單元2會前準備

單元2.會前準備企業(yè)文化的核心，反應……。企業(yè)文化的中間層次，是……張梅是綠野農(nóng)機有限公司新來的辦公室秘書，這幾天她特別忙，因為經(jīng)理交代張梅負責即將召開的重要客戶接待會，張梅發(fā)現(xiàn)雖然只是開個會，可要做的準備很多，于是她及時成立了會議事務小組，安排了會議方案的籌劃、會議的接待、會議材料的準備、會議服務、內(nèi)容記錄、編發(fā)會議紀要等工作，盡管做了很周密的準備，可開會時還是出了很多措手不及的問題，來賓臨時增加了幾位，由于事先沒有準備，所以會議材料不夠又臨時準備，招待食宿安排也很被動，會議開完后，有一份很重要的資料沒有及時案例導入收回，有些客戶開完會就要離開，張梅和其他的工作人員費了好大勁兒，挨著個的找，好不容易才收上來，還特別擔心材料的泄密……事后，張梅主動向領(lǐng)導做了會務工作的總結(jié)，指出了自己的失誤，經(jīng)理對張梅的努力給予了肯定，同時提醒她說：“會議工作很重要，有時一場會議就是一個機遇，關(guān)系著公司的發(fā)展。會議能否開好，還要看我們工作做得是不是夠細致、扎實。”點評：會議管理是一個綜合性極強的工作，會前、會中、會后的每一個環(huán)節(jié)都要求秘書人員有認真嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、細致周密的工作能力和機敏靈活的應變能力，是一項看似簡單，實則有著很高要求的工作。

單元2.會前準備●會擬訂科學合理的會議籌備方案●會制發(fā)各類會議通知●會根據(jù)實際需要選擇和布置會場●能夠做好會議資料、用品、禮儀等準備工作學習目標

情景案例

案例1：宏利公司準備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品訂貨會。參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓秘書部門負責安排，會上要放映資料電影，進行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機。租借放映機的任務交給了總經(jīng)理助理李強。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。李強打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。

9日上午，會議開幕前，宏利公司的秘書們正在緊張地做著最后的準備工作。李強一看表，呀，已經(jīng)九點五十分了，放映機還沒有送到。劉遠馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進場，李強心急如焚……

任務分析

情景案例

案例2：在一次宏利公司黨代會的開幕式上，會務人員未能按大會主持人宣布的程序播放國際歌，雖得到補救，但終是一件憾事，會務人員因此受到公司領(lǐng)導的批評。事情發(fā)生的過程是：會務組會前起草的“大會開幕式程序（送審稿）”中列有“奏（或播放）國際歌”的一項。大會秘書處一位負責人審稿時，擬把此項程序放在大會閉幕式時進行，于是把此一項目在開幕式的程序中刪掉了。后來大會秘書處主要負責人定稿時，又把該項圈了回來。會務組的同志憑印象只記住已刪掉了奏國際歌此項程序，而對后來又被圈了回來一事，未加注意，因此當大會宣布“奏國際歌”時卻無法奏出，一時形成了冷場。幸好會務組長急中生智，立即上臺揮拍領(lǐng)唱，這樣才圓了場。會后公司領(lǐng)導說，這一事故應該給予批評，吸取教訓。但在關(guān)鍵時刻能得到及時補救，這是好的，這一點值得表揚。會前籌備工作每個會議都要經(jīng)過的三個階段是？會前籌備、會中的組織與服務、會后的落實、總結(jié)項目任務

1、如果你是宏利公司的秘書李強，對接下來一步可能發(fā)生的各種情況，應該如何處理？假如放映機在十點十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報告還是擅自決定調(diào)整會議議程？召開大型會議前各種準備工作，包括音響、電子類裝置應提前多少時間安排？2、在上述案例中，宏利公司在會務準備方面存在哪些方面的問題？如果你是宏利公司的秘書，應該從哪些方面來做好會議的準備工作？會說會寫會做事會做人任務分析

