函的寫作討論

函的寫作討論2010年12月15日12

一、函的含義

函有廣義的函和狹義的函兩種。

1．廣義的函

一是指匣、封套。如“書函”“石匣”“鏡匣”。

二是指信件。如“來函”“公函”?！昂薄昂凇薄鞍l(fā)函致謝”“函告”“函購”“函售”。信和電報的總稱就叫“函電”。一般說的函，就是書信。函的寫作，就是書信寫作的一部分。書信，是生活、學習和工作中用得最廣泛的一種應用文，它是人們普遍使用的一種交際工具。

書信的種類很多，常見的有一般書信和專用書信兩種。

專用書信，是指介紹信、證明信、申請書、建議書、商務信函、黨政機關(guān)函件等，亦即公函。

一般書信，是指私人間來往的書信，亦即私函。3

2．狹義的函

所謂的狹義的函就是諸多種類公函。例如，黨政機關(guān)公文處理法規(guī)規(guī)定的函件，我們企業(yè)因行政事務或者經(jīng)濟事項對外制發(fā)的函件等等。盡管以函行文的對象，其行政級別可能高于或低于本機關(guān)、本單位，因為發(fā)函與受函的機關(guān)或單位互相之間并無隸屬關(guān)系，不存在所謂“上報”（上行文）或“下發(fā)”（下行文）的概念，仍為平行的行文方向。函是黨政機關(guān)18種法定公文中唯一的一種只能平行行文的文種。4

3．公函與私函的區(qū)別

⑴公函行文要用公文語言、規(guī)范語言。私函的文字基本上較為隨意，大多是怎么想就怎么寫，直抒胸臆，較少人為的修飾。相對于私函的口語化，公函的語言就顯得更為書面化。

公函較多使用諸如“均”“系”“茲”“暨”“特此函復”“收悉”等文言詞和公文專用語，顯得穩(wěn)重老練，給人一種值得信賴、可以放心的感覺。5

⑵公函忌用口語，尤其忌用不成熟的網(wǎng)絡語言。如果用口語化的文字來寫公函，就會顯得隨便輕浮，給人一種不嚴肅的感覺，有損公文的嚴肅性，如：“×月×日的來信和隨信寄來的×××定單一份，我們都已經(jīng)收到了”。這種口語化的文字出現(xiàn)在公函中，就會使公函顯得很平俗。與其說這是一份公函，倒不如說這更像是一封家書。正確的寫法應該是：“×月×日來函暨所附×××定單一份均已收悉?！边@樣措辭，一方面體現(xiàn)了發(fā)文者的成熟，值得信賴，另一方面也表示了對受文者的尊重。公函如果使用網(wǎng)絡語言如“玉米”“飯盒”“粉絲”“伊妹兒”等，會使受函方莫名其妙，以至公函法定效力受損。至于機關(guān)、單位之間因為意見相左，而在公函中蓄意使用隱晦的不文明的網(wǎng)絡語言侮辱受函方，是更其要不得的。6

⑶公函忌用寒暄用語。

公函中除了極少使用口語化的文字之外，一般也不能使用針對個人的寒暄用語。

公函是談論公務的信件，對所談的問題要力求開門見山，不能繞圈子，更不能在討論公務的文字中加入諸如“身體好嗎”“工作順利嗎”之類的私人之間的寒暄用語。這類文字非但無助于工作的開展，相反還會使嚴肅的公文庸俗化。另外，在正式的公函中也不能用“此致敬禮”等私函常用的禮貌用語來結(jié)尾，而要用“特此函告”“特此函復”之類的公函專用語來收尾。便函則可以用“此致敬禮”來收尾。7

三、函的特點

1．溝通性。函充分體現(xiàn)平行文文種的功能，能在不相隸屬的機關(guān)之間起溝通作用，這是其它法定公文所不具備的特點。

2．靈活性。一是行文靈活。可向高級別機關(guān)行文，可向平級機關(guān)行文，也可向低級別機關(guān)行文，不受其他文種那樣嚴格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活?！肮币础秶倚姓C關(guān)公文格式》規(guī)定以“信函式格式”行文。但“便函”比較靈活自便,可以不用眉首，不編制發(fā)文字號，不擬標題，結(jié)尾如未用習慣結(jié)束語，也可用“此致敬禮”這類書信禮貌用語。

