礦山作業(yè)指導(dǎo)書-采購業(yè)務(wù)操作手冊

MicrosoftDynamicsAx采購業(yè)務(wù)操作手冊 編寫：唐小洋日期：2008版本：V1.0文檔信息客戶名稱：祁連山水泥股份有限公司項目名稱：祁連山水泥股份有限公司信息化系統(tǒng)系統(tǒng)名稱：MicrosoftDynamicsAX文檔控制本文檔是北京艾克斯特科技有限公司專為祁連山準(zhǔn)備，屬北京艾克斯特科技有限公司和祁連山共同擁有的重要技術(shù)文檔，未經(jīng)北京艾克斯特科技有限公司和祁連山認(rèn)可不得將其內(nèi)容以任何形式泄露給第三方。修改記錄日期編寫人員版本備注200唐小洋1.0審閱記錄日期審閱人員版本備注分發(fā)記錄序號日期接收人員版本備注12.022.0

目錄:TOC\o"1-4"\h\z\u文檔信息 2文檔控制 2修改記錄 2審閱記錄 2分發(fā)記錄 21 概要 51.1 用途 51.2 范圍 51.3 前提 52 基礎(chǔ)設(shè)置 62.1 基本參數(shù)設(shè)置 62.1.1 概述 62.1.2 具體設(shè)置 62.1.2.1 《更新》設(shè)置 72.1.2.2 《匯總更新》設(shè)置 92.1.2.3 《分類帳和增值稅》設(shè)置 102.1.2.4 《信用等級》設(shè)置 122.1.2.5 《結(jié)算》設(shè)置 132.1.2.6 《價格》設(shè)置 142.1.2.7 《AIF》設(shè)置 152.1.2.8 《庫存維度》設(shè)置 152.1.2.9 《編號規(guī)則》設(shè)置 162.2 供應(yīng)商檔案設(shè)置 182.2.1 概述 182.2.2 業(yè)務(wù)流程說明 182.2.3 表單\記錄 192.2.4 操作說明 192.2.4.1 錄入供應(yīng)商檔案操作 192.2.4.2 供應(yīng)商模板創(chuàng)建操作 202.3 采購貿(mào)易協(xié)議 222.3.1 概述 222.3.2 貿(mào)易協(xié)議設(shè)立流程 232.3.2.1 流程說明 242.3.3 貿(mào)易協(xié)議操作流程 242.3.3.1 流程說明 242.3.4 操作說明 242.3.4.1 采購貿(mào)易協(xié)議設(shè)置 242.3.4.2 采購貿(mào)易協(xié)議建立 262.3.4.3 采購貿(mào)易協(xié)議修改 282.3.4.4 采購貿(mào)易協(xié)議查詢 322.4 過賬模板設(shè)置 342.4.1 概述 342.4.1.1 采購發(fā)票模板設(shè)置 342.4.1.2 暫估入庫、原料標(biāo)準(zhǔn)差異模板設(shè)置 353 業(yè)務(wù)流程 373.1 采購訂單概述 373.1.1 業(yè)務(wù)說明: 373.1.1.1 新建采購訂單 373.1.1.2 過磅稱重 393.1.1.3 火車運輸貨物入庫 393.1.1.4 采購結(jié)算 423.1.1.5 采購發(fā)票 423.1.1.6 磅差的處理 443.1.1.7 采購入庫數(shù)量錯誤的處理 443.1.1.8 采購發(fā)票錯誤的處理 46概要甘肅祁連山水泥集團有限公司ERP項目（一期）共包括集團公司在內(nèi)的六個生產(chǎn)基地分公司，五個銷售公司，以及兩個粉磨站和兩個混凝土攪拌站等實體公司機構(gòu)和合并公司賬套。項目一期實施范圍包括財務(wù)、銷售、采購和庫存管理。用途應(yīng)付模塊培訓(xùn)文檔用于培訓(xùn)關(guān)鍵用戶使用了解的DynamicsAX系統(tǒng)的使用功能。甘肅祁連山水泥集團采購管理方面的業(yè)務(wù)流程，功能需求和DynamicsAX4.0的實現(xiàn)方案,以及有關(guān)DynamicsAX4.0實現(xiàn)方案的附加要求或修正要求。范圍采購管理業(yè)務(wù)流程分析的目的是用于確認(rèn)雙方對采購管理關(guān)鍵的業(yè)務(wù)處理方法和流程的理解一致；此分析過程及文檔由業(yè)務(wù)流程的擁有者以及業(yè)務(wù)顧問共同完成。本文檔包括列明必須的客戶化定制功能及其所影響業(yè)務(wù)的區(qū)域、關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程、并且提供面向使用者的需求說明。前提因為應(yīng)付管理涉及財務(wù)方面的知識比較多，所以要想較好的掌握該模塊的內(nèi)容，需具備相應(yīng)的知識作為基礎(chǔ)。