財務(wù)支出及審批權(quán)限管理制度

PAGE1PAGE5財務(wù)支出及審批權(quán)限管理制度公司各部門、各控股子公司：為了完善財務(wù)管理，嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)支出及審批權(quán)限，結(jié)合公司的實際情況，現(xiàn)對深XX字(200X)第XX號制度進(jìn)行修訂,本制度適用于XX市XX投資發(fā)展有限公司及其控股子公司。一、資金支出的審批1、各部門人員因公務(wù)需要預(yù)支差旅費或備用金，可向財務(wù)部預(yù)支伍佰至伍仟元的備用金。借款時須按“借款申請單”要求填列，完善審批手續(xù)財務(wù)部方可付款。2、公司食堂、收銀領(lǐng)班、司機和物資采購人員可申請定額備用金，（酒店收銀領(lǐng)班備用金由酒店財務(wù)部根據(jù)實際需要確定金額），申請定額備用金的，報銷時可不抵借支，直接支取現(xiàn)金。（1）臨時備用金借支人須在公務(wù)完畢后3個工作日內(nèi)到財務(wù)部辦理費用報銷手續(xù)，每年12月31日前個人借支的備用金須結(jié)清歸還，逾期不還的，從該職員下月工資中扣還。（2）借款申請單除當(dāng)日借支當(dāng)日歸還外，報銷費用時不予退還，由會計開具收據(jù)給報銷人，收據(jù)須妥善保管備查（保管期限為15年）。3、所有借款必須前款結(jié)清方可再借付。確因業(yè)務(wù)需要無法結(jié)清前賬的，須在“借款申請單”上說明原因，并按審批程序批準(zhǔn)后，方可再借付。4、預(yù)付款：是指需預(yù)先支付的各項工程及購買材料、貨物的款項。采購合同原則上不預(yù)付款，采用月結(jié)方式；廣告、施工合同原則上不預(yù)付款，大項目按進(jìn)度付款，小項目工程完工驗收合格后付款；設(shè)備或?qū)楣局谱鞯漠a(chǎn)品，金額在5萬元以上（含5萬元）的可預(yù)付定金，但不可超過總額的30%。未簽訂采購合同的，不存在預(yù)付款，由采購經(jīng)辦人憑已批準(zhǔn)的“物品采購單”填寫“借款申請單”，辦理審批手續(xù)后付款，付款時超過壹千元的以轉(zhuǎn)帳支票支付。5、因經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生需領(lǐng)用轉(zhuǎn)帳支票的，需填寫領(lǐng)用支票申請單，按程序通過審批，由出納在支票上寫明收款單位名稱、日期、用途及金額，由領(lǐng)取人在支票存根上簽收。如因特殊情況，可以領(lǐng)取空白支票，但空白支票必須設(shè)定限額，并報母公司副總裁/總裁批準(zhǔn)；作廢支票須交回出納處留存；若遺失支票，領(lǐng)取人須及時報告財務(wù)經(jīng)理并登報聲明支票作廢，若支票已被支付，領(lǐng)取人需按被支付金額和相關(guān)費用進(jìn)行賠償。所有支票的領(lǐng)用，須由出納在領(lǐng)用支票登記本上登記，并由領(lǐng)用人簽名。二、費用報銷1、經(jīng)辦人必須如實填寫所報銷費用的內(nèi)容。經(jīng)涂改或大小寫不符的發(fā)票、假發(fā)票及未蓋有財政監(jiān)制章的收據(jù)一律不予報銷（特殊情況除外）。如果發(fā)票與供應(yīng)單位名稱不符或無法提供發(fā)票的，供貨單位需到我公司所在地稅務(wù)局開具發(fā)票方可報銷。2、報銷費用時必須填寫“費用報銷單”，所有單據(jù)要按性質(zhì)（如差旅費、招待費、辦公費用）分類、分次、分頁粘貼填制；差旅費必須分次、按出差地點分開填列，并計算好出差天數(shù)，填報住宿、伙食補助和市內(nèi)交通費。所有報銷單據(jù)的數(shù)量和合計金額必須準(zhǔn)確無誤，粘貼要求整齊、美觀。每張票據(jù)必須有經(jīng)辦人和證明人（或驗收人）簽名，手續(xù)不完整的一律不予報銷。3、誤餐補貼：如員工辦理公務(wù)不能返回公司用午餐的，可憑獲得批準(zhǔn)的“外出申請單”和發(fā)票每人報銷15元/餐。宴請客戶及市外出差人員不享受誤餐補貼。4、各部門人員因公接待外單位人員，建議安排工作餐。如需要到外面宴請的，須事先取得部門經(jīng)理和各公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)（填寫交際費申請表）,否則不予報銷。申請表需注明招待事由、日期、預(yù)計開支金額和同行人的證明。招待費原則上不可超出預(yù)算，情況特殊的需報母公司董事長批準(zhǔn)。5、公司員工外出辦事，原則上不能乘坐出租車。若確因工作需要須乘坐出租車，要事先請示部門經(jīng)理同意，并在報銷單上注明原因、出發(fā)地和目的地。6、所有需報銷的各種原始憑證，如入庫單、送貨單（加蓋送貨單位公章）、發(fā)票等，必須在業(yè)務(wù)發(fā)生的當(dāng)月內(nèi)報會計入帳。物資采購報銷須按公司物資采購管理制度規(guī)定辦理驗收，并完備各項審批手續(xù)，出納根據(jù)手續(xù)齊備的付款申請書付款。