3．單一性。類似于請示文種一文一事的特點，一函宜寫一個事項。

4．懇切性。鑒于函是在不相隸屬的機關(guān)之間起溝通作用的平行文文種，因此函的語言更加注意緩和懇切。8

四、公函的分類

1、按形式分，可分為公函和便函

公函屬于正式公文，發(fā)文時要按正式公文的格式和規(guī)則辦理；便函聯(lián)系的事情一般為具體業(yè)務，不屬于正式公文，發(fā)文時一般使用便函紙。

2、按行文關(guān)系分，可分為發(fā)函和復函

3、按內(nèi)容分，可分為告知函、商洽函、詢問函、答復函、請批函和批復函

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（1）“商洽函”如：

濟南市人民政府《關(guān)于在北京市設立辦事處的函》（兩個市政府互為不相隸屬機關(guān)）

南京市人民政府交通局《關(guān)于建議對×××路立交橋設計作局部修改致市規(guī)劃局的函》（兩個局同為一個市政府下屬的平級機關(guān)）。（2)“請批函”如：

2002年12月12日《南京市軟件發(fā)展辦公室（致南京市政府的）關(guān)于振興軟件產(chǎn)業(yè)行動綱要的函》（市政府與市政府軟件發(fā)展辦公室不是直接上下級關(guān)系）。（3)“批復函”如：

2000年12月1日《青島市物價局關(guān)于青島市住房貨幣化分配軟件系統(tǒng)收取直接成本費（致青島市住房委員會辦公室）的復函》（市物價局與市住房委員會辦公室互為不相隸屬機關(guān)）。10（4)“詢問函”如：

《南京市化工園管委會關(guān)于園區(qū)內(nèi)合資獨資企業(yè)享受免稅待遇有關(guān)問題（致南京市稅務局）的函》。（5)“答復函”如：南京市稅務局《關(guān)于南京市化工園園區(qū)內(nèi)合資獨資企業(yè)享受免稅待遇有關(guān)問題（致南京市化工園管委會）的復函》。

（6)“告知函”如：

《國務院辦公廳關(guān)于支持做好國家中長期科學和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃制定有關(guān)工作的函》（國辦函〔2004〕1號）11

五、函的例文

函的正文總體上都是由發(fā)函或復函緣由、事項、結(jié)尾三部分構(gòu)成。

1.緣由。即發(fā)函的目的理由。正文一開頭不僅要有所交代，而且要交代得清楚明白、合情合理。

2.事項。就是發(fā)函要辦理的公務?；蛞糖?、詢問、請批的事項，或要回答、批準的問題，要說得明確、具體、實在。

3.結(jié)尾。即正文的結(jié)束語。不同種類的函，有不同的慣用結(jié)束語。

商洽函的發(fā)函、詢問函、請批函，常用“請函復”“可否,請函復”；

回函，不論是答復詢問或是批準，常用“特此函復”“專此函復”。12【例文1】商洽函關(guān)于商借教室的函××中學：□□我市為貫徹國家公務員制度，擬對全市事業(yè)單位在職干部進行不脫產(chǎn)培訓。因培訓人員較多，場地不夠，所以想向你校借用教室。時間是今年9-10月份的所有雙休日，每天上午8時至下午6時；教室數(shù)目是8間。每次上完課，我局會派人打掃衛(wèi)生；消耗水電等的費用，我局將如數(shù)支付。此次培訓，關(guān)系到提高我市在職干部的素質(zhì)，希望能得到你們的支持。是否同意，請研究后及時答復我們。□□此致敬禮

