文件編制與執(zhí)行管理規(guī)程

文件編制與執(zhí)行管理規(guī)程

文件名：編號：共6頁

文件編制與執(zhí)行管理規(guī)程WJ/SMP/000201

制定人：制定日期：版次：01

修訂人：修訂日期：印數(shù)：7

審核人：審核日期：頒發(fā)部門：質(zhì)量部

批準(zhǔn)人：批準(zhǔn)日期：生效日期：

分發(fā)至：生產(chǎn)部、物流部、質(zhì)量部、動力車間、各生產(chǎn)至回

修訂情況：

1、目的：建立一個各種文件的編制和執(zhí)行管理規(guī)范及編訂、審核、批準(zhǔn)程序。

2、范圍：公司所有的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類、管理標(biāo)準(zhǔn)類和工作標(biāo)準(zhǔn)類文件。

3、責(zé)任：有資格的文件編制人員、相關(guān)部門、質(zhì)量部負責(zé)人。

4、內(nèi)容:

4.1文件編訂

4.1.1基本要求

4.1.1.1文件標(biāo)題要明確，能確切表明文件的性質(zhì)。

4.1.1.2文件語言要求詳盡，數(shù)據(jù)可靠，術(shù)語規(guī)范，保證各類文件可以被正確理

解和使用。

4.1.1.3內(nèi)容要與法定標(biāo)準(zhǔn)及產(chǎn)品注冊批準(zhǔn)文件（批文）一致，不得隨意修改，

或出現(xiàn)偏差。

4.1.1.4企業(yè)內(nèi)控質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，原則上要高于國家法定標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以確保產(chǎn)

品質(zhì)量在有效期內(nèi)，完全達到法定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。

4.1.1.5文件內(nèi)容要包括所有必要的項目及參數(shù)。

4.1.1.6文件要求參照有關(guān)附件的要求，用統(tǒng)一規(guī)格的紙張打印或復(fù)印（如A4紙）,

裝訂。

4.1.1.7各種工藝、技術(shù)、質(zhì)量參數(shù)和技術(shù)經(jīng)濟定額的度量衡單位均按國家計量

法規(guī)定執(zhí)行，采用國際標(biāo)準(zhǔn)計量單位。

4.1.1.8成品名稱按國家法定標(biāo)準(zhǔn)的通用名、漢語拼音、英文名為準(zhǔn)。

4.1.1.9成品、中間產(chǎn)品、原料分子量一律以最新國際原子量表計算，取小數(shù)點

后兩位。

4.1.1.10化學(xué)結(jié)構(gòu)式以最新版法定標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)，要與其成品形態(tài)一致，注明結(jié)晶水。

4.1.2各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的表頭或扉頁上需印制內(nèi)容：

4.1.2.1文件名稱

4.1.2.2文件的分類編碼，并注明文件版次。

4.1.2.3識別編碼，要求文件有獨一無二能夠識別文件類別的文件編碼，并用附

有文件修訂的版次標(biāo)記。

4.1.2.4制定人、修訂人、審核人、批準(zhǔn)人簽名及日期。

4.1.2.5修訂情況

4.1.2.6頒布部門，分發(fā)單位名單。

4.1.2.7頁號及總頁數(shù)。

4.1.2.8復(fù)制份數(shù)。

4.1.2.9文件的目的、范圍、責(zé)任、內(nèi)容。

4.1.2.10文件的具體格式與分類編號要求見“文件分類編號及編寫格式管理規(guī)

不王O

4.1.3編訂工作程序

4.1.3.1制定人的確定：一般制定人必須由該起草文件的實施責(zé)任部門技術(shù)或管

理人員負責(zé)起草，起草完畢后由文件實施協(xié)助部門人員負責(zé)修改。修改完畢后，即

得文件初稿。

4.1.3.2制定人依據(jù)有關(guān)法定標(biāo)準(zhǔn)（或注冊批準(zhǔn)文件）或驗證的結(jié)果及資料，參

照有關(guān)的技術(shù)文件起草有關(guān)技術(shù)文件，參照公司的管理存在的問題和管理不到位的

地方起草管理規(guī)程，對于新增加的工藝、設(shè)備和其它變動情況起草操作類文件（程

序文件）。

4.1.3.3文件起草后，根據(jù)文件編訂情況起草一份“文件編訂說明”闡述文件制

定（修訂）的背景及理由，各項指標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、程序的編訂依據(jù)及其它有關(guān)事宜。

