本科Office精選技巧

(本科）Office精選技巧(本科）Office精選技巧(本科）Office精選技巧Word應用技巧1推薦指數(shù)★★★★☆創(chuàng)建密碼使用概率【實現(xiàn)目標】為文檔設置密碼后，若不能正確輸入密碼，將無法打開或訪問創(chuàng)建了密碼的文檔。因此創(chuàng)建密碼能起到保護文檔的作用?！静僮鞣椒ā科渚唧w操作如下：（1）打開文檔，選擇【文件】/【信息】命令，單擊“保護文檔”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“用密碼進行加密”選項，如圖1所示。（2）打開“加密文檔”對話框，在“密碼”文本框中輸入密碼，單擊按鈕，如圖2所示。圖1選擇“用密碼進行加密”選項圖2設置密碼（3）打開“確認密碼”對話框，在“重新輸入密碼”文本框中再次輸入密碼，單擊按鈕，返回Word文檔，單擊“保存”按鈕，關閉文檔確認修改。（4）再次打開該文檔，此時自動打開“密碼”對話框，在“請鍵入打開文件所需的密碼”文本框中輸入密碼，單擊按鈕，如圖3所示。（5）系統(tǒng)將用戶輸入的密碼與設置的密碼進行核對，輸入正確后即打開文檔。圖1-3輸入密碼打開文檔2推薦指數(shù)★★☆☆☆設置編輯權限使用概率【實現(xiàn)目標】設置編輯權限可使未授權者不能刪除文檔重要內容，但允許其對文檔中的部分內容進行修改?！静僮鞣椒ā科渚唧w操作如下：（1）打開文檔，在【審閱】/【保護】組中單擊“限制編輯”按鈕。（2）打開“限制格式和編輯”窗格，在“編輯限制”欄中選中“僅允許在文檔中進行此類型的編輯”復選框，在下方的下拉列表中選擇“修訂”選項，在“啟動強制保護”欄中單擊按鈕。（3）打開“啟動強制保護”對話框，選中“密碼”單選項，在“新密碼”文本框中輸入密碼，在“確認新密碼”文本框中再次輸入密碼，如圖4所示，單擊按鈕返回文檔。（4）打開“限制格式和編輯”窗格，提示用戶可以對文檔進行修訂，如圖5所示。圖4“啟動強制保護”對話框圖5最終效果3推薦指數(shù)★★☆☆☆恢復文檔使用概率【實現(xiàn)目標】在編輯Word文檔過程中，因計算機死機或突然斷電導致文檔非正常關閉，可能會造成內容丟失。常規(guī)情況下，Word2010會在下次啟動時顯示未保存的文檔，提示用戶保存。但如Word未出現(xiàn)保存提示，則可用手動恢復的方法找回丟失的文檔?！静僮鞣椒ā窟\用在Word中復制“自動恢復文件位置”路徑的方式，手動找回丟失的文檔。其具體操作如下：（1）打開需要修復的文檔，選擇【文件】/【選項】命令，打開“Word選項”對話框。（2）單擊“保存”選項卡，在“保存文檔”欄的“自動恢復文件位置”文本框中，按【Ctrl+C】鍵復制路徑，單擊按鈕關閉對話框，如圖6所示。（3）打開“計算機”窗口，將光標插入點定位到地址欄，按【Ctrl+V】鍵粘貼路徑，找到保存文檔的位置。（4）打開文件夾（緩存文件后綴名為“.asd”），在空白處單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【排序方式】/【修改日期】命令，將文檔按日期排列。（5）選擇修改時間較近的文檔，用Word2010打開文檔，此時編輯區(qū)上方彈出“已恢復未保存文件”提示，單擊按鈕。（6）打開提示對話框，詢問將使用所選版本覆蓋上次保存的版本，單擊按鈕確認覆蓋上次保存的版本，如圖7所示。圖6復制路徑圖7還原文檔4推薦指數(shù)★★☆☆☆“自動更正”輸入常用文字使用概率【實現(xiàn)目標】當用戶經(jīng)常輸入同樣的一句話時可定義一個漢字來代替，以提高用戶的輸入速度。【操作方法】其具體操作如下：（1）打開文檔，選擇【文件】/【選項】命令，打開“Word選項”對話框。（2）單擊“校對”選項卡，在“自動更正選項”欄中單擊按鈕，如圖8所示。