1.對案例一租借放映機一事，在開會時間快到而設(shè)備不到位的情況，秘書應當立馬做如下處理：

從案例可以看出，會議的準備工作是多么重要，一點點的疏忽，都會對會議的召開帶來很大的被動。一個有經(jīng)驗的會議組織者，對會議的任何一項準備工作都是一絲不茍、認真落實到位的。(1)請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；(2)如果聯(lián)系不上送貨員，應及時向總經(jīng)理匯報，請示該如何辦；(3)馬上向總經(jīng)理報告，不得擅自決定調(diào)整會議議程；(4)得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時；(5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機(或原租賃公司再送一臺)。一般而言，召開大型會議，各種準備工作包括音響、電子類裝置應至少提前一天安排。對于案例中出現(xiàn)的租賃問題秘書還應注意：（1）租借會議廳應全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音問題、停車場等，(2)不能僅憑電話聯(lián)系，應實地查看；(3)重要設(shè)備應考慮多準備一套備用(或兩套方案)。

2.召開大型會議前各種準備工作，包括音響、電子類裝置應提前多少時間安排？對案例二宏利公司黨代會開幕式出現(xiàn)的問題，暴露了會務組織工作中存在的不足，會議組織者在會前各部門之間應及時做好溝通交流，會前各項準備工作（包括對開幕式程序的最后核定）在會前必須要檢查落實一遍，這樣，就能避免開幕式上國際歌沒有按程序播放的事故發(fā)生。

單元2、會前準備P12圖2-1會前準備工作做好會前準備工作是會議取得圓滿成功的必要前提和重要保障。任務一、制定會議方案案例導入P13分身無術(shù)、無所適從會務人員怎樣才能定出科學、嚴謹、全面、可行的會議方案，從而保證會議圓滿順利？CompanyLogo會議方案的特點預想性、程序性、請示性一、會議方案的主要內(nèi)容1、確定會議主題會議的主題是會議的主要目的和任務，以及會議要討論和擬定的事項。2、確定會議名稱、規(guī)模和規(guī)格，提出與會人員范圍3、擬定會議時間、會期與地點4、擬定會議的議程、日程與程序安排會議議程、日程的確定會說會寫會做事會做人會議議程把會議的議題按照主次、輕重，按照其內(nèi)在聯(lián)系有機地排列起來，印成文書，就是議程表。議程表應在會前發(fā)給與會人員.會議議程、日程的確定宏利公司××××會議議程表

一，公司總經(jīng)理致歡迎詞二，王××經(jīng)理宣讀去年優(yōu)秀銷售商名單和獎項三，總經(jīng)理就資源狀況和對客戶政策的講話四,宏利分公司領(lǐng)導就資源狀況和對客戶政策的講話五，公司張××經(jīng)理宣讀合作倡議書六，與會貴賓發(fā)言與討論七，公司對貴賓發(fā)言的回答八，簽約與訂購促銷產(chǎn)品九，散會會議議程表的樣式會議議程、日程的確定

宏大公司業(yè)務工作會議日程安排表

（1月27日—1月29日）如果會期是一天或以上，就應該排定會議的日程表。會議的日程安排是把會議議程規(guī)定的各項活動按照單位時間具體落實，不僅包括會議議題內(nèi)容，還包括其他活動如聚餐、參觀、考察、娛樂等。會議日程表如下表所示：會議日程CompanyLogo5、會議經(jīng)費項目預算二、會議方案的主要內(nèi)容標題、開頭、主體、落款P19三、會議方案的寫作要求1.理由充分、意義明確2.條理清楚、闡述簡潔3.內(nèi)容詳細、要求具體學習討論P21實踐訓練