××市人事局

××××年×月×日□□□□13

【例文1簡析】本例發(fā)函的目的是“商借教室”，一開頭就把“商借”的原因說得清清楚楚：要培養(yǎng)公務員，要培養(yǎng)的人較多，場地不夠。接著就提出“借用教室”，而且把借用的時間、數(shù)目和有關(guān)費用等的處理說得實實在在。這就容易得到對方積極的配合，滿意的回復。由于本函處理的是“商借教室”這一類較為一般的事項，所以就沒有編列發(fā)文字號，明顯是以“便函”形式行文的。也因為是以“便函”形式行文的，結(jié)尾又用了“此致敬禮”這類書信禮貌用語，則不應再用“特此函告”或“特此函復”之類的習慣結(jié)束語結(jié)尾。函的語言要得體，有分寸，注意誠懇合作、尊重對方、平等待人。本函的發(fā)函機關(guān)××市人事局與受函單位××中學，雖然互相之間是互不隸屬的單位，沒有領(lǐng)導和被領(lǐng)導的關(guān)系，但是，單位級別高低懸殊是明顯的。而發(fā)函機關(guān)市人事局在函中行文態(tài)度十分誠懇，語言更其平和，處處尊重別人，沒有半點我“高”你“低”的味道，值得學習！

14【例文2】商洽函南京揚子石化金浦橡膠有限公司：□□茲有我校高分子化學及工藝學專業(yè)學生畢業(yè)實習即將開始。經(jīng)研究分配2008屆（一）班學生到貴公司實習，望能妥善安排?？煞?，請迅速回音。（秦淮工業(yè)大學印章）二○○七年六月一日□□□□【例文2簡析】函，輕便快捷，使用廣泛，因此，寫作時，除了要注意內(nèi)容的清楚明白，還要注意方法上的直敘其事，語言的得體與分寸感。否則，會影響公務的辦理。本例無標題商洽函就是一個典型的反例（或者說是病例）。本函涉及的事項是秦淮工業(yè)大學與不相隸屬的南京揚子石化金浦橡膠有限公司商洽聯(lián)系安排該校學生的畢業(yè)實習問題。

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例文2商洽函起碼應該注意兩個問題：

1.行文要說清緣由、事項

既然要請托人家安排自己的學生實習，就得把學校的要求說清楚，就得把該班學生的有關(guān)情況說清楚。比如：秦淮工業(yè)大學需要安排到南京揚子石化金浦橡膠有限公司實習的學生有多少人？男女各多少？實習時間多長？實習主要內(nèi)容是什么？有沒有專業(yè)指導老師帶隊？要不要橡膠公司負責業(yè)務指導？要不要解決住宿和吃飯問題？有關(guān)經(jīng)費如何計算和支付？等等，都是應該說清楚的。

但是，函里壓根兒沒有說，就叫橡膠公司“妥善安排”。眾所周知，橡膠公司是個年輕的合資公司，2005年7月28日才成立,2006年年底實現(xiàn)機械竣工，2007年一季度剛剛投入運行，自身穩(wěn)定生產(chǎn)、安全生產(chǎn)、人員培訓還有大量的工作要做，有沒有余力“安排”、能不能“安排”外來實習學生都無法決定，怎么能做到“妥善”呢？

事項說不清道不明，是這個商洽函的第一個毛病也是最根本的毛病。16

2.行文用語要注意分寸

商洽函應有商洽的口氣，要考慮受函者的心理感受。本例函讓人看到的卻是語言不得體，說話沒分寸。函與其他公文文種比較，“莊嚴度”不太高。但作為辦理公務的工具，“方便”不是“隨便”，寫作中應注意的事情還得注意。辦理公務，不論是辦理“你有求于我的事”，還是“我有求于你的事”，無論是高級別機關(guān)要求低級別機關(guān)辦事，還是低級別機關(guān)要求高級別機關(guān)辦事，都是為人民辦事，都要誠懇合作、尊重對方、平等待人，不可以居高臨下命令式，更不可以頤指氣使擺布式。

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但本例發(fā)函單位秦淮工業(yè)大學卻擺出一付“老大”的面孔，對與自己沒有隸屬關(guān)系的南京揚子石化金浦橡膠有限公司“交代”“任務”，一是“茲有”，二是“經(jīng)研究”，三是“望能妥善安排”，四是“請迅速回音”，簡直沒有一點商量余地，沒有半點“平等”意味，好像別人是只能聽憑擺布的“小弟弟”“小妹妹”似的。請設想，以這樣的態(tài)度，這樣的語言，跟人家“商量”辦事，碰壁恐怕在所難免，會把本來可以辦也可以辦好的事，變成不能辦或辦不好。我們強調(diào)函的寫作行為語言要得體，并不是說可以不分上下左右，而是說要在平等待人、尊重別人的基礎上注意分寸。對上，不必恭維逢迎，但宜多用尊敬語