此業(yè)務(wù)流程分析文檔基于如下事實：業(yè)務(wù)擁有者提供的所有信息都準(zhǔn)確真實以及為最新的信息?；A(chǔ)設(shè)置此章節(jié)包括有關(guān)采購管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)檔案說明,以及設(shè)置明細數(shù)據(jù)；有些數(shù)據(jù)由其他部門維護，列在此文檔以說明設(shè)計方案。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置包括：基本參數(shù)設(shè)置供應(yīng)商設(shè)置過帳模板付款設(shè)置供應(yīng)商匯總賬號基本參數(shù)設(shè)置概述參數(shù)設(shè)置包括采購管理、應(yīng)付帳款系統(tǒng)的前期運用設(shè)置；具體設(shè)置進入方法：【應(yīng)付帳款】→【設(shè)置】→【參數(shù)設(shè)置】圖例：操作：點擊《常規(guī)》頁面圖例：參數(shù)說明：字段說明設(shè)置采購類型創(chuàng)建訂單時默認(rèn)的訂單類型，可以選擇采購訂單、總訂單、采購日記賬等類型。采購訂單默認(rèn)退貨處理設(shè)定默認(rèn)的退貨原因。選擇最常用的退貨原因采購訂單池默認(rèn)的采購訂單池。選擇采購池的編號指定供應(yīng)商和發(fā)票賬戶時提示在創(chuàng)建采購訂單時系統(tǒng)會提示供應(yīng)商的信息。未勾選將采購標(biāo)記為失效將訂單標(biāo)記為失效而不是刪除，如果是失效，只是將單據(jù)狀態(tài)項打上失效標(biāo)記，而不是真正物理的刪除。勾選零星供應(yīng)商賬戶確定是否一次性供應(yīng)商。錄入一次供應(yīng)商的編號采購訂單價格/金額是否在采購訂單上打印價格和金額。勾選免稅編號要求是否免稅。無請購物料采購申請單無正式的物料編號的物料?？铡陡隆吩O(shè)置操作：點擊《更新》頁圖例：參數(shù)說明：字段說明設(shè)置接受超交：選中此復(fù)選框可允許將欠交接受為最終交貨勾選接受欠交：選中此復(fù)選框可通過采購入庫單更新接收多于采購訂單行中訂購數(shù)量的物料。勾選已開票訂單的訂單安全級別：是否對已經(jīng)開完發(fā)票的采購訂單進行修改的控制。無：可以進行修改，比如增加采購行等；警告：提出警示信息，仍然可以操作；已鎖定：不可以進行操作。警告采購入庫單記入分類帳：選中此復(fù)選框可以在更新采購入庫單時將物理庫存交易記錄的庫存價值過帳到分類帳。勾選查找使用的采購入庫單編號：檢查每個供應(yīng)商是否有相同的采購入庫單編號。拒絕重復(fù)項拒絕同一會計年度內(nèi)的重復(fù)項接受重復(fù)項在出現(xiàn)重復(fù)項的情況下警告拒絕重復(fù)項重取貿(mào)易協(xié)議：過帳采購入庫單時價格是否重新更新最新的貿(mào)易協(xié)議價格。勾選刪除所有開票的采購訂單行：選中此復(fù)選框可以刪除完全開票的采購訂單行。未勾選開票后刪除采購訂單：選中此復(fù)選框可以在刪除所有采購訂單行后刪除采購訂單頭。要使此刪除生效，還必須同時選中“刪除所有開票的采購訂單行”復(fù)選框。未勾選使用供應(yīng)商的單據(jù)日期：如果希望供應(yīng)商交易記錄和相關(guān)稅使用過帳發(fā)票時指定的單據(jù)日期，請選中此復(fù)選框。未勾選貸方通知單的結(jié)算類型：選擇在“采購訂單”窗體中創(chuàng)建貸方通知單時要使用的標(biāo)準(zhǔn)結(jié)算類型。未勾選過帳到分類帳中的費用賬戶：選中此復(fù)選框可將費用帳戶過帳到分類帳中。未勾選用于更正的貸方通知單：選中此復(fù)選框可將貸方通知單作為更正過帳到分類帳中。分錄將過帳到發(fā)票同側(cè)位置，但帶有負號（沖銷條目）。此復(fù)選框僅指示過帳貸方通知單的默認(rèn)方法。您可以在更新貸方通知單時更改該默認(rèn)方法。勾選檢查使用的發(fā)票編號：檢查重復(fù)發(fā)票編號。拒絕重復(fù)項拒絕同一會計年度內(nèi)的重復(fù)項接受重復(fù)項在出現(xiàn)重復(fù)項的情況下警告拒絕重復(fù)項免稅編號要求：選擇要求提供免稅編號的國家/地區(qū)，之后才能過帳發(fā)票無《匯總更新》設(shè)置操作：點擊《匯總更新》頁圖例：參數(shù)說明：字段說明設(shè)置匯總更新的默認(rèn)值：應(yīng)同時過帳多個銷售訂單時，請選擇匯總更新的默認(rèn)值。