物業(yè)公司組織機(jī)構(gòu)管理制度

物業(yè)公司組織機(jī)構(gòu)管理制度1、員工考勤管理制度（1）各工作點(diǎn)上班時(shí)間根據(jù)實(shí)際情況確定；星期天節(jié)假日根據(jù)工作任務(wù)情況安排是否休息；特殊情況由領(lǐng)班請(qǐng)示公司后可臨時(shí)安排;（2）建立考勤登記表，有專(zhuān)人負(fù)責(zé)落實(shí)，每月送公司作為發(fā)放工資和獎(jiǎng)金的依據(jù)；考勤表不得復(fù)寫(xiě)、謄抄、及別人帶寫(xiě)，不得涂改、作假，違者除追回?fù)p失外，撤銷(xiāo)領(lǐng)班員職務(wù)、按員工基本工資發(fā)放后予以開(kāi)除?。?）全體人員要按規(guī)定時(shí)間上下班，無(wú)故遲到或早退一次視情罰款十至二十元，當(dāng)月累計(jì)三次即行開(kāi)除；（4）請(qǐng)假必須寫(xiě)清假條，說(shuō)明天數(shù)和原因，事假每月不得超過(guò)三天，否則當(dāng)月無(wú)獎(jiǎng)金，超過(guò)五天的予以辭退；當(dāng)月的請(qǐng)假條必須和考勤表一起上報(bào)，否則算事假；（5）無(wú)故礦工一天扣三十元，曠工兩天即行開(kāi)除?。?）請(qǐng)病假應(yīng)持醫(yī)院證明，否則按事假處理；（7）遇有特殊情況，管理人員有權(quán)安排加班，無(wú)故拒絕一次，扣發(fā)當(dāng)月獎(jiǎng)金，拒絕兩次者予以辭退！2、員工勞動(dòng)紀(jì)律制度（1）團(tuán)結(jié)同志，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，不許打人罵人，拉幫結(jié)派搞不團(tuán)結(jié)。（2）上班時(shí)，著裝要整齊，按照公司規(guī)定佩帶標(biāo)志胸牌。（3）上班期間，不準(zhǔn)會(huì)客、閑談、坐下；不得擅自離開(kāi)崗位及做與工作無(wú)關(guān)的事情。（4）按時(shí)上下班，不早退，不遲到，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允許不得擅自替班，換班。（5）盡心、盡職，爭(zhēng)創(chuàng)一流工作質(zhì)量，樹(shù)立“業(yè)主至上，服務(wù)第一”的思想，為業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（6）同事之間要互相幫助，互相學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)技能。（7）嚴(yán)格遵守公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度。1）聘用合同期間，受聘人員如想解除合同，須提前7日向物業(yè)公司提出申請(qǐng)。2）不得隨意將本人崗位交給他人，否則在交他人期間出現(xiàn)的一切問(wèn)題由受聘人承擔(dān)責(zé)任。3）如因病或其他原因不能堅(jiān)持正常工作，須向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假，但必須有人代替值班。否則出現(xiàn)漏值，按請(qǐng)假天數(shù)扣發(fā)當(dāng)月工資。4）公司定期對(duì)在崗情況進(jìn)行檢查評(píng)比，對(duì)完成任務(wù)和在崗情況較為突出的工作人員給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)完成任務(wù)交差，不按標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的，按規(guī)定給予扣罰。3、管理人員文明服務(wù)制度（1）熱愛(ài)本職工作，努力學(xué)習(xí)管理技術(shù)，提高管理水平，樹(shù)立“業(yè)主至上，服務(wù)第一”理念。（2）上班時(shí)間統(tǒng)一著裝，佩戴工作牌，保持儀表端莊，精神飽滿(mǎn)，不得有不雅觀(guān)的舉止。（3）主動(dòng)向來(lái)訪(fǎng)業(yè)主問(wèn)好，待人彬彬有禮，端莊大方，解答提 問(wèn)掌握適度。（4）工作中堅(jiān)持原則，秉公辦事，不徇私情，自覺(jué)抵制不正之風(fēng)，嚴(yán)守法紀(jì)，不以權(quán)謀私。（5）遵守制度，精簡(jiǎn)辦事程序，團(tuán)結(jié)協(xié)作，互相配合，互相監(jiān)督，按質(zhì)按量完成本職工作。（6）對(duì)業(yè)主應(yīng)熱情，遇個(gè)別業(yè)主無(wú)理言行時(shí)，做到耐心說(shuō)服，曉之以理，動(dòng)之以情，不以惡言相待，不得與業(yè)主發(fā)生打罵行為。（7）真熱情處理甲方來(lái)信、來(lái)訪(fǎng)，積極為他們排憂(yōu)解難。