論館藏檔案的公共信息資源屬性及功能定位

論館藏檔案的公共信息資源屬性及功能定位ArchivalHolding’sPublicInformationResourcesPropertyandFunctionsAbstract：Thisarticlediscussestherelationshipbetweenarchivalholdingandpublicinformationre？source，andemphasizesthespecialpropertiesoftheformerasintegralpartofthelatter。Inthepro？cessofconstruction，hasthreefunctions，thefirstistoallocateinformationresources，thesecondisfromtheauthoritativegoverningbody，thethirdisthecapabilityofprotectingthepublicinterests。Keywords：Function；Archivalholding；Publicinformationresources館藏資源在以往的討論過程中，主題多集中在資源的整合、開發(fā)利用方式及技術(shù)等方面。鮮見以館藏與公共信息資源關(guān)系作為討論切入點的研究成果。我們認(rèn)為，館藏檔案資源的整合、開發(fā)以及提供利用從根本上來講，應(yīng)將前提認(rèn)識牢固建立在館藏檔案是公共信息資源的重要組成部分這一判斷上，只有定位明確，才能有理有據(jù)地開展后續(xù)工作。為此，本文試圖探討兩者的關(guān)系及館藏檔案在公共信息資源建設(shè)中的功能定位，以彰顯檔案館藏這一具有特殊價值的組成部分對于公共信息資源建設(shè)的作用，從推進(jìn)整個公共信息資源建設(shè)的高度來認(rèn)識和發(fā)現(xiàn)館藏檔案的新功能和發(fā)揮作用的新平臺。事實上，雖然當(dāng)前鮮有從學(xué)理上明確地將館藏檔案界定為公共信息資源的研究成果，但學(xué)界的許多學(xué)者將館藏檔案默認(rèn)為公共信息資源的組成部分。例如，公共信息資源的資深研究學(xué)者夏義?也┦吭諂洳┦柯畚鬧兄賦觥胺植莢諶?國各地的公共或大學(xué)以及檔案館、館等從事公益性信息資源開發(fā)、建設(shè)和傳播工作的機構(gòu)，也是公共信息資源不可或缺的參與者〞。[1]傅榮校教授在其〔公共信息資源管理〕一書中也提到“公共信息資源管理實務(wù)將涉及如下領(lǐng)域：信息資源管理，公共圖書館信息資源管理，檔案館檔案信息資源管理，博物館、館信息資源管理，以及其他公共機構(gòu)信息資源管理等〞。[2]為此，本文將從學(xué)理上梳理兩者之間的關(guān)系，明確館藏檔案的公共信息資源屬性，并進(jìn)一步討論其在公共信息資源體系中的功能定位。一、館藏檔案的公共信息資源屬性公共信息資源作為一類公共物品或者準(zhǔn)公共物品，擁有著公共物品的非排他性和非競爭性特質(zhì)，同時也由于現(xiàn)實條件的復(fù)雜性和資源的有限性存在著部分非排他性和部分非競爭性的特征。基于此，我們從檔案館藏信息資源所具有的非排他性、非競爭性和公共池塘物品性質(zhì)來進(jìn)行討論。要想證明館藏檔案是公共信息資源的組成部分，必須要證明其具有公共信息資源的根本特征，即非排他性和非競爭性，方能使得我們認(rèn)定館藏檔案是根正苗紅的公共信息資源。〔一〕館藏檔案資源具有消費上的非排他性公共信息資源的本質(zhì)屬性之一是消費上的非排他性。消費上的非排他性是指使用中無過多限制，不會因為某個個體的使用排除其他個體對該公共信息資源使用的屬性，也稱為公共消費性或共享性。這意味著公共信息資源的使用理論上是無準(zhǔn)入門檻的，所有理論范圍的用戶均可以平等的使用。從檔案館藏信息資源的利用主體來看，〔中國檔案法〕明確規(guī)定：中國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。