外貿(mào)英語函電1

外貿(mào)英語函電EnglishCorrespondenceforInternationalTradeInstructor:GaoYihongMobilephonemail:irvin98@126.com

學(xué)習(xí)內(nèi)容本課程主要學(xué)習(xí)信例，大量學(xué)習(xí)外貿(mào)實(shí)務(wù)基本環(huán)節(jié)中有代表性的信例。外貿(mào)實(shí)務(wù)基本環(huán)節(jié)有：建立業(yè)務(wù)關(guān)系和資信調(diào)查、詢盤、報(bào)盤和報(bào)價(jià)、還盤、訂單，履行訂單、支付、包裝和運(yùn)輸、信用證的修改和展期、索賠和解決索賠等。成績(jī)?cè)u(píng)定及注意事項(xiàng)平時(shí)成績(jī)（30%）=出勤+作業(yè)+課堂請(qǐng)使用作業(yè)本期末考試（70%）保持課堂紀(jì)律課后復(fù)習(xí)Structure1)信頭(letterhead)2）編號(hào)，日期(referenceanddate)3）封內(nèi)名稱和地址(insidenameandaddress)4）經(jīng)辦人(attention)5）稱呼(salutation)6）事由（標(biāo)題）(subject)7）正文(body)8）結(jié)尾敬詞(complimentaryclose)9）簽名(signature)10）附件(enclosure)11）抄送(cctoXX)12）附言(postscript)Structure–Letterhead/theheading外貿(mào)商號(hào)的信箋，一般都印有信頭，包括發(fā)信人的姓名、地址、電話號(hào)碼、傳真號(hào)、及E-mail等，有些會(huì)將經(jīng)營項(xiàng)目，注冊(cè)商標(biāo)和公司董事、經(jīng)理等姓名一并印在信頭上。如需打印，則信頭位于信箋上方。Structure--ReferenceandDate參考號(hào)：為便于存檔與查閱，可以為信編寫參考號(hào)，為避免混淆，最好標(biāo)明Yourref:Ourref:打印日期注意事項(xiàng)：

A.年份應(yīng)完全寫出，不能用(94)代替(1994)

B.月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字來代替，但可以用縮寫。

C.日期最好用基數(shù)字（1st2nd3rd…)。D.年份與月份之間有逗號(hào)Structure--InsidenameandAddress收信人的姓名和地址一般是列在信箋的左上方，沿左頁邊線寫起。封內(nèi)地址與信封地址寫法相同。信內(nèi)把收信人名稱地址寫明對(duì)工作有便利。對(duì)發(fā)信人而言，便利有二：一是發(fā)信時(shí)可與信封地址相互對(duì)照，避免放入信封時(shí)發(fā)生差誤；二是發(fā)信后便于準(zhǔn)確歸檔，便于以后查找。對(duì)收信人而言，便利也有二：一是收信人讀信時(shí)，如發(fā)現(xiàn)信封名稱地址與封內(nèi)名稱地址不符，可以知道是放入信封時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，將信返回；二是收信后如信封與信函分離原信仍能保持完整，便于查閱。Structure--AttentionLine如需注明對(duì)方經(jīng)辦人，希望收信商號(hào)將信迅速交經(jīng)辦人辦理，可以在封內(nèi)地址下面加Attention或AttentionofRichardThomas&BaldwinsLtd.,151GowerStreet

London,SC76DY,England

AttentionMr.CaveorAttentionofManagerStructure--TheSalutation是寫信人對(duì)收信人的稱呼用語。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號(hào)（英國式），美加來信中Gentlemen后用冒號(hào)：Dearsir,DearMadam,Dearsirs,DearMesdames,Gentlemen(不能用單數(shù))寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：DearProf.TimScalesDearDr.JohnSmith

