建筑工程資料管理 (收集與整理)第一章 概述

建筑工程資料管理

2/6/20231第一章建筑工程資料管理概述第一節(jié)建筑工程資料的基本知識第二節(jié)建筑工程資料管理的意義和職責第三節(jié)工程文件的歸檔要求第四節(jié)工程文件的組卷第五節(jié)建筑工程檔案的驗收與移交

2/6/20232工程項目建設(shè)的程序及各個階段的工作內(nèi)容工程項目建設(shè)的程序項目建議書階段可行性研究階段勘察、設(shè)計文件編制階段建設(shè)準備階段施工安裝階段竣工驗收階段2/6/20233

資料是一個相對性、動態(tài)性極強的概念，外延極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支持價值，無論其具體是什么，均可視為資料（文件）。檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件（或叫文書）轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。

文件轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的。主要有以下三點：

（1）辦理完畢（或叫處理完畢）的文件才能作為檔案。（2）對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。（3）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。2/6/20234第一節(jié)建筑工程資料的基本知識

建筑工程資料是指在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄經(jīng)整理、匯編形成的的文件，包括工程準備階段文件、監(jiān)理資料、施工資料、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程資料。建筑工程指通過對各類房屋建筑及其附屬設(shè)施的建造和與其配套的線路、管道、設(shè)備的安裝活動所形成的工程實體。2/6/20235建筑工程資料工程準備階段文件是指在工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標等工程準備階段形成的文件。監(jiān)理文件是指監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件；施工文件是指施工單位在工程施工過程中形成的文件；竣工圖是指在工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣；竣工驗收文件是指在建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件。

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（1）紙質(zhì)載體

（2）縮微品載體

（3）磁性載體

（4）光盤載體建筑工程資料的載體形式2/6/20237

（1）真實性和全面性（2）分散性和復(fù)雜性（3）繼承性和時效性

（4）隨機性

（5）多專業(yè)性和綜合性

建筑工程資料的特征2/6/20238第二節(jié)建筑工程資料管理的意義和職責

建筑工程資料管理的意義（1）確保工程項目竣工驗收順利完成。（2）保證工程項目規(guī)范化建設(shè)。（3）維護企業(yè)自身利益和社會聲譽。（4）開發(fā)利用企業(yè)資源2/6/20239

1、負責本單位工程檔案資料的管理工作，并設(shè)專人進行管理。

2、在工程招標及勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng)對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求。

3、向參建各方提供所需的工程資料，并保證所提供的資料真實、準確、齊全。

4、對本單位自行采購的建筑材料、構(gòu)配件和設(shè)備等，應(yīng)符合設(shè)計文件和合同的要求，并保證相關(guān)質(zhì)量證明文件的完整、齊全、真實、有效。

5、負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。

6、對需本單位簽字的工程資料應(yīng)及時簽署意見。

7、收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案。

8、負責組織竣工圖的繪制工作，也可委托施工單位、監(jiān)理單位或設(shè)計單位，并按相關(guān)文件規(guī)定承擔費用。

9、在組織工程竣工驗收前，應(yīng)提請當?shù)氐某墙n案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收；未取得工程檔案驗收認可文件的，不得組織工程竣工驗收。

10、對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗收后的3個月內(nèi)向當?shù)爻墙n案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。建設(shè)單位職責2/6/202310監(jiān)理單位職責

（１）負責監(jiān)理資料的管理工作，并設(shè)專人對監(jiān)理資料進行收集、整理和歸檔。（２）按照合同約定，在勘察、設(shè)計階段，對勘察、設(shè)計文件的形成、積累、組卷和歸檔進行監(jiān)督、檢查；在施工階段，應(yīng)對施工資料的形成、積累、組卷和歸檔進行監(jiān)督、檢查，使工程資料的完整性、準確性符合有關(guān)要求。

(3)負責對施工單位報送的施工資料進行審查、簽字。（4）列入城建檔案館接收范圍的監(jiān)理資料，監(jiān)理單位應(yīng)在工程竣工驗收后兩個月內(nèi)移交建設(shè)單位。2/6/202311施工單位職責（１）負責施工資料的管理工作，實行技術(shù)負責人負責制，逐級建立健全施工資料管理責任制。（２）負責匯總各分包單位編制的施工資料。分包單位應(yīng)負責其分包范圍內(nèi)施工資料的收集和整理，并對施工資料的真實性、完整性和有效性負責。（３）在工程竣工驗收前，完成工程的施工資料整理、匯總。（４）按照合同的要求和有關(guān)規(guī)定，負責編制施工資料，自行保存一套，其他幾份及時移交給建設(shè)單位。2/6/202312城建檔案館的職責（１）負責接收、收集、保管和利用城建檔案。（２）負責對城建檔案的編制、整理、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，指派專業(yè)人員對國家和各省市重點、大型工程項目的工程檔案編制、整理、歸檔工作進行指導(dǎo)。（３）在工程竣工驗收前，對列入城建檔案館接收范圍的工程檔案進行預(yù)驗收，并出具《建設(shè)工程竣工檔案預(yù)驗收意見》。（4）在工程竣工后的3個月內(nèi)，對工程檔案進行正式驗收。合格后，接收入館，并發(fā)放《工程項目竣工檔案合格證》。2/6/202313施工單位資料員的崗位職責

