中華講師網(wǎng)-王澤仁：高效時間管理

高效時間管理王澤仁Highefficienttimemanagement找講師，就上中華講師網(wǎng)中國最大的培訓講師選聘平臺時間管理與目標管理02認識時間01時間管理與日常管理04時間管理與自我管理03結(jié)束語06高效時間管理的技巧05今日分享主題下面，我們用最簡單的辦法測試你對時間的掌控程度,你只需回答

你很想跟家人多呆一會兒，可你感覺根本就沒有時間啊。都沒有時間和朋友聚一聚，感覺自己生活的圈子越來越小了。如果沒有完成你所希望做的工作，是否有負罪感？即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到壓力山大？你有許多并不重要但長時間未處理的文件或郵件嗎？你常常不能集中精神來工作，常常在做重要工作時被打斷嗎？感覺自己沒有在有限的時間里做自己應該做的事情，每一天都忙卻忙的不是地方。第一講認識時間你時常把工作推到最后一分鐘，然后再很努力的去做完它們嗎？你常常沉醉于過去的成功或失敗之中，不敢想未來會怎樣。還記得自己的理想嗎？或許自己的宏圖大志等都只有在夢中實現(xiàn)了。你感覺自己的工作落下了很多，總是很難在既定目標內(nèi)完成。你知道自己迫切需要提高，但總是無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍。你常常感覺有許多事情要做，但做起事情來又感覺效率低下嗎？你沒有開通微博，也不知道什么是微信，沒有時間嘗試新鮮事物，感覺自己凹凸了。什么，你問我的業(yè)余愛好？我哪有時間去從事什么業(yè)余愛好，太奢侈了吧？很想好好給自己放個假，但如果長休了一段時間，又會有負罪感。我們的時間到哪里去了？

當前我們時間管理的現(xiàn)狀Worksmarter,Notharder.231忙盲茫時間到底是什么？時間既是物理概念，又是哲學概念，甚至也是天文學、宗教、文學、歷史概念。總之它是一個抽象概念，表達事物的生滅排列。其內(nèi)涵是無盡永前，其外延是一切事件過程長短和發(fā)生順序的度量?！盁o盡”指時間沒有起始和終結(jié)，“永前”指時間的增量總是正數(shù)。愛因斯坦在相對論中提出：不能把時間、空間、物質(zhì)三者分開解釋，“時”是對物質(zhì)運動過程的描述，“間”是指人為的劃分。時間是思維對物質(zhì)運動過程的分割、劃分。哲學家說：“時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源。”子在川上曰：逝者如斯夫，不舍晝夜！上下四方曰宇，往古來今曰宙活著的人商人做學問的人無聊的人絕大多數(shù)的人時間的四項獨特性正文時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少。不論性別、職位、貧富，我們度過的每一年都有365天，每一天都有24個小時，所以我們無法開源。陶淵明說，“盛年不重來，一日難再晨……”，曾國藩也說，“天可補，?？商?，南山可移。日月既往，不可復追”，時間一旦喪失，則會永遠喪失，任何人都無法失而復得?？鬃诱f，“逝者如斯夫，不舍晝夜”。時間不像人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是不可取代的。什么是時間管理時間管理是指通過事先規(guī)劃和運用一定的技巧、方法與工具實現(xiàn)對時間的靈活以及有效運用，從而實現(xiàn)個人或組織的既定目標，EMBA、MBA等主流商業(yè)管理教育均將時間管理能力作為一項對企業(yè)管理者的基本要求涵括在內(nèi)?！皶r間是無始無終的，而每個人的生命卻是有限的。”因此，時間管理的對象不是“時間”，而是每一個“使用時間的人”，其本質(zhì)就是“自我管理”。另外，魯迅先生說“時間是組成生命的材料”，那么，管理時間，也就是管理生命，即管理自我。時間管理的正確涵義應該是如何面對時間的流動而進行自我的管理，其所持的態(tài)度是將過去作為現(xiàn)在改善的參考，把未來作為現(xiàn)在努力的目標，立刻去運用正確的方法做正確的事。所謂的時間管理，不是管理時間，而是基于時間的“無法開源、無法節(jié)流、不可取代、不可再生”等特性，去管理“自我對時間資源使用的方式、方法以及與時間對應的事項安排”，以求減少時間浪費，用最短的時間或在預定的時間內(nèi)實現(xiàn)既定目標的行為。時間管理的目的成功=價值x速度2（S=VxC2）E=MC2（能量=質(zhì)量x速度2）做最有價值的事（提升你做事的價值）在單位時間內(nèi)做最多的事（提升你做事的效率和速度）效果效能效率我們?yōu)槭裁葱枰獣r間管理時間客觀上是對我們每個人都唯一公平的資源做好時間管理，不再因虛度光陰而悔恨做好時間管理，也是一個人能力的體現(xiàn)做好時間管理，是實現(xiàn)人生理想的保證時間管理研究演進歷史或者，更直觀地說，時間管理給我們帶來的最起碼的好處就是，幫我們實現(xiàn)合理的生活——把我們原本在工作中浪費掉的時間用于享受其它的快樂。第四代管理理論，即以“人生規(guī)劃”為核心內(nèi)容，而時間管理是為了確保人生規(guī)劃的順利實施，此也為時間管理的根本目的。所以，當我們擔心學習時間管理后，會變成沒有靈魂的機器人，那說明我們并沒有真正明白時間管理的根本目的。時間管理只不過是讓我們追求幸福生活，實現(xiàn)人生夢想的有效工具。一代二代三代四代著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時間與精力。強調(diào)行事歷與日程表，反映出時間管理已注意到計劃的重要。將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。強調(diào)每一天的行動，都要與未來的方向一致，與目標接近。四代時間管理分析練習：按照時間順序，列出你的一天日程安排？你確定自己每天都能高效準時的完成清單上的事項嗎？我們來看看下面的案例上司打電話讓王經(jīng)理去談話，談了會有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，中間總經(jīng)理接聽電話、客人來訪等，談話延續(xù)到10：00。準備布置下屬工作，又有電話打來詢問有關(guān)新入職人員薪資的問題，解釋到10：20。請看王經(jīng)理的一天找來下屬布置招聘工作，中間不斷有其他下屬請示工作，王經(jīng)理的思路和時間被分割和耽誤，布置工作一直延續(xù)到11：00。對秘書報上來的文件等進行批示、處理；閱讀文件、各類的報告、建議書等，到12：00，還有一部分沒有過目。匆匆吃過飯，看了會報紙、與同事聊了會天，猛然想起總經(jīng)理交待的人力資源規(guī)劃報告還沒完成，于是趕緊沖進辦公室。請看王經(jīng)理的一天與銷售經(jīng)理討論業(yè)務員招聘事宜，由于對招聘專員的工作不放心，本應是下屬的職責，王經(jīng)理準備親自做相關(guān)計劃。招聘計劃、招聘人員資格的具體、招聘渠道及廣告發(fā)布等內(nèi)容擬定占去王經(jīng)理2個小時的時間。剛要寫公司人力資源規(guī)劃報告，一個下屬又進來請示和審批，同時聊了一會兒個人的私事和公司最近的傳聞。召集下屬開會，因下屬反映部門內(nèi)部不團結(jié)影響到了工作。但會議不僅沒有達到預期目的，還拖延了時間，一直持續(xù)到17：00。下屬走后，已過了下班時間，沒有時間完成報告了，王經(jīng)理只好帶著未寫完的報告回到家中，看樣子今晚上又得加班到午夜了。討論：王經(jīng)理的時間哪去了？王經(jīng)理的時間哪兒去了電話干擾對公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，這本不屬于王經(jīng)理的事，有薪酬主管嗎？