對(duì)甲方的投訴、批評(píng)、建議，要及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理或向上級(jí)匯報(bào)。做到事事有著落，件件有回音。不推諉、扯皮、更不允許有打擊報(bào)復(fù)的現(xiàn)象發(fā)生。4、員工文明服務(wù)制度（1）熱愛(ài)本職工作：①要樹(shù)立干好服務(wù)工作的職業(yè)志向，熱愛(ài)本職工作。②刻苦學(xué)習(xí)，不斷完善和提高管理和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平。③待業(yè)主如親人，熱情服務(wù)，盡職盡責(zé)做好工作。（2）文明管理：①儀態(tài)端莊：衣著打扮端莊、整潔，給業(yè)主有一個(gè)美的感覺(jué)，使人感到親切、和藹。語(yǔ)言謙遜：在接待業(yè)主過(guò)程中，語(yǔ)言要力求文雅、謙恭準(zhǔn)確，務(wù)必做到“四個(gè)不講”即：“不講低級(jí)庸俗的頭語(yǔ)、不講臟話(huà)、不講諷刺挖苦話(huà)、不講與管理無(wú)關(guān)的閑話(huà)”。不能取笑人、不能訓(xùn)斥人、不報(bào)復(fù)人。主動(dòng)熱情：在服務(wù)過(guò)程中要做到：“兩個(gè)一樣”即：“對(duì)待生人與熟人一個(gè)樣，忙時(shí)閑時(shí)一個(gè)樣”。優(yōu)質(zhì)服務(wù):對(duì)業(yè)主負(fù)責(zé)就是對(duì)公司負(fù)責(zé)，處處應(yīng)多為業(yè)主著想，為業(yè)主提供各種便民服務(wù)。講誠(chéng)信：誠(chéng)信無(wú)欺是公司每一位員工應(yīng)有的工作作風(fēng)，也是我們經(jīng)營(yíng)管理中職業(yè)道德的一個(gè)重要內(nèi)容，為此在工作中要實(shí)事求是，做到言而有信，嚴(yán)守信用。5、員工廉潔工作制度（1）在工作中堅(jiān)持原則，秉公辦事，不徇私情。（2）自覺(jué)抵制不正之風(fēng)，嚴(yán)守法紀(jì)。（3）不以權(quán)謀私，不利用工作之便占公司和業(yè)主的便宜。（4）不在上班時(shí)間干私活，不用公司通訊設(shè)備進(jìn)行私人活動(dòng)和聊天等。（5）業(yè)余時(shí)間，不利用公司機(jī)具、材料向業(yè)主承攬私活。（6）不亂收費(fèi)或收費(fèi)不開(kāi)收據(jù)。（7）不利用工作的特殊性質(zhì)，對(duì)流動(dòng)、外來(lái)人員進(jìn)行敲詐勒索。（8）不以次充好，弄虛作假，欺騙業(yè)主，賺取物價(jià)差額。（9）維護(hù)公司利益，遵守公司機(jī)密。（10）不利用公款拉私人關(guān)系請(qǐng)、吃、喝。（11）不挪用、拖欠和侵吞公款。（12）不索取或收受賄賂、好處，要潔身自好。（13）節(jié)約用水、用電，不浪費(fèi)公司用品，堅(jiān)持勤儉節(jié)約。（14）不得利用工作之便，要求享受商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)提供優(yōu)惠服務(wù)和物 價(jià)。（15）不在報(bào)銷(xiāo)憑據(jù)中作假、謊報(bào)、多報(bào)。（16）不利用工作之便和業(yè)主對(duì)公司的信任，私下向業(yè)主推銷(xiāo)產(chǎn) 品，賺取外快。6、對(duì)外服務(wù)工作管理制度（1）思想面貌：細(xì)心、周到，要體現(xiàn)本公司高尚的精神面貌。（2）上班紀(jì)律：上班時(shí)必須佩戴工作證，以便接受業(yè)主、住戶(hù) 監(jiān)督。（3）服務(wù)質(zhì)量：根據(jù)客戶(hù)的要求，按質(zhì)、按量、按時(shí)完成，以保證業(yè)主、住戶(hù)滿(mǎn)意。在工作中嚴(yán)禁向住戶(hù)索取財(cái)物、吃、拿等不良行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即作辭退處理，情節(jié)嚴(yán)重者還將追究法律責(zé)任。（4）工作檢查：公司將不定期的進(jìn)行工作檢查，聽(tīng)取業(yè)主、住戶(hù)反映，如業(yè)主、住戶(hù)反映該工作人員不能勝任時(shí)，公司通過(guò)核實(shí)后，將作辭退處理。（5）工作人員如損壞住戶(hù)財(cái)產(chǎn)，視損壞程度，扣獎(jiǎng)金或照價(jià)賠 償。（6）凡業(yè)主付給的服務(wù)費(fèi)一律交公司，并開(kāi)具發(fā)票，若私自收取小費(fèi)者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，扣工資或獎(jiǎng)金，情節(jié)嚴(yán)重者作辭退處理。