數(shù)會(huì)議不公布與會(huì)者提住房表?？傎~戶和個(gè)人賬戶會(huì)議組織者在住宿的賓館可以開(kāi)設(shè)兩種賬戶，一種是總賬戶，一種是個(gè)人賬戶。餐飲活動(dòng)餐飲種類早餐茶歇/咖歇會(huì)議午餐款待宴會(huì),酒會(huì)服務(wù)式晚餐自助式晚餐主題宴會(huì)會(huì)議餐飲活動(dòng)支配須知餐飲活動(dòng)與會(huì)議預(yù)算的關(guān)系一般狀況下，餐飲活動(dòng)總是在預(yù)算的嚴(yán)格限制下進(jìn)行的，不能超出預(yù)算。明確負(fù)責(zé)餐飲的人員餐飲活動(dòng)既然在整個(gè)會(huì)議中具有重要的作用，會(huì)議組織方和會(huì)議餐飲服務(wù)方都應(yīng)當(dāng)指定特地人員負(fù)責(zé)。餐飲活動(dòng)預(yù)訂事項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：日期時(shí)間場(chǎng)地形式價(jià)格菜單菜單設(shè)計(jì)留意事項(xiàng)男女有別飲食禁忌飲食養(yǎng)分與健康酒水，預(yù)訂酒水首先要確定酒水的種類，第二是酒水的付款方式。付款方式通常采納兩種，一種是按實(shí)際消費(fèi)付費(fèi)，另一種是按餐飲活動(dòng)價(jià)格的比例付費(fèi)，酒水費(fèi)用占整個(gè)餐費(fèi)的1/3是常用的比例。預(yù)訂人數(shù)主桌音響設(shè)備付款方式簽字負(fù)責(zé)人，餐飲預(yù)訂單要經(jīng)過(guò)雙方負(fù)責(zé)人的簽字，并對(duì)雙方都具有約束力。社會(huì)活動(dòng)會(huì)議的社會(huì)活動(dòng)包括：會(huì)議開(kāi)幕式歡迎款待會(huì)歡迎款待會(huì)的食品以涼菜為甜品為主，因此有時(shí)也稱為冷餐款待會(huì)。茶歇/咖歇雞尾酒會(huì)體育,休閑活動(dòng)參觀,巡游活動(dòng)歡送/閉幕宴會(huì)會(huì)議附設(shè)展覽支配會(huì)議附設(shè)展覽的作用對(duì)會(huì)議主辦者的好處增加會(huì)議收入可以增加預(yù)先籌款增加會(huì)議產(chǎn)品的價(jià)值有助于會(huì)議產(chǎn)品的促銷，增加參會(huì)人數(shù)對(duì)與會(huì)者的好處市場(chǎng)導(dǎo)向，直接接觸目標(biāo)市場(chǎng)可以在短時(shí)間內(nèi)與潛在的顧客進(jìn)行信息溝通獲得向潛在的顧客進(jìn)行產(chǎn)品展示的機(jī)會(huì)，從而獲得商機(jī)可以通過(guò)得到的會(huì)爭(zhēng)論文了解本專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)世界上最新技術(shù)和將來(lái)發(fā)展動(dòng)向參展商還可以了解到同領(lǐng)域競(jìng)爭(zhēng)者的產(chǎn)品性能和銷售方式，以便及時(shí)調(diào)整自己企業(yè)的生產(chǎn)和銷售策略。會(huì)展附設(shè)展覽會(huì)與商業(yè)性展覽會(huì)的不同觀眾面不同組織觀眾所花工夫不同展覽主辦者收入來(lái)源不同商業(yè)性展覽會(huì)主辦者的展覽收入有來(lái)自參展商的展位費(fèi)和向參觀者收取門票費(fèi)。會(huì)議附設(shè)展覽主辦者的展覽收入只有來(lái)自參展商的展位費(fèi)，觀眾參觀通常是免費(fèi)的，主辦者沒(méi)有門票收入。支配會(huì)議附設(shè)展覽項(xiàng)目留意點(diǎn)會(huì)議附設(shè)展覽主題要與會(huì)議主題保持一樣，與會(huì)議的主題親密相關(guān)，并符合會(huì)議的總目標(biāo)。最好交由PEO(PROFESSIONALEXHIBITIONORGANIZATION,專業(yè)展覽組織者)支配操作。第四章會(huì)議供應(yīng)機(jī)構(gòu)專業(yè)會(huì)議組織者定義:專業(yè)會(huì)議組織者英文全稱是ProfessionalConferenceOrganization，縮寫為PCO，是指通過(guò)客戶組織,經(jīng)辦會(huì)議而攻取收入的專業(yè)的會(huì)議組織機(jī)構(gòu)。PCO的工作PCO應(yīng)能為會(huì)議供應(yīng)全方位的服務(wù)。這樣的好處是會(huì)議主辦者可將會(huì)議只托付給PCO一家來(lái)完成，既可簡(jiǎn)化了機(jī)構(gòu)之間的相互關(guān)系，也極大地便利了參與會(huì)議的代表。概括起來(lái)，PCO在扶植社團(tuán)組織,企業(yè)等機(jī)構(gòu)支配,組織會(huì)議時(shí)，主要做以下工作：會(huì)議的促銷宣揚(yáng),新聞報(bào)道工作各種印刷品的制作支配會(huì)議地點(diǎn)和會(huì)議地所的選擇會(huì)議住宿（賓館）的支配會(huì)議餐飲的支配會(huì)議預(yù)先注冊(cè)和現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)工作會(huì)議財(cái)務(wù)管理工作，包括會(huì)議預(yù)算,會(huì)議資金籌措,會(huì)議成本限制,會(huì)議現(xiàn)金管理等。會(huì)議臨時(shí)員工的聘請(qǐng)和培訓(xùn),管理工作會(huì)議翻譯（口譯和筆譯）人員的支配10，會(huì)議技術(shù)設(shè)備和人員的支配11會(huì)議社會(huì)活動(dòng),學(xué)術(shù)訪問(wèn)活動(dòng)的支配12，會(huì)議旅行,巡游等活動(dòng)的支配13，會(huì)議附設(shè)展覽活動(dòng)的支配14，扶植會(huì)議主辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行國(guó)際會(huì)議的審批和申辦。15，按我國(guó)外事規(guī)定幫助參與國(guó)際會(huì)議的國(guó)外代表辦理入境簽證事宜。16，協(xié)調(diào),處理與當(dāng)?shù)卣畽C(jī)構(gòu)包括公安,消防和海關(guān)等部門的關(guān)系。PCO的收費(fèi)方式：包價(jià)式基本費(fèi)+參會(huì)者人頭費(fèi)參會(huì)者人頭費(fèi)按小時(shí)收費(fèi)PCO除了依據(jù)上述四種方式中的某一種收取會(huì)議費(fèi)用外，還可以從有關(guān)會(huì)議供應(yīng)機(jī)構(gòu)那里獲得肯定的傭金作為正常收入的補(bǔ)充。會(huì)議中心會(huì)議中心是一個(gè)特地為會(huì)議客戶供應(yīng)會(huì)議場(chǎng)地,會(huì)議設(shè)施,設(shè)備和會(huì)議服務(wù)而獲得收入的企業(yè)?