重點建設(shè)項目文件歸檔要求

重點建設(shè)項目文件歸檔要求

一、總則

（一）(業(yè)主、項目法人)負責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項目竣工文件和整理項目文件。（二）在簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任。（三）項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應(yīng)與項目的立項準備、建設(shè)和竣工驗收同步進行。項目檔案應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)。（四）建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。

二、重點建設(shè)項目文件的收集

（一）項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程。其形成、積累和管理應(yīng)列入項目建設(shè)計劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標準或崗位責(zé)任制，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。建設(shè)過程1、項目準備階段建設(shè)單位各機構(gòu)負責(zé)收集、積累和整理項目前期文件以及設(shè)備，工藝和涉外文件；勘察、設(shè)計單位負責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件。2、項目施工階段（1）項目實行總承包的．由各分包單位負責(zé)其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承包單位負責(zé)收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理單位負責(zé)收集，積累項目監(jiān)理文件。（2）建設(shè)單位委托的項目監(jiān)理單位負責(zé)監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，審核、簽認竣工文件。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。3、項目試運行階段試運行單位負責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準備和試運行中形成的文件：項目器材供應(yīng)、財務(wù)管理單位或部門應(yīng)負責(zé)收集、積累所承建項目的器材供應(yīng)和財務(wù)管理中形成的文件．（三）收集要求

1、范圍要求：反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項目檔案。2、時間要求：各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。需強調(diào)的幾個問題一是區(qū)分基建檔案和文書檔案。若基建項目立項不成功，應(yīng)將相關(guān)文件歸入文書檔案；在基本建設(shè)項目建設(shè)期間形成的文書文件、普法性文件、重份文件、事務(wù)性文件等也應(yīng)歸入文書檔案；二是加強原件的收集。形式原始性和內(nèi)容原始性是檔案發(fā)揮作用的基本前提?；窘ㄔO(shè)項目實行工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、監(jiān)理制、法人制、招投標制、合同管理制后，隨著管理的規(guī)范，單位時間內(nèi)文件形成的數(shù)量急劇增加，大量的施工基礎(chǔ)資料和監(jiān)理文件在施工現(xiàn)場形成，如若管理不善，很容易造成原件丟失；三要注意以下材料的收集：

1）在項目立項、設(shè)計階段注意檢查征地拆遷方面收集的資料是否齊全，尤其是拆遷戶在拆遷過程中形成的材料。一般基本建設(shè)項目只保存了業(yè)主單位與當(dāng)?shù)卣膮f(xié)議，而拆遷戶的政策處理材料基本沒有，這種做法容易造成檔案散失，影響社會穩(wěn)定。這方面材料有：征地申請、批準文件，紅線圖、坐標圖、行政區(qū)域圖、土地勘測界址點成果材料征地移民拆遷、安置、補償批準文件、協(xié)議書、評估書（一戶一表調(diào)查、土地勘測面積計算、拆遷房屋評估及非違章建筑證明、房屋拆遷及其電力設(shè)施遷改補償?shù)炔牧希┙ㄔO(shè)前原始地形地貌的狀況圖、照片等2）應(yīng)注意招投標過程中產(chǎn)生的資料的收集是否齊全，尤其是參加招投標專家組的人員在評議標過程中針對具體項目不同標段形成的評分表等材料，同時應(yīng)加強收集未中標標書的收集；3）工程交工驗收后試運行期間材料的收集是否齊全，試運行記錄是否齊全完整，竣工圖是否能反映工程竣工后的真實狀況，與變更是否符合；4）聲像檔案的收集（包括開工典禮、重大工程質(zhì)量事故等方面）是否齊全完整。收集范圍包括：領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片；本單位組織或參加的重要外事活動；記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其它異常情況和現(xiàn)象的照片；記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點工程、名勝古跡以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片檔案；其他具有保存價值的照片檔案；5）針對電力與企業(yè)技改重點項目檔案與上述城建、水利、交通重點建設(shè)項目檔案的構(gòu)成有較大差別：主要由土建和設(shè)備組成，因此要注意檢查電力與企業(yè)技改項目設(shè)備檔案的完整性。設(shè)備檔案主要包括以下內(nèi)容：工藝規(guī)程、產(chǎn)品檢驗檢測記錄、招投標材料、合同協(xié)議、設(shè)備隨機材料、設(shè)備調(diào)試記錄、設(shè)備驗收記錄、設(shè)備維修記錄、試運行記錄等。6）高技術(shù)產(chǎn)業(yè)化項目檔案收集范圍應(yīng)與初步設(shè)計或建設(shè)方案批復(fù)內(nèi)容為主三、項目文件的整理（一）依據(jù)國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求。行業(yè)有特殊規(guī)定的按照行業(yè)有關(guān)要求。（二）整理的重點著重加強案卷標題、卷內(nèi)目錄、竣工圖、組卷等與檔案檢索利用有關(guān)的環(huán)節(jié)。頁號、日期、備考表等細節(jié)可適當(dāng)斟酌。組卷原則“遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用”。落實在此就是“按項目建設(shè)程序”科學(xué)組卷項目建設(shè)程序1、工程準備階段可以歸納為：提出項目建議書→可行性研究→工程規(guī)劃設(shè)計→工程計劃安排→開工審批。2、施工、監(jiān)理階段3、竣工驗收階段