7、日常行為規(guī)范管理制度（1）著裝儀表1）工作或執(zhí)勤時(shí)，必須身著制服，穿皮鞋，佩證上崗，制服不準(zhǔn)混穿；2）制服要保持整潔、平整，上崗前皮鞋要擦拭干凈，打好領(lǐng)帶，戴好帽子，不得敞胸露懷、卷袖子、挽褲腿。（2）行為規(guī)范1）上班時(shí)間必須精神振作、精力集中，不得袖手、插手、背手；2）站崗時(shí)姿態(tài)嚴(yán)整，保持立正姿勢(shì)，不得東搖西晃。不得坐臥、倚靠、打盹、吸煙、與人閑聊、吃東西、看書(shū)報(bào)、亂打電話(huà)和聽(tīng)收、錄音機(jī)等；3）值班室內(nèi)時(shí)不得躺臥、打盹、看書(shū)報(bào)、吃零食、下棋、玩弄手機(jī)，不得聽(tīng)收、錄音機(jī)，不得兩、三人聊天；4）巡邏中無(wú)情況處理時(shí)不得進(jìn)入辦公室內(nèi)，不得邊走邊玩手機(jī)，不得聽(tīng)收、錄音機(jī)，不得與無(wú)關(guān)人員閑聊；5）上班人員必須提前十五分鐘達(dá)到各執(zhí)勤點(diǎn)，做好交接班手續(xù)；不得遲到早退，不得擅自離開(kāi)崗位；6）值班人員就餐必須在值班室內(nèi)就餐，不得離開(kāi)崗位到快餐店就餐；7）不得脫離崗位，按照規(guī)定時(shí)間、指定地點(diǎn)站崗；8）不得睡覺(jué)；9）對(duì)甲方要有禮有節(jié)，熱情受理甲方各種問(wèn)題，特別是夜間值班，對(duì)甲方提出的問(wèn)題要及時(shí)解決，解決不了的作好登記，（3）日常管理1）不得遲到早退，嚴(yán)格按照規(guī)定時(shí)間站崗或巡邏；2）認(rèn)真做好交接班，做好值班記錄和實(shí)物出入登記；3）嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)講機(jī)管理規(guī)定和警棍使用規(guī)定；4）做好本班崗?fù)さ那鍧嵭l(wèi)生，不得隨意張貼、懸掛與堆放與工作無(wú)關(guān)的物品；5）門(mén)崗值班室不得會(huì)客。（4）罰則1）違反本規(guī)定第一條、第二條（第八點(diǎn)除外）、第三條的記行政批評(píng)一次，累計(jì)記批評(píng)五次以上者作辭退處理；2）違反第二條第八點(diǎn)的，第一次記行政批評(píng)一次，第二次記行政警告一次，第三次辭退；3）本守則不盡之處，按《公司管理規(guī)定》相關(guān)條款執(zhí)行。8、日常工作管理制度為了進(jìn)一步加強(qiáng)管理，提高工作效率，強(qiáng)化組織觀(guān)念，維護(hù)正常的勞動(dòng)、工作秩序，特制定本制度。（1）全體員工必須嚴(yán)格執(zhí)行公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，按照崗位責(zé)任制和具體工作目標(biāo)，嚴(yán)格履行自己的職責(zé)。（2）全體員工必須服從分配，聽(tīng)從安排，對(duì)工作不服從分配，經(jīng)教育仍不能到職到崗的視為曠工處理（按獎(jiǎng)懲制度第六條執(zhí)行）（3）做到按時(shí)上下班，不在工作時(shí)間內(nèi)睡覺(jué)、打撲克、下棋或干其它與工作無(wú)關(guān)的私活，違者按獎(jiǎng)懲制度第五條執(zhí)行。（4）嚴(yán)格考勤制度，各物業(yè)管理站必須堅(jiān)持每日簽到考勤，考勤員必須認(rèn)真登記，嚴(yán)禁弄虛作假，違者按獎(jiǎng)懲制度第十三條執(zhí)行。月底匯總，于次月1日?qǐng)?bào)經(jīng)理審查后交財(cái)務(wù)科備案，是每月工資發(fā)放的主要依據(jù)之一。（5）嚴(yán)格堅(jiān)持請(qǐng)銷(xiāo)假制度，做到事前請(qǐng)假事后銷(xiāo)假。杜絕不請(qǐng)假或先離崗后請(qǐng)假，違者按曠工處理。（6）對(duì)無(wú)視公司工作紀(jì)律，屢次違反，除按上述規(guī)定處理外，將調(diào)離其本人工作崗位或待崗學(xué)習(xí)（經(jīng)學(xué)習(xí)仍不能勝任工作，按自動(dòng)與公司解除勞動(dòng)合同處理）（7）嚴(yán)禁打架斗毆，聚眾鬧事。違者除對(duì)其批評(píng)教育外，按獎(jiǎng)懲制度第七條執(zhí)行。（8）嚴(yán)禁利用工作之便以權(quán)謀私，禁止收受用戶(hù)任何好處，或以權(quán)報(bào)復(fù)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)或接到舉報(bào)將按獎(jiǎng)懲制度第八條執(zhí)行。（9）除因工作需要，禁止中午喝酒，反對(duì)酗酒，不得因喝酒聚會(huì)而影響或延誤八小時(shí)以外的臨時(shí)性工作和服務(wù)要求。