；緯?huì)議地場(chǎng)地,設(shè)施和服務(wù)一個(gè)會(huì)議中心必需具備下列基本的會(huì)議場(chǎng)地,設(shè)施和服務(wù)：具有固定座位和技術(shù)設(shè)備的劇場(chǎng),禮堂式大會(huì)會(huì)議廳。有各種大小的隔音性強(qiáng)的中小型會(huì)議室會(huì)議廳,室具有照明,空調(diào)等基礎(chǔ)設(shè)施,設(shè)備會(huì)議廳,主要會(huì)議室擁有話筒,音響,放映設(shè)備,投影銀幕等必需的會(huì)議技術(shù)設(shè)備。假如是國(guó)際會(huì)議中心，還須擁有同聲翻譯設(shè)備。擁有大堂和其他公共區(qū)域。具有適當(dāng)?shù)牟惋媹?chǎng)地,設(shè)施設(shè)備和服務(wù)實(shí)力。有可供會(huì)議組織者辦公運(yùn)用的辦公室有可以供應(yīng)水,電,互聯(lián)網(wǎng)接口的展廳在存放展品的貯存室10有展品裝卸場(chǎng)地和設(shè)備11，有貴賓休息室12，有足夠的停車場(chǎng)其他方面的要求會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議中心還有其他方面的要求：良好的可進(jìn)出性有效的導(dǎo)向系統(tǒng)訓(xùn)練有素的專業(yè)會(huì)議服務(wù)與管理人員四周和旁邊有足夠的住宿和餐飲場(chǎng)所配套服務(wù)設(shè)施齊全配有符合標(biāo)準(zhǔn)的平安,消防設(shè)施,設(shè)備，會(huì)議其間有足夠的平安保衛(wèi)人員。會(huì)議管理結(jié)構(gòu)會(huì)議組織者最盼望賓館有一個(gè)人能幫他協(xié)調(diào)賓館的各個(gè)部門，為會(huì)議供應(yīng)及時(shí)的服務(wù)，這個(gè)人我們稱之為會(huì)議經(jīng)理。這須要會(huì)議賓館在接待會(huì)議期間要臨時(shí)改變管理結(jié)構(gòu)，把平常垂直管理結(jié)構(gòu)變?yōu)榭缭讲块T界限,全力協(xié)作共同為會(huì)議供應(yīng)高效服務(wù)的管理結(jié)構(gòu)。供應(yīng)會(huì)議客戶須要的信息會(huì)議組織者在選擇會(huì)議賓館時(shí)須要了解下列狀況：每個(gè)會(huì)議室的面積每個(gè)展覽場(chǎng)地的平面圖會(huì)議室的布置形式和相應(yīng)可以支配的與會(huì)人數(shù)可以運(yùn)用的技術(shù)設(shè)施,設(shè)備全部會(huì)議場(chǎng)所,設(shè)施,設(shè)備和服務(wù)的價(jià)目表專業(yè)會(huì)議服務(wù)員工數(shù)量及其服務(wù)經(jīng)驗(yàn)旅行社會(huì)議組織者一般都要支配與會(huì)者到會(huì)議舉辦地或其旁邊參觀,巡游風(fēng)景名勝，這個(gè)活動(dòng)往往是找尋合適的旅行社來(lái)合作支配。會(huì)議組織者和旅行社談好會(huì)議旅游活動(dòng)的內(nèi)容以后，肯定要簽訂合作協(xié)約，明確雙方的責(zé)任,義務(wù)與權(quán)利，對(duì)雙方也是一種約束，以免出現(xiàn)變故影響會(huì)議旅游活動(dòng)的正常進(jìn)行。交通運(yùn)輸商大型的會(huì)議，尤其是大型的國(guó)際會(huì)議，往往要選擇交通運(yùn)輸商作為會(huì)議的指定交通運(yùn)輸商。這種做法對(duì)會(huì)議組織者和指定交通運(yùn)輸商雙方都是可以帶來(lái)收益的，雙方可以通過(guò)談判,合作達(dá)到雙贏的結(jié)果。對(duì)指定交通運(yùn)輸商的好處會(huì)議給其帶來(lái)大量的客源，提高其交通工具的利率。其名字被放入會(huì)議的各種宣揚(yáng)促銷資料中，會(huì)議組織者幫其作了免費(fèi)廣告，提高其知名度，樹(shù)立其在社會(huì)公眾中的良好形象運(yùn)用其交通工具的會(huì)議參與者都可以列入其客戶檔案，成為其將來(lái)促銷對(duì)象。對(duì)會(huì)議組織者的好處可以從指定交通運(yùn)輸商那里獲得肯定數(shù)量的免費(fèi)或折扣交通工具運(yùn)用權(quán)。可以通過(guò)指定交通運(yùn)輸商的銷售網(wǎng)絡(luò)或交通工具作促銷宣揚(yáng)。翻譯公司國(guó)際會(huì)議所須要的翻譯人員有兩類四種：第一類是書面翻譯人員。第二類是口頭翻譯人員?？陬^翻譯人員分三種，分別是段落性口頭翻譯人員，公共同聲傳譯人員和一對(duì)一同聲傳譯人員。一般來(lái)說(shuō)書面翻譯人員最簡(jiǎn)單找，一對(duì)一同聲翻譯人員和段落性口譯人員也不難找，公共同聲傳譯人員魏難找。兼職翻譯人員的來(lái)源主要有以下幾個(gè)：高校中外語(yǔ)專業(yè)老師?？梢詣偃沃黝}比較大眾化的國(guó)際會(huì)議翻譯工作，會(huì)議主題比較專業(yè)時(shí)也會(huì)感到力不從心。高校其他專業(yè)中精通外語(yǔ)的老師。幾個(gè)專業(yè)都有自己的專業(yè)詞匯和術(shù)語(yǔ)，專業(yè)外的人很難翻譯精確?？蒲袡C(jī)構(gòu)中精通外語(yǔ)的科研人員和企事業(yè)單位中精通外語(yǔ)的專業(yè)人員。科研機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位中不乏既精通專業(yè)又精通外語(yǔ)的人才。會(huì)議局1895年成立的底特律會(huì)議局（CB,CONVENTIONBUREAU）是美國(guó)第一個(gè)會(huì)議局，也是世界上第一個(gè)會(huì)議局。目前我國(guó)還沒(méi)有一個(gè)明確的會(huì)議開(kāi)發(fā)管理機(jī)構(gòu)。會(huì)議局是一個(gè)非營(yíng)利性的組織機(jī)構(gòu)。會(huì)議局可以是一個(gè)政府機(jī)構(gòu)，也可以是一個(gè)非官方機(jī)構(gòu)或半官方機(jī)構(gòu)。會(huì)議局的特點(diǎn)：非營(yíng)利性中立性以會(huì)議客戶為中心會(huì)議局的工作對(duì)所在城市或國(guó)家的會(huì)議業(yè)進(jìn)行行業(yè)管理代表所在城市或國(guó)家政府參與相關(guān)的國(guó)際會(huì)議組織，加強(qiáng)與各國(guó)會(huì)議組織機(jī)構(gòu)如國(guó)際大會(huì)協(xié)會(huì)的聯(lián)系。規(guī)劃,投資和管理所在城市或國(guó)家的會(huì)議基礎(chǔ)設(shè)施，塑造會(huì)議目的地良好的整體環(huán)境。制作所在城市或國(guó)家會(huì)議業(yè)的整體促銷宣揚(yáng)資料，為所在城市或國(guó)家的會(huì)議業(yè)進(jìn)行整體宣揚(yáng)促銷，展示會(huì)議目的地的美妙形象。支持所在城市或國(guó)家的會(huì)議企業(yè)或會(huì)議主辦者針對(duì)潛在的會(huì)議參與者的宣揚(yáng)促銷活動(dòng)。