事必躬親對下屬工作不放心，凡事事必躬親，替下屬做工作，結(jié)果整天被埋在事務性的工作里。事必躬親電話干擾上司召見低效會議官僚作風上司召見上司不定期的召見，使中層經(jīng)理的時間具有很大的隨意性。

低效會議會議安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實行有效控制。

官僚作風喜歡下屬事事請示和匯報的官僚作風，下屬的不斷請示和匯報，大大浪費了自己的時間。

這些時間殺手是否就在身邊時間殺手大包大攬，事必躬親不懂得統(tǒng)籌安排沒有設定完成時限沒有輕重緩急安排沒有目標或缺乏計劃有求必應，來者不拒冗長而又無效的會議官僚作風、文牘主義溝通不良，做無用功等待或各種干擾來襲……第二講時間管理與目標管理你的目標是什么？目標設立的Smart原則

1、目標要具體（Specific）

2、目標必須是可衡量的(Measurable)

3、目標是可能實現(xiàn)的(Acceptable)

4、目標是切合實際的(Realistic)

5、一定要設定時間表(Timetable)

目標執(zhí)行流程確定角色設定目標制定計劃逐日調(diào)整評估總結(jié)周計劃一周行事歷周計劃表日計劃時間管理通則

把每天要做的事列一份清單確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起每天都這么做時間沒有具體確定的待處理事項時間已具體確定的事件電話、記錄等信息每日計劃表提前一天客戶訪談整理資料2設計調(diào)查表格1部門例會整理資料客戶訪談部門例會設計調(diào)查表格