[3]從該規(guī)定可以看出，我們國家境內(nèi)任何公民都有權(quán)利用檔案館已開放的檔案，都可以充分享受到已公開的檔案所帶來的使用價值，這一點已經(jīng)充分彰顯了檔案館藏信息資源具有明確的非排他性這一公共物品屬性。〔二〕館藏檔案資源具有收益上的非競爭性公共信息資源的另一本質(zhì)屬性是收益上的非競爭性。收益的非競爭性是指增加一個人的消費并不減少其他人消費的屬性。換言之，公共信息資源生產(chǎn)出來之后，利用者的增加不會引起生產(chǎn)成本的再增加，即增加公共信息資源利用者所引起的邊際生產(chǎn)成本為零。因此，在公共信息資源的利用上，人人都可以獲得相同的利益，不存在相互競爭的局面。館藏檔案是否存在這種特征呢？理論上凡是開放的檔案信息資源，都不會因為增加了用戶數(shù)量而增加生產(chǎn)成本。讓我們來看檔案館信息資源的提供過程，從館藏檔案來看，存在已開放的部分和未開放的部分。對于已開放的檔案，將按照用戶要求進(jìn)行檢索和提供利用，并不會因為前一利用者使用了某份檔案的內(nèi)容信息而損害和降低后來利用者對該份檔案信息的使用質(zhì)量或者效率。對于未開放檔案部分，理論上是終將進(jìn)入開放狀態(tài)的準(zhǔn)公共信息資源，只要進(jìn)入開放階段，都將具有這一特性。檔案學(xué)界的有關(guān)學(xué)者也曾經(jīng)正面論述過檔案提供利用的準(zhǔn)公g產(chǎn)品性質(zhì)，“在檔案部門可以容納的利用者范圍內(nèi)，利用者對于檔案利用服務(wù)的接受不會使其他人因此而失去接受檔案服務(wù)利用的機會，增加一個利用者的邊際成本等于零〞。[4]〔三〕館藏檔案資源具有公共池塘物品性質(zhì)當(dāng)然，學(xué)者們發(fā)現(xiàn)在復(fù)雜的現(xiàn)實中，許多公共物品具有非排他性的同時可能具有一定的競爭性，學(xué)界通常將這類準(zhǔn)公共物品稱為公共池塘物品?！熬拖窆渤靥晾锏乃粯樱Y源本身是公共的，誰都可以自由地打水或灌溉，但打水或灌溉的消費卻是競爭性的，某個人的消費意味著其他人將減少消費或使用〞。[5]就檔案館藏信息資源而言，其在提供利用的過程中有可能存在競爭性。這是因為在一定范圍內(nèi)，雖然多增加一個檔案用戶，并不會增加檔案館的邊際成本，檔案信息資源的重復(fù)利用并不會減低不同用戶的利用收益。但當(dāng)檔案用戶超過一定限度，就會出現(xiàn)擁擠的情況，每個用戶所獲得的收益將會有所區(qū)別。擁有某種優(yōu)勢的用戶就可能優(yōu)先利用館藏信息資源。比如擁塞的情況下，傳輸速度較快或者安裝了特殊的用戶就可以優(yōu)先檢索到檔案館網(wǎng)上的檔案信息資源。而其他資源限制也都會不同程度導(dǎo)致相似的情況，比如檔案館的實際接待能力有限，以及同一時間段多個用戶提出對同一檔案信息資源的利用需求等，都將造成競爭使用的局面。二、館藏檔案與公共信息資源的關(guān)系〔一〕館藏檔案是公共信息資源構(gòu)成;的基本成分之一公共信息資源是相對于私人信息資源的一個概念，學(xué)界對該概念有著諸多的不同意見。傅榮校教授綜合分析了若干中外公共信息資源定義的合理要素，將“公共信息資源〞界定為：“所有公共部門生產(chǎn)、采集、加工、組織的，進(jìn)入公共領(lǐng)域，為公眾公開利用的，反映和維護(hù)公共利益活動的信息集合及其他相關(guān)要素〞。[6]并進(jìn)一步提出“構(gòu)成公共信息資源主體的是信息資源，除此之外還包括其他公共部門，包括圖書館、情報所或信息中心、檔案館、博物館、文化館，以及第三部門、所公開提供的、供大眾無償利用的信息資源〞。[7]這一定義包含三個要素，其一是信息;要求為公共部門；其二是要求向公眾提供公開利用；其三是信息功能要能維護(hù)和反映公共利益活動。從這三要素入手來看檔案館藏信息資源是當(dāng)然的公共信息資源，原因如下。1.館藏檔案;符合公共信息資源主體;于公共部門的要求中外檔案館的收藏范圍可以清楚地證明這一點。以我們國家國家檔案館和美國國家檔案館為例。美國國家檔案館的自我介紹上清晰地說明“美國國家檔案館保管的是聯(lián)邦機構(gòu)在行政活動過程中產(chǎn)生的重要文件〞[8]。