無：發(fā)票賬戶：訂單：自動匯總：發(fā)票賬戶訂單容錯：選擇對“訂單”類型進行匯總更新期間，如果訂單不符合“匯總更新參數(shù)”中設(shè)置的條件，此時所顯示的錯誤消息類型。接受：有錯誤時允許操作；警告：提出警示信息，仍然可以操作；錯誤：不可以進行操作。接受采購訂單：選中此復(fù)選框可以在過帳時為每個訂單行交貨地址生成一個采購訂單。未勾選下達單取貿(mào)易協(xié)定：下達采購訂單是否取貿(mào)易協(xié)定金額勾選《分類帳和增值稅》設(shè)置操作：點擊《分類帳和增值稅》頁圖例：參數(shù)說明：字段說明設(shè)置過帳模板：輸入或選擇默認(rèn)供應(yīng)商過帳模板的短名稱。每次更新供應(yīng)商交易記錄時必須指定過帳模板。GEN（一般過帳模板）主收貨過帳：選擇是否將主收貨過帳附加到物料或供應(yīng)商。選擇按照物料或者供應(yīng)商物料主折扣過帳方式：選擇過帳單行折扣時，是在物料上還是在供應(yīng)商上查找主折扣過帳方式。選擇按照物料或者供應(yīng)商物料本票：本票的過帳模板BCD（簽發(fā)匯票模板）匯款本票：匯款本票的過帳模板發(fā)票結(jié)匯：發(fā)票結(jié)匯的過帳模板混和型付款方式：選中此復(fù)選框可以在付款方案針對同一日志行返回多種付款方式時接收警告。未勾選預(yù)付款含增值稅：選中此復(fù)選框可以從具有預(yù)付款的付款中扣除增值稅。未勾選預(yù)付款過帳模板：預(yù)付款的過帳模板；選擇過帳模板以指示向其過帳已支付的預(yù)付款和預(yù)付款增值稅的匯總科目。僅當(dāng)選中“預(yù)付款含增值稅”復(fù)選框時才計算該增值稅。如果此字段未填寫，則使用供應(yīng)商的過帳模板。交貨－開票期間：選擇付款期間；該期限對應(yīng)于采購訂單交貨和采購訂單開票之間的標(biāo)準(zhǔn)期間。開票期：選擇付款期間；選擇代表將來采購（預(yù)算行和未結(jié)采購訂單）的交易記錄日期與供應(yīng)商預(yù)計開票日期之間間隔的值。例如，如果供應(yīng)商通常在交貨三天后發(fā)送發(fā)票，應(yīng)將付款期限選作“凈時間+3天”。付款期限：選擇付款期間；該期限指示從發(fā)票日期到發(fā)票付款到期日期之間的標(biāo)準(zhǔn)時間間隔。結(jié)算期間：選擇付款期間；該期限指示到期日期和付款日期之間的標(biāo)準(zhǔn)日期間隔。結(jié)算科目：與供應(yīng)商付款結(jié)算的缺省會計科目；選擇默認(rèn)的流動性科目以用于現(xiàn)金流量預(yù)測中的供應(yīng)商付款。除非已在“結(jié)算科目”查找字段中為“過帳模板”窗體中的未來交易記錄過帳模板選擇了特定結(jié)算科目，否則使用此帳戶。分配參數(shù)：選擇期間分配參數(shù)；選擇要使用的分配參數(shù)，以根據(jù)采購訂單減小預(yù)算在現(xiàn)金流量預(yù)測中的影響。增值稅過帳的時間：選擇發(fā)票登記簿或者發(fā)票審核日志；選擇是在發(fā)票登記還是發(fā)票審批之后過帳增值稅。發(fā)票登記簿《信用等級》設(shè)置操作：點擊《信用等級》頁圖例：參數(shù)說明：字段說明設(shè)置信用額度類型：(您可以在“供應(yīng)商”窗體中為每個供應(yīng)商指定信用額度。在更新采購訂單、采購入庫單或采購發(fā)票時，如果超過該供應(yīng)商的信用額度，系統(tǒng)將會提醒您。)無-不執(zhí)行信用額度檢查。余額-信用額度檢查等于所有已過帳發(fā)票的總和。余額＋采購入庫單-信用額度檢查等于所有已過帳發(fā)票和所有采購入庫單的總和。余額+所有-信用額度檢查等于所有已過帳發(fā)票、所有采購入庫單和所有采購訂單的總和。無《結(jié)算》設(shè)置操作：點擊《結(jié)算》頁圖例：特別注意：此處‘最大尾差特別注意：此處‘最大尾差’和‘最大超額支付或支付不足’全部設(shè)置為空，按照中國的方式，憑證金額是正確唯一的金額，不需要自動增減金額或超額支付參數(shù)說明：字段說明設(shè)置自動結(jié)算：選中此復(fù)選框可以在更新付款或貸方通知單時自動結(jié)算未結(jié)發(fā)票。勾選現(xiàn)金折扣管理：指定在結(jié)算發(fā)票時，如果未正確扣減現(xiàn)金折扣，是否應(yīng)將可獲得的現(xiàn)金折扣視為某個科目上的付款/付款不足。不指定最大尾差：指定結(jié)算采購發(fā)票時，付款與任選發(fā)票數(shù)合計之間的最大尾差。如果尾差等于或小于此字段中指定的尾差，該尾差將自動過帳到“系統(tǒng)帳戶”窗體中指定的尾差會計科目編號。