計算機應用教程(第8版)第五章

第5章電子表格軟件Excel2010《計算機應用教程》（第8版）目錄第5章電子表格軟件Excel20105.1Excel2010概述5.2工作簿的建立和基本操作5.3工作表的建立5.4工作表的編輯5.5工作表的管理5.6工作表格式化5.7數據的圖表化5.8函數5.9數據清單的管理5.10數據保護5.11表和圖的打印5.1.0Excel功能簡介Excel在辦公管理、金融、審計、統(tǒng)計等領域有廣泛應用，是功能強大的電子表格軟件，其功能有：設計各種電子表格，對表格數據進行自動計算提供許多內部函數，可完成各種復雜計算和數據統(tǒng)計分析可生成各種數據分析圖表，以直觀形式表達數據間關系可進行數據清單管理功能……Excel能夠方便地與Office其它組件相互調用數據，實現資源共享§5.15.1.1Excel的啟動、工作窗口和退出Excel啟動Excel的工作窗口“文件”菜單，快速訪問工具欄，標題欄功能區(qū)（不同選項卡→不同的工具組→不同的命令按鈕）編輯欄地址框(名稱框)——顯示活動單元格(或區(qū)域)的地址(名稱)編輯區(qū)——用于編輯、顯示活動單元格中的內容取消鈕（×）——用于取消對單元格所作的編輯輸入鈕（√）——用于確認對單元格的編輯插入函數鈕（fx）——用于打開“插入函數”對話框工作表區(qū)——用于記錄、顯示和統(tǒng)計數據，制作圖表等列標號（也稱為列字母、列號）、行號工作表標簽狀態(tài)欄、顯示模式、顯示比例Excel的退出§5.15.1.2工作簿、工作表、表格和單元格工作簿工作簿是Excel存儲數據的基本單位，一個工作簿就是一個Excel文檔(.Xlsx)。啟動Excel后將隨即打開一個空工作簿(Excel為之臨時命名為Book1.xlsx)，需執(zhí)行保存，并應重新為之命名。新建的工作簿默認含3個工作表（Sheet1～Sheet3），用戶可增加或刪除工作表（但至少保留一個工作表）。工作表是Excel的基本工作單位。數據組織通過工作表完成。一張工作表由1048576行、16384列組成。列標號（A～IV，也稱列字母、列號），行號（1～65536）。每個工作表對應一個工作表標簽（單擊表標簽可選定表、雙擊表標簽可更改默認工作表名）。表格：指某工作表的任一區(qū)域中建立的二維表。單元格：指行與列交叉處的矩形區(qū)域。活動單元格指被選定的單元格，四周有粗黑框，右下角有一黑色填充柄?！?.1ENDOF§5.11048576

5.2.1工作簿的建立創(chuàng)建Excel2010新工作簿的方法有多種：啟動Excel2010，即產生一新的空白工作簿。選擇“文件|新建”命令——可創(chuàng)建空白工作簿，也可使用各種模板創(chuàng)建工作簿：在“新建工作簿”對話框中選擇“空工作簿”模板，單擊“創(chuàng)建”按鈕，創(chuàng)建一個空白工作簿。在“新建工作簿”對話框中左欄“已安裝的模板”中任意選擇一種模板，單擊“創(chuàng)建”按鈕，即可在這種模板基礎上創(chuàng)建新的工作簿。在“新建工作簿”對話框中選擇左欄的“根據現有內容新建”命令，可選某個現有Excel文件作為模板新建工作簿?！?.25.2.2工作簿的基本操作保存工作簿選擇“文件|保存”命令，或單擊“快速訪問”工具欄中的“保存”按鈕關閉工作簿選擇“文件|關閉”命令打開工作簿選擇“文件|打開”命令（可打開幾個工作簿文件）注：保存、關閉、打開工作簿都有多種方法§5.2ENDOF§5.25.3工作表的建立5.3.1工作表結構的建立在一空白工作表的某一區(qū)域中輸入文字和數據的過程5.3.2工作表的數據輸入激活相應單元格，在單元格或編輯區(qū)中輸入數據即可。操作示例§5.3ENDOF§5.35.4.1各類數據的輸入和編輯（1）數值型數據——N型數據，默認右對齊可包含：數字、正負號、E(e)，西文句號、逗號，$，%等整數的輸入：超過11位將自動改成科學計數法分數的輸入：3/40?，13?13?)指數的輸入：1.34×1021