為所在城市或國(guó)家爭(zhēng)取會(huì)議在那里實(shí)行。把爭(zhēng)取到會(huì)議客戶介紹給所在城市或國(guó)家的PCO,會(huì)議中心或其他會(huì)議供應(yīng)商。為外地,國(guó)會(huì)議客戶或PCO供應(yīng)會(huì)議方面的音詢問(wèn)，供應(yīng)所在城市或國(guó)家政府有關(guān)規(guī)定和流程。扶植外地,國(guó)會(huì)議客戶或PCO預(yù)選所在城市或國(guó)家的會(huì)議場(chǎng)所和會(huì)議供應(yīng)商。10，邀請(qǐng),組織,扶植外地,國(guó)會(huì)議客戶或PCO到所在城市或國(guó)家進(jìn)行會(huì)議地點(diǎn)考察，使其了解當(dāng)?shù)嘏e辦會(huì)議的各種狀況。11，支持所在城市或國(guó)家有關(guān)部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行會(huì)議的申辦工作。政府政府應(yīng)當(dāng)從財(cái)政,政策,規(guī)定,效率等多方面為會(huì)議業(yè)的發(fā)展供應(yīng)有力的支持。政府對(duì)會(huì)議企業(yè)進(jìn)行財(cái)政支持的方法：在稅收上賜予會(huì)議企業(yè)以優(yōu)惠給在本城市,國(guó)家召開(kāi)的會(huì)議本身以補(bǔ)助。給帶來(lái)會(huì)議的機(jī)構(gòu)或個(gè)人表彰和嘉獎(jiǎng)第五章會(huì)議的申辦活動(dòng)申辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的審批在我國(guó)舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議和在其他國(guó)家舉辦國(guó)際會(huì)議有很大的不同，其中最大的區(qū)分是對(duì)舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的審批。在我舉辦任何規(guī)模的國(guó)際社團(tuán)會(huì)議都屬于外事活動(dòng)，必需經(jīng)有關(guān)政府主管部門批準(zhǔn)方可進(jìn)行申辦和籌備活動(dòng)。我國(guó)審批國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的基本要求與程序舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議必需辦理報(bào)批手續(xù)舉辦國(guó)際性社團(tuán)組織會(huì)議的機(jī)構(gòu)必需具備肯定的資質(zhì)。申請(qǐng)舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的程序。舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的申請(qǐng)不得通過(guò)多重渠道上報(bào)。國(guó)際社團(tuán)會(huì)議審批的權(quán)限中小型國(guó)際社團(tuán)會(huì)議，可由各省,自治區(qū),直轄市黨委和人民政府，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部委審批。省,部級(jí)以下部門無(wú)權(quán)批準(zhǔn)舉辦國(guó)際會(huì)議。國(guó)際社團(tuán)會(huì)議審批的時(shí)限由省,部級(jí)審批的國(guó)際會(huì)議，一般應(yīng)提前8至12個(gè)月申請(qǐng)審批。需上報(bào)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的國(guó)際會(huì)議，應(yīng)提前12個(gè)月提出申請(qǐng)報(bào)批。需國(guó)家財(cái)政經(jīng)費(fèi)支持，申請(qǐng)報(bào)告應(yīng)在會(huì)議舉辦前一年的3月份以前提出，以便納入年度支配和預(yù)算。國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的報(bào)批程序一，報(bào)批前的打算工作向有關(guān)政府主管部門辦理睬議的報(bào)批手續(xù)前，要先明確下列打算工作是否完成或條件是否具備：會(huì)議的申辦者與承辦者會(huì)議的申辦者通常應(yīng)是會(huì)議的主辦單位，它應(yīng)當(dāng)具備前述舉辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的資質(zhì)。會(huì)議可以同時(shí)由幾個(gè)單位聯(lián)合申辦，但應(yīng)由一個(gè)單位提交報(bào)告，明確其他各個(gè)單位所擔(dān)當(dāng)?shù)牧x務(wù)和享受的權(quán)利，并應(yīng)有書面的材料備案。會(huì)議承辦單位是指接受主辦單位的托付，負(fù)責(zé)國(guó)際會(huì)議某方面具體工作的單位，承辦單位可為一個(gè)或多個(gè)。國(guó)際上會(huì)議承辦單位通常是PCO。我國(guó)的專業(yè)水平我國(guó)的綜合國(guó)力會(huì)議經(jīng)費(fèi)平衡國(guó)際社團(tuán)要求會(huì)議的承辦國(guó)能夠做到收支平衡。通常國(guó)際社團(tuán)不會(huì)為會(huì)議供應(yīng)任何形式的經(jīng)費(fèi)，有些國(guó)際社團(tuán)甚至還要求承辦國(guó)在會(huì)議結(jié)束后上繳一部分會(huì)議的收入。舉辦城市選擇的城市要能滿足會(huì)議的各種要求，特殊是應(yīng)有條件優(yōu)良的會(huì)議場(chǎng)所和配套賓館。舉辦時(shí)間和會(huì)期國(guó)際社團(tuán)系列性國(guó)際會(huì)議的時(shí)間一般都固定在每年的5-10月。我國(guó)舉辦國(guó)際會(huì)議要留意避開(kāi)“五一”“十一”兩個(gè)旅游高峰和黨代表大會(huì)。會(huì)議的會(huì)期視會(huì)議的規(guī)模大小而定，一般在4至6天，最好不要超過(guò)6天。二，探討國(guó)際社團(tuán)的有關(guān)文件通常有兩個(gè)文件是最主要的，一是該國(guó)際社團(tuán)的章程，二是舉辦該社團(tuán)會(huì)議時(shí)對(duì)東道國(guó)的要求。三，辦理報(bào)批手續(xù)國(guó)際社團(tuán)會(huì)議申辦的打算建立申辦機(jī)構(gòu)會(huì)議的申辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)掛靠主辦單位。