三、差旅費報銷的規(guī)定1、出差交通費、住宿費、伙食補助費標(biāo)準(zhǔn)：單位：元/天、餐等級項目職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)火車輪船飛機其他交通工具（不包括出租汽車）住宿標(biāo)準(zhǔn)伙食補助費一般地區(qū)特殊地區(qū)港澳地區(qū)一般地區(qū)特殊地區(qū)港澳地區(qū)（元/餐）總裁常務(wù)副總裁軟臥一等艙公務(wù)艙按實報銷按實報銷按實報銷按實報銷按實報銷按實報銷50副總裁總裁助理母公司諸總監(jiān)子公司總經(jīng)理軟臥二等艙公務(wù)艙按實報銷4004507008010050母公司部門經(jīng)理、高級工程師、子公司總經(jīng)理助理、部門總監(jiān)硬臥三等艙普通艙按實報銷300400600608050子公司部門經(jīng)理硬臥三等艙普通艙按實報銷280380500507050其他工作人員硬臥四等艙按實報銷180300400406050備注：（1）特殊地區(qū)是指經(jīng)濟特區(qū)及廣州、北京、上海。（2）子公司人員因工作需要出差港澳、臺灣及國外地區(qū)，需事前上報母公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2、出差住宿費和交通費實行限額控制、節(jié)約獎勵的辦法，特殊情況經(jīng)母公司常務(wù)副總裁/子公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能實報實銷；出差港澳地區(qū)的除總裁的交通費按實報銷外，其余人員按120元/天支付；伙食補助費實行包干，不另報餐費。（1）住宿憑住宿發(fā)票，在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)按實際住宿天數(shù)計算報銷，超出標(biāo)準(zhǔn)的部分自理。（2）乘坐火車座位票的（臥鋪除外），晚八時至次日凌晨七時之間，在車上過夜6小時以上，加發(fā)50元伙食補助；符合乘坐飛機條件的出差人員改乘火車的，連續(xù)乘車超過6小時（含6小時）的，每滿6小時，加發(fā)50元伙食補助。3、差旅費報銷的其他規(guī)定（1）隨同公司領(lǐng)導(dǎo)出差，乘坐交通工具和住宿與領(lǐng)導(dǎo)分不開的人員，按特殊情況處理。（2）出差人員到達(dá)目的地至住地往返可乘出租車，憑票據(jù)按實報銷。（3）自帶交通工具或接待單位提供交通工具的出差人員不報銷市內(nèi)交通費。（4）趁出差或調(diào)動工作之便，回家探親辦事的，其有關(guān)費用均由個人自理。其繞道和在家期間一律不報銷出差伙食補助費、住宿費和市內(nèi)交通費。（5）凡不符合乘坐飛機條件的人員，因公事緊急乘坐飛機的，應(yīng)事前經(jīng)母公司常務(wù)副總裁/子公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則超出標(biāo)準(zhǔn)的費用自理。（6）凡因公事支付的電話、電報費、速遞費均予報銷。（7）凡屬正副總裁指定陪客前往外地考察參觀者，其各項開支不受上述規(guī)定限制，陪同賓客出差的人員，如果在食住行方面已享受公費者，均不再享受補助。（8）凡被外單位和個人邀請到外地考察參觀，或業(yè)務(wù)跟單的人員，其食宿費已由對方負(fù)擔(dān)的，均不再享受包干費或補助費。（9）出差天數(shù)的計算:a)出發(fā)日補助計算：以有效報銷車票或飛機票的準(zhǔn)確開車或起飛時間為準(zhǔn)：上午12：00前出發(fā)的可享受全天補助；12：00后出發(fā)的，當(dāng)日可以到達(dá)目的地又返回的，可享受半天補助；12：00后出發(fā)的當(dāng)天到達(dá)目的地并住宿，可享受全天補助；b)到達(dá)日補助計算：以有效報銷車票或飛機票的準(zhǔn)確開車或起飛時間為準(zhǔn)：上午12：00前返回的可享受半天補助；12：00后返回的可享受全天補助。（10）實行差旅費制度后，各部門人員出差，原則上要定任務(wù)、定時間、定地點、定人數(shù)，實際出差天數(shù)超過原計劃天數(shù)的費用，需經(jīng)母公司常務(wù)副總裁/子公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則不予報銷。四、其他有關(guān)規(guī)定1、費用報銷時間：每周二、四各子公司出納把審核好的報銷單送母公司審核，合同付款及工程結(jié)算款不受此時間限制。2、工資發(fā)放時間：每月10日(考勤、工資表等有關(guān)資料需在7日前送達(dá)財務(wù)部審核)，若遇節(jié)假日提前至前一工作日發(fā)放。3、公司財會人員有權(quán)對所發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)的合理性、合法性、真實性進(jìn)行審核，若違反本制度一律不予報銷。任何人不得打擊報復(fù)。五、費用管理原則與方法1、從嚴(yán)控制原則：從工作需要出發(fā)，厲行節(jié)約，從嚴(yán)控制，費用開支合理。2、責(zé)任明確原則：母公司總裁和常務(wù)副總裁及子公司的總經(jīng)理是費用的決策者和責(zé)任人，對本公司發(fā)生費用的真實性、必要性和總體成本費用水平負(fù)責(zé)。3、受益者承擔(dān)費用原則：如果費用申請人同時是費用的受益者，但經(jīng)辦人并非受益人，則此項費用歸屬于受益人名下。此項原則適用于母公司與子公司之間，對一些費用難以界定受益者的，統(tǒng)一由母公司常務(wù)副總裁界定。4、母公司與子公司之間、子公司與子公司之間的內(nèi)部往來款項須當(dāng)月核對，月末相互辦理會計轉(zhuǎn)帳和相關(guān)調(diào)撥手續(xù)。六、審批權(quán)