Structure--SubjectLineorCaptionLine事由寫在稱呼語下面兩行，一般是在信箋中間位置或頂格，事由要簡(jiǎn)單扼要，說明商品名稱，數(shù)量，信用證或合同號(hào)等即可。Re：或Subject：Structure--BodyoftheLetter這是書信的主體，表達(dá)發(fā)信人的意見。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。開頭語(openingsentence)正文(body)結(jié)束語(closingsentence)Structure--ComplimentaryClose結(jié)束語是一種客套用語它應(yīng)與前面的稱呼相呼應(yīng)，后面加逗號(hào)。如：DearSir(s)Yoursfaithfully,orFaithfullyyours,GentlemenTrulyyours,orYourstruly,DearMr.xxYourssincerely,orSincerelyyours,Structure--TheSignature低于結(jié)束語一至二行，從信紙中間偏右的地方開始，在結(jié)束語的正下方，在簽完名字的下面還要有用打字機(jī)打出的名字，以便識(shí)別。職務(wù)、職稱可打在名字的下面。

Structure--Enclosure如信中有附件時(shí)，應(yīng)在簽名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件應(yīng)注明2Enclsor3Encls,或詳細(xì)列明如下：Encls:2InvoicesEnc1:1B/LEnc2:1PhotoEnc3:1CertificateStructure--TheCarbonCopy如果函件要抄送其他有關(guān)單位，同時(shí)使對(duì)方也知道已抄送其他單位，可在信件最后的左下角注明“CCtoxxx”or“CCxxx”BCCStructure--Postscript一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時(shí)用P.S.表示，再寫上遺漏的話即可，要長(zhǎng)話短說。通常在信末簽名下面幾行的左方，應(yīng)于正文齊頭。

注意：在正式的信函中，應(yīng)避免使用附言。

Structure--SamplePrinciples7CConsideration體貼Correctness正確Completeness完整Concreteness具體Conciseness簡(jiǎn)練Clarity清楚Courtesy謙恭Principles1C-寫信時(shí)要處處從對(duì)方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對(duì)方。2C-正確的語法、標(biāo)點(diǎn)、拼寫和語氣，以免引起爭(zhēng)議。內(nèi)容要準(zhǔn)確。避免夸大其詞或者表達(dá)不充分。3C-一封商業(yè)信函應(yīng)概況了各項(xiàng)必需的事項(xiàng)，如邀請(qǐng)信應(yīng)說明時(shí)間、地點(diǎn)等，切忌寄出含糊不清的信件。4C-內(nèi)容應(yīng)該是具體的，不能模糊不清。5C-避免廢話連篇。避免不必要的重復(fù)。短句、單詞的運(yùn)用6C-意思表達(dá)明確，避免用詞錯(cuò)誤，注意詞語所放的位置，注意句子的結(jié)構(gòu)，注意段落。7C-語言要有禮且謙虛，及時(shí)地回信也是禮貌的表現(xiàn)。