最大超額支付或支付不足：輸入可接受的超額支付或支付不足的金額。有更舊的結(jié)算：選中此復(fù)選框可允許在編輯已結(jié)算交易記錄時引用MicrosoftAxapta2.5之前產(chǎn)品版本中進行的結(jié)算。未勾選《價格》設(shè)置操作：點擊《價格》頁圖例：參數(shù)說明：字段說明設(shè)置折扣：（選擇一種方法，在某一采購訂單行既適用單行折扣又適用多行折扣的情況下，確定如何計算總折扣。）行僅基于單行折扣計算折扣。多行僅基于多行折扣計算折扣。MAX（行，多行）基于兩種折扣中的較大值計算折扣。MIN（行，多行）基于兩種折扣中的較小值計算折扣。行＋多行將兩種折扣相加，然后計算折扣。行×多行基于單行折扣計算折扣，然后基于多行折扣計算折扣。行查找主要雜項費用：選中此復(fù)選框可以在創(chuàng)建采購訂單時自動分?jǐn)傊饕s項費用。如果并未定義自動雜項費用，清除此復(fù)選框可提高性能。未勾選查找行的雜項費用：選中此復(fù)選框可以在創(chuàng)建采購訂單行時，自動分?jǐn)倿橛嗁徫锪显O(shè)置的行雜項費用。如果并未定義自動雜項費用，清除此復(fù)選框可提高性能。未勾選自動計算總折扣：選中此復(fù)選框可以自動計算總折扣未勾選《AIF》設(shè)置操作：點擊《AIF》頁圖例：參數(shù)說明：字段說明設(shè)置日志名稱：為傳入的電子采購發(fā)票單據(jù)選擇默認(rèn)的發(fā)票登記簿。價格/折扣協(xié)議：為傳入的電子價格/折扣協(xié)議單據(jù)選擇默認(rèn)日志名稱?！稁齑婢S度》設(shè)置操作：點擊《庫存維度》頁圖例：參數(shù)說明：字段說明設(shè)置采購訂單行（庫存維度－倉庫）：選中采購訂單行旁復(fù)選框，可以在采購訂單行的概覽中顯示所選維度。在“庫存維度”列表中選擇要使用的維度，然后選中此復(fù)選框。勾選《編號規(guī)則》設(shè)置操作：點擊《編號規(guī)則》頁圖例：參數(shù)說明：字段說明設(shè)置參考：查看可為其選擇編號規(guī)則的參考參數(shù)。編號規(guī)則代碼：選擇與引用關(guān)聯(lián)的編號規(guī)則。見下例圖示增值稅賬簿部分：選擇存儲參考參數(shù)的交易記錄的增值稅帳簿部分。只有在選擇意大利ConfigurationKey后，此字段才可用。跟隨：如果您希望所選的引用跟隨為其他引用指定的編號規(guī)則，請選中此復(fù)選框。跟隨可以被跟隨的引用：如果選中“跟隨”復(fù)選框，此字段包含自其復(fù)制編號規(guī)則的參考參數(shù)。操作說明：<1>《編號規(guī)則》→『編號規(guī)則代碼』（鼠標(biāo)右鍵單擊位置1）；<2>『轉(zhuǎn)到主表窗體』（鼠標(biāo)左鍵單擊擊位置2→打開窗口3）；<3>進入《編號規(guī)則主窗口》進行維護。（具體編號規(guī)則代碼設(shè)置參考【基本設(shè)置】→【設(shè)置】→【編號規(guī)則】→【編號規(guī)則】操作說明）212133供應(yīng)商檔案設(shè)置概述供應(yīng)商檔案管理，屬于基礎(chǔ)工作，由于以前各公司的核算賬套分散，賬套內(nèi)物流與財務(wù)也斷開使用，數(shù)據(jù)分散，起不到管理和監(jiān)控作用，為統(tǒng)計和應(yīng)用，本次系統(tǒng)設(shè)計時，采用集中應(yīng)用的模式，由集團派專人負責(zé)，增加《供應(yīng)商》基礎(chǔ)資料。由于供應(yīng)商檔案是系統(tǒng)共享的，故其維護需按一定的流程進行控制，以保證數(shù)據(jù)的唯一性、完整性與準(zhǔn)確性。由于在系統(tǒng)中供應(yīng)商檔案的內(nèi)容涉及訂單、送貨、應(yīng)付款、付款等多方面的內(nèi)容，建議采用供應(yīng)商模板增加新的供應(yīng)商。業(yè)務(wù)流程說明采購員根據(jù)年度招標(biāo)會議確定《采購合同》；A.集團采控處供應(yīng)商管理員填寫《供應(yīng)商資料表》；B.如果是分子公司的進行的采購業(yè)務(wù)不涉及三角貿(mào)易的，由采購部門采購員填寫《供應(yīng)商資料表》。采購部供應(yīng)商管理員在系統(tǒng)中按照選定的供應(yīng)商模板錄入供應(yīng)商檔案，并對供應(yīng)商資料的完整性進行檢查，檢查通過后激活供應(yīng)商檔案；《供應(yīng)商資料表》統(tǒng)一由采購部保存；財務(wù)部對供應(yīng)商信息進行檢查。