外貿英語函電1

外貿英語函電EnglishCorrespondenceforInternationalTradeInstructor:GaoYihongMobilephonemail:irvin98@126.com

學習內容本課程主要學習信例，大量學習外貿實務基本環(huán)節(jié)中有代表性的信例。外貿實務基本環(huán)節(jié)有：建立業(yè)務關系和資信調查、詢盤、報盤和報價、還盤、訂單，履行訂單、支付、包裝和運輸、信用證的修改和展期、索賠和解決索賠等。成績評定及注意事項平時成績（30%）=出勤+作業(yè)+課堂請使用作業(yè)本期末考試（70%）保持課堂紀律課后復習Structure1)信頭(letterhead)2）編號，日期(referenceanddate)3）封內名稱和地址(insidenameandaddress)4）經辦人(attention)5）稱呼(salutation)6）事由（標題）(subject)7）正文(body)8）結尾敬詞(complimentaryclose)9）簽名(signature)10）附件(enclosure)11）抄送(cctoXX)12）附言(postscript)Structure–Letterhead/theheading外貿商號的信箋，一般都印有信頭，包括發(fā)信人的姓名、地址、電話號碼、傳真號、及E-mail等，有些會將經營項目，注冊商標和公司董事、經理等姓名一并印在信頭上。如需打印，則信頭位于信箋上方。Structure--ReferenceandDate參考號：為便于存檔與查閱，可以為信編寫參考號，為避免混淆，最好標明Yourref:Ourref:打印日期注意事項：

A.年份應完全寫出，不能用(94)代替(1994)

B.月份要寫英文名稱，不能用數字來代替，但可以用縮寫。

C.日期最好用基數字（1st2nd3rd…)。D.年份與月份之間有逗號Structure--InsidenameandAddress收信人的姓名和地址一般是列在信箋的左上方，沿左頁邊線寫起。封內地址與信封地址寫法相同。信內把收信人名稱地址寫明對工作有便利。對發(fā)信人而言，便利有二：一是發(fā)信時可與信封地址相互對照，避免放入信封時發(fā)生差誤；二是發(fā)信后便于準確歸檔，便于以后查找。對收信人而言，便利也有二：一是收信人讀信時，如發(fā)現信封名稱地址與封內名稱地址不符，可以知道是放入信封時發(fā)生錯誤，將信返回；二是收信后如信封與信函分離原信仍能保持完整，便于查閱。Structure--AttentionLine如需注明對方經辦人，希望收信商號將信迅速交經辦人辦理，可以在封內地址下面加Attention或AttentionofRichardThomas&BaldwinsLtd.,151GowerStreet

London,SC76DY,England

AttentionMr.CaveorAttentionofManagerStructure--TheSalutation是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號（英國式），美加來信中Gentlemen后用冒號：Dearsir,DearMadam,Dearsirs,DearMesdames,Gentlemen(不能用單數)寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：DearProf.TimScalesDearDr.JohnSmith

Structure--SubjectLineorCaptionLine事由寫在稱呼語下面兩行，一般是在信箋中間位置或頂格，事由要簡單扼要，說明商品名稱，數量，信用證或合同號等即可。Re：或Subject：Structure--BodyoftheLetter這是書信的主體，表達發(fā)信人的意見。因此要求正文層次分明、簡單易懂。開頭語(openingsentence)正文(body)結束語(closingsentence)Structure--ComplimentaryClose結束語是一種客套用語它應與前面的稱呼相呼應，后面加逗號。如：DearSir(s)Yoursfaithfully,orFaithfullyyours,GentlemenTrulyyours,orYourstruly,DearMr.xxYourssincerely,orSincerelyyours,Structure--TheSignature低于結束語一至二行，從信紙中間偏右的地方開始，在結束語的正下方，在簽完名字的下面還要有用打字機打出的名字，以便識別。職務、職稱可打在名字的下面。

Structure--Enclosure如信中有附件時，應在簽名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件應注明2Enclsor3Encls,或詳細列明如下：Encls:2InvoicesEnc1:1B/LEnc2:1PhotoEnc3:1CertificateStructure--TheCarbonCopy如果函件要抄送其他有關單位，同時使對方也知道已抄送其他單位，可在信件最后的左下角注明“CCtoxxx”or“CCxxx”BCCStructure--Postscript一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時用P.S.表示，再寫上遺漏的話即可，要長話短說。通常在信末簽名下面幾行的左方，應于正文齊頭。