（3）打開“自動更正”對話框，選擇“自動更正”選項卡，選中“鍵入時自動替換”復選框，在“替換”文本框中輸入需要自動更正的“文”，在“替換為”文本框輸入自動更正成“文件/檔案”，單擊按鈕添加詞條，如圖9所示。圖8單擊“自動更正”按鈕圖9設置替換文本（5）依次單擊按鈕返回文檔中。在文檔中輸入“文”文本時，系統(tǒng)自動將其更正為“文件/檔案”文本，如圖10所示（6）按照文本輸入的方法，對文檔內容進行輸入，最終效果如圖11所示。圖10輸入替換文本圖11最終效果5推薦指數(shù)★★☆☆☆“自動更正”插入表格使用概率【實現(xiàn)目標】在辦公時某些表格經(jīng)常使用，此時可使用“自動更正”功能快速插入，方便用戶編輯。【操作方法】其具體操作如下：（1）啟動Word2010程序，打開文檔，單擊按鈕選中文檔中的表格。（2）選擇【文件】/【選項】命令，打開“Word選項”對話框，單擊“校對”選項卡，在“自動更正選項”欄中單擊按鈕。（3）在打開“自動更正”對話框中選擇“自動更正”選項卡，選中“帶格式文本”單選項。（4）在“替換”文本框中輸入“入職”，“替換為”文本框輸入“入職人員登記表”。（5）單擊按鈕，在下拉列表中將顯示輸入的詞條。如圖12所示。（6）依次單擊按鈕返回文檔。新建文檔并在其中輸入“入職”將自動插入表格，最終效果如圖13所示。圖12增加詞條圖13最終效果6推薦指數(shù)★★☆☆☆高級查找和替換使用概率【實現(xiàn)目標】“替換與查找”功能在編輯文檔時，運用最多的是查找替換文檔中相同的內容。而“通配符”則用于查找替換相似內容及格式?！静僮鞣椒ā肯旅孢\用“通配符”將檔中帶中文大寫標題號的段落替換為突出顯示的段落格式，其具體操作如下：（1）打開文檔，在【開始】/【編輯】組中單擊“查找”按鈕。打開“查找和替換”對話框，選擇“替換”選項卡，在“查找內容”文本框中輸入“[一二三四五六七]@、”。。（2）將光標定位在“替換為”文本框中，單擊按鈕，選中“使用通配符”復選框，如圖14所示。（3）單擊按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“樣式”選項。打開“替換樣式”對話框，在“用樣式替換”列表框中選擇“樣式8”，如圖15所示。圖14“查找和替換”對話框圖15選擇樣式（4）單擊按鈕返回“查找和替換”對話框，“替換為”文本框下會顯示所選樣式名稱。（5）單擊按鈕對全文進行替換，效果如圖16所示。圖16替換樣式7推薦指數(shù)★★☆☆☆添加超級鏈接使用概率【實現(xiàn)目標】在文檔內部創(chuàng)建超級鏈接，以實現(xiàn)閱讀中快捷跳轉，在編輯文摘時常常使用?！静僮鞣椒ā科渚唧w操作如下：（1）打開文檔，選中某段文本，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“超鏈接”命令，如圖17所示。（2）打開“插入超鏈接”對話框，在“查找范圍”下拉列表中找到鏈接對象的路徑，然后在其下方的列表框中選擇作為鏈接的對象，如圖18所示。圖17選擇“超鏈接”命令圖18添加“房地產(chǎn)分析數(shù)據(jù)”文檔（3）在“要顯示的文字”文本框中輸入鏈接顯示的文字，單擊按鈕返回文檔，這時文檔中所要鏈接的文檔名稱內容會自動變成帶有下劃線藍色字體，如圖19所示。圖19最終效果8推薦指數(shù)★★☆☆☆取消超級鏈接使用概率【實現(xiàn)目標】當不再需要使用超級鏈接時，可以取消超級鏈接?！静僮鞣椒ā繉⑹髽硕ㄎ挥谝∠某夋溄又校瑔螕羰髽擞益I，在彈出的快捷菜單中選擇“取消超級鏈接”命令可取消單個鏈接；若文檔中添加了多處超級鏈接，需要一次性取消，可按【Ctrl+A】鍵全選文檔，再按【Ctrl+Shift+F9】鍵將文檔中所有超級鏈接取消（此快捷鍵的功能是將所有的“域”轉換為普通文本，是無法自動被更新的，使用時請確保需要轉換的文檔中不包含其他重要的域）。9推薦指數(shù)★★★☆☆在文檔中直接嵌入其他文檔使用概率【實現(xiàn)目標】設置文檔打印參數(shù)?！