第五節(jié)會議主持工作

第五節(jié)會議主持工作一會議主持人會議主持人是會議進(jìn)行中的核心角色，是會議進(jìn)程的動力和導(dǎo)向。會議主持人一旦確定，需要建立權(quán)威性和唯一性，所有與會人員必須服從會議主持人的指揮和領(lǐng)導(dǎo)。成功的主持人能因勢利導(dǎo)，有效控制會議的進(jìn)程，確保會議高效。因此，選擇合適的會議主持人是開好會議的關(guān)鍵因素。選擇會議主持人要考慮以下因素。（一）選擇與會議議題密切相關(guān)的人以傳遞信息為主要目的的會議，一般選擇與會議議題密切相關(guān)的人主持會議。這類主持人掌握大量會議相關(guān)信息，便于進(jìn)行信息傳遞并掌握回憶的節(jié)奏和步驟，在與會者提出質(zhì)疑時，也便于直接解答，可大大提高會議的效率。（二）選擇與會領(lǐng)導(dǎo)中地位最高的人。如有商議并須形成決議的會議，一般選擇與會領(lǐng)導(dǎo)中地位最高的人主持會議。最高領(lǐng)導(dǎo)人擔(dān)任會議主持人的優(yōu)勢顯而易見，由于領(lǐng)導(dǎo)者地位顯赫，且在相關(guān)領(lǐng)域中有高出一般人的理解，在主持會議時，較之其他人考慮問題更具全面性和權(quán)威性，特別當(dāng)會議中發(fā)生爭端、出現(xiàn)矛盾和情緒激化的場合，就十分需要一個權(quán)威的聲音。最高領(lǐng)導(dǎo)人能整合大家的意見，從全局角度和更高層次看問題、分析問題，找出問題的癥結(jié)，從而化解矛盾，最終形成會議決議。（三）選擇會議組織者受領(lǐng)導(dǎo)委派，一些事務(wù)性會議、協(xié)調(diào)性會議可以由會議組織者主持。因?yàn)闀h召開的意圖、議題、議程、時間、地點(diǎn)、開會的方式等會議要素都是由會議組織者和領(lǐng)導(dǎo)商議確定的，會議組織者最直接準(zhǔn)確地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，知道會議要解決什么問題，達(dá)到什么目的，開會的目的性非常明確。（四）選擇被多方公認(rèn)的人會議的內(nèi)容如涉及多方利益，因利益和立場不同自然會形成幾方勢力，此種情況會議，適合推選被多方公認(rèn)的人主持會議。這樣的主持人各方都能接受，他可能是一位中立人物，或是一位獲得各方共同認(rèn)可的無意義的公眾人物，這樣才能更有效地發(fā)揮主持人的權(quán)威性，確保會議順利和有效。二會議主持工作三部曲（一）進(jìn)入程序1準(zhǔn)時開會要培養(yǎng)準(zhǔn)時開會的良好會風(fēng)，不要因?yàn)槟澄活I(lǐng)導(dǎo)或嘉賓未按時到會而延遲開會，否則不但影響本次會議的進(jìn)程，使主持人主持工作陷入被動，影響會議效果，而且會形成不守時的不良會風(fēng)，影響更加深遠(yuǎn)。2將與會者引入會議狀態(tài)會議主持人在會議開始前，要先設(shè)法引領(lǐng)全體與會者進(jìn)入會議狀態(tài)。比如讓事先播放的音樂戛然而止、主持人和主席臺就座的領(lǐng)導(dǎo)集中入席、做出暫停的手勢請大家安靜、直接發(fā)出會議馬上開始的指令、報時的鐘聲突然響起，等等.3開場白開場白是一段系統(tǒng)簡潔、審慎并有明確宗旨的3-5分鐘的講話。其主要內(nèi)容包括開會的目的、已知的重要資訊及議事的方式等。好的開場白不僅可以起到畫龍點(diǎn)睛的作用，也能活躍會議氣氛，引導(dǎo)與會者投入會議，激發(fā)與會者的思維和活力。以下介紹開場白的主要內(nèi)容：（1）宣布會議召開的目的。盡管會前的會議文件和會議通知已經(jīng)發(fā)到與會者的手中，與會者對會議召開的目的有所了解，但會議開始，仍有必要首先強(qiáng)調(diào)一下會議召開的目的，開什么會，有哪些議題等。這樣可以消除會議開始時與會者思維的混亂，集中大家的注意力。優(yōu)秀的開場白尊敬的各位來賓，各位朋友，大家晚上好;我是平安公司的周曉白，很榮幸擔(dān)當(dāng)此次會議的主持工作，首先對大家的到來表示熱烈的歡迎和忠心的感謝。