表單\記錄《供應(yīng)商資料表》供應(yīng)商資料表年月日供應(yīng)商名稱電話郵編地址經(jīng)營范圍開戶銀行賬號稅號稅率幣種所屬供應(yīng)商組所屬采購員組是否承運商是否含稅價是否零星供應(yīng)商付款方式付款期限備注制表人：財務(wù)審核人：操作說明錄入供應(yīng)商檔案操作進入方法：【應(yīng)付帳款】→【供應(yīng)商】鼠標(biāo)左鍵點擊【供應(yīng)商】，打開《供應(yīng)商主表》進行維護。此處對應(yīng)的供應(yīng)商組一定要設(shè)置正確，現(xiàn)組總共有五類，分別對應(yīng)五個會計科目。如果組設(shè)置錯了，那么過賬發(fā)票的憑證科目也會掛錯。憑證過賬后不能修改，那只能在總賬中進行調(diào)整了。此處對應(yīng)的供應(yīng)商組一定要設(shè)置正確，現(xiàn)組總共有五類，分別對應(yīng)五個會計科目。如果組設(shè)置錯了，那么過賬發(fā)票的憑證科目也會掛錯。憑證過賬后不能修改，那只能在總賬中進行調(diào)整了。3、如果新建的供應(yīng)商有重復(fù)且已經(jīng)被使用，則僅保留一個供應(yīng)商正常使用，另外一個供應(yīng)商需進行關(guān)閉，避免以后又選錯供應(yīng)商。要停止供應(yīng)商請到供應(yīng)商‘常規(guī)’頁簽。在在‘已停止’后選擇‘全部’，這樣在以后做訂單或憑證時就無法選擇此供應(yīng)商。供應(yīng)商模板創(chuàng)建操作進入方法：【應(yīng)付帳款】→【供應(yīng)商】選擇需要保存的供應(yīng)商模板：這里以30002－永昌電廠為例；鼠標(biāo)右鍵點擊下圖位置1，彈出菜單；鼠標(biāo)左鍵點擊菜單位置2，打開《記錄信息》窗口；2121鼠標(biāo)左鍵點擊下圖位置3，進行模板保存選擇；選擇『公司賬戶模板』（此模板為整個集團公司的共享模板使用）或『用戶模板』（次模板為該用戶自己使用）33選擇『公司賬戶模板』或『用戶模板』后打開《創(chuàng)建模板》窗口（如下圖）；輸入保存模板的名稱和描述，點擊『確定』；保存好模板后，進入新增供應(yīng)商界面會彈出《為供應(yīng)商選擇模板》窗口；見下圖位置4詳細說明。上面顯示模板名稱；下面對應(yīng)顯示描述。三種圖標(biāo)分別代表空白、個人、公司模板。根據(jù)使用頻率設(shè)置為默認(rèn)模板打勾。4上面顯示模板名稱；下面對應(yīng)顯示描述。三種圖標(biāo)分別代表空白、個人、公司模板。根據(jù)使用頻率設(shè)置為默認(rèn)模板打勾。4采購貿(mào)易協(xié)議概述對于年初簽訂年度采購合同的供應(yīng)商，系統(tǒng)用采購貿(mào)易協(xié)議來管理合同的數(shù)量和價格，采購物料的詳細價格及折扣協(xié)定在采購訂單錄入時，系統(tǒng)自動提取貿(mào)易協(xié)議中的價格及折扣，如果遇到價格變動則通過修改貿(mào)易協(xié)議的來完成，修改貿(mào)易協(xié)議用貿(mào)易協(xié)議日記賬來完成。貿(mào)易協(xié)議的種類別分為：貨物貿(mào)易協(xié)議和運費貿(mào)易協(xié)議貿(mào)易協(xié)議日記賬關(guān)鍵信息：幣種、供應(yīng)商、物料、開始時間、結(jié)束時間、價格幣種：設(shè)為人民幣：RMB；供應(yīng)商：選擇對應(yīng)供應(yīng)商；物料：針對主要已經(jīng)在合同中規(guī)定價格、連續(xù)供貨的物料；開始時間：合同中規(guī)定的開始時間結(jié)束時間：合同中規(guī)定的結(jié)束時間價格：合同中規(guī)定的價格。運費貿(mào)易協(xié)議前提，在采購中交貨方式為自提的物料。關(guān)鍵信息：幣種、承運商、提貨地點、開始時間、結(jié)束時間、價格幣種：設(shè)為人民幣RMB；承運商：選擇對應(yīng)承運商提貨地點：由于涉及運費問題，須要指明。開始時間：合同中規(guī)定的開始時間結(jié)束時間：合同中規(guī)定的結(jié)束時間運費價格：合同中規(guī)定的運費價格（元/噸）。貿(mào)易協(xié)議設(shè)立流程流程說明采購員與供應(yīng)商確定《采購合同》；采購員根據(jù)合同錄入貿(mào)易協(xié)議日記賬，對應(yīng)錄入供應(yīng)商、生效時間、物料名稱、價格等相關(guān)信息；采購員判斷是否需要自提。若自提進入流程04，錄入運費貿(mào)易協(xié)議，否則進入流程05。