静僮鞣椒ā繉⑿枰度胛臋n的窗口在屏幕上縮小顯示，與資源管理器窗口并排在屏幕上，拖動資源管理器窗口中的Word文件圖標到Word文檔的編輯窗口中，原文檔中的內容將顯示在編輯窗口中，但該內容是作為一個對象存在的，不能直接進行編輯，如圖20所示。同一個窗口中可嵌入多個文檔對象。如果需要在文檔中顯示被嵌入文檔的內容，則被嵌入文檔的長度不能超過一頁，否則不能顯示完。要對嵌入的文檔內容進行編輯，可雙擊其項目，將打開新的編輯窗口，編輯后保存即可。圖20嵌入其他Word文檔10推薦指數(shù)★★★★☆去除頁眉的橫線使用概率【實現(xiàn)目標】為Word添加頁眉后，頁眉下方將自動出現(xiàn)一條橫線，即使刪除頁眉內容，橫線仍然存在，此時可通過設置邊框線的方法來解決?！静僮鞣椒ā科渚唧w操作如下：（1）打開文檔，雙擊頁眉，進入頁眉和頁腳編輯視圖。（2）選擇【頁面布局】/【頁面背景】組，單擊“頁面邊框”按鈕。（3）打開“邊框和底紋”對話框，選擇“邊框”選項卡，單擊“無”按鈕，在對話框右下角的“應用于”下拉列表框中選擇“段落”選項，如圖21所示。（4）單擊按鈕，選擇【設計】/【關閉】組，單擊“關閉頁眉和頁腳”按鈕，效果如圖22所示。圖21“邊框和底紋”對話框圖22關閉頁眉和頁腳視圖11推薦指數(shù)★★☆☆☆將章節(jié)標題自動提取到頁眉或頁腳中使用概率【實現(xiàn)目標】通過域功能將文檔中的章節(jié)標題自動提取到頁眉或頁腳中，使每頁頁眉顯示不同的標題?！静僮鞣椒ā科渚唧w操作如下：（1）打開文檔，定位光標插入點，選擇【開始】/【樣式】組，在樣式列表框中選擇“標題4”樣式，如圖23所示。圖23應用標題樣式（2）使用相同的方法為“盡心盡責做好本職工作”、“存在的問題與不足”和“來年的目標與計劃”所在的段落應用“標題4”樣式。（3）雙擊文檔頁面頂部的頁眉區(qū)域，使頁眉呈編輯狀態(tài)，然后按【Ctrl+F9】鍵插入域，在插入的域上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“編輯域”命令，如圖24所示。（4）打開“域”對話框，在“類別”下拉列表中選擇“鏈接和引用”選項，在“域名”列表框中選擇“StyleRef”選項，在右側窗格的“樣式名”列表框中選擇“標題4”選項，單擊按鈕，如圖25所示。圖24在頁眉中插入并編輯域圖25設置域參數(shù)（5）單擊頁眉頁腳設計工具欄中的按鈕退出頁眉編輯狀態(tài)，可發(fā)現(xiàn)每頁的頁眉將顯示相應內容的標題，如圖26所示。圖26頁眉顯示標題文本12推薦指數(shù)★★★☆☆調節(jié)頁面邊距使用概率【實現(xiàn)目標】通過標尺直接在文檔中設置頁邊距?！静僮鞣椒ā科渚唧w操作如下：（1）在Word2010中新建空白文檔，單擊垂直滾動條上方的“標尺”按鈕，將鼠標移至頂部左邊的標尺上。（2）當鼠標光標變成時，按住鼠標左鍵左右拖動，可調節(jié)左右頁邊距的位置。（3）將鼠標移至左邊側標尺上，當鼠標光標變成時，按住鼠標左鍵上下拖動，調節(jié)上下頁邊距的位置。如圖27所示。圖27調整邊距13推薦指數(shù)★★☆☆☆指定每頁行數(shù)和每行字數(shù)使用概率【實現(xiàn)目標】指定每頁行數(shù)和每行字數(shù)。【操作方法】打開文檔，選擇【頁面布局】/【頁面設置】組，單擊“擴展功能”按鈕。打開“頁面設置”對話框，單擊“文檔網(wǎng)格”選項卡，選中“指定行和字符網(wǎng)格”單選項。調整“字符數(shù)”欄下的“每行”數(shù)值框，即可調整每行的字符數(shù)，“行數(shù)”也用同樣方法調整頁面的字符行數(shù)，如圖28所示。