歡迎大家能在百忙之中抽出寶貴的時間來到平安保險公司參加我們的說明會(客戶答謝會)。希望我們能一起度過一個輕松而愉快的周末。眾所周知，平安是一家文化底蘊(yùn)非常深厚的保險企業(yè)，早在幾年前就被評為全國最具企業(yè)文化魅力的六家企業(yè)之一，與海爾文化并列。平安始終將獨(dú)特的企業(yè)文化應(yīng)用到實(shí)際工作中來，比如每位平安人胸前佩戴的司徽，每天召開的晨會，對客戶提供終身服務(wù)的的理念等等。在這些形式當(dāng)中，(手語舞)更是獨(dú)樹一幟，用更新穎的方式，表達(dá)對客戶，對社會的責(zé)任。今天為了感謝各位朋友對平安的支持與厚愛，特將一曲好看養(yǎng)眼的手語舞——(平安到永遠(yuǎn))送給在座的各位嘉賓。(舞者上)下面請欣賞由平安員工為您帶來的精彩表演。（2）宣讀會議議程。會議議程是會議進(jìn)行的先后程序。會議開始時宣讀議程是讓與會者清楚今天會議先研究什么問題，再研究什么問題，思考議題與程序是否存在一致I性等問題，以便把握會議的進(jìn)程和確定自己在會議中參與的程度以及發(fā)言的時機(jī)和重點(diǎn)。(3)宣布到會情況。主持人對與會人員出席會議情況的宣布是讓與會者了解會議應(yīng)到人數(shù)、請假人數(shù)、缺席人數(shù)、遲到人數(shù)、以便與會者全面了解與會議有關(guān)的信息，在會議表態(tài)和決議視作適當(dāng)判斷。（二）推進(jìn)會議程序1.控制會議進(jìn)程會議時間有一定限度，無論短期、中期、長期會議，一般每一段會議最好不要超過2.5小時，這是由人的生理和心理特點(diǎn)決定的。超過2.5小時，會議的效率將會逐步遞減。因此，會議主持人要嚴(yán)格控制好會議的進(jìn)程和節(jié)奏以確保會議的高效。影響會議進(jìn)程的事項(xiàng)可能有：（1）會議議程的次序安排不合理，開場時也無人提出，以致一些無關(guān)緊要的議題花費(fèi)時間過多，影響會議的進(jìn)程。（2）主持人不守時，沒有明確會議開始和結(jié)束時間。（3）會議期間因有異議而發(fā)生爭執(zhí)，主持人又未能及時勸阻。（4）與會者發(fā)言偏離會議目標(biāo)，主持人未能及時勸阻。（5）與會者會前準(zhǔn)備不夠，會上才會漫無邊際的討論，重復(fù)地表態(tài)、祝賀、講話。（6）過多的中途退場、外出、接聽手機(jī)或會場外部干擾等，主持人未能適時提示，使會場秩序混亂，會議效果低下。（7）時機(jī)成熟時，主持人未能終止討論或辯論，未能及時確認(rèn)結(jié)論形成決議，以致拖延時間。2.防止冷場與冷漠2.防止冷場與沉默冷場是指全體與會者開會時不語，沉默是指少數(shù)與會者的不語。無論冷場還是沉默，對于會議主持人來說，都是件非常棘手的事情。遇到這種情況，主持人要察言觀色，善于揣摩與會者心思，弄清會議冷場和沉默的原因。大家是在沉思，還是對問題沒弄明白；是厭煩了，還是有難言之隱；是胸有成竹，還是心有余悸；是事不關(guān)己，還是話不投機(jī)。冷場和沉默是一個復(fù)雜的事情，主持人要有耐心，不要簡單粗魯行事，尤其不要以點(diǎn)名的方式處理，否則可能適得其反，事與愿違。正確的方法是主持人要善于抓住時機(jī)或主動引出話題，激發(fā)與會者發(fā)言的欲望，增強(qiáng)他們的自信和勇氣。3.引導(dǎo)與會者實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)（1）防止偏離目標(biāo)。會議由提出問題到最終解決問題，需要一步步引導(dǎo)。一些毫無結(jié)果的會議常常是由于缺少這種引導(dǎo)造成的。其主要原因是；主持人除在會議開始時明確目標(biāo)外，會議進(jìn)行中，未能不斷強(qiáng)化目標(biāo)，或是與會者發(fā)言洋洋灑灑，不知不覺偏離了目標(biāo)。要防止會議偏離目標(biāo)，主持人要隨時掌控會議，發(fā)現(xiàn)偏離現(xiàn)象就及時加以引導(dǎo)。