Form縮進(jìn)式IndentedForm完全平頭式FullBlockForm改良平頭式ModifiedBlockForm混合式ModifiedBlockFormwithIndentedStyle縮進(jìn)式：封內(nèi)地址和其需要分行的地方的后一行，都比前一行縮進(jìn)2-3格，信的正文每一段開始都縮進(jìn)。完全平頭式：凡是用打字機(jī)打上去的每一行字，包括日期、封內(nèi)地址、事由和結(jié)尾禮詞。都是從左邊的空白邊緣打起。改良平頭式：這種格式，除日期，結(jié)尾禮詞和簽名部分外，其他部分每行開頭都與左邊空白看齊。混合式：封內(nèi)地址及其他需要分行的部分，采用平頭式，而第一段開始一行采用縮行式。兩種格式的混合采用所以稱之為混合式。ADDRESSINGTHEENVELOPESELF-STUDYPLSTEXTBOOKP.46-48如必須受信人親自開啟，可在信封的左下角注明：PrivateorPersonalorConfidential如需要特別說明信箋類型，可在信封左下角注明：Registered掛號(hào)信Express快遞OrdinaryMail平信Immediate(Urgent)急件PrintedMatter印刷品Sample樣品信托某人轉(zhuǎn)交,信封上不寫收信人的地址,在收信人名稱下寫:ByPolitenessof,ByKindnessof,ThroughtheCourtesyof,PerKindnessof,Forwardedby,PerFavourof,By(with)Favourof,Favouredby,加上帶信人的姓名Dr.WilliamBrownByKindnessofProf.WalterSnow如果不寫出帶信人的姓名,則只需要在收信人姓名之上寫:PleaseForwardPleaseForwardMr.James如果信件通過郵局寄給第三者轉(zhuǎn)交給收信人,要在收信人姓名下面寫名轉(zhuǎn)交人姓名,其前面加c/o(=careof由…轉(zhuǎn)交)Mr.ParkDavisc/oMr.HaroldWood218DoswellAve.FortAtkinson,WisconsinWehavereceivedyourletterofJune4,wearegivingyoutheinformationyouwant.WearesendingyoutheinformationyouaskedforinyourletterofJune4.Thisistotellyouaboutourshipment.Wearepleasedtotellyouthatyourorder167wasdispatchedyesterday.WebegtostatethatyourletterofMay5hasbeengivencarefullyconsideration.WesentyouourcatalogueyourequestedinyourletterofMay5.

WewantyoutoopenL/CattheendofMay.WehopeyoucouldopenL/CattheendofMay.Wedonotbelieveyouwillhavecausefordissatisfaction.Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied.HowIwishIcouldagreetoyoursuggestion!IregretthatIcannotagreetoyoursuggestion.Incaseyouwouldwishtoschedulethedeliveriesofcertainoralloftheproducts,arrangementsfortheseshipmentsmaybemadebygettingintouchwithanymemberofourfirm.Ifyouwanttoschedulethedeliveryofyourproducts,pleasecontactusforshippingarrangement.LayoutofE-mails

電子郵件格式外發(fā)的郵件收件人被抄送人被暗抄人事由主體部分添加附件處接收的郵件主體部分發(fā)件人收件人被抄送人事由日期附件外貿(mào)函電詞匯（1）貴函Yourletter;Yourfavour;youresteemedletter;Youresteemedfavour;Yourvaluedletter;Yourvaluedfavour;Yournote;Yourcommunication;Yourgreatlyesteemedletter;Yourveryfriendlynote;Yourfriendlyadvice;Yours.（2）本信，本函

Our(my)letter;Our(my)respects;Ours(mine);Thisletter;theselines;Thepresent.（3）前函

Thelastletter;Thelastmail;Thelastpost;thelastcommunication;Thelastrespects（自己的信）;Thelastfavour（來信）（4）次函

Thenextletter;Thenextmail;Thenextcommunication;Theletterfollowing;thefollowing.（5）貴函發(fā)出日期

Yourletterof(the)5thMay;Yourfavourdated(the)5thJune;Yoursofthe3rdJuly;Yoursunderdate(of)the5thJuly;Yourletterbearingdate5thJuly;Yourfavourofevendate(AE);Yourletterofyesterday;Yourfavourofyesterdaysdate;Yourletterdatedyesterday.（6）貴方來電、電傳及傳真

