集團公司公文管理規(guī)定

集團公司公文管理規(guī)定1目的規(guī)范公司內(nèi)的行文程序，加強對公司內(nèi)文件的管理。2范圍適用于集團公司內(nèi)部文件、外報材料、編號下發(fā)文件。3程序活動3.1內(nèi)部文件要求為提高效率、節(jié)約費用，推廣無紙化辦公，凡集團公司內(nèi)部文件，無需領導簽批意見的（包括：例行報告、報表、工作匯報等）及無需書面存檔的，一律通過0A系統(tǒng)按流程上報或下發(fā)；上報文件需領導簽批的，如可通過0A系統(tǒng)實現(xiàn)，也應通過0A系統(tǒng)完成。3.1.2上報文件需公司領導簽批且無法通過0A系統(tǒng)實現(xiàn)的，可采用書面形式報批。3.L3內(nèi)部文件格式要求3.1.3.1內(nèi)部文件用紙一般采用國內(nèi)通用的A4紙，應根據(jù)文件內(nèi)容合理調(diào)整邊距并安排版面。文件圖文區(qū)用字一律使用簡體中文,字體為宋體。文件應當從左至右橫寫、橫排。文件的書寫必須使用規(guī)范的漢字，不能使用異體字和繁體字。正文字體為四號字，主題部分采用加粗三號字，主題應居中。標點符號、字體、數(shù)字以及計量單位使用要準確規(guī)范。公司內(nèi)部上報文件應當附有頁眉，用五號字填寫，內(nèi)容分為以下幾部分：上報部分（填寫上報公司某某領導或某某具體人員）;發(fā)放部分（公文需要發(fā)放的，填寫發(fā)放相關(guān)單位或具體單位名稱）；份數(shù)部分（根據(jù)實際上報或發(fā)放情況填寫份數(shù)）；頁數(shù)部分（按文件頁數(shù)標注）。3.1.3.3文件結(jié)尾應在右下方用加粗四號字標注本單位、部門簡稱或全稱以及文件完成的時間，由本單位/部門領導審核并簽字確認。文件的頁碼與裝訂。文件應當用阿拉伯碼標注頁碼，頁碼號應位于文件的中下部或右下部，單頁文件也可不予標注；文件一般在左上角或上方正中裝訂，注意裝訂不要壓住文字，裝訂應符合檔案保護的要求。3.2對外發(fā)送函件或報送材料要求3.2.1對外發(fā)送函件應采用集團公司統(tǒng)一設計的有企業(yè)標志的A4幅面信簽和傳真紙（在0A系統(tǒng)中可下載使用），格式參照本規(guī)定3.1.3,不需添加頁眉頁腳。對外報送或傳真文件應當標明致送單位或部門的名稱，并標明受致送人，外報材料內(nèi)容要主題明確，落款要注明單位或部門名稱、日期和聯(lián)系方式等，需加注姓名的要同時明確擔任的職務。除簽名需手寫外，一律采用打印字體。3.2.2對外發(fā)送函件需加蓋公章的，需經(jīng)總裁辦蓋章并編號后方可發(fā)送。3.2.3涉及可能發(fā)生法律糾紛的對外函件（如對外發(fā)送律師函或答復對方的律師函，涉及貨款糾紛、產(chǎn)品質(zhì)量問題等的往來函件），需經(jīng)分管副總裁、法務辦、總裁辦審核后方可發(fā)送。3下發(fā)文件要求3.1范圍規(guī)章制度、人事任免、調(diào)價通知、日常通告、臨時性通知等。3.2職責集團公司所有需要下發(fā)的文件必須經(jīng)總裁辦審核、編號后方可下發(fā)執(zhí)行。3.3格式1規(guī)章制度：參照制度模板。人事任免、調(diào)價通知、日常通告、臨時性通知等均參照2內(nèi)部文件格式要求。3.3.4編號3.3.4.1規(guī)章制度編號：CLGC-ZD—XXXO3.3.4.2人事任免編號：總裁辦字（年號）第XXX號。3.3.4.3調(diào)價通知編號:CLGC-TJ-XXX。3.3.4.4日常通告、臨時性文件等短期有效文件不需編號。3.3.5歸檔規(guī)章制度、人事任免及調(diào)價通知文件由總裁辦統(tǒng)一歸檔。3.4文件審批程序3.4.1內(nèi)部文件：單頁報批文件直接傳遞，多頁報批文件應附有《閱讀文件意見表》。報批文件應明確報送范圍，注明審批流程。3.4.2編號文件：按發(fā)文審批模板及流程填寫和辦理。3.4.3文件應當按照由下至上的順序逐級報批，嚴禁越級報批。3.4.4文件接收人員需認真審核，對于不符合上報格式要求、未嚴格執(zhí)行報批程序的文件予以退回，并不得流轉(zhuǎn)至下一程序。如有特殊情況，文件簽批后需要重新變更內(nèi)容的，應當按照文件報批程序重新簽批，嚴禁自行更改。3.4.5各級領導在審批文件時需遵循以下原則：及時處理，不得無故拖延審批時間；明確審批意見（“同意”、“不同意”或提出具體意見），不得未簽批退回或放棄簽字權(quán)利；標注簽字日期。3.4.