（10）水電工要嚴(yán)格執(zhí)行水電工崗位責(zé)任制，水電查抄及費(fèi)用征收應(yīng)實(shí)事求是，嚴(yán)禁弄虛作假，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將按獎(jiǎng)懲制度第十條執(zhí)行。（11）工作時(shí)間定為每天8小時(shí)，（法定節(jié)假日據(jù)情況安排休息）。（12）對(duì)業(yè)主提出的各種合理性服務(wù)要求，在規(guī)定范圍內(nèi)的要立即去辦，服務(wù)范圍之外的能辦則辦，不能辦的須做好耐心、的宣傳解釋工作。禁止出現(xiàn)推諉不管或置之不理，一旦發(fā)現(xiàn)或舉報(bào)反映，則按獎(jiǎng)懲制度第十一條執(zhí)行。（13）業(yè)主（或使用人）對(duì)收費(fèi)（含代收費(fèi)項(xiàng)目）標(biāo)準(zhǔn)提出異議時(shí)，要首先向其耐心宣傳解釋上級(jí)的規(guī)定和批準(zhǔn)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，直到業(yè)主理解和滿(mǎn)意為止，遇有極個(gè)別業(yè)主無(wú)理取鬧，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。9、接待投訴制度（1）實(shí)行“首問(wèn)責(zé)任制”，公司每一位員工，無(wú)論其部門(mén)分工，均有義務(wù)接受甲方的任何來(lái)訪(fǎng)來(lái)電、投訴，屬于自己職權(quán)范圍內(nèi)或能夠給予解決的，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)予以解決；不屬于自己職權(quán)范圍內(nèi)或不能予以解決的，不得任何理由推托、回避，應(yīng)將甲方反應(yīng)的問(wèn)題當(dāng)場(chǎng)予以接待，而后轉(zhuǎn)告相應(yīng)部門(mén)。（2）每一位員工都有責(zé)任收集來(lái)自甲方關(guān)于物業(yè)管理的看法、建議、意見(jiàn)等。（3）受理投訴時(shí)，必須熱情接待，主動(dòng)詢(xún)問(wèn)，面帶微笑，不得推諉、無(wú)理拒絕，并做到一視同仁。（4）當(dāng)被投訴者受理投訴時(shí)，受理者必須如實(shí)記錄，不得提出回避。（5）對(duì)投訴內(nèi)容要認(rèn)真記錄，及時(shí)派人處理或向主管匯報(bào)并在24小時(shí)內(nèi)予以解決或答復(fù)，做到事事有著落，件件有回音。（6）員工認(rèn)真做好本職工作，積極為業(yè)主提供滿(mǎn)意管理服務(wù)，減小投訴，把矛盾消滅在投訴之前。（7）對(duì)甲方的投訴應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分析總結(jié)，對(duì)反復(fù)出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)組織有關(guān)部門(mén)進(jìn)行深入探討并找出解決辦法，防止重復(fù)發(fā)生。（8）對(duì)投訴要記錄，投訴資料要存檔。10、交接班管理制度為認(rèn)真做好崗位的工作交接和清洗設(shè)施設(shè)備等器材交接，減少因交接不清引起的工作失誤及清洗設(shè)施設(shè)備器材損失，特制定本制度。（1）本班相互轉(zhuǎn)換崗位時(shí)，須認(rèn)真做好崗位交接。（2）接班人須提前15分鐘簽到上班，接班人未到，交班人不得離崗，否則由此產(chǎn)生的一切后果由交班人負(fù)責(zé)。（3）接班班長(zhǎng)在正點(diǎn)時(shí)組織全班人員集合，講明注意事項(xiàng)，然后各工作人員到各自崗位換班；（4）本班與下班交接時(shí)，要將本班工作情況詳細(xì)交待給下一班，以便下一班開(kāi)展工作；（5）服務(wù)人員交接班時(shí)，需認(rèn)真填寫(xiě)《交接班登記表》，并簽名確認(rèn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，交接雙方須當(dāng)面說(shuō)明，如果交班人離開(kāi)后，接班人才發(fā)現(xiàn)屬于上一班的問(wèn)題，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)班或部門(mén)負(fù)責(zé)人處理；（6）交接班須正點(diǎn)、守時(shí)，非特殊情況，不得超時(shí)接班。