申辦機(jī)構(gòu)通常包括組織委員會(huì),程序委員會(huì)和秘書處，還有PCO.2,制定申辦支配3，編制申辦預(yù)算以下是申辦會(huì)議的主要支出部分：申辦文件制作費(fèi)用出國(guó)費(fèi)用活動(dòng)費(fèi)用接待費(fèi)用其他費(fèi)用，如人工費(fèi)用，辦公費(fèi)用和其他一些材料的費(fèi)用?；I措申辦經(jīng)費(fèi)申辦資金屬于風(fēng)險(xiǎn)投資。通常認(rèn)為會(huì)議產(chǎn)業(yè)是一個(gè)投資回報(bào)率很高的產(chǎn)業(yè)，但高利潤(rùn)總是伴隨著高風(fēng)險(xiǎn)。假如申辦活動(dòng)失敗，前期的投資將可能血本無(wú)歸。因此申辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的先期投資就完全屬于風(fēng)險(xiǎn)投資，由于投資的高風(fēng)險(xiǎn)性，致使籌集申辦會(huì)議的資金并不是很簡(jiǎn)單。另外由于大型國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的舉辦規(guī)律所致，申辦的會(huì)議都要等到幾年之后才能舉辦，也就是說(shuō)幾年之后才有可能收回投資。因此籌集申辦資金遠(yuǎn)比會(huì)議申辦勝利后籌集會(huì)議的籌備資金要困難得多。申辦活動(dòng)要有足夠的經(jīng)費(fèi)申辦經(jīng)費(fèi)的主要渠道，主要有下面幾種：A,行政事業(yè)費(fèi)。目前我國(guó)很多機(jī)構(gòu)申辦國(guó)際會(huì)議的費(fèi)用主要來(lái)自事業(yè)費(fèi)。隨著我國(guó)改革的不斷深化，事業(yè)單位的轉(zhuǎn)軌改制，事業(yè)經(jīng)費(fèi)的削減，將會(huì)影響我國(guó)國(guó)際會(huì)議的申辦活動(dòng)。B,PCO。會(huì)議組織者常常在申辦階段就尋求和PCO的合作，要求他們供應(yīng)一部分申辦資金，承諾會(huì)議申辦勝利，該P(yáng)CO為唯一的會(huì)議承辦單位。PCO會(huì)依據(jù)閱歷來(lái)推斷會(huì)議申辦勝利的可能性，確定是否供應(yīng)這筆風(fēng)險(xiǎn)投資。C,旅游機(jī)構(gòu)國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的申辦報(bào)告申辦報(bào)告的主要內(nèi)容：邀請(qǐng)信學(xué)術(shù)內(nèi)容中國(guó)的介紹主辦城市的介紹大會(huì)會(huì)址的具體介紹賓館的介紹旅游景點(diǎn),參觀,購(gòu)物點(diǎn)的介紹交通和通訊初步預(yù)算除國(guó)際社團(tuán)有特殊的要求，會(huì)議預(yù)算中的貨幣一般都選擇美元。預(yù)算仍由三部分組成：A,會(huì)議的收入。會(huì)議的收入還應(yīng)包括會(huì)議附設(shè)展覽會(huì)的收入,企業(yè)贊助和廣告收入三部分。B,會(huì)議支出C,預(yù)算結(jié)果10，組織機(jī)構(gòu)申辦報(bào)告的制作和提交申辦報(bào)告的制作參考國(guó)際社團(tuán)組織的修改意見(jiàn)再定稿進(jìn)行彩色印刷。申辦報(bào)告的提交確定一個(gè)國(guó)際社團(tuán)會(huì)議在哪個(gè)國(guó)家舉辦通常采納兩種表決方式：第一種是僅由國(guó)際社團(tuán)的理事會(huì)表決。另一種方式是先由理事會(huì)會(huì)初選，然后再由全體代表大會(huì)表決。國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)申辦現(xiàn)場(chǎng)申辦人員的組成通常國(guó)際社團(tuán)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)申辦人員的人數(shù)有肯定的規(guī)定。申辦人員應(yīng)包括專業(yè)人員,會(huì)議管理機(jī)構(gòu)的成員,會(huì)議中心和賓館的銷售人員以及航空公司的代表。現(xiàn)場(chǎng)申辦人員的條件來(lái)自各個(gè)機(jī)構(gòu)的申辦人員都應(yīng)當(dāng)特別熟識(shí)本行業(yè)的工作，特殊是對(duì)于理事會(huì)關(guān)切的一些細(xì)微環(huán)節(jié)問(wèn)題也都了如指掌。申辦人員應(yīng)當(dāng)具有較高的英文水平，特殊強(qiáng)調(diào)的是應(yīng)有嫻熟的聽(tīng)說(shuō)實(shí)力。申辦人員最好參與過(guò)類似的申辦活動(dòng)或者在國(guó)內(nèi)經(jīng)常常有機(jī)會(huì)參與外事活動(dòng)?，F(xiàn)場(chǎng)申辦人員的出國(guó)經(jīng)費(fèi)現(xiàn)場(chǎng)申辦人員的出國(guó)經(jīng)費(fèi)通常由各個(gè)機(jī)構(gòu)自己來(lái)?yè)?dān)當(dāng)?，F(xiàn)場(chǎng)申辦活動(dòng)一，公關(guān)活動(dòng)探望宴請(qǐng)私下交談二，參與理事會(huì)通常國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的主辦權(quán)都是通過(guò)國(guó)際社團(tuán)理事會(huì)的表決來(lái)確定的。理事會(huì)的日程比較簡(jiǎn)單，首先由幾個(gè)申辦國(guó)的代表向理事會(huì)成員作陳述報(bào)告。不同的國(guó)際社團(tuán)采納不同的方式，有的采納的是全部申辦國(guó)都在申辦現(xiàn)場(chǎng)，大家面對(duì)面地作陳述報(bào)告。有的采納其他申辦國(guó)都不在理事會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，只有作陳述報(bào)告的那個(gè)申辦國(guó)在場(chǎng)這種背靠背的方式，不管采納哪種方式，陳述報(bào)告作得是否勝利都是特別關(guān)鍵的。陳述報(bào)告大多數(shù)國(guó)際社團(tuán)規(guī)定每個(gè)申辦國(guó)只允許一位代表上臺(tái)作陳述報(bào)告?；卮饐?wèn)題在申辦報(bào)告結(jié)束之后，通常要支配5-10分鐘的時(shí)間，由申辦國(guó)的代表回答理事會(huì)成員提出的各種問(wèn)題。表決表決的方式或是無(wú)記名投票，或是舉手表決。企業(yè)會(huì)議的競(jìng)辦舉辦企業(yè)會(huì)議的程序舉辦企業(yè)會(huì)議可以分為五個(gè)階段：即立項(xiàng),調(diào)研,策劃,實(shí)施和評(píng)估階段。