我們國家國家檔案局于2011年11月21日頒布的〔各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定〕明確規(guī)定各級檔案館的接收范圍是以下組織機構(gòu)的檔案：〔1〕中國g產(chǎn)-委員會及所屬各部門；〔2〕人民代表大會及其常設(shè)機構(gòu)；〔3〕人民及其所屬各部門和單位；〔4〕人民政協(xié)及其常設(shè)機構(gòu)；〔5〕人院、人民檢察院；〔6〕各民主-派機關(guān)；〔7〕工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)等人民團(tuán)體；〔8〕國有、事業(yè)單位。[9]這一檔案館接受檔案組織范圍的給定充分說明了我們國家檔案館是以為主體的相關(guān)公共部門生產(chǎn)的檔案信息資源作為主要管理對象的。2.檔案館的基本性質(zhì)、任務(wù)以及開放范圍滿足公共信息資源向公眾開放的基本要求1999年6月7日修訂后頒布的〔中國檔案法實施辦法〕〔以下簡稱〔實施辦法〕〕第十條明確規(guī)定了各級檔案館的性質(zhì)是集中保存、管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，承擔(dān)的工作任務(wù)包括采取各種形式開發(fā)檔案資源，為利用檔案資源提供服務(wù)。[10]文化事業(yè)機構(gòu)這一性質(zhì)決定了檔案館本身是公共物品的提供機構(gòu)，而任務(wù)中明確提出的為社會利用提供服務(wù)也清晰地表明了檔案館館藏信息資源滿足公共信息資源需向社會公眾公開提供利用的要求。而從檔案館的開放范圍來看，〔實施辦法〕第二十條規(guī)定“中國成立以來形成的檔案，自形成之日起滿30年向社會開放；、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案，可以隨時向社會開放。前款所列檔案中涉及國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的檔案，以及其他雖自形成之日起已滿30年但檔案館認(rèn)為到期仍不宜開放的檔案，經(jīng)上一級檔案部門批準(zhǔn)，可以延期向社會開放。〞[11]這條規(guī)定表明，理論上，所有進(jìn)入檔案館的檔案信息遲早都會成為公開信息，而且即使涉及重大利益的特殊部分，也只是規(guī)定可以延期開放，并未提出完全限制公開的可能。3.館藏檔案的原始憑證性特征滿足公共信息資源應(yīng)維護(hù)公眾權(quán)益的要求就我們國家傳統(tǒng)的館藏資源結(jié)構(gòu)而言，長期存在著-和形成的文書檔案占據(jù)主導(dǎo)地位的情況，曾經(jīng)有學(xué)者過上海市虹口區(qū)檔案館的館藏結(jié)構(gòu)比例，“總計118521卷檔案中，財務(wù)、科技、、聲像、業(yè)務(wù)檔案為18298卷，僅占總數(shù)的15.4%，而其中文書檔案為100233卷，占總庫藏量的84.6%，在這大量的文書檔案中，其內(nèi)容涉及會議記錄、計劃總結(jié)、調(diào)研報告、通知簡報、規(guī)范性文件等，特別是歷次運動中形成的書面占有相當(dāng)大的份額〞。[12]這一數(shù)據(jù)時間雖然比較早，但無可否認(rèn)這是長期以來我們國家檔案館藏結(jié)構(gòu)的真實反映，具有一定的代表性。不過某種程度上而言，即使以往館藏結(jié)構(gòu)存在上述問題，-和國家的管理過程正是維護(hù)和保障公眾利益的根本反映和忠實記錄，只不過反映層面相對較為宏觀。而且這一情況隨著2007年國家檔案局印發(fā)了〔關(guān)于加強民生檔案工作的意見〕，正式提出了“民生檔案〞這個概念，并把做好民生檔案工作提升到作為推動檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展動力的高度，強調(diào)檔案部門關(guān)注民生，緊貼人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實的利益問題做好檔案工作，發(fā)展包括社保檔案、社區(qū)檔案、信用檔案、勞動力檔案、現(xiàn)行文件利用工作、醫(yī)療、、就業(yè)、收入分配等方面的檔案工作。