案例分析

朝陽家電公司是國內(nèi)一家改制后的大型國有企業(yè)，公司資產(chǎn)雄厚，員工眾多，著名科技人員和高層管理人員云集。公司在做好內(nèi)部管理工作的同時，也注意做好客戶管理工作。最近幾年，公司推出了一系列新產(chǎn)品，占領(lǐng)了國內(nèi)50%以上的家電市場，在國外也影響很大。最近，公司又在電腦、手機、電視等多個項目上研制生產(chǎn)出新型、新款產(chǎn)品，準備推向市場。九月，公司高層召開有關(guān)會議，討論關(guān)于近期召開全國各地客戶咨詢洽談會的有關(guān)事宜。在這次客戶咨詢洽談會上，公司的新產(chǎn)品將隆重亮相，以此引起客戶和消費者的關(guān)注。討論會上，營銷部主任提供了一份本公司客戶名單，各種單位和個人有二三百個。公司決定給這些單位和個人發(fā)出邀請信，邀請他們參加本公司關(guān)于新產(chǎn)品的大型客戶咨詢洽談會。公司派辦公室王主任負責此項工作，迅速成立會務籌備處，擬定會議方案，準備大會所用各種材料。會議定于2002年10月10日在北京國際會議中心召開，食宿也在北京國際會議中心，會期暫定5天，其中第一天開幕式，第二天專家講座，第三天專家咨詢，第四天專項合作項目洽談，第五天組織客戶游覽長城。公司要求大會必須圓滿成功，以達到公司舉行這次活動的目的。王主任立即成立了大會籌備處，成員有10人。他們首先召集會務工作會議，明確將要召開的咨詢洽談大會的主題，即宣傳新產(chǎn)品，洽談新業(yè)務。圍繞主題，擬定大會籌備方案。確定參加會議的正式人員280人，特邀有關(guān)領(lǐng)導和專家10人，工作人員10人。CompanyLogo1、實訓內(nèi)容：⑴假如你是會議籌備處的秘書，請你為新產(chǎn)品咨詢洽談會擬定一份會議籌備方案。任務二、制發(fā)會議通知一、任務目標1.掌握會議通知的內(nèi)容，并能起草、印制會議通知；2.做好會議通知的發(fā)送工作，確保準備無誤；3.落實回執(zhí)統(tǒng)計和信息反饋，核實與會人員情況。二、任務描述p22三、任務完成情況馬虎帶來的煩惱四、怎樣才能細致、準確、及時地做好會議通知的編制和發(fā)送工作呢？p22二、任務描述p22三、任務完成情況馬虎帶來的煩惱四、怎樣才能細致、準確、及時地做好會議通知的編制和發(fā)送工作呢？p22相關(guān)知識一、會議通知的分類書面通知口頭通知電話通知手機短信通知電子郵件通知會議通知可分為標題、正文、結(jié)尾三部分1.標題

一般有兩種：（1）主辦單位名稱+會議名稱+通知（一般用于重要會議）（2）只寫“會議通知”或“通知”（一般用于事務性或行政性會議）二、會議通知的格式、內(nèi)容與要求1.會議通知的格式和內(nèi)容2.正文內(nèi)容包括：被通知的部門、通知是由、會議時間、地點，以及出席會議人員或范圍、會議程序、議事內(nèi)容和注意事項3.結(jié)尾（落款和日期）（分行表述）4.回執(zhí)P25回執(zhí)表

××廠關(guān)于召開安全生產(chǎn)工作會議的通知所屬各單位：為了總結(jié)交流經(jīng)驗，研究分析存在的問題，進一步貫徹落實省、市安全生產(chǎn)工作會議精神，做好今年的安全生產(chǎn)工作，經(jīng)研究決定召開安全工作會議。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：一、會議地點