；對下，不可自傲訓人，但可多用強調(diào)語以示嚴肅；對平行單位，更要講究真誠合作，以禮待人。這樣，就可以從一個方面保證函發(fā)揮其應有的作用。18【例文3】請批函

關(guān)于請求解決我縣枯水期用電指標的函×府函(1989)××

號××市供電局：（注：例文3和例文4的發(fā)文字號應標識在眉首，這里是匯編示意）

□□1984年以來，我縣利用本地水利資源發(fā)展小水電，每年豐水期輸入國家大電網(wǎng)的電達3000-6000萬度，每度電價0.05元。而枯水期我縣則嚴重缺電，以每度電價0.32元購進1500萬度電，仍然不能保證城鎮(zhèn)居民生活用電。幾間水泥廠、糖廠或因缺電或因電價過高企業(yè)用不起電而停產(chǎn)。為此，我縣請求從1989年起每年11月1日至次年3月31日的枯水期內(nèi)，每天配給我縣基數(shù)電10萬度?！酢蹩煞瘢堄韬瘡?。（××縣人民政府印章）一九八九年六月三十日□□□□

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【例文4】批復函

××市供電局關(guān)于同意解決部分基數(shù)電給××縣人民政府的復函×供函(1989)××號××縣人民政府：（注：例文3和例文4的發(fā)文字號年份未用六角括號，是歷史原因）□□你縣×府函(1989)××號收悉。（按規(guī)定，此引述來文方式不規(guī)范，但這是歷史）□□近年來我市各縣的鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)展很快，工業(yè)用電供求矛盾比較尖銳，每年秋冬兩季尤為突出。為顧全大局和用電需要，同時也充分考慮到你縣給國家輸電的貢獻，同意從1989年起至1991年止，每年11月15日至次年2月15日，每天配給你縣基數(shù)電6萬度?！酢鯇４撕瘡汀＃ā痢潦泄╇娋钟≌拢┮痪虐司拍昶咴露铡酢酢酢?/p>

20【例文5】告知函

關(guān)于推薦律師行風監(jiān)督員的函蘇司律〔2007〕88號各有關(guān)單位：□□為了完善律師工作制度，規(guī)范律師執(zhí)業(yè)行為，切實加強律師隊伍建設，經(jīng)省司法廳、省律師協(xié)會研究，擬在省人大、省政協(xié)及政府有關(guān)部門和司法機關(guān)聘請律師行風監(jiān)督員，監(jiān)督指導工作?，F(xiàn)請貴單位推薦一名律師行風監(jiān)督員（推薦表附后）。請在7月15日前將推薦表郵寄我廳律師管理處。（南京市北京西路28號，郵編210024）□□附件：1.江蘇省司法廳、江蘇省律師協(xié)會聘請律師行風監(jiān)督員辦法□□□□□2.江蘇省司法廳、江蘇省律師協(xié)會律師行風監(jiān)督員推薦表（江蘇省司法廳印章）（江蘇省律師協(xié)會印章）

□□□□□□□二○○七年五月二十九日□□□□□□□

21【例文6】茶葉報價函茶葉報價函×××公司：□□貴方5月8日詢價函收悉，謝謝?，F(xiàn)將貴方詢問內(nèi)容，詳細報價如下：□□商品：君山毛尖茶□□規(guī)格：一級□□容量：每包100克□□單價：每包×元（含包裝費）□□包裝：標準紙箱，每箱100包□□結(jié)算方式：商業(yè)匯票□□交貨方式：自提□□交貨日期：收到訂單后10日內(nèi)發(fā)貨□□我方所報價格極具競爭力，如貴方訂貨量在1000包以上，我方可按96%的折扣收款?！酢跞缳F方認為我們的報價符合貴公司的要求，請早日訂購?！酢豕Ш蚣岩?/p>

×××茶葉廠

××××年××月××日□□□□

22【例文7】訂購函訂購函×廠：□□貴廠5月7日報價單收悉，謝謝。貴方報價比較合理，我方能夠接受。茲向貴廠訂購如下貨物：□□××牌型號SAW--39計算機鼠標500只單價20元總計10000元?！酢酢痢僚菩吞朅DV--58計算機鍵盤300臺外觀尺寸