（2）阻止無序的發(fā)言。會場上的發(fā)言一般都是事先安排好的，但研討、洽談性會議一般不做安排，與會者可根據(jù)自己的準(zhǔn)備情況和態(tài)度決定發(fā)言的時機(jī)。這類研討、商洽會議與會者應(yīng)在發(fā)言前先向主持人打招呼，征得主持人同意方可發(fā)言。如同時有幾個與會者表示要發(fā)言，主持人可根據(jù)它們的急切程度決定先后。如有與會者不經(jīng)允許隨意發(fā)言，會議主持人應(yīng)及時、果斷予以提醒或干涉，以保障會議始終處于有序狀態(tài)。（3）隨時澄清模糊的概念和理清混亂的思路。要保證信息傳達(dá)準(zhǔn)確無誤，對發(fā)言中的模糊概念和混亂思路應(yīng)當(dāng)及時提示或幫助梳理。比如：“對不起，打斷一下，您剛才說的意思是……”“您剛才是不是說整個個方案缺它不可？”（4）適時作簡短概括。主持人及時的簡短概括能幫助與會者梳理出發(fā)言人的觀點(diǎn)與思路，澄清分歧問題，引起與會者注意，同時主持人適時的概括，還能給與會者以鮮明的節(jié)奏感，使會議有張有弛，有起有伏，氣氛活躍。（三）結(jié)束程序并非所有會議結(jié)束時都要作出決定，但所有會議在會議結(jié)束時都必須講求結(jié)束技巧。1.會議結(jié)束的時機(jī)（1）討論已經(jīng)完成，并且會議主持人已經(jīng)完成了議程上的所有事項(xiàng)。（2）時間已經(jīng)到了。（3）意見被一再重復(fù)而且沒有其他新的提議。（4）現(xiàn)有信息有限，還需要重新準(zhǔn)備才能繼續(xù)下去。2.總結(jié)會議主持人認(rèn)為應(yīng)該結(jié)束會議時，要做的工作是總結(jié)會議。為整場會議做總結(jié)是一件非常重要的工作。任何一場會議，給與會者印象最深的，往往是會議結(jié)束前幾分鐘的結(jié)束語。因此，會議主持人應(yīng)善用這幾分鐘。有效、客觀、合理的總結(jié)性結(jié)束語能使與會者離開會場之際，再次振奮情緒，真正獲得一種成就感和貢獻(xiàn)感。主持人總結(jié)的內(nèi)容包括：通報會議取得的結(jié)果，已經(jīng)做出的決定和達(dá)成的會議等；用明確的語言指出分歧，估計(jì)它的影響，說明分歧是多數(shù)還是少數(shù)；指出下一步必須做的事情，明確今后的行動方案，指出哪些事情會后會得到落實(shí)，負(fù)責(zé)人是誰。主持人總結(jié)的方式（1）歸納式。歸納事實(shí)把會議的主要成果提綱挈領(lǐng)地系統(tǒng)地概括出來，以加深與會者的印象，使與會者對會議有全面完整印象的結(jié)尾方式。例如：“這次會議開得很成功，于總經(jīng)理的工作報告，及對公司一年來的發(fā)展進(jìn)行了全面、客觀的總結(jié)，也提出了公司下一個五年計(jì)劃的發(fā)展思路，描繪了公司美好的前景。吳董事長的講話更是站得高、看得遠(yuǎn)，堅(jiān)定了大家為公司未來發(fā)展而奮斗的信心。這次大會是一個振奮人心、催人奮進(jìn)的大會！會后，我們要深入學(xué)習(xí)、領(lǐng)會會議精神，在公司領(lǐng)導(dǎo)的正確指揮下，繼續(xù)堅(jiān)持‘誠信做人，踏實(shí)辦事’的經(jīng)營理念，以‘對社會負(fù)責(zé)，使企業(yè)發(fā)展，讓員工富?！癁槟繕?biāo)，團(tuán)結(jié)一心、共同努力，鼓足干勁、開拓創(chuàng)新，為公司的美好未來貢獻(xiàn)我們的智慧和力量！“（2）號召鼓動式。號召鼓動式是號召鼓動性話語作總結(jié)，以強(qiáng)化會議精神，增強(qiáng)感染效果的結(jié)尾方式。如：“世界上總是好人多，天災(zāi)無情人有情。這次搶險救災(zāi)，真正體現(xiàn)了一方有難，八方支援；一家受災(zāi)，千家支援。通過這次會議，我們看到了許多感人的事跡，體會到了許多真情。愿這種精神進(jìn)一步發(fā)揚(yáng)，愿