1.34E+21

貨幣型數據的輸入：先輸入貨幣符號再輸入數值；或輸入數值后再設置文本輸入——C型數據，默認左對齊指字母、漢字以及非計算性的數字輸入數字字符串（如電話號碼、郵政編碼等）時，要以英文單引號開頭輸入字符超過單元格寬度時，將有兩種顯示結果（右鄰單元格無數據時溢出；右鄰單元格有數據時超寬部分被遮掩）§5.45.4.1各類數據的輸入和編輯（2）日期和時間輸入——D型數據，默認右對齊方式輸入日期：用-或/來分隔年、月、日（1900-01-01為日期數值的起點）輸入時間：小時與分鐘或秒之間用英文冒號分隔按Ctrl+；組合鍵可輸入系統(tǒng)日期，按Ctrl+Shift+；組合鍵可輸入系統(tǒng)時間同時輸入日期和時間：中間要用空格隔開Excel會自動將輸入日期和時間轉換為相應格式，可重新進行格式設置邏輯型數據的輸入——L型數據，默認居中方式輸入TRUE

或FALSE數據的比較運算產生邏輯型數據數據的編輯修改可雙擊某單元格，轉入編輯狀態(tài)，作數據編輯修改；也可單擊單元格，再單擊編輯區(qū)進行編輯修改操作?！?.45.4.2公式的輸入與編輯創(chuàng)建公式輸入公式必須以符號“=”開始，然后是公式的表達式公式中對單元格具體數據的引用，常用單元格的引用來代替，而單元格的引用分：相對引用：直接用單元格所在的列號、行號引用單元格，如E3

絕對引用：在列號和行號前分別加上“$”，如$E$3混合引用：在行列的引用中，一個用相對引用，另一個用絕對引用，如E$3或$E3“自動求和”命令按鈕的使用可實現對某一行或一列中數據區(qū)域的自動求和單擊“自動求和”按鈕右側的向下箭頭，可選擇求和、求平均值、計數、最大、最小和其它函數等§5.45.4.3單元格與數據區(qū)的選取單元格的選取連續(xù)單元格的選取不全連續(xù)單元格的選定整行（或整列）的選取多行（或多列）的選取工作表所有單元格的選取§5.4§5.45.4.4數據的復制和移動移動或復制選定的單元格或區(qū)域（包含數據）使用命令（可用工具組中的命令按鈕，也可用快捷菜單中的）的方法為：對選定的單元格或區(qū)域執(zhí)行“剪切”或“復制”命令；定位特定位置后，執(zhí)行“粘貼”命令。 使用鼠標的方法為：用鼠標直接拖動選定單元格或區(qū)域的外框，實現移動。鼠標拖動選定單元格或區(qū)域的外框時按住CTRL，實現復制。插入選定的單元格或區(qū)域到特定位置，方法為：選定的單元格或區(qū)域，執(zhí)行“剪切”或“復制”；定位特定位置后，執(zhí)行“單元格|插入|插入剪切的單元格”或“單元格|插入|插入復制的單元格”命令。

§5.45.4.5數據填充原樣復制某單元格數據（非D型數據）的方法：選定該單元格，向下或向右拖動填充柄自動填充序列數據（如1、2、3……）的方法有：選定序列數據的第一個數據（如1）所在的單元格，按住CTRL鍵，拖動填充柄到合適單元格止（D型數據可不按住CTRL鍵）。選定序列數據的第一個數據所在的單元格，用鼠標右鍵拖動填充柄到合適單元格，從彈出的快捷菜單中選擇“以序列方式填充”?！?.45.4.6