11、財(cái)務(wù)管理制度（1）財(cái)務(wù)管理工作必須在加強(qiáng)宏觀(guān)控制和微觀(guān)搞活的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)經(jīng)紀(jì)律，以提高經(jīng)濟(jì)效益，壯大企業(yè)經(jīng)濟(jì)實(shí)力宗旨，財(cái)務(wù)管理工作要貫徹“勤儉辦企業(yè)”的方針，勤儉節(jié)約，精打細(xì)算，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中制止鋪張浪費(fèi)和一切不必要的開(kāi)支，降低消耗，增加積累財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)與會(huì)計(jì)人員。（2）公司設(shè)財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部主任協(xié)助總經(jīng)理管理好財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作。（3）出納員不得兼管，會(huì)計(jì)檔案保管和債權(quán)債務(wù)帳目的登記工作。（4）財(cái)會(huì)人員都要認(rèn)真執(zhí)行崗位責(zé)任制，各司其職，互相配合，如實(shí)反映和嚴(yán)格監(jiān)督各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。記帳、算帳、報(bào)帳必須做到手續(xù)完備，內(nèi)容真實(shí)，數(shù)字準(zhǔn)確，帳目清楚，日清月結(jié)，近期報(bào)帳。（5）財(cái)務(wù)人員在辦理會(huì)計(jì)事務(wù)中，必須堅(jiān)持原則，照章辦事。對(duì)于違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律和財(cái)務(wù)制度的事項(xiàng)，必須拒絕付款，拒絕報(bào)銷(xiāo)執(zhí)行，并及時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告，資金、現(xiàn)金、費(fèi)用管理。（6）財(cái)務(wù)部要加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)，資金，現(xiàn)金及費(fèi)用開(kāi)支的管理，防止損失，杜絕浪費(fèi)，良好運(yùn)用，提高效益。（7）銀行帳戶(hù)必須遵守銀行的規(guī)定開(kāi)設(shè)和使用，銀行帳戶(hù)只供本單位經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)收支結(jié)算使用，嚴(yán)禁借帳戶(hù)供外單位或個(gè)人使用，嚴(yán)禁為外單位或個(gè)人代收。（8）銀行帳戶(hù)的帳號(hào)必須保密，非因業(yè)務(wù)需要不準(zhǔn)外泄。（9）銀行帳戶(hù)印鑒的使用實(shí)行分管并用制，即財(cái)務(wù)章由出納保管，法人代表和會(huì)計(jì)章由會(huì)計(jì)保管，不準(zhǔn)由一人統(tǒng)一保管使用，印鑒保管人臨時(shí)出差由其委托他人代管。（10）正常的辦公費(fèi)用開(kāi)支，必須有正式發(fā)票，印章齊全，經(jīng)手人，部門(mén)人簽名，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報(bào)銷(xiāo)付款。（11）嚴(yán)格資金使用審批手續(xù)，會(huì)計(jì)人員對(duì)一切審批手續(xù)不完備的資金使用事項(xiàng)，都有權(quán)且必須拒絕辦理。否則按規(guī)章論處并對(duì)該資金的損失負(fù)連帶賠償責(zé)任。（12）所有辦公用具，用品的購(gòu)置統(tǒng)一由辦公室造計(jì)劃，報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購(gòu)置。（13）所有用具必須統(tǒng)一由辦公室專(zhuān)人管理，辦理登記領(lǐng)用手續(xù)，個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品，用具要妥善保管，不得隨意丟失和外借其它事項(xiàng)。（14）配合公司業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目工程的竣工，財(cái)務(wù)決算進(jìn)行監(jiān)督管理。（15）自覺(jué)接受上級(jí)主管、財(cái)政、稅務(wù)等部門(mén)的檢查指導(dǎo)，并按其要求不斷完善制度，改進(jìn)工作。12、檔案管理制度檔案管理制度根據(jù)國(guó)家和地方有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)，提煉形成的物業(yè)管理制度，使各管理項(xiàng)目有章可循，有規(guī)可依，有據(jù)可查，保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，確保工作目標(biāo)的全面實(shí)現(xiàn)。