企業(yè)會(huì)議的競(jìng)辦過(guò)程招標(biāo)投標(biāo)開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)定標(biāo)中標(biāo)第六章會(huì)議籌備管理會(huì)議初期籌備會(huì)議組織機(jī)構(gòu)的建立在我國(guó)舉辦重大會(huì)議時(shí)，由于涉及面廣，有時(shí)還需中央和地方各部門出面協(xié)調(diào)和調(diào)動(dòng)各方面的人力,物力和財(cái)力，有必要由主辦單位牽頭協(xié)商有關(guān)單位和上級(jí)主管部門，成立會(huì)議的對(duì)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)小組。一般性的會(huì)議不用設(shè)立對(duì)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)小組。國(guó)際組織的國(guó)際會(huì)議通常按自己的慣例設(shè)置各種會(huì)議機(jī)構(gòu)。常見(jiàn)的有國(guó)際指導(dǎo)委員會(huì),國(guó)際詢問(wèn)委員會(huì),國(guó)際組織委員會(huì)等，通常這些組織都是榮譽(yù)性的，不負(fù)責(zé)具體的會(huì)議籌備工作。組織委員會(huì)和程序委員會(huì)則是大多數(shù)會(huì)議都應(yīng)設(shè)有的機(jī)構(gòu)。而真正負(fù)責(zé)會(huì)議日?；I備工作的是會(huì)議秘書處。秘書處下可設(shè)立很多不同的工作小組。制定會(huì)議工作支配會(huì)議的階段劃分不同的會(huì)議組織對(duì)各個(gè)階段的叫法也不統(tǒng)一，習(xí)慣上把它分為初期籌備階段,征集論文階段,代表注冊(cè)階段,會(huì)議實(shí)行階段和會(huì)議善后階段等五個(gè)階段。論文征集階段的主要工作（案例題）從市場(chǎng)推廣的角度來(lái)看，征集論文的活動(dòng)實(shí)質(zhì)是會(huì)議的銷售活動(dòng)，它確定了將來(lái)會(huì)議的數(shù)量和質(zhì)量。將來(lái)此次會(huì)議學(xué)術(shù)水平的凹凸和會(huì)議規(guī)模的大小，很大程度上取決于論文的征集工作是否勝利。這個(gè)階段經(jīng)驗(yàn)的時(shí)間最長(zhǎng)，大型會(huì)議一般須要1-2年，中小型會(huì)議一般須要半年左右，全部工作主要就是圍繞征集會(huì)爭(zhēng)論文綻開(kāi)的。代表預(yù)先注冊(cè)階段的主要工作是圍繞編輯和制作會(huì)議注冊(cè)通知書進(jìn)行的。會(huì)議實(shí)行期間的組織工作會(huì)議實(shí)行期間的組織工作主要是組織實(shí)施會(huì)議的各項(xiàng)專業(yè)和社會(huì)活動(dòng)。會(huì)議結(jié)束后的后續(xù)工作會(huì)議的后續(xù)工作可以從會(huì)議的閉幕式結(jié)束后開(kāi)始，始終到會(huì)議的全部工作結(jié)束為止，這個(gè)階段有時(shí)可持續(xù)到會(huì)議結(jié)束后的幾個(gè)月的時(shí)間。開(kāi)始征集論文的時(shí)間大型會(huì)議一般應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)的前20個(gè)月左右開(kāi)始啟動(dòng)，中小型會(huì)議一般應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前的1到半年左右開(kāi)始啟動(dòng)。論文投稿的截止時(shí)間大型會(huì)議通常是將這個(gè)時(shí)間定在舉辦會(huì)議的前一年。假如是上半年舉辦的會(huì)議，投稿截止時(shí)間可定在前一年的10月份。若是在下半年舉辦的會(huì)議，可放到前一年的年底或當(dāng)年的年初。論文錄用通知書發(fā)出的時(shí)間一般應(yīng)在注冊(cè)通知發(fā)放之前或同時(shí)發(fā)出。注冊(cè)通知的發(fā)放時(shí)間寄出的時(shí)間最好是在會(huì)前6個(gè)月以上。預(yù)先注冊(cè)的截止時(shí)間為了使會(huì)議組織者能夠盡早駕馭參與會(huì)議的代表人數(shù)，每個(gè)會(huì)議都會(huì)設(shè)立一個(gè)預(yù)先注冊(cè)的截止時(shí)間，在這個(gè)時(shí)間前注冊(cè)的會(huì)議代表的注冊(cè)費(fèi)要適當(dāng)?shù)氐鸵恍?。預(yù)先注冊(cè)截止日的時(shí)間設(shè)立應(yīng)當(dāng)按會(huì)議規(guī)模的大小而不同，大型會(huì)議的時(shí)間可以提前一些，可以訂在會(huì)前3到4個(gè)月。賓館和旅游預(yù)訂的截止時(shí)間規(guī)模在上千人的會(huì)議要求截止時(shí)間在會(huì)前的3到4個(gè)月。幾百人的會(huì)議在會(huì)前2個(gè)月左右就可以。會(huì)爭(zhēng)論文征集大型會(huì)議一般是在舉辦前20個(gè)月,中小型會(huì)議一般應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前的一到半年左右開(kāi)始進(jìn)行論文征集工作。會(huì)爭(zhēng)論文征集階段的主要工作包括：一，確定會(huì)議的專業(yè)內(nèi)容確定會(huì)議主題和相關(guān)的議題確定會(huì)議的初步日程確定征文的形式。會(huì)議的征文有三種形式，第一種是向會(huì)議代表征集論文全文。第二種是先向會(huì)議代表征集論文摘要，程序委員會(huì)依據(jù)摘要的內(nèi)容和質(zhì)量，確定是否通知論文作者供應(yīng)論文全文。第三種是只向會(huì)議代表征集只有幾百字的論文摘要。二，編輯印刷征文通知書封面內(nèi)容至少要包括以下6項(xiàng)：即會(huì)名的全稱,會(huì)名的縮寫,會(huì)議舉辦時(shí)間（要有明確的日期范圍）,會(huì)議地點(diǎn),會(huì)徽和征文字樣。征文通知書主頁(yè)應(yīng)包含以下內(nèi)容：大會(huì)主席的邀請(qǐng)信,組織機(jī)構(gòu),學(xué)術(shù)題目,征文要求,會(huì)議初步日程,初步旅游線路,聯(lián)系方法,重要日期。征文通知書的印刷目前絕大數(shù)會(huì)議還要將征文通知書制作成文字材料，向潛在的參會(huì)人員郵寄。三，征文通知書的發(fā)放征文通知書的發(fā)放方式包括：郵寄,在國(guó)內(nèi)外同類會(huì)議上散發(fā),將征文通知書的重要內(nèi)容在國(guó)內(nèi)外刊物上登廣告,將會(huì)議的網(wǎng)頁(yè)與國(guó)內(nèi)外的相關(guān)的網(wǎng)頁(yè)鏈接,通過(guò)電子郵件發(fā)放。四，論文和表格的接收目前常用的論文接受的方式有三種：網(wǎng)上接收,電子信息,郵寄。五，論文的評(píng)審和錄用論文評(píng)審的標(biāo)準(zhǔn)。