第7章書面商務文件-外部溝通文件

第7章書面商務文件外部溝通文件學習內容：致意便條商務信函商業(yè)計劃年度報告?zhèn)髡婧碗娮余]件短信服務（SMS)學習目標：區(qū)分內部和外部書面溝通理解外部溝通文件的主要形式能夠使用這些溝通形式外部溝通文件指組織內部的人員與其組織外部的利益相關者進行溝通時所采用的書面形式。這些利益相關者可能包括銀行、供應商、客戶等。7.1致意便條沒必要寫信時用；只包含公司名稱及一條禮節(jié)性短信；具體經辦人還會加上他的名字和一條短信（手寫）7.2商務信函信函：外部溝通文件最常見的形式。用途：1、安排會議2、確認已安排的會議的日期和時間3、申請工作4、回復申請信5、廣告或推銷函件6、核查潛在客戶的信用7、投訴有缺陷的商品或其他問題8、回復客戶投訴9、提供成本或合同標的核算10、詢價11、提交訂單發(fā)送商務信函的原因提供或尋求信息確保一些事情已經完成與客戶及供應商保持或者發(fā)展良好的關系商務信函的標準清楚簡潔、句子段落簡短對讀者應該是具體和特定的必須準確和完整禮貌而得體信函應當及時處理信函應包含具有企業(yè)風格的信息公司名稱、地址、電話；可能有公司標志；有便于識別和存檔的歸檔號；收件人的姓名和地址；日期；對收件人的問候；使用標題以表明這封信的主題；8、內容應仔細編排；9、應以恭敬的方式結尾；10、應有寫信人簽名；11、簽名下面應印有其姓名的印刷體，以防讀者無法讀懂其簽名；12、如果將來會有作者之外的其他人來處理該信，應清楚說明；13、若有附件，也應清楚說明。

P113課堂練習1寫一份商務信函7.3商業(yè)計劃公司制定商業(yè)計劃的原因：闡明他們的想法及目標支持資金申請通過將進展與計劃作對比，來監(jiān)測公司的業(yè)績設定銷售及利潤目標明確所需資源以及涉及的成本商業(yè)計劃包含的要件解釋你的商業(yè)構想概述能夠被滿足的潛在市場列出有關競爭者及其優(yōu)勢劣勢，進行分析說明你將如何營銷產品或服務及其涉及的成本多少有關房屋和附屬場地及所需資本方面計劃6、提供有關個人背景、資質和業(yè)務經驗的詳細信息7、說明你需要投入資金的多少8、說明你需要資助資金的數(shù)量及償還計劃9、概述你所能提出的貸款抵押10、列出詳盡的財政預算，其中包括月現(xiàn)金流及第1年的利潤預算。商業(yè)計劃通常包含的五部分經營目標銷售與市場預測生產資源需求資金支持方面的數(shù)據(jù)7.4年度報告◆大多數(shù)國家都要求公司提供年度財務報表?！?985年，英國的《公司法》規(guī)定：每個公司必須提供其年度賬目，其中包括利潤表、資產負債表，連同相關的賬目附注以及包含董事會報告和審計報告在內的年度報告。它是董事會的職責。7.5傳真和電子郵件

◆傳真能通過電話線路以電子方式傳送書面信息。

◆發(fā)送完后幾分鐘之內送達收件人。使用傳真機的禮儀利用的先后問題忌發(fā)私人傳真稿件檢查設備問題并處理完畢后勿落東西電子郵件好的電子郵件不僅是個人職業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)，更是保障正常商務交流的前提。那么發(fā)電子郵件時應該注意哪些問題呢？搞清發(fā)送郵件對象、郵箱地址發(fā)送郵件之前，必須搞清楚發(fā)送郵件的對象、職位(以便稱呼對方)以及郵箱地址。2、明確郵件目的一般來講，商務電子郵件分為以下幾種：表達感謝、答復消息、表達歉意、通知、提醒、確認信息、提出要求、詢問原因、提出建議等。3、正文內容直奔主題4、注意語氣和措辭5、檢查無誤后發(fā)送發(fā)送禮儀注意事項總結主題明確內容簡潔多