工程準備階段文件分成七大類。即：（1）工程立項文件；（2）土地（建設(shè)用地征地拆遷）文件；（3）規(guī)劃設(shè)計（勘察、測繪、設(shè)計）文件；（4）招投標文件（5）開工審批文件（6）財務(wù)文件；（7）建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負責(zé)人。

監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等立卷。一般是按單位工程立卷為多數(shù)。施工文件立卷施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等立卷。1、按單位工程立卷按單位工程整理立卷是經(jīng)常采用的一種方法。2、按分部工程立卷分部工程是獨立組織施工的基本單位，因此施工文件按分部工程整理立卷是普遍適用的。3、按專業(yè)立卷施工文件能按專業(yè)分開施工的，就應(yīng)按專業(yè)整理立卷。

4、按階段立卷工程施工過程根據(jù)施工性質(zhì)和時間可分成若干階段，分階段收集整理施工文件，完成立卷工作是符合立卷原則和施工進度要求的?？⒐を炇瘴募⒕戆磫挝还こ?、專業(yè)立卷。

1、按單位工程立卷按單位工程整理立卷是工程檔案立卷的基本原則，竣工驗收文件立卷也不例外。

2、按專業(yè)立卷單位工程中每一個專業(yè)（或分部）工程施工完成后，應(yīng)進行本專業(yè)（分部）工程的竣工驗收，形成本專業(yè)（或分部）的工程驗收文件?？⒐D立卷竣工圖應(yīng)按單位工程、專業(yè)等立卷以建筑安裝工程為例，一般分成二部分，一是綜合竣工圖部分，二是專業(yè)竣工圖部分綜合竣工圖指的是建設(shè)項目平面圖及豎向布置圖，室外管網(wǎng)綜合圖和電氣（電力、電訊、電視等系統(tǒng)）綜合圖，以及室外各專業(yè)圖紙。專業(yè)竣工圖是指建設(shè)項目各專業(yè)圖紙，如公用建筑工程竣工圖為建筑、結(jié)構(gòu)、給水排水、電氣、智能化等專業(yè)圖紙?？茖W(xué)組卷綜上所述，管理性文件材料，按問題施工（監(jiān)理）基礎(chǔ)資料，按工程部位組卷（單位、分部、分項）或按文件材料性質(zhì)+時間（工序、進度）案卷標題的擬寫管理性文件材料：原文書檔案三要素施工（監(jiān)理）基礎(chǔ)文件資料：案卷題名=項目名稱+單位工程名稱（起訖里程或結(jié)構(gòu)、部位名稱）+文件名稱案卷分類排列案卷數(shù)量不多可不分類分類方法：按參建單位分類，按項目階段排列案卷排列順序：基本按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》中附表的順序進行《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2008）基本要求（1）竣工圖必須是新圖（2）竣工圖內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計、設(shè)計變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合。（3）應(yīng)有竣工圖編制說明。一個項目或單位工程應(yīng)有編制總說明，每一冊案卷應(yīng)有本冊編制說明。闡明竣工圖編制依據(jù)、原則、變更情況、設(shè)計與竣工圖數(shù)量對照等。（4）審核發(fā)現(xiàn)竣工圖不準確或短缺的，要及時修改補齊?？⒐D編制要求與方法

（5）一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊的應(yīng)將復(fù)印件附在有關(guān)卷冊中，或在備考表中說明。（6）國外引進的項目、引進技術(shù)或由外方承包的項目，外方提供的竣工圖由外方簽字?？⒐D編制幾種方法

（1）沒有變更的，在原施工圖上蓋竣工圖章即可。（2）少量的一般性的變更，在原施工圖上用杠改、劃改、圈改等方式進行更改。（3）重大變更或更改面積在35%以上的,要重新制作竣工圖.

