信息化助學的策略和方法

本文格式為Word版，下載可任意編輯——信息化助學的策略和方法作為人類社會實踐活動的真實記錄和歷史回響，檔案和檔案管理工作在社會的進展歷程中一向扮演著重要的角色，檔案被看成是社會的重要資產或者不成復制的文化遺產。隨著計算機技術和網絡技術的飛速進展，檔案管理的數(shù)字化特征成了關注的重點?；诖?，本文對數(shù)字檔案信息化管理模式與創(chuàng)新策略舉行了研究，闡述了舉行檔案數(shù)字化管理的作用與障礙，并從多個角度給出了數(shù)字檔案的創(chuàng)新管理模式。

檔案管理；數(shù)字檔案；管理模式；信息化；管理創(chuàng)新

在當今社會，信息化已經成為時代進展的主要也正之一，以信息技術與通訊技術為代表的現(xiàn)代科學技術正深刻的影響著社會的思維和行為，人們的思維方式和行為方式也在新技術、新設備的影響下發(fā)生著重要的轉變。在檔案和檔案管理領域，這種來自于外部環(huán)境的沖擊也為這一工作的開展帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)[1]。因此，加快檔案信息的數(shù)字化系統(tǒng)創(chuàng)辦，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的數(shù)字化和信息化，并以此為根基，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，就成為時下亟待解決和需要關注的重點問題[2]?？梢?，檔案管理工作是人類社會生活的重要組成片面，在經濟社會進展、科學技術進步以及社會精神文明創(chuàng)辦中發(fā)揮著重要的作用。但是，隨著計算機技術和網絡技術的飛速進展，檔案管理的數(shù)字化特征成了關注的重點。基于此，本文對數(shù)字檔案信息化管理模式與創(chuàng)新策略舉行了研究，首先分析了數(shù)字檔案的含義、特征與管理模式，然后闡述了舉行檔案數(shù)字化管理的作用和其中的障礙，結果從多個角度給出了數(shù)字檔案的創(chuàng)新管理模式。實際上，提高檔案系統(tǒng)的整體功能是檔案管理工作的長期要求，也是檔案管理工作的未來進展方向和必然趨勢。

1.數(shù)字檔案的特征與管理模式

1.1數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案的識別與聯(lián)系

在社會進展的任何時期，傳統(tǒng)檔案都具有不成對比的優(yōu)勢，這些優(yōu)勢表現(xiàn)在以下方面：能夠真實的回響歷史真跡、對歷史的憑證具有直接的參考價值，在保存方面的長期性，在法律方面具有證據(jù)上的優(yōu)勢等[4]。數(shù)字檔案以數(shù)字編碼的形式存在，是通過新型載體完成的檔案，具有無形性，傳輸?shù)谋憬菪?、運算的快速性以及存貯的隱秘性等。當然，傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案除了識別之外，還存在確定的聯(lián)系，即原始檔案可以數(shù)字化，當原始檔案被數(shù)字化之后，原始檔案照舊存在，而與此同時，原始檔案因此存在了另一個備份。

1.2數(shù)字檔案的管理模式

數(shù)字檔案的管理包括以下集中模式：（1）作為一種新型的檔案管理，數(shù)字檔案的管理模式首先要以傳統(tǒng)檔案管理的要求為前提，提防對傳統(tǒng)檔案和電子文件的搜集、保存和歸檔，并同時對以上工作舉行必要的監(jiān)視和指導，保證有價值的電子文件都能夠得到齊全的、完整的和有效的記錄和保存[5]。（2）通過對計算機技術的應用，將自動分揀和組合功能應用到檔案管理的實際工作中已經成為一種新的檔案管理模式。這樣一來，任何電子文件的產生和運用，都會在這一系統(tǒng)下，簡化傳統(tǒng)的工作程序，最大限度的提升檔案管理的質量與效率。（3）在當今時代，檔案信息逐步成為社會共享的資源[6]，數(shù)字檔案的管理將會同傳統(tǒng)檔案管理一樣，逐步得到社會的認可和法律的供認，數(shù)字檔案管理也必將成為今后檔案管理的主要對象和進展方向。