4.1.3.4將起草的文件及“文件編訂說明”一并由編訂人簽名，注明起草日期后

送交質(zhì)量管理部門（技術(shù)部門）組織有關(guān)部門會審。

4.2文件修訂（復(fù)審）

4.2.1修訂（復(fù)審）條件

4.2.1.1法定標(biāo)準(zhǔn)或其它依據(jù)文件更新版本導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)有所改變。

4.2.1.2新設(shè)備、新工藝、新工房的實施；組織機構(gòu)發(fā)生變動，市場發(fā)生重大的

變化等。

4.2.1.3物料的供貨廠家變化，認為有必要修訂標(biāo)準(zhǔn)文件。

4.2.1.4產(chǎn)品用戶意見或回顧性驗證結(jié)果說明應(yīng)修訂文件。

4.2.1.5各類文件根據(jù)經(jīng)濟及技術(shù)水平的發(fā)展需要，每隔2-3年復(fù)審一次，分別

做出予以確認、修訂或廢止的決定。

4.2.2文件的修訂要求同“制定”。

4.2.3文件修訂的工作程序

4.2.3.1由各類文件的實施部門或有關(guān)部門提出文件修訂申請，填寫“文件修訂

申請單”，經(jīng)質(zhì)量部門批準(zhǔn)后，責(zé)成原編訂人（或有資格的技術(shù)人員）進行文件的

修訂。

4.2.3.2文件修訂后，要編寫“文件修訂說明”，內(nèi)容同“編訂”，同時要注明原

文件編號、修訂后文件編號、修訂人簽字。

4.2.3.3修訂人將修訂后的文件，附上”文件修訂申請單”及“修訂說明”一同

交到質(zhì)量管理部門組織會審。

4.3文件審核

4.3.1會審：文件編訂（或修訂）的初稿交到質(zhì)量管理部門的審核人處，由審核

人根據(jù)文件內(nèi)容所涉及的部門填寫“會稿單”，組織傳閱文件，進行會審。

4.3.2終審：文件初稿及會審意見返回質(zhì)量部后，審核人請編訂（修訂）人對文

件初稿進行修改定稿，（如需再次會審，仍執(zhí)行4.3.1程序），經(jīng)審核人送交質(zhì)量部

負責(zé)人終審后簽字。

4.4文件批準(zhǔn)：

4.4.1上述終審?fù)ㄟ^的文件報公司技術(shù)負責(zé)人總工程師進一步審批（需附上編訂

或修訂說明，會稿單），審批無誤后，簽字生效日期后，文件發(fā)布。

4.4.2上述文件及附件的原稿全部歸檔，執(zhí)行文件歸檔程序。

4.5文件的執(zhí)行：對下發(fā)的文件的執(zhí)行情況，質(zhì)量管理部門文件管理人員和有關(guān)

部門的管理人員，以及有關(guān)規(guī)程的責(zé)任人均有責(zé)任檢查文件的執(zhí)行情況。

4.5.1文件執(zhí)行情況檢查要求

4.5.1.1以公司名義下發(fā)的各項文件、制度，均為公司內(nèi)部法規(guī)，必須定期或不

定期的對其執(zhí)行情況進行追蹤檢查和考核。

4.5.1.2追蹤檢查工作必須認真、仔細，重要文件、制度的執(zhí)行情況的追蹤應(yīng)增

加檢查的頻次。

4.5.1.3各部門必須將所有追蹤檢查結(jié)果均應(yīng)匯總列表上報，并與部門月度工作

考核和經(jīng)濟責(zé)任制考核掛鉤。

4.5.1.4追蹤檢查工作應(yīng)在不干擾被檢查單位正常工作的情況下進行。

4.5.2追蹤檢查的責(zé)任部門

4.5.2.1公司以總經(jīng)理辦公室作為全面負責(zé)文件實施情況追蹤檢查組織工作的協(xié)