如果需要自提，則還要錄入《運費貿(mào)易協(xié)議日記賬》；錄入《運費貿(mào)易協(xié)議日記賬》時，選擇承運商、提貨地點、指定開始時間、結(jié)束時間，運費價格等信息；采購負責(zé)人審批采購員錄入的《貿(mào)易協(xié)議日記賬》（存在自提情況下，同時審核《運費貿(mào)易協(xié)議日記賬》）；過賬《貿(mào)易協(xié)議日記賬》（存在自提情況下，同時過賬《運費貿(mào)易協(xié)議日記賬》）；貿(mào)易協(xié)議生效后，采購員在錄入《采購訂單》時，價格會自動帶出到采購訂單上。 貿(mào)易協(xié)議操作流程流程說明供應(yīng)商發(fā)《價格調(diào)整通知單》到企業(yè)采購部門（或承運商通知企業(yè)采購部門運費調(diào)整）；采購人員收到供應(yīng)商價格調(diào)整通知（或收到承運商運費調(diào)整通知）；采購員查找原《貿(mào)易協(xié)議日記賬》，輸入結(jié)束日期；（建議由系統(tǒng)自動處理）增加新價格的貿(mào)易協(xié)議。關(guān)鍵信息供應(yīng)商（或承運商）生效時間、物料名稱（運輸費名稱）、價格等相關(guān)信息；采購負責(zé)人審核。審核通過繼續(xù)本流程，審核不同意，返回流程修改貿(mào)易協(xié)議。采購負責(zé)人過賬《貿(mào)易協(xié)議日記賬》；新貿(mào)易協(xié)議生效。操作說明采購貿(mào)易協(xié)議設(shè)置啟用貿(mào)易協(xié)議進入【應(yīng)付賬款】→【設(shè)置】→【價格/折扣】→【啟用價格/折扣】；在《啟用價格/折扣》窗口對價格/折扣計算方式定義；價格/折扣設(shè)置說明：采購貿(mào)易協(xié)議中價格的設(shè)置采取一一對應(yīng)，既對具體一個供應(yīng)商對應(yīng)一種物料定義價格。建立貿(mào)易協(xié)議日志名稱進入【應(yīng)付賬款】→【設(shè)置】→【價格/折扣】→【貿(mào)易協(xié)議日志名稱】；《概覽》頁增加兩種貿(mào)易協(xié)議日志名稱，如圖所示；采購貿(mào)易協(xié)議建立進入【應(yīng)付賬款】→【日志】→【價格/折扣】→【價格/折扣協(xié)議日志】；單擊【價格/折扣協(xié)議日志】進入?yún)f(xié)議日志；（見下圖例）在《概覽》頁新增協(xié)議日志，在名稱處選擇點擊按鈕，選擇新增貿(mào)易協(xié)議；在描述欄位置輸入貿(mào)易協(xié)議內(nèi)容簡介；點擊右邊『行』按鈕；進入貿(mào)易協(xié)議日志行窗口輸入?yún)f(xié)議內(nèi)容；協(xié)議內(nèi)容字段說明：字段內(nèi)容說明關(guān)系：必須選擇價格（采購）賬戶編碼：必須選擇表賬戶選擇：協(xié)議中具體的供應(yīng)商編碼物料代碼：必須選擇表物料關(guān)系：對應(yīng)的物料編碼地址選擇：需要對應(yīng)收貨地址，此處必須選擇表地址編號：對應(yīng)的收貨地址倉庫：缺省的收貨倉庫代碼原幣金額：協(xié)議規(guī)定的單價幣種：缺省為RMB(人民幣)包到價：此價格是否是包到的價格運費價格：對應(yīng)于地址編號的運費單價開始日期：協(xié)議生效的日期結(jié)束日期：協(xié)議失效的日期數(shù)量：最小購買數(shù)量，既最少購買多少數(shù)量，協(xié)議規(guī)定的價格才生效單位：采購計量單位查找下一個：在有多條貿(mào)易協(xié)議時是否查詢下一條『復(fù)核』并『過帳』采購貿(mào)易協(xié)議修改進入【應(yīng)付賬款】→【日志】→【價格/折扣】→【價格/折扣協(xié)議日志】；單擊【價格/折扣協(xié)議日志】進入?yún)f(xié)議日志；（見下圖例）在《概覽》頁修改協(xié)議日志，在名稱處選擇點擊按鈕，選擇修改貿(mào)易協(xié)議；在描述欄位置輸入修改貿(mào)易協(xié)議內(nèi)容；點擊右邊『行』按鈕；進入貿(mào)易協(xié)議日志錄入窗口，點擊『選擇』按鈕進行過濾查詢出需要修改的協(xié)議記錄；進入選擇貿(mào)易協(xié)議過濾窗口，定義查詢條件，點擊『選擇』按鈕進入過濾窗口過濾內(nèi)容字段說明：字段內(nèi)容說明關(guān)系：必須選擇價格（采購）；日期：過濾的貿(mào)易協(xié)議時間段，按從××日期到××日期之間進行過濾；類型：庫存選擇后按照物料編號、物料組過濾查詢；供應(yīng)商選擇后按照供應(yīng)商編號、供應(yīng)商組過濾查詢；客戶選擇后按照客戶編號、客戶組過濾查詢。