12.1檔案資料的歸檔管理（1）文件（包括印制品和音像制品等）材料的歸檔范圍：凡是反映公司活動(dòng)和基本歷史面貌，具有查考利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)歸檔，不能有各部門(mén)保管，應(yīng)直接交存檔案室。1）文件檔案的歸檔范圍，包括各部、室及公務(wù)活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料、圖像、錄像等內(nèi)容；2）檔案的歸檔范圍：兼職客服管理員、技術(shù)員在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等內(nèi)容；3）專(zhuān)項(xiàng)檔案的歸檔范圍，包括各部、室在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案，如：會(huì)議檔案、聲像檔案、紀(jì)檢檔案、審計(jì)檔案等；4）財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部門(mén)歸檔管理。（2）歸檔要求：1）歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；2）歸檔的文件必須簽字、審批手續(xù)完備，自己清楚，圖面整潔；3）歸檔的文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經(jīng)適當(dāng)?shù)恼恚?）是傳真件的應(yīng)復(fù)印后以復(fù)印件歸檔；5）歸檔的文件材料紙張及文件格式必須符合國(guó)家要求，必須字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書(shū)寫(xiě)，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)材料;6）每類(lèi)建設(shè)工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對(duì)其文件材料（含有關(guān)圖紙等）完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收；7）保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編號(hào)；8）檔案題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限；9）文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)；10）聲像檔案歸檔要求如下：①歸檔的聲像材料必須是原件、原版，各部門(mén)或個(gè)人不得私留聲像檔案；②歸檔的聲像材料必須聲像清晰、完整、準(zhǔn)確；③歸檔的聲像材料不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌等有害物；④歸檔的照片底片，必須詳細(xì)說(shuō)明發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、時(shí)間內(nèi)容；⑤歸檔的錄音帶、錄像帶必須注明每盤(pán)帶內(nèi)錄入的內(nèi)容；⑥歸檔的磁盤(pán)必須在每個(gè)軟盤(pán)上標(biāo)明軟件名稱(chēng)、開(kāi)發(fā)時(shí)間、版本或標(biāo)明備份數(shù)據(jù)名稱(chēng)及備份時(shí)間。（3）歸檔時(shí)間：1）文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔；2）建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)歸檔；3）各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，在當(dāng)年上半年內(nèi)，要將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料交各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后，由檔案部門(mén)歸檔。（4）歸檔份數(shù)：1）各類(lèi)文件材料一般歸檔一式一份；2）重要的和使用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。