[13]這一系列的民生檔案是在最貼近公眾利益的一系列社會活動中直接產(chǎn)生和形成的，反映的是和公眾有關(guān)切身利益的直接互動結(jié)果，對維護(hù)公眾利益而言是具有全面性和具體性的一類最直接、最有力的權(quán)益維護(hù)記錄。〔二〕館藏檔案是公共信息資源體系中的特殊部分根據(jù)上文的闡述，我們初步證明了館藏檔案是公共信息資源的組成部分之一，但同時，我們還關(guān)注到，館藏檔案還具有一些其他類型的公共信息資源所不具備的特殊屬性，無論是從時態(tài)特性、組織特性和價值特性來看都極富特色。1.時態(tài)特性公共信息資源從時態(tài)上來看包含現(xiàn)在和過去的部分，而館藏檔案無疑是屬于過去的公共信息資源的一部分，而且從〔檔案法〕規(guī)定的30年后均需要開放來看，生成30年后的檔案理論上都將轉(zhuǎn)化成為公共信息資源。當(dāng)然過往的公共信息資源還包括很多其他類型的信息資源，比如說圖書館收藏的古籍文獻(xiàn)資料一類，博物館、文化館收集的早期的文獻(xiàn)記錄等。這正意味著公共信息資源的管理形態(tài)復(fù)雜多樣，對其中過往信息的挖掘是整個公共信息資源管理工作的組成部分之一。過往的信息類型并不意味著是不重要的信息類型，相反，在某些方面，承擔(dān)著比現(xiàn)實類信息更為重要的信息基石的作用，幫助公共信息資源在框架的構(gòu)建中起到打地基、筑大梁的關(guān)鍵作用。2.組織特性館藏檔案都是在信息生成過程中精心挑選，經(jīng)鑒定具有長久保存價值的信息，而且經(jīng)歷了收集、整理、鑒定、著錄等一整套完備的組織控制過程方才得以留存，并由檔案館等專業(yè)機構(gòu)進(jìn)行專門保管。由此，館藏檔案較之其他公共信息資源而言，具備了更加可靠的全程組織性，是過往的公共信息資源中質(zhì)量較高的信息資源類型，可以說是作為過往公共信息資源中最為基礎(chǔ)和最為優(yōu)質(zhì)的組成部分。館藏檔案從生成到整個管理控制、提供利用的過程，可以說是各類公共信息資源中唯一具有全程控制背景的信息，因此這類信息是帶著天然的真實可靠性出生證的公共信息資源類型，比其他類型的公共信息資源具有更高層次的可信度和可靠性。3.價值特性這類信息比起普通的公共信息資源在憑證性方面具有更高層次的保障程度。檔案最重要的價值就是其憑證價值，在用于證明組織或者個人在社會活動過程中的行為及行為結(jié)果方面有著其他文獻(xiàn)無法比擬的同步伴生性，由此也作為第一手材料無可辯駁的可靠證據(jù)而存在。而從其生產(chǎn)和管理流程來看，嚴(yán)格而規(guī)范的積累、歸檔和高度注重安全的保管方式支持了其作為原始憑證的可驗證性和可追溯性，檔案專業(yè)人員和檔案專業(yè)機構(gòu)對其的全程專業(yè)化管理更是賦予其特有的可靠性身份標(biāo)識。三、館藏檔案在公共信息資源建設(shè)中的功能定位公共信息資源的建設(shè)，可以視為圍繞公共信息資源客體，由以為核心的各類公共信息資源管理主體，對公共信息資源進(jìn)行配置、提供公眾利用，滿足和實現(xiàn)公眾的公共信息利用需求，維護(hù)和保障公眾的權(quán)益。為此，圍繞著這一過程，我們對館藏檔案在其間的功能進(jìn)行立體化的解剖?！惨弧迟Y源配置客體視角1.館藏檔案是維系公共信息資源系統(tǒng)性與完整性的可靠基石公共信息資源建設(shè)的一個重要起點就是各類公共信息資源的全面收集和積累，全面擁有各類公共信息資源是建設(shè)一個門類齊全、積累有序的公共信息資源庫的前提條件。在這一建設(shè)積累的過程中，獲取到館藏檔案資源作為基礎(chǔ)庫藏是首當(dāng)其沖的任務(wù)。這是因為，在所有門類的公共信息資源中，信息資源是權(quán)重最大的組成部分，從數(shù)量到質(zhì)量都是絕對主體和核心部分，而館藏檔案是這個強有力主體積極主動系統(tǒng)收集和管理的唯一門類的公共信息資源。