全程跟蹤管理建設(shè)項目檔案的路徑,項目管理論文

全程跟蹤管理建設(shè)項目檔案的路徑,項目管理論文摘要：本文闡述了建設(shè)項目檔案全程跟蹤管理形式，解決文件構(gòu)成不完好、不準(zhǔn)確、不規(guī)范、不及時的難題。把握歸檔主動權(quán)，實現(xiàn)文件與檔案在同平臺中高度一體化管理和當(dāng)代化管理，提升建設(shè)項目檔案管理水平，為建設(shè)項目活動的高效和高質(zhì)量完成提供支撐。本文關(guān)鍵詞語:建設(shè)項目檔案;建設(shè)項目檔案管理;全程跟蹤管理形式;在建設(shè)項目檔案管理實踐中，檔案管理機構(gòu)有時難以把握從文件構(gòu)成到歸檔的主動權(quán)，造成該構(gòu)成的文件沒有構(gòu)成、已構(gòu)成的文件沒有歸檔或不能規(guī)范歸檔等問題。為此建議采用建設(shè)項目檔案全程跟蹤管理形式，即以建設(shè)項目檔案全生命周期理念為指導(dǎo)，開創(chuàng)建立檔案管理體制、檔案標(biāo)準(zhǔn)體系、信息化管理平臺、檔案資源體系和檔案安全體系五大系統(tǒng)，從文件構(gòu)成的源頭抓起，動態(tài)同步對文件從構(gòu)成，到流轉(zhuǎn)運用，至歸檔進(jìn)行全程跟蹤、監(jiān)督指導(dǎo)的管理形式。此形式將傳統(tǒng)的“人控〞形式改為“人+信息管理平臺控制〞形式，遏制各種不規(guī)范行文、歸檔等亂現(xiàn)象，保障檔案的真實可靠、完好齊全。該形式在擴大杭嘉湖南排八堡排水泵站項目(下面簡稱“八堡項目〞)中得到應(yīng)用，獲得良好效果?，F(xiàn)將該形式介紹如下。一、開創(chuàng)建立檔案全程跟蹤管理體制(一)開創(chuàng)建立檔案全程跟蹤管理組織體系組建由建設(shè)單位和參建單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)介入的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組；組建由建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)技術(shù)負(fù)責(zé)人介入的檔案鑒定小組；組建綜合檔案室；組建由資料員、施工員、質(zhì)量員、安全員、監(jiān)理員、標(biāo)準(zhǔn)員、材料員、勞務(wù)員、機械員等施工相關(guān)人員，以及相關(guān)業(yè)務(wù)崗位人員組成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。(二)開創(chuàng)建立檔案全程跟蹤管理監(jiān)管責(zé)任制明確文件構(gòu)成經(jīng)過每個介入者為文件責(zé)任人，制訂崗位責(zé)任制。例如打樁施工，班組機長負(fù)責(zé)打樁施工記錄，并自檢，質(zhì)檢員二檢，監(jiān)理復(fù)核記錄，之后施工技術(shù)人員審核，監(jiān)理負(fù)責(zé)人審批，按規(guī)定的流程和規(guī)范構(gòu)成文件。每一崗位對自個的記錄負(fù)責(zé)，同時對上一崗位的記錄復(fù)核，通過信息管理平臺，對各個崗位的文件構(gòu)成責(zé)任進(jìn)行管控，不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)流程無法往前走，以此來控制文件構(gòu)成之時要素齊全，質(zhì)量得到保障。將文件、檔案工作真正納入每個崗位職責(zé)之中。(三)開創(chuàng)建立統(tǒng)一的文件與檔案管理制度第一，對文件管理制度和檔案管理制度進(jìn)行融合。將八堡項目收發(fā)文制度納入檔案管理制度，通過這一制度控制建設(shè)項目經(jīng)過中大多數(shù)前期文件的來源。除此之外，還將總承包項目部文件材料構(gòu)成和收集細(xì)則、監(jiān)理項目部文件材料構(gòu)成和收集細(xì)則、文件管理三納入、文件構(gòu)成控制規(guī)范等作為檔案管理制度的組成部分。將各類建設(shè)項目有關(guān)文件、檔案的管理規(guī)定，如住建部發(fā)布的(建設(shè)工程資料管理規(guī)程〕(水利工程施工監(jiān)理規(guī)范〕(水利水電工程施工安全管理導(dǎo)則〕(水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定〕等，華而不實關(guān)于施工、監(jiān)理、安裝、設(shè)備監(jiān)造等專業(yè)文件類型、格式和管理要求納入檔案管理制度的相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)而保證了建設(shè)項目檔案跟蹤管理所需制度內(nèi)容齊全完備。