（5）不歸檔文件材料的范圍：1）重份和無(wú)參考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；2）上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非物業(yè)中心工作人員的文件、供參閱的文件材料；3）上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件；4）未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿、一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件、定稿除外）影印文件的多次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；5）從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料；6）參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料；7）非本單位抄送的不需要辦理的文件材料；8）下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、不應(yīng)抄報(bào)和不必備案的文件材料。（6）經(jīng)理要經(jīng)常對(duì)物業(yè)中心的文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。12.2檔案資料的保管（1）所有檔案資料均由物業(yè)中心檔案室保管，同時(shí)建立電子檔案庫(kù)；實(shí)行原始檔案和電腦數(shù)據(jù)庫(kù)存檔雙軌制。（2）存放檔案必須有專(zhuān)用柜、架，檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔 案分類(lèi)說(shuō)明書(shū)及檔案總目錄，并按內(nèi)容、部門(mén)、年度、保存期限及保密程度的分類(lèi)順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)，登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存，以便于管理和查看。業(yè)主/物業(yè)使用人檔案資料的分類(lèi)原則是組團(tuán)按柜、每棟按位、每單元按盒、每戶(hù)按冊(cè)建擋。（3）必須維護(hù)檔案的完整性（質(zhì)量上的完整和數(shù)量上的完整）安全性（物質(zhì)的安全和法律的安全）。（4）底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫(kù)，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況，底圖存放以平放為宜；（5）存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盤(pán)和專(zhuān)門(mén)的卷盒，按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取譯制、拷貝；（6）定期每半年進(jìn)行檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作，做到賬冊(cè)相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，經(jīng)常進(jìn)行蟲(chóng)害消殺；（7）為保證檔案的安全和完善，檔案室應(yīng)隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔，并加裝防盜門(mén)和防盜網(wǎng)。同時(shí)配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等，確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮等要求并定期巡查。（8）聲像檔案的保管如下:1）按不同類(lèi)別和載體使用不同的裝具，分別排列保存；2）照片檔案一般放在相冊(cè)中，錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)宜放在專(zhuān)用聲像檔案柜或密封盒中，豎放遠(yuǎn)離磁場(chǎng)。12.3檔案資料借閱和復(fù)制管理物業(yè)中心所有工作人員都必須嚴(yán)格遵守公司保密制度有關(guān)規(guī)定，保守公司檔案秘密。物業(yè)中心所有工作人員都有保護(hù)檔案權(quán)利和義務(wù);經(jīng)批準(zhǔn)授權(quán)后都有借閱檔案、復(fù)制檔案的權(quán)利。（1）檔案資料的借閱1）借閱檔案必須向領(lǐng)導(dǎo)審批；2）對(duì)業(yè)主/物業(yè)使用人和管理服務(wù)中心、利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存。