調(diào)、督促和考核部門。

4.5.2.2具體追蹤檢查的責(zé)任按文件的類別由以下部門負責(zé)。

4.5.2.3公司綜合管理類文件的追蹤檢查由總經(jīng)理辦公室負責(zé)。

4.5.2.4公司產(chǎn)品質(zhì)量管理類文件的追蹤檢查由質(zhì)量管理部負責(zé)。

4.5.2.5公司生產(chǎn)管理類文件的追蹤檢查由生產(chǎn)部負責(zé)。

4.5.2.6公司物流管理類文件的追蹤檢查由物流部負責(zé)。

4.5.2.7公司設(shè)備管理類文件的追蹤檢查由動力車間負責(zé)。

4.5.2.8產(chǎn)品銷售管理類文件的追蹤檢查由營銷市場部負責(zé)。

4.5.3追蹤檢查的頻次

4.5.3.1公司頒布的各項文件、制度自發(fā)布實施之日起二個月，職能部門應(yīng)組織

有關(guān)人員進行首次檢查。

4.5.3.2自首次檢查后，一般管理文件每半年檢查一次，特殊文件每2個月檢查

一次。

4.5.3.3為了保證各項管理文件貫徹工作做的扎扎實實，總經(jīng)理辦公室應(yīng)對各責(zé)

任部門的文件貫徹落實情況進行不定期的抽查，每半年至少全面檢查一次。

4.5.4檢查的人員

4.5.4.1檢查人員的名單由各責(zé)任部門具體擬定。

4.5.4.2在擬定參與檢查人員時，應(yīng)根據(jù)有關(guān)文件的具體內(nèi)容聘請相關(guān)人員，使

檢查組具有一定的專業(yè)性和權(quán)威性。

4.5.4.3總經(jīng)理辦公室作為全面負責(zé)公司文件追蹤檢查考核部門，其負責(zé)人應(yīng)成

為各類檢查組的當(dāng)然成員。

4.5.5追蹤檢查的內(nèi)容

4.5.5.1檢查被查單位落實有關(guān)文件的組織活動記錄，包括單位全體會議、基層

小組會議的記錄及上報的討論會記錄。

4.5.5.2檢查被查單位為貫徹落實有關(guān)文件而具體制訂的措施及自檢報告。

4.5.5.3檢查被查單位員工對有關(guān)文件的規(guī)定是否知曉，涉及到本單位、本崗位

的具體條款是否能夠完整背誦并熟練運作。

4.5.5.4檢查在有關(guān)文件下發(fā)執(zhí)行后被查單位有無違反文件有關(guān)規(guī)定的現(xiàn)象。

4.5.5.5檢查被查單位制訂的有關(guān)措施是否已經(jīng)完全落實，有無和月度獎金掛鉤。

（查獎懲的具體事例）

4.5.6追蹤檢查工作程序

4.5.6.1由負責(zé)牽頭檢查的職能部門按要求擬定參加人員，并確定檢查日期（人

員名單報總經(jīng)理辦公室備案）。

4.5.6.2檢查部門負責(zé)人帶隊，并在檢查前2小時通知被查單位準(zhǔn)備。

4.5.6.3由被查單位負責(zé)人向檢查人員簡要介紹部位落實有關(guān)文件的情況（10分

鐘）。

4.5.6.4檢查組人員進行分工，分頭檢查被查單位提供的有關(guān)文字資料和記錄，

并將有關(guān)問題一一予以記錄。

4.5.6.5檢查人員對被查單位的工作現(xiàn)場進行查看，亦可隨機抽查面試有關(guān)業(yè)務(wù)、

操作人員。

4.5.6.6檢查組人員將有關(guān)情況進行匯總，填寫公司文件實施情況檢查反饋表。

4.5.6.7由檢查組負責(zé)人有向被查單位通報檢查結(jié)果，并就存在的有關(guān)問題，督

促被查單位盡快拿出整改措施。

4.5.6.8由檢查組負責(zé)人和被查部門負責(zé)人分別在檢查記錄上簽字認可。

4.5.6.9有關(guān)檢查記錄一式二份，一份由職能管理部門收存，一份交總經(jīng)理辦公

室備案，以便于追蹤。

4.5.7檢查結(jié)果的處理

4.5.7.1針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，由被查單位負責(zé)人在3天內(nèi)拿出整改措施，制

訂詳細的計劃和解決期限，填寫“整改計劃反饋表”，報職能管理部門備案。

4.5.7.2各分管職能部門在接到被查單位和總經(jīng)理辦公室的整改措施和計劃后，

應(yīng)按計劃上標(biāo)定的整改完成日期，再次組織有關(guān)人員進行復(fù)查，檢查程序同第9