（4）更改后原圖圖號不變.重做的竣工圖可在圖標欄加上“竣工階段”或圖號后加“竣”字.規(guī)范使用竣工圖章用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章.行業(yè)規(guī)定設(shè)計單位編制竣工圖的，可在新圖中采用竣工圖標，并填寫相關(guān)內(nèi)容.竣工圖章內(nèi)容填寫齊全、清楚，不得代簽。編制單位竣工圖編制人技術(shù)負責(zé)人編制日期監(jiān)理單位名稱監(jiān)理人6080四、檔案專項驗收程序關(guān)于強縣擴權(quán)的檔案專項驗收補充B類省級重點建設(shè)項目竣工檔案專項驗收；市級重點建設(shè)項目竣工檔案專項驗收；縣級重點建設(shè)項目竣工檔案專項驗收B類項目的定義A類：由省管理考核的項目B類：由各市管理考核的項目具體流程建設(shè)單位提出申請檔案行政管理部門受理申請條件1、主體工程、輔助工程和公用設(shè)施，已按批準的設(shè)計文件要求建成；2、工程檔案已按照國家有關(guān)規(guī)定做好如下工作：（1）工程全過程檔案已收集齊全并規(guī)范整理；（2）編制案卷目錄和工程簡介；（3）配備符合檔案管理要求的工作間、閱覽室和適宜的庫房、必要的設(shè)施；3、其他各項工作已按《浙江省省級重點建設(shè)項目竣工檔案專項驗收管理辦法》要求完成。報送材料申請單位根據(jù)重點建設(shè)項目級別相應(yīng)向省、市、縣檔案局報送申請材料；檔案部門受理省、市檔案局受理后，將委托縣檔案局組織檔案專項驗收，縣檔案局出具初步驗收意見，報省、市檔案局；縣級重點建設(shè)項目由縣檔案局直接受理，組織檔案專項驗收；各級重點建設(shè)項目相應(yīng)由省、市、縣檔案局根據(jù)初步驗收意見作出準予/不準予行政許可的決定。2、檔案行政許可申請表的填寫申請人證照編號：組織機構(gòu)代碼證編號申請事項：XX項目檔案專項驗收材料目錄：XX項目檔案專項驗收請示文件自查評分表項目檔案情況匯報專項驗收自查匯報的起草一、項目概況（項目建設(shè)依據(jù)、總投資、主要建設(shè)內(nèi)容、主體工程開工時間、主體工程完工時間）二、項目檔案工作基本情況（一）檔案工作基礎(chǔ)管理介紹1、組織領(lǐng)導(dǎo)與管理體系情況分管領(lǐng)導(dǎo)落實、思想認識、重視支持等項目檔案管理的歸口部門建設(shè)單位及施工、設(shè)計、監(jiān)理等單位專兼職檔案人員管理網(wǎng)絡(luò)組成及素質(zhì)情況項目建設(shè)單位對項目檔案工作進行監(jiān)督指導(dǎo)2、檔案管理制度與控制措施項目檔案編制辦法項目檔案管理辦法項目文件歸檔范圍和保管期限表竣工圖編制辦法等的制訂與編制情況是否做到幾個“納入”納入工程質(zhì)量檢查內(nèi)容納入地質(zhì)勘探和設(shè)計合同，并明確檔案整理標準和收集范圍納入施工與監(jiān)理合同，并明確檔案整理標準和收集范圍檔案檢查驗收工作與工程進度檢查、工程中間驗收、交工驗收同步3、檔案硬件建設(shè)庫房條件設(shè)施設(shè)備（二）項目文件材料的形成、積累、整理與歸檔工作情況；項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況1、收集工作項目前期文件、施工、監(jiān)理設(shè)備安裝、交工、系統(tǒng)調(diào)試運行各階段和項目聲像、電子文件、實物等特種載體檔案的收集情況、檔