包括：內(nèi)容要切題,篇幅按規(guī)定，格式符合標(biāo)準(zhǔn)，語(yǔ)言。論文評(píng)審的方式確定各類論文的接收比例國(guó)際會(huì)議還要考慮國(guó)外代表與國(guó)內(nèi)代表演講數(shù)量比例和國(guó)別之間的比例。發(fā)放論文錄用通知書論文錄通知書通常應(yīng)包括下列主要內(nèi)容：被錄用文章的題目，所錄用的論文在會(huì)上是大會(huì)演講還是分組演講,是口頭演講還是張貼論文，論文演講或張貼的日期和具體時(shí)間。六，編輯出版論文集論文集的形式三種不同的征文形式確定了會(huì)爭(zhēng)論文文集的三種不同的形式。第一種形式是出版論文全集。第二種形式是會(huì)前先出版論文摘要集。第三種形式是只出版論文摘要集。會(huì)議預(yù)先注冊(cè)專業(yè)內(nèi)容要求基本落實(shí)在全部打算工作中最重要的是會(huì)議專業(yè)內(nèi)容的落實(shí)。注冊(cè)通知書的制作為節(jié)約郵寄費(fèi)用，會(huì)議注冊(cè)通知書一般采納32開(kāi)本。注冊(cè)通知書的發(fā)放假如時(shí)間支配得當(dāng)，注冊(cè)通知書最好和論文錄用通知書一起發(fā)出，既可以降低郵費(fèi)，也可以削減秘書處的工作。預(yù)先注冊(cè)預(yù)先注冊(cè)接收會(huì)議代表收到注冊(cè)通知書后，按會(huì)議的要求辦理有關(guān)的會(huì)議注冊(cè)手續(xù)和交納相關(guān)的費(fèi)用。接收注冊(cè)的方法：網(wǎng)上注冊(cè)郵寄或注冊(cè)表進(jìn)行注冊(cè)收取會(huì)議代表的費(fèi)用收取會(huì)議代表的費(fèi)用會(huì)議采納四種方法收取會(huì)議代表的費(fèi)用：信用卡方式銀行匯款方式匯票托收方式郵局匯款方式現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)打算的內(nèi)容包括：制定注冊(cè)程序現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)材料的打算。會(huì)前5-10天，開(kāi)始為代表打算現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)材料。第七章會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理的主要內(nèi)容有：會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè),會(huì)議專業(yè)活動(dòng)支配,會(huì)議社會(huì)活動(dòng)支配,會(huì)議餐飲活動(dòng)支配。注冊(cè)臺(tái)的要求注冊(cè)臺(tái)應(yīng)選擇在舉辦會(huì)議的會(huì)議中心或賓館的大堂，因?yàn)檫@個(gè)地點(diǎn)對(duì)會(huì)議代表最便利。同時(shí)注冊(cè)臺(tái)的四周要有足夠的空間。注冊(cè)臺(tái)的搭建在有條件的會(huì)議中心，注冊(cè)臺(tái)最好實(shí)行用標(biāo)準(zhǔn)展板搭建的方式。注冊(cè)分工：通常注冊(cè)分為六個(gè)部分的工作：預(yù)先注冊(cè)現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)常常出現(xiàn)的問(wèn)題是會(huì)議代表在會(huì)前寄過(guò)注冊(cè)表并付過(guò)注冊(cè)費(fèi)，但會(huì)議組織者并沒(méi)收到所付費(fèi)用。旅游和票證服務(wù)領(lǐng)取會(huì)議文件會(huì)議專業(yè)服務(wù)會(huì)議管理組注冊(cè)時(shí)間會(huì)前從哪天開(kāi)始注冊(cè)每天從什么時(shí)間開(kāi)始注冊(cè)注冊(cè)是否也有“午休”注冊(cè)結(jié)束時(shí)間依據(jù)注冊(cè)數(shù)據(jù)會(huì)會(huì)議活動(dòng)的調(diào)整以下是幾個(gè)常常出現(xiàn)并要及時(shí)調(diào)整的活動(dòng)內(nèi)容：會(huì)議程序會(huì)議會(huì)務(wù)旅游會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)是整個(gè)會(huì)議活動(dòng)中最重要的一環(huán)，業(yè)內(nèi)人士常常說(shuō)現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)結(jié)束了，會(huì)務(wù)工作就完成一半了，由此可見(jiàn)現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)工作舉足輕重的地位。會(huì)議社會(huì)活動(dòng)支配開(kāi)幕式地點(diǎn)開(kāi)幕式地點(diǎn)取決于會(huì)議代表的人數(shù)。會(huì)議代表席的布置會(huì)議代表席的布置采納如下兩種方式：工作會(huì)議通常選用課堂式。而一般的大型會(huì)議選用劇院式。代表席又可以分成三個(gè)部分：貴賓席,代表席和記者席。會(huì)議專業(yè)活動(dòng)支配會(huì)議報(bào)告支配的內(nèi)容包括：會(huì)議最終日程會(huì)議演講人索引供應(yīng)會(huì)議室索引供應(yīng)日程的變動(dòng)和演講的調(diào)整會(huì)議室和設(shè)備支配會(huì)議室支配特邀大會(huì)演講專題演講會(huì)支配張貼論文的場(chǎng)地支配會(huì)議餐飲活動(dòng)支配歡迎款待會(huì)（宴會(huì)）的支配的內(nèi)容：時(shí)間的選擇地點(diǎn)的選擇形式餐單現(xiàn)場(chǎng)人數(shù)的修正歡迎款待會(huì)的入場(chǎng)歡迎款待會(huì)的過(guò)程限制結(jié)算歡送（閉幕）宴會(huì)的支配內(nèi)容：時(shí)間的選擇地點(diǎn)的選擇閉幕宴會(huì)的形式閉幕宴會(huì)的菜單人數(shù)的預(yù)定閉幕宴會(huì)的程序茶歇的支配茶歇每天可以支配兩次，上，下各一次。會(huì)議實(shí)行到一個(gè)半小時(shí)或兩個(gè)小時(shí)開(kāi)始進(jìn)行。會(huì)間休息的持續(xù)時(shí)間限制在15至30分鐘。第八章會(huì)議財(cái)務(wù)管理會(huì)議財(cái)務(wù)管理概述會(huì)議財(cái)務(wù)管理的本質(zhì)就是對(duì)會(huì)議資金的管理，其主要內(nèi)容是探討會(huì)議動(dòng)作時(shí)資金活動(dòng)的過(guò)程及其規(guī)律。