2023年辦公室實(shí)務(wù)第精編版八章練習(xí)

第七章練習(xí)一、單項(xiàng)選擇題1、文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（)。A、加入自己的主觀意見Ｂ、不記錄議題Ｃ、與發(fā)言人用詞不一致但意思完全一致D、對(duì)所做內(nèi)容做評(píng)論2、以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議。(）A、口字型B、教師型Ｃ、圓桌型Ｄ、U字型３、上司決定參與某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)當(dāng)（）A、只在便簽上寫好會(huì)議名稱B、除了送來的資料外,也必須收集其他上司有必要的資料C、假如第一次前往的公司外的地點(diǎn),要先了解場地情況和交通所花費(fèi)的時(shí)間D、和上司先充足溝通，避免在會(huì)議進(jìn)行中鏈?zhǔn)揭噪娫捖?lián)系的不便４、會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)規(guī)定把他發(fā)言的一段不做記錄解決，這時(shí)文員應(yīng)（）A、不理睬B、不征求主持人意見,停止筆錄Ｃ、征求主持人意見，停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī)D、征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)5、文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí),不應(yīng)當(dāng)做的是（）Ａ、文員按照上司的指示,應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參與者是否方便B、什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急限度C、會(huì)議場合的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長短、花費(fèi)多少做決定Ｄ、文秘人員必須配合會(huì)議議程，具體檢查各項(xiàng)工作6、有時(shí)應(yīng)上司規(guī)定，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)(）A、準(zhǔn)備資料B、發(fā)表意見C、現(xiàn)場服務(wù)D、會(huì)見或會(huì)談?dòng)涗浂⑴袛囝}1、代表會(huì)議依法定期召開,與會(huì)代表必須達(dá)成法定人數(shù)方位有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。(）2、假如會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場不利時(shí),文員可借奉茶為名,態(tài)度和藹,輕柔緩慢地端出茶點(diǎn),以消除緊張的氣氛。（)3、會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須保證賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會(huì)議開始前有足夠的時(shí)間布置好,這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。()４、假如上司不準(zhǔn)備參與某個(gè)會(huì)議,應(yīng)立即將會(huì)議告知廢棄，以免干擾其他事情(）。５、代表會(huì)議依法定期召開,與會(huì)代表必須達(dá)成人數(shù)方位有效,因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。（)三、簡答題1、提高會(huì)議效率可以有那些做法?２、文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)涉及那些事項(xiàng)？3、簡要說明會(huì)議紀(jì)要有什么作用,有哪兩種形式？四、設(shè)計(jì)題１、康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場等，某公司準(zhǔn)備在1１月15日上導(dǎo)9:０0主１2:00召開全廠中層干部大會(huì)，討論次年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃,地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議告知。他應(yīng)當(dāng)考慮哪些問題？2、某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有各種會(huì)議用品,室外有接待處,公司還租了汽車接送來賓,為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)當(dāng)做些什么工作？3、文秘人員如何主持會(huì)議?應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？4、科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參與人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等,共４6人,會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人,會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參與會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入６00元,假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作８小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有:文獻(xiàn)材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐,餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。(P１６6)5、本單位為了推動(dòng)工作開展,擬制定近二三年成中長期工作發(fā)展規(guī)劃，決定召開部分人員參與的工作研討會(huì)，辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？五、案例分析題1.波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市市中心召開大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)。參與的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影,進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。預(yù)定會(huì)議廳和租借放映機(jī)的任務(wù)交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關(guān)資料，打電話問了一些情況,決定租借黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議的召開時(shí)間是８月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租賃公司,規(guī)定租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議開幕前,辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場,結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議廳靠近熱鬧的馬路,噪音很大。