（客戶為銷售貿(mào)易協(xié)議條件，此處不用）賬戶關(guān)系：全部是否在全部供應(yīng)商貿(mào)易協(xié)議中查詢；組是否在價格組貿(mào)易協(xié)議中查詢；科目是否在具體供應(yīng)商賬戶貿(mào)易協(xié)議中查詢；所有都需要勾選進入按物料編號、物料組過濾查詢窗口，條件位置輸入對應(yīng)物料編號，點擊『確定』按鈕結(jié)束查詢；或者進入按供應(yīng)商編號、供應(yīng)商組過濾查詢窗口，條件位置輸入對應(yīng)供應(yīng)商編號，點擊『確定』按鈕結(jié)束查詢；選擇需要修改的協(xié)議日志行，在結(jié)束日期位置錄入原協(xié)議結(jié)束日期；新建一條貿(mào)易協(xié)議日志記錄，錄入新的貿(mào)易協(xié)議內(nèi)容和新的協(xié)議開始日期；『復(fù)核』無誤后『過帳』采購貿(mào)易協(xié)議查詢進入方法：【應(yīng)付帳款】→【供應(yīng)商】選擇對應(yīng)供應(yīng)商記錄；點擊右邊『貿(mào)易協(xié)議』按鈕，彈出菜單選擇『采購價』；打開該供應(yīng)商貿(mào)易協(xié)議顯示窗口查詢；過賬模板設(shè)置概述過賬模板是每一類業(yè)務(wù)生成會計憑證模板，是物流和財務(wù)的橋梁。采購發(fā)票模板設(shè)置過賬模板描述表/組匯總科目GEN一般過賬模板組NB—內(nèi)部供應(yīng)商2121.01應(yīng)付賬款—內(nèi)部供應(yīng)商組GN—國內(nèi)供應(yīng)商2121.02應(yīng)付賬款—國內(nèi)供應(yīng)商組GW—國外供應(yīng)商2121.03應(yīng)付賬款—國外供應(yīng)商組QT—其他單位往來2181．01—其他應(yīng)款—其他應(yīng)付單位款組GR—職員2181．02其他應(yīng)付款—其他應(yīng)付個人款此處是供應(yīng)商組，每一組供應(yīng)商對應(yīng)一個會計科目，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成憑證時自動調(diào)用此處的會計科目。在總賬中做供應(yīng)商往來憑證時，自動調(diào)用此處會計科目，會計科目可以在日志行上進行修改。如果有各別供應(yīng)商對應(yīng)的會計科目和上述組中定義的會計科目不相同，則可以在此處是供應(yīng)商組，每一組供應(yīng)商對應(yīng)一個會計科目，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成憑證時自動調(diào)用此處的會計科目。在總賬中做供應(yīng)商往來憑證時，自動調(diào)用此處會計科目，會計科目可以在日志行上進行修改。如果有各別供應(yīng)商對應(yīng)的會計科目和上述組中定義的會計科目不相同，則可以在‘賬戶編碼’列中指定‘表’，選擇供應(yīng)商，然后再指定‘匯總科目’注：預(yù)付工程款在總賬核算，不在物流中增加物料組。B、應(yīng)付暫估款，進行合并生成，在實際過賬’暫估明細賬中’可以查看到下掛的供應(yīng)商。暫估入庫、原料標(biāo)準(zhǔn)差異模板設(shè)置進入[庫存管理][設(shè)置][過賬]采購訂單，‘采購入庫單對方科目’就是暫估入庫的科目，現(xiàn)在全集團統(tǒng)一均為‘2121.04—暫估應(yīng)付款’?！畼?biāo)準(zhǔn)成本收益’和‘標(biāo)準(zhǔn)損失’是按原料分組對應(yīng)的材料成本差異科目。標(biāo)準(zhǔn)成本價對方科目是按原料分組對應(yīng)的原料成本科目。在暫估入庫憑證中可以看到暫估應(yīng)付款對應(yīng)的供應(yīng)商,如下圖所示.在庫存管理期間實際過賬，選擇相應(yīng)的憑證，點擊右面的在庫存管理期間實際過賬，選擇相應(yīng)的憑證，點擊右面的‘憑證交易記錄’，進去以后在‘帳號’列可以查看到暫估應(yīng)付款下對應(yīng)的供應(yīng)商。業(yè)務(wù)流程采購訂單概述由于MicrosoftDynamicsAX4.0系統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)以采購訂單為主要線索來進行管理，按照供應(yīng)商采購訂單送貨、收貨時按訂單收貨、結(jié)算時按采購訂單進行結(jié)算，結(jié)算發(fā)票上都要求供應(yīng)商填寫采購訂單號碼。訂單變更時需按訂單變更流程運作，采購部門可按采購訂單號為依據(jù)查看物料訂貨、到貨、未完成情況。