重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求

一、總則

（一）(業(yè)主、項(xiàng)目法人)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件。（二）在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任。（三）項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的移交應(yīng)與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（四）建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項(xiàng)目文件整理、歸檔工作。

二、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件的收集

（一）項(xiàng)目文件的形成和積累項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程。其形成、積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門(mén)及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。建設(shè)過(guò)程1、項(xiàng)目準(zhǔn)備階段建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件以及設(shè)備，工藝和涉外文件；勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門(mén)提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件。2、項(xiàng)目施工階段（1）項(xiàng)目實(shí)行總承包的．由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的。由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件；項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集，積累項(xiàng)目監(jiān)理文件。（2）建設(shè)單位委托的項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，審核、簽認(rèn)竣工文件。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。3、項(xiàng)目試運(yùn)行階段試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件：項(xiàng)目器材供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理單位或部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所承建項(xiàng)目的器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理中形成的文件．（三）收集要求

1、范圍要求：反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。2、時(shí)間要求：各類(lèi)文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集。需強(qiáng)調(diào)的幾個(gè)問(wèn)題一是區(qū)分基建檔案和文書(shū)檔案。若基建項(xiàng)目立項(xiàng)不成功，應(yīng)將相關(guān)文件歸入文書(shū)檔案；在基本建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間形成的文書(shū)文件、普法性文件、重份文件、事務(wù)性文件等也應(yīng)歸入文書(shū)檔案；二是加強(qiáng)原件的收集。形式原始性和內(nèi)容原始性是檔案發(fā)揮作用的基本前提。基本建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、監(jiān)理制、法人制、招投標(biāo)制、合同管理制后，隨著管理的規(guī)范，單位時(shí)間內(nèi)文件形成的數(shù)量急劇增加，大量的施工基礎(chǔ)資料和監(jiān)理文件在施工現(xiàn)場(chǎng)形成，如若管理不善，很容易造成原件丟失；三要注意以下材料的收集：

1）在項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)階段注意檢查征地拆遷方面收集的資料是否齊全，尤其是拆遷戶(hù)在拆遷過(guò)程中形成的材料。一般基本建設(shè)項(xiàng)目只保存了業(yè)主單位與當(dāng)?shù)卣膮f(xié)議，而拆遷戶(hù)的政策處理材料基本沒(méi)有，這種做法容易造成檔案散失，影響社會(huì)穩(wěn)定。這方面材料有：征地申請(qǐng)、批準(zhǔn)文件，紅線圖、坐標(biāo)圖、行政區(qū)域圖、土地勘測(cè)界址點(diǎn)成果材料征地移民拆遷、安置、補(bǔ)償批準(zhǔn)文件、協(xié)議書(shū)、評(píng)估書(shū)（一戶(hù)一表調(diào)查、土地勘測(cè)面積計(jì)算、拆遷房屋評(píng)估及非違章建筑證明、房屋拆遷及其電力設(shè)施遷改補(bǔ)償?shù)炔牧希┙ㄔO(shè)前原始地形地貌的狀況圖、照片等2）應(yīng)注意招投標(biāo)過(guò)程中產(chǎn)生的資料的收集是否齊全，尤其是參加招投標(biāo)專(zhuān)家組的人員在評(píng)議標(biāo)過(guò)程中針對(duì)具體項(xiàng)目不同標(biāo)段形成的評(píng)分表等材料，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)收集未中標(biāo)標(biāo)書(shū)的收集；3）工程交工驗(yàn)收后試運(yùn)行期間材料的收集是否齊全，試運(yùn)行記錄是否齊全完整，竣工圖是否能反映工程竣工后的真實(shí)狀況，與變更是否符合；4）聲像檔案的收集（包括開(kāi)工典禮、重大工程質(zhì)量事故等方面）是否齊全完整。收集范圍包括：領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片；本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)；記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其它異常情況和現(xiàn)象的照片；記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片檔案；其他具有保存價(jià)值的照片檔案；5）針對(duì)電力與企業(yè)技改重點(diǎn)項(xiàng)目檔案與上述城建、水利、交通重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的構(gòu)成有較大差別：主要由土建和設(shè)備組成，因此要注意檢查電力與企業(yè)技改項(xiàng)目設(shè)備檔案的完整性。設(shè)備檔案主要包括以下內(nèi)容：工藝規(guī)程、產(chǎn)品檢驗(yàn)檢測(cè)記錄、招投標(biāo)材料、合同協(xié)議、設(shè)備隨機(jī)材料、設(shè)備調(diào)試記錄、設(shè)備驗(yàn)收記錄、設(shè)備維修記錄、試運(yùn)行記錄等。6）高技術(shù)產(chǎn)業(yè)化項(xiàng)目檔案收集范圍應(yīng)與初步設(shè)計(jì)或建設(shè)方案批復(fù)內(nèi)容為主三、項(xiàng)目文件的整理（一）依據(jù)國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求。行業(yè)有特殊規(guī)定的按照行業(yè)有關(guān)要求。（二）整理的重點(diǎn)著重加強(qiáng)案卷標(biāo)題、卷內(nèi)目錄、竣工圖、組卷等與檔案檢索利用有關(guān)的環(huán)節(jié)。頁(yè)號(hào)、日期、備考表等細(xì)節(jié)可適當(dāng)斟酌。組卷原則“遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用”。落實(shí)在此就是“按項(xiàng)目建設(shè)程序”科學(xué)組卷項(xiàng)目建設(shè)程序1、工程準(zhǔn)備階段可以歸納為：提出項(xiàng)目建議書(shū)→可行性研究→工程規(guī)劃設(shè)計(jì)→工程計(jì)劃安排→開(kāi)工審批。2、施工、監(jiān)理階段3、竣工驗(yàn)收階段