注意：在正式的信函中，應避免使用附言。

Structure--SamplePrinciples7CConsideration體貼Correctness正確Completeness完整Concreteness具體Conciseness簡練Clarity清楚Courtesy謙恭Principles1C-寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對方。2C-正確的語法、標點、拼寫和語氣，以免引起爭議。內容要準確。避免夸大其詞或者表達不充分。3C-一封商業(yè)信函應概況了各項必需的事項，如邀請信應說明時間、地點等，切忌寄出含糊不清的信件。4C-內容應該是具體的，不能模糊不清。5C-避免廢話連篇。避免不必要的重復。短句、單詞的運用6C-意思表達明確，避免用詞錯誤，注意詞語所放的位置，注意句子的結構，注意段落。7C-語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現。

Form縮進式IndentedForm完全平頭式FullBlockForm改良平頭式ModifiedBlockForm混合式ModifiedBlockFormwithIndentedStyle縮進式：封內地址和其需要分行的地方的后一行，都比前一行縮進2-3格，信的正文每一段開始都縮進。完全平頭式：凡是用打字機打上去的每一行字，包括日期、封內地址、事由和結尾禮詞。都是從左邊的空白邊緣打起。改良平頭式：這種格式，除日期，結尾禮詞和簽名部分外，其他部分每行開頭都與左邊空白看齊?；旌鲜剑悍鈨鹊刂芳捌渌枰中械牟糠?，采用平頭式，而第一段開始一行采用縮行式。兩種格式的混合采用所以稱之為混合式。ADDRESSINGTHEENVELOPESELF-STUDYPLSTEXTBOOKP.46-48如必須受信人親自開啟，可在信封的左下角注明：PrivateorPersonalorConfidential如需要特別說明信箋類型，可在信封左下角注明：Registered掛號信Express快遞OrdinaryMail平信Immediate(Urgent)急件PrintedMatter印刷品Sample樣品信托某人轉交,信封上不寫收信人的地址,在收信人名稱下寫:ByPolitenessof,ByKindnessof,ThroughtheCourtesyof,PerKindnessof,Forwardedby,PerFavourof,By(with)Favourof,Favouredby,加上帶信人的姓名Dr.WilliamBrownByKindnessofProf.WalterSnow如果不寫出帶信人的姓名,則只需要在收信人姓名之上寫:PleaseForwardPleaseForwardMr.James如果信件通過郵局寄給第三者轉交給收信人,要在收信人姓名下面寫名轉交人姓名,其前面加c/o(=careof由…轉交)Mr.ParkDavisc/oMr.HaroldWood218DoswellAve.FortAtkinson,WisconsinWehavereceivedyourletterofJune4,wearegivingyoutheinformationyouwant.WearesendingyoutheinformationyouaskedforinyourletterofJune4.Thisistotellyouaboutourshipment.Wearepleasedtotellyouthatyourorder167wasdispatchedyesterday.WebegtostatethatyourletterofMay5hasbeengivencarefullyconsideration.WesentyouourcatalogueyourequestedinyourletterofMay5.

WewantyoutoopenL/CattheendofMay.WehopeyoucouldopenL/CattheendofMay.Wedonotbelieveyouwillhavecausefordissatisfaction.Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied.HowIwishIcouldagreetoyoursuggestion!IregretthatIcannotagreetoyoursuggestion.Incaseyouwouldwishtoschedulethedeliveriesofcertainoralloftheproducts,arrangementsfortheseshipmentsmaybemadebygettingintouchwithanymemberofourfirm.Ifyouwanttoschedulethedeliveryofyourproducts,pleasecontactusforshippingarrangement.LayoutofE-mails

電子郵件格式外發(fā)的郵件收件人被抄送人被暗抄人事由主體部分添加附件處接收的郵件主體部分發(fā)件人收件人被抄送人事由日期附件外貿函電詞匯（1）貴函Yourletter;Yourfavour;youresteemedletter;Youresteemedfavour;Yourvaluedletter;Yourvaluedfavour;Yournote;Yourcommunication;Yourgreatlyesteemedletter;Yourveryfriendlynote;Yourfriendlyadvice;Yours.（2）本信，本函

Our(my)letter;Our(my)respects;Ours(mine);Thisletter;theselines;Thepresent.（3）前函

Thelastletter;Thelastmail;Thelastpost;thelastcommunication;Thelastrespects（自己的信）;Thelastfavour（來信）（4）次函

Thenextletter;Thenextmail;Thenextcommunication;Theletterfollowing;thefollowing.（5）貴函發(fā)出日期