９日上午,大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表,呀,已經(jīng)九點(diǎn)五十分了,放映機(jī)還沒有送到。劉小姐立即打電話去問,對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進(jìn)場,劉小姐心急如焚...．..忽然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷"怎么這個(gè)地方連停車場也沒有……"問題:（１)假如你是劉小姐，對(duì)接下去也許發(fā)生的各種情況，應(yīng)當(dāng)如何解決？(2)假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分尚未送到，你還應(yīng)當(dāng)做些什么?(3)從這件事中你得到了什么教訓(xùn)?2、公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉,星期四上午９:00到1l：00召開銷售員會(huì)議,規(guī)定小劉告知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了,也沒有碰到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把告知的事忘了。一直到星期三下午，經(jīng)理問她會(huì)議告知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的告知:“茲定于星期四上午在會(huì)議室召開銷售員會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)務(wù)必出席?！毙瞧谒纳衔?：3０左右,有2個(gè)銷售員到了會(huì)議室,但會(huì)議室里沒有人招呼，認(rèn)為會(huì)議不開了,坐了一會(huì)就走了。９:00左右有6個(gè)銷售員來了,什么資料也沒帶,其中兩個(gè)說，他們已經(jīng)約好客戶在1０:０0見面。到了·10點(diǎn)，只剩下４位銷售員，也談不出什么東西，會(huì)議草草結(jié)束了,經(jīng)理很不快樂。公司一共有12位銷售員，事后去問此外4位,他們說,主線沒有看到告知。經(jīng)理對(duì)小劉非常不滿。請(qǐng)問，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方?對(duì)的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的？３、為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì),局長要秘書小萬寫一份告知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導(dǎo)歷來不重視衛(wèi)生問題,假如他們知道召開的是衛(wèi)生工作會(huì)議也許自己不來而派其別人員來了。于是他寫了如下的告知：會(huì)議告知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定,茲定于4月2日上午９時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室召開各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。小萬將告知下發(fā)后不久,就接到了不少部門的電話詢問開什么會(huì)議,言談中頗有些責(zé)怪的意思。問題一：小萬錯(cuò)在哪里?應(yīng)當(dāng)如何寫這份會(huì)議告知?過了幾天，局里召開傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，有數(shù)百人參與，小萬負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。會(huì)議上,聽完報(bào)告后，進(jìn)人小組討論。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參與到哪一組討論。由于打印的分組小組名單上，主線沒有他們的名字。一查底稿，本來是打印人員翻重了頁，校對(duì)也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對(duì)他們不尊敬，紛紛離會(huì)而去，會(huì)場上出現(xiàn)了一陣騷亂。問題二:作為大會(huì)組織者,小萬錯(cuò)在哪里?針對(duì)這樣的緊急情況,他應(yīng)采用什么措施？一、單項(xiàng)選擇1、C2、Ｃ3、A４、D５、C６、B二、判斷題1、對(duì)2、對(duì)３、錯(cuò)4、錯(cuò)5、對(duì)三、簡答題1、遵循法律法規(guī)、合理制定會(huì)議目的、擬定必要的與會(huì)者、減少會(huì)議數(shù)量、縮小會(huì)議規(guī)模、簡化會(huì)議程序、縮短會(huì)議時(shí)間、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)、分析會(huì)議成本。2、會(huì)議名稱；會(huì)議記錄人的姓名、蓋章;會(huì)議開始、結(jié)束時(shí)間;會(huì)議地點(diǎn)；議題;主持人、主席；出席者名單；會(huì)議通過的情形及結(jié)論；相關(guān)的資料;下次會(huì)議預(yù)定期間。3、會(huì)議既要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一結(jié)識(shí)指導(dǎo)工作的作用,可以用于向上級(jí)報(bào)告會(huì)議情況;也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位,以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng),或規(guī)定與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：1、決議性會(huì)議紀(jì)要；２、周知性會(huì)議紀(jì)要四、設(shè)計(jì)題１、(1）會(huì)議的名稱；(2)出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；（３)日期、時(shí)間（開始到結(jié)束的預(yù)定期刻)；（4)地點(diǎn)：(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室)；(5)議題(或者議事日程);（６)主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號(hào)碼等;（7)開會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼(必要時(shí)可附上地圖);(8)注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場,或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。2、（１)要替搭車回去的人安排車子,(2)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；(3)有留話時(shí)，牢記務(wù)必傳達(dá);（4)檢查會(huì)場有無物品漏掉，(5)要為參與會(huì)議的人員送行，(6)文秘人員拜別前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西,如有，則必須加以熄滅。(7）桌、椅早先若有移動(dòng)，必須還原;洗海煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng),倒去垃圾；(8)攜帶進(jìn)會(huì)場的資料和會(huì)議用品要記得帶回;(９）關(guān)緊門窗并上鎖;(１0)告知會(huì)場的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。