圖28“頁面設置”對話框14推薦指數(shù)★★★★☆根據(jù)O模板新建文檔使用概率【實現(xiàn)目標】O模板可通過Office官方網(wǎng)站獲取更多Word文檔模板，以便快速創(chuàng)建需要的文檔類型，但是要使用該功能，需要電腦連接了Internet?！静僮鞣椒ā科渚唧w操作如下：（1）啟動Word2010，選擇【文件】/【新建】命令，在中間的“可用模板”列表框中選擇“O模板”欄的“費用報表”選項，如圖29所示。（2）此時將連接到O網(wǎng)址服務器搜索相關模板，搜索完后打開可以選擇的模板列表，選擇“零星費用報表”選項。（3）確定需要創(chuàng)建后單擊“下載”按鈕，Word開始從服務器上下載模板，如圖30所示。圖29選擇模板類型圖30下載模板（4）下載完成后，將自動打開新的窗口，并以該模板新建一個文檔，如圖31所示，在文檔窗口中進行一些內容的修改，然后保存即可。圖31新建的文檔15推薦指數(shù)★★★☆☆打開重要文檔時自動生成副本文件使用概率【實現(xiàn)目標】重要的文檔是不能隨意更改的，為了防止其內容被修改，可以設置Word在打開文檔時自動生成副本文件，當該文檔被打開進行了修改，并進行保存的時候，將保存一個原始文件的副本。?！静僮鞣椒ā科渚唧w操作如下：（1）啟動Word2010，選擇【文件】/【選項】命令，打開“Word選項”對話框，在對話框左側選擇“高級”選項卡，在右側的“保存”欄中選中“始終創(chuàng)建備份副本”復選框，單擊按鈕，如圖32所示。（2）打開電腦中保存的任一文檔，隨意修改其中內容后保存并關閉文檔，打開文檔所在的目錄，可見其中自動添加了一個備份文件，如圖33所示。圖32設置自動保存副本圖33保存的副本文檔16推薦指數(shù)★★★☆☆讓文檔定時自動保存使用概率【實現(xiàn)目標】為了防止突發(fā)事件（如程序異常關閉、停電等）使正在編輯的文檔未保存就關閉，導致大量工作未保存而產(chǎn)生重大損失，可設置Word定時自動保存文檔，以便下次啟動時恢復文檔。【操作方法】打開“Word選項”對話框，選擇“保存”選項卡，在右側選中“保存自動恢復信息時間間隔”復選框，在其數(shù)值框中輸入自動保存的時間間隔，并選中“如果我沒保存就關閉，請保留上次自動保留的版本”復選框，在下面的兩個文本框中分別設置自動恢復文件的位置和默認文件的位置，如圖34所示。圖34設置自動保存和恢復選項17推薦指數(shù)★★★☆☆保存文檔時打包字體使用概率【實現(xiàn)目標】如果不想安裝字體，但又要正確顯示或打印文檔，那么在復制文檔前可將字體隨文檔進行打包?！静僮鞣椒ā吭谖臋n編輯窗口中打開“Word選項”對話框，選擇“保存”選項卡，在右側選中“將字體嵌入文件”復選框，這樣就可將文檔中所用的所有TrueType字體與文檔保存在一起，當在另一臺電腦上打開此文檔時，仍可用這些字體來查看和打印文檔。另外，還應注意隨Word文檔嵌入的字體只能是TrueType字體，所謂TrueType字體，是由AppleComputer公司和Microsoft公司聯(lián)合提出的一種新型數(shù)學字形描述技術，通常使用的字體大多都是TrueType字體；嵌入字體的文檔會比較大，為了減小文檔的大小，可同時選中“不嵌入常用系統(tǒng)字體”復選框和“僅嵌入文檔中使用的字符（適于減小文件大?。睆瓦x框。在另一臺電腦上打開該文檔時，不能對嵌入的字體文本部分進行修改，否則會使嵌入的字體丟失。18推薦指數(shù)★★★★☆快速輸入公式使用概率【實現(xiàn)目標】設置文檔打印參數(shù)?！静僮鞣椒ā恳赪ord中輸入數(shù)學公式時，通常可以選擇【插入】/【符號】組，單擊“公式”按鈕激活“格式”選項卡，在其中選擇樣式并進行輸入即可。如果需要輸入一些簡單的數(shù)學公式，也可使用EQ域來輸入，如輸入五分之三，只要在相應位置按【Ctrl+F9】鍵，此時將出現(xiàn)一個域記號，將鼠標定位于記號內，然后輸入“eq\f(3,5)”，在其上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“切換域代碼”命令，便可以輸入標準的分式，如圖35所示。