……二、會議時間、地點

……三、參加對象

……四、會議內(nèi)容

……聯(lián)系人：王×電話：××××

××廠×年×月×日示例2.擬定會議通知的基本要求全面、清晰、準確、規(guī)范三、會議通知的發(fā)送四、發(fā)布會議信息(形式與內(nèi)容）p28學習討論1.會議通知不可或缺的要素有哪些？2.發(fā)送會議通知應注意什么問題？3.會議通知發(fā)出后，會議地點因故調(diào)整，應采取哪些措施糾正或補救？4.發(fā)布的會議信息是否要按規(guī)定程序?qū)徟?，為什么？大成公司公關(guān)部定于7月11日（星期二）下午2:30在公司會議室召開會議，討論公司人員編制和工作績效評估問題。此次會議內(nèi)容重要，請有關(guān)人員務必準時出席。能否參加，要于7月10日（星期一）之前打電話通知秘書李麗，電話61325643。會議將研究公關(guān)部工作下一季度的目標以及人員的招聘、公關(guān)二部經(jīng)理人選等問題，在會上，還將進行南部地區(qū)市場公關(guān)工作情況的總結(jié)、公關(guān)一部要就內(nèi)部溝通問題進行發(fā)言。根據(jù)以上內(nèi)容，編寫會議通知。訓練1關(guān)于召開公關(guān)部全體成員會議的通知：公關(guān)部各位成員：

經(jīng)研究，決定于2014年7月11日召開公關(guān)部全體成員會議?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、會議時間：2014年7月11日下午2：30

二、會議地點：公司會議室三、參加對象：公關(guān)部全體成員

四、會議內(nèi)容：討論公司人員編制和工作績效評估問題，研究公關(guān)部工作下一季度的目標一級人員的招聘、公關(guān)二部門經(jīng)理人選問題，總結(jié)南部地區(qū)市場公關(guān)工作情況，公關(guān)一部就內(nèi)部溝通問題進行發(fā)言。

五、注意事項：此次會議內(nèi)容重要，請有公關(guān)部成員務必準時出席。能否參加，要于7月10日（星期一）之前打電話通知秘書李麗，電話61325643。

大成公司公關(guān)部2014年6月30日

任務三、選擇和布置會場CompanyLogo課前復習一、會議通知的分類書面通知口頭通知電話通知手機短信通知電子郵件通知CompanyLogo2.會議通知的格式和內(nèi)容會議通知可分為標題、正文、結(jié)尾三部分3.會議通知的正文內(nèi)容應包括？內(nèi)容包括：被通知的部門、通知是由、會議時間、地點，以及出席會議人員或范圍、會議程序、議事內(nèi)容和注意事項CompanyLogo4.擬定會議通知的基本要求全面、清晰、準確、規(guī)范任務三、選擇和布置會場一、任務目標1.掌握選擇會議場地的技巧；2.能根據(jù)會議的需要，安排會場座位；3.能根據(jù)會議特點，裝飾會場環(huán)境；4.能正確使用會場的各種設(shè)備設(shè)施，使其安全有效。二、任務描述p30四、任務完成情況一招不慎，滿盤皆輸五、怎樣才能科學合理、細致有效地做好會場的選擇和布置工作？p31三、任務分析相關(guān)知識一、會場選擇的原則大小適中的原則交通便捷的原則環(huán)境合適的原則設(shè)備設(shè)施齊全的原則

成本合理的原則CompanyLogo二、會場布置1.會場形式p33（1）相對式會場（2）全圍式會場（3）半圍式會場（4）分散性會場主席臺與代表席上下相對，氣氛嚴肅和莊重不設(shè)專門的主席臺，圍坐一起，氣氛融洽、合作、民主在主席臺的對面和兩側(cè)安排代表席，突出主席臺的地位，又增加了融洽的氣氛把會場分為若干中心，與會領(lǐng)導所在桌叫主桌，突出了會議領(lǐng)導，又給與會人員體格多個談話、交流的中心。會場形式禮堂型會場相對式會場半圍式會場全圍式會場半圍式會場CompanyLogo2.主席臺的布局（主席臺座位、講臺）3.會場的美化、裝飾二、會場布置4.會場座次排列二、會場布置(1)主席臺人員座次的安排（3個原則）前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左側(cè)高于右側(cè)（以主席臺朝向為準）領(lǐng)導數(shù)為奇數(shù)：領(lǐng)導數(shù)為雙數(shù)：主席臺主席臺5號領(lǐng)導3號領(lǐng)導1號領(lǐng)導2號領(lǐng)導4號領(lǐng)導6號領(lǐng)導3號領(lǐng)導1號領(lǐng)導2號領(lǐng)導三、會場相關(guān)設(shè)備系統(tǒng)的布置和檢查如果要召開一個20人左右的小型座談會，會場適宜哪種布置形式？為什么？學習討論全圍式會場任務四、安排會議食宿一、會場選擇的原則大小適中的原則交通便捷的原則環(huán)境合適的原則設(shè)備設(shè)施齊全的原則