工程準(zhǔn)備階段文件分成七大類(lèi)。即：（1）工程立項(xiàng)文件；（2）土地（建設(shè)用地征地拆遷）文件；（3）規(guī)劃設(shè)計(jì)（勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)）文件；（4）招投標(biāo)文件（5）開(kāi)工審批文件（6）財(cái)務(wù)文件；（7）建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人。

監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、階段等立卷。一般是按單位工程立卷為多數(shù)。施工文件立卷施工文件可按單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、階段等立卷。1、按單位工程立卷按單位工程整理立卷是經(jīng)常采用的一種方法。2、按分部工程立卷分部工程是獨(dú)立組織施工的基本單位，因此施工文件按分部工程整理立卷是普遍適用的。3、按專(zhuān)業(yè)立卷施工文件能按專(zhuān)業(yè)分開(kāi)施工的，就應(yīng)按專(zhuān)業(yè)整理立卷。

4、按階段立卷工程施工過(guò)程根據(jù)施工性質(zhì)和時(shí)間可分成若干階段，分階段收集整理施工文件，完成立卷工作是符合立卷原則和施工進(jìn)度要求的?？⒐を?yàn)收文件立卷按單位工程、專(zhuān)業(yè)立卷。

1、按單位工程立卷按單位工程整理立卷是工程檔案立卷的基本原則，竣工驗(yàn)收文件立卷也不例外。

2、按專(zhuān)業(yè)立卷單位工程中每一個(gè)專(zhuān)業(yè)（或分部）工程施工完成后，應(yīng)進(jìn)行本專(zhuān)業(yè)（分部）工程的竣工驗(yàn)收，形成本專(zhuān)業(yè)（或分部）的工程驗(yàn)收文件?？⒐D立卷竣工圖應(yīng)按單位工程、專(zhuān)業(yè)等立卷以建筑安裝工程為例，一般分成二部分，一是綜合竣工圖部分，二是專(zhuān)業(yè)竣工圖部分綜合竣工圖指的是建設(shè)項(xiàng)目平面圖及豎向布置圖，室外管網(wǎng)綜合圖和電氣（電力、電訊、電視等系統(tǒng)）綜合圖，以及室外各專(zhuān)業(yè)圖紙。專(zhuān)業(yè)竣工圖是指建設(shè)項(xiàng)目各專(zhuān)業(yè)圖紙，如公用建筑工程竣工圖為建筑、結(jié)構(gòu)、給水排水、電氣、智能化等專(zhuān)業(yè)圖紙?？茖W(xué)組卷綜上所述，管理性文件材料，按問(wèn)題施工（監(jiān)理）基礎(chǔ)資料，按工程部位組卷（單位、分部、分項(xiàng)）或按文件材料性質(zhì)+時(shí)間（工序、進(jìn)度）案卷標(biāo)題的擬寫(xiě)管理性文件材料：原文書(shū)檔案三要素施工（監(jiān)理）基礎(chǔ)文件資料：案卷題名=項(xiàng)目名稱(chēng)+單位工程名稱(chēng)（起訖里程或結(jié)構(gòu)、部位名稱(chēng)）+文件名稱(chēng)案卷分類(lèi)排列案卷數(shù)量不多可不分類(lèi)分類(lèi)方法：按參建單位分類(lèi)，按項(xiàng)目階段排列案卷排列順序：基本按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》中附表的順序進(jìn)行《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2008）基本要求（1）竣工圖必須是新圖（2）竣工圖內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合。（3）應(yīng)有竣工圖編制說(shuō)明。一個(gè)項(xiàng)目或單位工程應(yīng)有編制總說(shuō)明，每一冊(cè)案卷應(yīng)有本冊(cè)編制說(shuō)明。闡明竣工圖編制依據(jù)、原則、變更情況、設(shè)計(jì)與竣工圖數(shù)量對(duì)照等。（4）審核發(fā)現(xiàn)竣工圖不準(zhǔn)確或短缺的，要及時(shí)修改補(bǔ)齊?？⒐D編制要求與方法