Yourtelegram;Yourwire;Yourcablegram（從國外）;Yourcodedwire（密碼電報(bào)）;Yourcodemessage;Yourciphertelegram;Yourwirelesstelegram;YourTELEX;YourFax.（7）貴方電話Yourtelephonemessage;Yourphonemessage;Yourtelephoniccommunication;Yourtelephonecall;Yourring.（8）通知(Noun)Advice;Notice;Information;Notification;Communication;Areport;News;Intelligence;Message.(Verb)（通知，告知）Tocommunicate(afact)to;Toreport(afact)to...on;Toapprise(aperson)of;Tolet(aperson)know;Toacquaint(aperson)with;Tointimate(afact)to;Tosendword;tosendamessage;Tomailanotice;towrite(aperson)information;Togivenotice（預(yù)告）;Tobreakanewsto（通知壞消息）;Toannounce（宣布）.（9）回信(Noun)Ananswer;Areply;Aresponse.(Verb)Toanswer;Toreply;Togiveareply;Togiveonesanswer;Tomakeananswer;Tosendananswer;Towriteinreply;Toansweronesletter.（特此回信）Replyto;Answeringto;Inanswerto;Inreplyto;Inresponseto.（等候回信）Toawaitananswer;Towaitforananswer.（收到回信）Togetananswer;Tofavouronewithananswer;Togetaletteranswered.（10）收訖，收到(Noun)Receipt（收到）;Areceipt（收據(jù)）;Areceiver（領(lǐng)取人，取款人）;Arecipient（收款人）(Verb)Toreceive;Tobeinreceiptof;Tobeto(at)hand;Tocometohand;Tobeinpossesionof;Tobefavouredwith;Toget;Tohave;Tohavebefore(aperson);Tomakeoutareceipt（開出收據(jù)）;Toacknowledgereceipt（告知收訖）.（11）確認(rèn)Toconfirm;Confirming;Confirmation;InConfirmationof（為確認(rèn)...,為證實(shí)...）;Aletterofconfirmation（確認(rèn)函或確認(rèn)書）（12）高興，愉快，欣慰Tohavethepleasuretodo;Tohavethepleasureofdoing;Tohavepleasuretodo;tohavepleasurein(of)doing;Totake(a)pleasureindoing(something);Totakepleasureindoing(something);Tobepleasedto(with)(by);tobedelightedat(in)(with);Tobegladto(of)(about);Toberejoicedin(at).（13）隨函附件Enclose;Inclose;Encl.;Enc.（14）迅速，立刻Urgently;Promptly;Immediately;Withallspeed;Atonce;Withdispatch;Withalldispatch;Withthequickestpossibledispatch;Withtheleastpossibledelay;Assoonaspossible;Asquicklyaspossible;Aspromptlyaspossible;Atonesearliestconvenience;Attheearliestpossiblemoment;Atanearlydate;Withoutdelay;Withoutlossoftime;Immediatelyonreceiptofthisletter;Byexpressmessenger;BySpecialmessenger;Byspecialdelivery;Byexpressletter.（15）回信Byreturn;Byreturnofpost;Byreturnofmail;Byreturnofair-mail.（16）依照Accordingto;Agreeablyto;Conformablyto;pursuantto;Inaccordancewith;Inconformitywith(to);Inobedienceto;Indeferenceto;Incompliancewith;Inagreementwith;Inpursuanceof.（17）就...，關(guān)于

About;Regarding;Concerning;Asto;Asregards;Withregardto;Inregardto;(of);Respecting;Relativeto;Anent;Inconnectionwith;Referringto;Withreferenceto;Inreferenceto;Re.（18）期滿到期及應(yīng)付之款

Tobedue;Tofalldue(become)due（日期將到）;Duly（正時(shí)，及時(shí)）；IndueCourse（依照順序）(19)（每個(gè)，按照，通過）Per(=by,through)rail.(post,mail,steamer)（通過鐵路，郵政，輪船）Perpro.=byproxy（由代理）

Perannum（=yearly，每年）Permensem(=monthly,每月)Perdiem[daiem](=daily,每日)Perman,percapital(=perhead,依照人數(shù)，每一人）

Perpiece（每一個(gè)，每一件）（20）表示抱歉（冒昧做了某事）Totakethelibertyofdoingsomething;Totakethelibertytodosomething;Totakethelibertyindoingsomething.（21）甚感遺憾，請(qǐng)包涵Toregret;Tobesorry;Tobechagrined;Tobemortified;Tobevexed;Toregrettosay;Tobesorrytosay;Toonesregret;Tofeelagrea