Yourletterof(the)5thMay;Yourfavourdated(the)5thJune;Yoursofthe3rdJuly;Yoursunderdate(of)the5thJuly;Yourletterbearingdate5thJuly;Yourfavourofevendate(AE);Yourletterofyesterday;Yourfavourofyesterdaysdate;Yourletterdatedyesterday.（6）貴方來電、電傳及傳真

Yourtelegram;Yourwire;Yourcablegram（從國外）;Yourcodedwire（密碼電報）;Yourcodemessage;Yourciphertelegram;Yourwirelesstelegram;YourTELEX;YourFax.（7）貴方電話Yourtelephonemessage;Yourphonemessage;Yourtelephoniccommunication;Yourtelephonecall;Yourring.（8）通知(Noun)Advice;Notice;Information;Notification;Communication;Areport;News;Intelligence;Message.(Verb)（通知，告知）Tocommunicate(afact)to;Toreport(afact)to...on;Toapprise(aperson)of;Tolet(aperson)know;Toacquaint(aperson)with;Tointimate(afact)to;Tosendword;tosendamessage;Tomailanotice;towrite(aperson)information;Togivenotice（預告）;Tobreakanewsto（通知壞消息）;Toannounce（宣布）.（9）回信(Noun)Ananswer;Areply;Aresponse.(Verb)Toanswer;Toreply;Togiveareply;Togiveonesanswer;Tomakeananswer;Tosendananswer;Towriteinreply;Toansweronesletter.（特此回信）Replyto;Answeringto;Inanswerto;Inreplyto;Inresponseto.（等候回信）Toawaitananswer;Towaitforananswer.（收到回信）Togetananswer;Tofavouronewithananswer;Togetaletteranswered.（10）收訖，收到(Noun)Receipt（收到）;Areceipt（收據）;Areceiver（領取人，取款人）;Arecipient（收款人）(Verb)Toreceive;Tobeinreceiptof;Tobeto(at)hand;Tocometohand;Tobeinpossesionof;Tobefavouredwith;Toget;Tohave;Tohavebefore(aperson);Tomakeoutareceipt（開出收據）;Toacknowledgereceipt（告知收訖）.（11）確認Toconfirm;Confirming;Confirmation;InConfirmationof（為確認...,為證實...）;Aletterofconfirmation（確認函或確認書）（12）高興，愉快，欣慰Tohavethepleasuretodo;Tohavethepleasureofdoing;Tohavepleasuretodo;tohavepleasurein(of)doing;Totake(a)pleasureindoing(something);Totakepleasureindoing(something);Tobepleasedto(with)(by);tobedelightedat(in)(with);Tobegladto(of)(about);Toberejoicedin(at).（13）隨函附件Enclose;Inclose;Encl.;Enc.（14）迅速，立刻Urgently;Promptly;Immediately;Withallspeed;Atonce;Withdispatch;Withalldispatch;Withthequickestpossibledispatch;Withtheleastpossibledelay;Assoonaspossible;Asquicklyaspossible;Aspromptlyaspossible;Atonesearliestconvenience;Attheearliestpossiblemoment;Atanearlydate;Withoutdelay;Withoutlossoftime;Immediatelyonreceiptofthisletter;Byexpressmessenger;BySpecialmessenger;Byspecialdelivery;Byexpressletter.（15）回信Byreturn;Byreturnofpost;Byreturnofmail;Byreturnofair-mail.（16）依照Accordingto;Agreeablyto;Conformablyto;pursuantto;Inaccordancewith;Inconformitywith(to);Inobedienceto;Indeferenceto;Incompliancewith;Inagreementwith;Inpursuanceof.（17）就...，關于

About;Regarding;Concerning;Asto;Asregards;Withregardto;Inregardto;(of);Respecting;Relativeto;Anent;Inconnectionwith;Referringto;Withreferenceto;Inreferenceto;Re.（18）期滿到期及應付之款

Tobedue;Tofalldue(become)due（日期將到）;Duly（正時，及時）；IndueCourse（依照順序）(19)（每個，按照，通過）Per(=by,through)rail.(post,mail,steamer)（通過鐵路，郵政，輪船）Perpro.=byproxy（由代理）

Perannum（=yearly，每年）Permensem(=monthly,每月)Perdiem[daiem](=daily,每日)Perman,percapital(=perhead,依照人數，每一人）

Perpiece（每一個，每一件）（20）表示抱歉（冒昧做了某事）Totakethelibertyofdoingsomething;Totakethelibertytodosomething;Totakethelibertyindoingsomething.（21）甚感遺憾，請包涵Toregret;Tobesorry;Tobechagrined;Tobemortified;Tobevexed;Toregrettosay;Tobesorrytosay;Toonesregret;Tofeelagrea