歸檔軟件及信息化介紹

檔案管理信息系統(tǒng)介紹主講：焦作市檔案局技術(shù)保護(hù)科楊滿玲

內(nèi)容檔案信息化概述電子文件及電子檔案管理檔案管理系統(tǒng)介紹第一章信息化概述

信息化是指建立在IT產(chǎn)業(yè)發(fā)展與IT在社會經(jīng)濟(jì)各部門擴(kuò)散的基礎(chǔ)之上，運(yùn)用IT改造傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)、社會結(jié)構(gòu)的過程。檔案信息化

檔案信息化——檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。檔案信息化現(xiàn)狀行業(yè)信息化縱強(qiáng)橫弱信息孤島信息化三個階段檔案信息化建設(shè)內(nèi)容建設(shè)內(nèi)容BCDA信息資源軟件系統(tǒng)硬件設(shè)施保障體系信息資源建設(shè)1現(xiàn)有館室藏檔案的數(shù)字化工作2電子文件的產(chǎn)生和歸檔等全過程的管理軟件系統(tǒng)文檔一體化系統(tǒng)數(shù)字檔案館和網(wǎng)站系統(tǒng)軟件系統(tǒng)電子文件管理系統(tǒng)硬件設(shè)施保障體系建設(shè)保障體系人才培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范安全管理第二章電子文件及電子檔案管理電子文件是通過數(shù)字計算機(jī)進(jìn)行操作、傳遞和處理的文件；

電子文件是由計算機(jī)交流與維護(hù)的文件；以計算機(jī)可處理形式存儲的文件。國際檔案理事會電子文件委員會

澳大利亞國家檔案館

美國國家檔案與文件管理局

機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄電子文件依賴計算機(jī)系統(tǒng)存取、操作、傳遞和處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

我國國家檔案局對電子文件的描述：

以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體種類劃分按文件構(gòu)成特點(diǎn)按文件功能按信息存儲載體按文件來源途徑按存在目的按信息表達(dá)方式二、電子文件的種類按照文件功能劃分主文件——記錄信息內(nèi)容，傳達(dá)作者意圖，行使行政職能的文件支持性文件——生成和運(yùn)行主文件必須的文件按照信息存儲載體劃分磁盤文件——以磁盤為存儲介質(zhì)磁帶文件——以磁帶為存儲介質(zhì)光盤文件——以光盤為存儲介質(zhì)利用文件——為利用而制作、流傳的文件保存文件——脫離流轉(zhuǎn)過程，作為母板保存的文件備份文件——作為保存文件的復(fù)本而備存的文件按照存在目的劃分按照文件來源途徑劃分

原生電子文件——直接生成于數(shù)字環(huán)境中的電子文件數(shù)字化的電子文件——由傳統(tǒng)文件通過數(shù)字化而形成的電子文件按照信息表達(dá)方式劃分文本文件（TEXT）數(shù)據(jù)文件（DATA）圖形文件（GRAPHIC）圖像文件（IMAGE）視頻文件（VIDEO）聲音文件（AUDIO）命令文件（PROGRAM）其他形式的電子文件：電子郵件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁、即時通信、博客等。三、電子文件的特點(diǎn)1、信息的非人工識讀性可以直接閱讀傳統(tǒng)紙質(zhì)文件必須借助計算機(jī)來閱讀

人們無法直接閱讀電子文件非人工識讀？計算機(jī)屏障

電子文件（客體）形成者管理者（主體）利用者計算機(jī)屏障帶來的結(jié)果：

計算機(jī)成為必需工具無法及時發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容的變化為什么人們無法直接閱讀電子文件？因?yàn)殡娮游募挠涗浄绞骄哂刑厥庑孕畔⒁詳?shù)字代碼序列存在，隱含特定的編碼規(guī)則、壓縮方法和存儲邏輯。在物理層面上，信息是以磁電或光電信號等形式存在的。2、系統(tǒng)的依賴性電子文件應(yīng)用軟件平臺（WORD、EXCEL、OA）系統(tǒng)軟件平臺硬件平臺（計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)）生存的技術(shù)環(huán)境對生成技術(shù)環(huán)境的依賴？電子文件只有在其生成的技術(shù)環(huán)境中才能最大限度地保持其原始面貌。生成環(huán)境的改變，可能導(dǎo)致文件信息的失真和處理、利用上的困難，甚至無法識讀。電子文件也會“水土不服”！

所以只有依靠相應(yīng)的計算機(jī)系統(tǒng)（軟硬件）才能形成、保存、管理、利用電子文件。對其形成的最初環(huán)境有特殊依賴性，脫離有關(guān)環(huán)境就存在失真等風(fēng)險。所以要保證電子文件可讀的一個必要條件就是，為電子文件配備合適的系統(tǒng)環(huán)境。

3、信息與特定載體的可分離性

信息對于記錄方式具有“游離性”，數(shù)字代碼序列對于載體具有“游離性”，內(nèi)容的邏輯結(jié)構(gòu)與物理存儲結(jié)構(gòu)具有“游離性”?？煞蛛x性應(yīng)作以下認(rèn)識：文件內(nèi)容與表達(dá)其內(nèi)容的數(shù)字代碼序列之間不具有固定關(guān)系數(shù)字代碼序列與其存儲載體之間具有不具有固定關(guān)系文件內(nèi)容數(shù)字代碼序列可改變載體不固定4、信息的易變性

內(nèi)容容易改動、載體容易改變、生成保存環(huán)境容易改變。

5、信息存儲的高密度性

自1957年硬盤誕生以來，其單位存儲密度已提高了5000萬倍；索尼開發(fā)的BWU-100A單面雙層藍(lán)光光盤，容量50G；存儲技術(shù)的新突破，一個硬幣大小的面積上將可存儲250張DVD的容量。電子文件的管理目標(biāo)真實(shí)性可靠性完整性可用性第三章檔案管理系統(tǒng)介紹焦作市電子文件在線歸檔管理系統(tǒng)蘭星檔案管理軟件檔案管理軟件的發(fā)展單機(jī)版管理軟件

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網(wǎng)絡(luò)版管理軟件目錄級檢索→

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全文數(shù)據(jù)庫檢索單純的檔案目錄管理→

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整個檔案管理流程形式檢索管理焦作市電子文件在線歸檔管理系統(tǒng)基于政府內(nèi)網(wǎng)固定網(wǎng)址登錄eg.用戶：ceshi_user密碼：000000專屬用戶密碼在地址欄中輸入該網(wǎng)址就可以進(jìn)入登陸頁面4:8080/esoaisapp/login.jsp該軟件是通過政府內(nèi)網(wǎng)平臺來進(jìn)行登錄管理操作，只要能聯(lián)上政府內(nèi)網(wǎng)的各單位都可以使用。蘭星歸檔管理系統(tǒng)軟件對比數(shù)據(jù)存儲在電腦本地磁盤上，需要檔案員自己進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，特別注意更換電腦時的數(shù)據(jù)安全性。數(shù)據(jù)存儲在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，與本機(jī)無關(guān)，通過管理員的維護(hù)，最大程度上保證數(shù)據(jù)的安全。單機(jī)版網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)安全性運(yùn)行環(huán)境簡單，僅需保證最基本的計算機(jī)硬件設(shè)備，但是共享操作較復(fù)雜，不能進(jìn)行遠(yuǎn)程指導(dǎo)。需要計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，方便信息傳遞可以根據(jù)實(shí)際要求實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程