行、列及單元格的插入插入行（或列）在準備插入新行（或列）的位置選定一整行（或列），或是選定該行（或列）上的一個單元格選擇“開始|單元格|插入|插入工作表行”或“開始|單元格|插入|插入工作表列”命令插入單元格定位插入點選擇“插入|插入單元格”命令在“插入”對話框中選擇插入方式按“確定”按鈕§5.45.4.7單元格或選定區(qū)域的清除和刪除清除操作（對應Del鍵或“清除”按鈕）僅清除選定區(qū)的數據：選定單元格或區(qū)域，按Del鍵，或選擇“編輯|清除|清除內容”命令。清除選定區(qū)的數據和格式：選定單元格或區(qū)域，選擇“編輯|清除|清除全部”命令。清除選定區(qū)的格式或批注：可選擇“編輯|清除|清除格式”命令或“編輯|清除|清除批注”命令。刪除操作（對應“刪除”命令）選定單元格或區(qū)域，選擇“單元格|刪除”命令，將刪除選定的單元格或區(qū)域（包括其中的數據）。ENDOF§5.45.5工作表的管理（1）選定單個或多個工作表（借助Shift或Ctrl）如何取消選定呢？添加工作表，方法有：選擇“單元格|插入|插入工作表”命令右擊工作表標簽名，在彈出快捷菜單中，選擇“插入”命令，打開對話框，選擇要添加表的類型即可。

刪除選定的工作表，方法有：選定要刪除的表，執(zhí)行“單元格|刪除|刪除工作表”命令右擊工作表標簽名，在彈出快捷菜單中，選擇“刪除”命令重命名工作表鼠標雙擊工作表標簽名，當其變?yōu)楹诘装鬃謺r，輸入新名字右擊工作表標簽名，在彈出快捷菜單中，選擇“重命名”命令§5.55.5工作表的管理（2）在一個工作簿內移動或復制工作表移動工作表：拖動表標簽名至合適位置后放開。復制工作表：拖動表標簽名釋放到合適位置前，需按住Ctrl鍵。在打開的A工作簿和B工作簿間移動或復制工作表在其中一個工作簿中（如A）選定待移動（或復制）的工作表；選擇“單元格|格式|移動或復制工作表”命令；在彈出的對話框中，選定B工作簿名、表位置，確定是否勾選“建立副本”選擇框（勾選表示復制）；單擊“確定”完成移動（或復制）。工作表窗口的拆分和凍結§5.5ENDOF§5.55.6.1數據格式的設置使用“開始”選項卡“數字”工具組中的命令按鈕設置數字格式

“貨幣樣式”按鈕：為數字添加貨幣符號，并增加兩位小數“百分比樣式”按鈕：將原數字乘以100，再在數字后加上百分號“千位分隔樣式”按鈕：在數字中加入千位分隔符。“增加小數位數”按鈕：使數字的小數位數增加一位?！皽p少小數位數”按鈕：使數字的小數位數減少一位。使用“設置單元格格式”對話框的“數字”選項卡，設置各類數據格式，調出對話框的方法有：右擊單元格或選定的區(qū)域，從快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令。單擊“開始”選項卡中“數字”等工具組右下角的對話框啟動器。選擇“開始|單元格|格式|設置單元格格式”命令。設置數值、日期、貨幣等數據格式示例§5.65.6.2字體、對齊方式和邊框底紋的設置使用“開始”選項卡的“字體”、“對齊方式”等工具組中的命令按鈕進行設置。使用“設置單元格格式”對話框進行設置，該對話框，有以下選項卡：“對齊”選項卡：設置數據的對齊方式、文字方向、自動換行等?！白煮w”選項卡：設置文本的字體、字形、大小、顏色等?！斑吙颉边x項卡：為選定單元格或區(qū)域添加各種邊框。“填充”選項卡：為選定單元格或區(qū)域添加底紋和特殊效果?！?.65.6.3行高和列寬的調整調整列寬精確調整列寬的方法有：選定所要調整列寬的列，選擇“單元格|格式|自動調整列寬”命令，將令各列寬自動調整到合適寬度。選定所要調整列寬的列，選擇“單元格|格式|列寬”命令，打開“列寬”對話框，輸入適當列寬值進行調整。粗略設置：利用鼠標拖動列編號的分隔線調整行高精確調整行高的方法有：選定所要調整行高的行，選擇“單元格|格式|自動調整行高”命令，將令各行自動調整到合適行高。選定所要調整行高的行，選擇“單元格|格式|行高”命令，……。粗略設置：利用鼠標拖動行號的分隔線。§5.65.6.4自動套用格式Excel內置了一些表格修飾方案，對表格的組成部分定義了一些特定的格式。套用這些格式，既可美化工作表，也可省去設置和操作過程。自動套用格式的步驟選擇“開始|樣式|套用表格格式”命令