成本合理的原則課前復習CompanyLogo二.會場形式（1）相對式會場（2）全圍式會場（3）半圍式會場（4）分散性會場主席臺與代表席上下相對，氣氛嚴肅和莊重不設(shè)專門的主席臺，圍坐一起，氣氛融洽、合作、民主在主席臺的對面和兩側(cè)安排代表席，突出主席臺的地位，又增加了融洽的氣氛把會場分為若干中心，與會領(lǐng)導所在桌叫主桌，突出了會議領(lǐng)導，又給與會人員體格多個談話、交流的中心。CompanyLogo三.會場座次排列(1)主席臺人員座次的安排（3個原則）前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左側(cè)高于右側(cè)（以主席臺朝向為準）主席臺3號領(lǐng)導1號領(lǐng)導2號領(lǐng)導領(lǐng)導數(shù)為3：領(lǐng)導數(shù)為6：主席臺613542假設(shè)你所在的單位安排你到上海參加一個為期三天的會議，你最關(guān)心是什么問題？如何才能主動、熱情、周到地做好會議食宿安排工作？民以食為天任務四、安排會議食宿一、任務目標1.慎重選擇條件較好、符合會議要求的食宿場所；2.準確、全面地掌握與會人員的相關(guān)信息；3.掌握預定會議食宿的程序；4.做好交通衛(wèi)生和其他活動的安排。相關(guān)知識一、安排會議住宿

1.明確住宿安排的要求2.初步篩選住宿的地點3.對備選住宿接待單位進行考察比較4.確定住宿接待單位5.與會議住宿接待單位簽訂預定合同6.確認住宿人員及相關(guān)情況7.落實與會人員住宿安排（分房考慮原則）8.通知與會人員流程p43二、會議餐飲安排

1.會議用餐地點的選擇2.用餐時間和用餐方式的安排3.用餐菜單和酒水的安排衛(wèi)生、環(huán)境、服務、面積

早餐——自助餐午餐——自助餐、工作餐晚餐——圍桌P49宴請坐席安排三、會議住宿安排應注意的問題

1.住宿搭配要精心2.餐飲安排要細致3.服務要主動周到4.與接待單位密切合作5.注重工作流程化四、做好會議其他相關(guān)的工作安排

1.保健安排2.交通安排3.娛樂安排4.參加游覽安排某公司擬在某會議中心召開由中層以上干部參加的為期3的工作會議。試為會議草擬一份詳細的住宿安排。（1）參會人數(shù)：該公司中層干部共30人，其中男性20人、女生10人（含回民4人）；經(jīng)理、副經(jīng)理5人，其中男性4人、女性1人，上級領(lǐng)導2人，司機3人（均為男性）。（2）該會議中心設(shè)有雙人間、單間和套間。訓練1任務五、準備會議文件資料和用品一、會議住宿安排流程

1.明確住宿安排的要求2.初步篩選住宿的地點3.對備選住宿接待單位進行考察比較4.確定住宿接待單位5.與會議住宿接待單位簽訂預定合同6.確認住宿人員及相關(guān)情況7.落實與會人員住宿安排（分房考慮原則）8.通知與會人員流程課前復習二、主要從哪些方面對備選住宿單位進行考察1.在會議期間可使用的房間總數(shù)2.是否有不同的房型3.客房的配置條件4.客房的服務質(zhì)量三、在選擇用餐地點時，需要重點考慮的方面有面積、環(huán)境、衛(wèi)生、服務四、下列關(guān)于宴請的坐席安排說法正確的有（）多選A.遵循左高右低原則B.如果采用園桌，