2.實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的作用和障礙

2.1檔案數(shù)字化管理的作用

（1）檔案數(shù)字化的實施和應用能夠以更為高效和切實的方式向受眾供給便利的信息服務，能夠在多個角度上得志社會各方面需求，能夠最大限度的為科學研究和群眾的教導等社會活動供給更為全面的智能服務。當然，在檔案的數(shù)字化管理得到有效的實施之后，理應據(jù)此建立起相應的數(shù)字檔案館，使其成為國家根基信息資源的通道，在得志社會需要的同時，在確定程度上提高檔案工和管理者的社會地位。

（2）當今社會已經根本具備學識經濟的要素，正在向更加完善的在學識經濟時代，檔案的數(shù)字化作為學識社會的一個重要組成片面，這在對檔案的信息化和數(shù)學化管理模式起著重要的作用。

2.2檔案數(shù)字化管理的主要障礙

（1）歸檔和保存的窘境。目前，好多社會組織都采用了以信息網絡技術為根基的辦公自動化體系，這一系統(tǒng)的運行往往是通過主管部門設計的軟件實現(xiàn)的。但是，在文件舉行歸檔的過程中就展現(xiàn)了以下問題：檔案管理單位使用的檔案管理系統(tǒng)與上述的辦公自動化體系存在不兼容的可能，在不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)即時的轉換、歸檔和保存，這為原始數(shù)據(jù)的采集與錄入工作造成了確定的困難。

（2）資源重復使用的弊端。在當前檔案管理的實際過程中，電子文件和紙質文件“雙套制”保存的模式是極為常見的，這種模式假設能夠在兩者之間形象無重復的管理將是特別夢想的，但是實際上，兩者之間卻存在著大量的工作重疊，這不但會造成資源的濫用，還會增加人力資源的工作量，增加工作的時間。但是，這種形式的文件傳遞和保存還往往輔以紙質文件的歸檔和保存。這樣一來，一致內容、功能好像，學識類型不同的文件并發(fā)和保存的局面也就形成了，這對檔案事業(yè)的進一步進展是明顯不利的。

3.數(shù)字檔案信息化管理的創(chuàng)新模式和實現(xiàn)途徑

3.1建立橫向通道，貫穿辦公系統(tǒng)

由于數(shù)字檔案是一種更易被“查看”到的特殊資料，因此，要對數(shù)字檔案舉行必要的管理，該公開的公開，該保密的保密，使檔案在一個積極健康的環(huán)境中得到保存和使用。因此，首先需要硬件方面嚴把質量關，提升信息存儲載體的特性，提高硬件的使用壽命，使電子文件能夠相對長期的保存下去。譬如，對存儲電子文件的設備或者介質要由專人負責，確保檔案的安好；在軟件方面，要實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的兼容，最大限度的增加信息的可讀性、可存儲性和可操作性。

3.2提防檔案數(shù)字化創(chuàng)辦的統(tǒng)一協(xié)調

電子文件因其自身的特性抉擇了在對其舉行管理時也應舉行特殊對待，否那么就無法建立有序高效的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。所以，理應提防對電子文件的信息標準化創(chuàng)辦，最大限度的解決好系統(tǒng)的協(xié)調性和統(tǒng)一性問題。此外，該應使同一個文字資料盡量以同一種不同形式舉行保存，建立起統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理標準，裁減數(shù)字檔案管理的難度。

3.3搭建平臺，構建檔案管理信息網絡

數(shù)字檔案的管理工作和檔案數(shù)字化平臺的創(chuàng)辦要完成以下三個方面的工作：（1）構建檔案館范圍內的檔案局域網，實現(xiàn)數(shù)字檔案的自動化集成管理，使檔案館的業(yè)務管理能夠在自動化的根基上形成整體，并以此為根基向用戶供給檢索與查詢服務。（2）通過局域網面向各部門開展工作，最大限度的為用戶供給館藏檔案的網上服務。（3）通過局域網與互聯(lián)網的鏈接，開展更為廣泛的業(yè)務往來和合作，使數(shù)字檔案資源能夠在更大的范圍內實現(xiàn)共享。

4.終止語

從社會學的角度講，數(shù)字檔案的管理工作是一項繁雜的系統(tǒng)工程，這一工程的舉行和完成需要運用多種學科的學識，多種專業(yè)的合作，多個部門協(xié)作以及多個環(huán)節(jié)的配套等。并且，只有通過不斷的實踐與探索，才能純熟地掌管和利用這一技術，完成這