３、文秘人員假如在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容做一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思,簡略記下發(fā)言的要點(diǎn);會(huì)議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時(shí)間；對(duì)發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo),提醒時(shí)間有限;在會(huì)上可分派工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其別人意見,不要當(dāng)眾批評(píng)某個(gè)人,最后作總結(jié)，統(tǒng)一結(jié)識(shí);規(guī)定與會(huì)者記筆記,自己做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文獻(xiàn)夾，以作查證。5、(１）座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須去是對(duì)部門工作熟悉，能獨(dú)立思考、又敢于發(fā)表意見者;（２)座談會(huì)以小型為主,人數(shù)以七、八人為宜；（3)座談會(huì)上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（４)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄;(5）具體的記錄或由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長可短;(７)會(huì)場也可準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。五、案例分析題1、(1)請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員;(２）假如聯(lián)系不上送貨員,向總經(jīng)理報(bào)告，請(qǐng)示該如何辦？（3)立即向總經(jīng)理報(bào)告,不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程;(4)得到總經(jīng)理指示，也許把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí);（5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)〈或原租賃公司再送一臺(tái))；(6)召開大型會(huì)議，各種準(zhǔn)備工作，涉及音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排；(７)租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，涉及噪音問題、停車場等;(8)不能僅憑電話聯(lián)系,應(yīng)實(shí)地查看;（9)重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案）。２、答案：１、(１)應(yīng)當(dāng)搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單;（2）打印好書面告知(３)在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放告知或電話告知到名單上的每個(gè)人;(4)告知不能寫在布告欄里,也許不被人注意;（5)告知上應(yīng)寫清會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)；（6)應(yīng)具體寫清會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；（7）應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備,做好簽到工作3、問題一:會(huì)議告知缺少主題(議題）,時(shí)間上缺少從幾點(diǎn)到幾點(diǎn)，請(qǐng)哪些人出席不明確,發(fā)放會(huì)議告知要交到會(huì)議出席手上，可進(jìn)行說明解釋。如本人不在，應(yīng)請(qǐng)代收人簽字，打電話確認(rèn)是否出席。問題二:會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待。小萬沒有認(rèn)真校對(duì)材料,最后也沒能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料,加以改正。補(bǔ)救措施可以是:小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊，耳語幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按本來小組劃分展開了討論。此辦法是其中的一種。練習(xí)一、單項(xiàng)選擇題1、在某些情況下,文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)也許獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急;另一種是具有（)，了解規(guī)定約會(huì)者的心理。A、社交能力B、說話技巧Ｃ、聽話的能力D、聽寫的能力2、以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(）。Ａ、以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的仲要預(yù)定計(jì)劃,不再用以書面形式確認(rèn)B、上司和文員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃，天天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃C、假如會(huì)議的主辦者是上司,就要確認(rèn)(至少在舉辦日的二、三、天前)會(huì)議室D、會(huì)議、面談所必需的文獻(xiàn)及資料，要在前一天就準(zhǔn)備好3、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí)，以下哪些做法是錯(cuò)誤的(A、假如用寫信的方式，在估計(jì)對(duì)方收到信后,再打電話確認(rèn)B、告知你或上司的聯(lián)系電話,以便有變化時(shí)可立即告知C、對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)Ｄ、假如上司出差,可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)二、簡答題1、文員受上司指示，向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定期間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？2、文員運(yùn)用提醒系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提醒系統(tǒng)？具體做法是如何的?答案：單項(xiàng)選擇B2、Ａ3、D二、簡答題1、要獲得上司的許可;假如用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后,再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn);要對(duì)的告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、午餐會(huì)等）、所需要的的時(shí)間等等;約定好之后，一定要向上司報(bào)告,并填寫在日程安排計(jì)劃表上,還應(yīng)準(zhǔn)備約