采購訂單相關(guān)數(shù)據(jù)也將作為供應(yīng)商評估的主要數(shù)據(jù)來源。因此，每一項采購業(yè)務(wù)必須要有采購訂單；業(yè)務(wù)說明:新建采購訂單進入[應(yīng)付賬款][采購訂單]，進行新建訂單，訂單類型選擇訂單類型選擇‘采購訂單’，在供應(yīng)商賬戶中，選擇供應(yīng)商，如果是集團公司內(nèi)部單位，則此處內(nèi)部公司會自動打上鉤，且在后面顯示內(nèi)部公司賬套。在訂單錄入界面錄入訂單信息，如物料、數(shù)量、單價，指定倉庫等。特別提示：對于大宗原材料一般都要過磅，在行中只能錄入一個物料。對于不需過磅的物料可以錄入多行。特別提示：對于大宗原材料一般都要過磅，在行中只能錄入一個物料。對于不需過磅的物料可以錄入多行。主數(shù)據(jù)說明：【采購訂單】：采購訂單編號是用于標(biāo)識采購訂單的唯一字段；創(chuàng)建采購訂單時必須指定它。如果指定采購訂單編號規(guī)則，系統(tǒng)自動生成采購訂單編號。此字段最多包含10個字母數(shù)字字符?！竟?yīng)商帳戶】：單擊方箭頭從所有現(xiàn)有供應(yīng)商列表中選擇供應(yīng)商。系統(tǒng)從“供應(yīng)商”表中檢索各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，然后根據(jù)供應(yīng)商帳戶更新“物料”統(tǒng)計?！景l(fā)票帳戶】：如果要支付的供應(yīng)商帳號不同于采購訂單時的供應(yīng)商帳號，則使用發(fā)票帳戶。系統(tǒng)從“供應(yīng)商”窗體的“發(fā)票帳戶”字段（如果已填入了該字段）中訪問發(fā)票帳戶?；蛘撸瑢⒐?yīng)商帳戶設(shè)置為默認(rèn)值，但可以更改建議的帳戶。為供應(yīng)商更新物料統(tǒng)計，并且使用發(fā)票金額貸記發(fā)票帳戶。【采購類型】：從此查找字段中選擇一種采購訂單類型。如果創(chuàng)建并保存了總訂單，則不能將總訂單更改為另一種“采購類型”。必須刪除該總訂單，然后創(chuàng)建一個新的采購訂單。采購類型分為以下六種選項：記帳日志：相當(dāng)于訂單的草稿，它不會影響庫存。報價：報價單在庫存交易中產(chǎn)生一個報價單明細，在主計劃運算時是一個可選項。預(yù)訂：當(dāng)該訂單開完發(fā)票時，狀態(tài)會自動變?yōu)榇蜷_。采購訂單：常規(guī)的訂單。退回物料：退貨單?？傆唵危嚎傆唵尾挥绊憥齑妫梢詣?chuàng)建多個具體執(zhí)行的子訂單?！緺顟B(tài)】：將自動更新訂單狀態(tài)并指示采購訂單在其周期中的進度。包括以下四個選項：未結(jié)訂單：在創(chuàng)建新采購訂單時，訂單狀態(tài)將設(shè)置為“未結(jié)訂單”。已收到：所有訂單行都已由供應(yīng)商交付。已開票：所有訂單行都已支付。已取消：所有訂單行均已返回，并且已更新和關(guān)閉貸方通知單。過磅稱重進入[庫存管理][過磅稱重]進行過磅稱重節(jié)的操作。（詳細操作請見《磅秤操作說明》）選擇采購訂單，稱出毛重，過出皮重，自動算出凈重，最后進行點右邊的“過賬”選擇采購訂單，稱出毛重，過出皮重，自動算出凈重，最后進行點右邊的“過賬”按扭進行過賬入庫。火車運輸貨物入庫進入[應(yīng)付賬款]→[采購訂單]選擇需要入庫的采購訂單如果沒有需新建訂單，此時訂單狀態(tài)為未結(jié)訂單，在訂單行的當(dāng)前接收量位置輸入入庫數(shù)量，點擊‘過帳’→‘采購入庫單’，進入過帳窗口，（1）進入過帳界面，參數(shù)設(shè)置位置的數(shù)量選擇當(dāng)前接收量，概覽位置顯示表示可以正確過帳；顯示表示過帳數(shù)量或參數(shù)有誤；（2）確認(rèn)無誤點擊『確定』，完成過帳。這時采購訂單的訂單狀態(tài)仍然是未結(jié)訂單；（3）二次到貨過帳：繼續(xù)重復(fù)操作1－6，直到采購訂單數(shù)量＝到貨累計數(shù)量，則此訂單過帳結(jié)束，《采購訂單》的訂單狀態(tài)變?yōu)橐咽盏?；?）完全過帳：參數(shù)設(shè)置的數(shù)量選擇全部，點擊『確定』，過帳完畢。采購訂單還有剩余交貨數(shù)量，需要結(jié)束此訂單，點擊按鈕‘功能’→‘剩余交貨量’修改剩余交貨數(shù)量點擊『確定』，可以修改采購訂單總采購數(shù)量，但是修改數(shù)不能大于該物料的超交數(shù)量，否則系統(tǒng)不予過帳；直接點擊『取消數(shù)量』，則直接刪除剩余交貨數(shù)量，完成采購訂單結(jié)束操作，采購訂單的訂單狀態(tài)變