365日歷軟件的使用

日事清軟件的使用第三講時間管理與自我管理時間管理的羅盤理論強調(diào)了一切以自然法則為中心的羅盤理論。這種管理法則超越傳統(tǒng)上追求更快、更好、更具有效率的觀念，它不是換一個時鐘，而是提供一個羅盤，因為人走的多快是一回事，方向?qū)Σ攀亲钪匾?。怎么走，不是求快，而是怎么向未來的目標接近。這種管理理論強調(diào)的是每一天的行動，每一個時段的行動，都要與未來的目標很接近，所以它強調(diào)的是一種方向，也叫做正北理論。高績效員工的自我管理八項修煉標準——一致：使命與價值觀、角色與目標、重點與計劃、欲望與自制等應和諧一致；——平衡：人應在事業(yè)、財富、生活、奉獻等方面平行發(fā)展；——有重心：以一周為單位訂計劃，每天應各有不同的優(yōu)先目標，但要相互呼應，最有價值的事先做；——重人性：個人管理的目的在人而不在事；——有彈性：應可因個人作用和需求的變化而調(diào)整；——攜帶方便：管理工具應便于攜帶，隨時記錄與調(diào)整；——執(zhí)行到位：計劃的執(zhí)行必須準時準確，做到關(guān)鍵節(jié)點把控——評估反饋：自我檢測和外部評估相結(jié)合，為下一周期計劃做參考第四講時間管理與日常管理趕跑時間第一大盜的韻律原則專業(yè)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)指出：“人們一般每8

分鐘會收到1

次打擾，每小時大約7

次，或者說每天50~60

次。平均每次打擾大約是5

分鐘，總共每天大約4

小時，也就是約50%。其中80%（約3

小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時?！备鶕?jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。時間管理法則——“韻律原則”，它包括兩個方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體的方法包括：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強的溝通方式（如e-mail），要適當?shù)嘏c上司溝通減少來自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對方，了解對方的行為習慣等。Pareto原則應用集中精力在能獲得最大回報的事情上，而不要在瑣事上花過多的時間。關(guān)注第二象限的四象限原則I重要又緊急緊急狀況迫切的問題限期完成的會議或工作II重要不緊急準備工作，計劃預防措施價值觀的澄清人際關(guān)系的建立真正的再創(chuàng)造增進自己的能力III不重要但緊急造成干擾的事、電話信件、報告會議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的IV既不重要又不緊急忙碌瑣碎的事廣告函件無聊電話浪費時間逃避性活動ABC原則執(zhí)著于流程優(yōu)化的精簡原則“崔西定律”是指：“任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3

個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程?！蓖话l(fā)事件突發(fā)情況有哪些？職責內(nèi)緊急程度、重要程度職責外馬上處理暫緩處理減少突發(fā)情況發(fā)生努力使工作系統(tǒng)從一開始就正確無誤對被打擾情況進行分析（Who\When\Why），建立一種工作模式減少計劃外事件數(shù)量累計計劃外事件，創(chuàng)建自由時間塊縮短每個計劃外事件的時間長度縮短計劃外時間防范于未然克服拖延拖延者的借口強調(diào)時機不對逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承擔責任不適當?shù)哪繕藶榱溯p松混日子拖延的代價浪費了今天一時工作拖延，三倍時間償還逃避積極的人生健康不良待處理問題的不斷增多長期在壓力下工作的憂慮動手去做你能做或夢想要做的事，勇氣包含了天分、能力與奇跡，只有動手，心靈才會啟動；開始做，工作才會完成。解決拖延的秘訣---唯一的辦法就是去做它與拖延決戰(zhàn)承認：拖延是一種無益的生活方式把大工作分解當機立斷，直接面對不愉快的工作平衡表法給自己設定最后時限獎勵自己

建立有效的辦公環(huán)境

盡量保持桌面整潔，只留正在做的事情工作中經(jīng)常要用到的用品應容易取得每一件物品應擺放在固定的位置每天下班前將辦公桌整理就緒把不再需要的東西堅決扔掉有效授權(quán)1.被授權(quán)者要能達到所授權(quán)工作的能力與品行。2.授權(quán)必須明確職責范圍及權(quán)限。3.制定明確的作業(yè)規(guī)范，制約濫用權(quán)利的行為。4.授權(quán)前，對被授權(quán)者施與職前的訓練和協(xié)助。提高會議效率1、保證會議要有內(nèi)容，明確要解決的問題。開門見山，直奔主題

2、

及時開會。在得到重要情報或要求作出決策時應立即召開，以保證有充分的時間采取行動

3、主持人和參會者都要守時。如有遲到者，象聯(lián)想規(guī)定的那樣，在會場當眾站立幾分鐘，下次很少有人愿意再吸引大家的視線

4、主持人在會前明確通知會議目的、程序、時間、地點，讓參會者有所準備。正式會議，還要把議程發(fā)給參會者

5、出席討論和決策的會議人數(shù)以5-7人為最佳。出席會議超過20人，只能通報情況或布置工作，更多的人只適合于報告會和表彰會

6、一般會議時間以一小時為宜，大型報告會也不應超過兩個小時。生理學家認為，腦力的最佳狀態(tài)只能保持45分鐘，人在生理上產(chǎn)生疲勞感的臨界點是一小時7、

會議的重要原則是議事不議人。不要輕易按照少數(shù)服從多數(shù)的原則確定最后方案8、

會議要創(chuàng)造出一種寬松、坦誠的氣氛，有利于思想的交流與溝通，提高會議效率；9、會議結(jié)束前要做總結(jié)，建議行動方案，明確責任和規(guī)定期限第五講高效時間管理的技巧一個意識：時間的價值觀時間價值分析法

時間價值表你的時間價值分析

二個定律

帕金森法則帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《帕金