1）負責施工單位內(nèi)部及與建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位材料及設(shè)備供應(yīng)單位、分包單位、其他有關(guān)部門之間的文件及資料的收發(fā)、傳達、管理等工作，應(yīng)進行規(guī)范管理，做到及時收發(fā)、認真?zhèn)鬟_、妥善管理、準確無誤。

2）負責所涉及到的工程圖紙的收發(fā)、登記、傳閱、借閱、整理、組卷、保管、移交、歸檔。

3）參與施工生產(chǎn)管理，做好各類文件資料的及時收集、核查、登記、傳閱、借閱、整理、保管等工作。

4）負責施工資料的分類、組卷、歸檔、移交工作。

5）及時檢索和查詢、收集、整理、傳閱、保存有關(guān)工程管理方面的信息。

6）處理好各種公共關(guān)系。2/6/202314建設(shè)工程資料管理的職責通用職責：

1、工程各參建單位填寫的建設(shè)工程檔案應(yīng)以施工及驗收規(guī)范、工程合同、設(shè)計文件、工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標準為依據(jù)。

2、工程檔案資料應(yīng)隨工程進度及時收集、整理，并應(yīng)按專業(yè)歸類，認真書寫，字跡清楚，項目齊全、準確、真實，無未了事項，表格應(yīng)采用統(tǒng)一表格，特殊要求需增加的表格應(yīng)統(tǒng)一歸類。

3、工程檔案進行分級管理，建設(shè)工程項目各單位技術(shù)負責人負責本單位工程檔案資料的全過程組織工作并負責審核，各相關(guān)單位檔案管理員負責工程檔案資料的收集、整理工作。

4、對工程檔案進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處罰，情節(jié)嚴重的，應(yīng)依法追究法律責任。2/6/202315建筑工程資料建設(shè)單位文件資料（A類）立項文件、建設(shè)規(guī)劃用地文件、勘察設(shè)計文件、工程招投標及合同文件、工程開工文件、商務(wù)文件、工程竣工驗收及備案文件、其他文件監(jiān)理管理資料、監(jiān)理質(zhì)量控制資料、監(jiān)理進度控制資料、監(jiān)理造價控制資料、分包管理資料、合同管理資料、監(jiān)理工作總結(jié)施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工物資資料、施工測量記錄、施工記錄、隱蔽工程檢查驗收記錄、施工檢測資料、施工質(zhì)量驗收記錄、單位（子單位）工程竣工驗收資料綜合竣工圖、室外專業(yè)竣工圖、專業(yè)竣工圖監(jiān)理單位文件資料（B類）施工單位文件資料（C類）竣工圖資料（D類）1、建筑工程資料的分類第三節(jié)工程文件的歸檔要求2/6/2023162、工程文件的歸檔范圍建設(shè)工程文件歸檔是指工程文件形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)。對一個建設(shè)工程而言，歸檔有兩方面含義：一是建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向本單位檔案管理機構(gòu)移交；二是勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交。2/6/202317

歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

（1）歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程。文件材料歸檔范圍詳見表1-1：建設(shè)工程資料歸檔范圍和保管期限表（第6頁）

（2）根據(jù)建設(shè)程序和工程特點，歸檔可以分階段進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。

（3）勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建管理機構(gòu)的要求對檔案文件的完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查，審查合格后向建設(shè)單位移交。

（4）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。（5）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當?shù)爻墙n案館（室）。（6）凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定和附錄一的要求單獨立卷歸檔。

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（1）歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

（2）工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。

（3）工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。

（4）工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。

（5）工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

（6）工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。

建設(shè)工程資料的質(zhì)量要求2/6/202319

（7）工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張。

（8）所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。（9）竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)?？⒐D章尺寸為50mm×80mm。竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標欄上方空白處。竣工圖章示例如圖1.1。

（10）利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當重新繪制竣工圖。

（11）不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/106093—89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm×210mm），圖標欄露在外面。