這些檔案在電腦中按授權(quán)級(jí)別檢索，對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱；3）嚴(yán)格檔案的出、入室規(guī)定：出室必須由具備資格的人員經(jīng)審批登記后方可借出；入室時(shí)，須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查，若有破損，立即修復(fù)，并按規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回在外文件，嚴(yán)防文件流失；4）物業(yè)中心人員查閱檔案，都必須辦理登記手續(xù)。檔案管理員必須將借閱情況存檔，同時(shí)將其輸入電腦中保存；5）在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：①按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，借閱時(shí)間不得超過(guò)10天，確實(shí)因工作需要不能按時(shí)歸還者，應(yīng)辦理延期手續(xù)；②要愛(ài)護(hù)檔案，不得丟失；③所借檔案不得隨意折疊和拆卸，不得對(duì)檔案隨意更改，涂寫(xiě)。6）借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚；7）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任；8）借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄；9）調(diào)離本部門(mén)的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理 調(diào)離手續(xù)；10）出差、請(qǐng)長(zhǎng)假（半月以上）或辭職者應(yīng)把所借閱檔案及時(shí)歸 還，每年春節(jié)前夕所有外借檔案一律歸還檔案室；11）因工作需要（如檔案更改、報(bào)廢）檔案員通知?dú)w還檔案時(shí)，應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)歸還，如不及時(shí)歸還，所造成的后果由借閱人員負(fù)責(zé)。（2）檔案復(fù)制管理1）檔案復(fù)制必須向領(lǐng)導(dǎo)審批；2）檔案復(fù)制由借閱人員持有關(guān)批準(zhǔn)到指定復(fù)印員處復(fù)??；3）未經(jīng)批準(zhǔn)的，復(fù)印員一律不得幫其進(jìn)行復(fù)印。12.4電腦化的管理為保證電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，保證檔案資料數(shù)據(jù)的安全、真實(shí)、可靠，采取如下措施進(jìn)行管理：（1）各主管部門(mén)，建立自身的網(wǎng)絡(luò)管理制度，負(fù)責(zé)對(duì)其所屬部門(mén)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督、指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理。（2）檔案管理員必須做到檔案信息錄入化、檔案智能檢索化、利用光盤(pán)實(shí)現(xiàn)檔案的全文存儲(chǔ)。（3）對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，為不同的操作人員設(shè)置不同的授權(quán)代碼，防止檔案資料的流失；定期組織管理人員、使用人員及操作人員進(jìn)行系統(tǒng)使用及安全信息的培訓(xùn)，制訂嚴(yán)格的系統(tǒng)管理規(guī)定，隨時(shí)監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行情況。（4）定期對(duì)系統(tǒng)使用人員進(jìn)行培訓(xùn)最新的安全技術(shù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)安全管理，有效降低網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。（5）對(duì)操作和使用人員進(jìn)行控制，當(dāng)有授權(quán)的員工離職或改變工作崗位時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行安全系統(tǒng)的更新維護(hù)。（6）通過(guò)定期將相關(guān)系統(tǒng)備份磁盤(pán)、配備良好的服務(wù)器電源保護(hù)等措施確保系統(tǒng)的可靠性和檔案資料數(shù)據(jù)的完整。12.5檔案鑒定和銷(xiāo)毀（1）檔案的鑒定1）檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定由物業(yè)經(jīng)理