第二，對文件與檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新。制定了文件檔案一體化流程等相關(guān)文件構(gòu)成跟蹤控制制度，規(guī)定了所有文件構(gòu)成必須經(jīng)過(基于檔案要素前置工程資料管控與智能整理平臺〕(下面簡稱“信息化管理平臺〞)構(gòu)成，由信息化管理平臺的文件構(gòu)成流程來提示、追蹤文件的構(gòu)成，編制了八堡項目(電子文件歸檔試行辦法〕，為實際的跟蹤管理提供了根據(jù)。二、開創(chuàng)建立檔案全程跟蹤的標(biāo)準(zhǔn)體系(一)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計構(gòu)成了以建設(shè)項目為對象、以全生命周期為跨度的文件檔案一體化管理的系列標(biāo)準(zhǔn)，包括分類方案、文件編號規(guī)則、鑒定標(biāo)準(zhǔn)等。確保構(gòu)成的每份文件形式規(guī)范、具有唯一編碼，固定在數(shù)據(jù)庫中。一樣構(gòu)成規(guī)律的文件審批流程保持一致，一樣信息如建設(shè)項目基本信息能夠分享自動生成，保證各類文件信息前后一致，并與相關(guān)文件有機關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)文件、檔案一體化，數(shù)據(jù)資源分享化。(二)文件格式標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在經(jīng)建設(shè)單位、施工、監(jiān)理單位在開工前選定并經(jīng)質(zhì)檢部門批復(fù)各類文件標(biāo)準(zhǔn)格式、填寫要求基礎(chǔ)上，嵌入檔案的要素，將檔案要素前置運用到八堡項目原有的文件格式中，構(gòu)成各種類型的標(biāo)準(zhǔn)化表單和標(biāo)準(zhǔn)化格式。例如八堡項目中在(水利水電工程單元工程施工質(zhì)量驗收評定表及填表講明〕中選用相關(guān)表單，并增加檔案質(zhì)量檢查要素，進(jìn)行文件格式標(biāo)準(zhǔn)化。將水工、房建、市政、綠化等文件編制規(guī)范都納入檔案標(biāo)準(zhǔn)體系中，這樣的標(biāo)準(zhǔn)化表單不僅保證了文件構(gòu)成規(guī)范，而且保證了文件構(gòu)成時就具備檔案要素，不需要檔案人員在檔案整理加工時再去提取題名、考證時間、標(biāo)引編號，規(guī)范責(zé)任者等。規(guī)范行文，為實現(xiàn)電子文件即時產(chǎn)生、及時歸檔、智能歸檔，提供可能。(三)版本管理標(biāo)準(zhǔn)制定了文件版本管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定文件、檔案全生命周期都須留下經(jīng)過信息，有效地將經(jīng)過檔案完好地保存下來，保障歷史的可追溯性。為了避免發(fā)生版本丟失或者混淆等現(xiàn)象，各版本的狀態(tài)有狀態(tài)標(biāo)識和編號標(biāo)識，能夠快速準(zhǔn)確查找已擬草各版本文件。三、開創(chuàng)建立檔案全程跟蹤的信息化管理平臺以檔案全生命周期理念為指導(dǎo)，打通文件、檔案各自為政的信息孤島，開創(chuàng)建立基于檔案要素前置的文件與檔案一體化信息平臺，作為跟蹤管理的技術(shù)支撐。該系統(tǒng)平臺以電子文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論為指導(dǎo)，以互聯(lián)網(wǎng)+、云計算、大數(shù)據(jù)+工程業(yè)務(wù)+檔案業(yè)務(wù)體系為手段，以檔案要素前置和元數(shù)據(jù)完備為特色進(jìn)行設(shè)計和研發(fā)。采用J2EE+MVC+5的體系架構(gòu)，支持跨平臺應(yīng)用，兼容Linux、Windows等多種操作系統(tǒng)平臺。信息化管理平臺的功能模塊主要包含項目管理、資料管理、檔案管理等功能模塊。項目管理模塊是項目信息的基礎(chǔ)模塊，也是系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的構(gòu)成和展示窗口，能夠查看業(yè)務(wù)經(jīng)過和業(yè)務(wù)結(jié)果的全部數(shù)據(jù)和文件。