2/6/202320圖1.1竣工圖章式樣2/6/202321圖1.1竣工圖章式樣2/6/202322施工資料編號的組成通常情況下施工資料的編號應(yīng)該有7位數(shù)，由分部工程代號(2位)、資料類別代號（2位）和順序代號（3位）組成，每部分之間用橫線隔開。編號的形式如下：xx-xx-xxx共七位代號01-分部工程代號2位，應(yīng)根據(jù)資料所屬的分部工程，按照上表編寫C3-資料類別代號應(yīng)根據(jù)資料所屬類別按上表編寫001-順序代號，應(yīng)根據(jù)相同表格、相同檢查項目，按時間自然形成的先后順序編寫3、建筑工程檔案的編號2/6/202323建筑工程共分為九個分部工程，分部（子分部）的劃分及代號參見下表對于專業(yè)化程度高、施工工藝復(fù)雜、技術(shù)先進的子分部工程應(yīng)該單獨組卷，需單獨組卷的子分部工程見下表。3、建筑工程檔案的編號2/6/2023242/6/202325建設(shè)項目分解圖例：建設(shè)項目單項工程單位工程分部工程分項工程Xx學院新校區(qū)學生宿舍辦公樓教學樓電氣照明土建工程給排水工程基礎(chǔ)工程墻體工程柱梁工程基礎(chǔ)墊層防潮層2/6/202326圖１.２單獨組卷的子分部工程編號示例2/6/202327建筑工程檔案的保管期限及密級保管期限永久長期短期保管密級絕密機密秘密同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級2/6/202328表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202329表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202330表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202331表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202332表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202333表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202334表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202335表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202336表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202337表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202338表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202339表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202340表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202341表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202342表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202343表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202344表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202345表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表下一頁2/6/202346表１.１建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表返回2/6/202347一、立卷文件的要求立卷：指按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類地整理成案卷。

案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合而成并放入卷夾、卷皮的檔案保管單位，也是全宗內(nèi)檔案系統(tǒng)排列、編目和統(tǒng)計的基本單位。1.原則

1)立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。

2)一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。

第四節(jié)工程文件的組卷2/6/2023482.立卷可采用以下方法：

（1）建筑工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

（2）工程準備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷。

（3）監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

（4）施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。（5）竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷。

（6）竣工驗收文件可按單位工程、專業(yè)等組卷。

2/6/2023493.立卷過程中要遵循以下要求：

1）案卷不宜過厚，一般不超過40mm。

2）案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

4.卷內(nèi)文件的排列

1)文字材料按事項、專業(yè)順序排列。

2)圖樣按專業(yè)排列，同專業(yè)圖樣按圖號順序排列。

3)既有文件材料又有圖樣的案卷，文字材料排前，圖樣排后。2/6/202350二、案卷的編目

1.編制卷內(nèi)文件頁號的有關(guān)規(guī)定

1)卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。

2)頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角；折疊后的圖樣一律在右下角。

3)成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。

4)案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

2/6/202351圖1-2卷內(nèi)目錄樣式2.卷內(nèi)目錄的編制的有關(guān)規(guī)定

(1)樣式宜符合圖1-2的要求。

(2)序號以一份文件為單位，按文件的排列用阿拉伯數(shù)字從“1”依次標注。

(3)文件編號填寫工程文件原有的文號或圖號。

(4)責任者填寫文件的直接形成單位和個人。由多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。

(5)文件題名填寫文件標題的全稱。

(6)日期填寫文件形成的日期。

(7)頁次填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。

(8)備注填寫需要說明的問題。（目錄在前）

2/6/2023523.案卷備考表的編制的有關(guān)規(guī)定

(1)樣式樣式應(yīng)符合圖1-3的要求。

(2)頁數(shù)填寫卷內(nèi)文件材料的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù))，以及立卷單位對案卷情況的說明。

(3)時間填寫完成立卷時間，年代編寫四位數(shù)。圖1-3卷內(nèi)備考表樣式2/6/2023534.案卷封面的編制的有關(guān)規(guī)定

(1)樣式樣式宜符合圖1-4的要求，案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面的形式。

(2)檔號檔號應(yīng)由分類號、項目號和檔案號組成，由檔案保管單位填寫。

(3)檔案館代號檔案館代號應(yīng)填寫國家給定的本檔案館的編號，由檔案館填寫。

(4)案卷題名案卷題命應(yīng)簡明準確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

圖1-4案卷封面式樣2/6/202354

(5)編制單位編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責任者，即立卷單位。

(6)編制日期編制日期應(yīng)填寫檔案整編起止日期。

(7)保管期限保管期限分為永久、長期、短期三種期限。永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下，同一案卷有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。各級文件的保管期限詳見表1-1。

(8)密級密級分為絕密、機密、秘密三種。同一按卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。

5.制作要求

卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面應(yīng)用70g以上白色書寫紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面。2/6/202355三、案卷的裝訂

1.案卷的裝訂形式

案卷可采用裝訂和散裝兩種形式（剔除金屬物）2.案卷的裝具

案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。3.案卷脊背案卷脊背的內(nèi)容包括檔號和案卷題名。2/6/202356一、建筑工程檔案的驗收

1.建筑工程檔案的驗收程序1)工程竣工驗收前，各參建單位的技術(shù)負責人應(yīng)對本單位形成的工程資料進行竣工審查。