不僅如此，館藏檔案所遵守的基本整理原則――全宗原則是實實在在維護(hù)各機構(gòu)形成的各類檔案資源的完整性和系統(tǒng)性的根本利器，這是其他類型的公共信息資源形成與管理中不具備的特征。將這部分公共信息資源充實到整個庫藏中，才能使得整個庫藏的基礎(chǔ)扎實、豐厚，為其他各類系統(tǒng)性、完整性相對欠缺的公共信息資源提供示范以及整合基礎(chǔ)平臺。2.館藏檔案是保障公共信息資源有序積累的核心動力公共信息資源建設(shè)離不開公共信息資源的積累，與豐富的公共信息資源才能滿足公眾日益提升的信息需求。但在各類公共信息資源中，能做到有序積累的卻并不多。許多公共信息資源的形成及管理都是零星和雜亂無序的，比如許多各類企業(yè)、個人及網(wǎng)絡(luò)公共信息資源的生產(chǎn)和積累都有賴于后期有意識的整理和加工匯集，方能形成有序的公共信息資源。但館藏檔案卻是唯一具有先天有序積累特點的公共信息資源。各級各類部門檔案的形成都有著嚴(yán)格的制度規(guī)定，檔案信息如同流淌在生產(chǎn)線上的產(chǎn)品，按照歸檔制度以及統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)有序地形成和定期累積。在年復(fù)一年的歸檔程序約束下，實現(xiàn)了;與過程的有序積累性?！捕迟Y源管理主體視角1.檔案館是管理過往公共信息資源的主要代理機構(gòu)從資助建設(shè)的涉及公共信息資源管理業(yè)務(wù)的機構(gòu)類別來看，大致包含圖書館、檔案館、博物館、文化館、信息中心等機構(gòu)。檔案館是其中當(dāng)之無愧的主體之一，根據(jù)1992年批準(zhǔn)的〔全國檔案館設(shè)置原則和布局方案〕，我們國家形成了從到地方以綜合檔案館為主體的規(guī)模龐大、門類齊全、分布合理的檔案館網(wǎng)布局。截止2013年底全國共有檔案館4122個，[14]是當(dāng)之無愧的世界之最。而在這些檔案館中，絕大多數(shù)是出資建立的綜合性檔案館和各類國家專門檔案館。檔案館作為出資設(shè)立的公共文化事業(yè)基地，它的主要功能就是代替管理過往-和所屬各部門及相關(guān)的體制內(nèi)組織的檔案，這一點我們已經(jīng)在前文檔案館接收組織范圍中進(jìn)行了討論。當(dāng)然，組織也會產(chǎn)生除檔案外的其他類型的過往公共信息資源〔如未經(jīng)歸檔程序，通過網(wǎng)站進(jìn)行傳播和利用的零散過往信息〕，但其從管理程序上無法跟檔案館藏信息資源的規(guī)范程度進(jìn)行比擬，從質(zhì)量和數(shù)量上也無法跟數(shù)量龐大、系統(tǒng)有序的館藏檔案信息資源進(jìn)行比擬。2.檔案館是現(xiàn)行公共信息資源的開放代理機構(gòu)之一自從2000年深圳市檔案館建立第一個現(xiàn)行文件中心起，現(xiàn)行文件開放這項工作在全國綜合檔案館廣泛鋪開，“截止2007年底，全國3124家綜合檔案館中，已經(jīng)有2807家〔占89.9%〕開展了現(xiàn)行文件利用服務(wù)〞。[15]而這一實踐中的做法在2007年正式頒布執(zhí)行的〔信息公開條例〕〔下文簡稱〔條例〕〕中得到了確認(rèn)?！矖l例〕第三章第十六條明文規(guī)定：各級人民應(yīng)當(dāng)在國家檔案館、公共圖書館設(shè)置信息查閱場所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取信息提供便利。行政機關(guān)應(yīng)當(dāng)及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的信息。[16]至此，無論是從實踐層面還是法規(guī)層面，檔案館作為名正言順的代理機構(gòu)之一，同公共圖書館一起承擔(dān)著現(xiàn)行公共信息資源開放的重任，為公眾便利地利用現(xiàn)行公共信息資源提供有效平臺?！踩潮Ｕ瞎姍?quán)益能力視角1.館藏檔案是維護(hù)公共信息資源憑證價值的