在下拉的各種樣式中任選一種，確定表數據的來源等，之后單擊“確定”按鈕?！?.65.6.5單元格醒目標注的條件格式設置條件格式：指當給定條件為真時，Excel自動應用于單元格的格式。條件格式的設置方法：選定數據區(qū)設置條件判斷值和標注的形式選擇“開始|樣式|條件格式”下的相關命令在彈出的對話框的“條件”欄中填入相應的條件判斷值設置標注的形式§5.6ENDOF§5.65.7.1圖表的類型和生成圖表的概念圖表是表格數據的另一種表示方式，它以更為直觀、明了的方式表達數據之間的關系、數據變化趨勢等。創(chuàng)建默認的圖表工作表——快捷創(chuàng)建與電子表數據相關聯的圖表，且圖表生成在一個新的工作表中，默認圖表類型是柱形圖，方法為：選擇要創(chuàng)建圖表的數據區(qū)域按F11鍵使用圖表向導創(chuàng)建圖表，步驟為：選擇要包含在圖表中的數據區(qū)域；在“插入”選項卡中選擇一種類型，并單擊這種類型中某一種樣式，即可將圖表嵌入到當前工作表中；在隨即出現的“圖表工具”中，可以對圖表進行編輯修改?！?.75.7.2圖表的編輯和修改編輯圖表中的說明文字利用“圖表工具”的“布局”選項卡。調整圖表位置及大小鼠標直接操作調整圖表的類型在“圖表工具”的“設計”選項卡中選擇“更改圖表類型”命令在圖表中添加或刪除數據項在“圖表工具”的“設計”選項卡中選擇“選擇數據”命令調整查看三維圖表的角度利用“圖表工具”的“布局”選項卡。圖表背景、圖區(qū)背景的設置利用“圖表工具”的“格式”選項卡。§5.7ENDOF§5.75.8.1函數的使用函數：是預定義的內置公式，處理數據與直接創(chuàng)建公式處理數據的方式相似。它能按照用戶給定的參數（自變量）返回一個唯一的值（結果，也稱函數的值）。函數的格式：函數名(參數1,參數2,參數3,...)函數的調用可“手工”輸入也可單擊編輯欄上的“插入函數”按鈕“fx”，打開“插入函數”對話框?！安迦牒瘮怠睂υ捒虻氖褂谩?.85.8.2常用函數求和函數: SUM(number1,number2,...)求平均函數：AVERAGE(number1,number2,...)求個數函數：COUNT(value1,value2,…)

計算數組或單元格區(qū)域中數字項的個數 條件函數：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)IF(條件表達式,值1,值2)求最大值函數：MAX(Number1,number2,...)求最小值函數：MIN(Number1,number2,...)求隨機數據函數：RAND()……§5.8ENDOF§5.85.9.1數據清單的建立和編輯數據清單及其特點數據清單是典型的二維表，一般是由工作表中的部分單元格構成的矩形區(qū)域。特點是：矩形區(qū)域的第一行為表頭，由多個列標識名組成。表格第二行開始每一行稱為一條記錄，記錄間不能有空行，即是連續(xù)的數據區(qū)域。數據清單（表格）應在獨立的工作表中，數據清單的處理功能只能在一個數據清單中使用。建立數據清單編輯記錄查找記錄§5.95.9.2數據排序簡單排序，方法為：選定作為排序標準的字段數據中的任一單元格；單擊“數據|排序和篩選”中的“升序”按鈕或“降序”按鈕，系統(tǒng)完成排序。復雜排序，方法為：選定數據清單的任一單元格