（5）一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊(cè)的應(yīng)將復(fù)印件附在有關(guān)卷冊(cè)中，或在備考表中說(shuō)明。（6）國(guó)外引進(jìn)的項(xiàng)目、引進(jìn)技術(shù)或由外方承包的項(xiàng)目，外方提供的竣工圖由外方簽字?？⒐D編制幾種方法

（1）沒(méi)有變更的，在原施工圖上蓋竣工圖章即可。（2）少量的一般性的變更，在原施工圖上用杠改、劃改、圈改等方式進(jìn)行更改。（3）重大變更或更改面積在35%以上的,要重新制作竣工圖.

（4）更改后原圖圖號(hào)不變.重做的竣工圖可在圖標(biāo)欄加上“竣工階段”或圖號(hào)后加“竣”字.規(guī)范使用竣工圖章用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章.行業(yè)規(guī)定設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，可在新圖中采用竣工圖標(biāo)，并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容.竣工圖章內(nèi)容填寫(xiě)齊全、清楚，不得代簽。編制單位竣工圖編制人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期監(jiān)理單位名稱(chēng)監(jiān)理人6080四、檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收程序關(guān)于強(qiáng)縣擴(kuò)權(quán)的檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收補(bǔ)充B類(lèi)省級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收；市級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收；縣級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收B類(lèi)項(xiàng)目的定義A類(lèi)：由省管理考核的項(xiàng)目B類(lèi)：由各市管理考核的項(xiàng)目具體流程建設(shè)單位提出申請(qǐng)檔案行政管理部門(mén)受理申請(qǐng)條件1、主體工程、輔助工程和公用設(shè)施，已按批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)文件要求建成；2、工程檔案已按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定做好如下工作：（1）工程全過(guò)程檔案已收集齊全并規(guī)范整理；（2）編制案卷目錄和工程簡(jiǎn)介；（3）配備符合檔案管理要求的工作間、閱覽室和適宜的庫(kù)房、必要的設(shè)施；3、其他各項(xiàng)工作已按《浙江省省級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收管理辦法》要求完成。報(bào)送材料申請(qǐng)單位根據(jù)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目級(jí)別相應(yīng)向省、市、縣檔案局報(bào)送申請(qǐng)材料；檔案部門(mén)受理省、市檔案局受理后，將委托縣檔案局組織檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，縣檔案局出具初步驗(yàn)收意見(jiàn)，報(bào)省、市檔案局；縣級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目由縣檔案局直接受理，組織檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收；各級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目相應(yīng)由省、市、縣檔案局根據(jù)初步驗(yàn)收意見(jiàn)作出準(zhǔn)予/不準(zhǔn)予行政許可的決定。2、檔案行政許可申請(qǐng)表的填寫(xiě)申請(qǐng)人證照編號(hào)：組織機(jī)構(gòu)代碼證編號(hào)申請(qǐng)事項(xiàng)：XX項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收材料目錄：XX項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收請(qǐng)示文件自查評(píng)分表項(xiàng)目檔案情況匯報(bào)專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收自查匯報(bào)的起草一、項(xiàng)目概況（項(xiàng)目建設(shè)依據(jù)、總投資、主要建設(shè)內(nèi)容、主體工程開(kāi)工時(shí)間、主體工程完工時(shí)間）二、項(xiàng)目檔案工作基本情況（一）檔案工作基礎(chǔ)管理介紹1、組織領(lǐng)導(dǎo)與管理體系情況分管領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)、思想認(rèn)識(shí)、重視支持等項(xiàng)目檔案管理的歸口部門(mén)建設(shè)單位及施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等單位專(zhuān)兼職檔案人員管理網(wǎng)絡(luò)組成及素質(zhì)情況項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)2、檔案管理制度與控制措施項(xiàng)目檔案編制辦法項(xiàng)目檔案管理辦法項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表竣工圖編制辦法等的制訂與編制情況是否做到幾個(gè)“納入”納入工程質(zhì)量檢查內(nèi)容納入地質(zhì)勘探和設(shè)計(jì)合同，并明確檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和收集范圍納入施工與監(jiān)理合同，并明確檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和收集范圍檔案檢查驗(yàn)收工作與工程進(jìn)度檢查、工程中間驗(yàn)收、交工驗(yàn)收同步3、檔案硬件建設(shè)庫(kù)房條件設(shè)施設(shè)備（二）項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理與歸檔工作情況；項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況1、收集工作項(xiàng)目前期文件、施工、監(jiān)理設(shè)備安裝、交工、系統(tǒng)調(diào)試運(yùn)行各階段和項(xiàng)目聲像、電子文件、實(shí)物等特種載體檔案的收集情況、檔