會(huì)議的財(cái)務(wù)目標(biāo)會(huì)議財(cái)務(wù)管理的首要任務(wù)也是制定財(cái)務(wù)目標(biāo)，會(huì)議財(cái)務(wù)目標(biāo)分為營(yíng)利性和非營(yíng)利性兩種。目前我國(guó)舉辦的大多數(shù)會(huì)議都不是純粹的商業(yè)活動(dòng)，財(cái)務(wù)目標(biāo)都是非營(yíng)利性的。會(huì)議財(cái)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)會(huì)議財(cái)務(wù)活動(dòng)的實(shí)質(zhì)就是會(huì)議資金的活動(dòng)。會(huì)議舉辦過(guò)程中的財(cái)務(wù)活動(dòng)大致可以分為五個(gè)階段：第一階段發(fā)生在會(huì)議籌備初期，資金活動(dòng)的主要表現(xiàn)形式就是籌措資金。第二階段的資金活動(dòng)主要表現(xiàn)為會(huì)議啟動(dòng)資金的消耗，籌備期間要購(gòu)置少量的固定資產(chǎn),支付會(huì)議各種活動(dòng)的費(fèi)用以及其他必要的支出，形成了會(huì)議的籌備成本。第三階段的資金活動(dòng)是會(huì)議的收入，會(huì)議實(shí)行前的幾個(gè)月是會(huì)議收入的高峰期，通過(guò)注冊(cè)費(fèi)和企業(yè)贊助費(fèi)的收入，形成會(huì)議的主要資金收入。第四階段的資金活動(dòng)是會(huì)議實(shí)行期間的資金支出，短短的幾天將會(huì)議的全部收入支出了70%-80%，從而保證了會(huì)議能夠順當(dāng)進(jìn)行。第五階段也是最終一個(gè)階段的資金活動(dòng)是會(huì)議結(jié)束后剩余資金的安排，即會(huì)議結(jié)束后假如有少量的剩余資金，如何安排這些資金。會(huì)議財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容會(huì)議財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容包括會(huì)議財(cái)務(wù)支配管理,會(huì)議日常財(cái)務(wù)管理和會(huì)議財(cái)務(wù)分析三部分主要內(nèi)容。會(huì)議的經(jīng)費(fèi)管理會(huì)議經(jīng)費(fèi)通常貫徹以下幾條原則：首先要確定一位會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)會(huì)議全部支出，實(shí)行“一支筆”簽字的原則。二是不能輕易改變財(cái)務(wù)管理的授權(quán)人和其權(quán)限范圍，也不能輕易改變授權(quán)人的財(cái)務(wù)確定，以免引起混亂。會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)料會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)料工作按下列工作程序進(jìn)行：確定預(yù)料目標(biāo)和制訂工作方案。搜集和整理資料選擇預(yù)料的方法進(jìn)行預(yù)料分析預(yù)料的結(jié)果，提出預(yù)料報(bào)告。會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)料的主要內(nèi)容最重要最基本的會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)料內(nèi)容如下：會(huì)議規(guī)模的預(yù)料2會(huì)議固定支出的預(yù)料會(huì)議保本人數(shù)的預(yù)料舉辦會(huì)議最基本的財(cái)務(wù)目標(biāo)是保證會(huì)議不能出現(xiàn)虧損。會(huì)議收入主要取決于注冊(cè)費(fèi)的凹凸和參與會(huì)議的人數(shù)。保本人數(shù)=會(huì)議固定支出/（注冊(cè)費(fèi)-每位代表的可變支出）會(huì)議收入的預(yù)料經(jīng)濟(jì)環(huán)境的預(yù)料會(huì)議預(yù)算編制編制會(huì)議預(yù)算的上目的在會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)料的基礎(chǔ)上，編制會(huì)議預(yù)算能夠供應(yīng)一個(gè)定量的會(huì)議財(cái)務(wù)支配，既反映出會(huì)議固定支出和可變可能是多少，也估算了會(huì)議收入是多少，預(yù)算總結(jié)反映了最終會(huì)議的盈虧。預(yù)算的結(jié)果收入應(yīng)當(dāng)大于支出，否則就要努力找尋其他會(huì)議經(jīng)費(fèi)，以保證會(huì)議最終不出現(xiàn)財(cái)務(wù)虧損。預(yù)算對(duì)于會(huì)議財(cái)務(wù)管理至關(guān)重要的另一個(gè)緣由是會(huì)議很多支出都發(fā)生在會(huì)議獲得收入前，通過(guò)預(yù)算可以清晰地了解會(huì)議啟動(dòng)資金須要的金額，避開(kāi)出現(xiàn)由于啟動(dòng)資金不足而影響了會(huì)議的正?；I備。會(huì)議預(yù)算的組成會(huì)議預(yù)算主要由會(huì)議收入和支出兩部分組成，支出部分分為固定支出和可變支出兩大部分。編制會(huì)議預(yù)算的程序編制預(yù)算的先后依次依次為編制會(huì)議的固定支出,可變支出,會(huì)議的收入和預(yù)算總結(jié)。會(huì)議固定支出包括：申辦費(fèi)用公關(guān)宣揚(yáng)費(fèi)用辦公費(fèi)用人工費(fèi)用付給PCO的服務(wù)費(fèi)會(huì)議機(jī)構(gòu)的會(huì)務(wù)費(fèi)用考察活動(dòng)費(fèi)用特邀演講人的參會(huì)費(fèi)用會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的參會(huì)費(fèi)用10，場(chǎng)和設(shè)備租金會(huì)議可變支出會(huì)議的可變支出是指隨著會(huì)議代表的數(shù)量變化而改變的支出項(xiàng)目。包括：餐飲費(fèi)餐飲費(fèi)是會(huì)議可變支出中比例最大的一筆費(fèi)用，一般能占到注冊(cè)費(fèi)收入的65%左右。宴會(huì)。宴會(huì)是會(huì)議全部單項(xiàng)支出中最多的，支出價(jià)格的范圍也是最大的?？畲龝?huì)茶/咖歇會(huì)議午餐會(huì)議資料印刷費(fèi)郵寄費(fèi)代表用品費(fèi)用同聲傳譯接收器。同聲傳譯設(shè)備的租金相當(dāng)昂貴。付給PCO的服務(wù)費(fèi)。假如是按注冊(cè)的人數(shù)來(lái)支付PCO的服務(wù)費(fèi)，這筆費(fèi)用可計(jì)算在可變支出中。會(huì)議收入會(huì)議要自籌會(huì)議經(jīng)費(fèi)，其中經(jīng)費(fèi)的主要來(lái)源是會(huì)議代表交納的注冊(cè)費(fèi)。