資料管理是對標(biāo)準(zhǔn)化表單構(gòu)成和收發(fā)文等的文件管理；檔案管理是對歸檔文件的管理；各模塊下又根據(jù)需要下設(shè)了子功能模塊。通過角色管理和用戶管理子功能對相關(guān)的文件構(gòu)成人員和管理人員分別賦予相應(yīng)的權(quán)限，以創(chuàng)造全員介入、全員都是檔案員的工作平臺，為有效開展平臺跟蹤業(yè)務(wù)監(jiān)督創(chuàng)造必要條件。在該信息化管理平臺中，項目管理、資料管理和檔案管理是核心模塊，也是文件從源頭開場流動到歸檔的關(guān)鍵線路，是信息化管理平臺跟蹤管理的重點。該信息化管理平臺的主要特色如下。(一)從建設(shè)項目源頭開場同步構(gòu)成文件建設(shè)項目介入者能夠通過手機端采集現(xiàn)場測量、作業(yè)設(shè)備等施工原始信息。所采集的原始信息經(jīng)過流程審批，將在資料員的PC端上同步自動生成標(biāo)準(zhǔn)化的格式文件，確保文件構(gòu)成規(guī)范、數(shù)據(jù)真實可靠，避免文件事后產(chǎn)生，格式不統(tǒng)一的現(xiàn)象。(二)根據(jù)建設(shè)項目流程進(jìn)行全經(jīng)過動態(tài)同步監(jiān)管文件通過在線實時申報、審批、提醒等流程控制功能，確保工作流程的順暢和文件隨著流程合規(guī)構(gòu)成。擁有權(quán)限的跟蹤人員天天對信息化管理平臺的觀察和監(jiān)視，對其文件能否及時構(gòu)成、規(guī)范化程度以及流轉(zhuǎn)的正常情況進(jìn)行跟蹤管理。及時發(fā)現(xiàn)情況，及時給予指導(dǎo)與幫助，及時解決問題，實現(xiàn)全經(jīng)過動態(tài)同步監(jiān)管、遠(yuǎn)程監(jiān)管。根據(jù)介入建設(shè)項目的相關(guān)人員以及文件檔案管理人員的反應(yīng)信息，對遺漏的文件進(jìn)行跟蹤，對跟蹤管理中的缺乏進(jìn)行改良，并對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，及時總結(jié)跟蹤管理的經(jīng)歷體驗教訓(xùn)，及時改善跟蹤管理活動。(三)將檔案要素前置實現(xiàn)文件智能整理歸檔在信息化管理平臺設(shè)計和研發(fā)中，在文件構(gòu)成之前就前置文件規(guī)范構(gòu)成規(guī)則、鑒定規(guī)則、分類規(guī)則、文件編碼規(guī)則、歸檔檢測規(guī)則、元數(shù)據(jù)規(guī)則等檔案要素，進(jìn)而促使文件在構(gòu)成之初，不僅規(guī)范構(gòu)成文件，而且規(guī)范構(gòu)成檔案管理標(biāo)識符，比方文件一構(gòu)成就賦予唯一的電子文件號，并確定保管期限，一樣建設(shè)項目單元工程的文件在構(gòu)成后會根據(jù)前置檔案要素進(jìn)行自動辨別，自動分類和組卷，自動歸檔，建立文件與檔案數(shù)據(jù)庫。(四)開創(chuàng)建立檔案全程跟蹤的資源體系在建設(shè)項目的經(jīng)過中，除了構(gòu)成檔案實體外，借助信息化管理平臺，構(gòu)成八堡項目電子文件數(shù)據(jù)庫。通過建設(shè)項目和數(shù)據(jù)庫同步建設(shè)，當(dāng)八堡項目完工，八堡泵站實體建成時，一個完好、系統(tǒng)的八堡項目文件與檔案資源體系也將同時構(gòu)成，建設(shè)項目的原始記錄以及經(jīng)過信息都將真實地被保存，能夠解決相關(guān)信息可追溯、可共享，能夠最大限度地知足現(xiàn)行建設(shè)利用與將來歷史查考利用的需求。(五)開創(chuàng)建立檔案全程跟蹤的安全體系安全是建設(shè)項目文件與檔案的生命線。對于平臺上構(gòu)成和保存的全部文件、檔案和數(shù)據(jù)，通過三個系統(tǒng)來建立安全體系。一是網(wǎng)絡(luò)通信數(shù)據(jù)加密系統(tǒng)。采用通信加密方式，保證信息化管理平臺資源安全；二是權(quán)限控制系統(tǒng)。根據(jù)各介入者的責(zé)職，進(jìn)行角色管理，分別確定權(quán)限，控制平臺信息資源允許應(yīng)用的對象，加強了信息化管理平臺信息資源的安全；三是保密制度系統(tǒng)。制訂相應(yīng)的保密制度，明確保密的對象和范圍，以及對涉密文件與檔案的處置要求，將文件與檔