會(huì)議的次要來(lái)源包括贊助,指定賓館住房傭金,旅游,展覽和其他諸如廣告,出版物,紀(jì)念品,光盤的零星收入。注冊(cè)費(fèi)的計(jì)算公式：R=Fc+Vc+C/DD為參與會(huì)議的代表人數(shù)，C為不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)。不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)也用下列公式計(jì)算：C=Vc/(Fc+Vc)*Vc固定支出：會(huì)議申辦費(fèi)用會(huì)議地點(diǎn)選擇考察費(fèi)用會(huì)議室及會(huì)議設(shè)施費(fèi)用視聽(tīng)設(shè)備費(fèi)用特邀演講人的參會(huì)費(fèi)用辦公設(shè)備費(fèi)用公關(guān)宣揚(yáng)費(fèi)用臨時(shí)翻譯工作人員人工費(fèi)用付給PCO的服務(wù)費(fèi)（一次性支付的條件下屬Fc）可變支出：同聲傳譯接收器租金餐飲費(fèi)用印刷費(fèi)用郵寄費(fèi)用代表用品費(fèi)用最終確定注冊(cè)費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)還要考慮下列各個(gè)因素：若是系列會(huì)議，要參考前幾屆的標(biāo)準(zhǔn)參照國(guó)際,國(guó)內(nèi)同類專業(yè),同類型會(huì)議的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。假如計(jì)算出來(lái)的注冊(cè)費(fèi)比較高，就要將一些在支出中比重比較大的項(xiàng)目如宴會(huì),會(huì)議旅游等不包含在注冊(cè)費(fèi)里。會(huì)議的諸項(xiàng)收入中只有注冊(cè)費(fèi)是會(huì)議實(shí)實(shí)在在能夠收到的費(fèi)用，而其他幾項(xiàng)，由于各種緣由，會(huì)議可能得不到這些收入，因此作預(yù)算時(shí)可以只用注冊(cè)費(fèi)一項(xiàng)的收入，用以會(huì)議的全部支出。預(yù)算調(diào)整預(yù)算調(diào)整的緣由由于預(yù)算中的金額是依據(jù)預(yù)料和估算的數(shù)據(jù)編制的，與實(shí)際發(fā)生的金額總會(huì)有一些差距，須要不斷地調(diào)整。由于預(yù)算主要是以預(yù)料的人數(shù)為基礎(chǔ)進(jìn)行編制，當(dāng)人數(shù)發(fā)生變化時(shí)，也要調(diào)整預(yù)算。當(dāng)然會(huì)議舉辦地的一些價(jià)格發(fā)生重大變化并對(duì)預(yù)算產(chǎn)生影響時(shí)，也要對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。預(yù)算調(diào)整的時(shí)機(jī)在整個(gè)會(huì)議籌備期間，對(duì)預(yù)料的會(huì)議人數(shù)是否精確有兩次檢驗(yàn)的時(shí)機(jī)，第一次是論文征集結(jié)束后的時(shí)機(jī)。第二次是代表預(yù)先注冊(cè)基本結(jié)束后的時(shí)機(jī)。第二次的檢驗(yàn)更為重要。會(huì)議成本費(fèi)用限制會(huì)議成本會(huì)議是由很多活動(dòng)組成的，例如籌備期間主要是圍繞征集論文和代表注冊(cè)兩項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行，而會(huì)議實(shí)行期間更各種不同活動(dòng)的組合，包括開(kāi)幕式,款待會(huì)和宴會(huì)等會(huì)務(wù)活動(dòng)以及邀請(qǐng)演講會(huì)和分組探討會(huì)等學(xué)術(shù)活動(dòng)。為這些活動(dòng)所支付的費(fèi)用就是會(huì)議成本。在整個(gè)會(huì)議成本中，餐飲活動(dòng)的支出是最主要的費(fèi)用，通常占到全部會(huì)議成本的50%甚至更多。會(huì)議成本費(fèi)用的限制方法成本費(fèi)用限制是會(huì)議實(shí)現(xiàn)成本管理的重要步驟之一。內(nèi)容包括：制定會(huì)議成本費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)為了做好會(huì)議成本費(fèi)用的限制工作，首先要制定會(huì)議成本費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。制定成本費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的方法主要有分解法,定額法和預(yù)算法。通常運(yùn)用定額法。成本費(fèi)用限制的方法：建立成本費(fèi)用限制信息系統(tǒng)實(shí)行責(zé)任成本費(fèi)用制成本費(fèi)用限制的監(jiān)督和檢查會(huì)議成本費(fèi)用限制的實(shí)際應(yīng)用舉辦一個(gè)會(huì)議可以簡(jiǎn)單地分為兩大階段，前半段是會(huì)議的籌備階段，后半段是會(huì)議的實(shí)行階段，在這兩個(gè)階段中對(duì)成本限制的內(nèi)容也不完全相同。會(huì)議籌備期間的成本限制籌備期間發(fā)生的成本主要就是會(huì)議的固定支出，因而這一期間的成本限制也主要表現(xiàn)在對(duì)固定支出的限制。二，會(huì)議實(shí)行期間的成本限制會(huì)議實(shí)行期間的資金支出比重最大，占到會(huì)議總資金支出的70%左右，由于各種緣由，在會(huì)議期間舉辦各種活動(dòng)，人數(shù)變化大多數(shù)的規(guī)律是實(shí)際參與活動(dòng)的人數(shù)總是會(huì)比預(yù)訂的人數(shù)削減一些，會(huì)議財(cái)務(wù)管理人員要有劇烈的責(zé)任心和預(yù)見(jiàn)性，依據(jù)以往的會(huì)議運(yùn)作的實(shí)際閱歷，對(duì)參與活動(dòng)的人數(shù)變化及時(shí)作出反應(yīng)，這是實(shí)行成本限制的最好的途徑。以下是最有可能調(diào)整的幾個(gè)項(xiàng)目：餐飲費(fèi)會(huì)場(chǎng)和設(shè)備會(huì)議贊助與廣告收入會(huì)議的主收入來(lái)自會(huì)議代表所繳納的注冊(cè)費(fèi)，當(dāng)注冊(cè)費(fèi)不能全部擔(dān)當(dāng)會(huì)議的支出時(shí)，會(huì)議組織者只能實(shí)行兩個(gè)措施：其一是降低會(huì)議一些活動(dòng)的檔次。假如不降低會(huì)議活動(dòng)檔次，另一個(gè)有效的方法是尋求贊助來(lái)保證會(huì)議財(cái)務(wù)的收支平衡。會(huì)議各種贊助中，企業(yè)贊助是