使用這種方法還可輸入帶根號的分式，如需輸入3次根號2，則可在域記號的括號中輸入“eq\r(3,2)”，然后執(zhí)行“切換域代碼”操作。結合分式和根號的輸入方法，可以在Word文檔中輸入各種簡單的公式。圖35輸入普通分式19推薦指數(shù)★★☆☆☆快速輸入常用符號使用概率【實現(xiàn)目標】使用快捷鍵快速輸入符號。【操作方法】輸入各種符號的快捷鍵如下：省略號：在輸入中文或英文省略號時，無需打開“符號”對話框，只需在中文輸入狀態(tài)下按【Shift+6】鍵，或連續(xù)按兩次【Ctrl+Alt+?！挎I輸入中文省略號“……”，如果按一次【Ctrl+Alt+?！挎I則輸入英文省略號“…”。不間斷連字符：在英文輸入狀態(tài)下按【Shift+-】鍵即可輸入不間斷連字符“——”（“-”為主鍵盤上的按鍵）。不間斷空格：按【Ctrl+Shift+空格】鍵可輸入不間斷空格，按多次可輸入多個，表現(xiàn)為“”，該符號在打印時不會被打印出來。倒轉的問號和感嘆號：如需輸入上下顛倒的問號“?”時，按【Ctrl+Alt+Shift+？】鍵；同樣，如需輸入倒轉的感嘆號“?”，按【Ctrl+Alt+Shift+1】鍵。乘號和除號：要通過鍵盤直接在文檔中輸入乘號和除號，可按住【Alt】鍵不放，在小鍵盤上依次按數(shù)字0215，然后釋放【Alt】鍵，即可輸入乘號“×”；同樣，按住【Alt】鍵不放，在小鍵盤上依次按數(shù)字0247，釋放【Alt】鍵后可輸入除號“÷”。正負號：按住【Alt】鍵不放，在小鍵盤上依次按數(shù)字0177，釋放【Alt】鍵后可輸入正負號“±”。平方和立方符號：要通過鍵盤在文檔中輸入平方或立方符號，可按住【Alt】鍵不放，在小鍵盤上依次按數(shù)字0178或0179，釋放【Alt】鍵后即可輸入平方符號“2”或立方符號“3”。20推薦指數(shù)★★★☆☆快速重新輸入內容使用概率【實現(xiàn)目標】通過快捷鍵快速重新輸入相同的內容。【操作方法】輸入內容后按【Alt+Enter】鍵，將在后面快速輸入前面輸入的內容，可執(zhí)行多次重新輸入。21推薦指數(shù)★★☆☆☆快速添加分頁符使用概率【實現(xiàn)目標】通過快捷鍵快速添加分頁符?！静僮鞣椒ā堪础綜trl+Enter】鍵可快速在當前位置插入一個分頁符，插入點將自動跳到下一頁。22推薦指數(shù)★★★☆☆快速刪除文檔中多余的空行使用概率【實現(xiàn)目標】使用Word2010的替換功能來快速刪除多余的空行。【操作方法】其具體操作如下。（1）打開文檔，將光標插入點定位到文檔中的任意位置，選擇【開始】/【編輯】組，單擊按鈕，打開“查找和替換”對話框。（2）將輸入法轉換到英文輸入狀態(tài)下，在“查找內容”下拉列表框中輸入“^p^p”，在“替換為”下拉列表框中輸入“^p”，如圖36所示。（3）單擊按鈕，Word將文檔中連續(xù)兩個的段落標記全部替換為一個段落標記，即減少一行空行，如圖37所示。（4）此時還會有一些單數(shù)的段落標記未刪除完，再次單擊按鈕，將替換完所有多余的空行。圖36輸入替換內容圖37執(zhí)行第一次替換23推薦指數(shù)★★★★☆快速插入相同的字符或圖片使用概率【實現(xiàn)目標】使用Word的高級替換功能，將剪貼板中的字符或圖片批量導入到文檔中。【操作方法】其具體操作如下：（1）啟動Word2010，將自動新建的文檔保存，選擇【插入】/【插圖】組，單擊“圖片”按鈕，在打開的“插入圖片”對話框中選擇圖片，如圖38所示。（2）單擊按鈕將圖片插入到文檔中，并調整圖片大小，然后輸入標題文本，如圖39所示。（3）按【Enter】鍵換行后，在第2段的開始處輸入“@”符號，再輸入第2段文本。圖38插入圖片圖39調整圖片并輸入文本（4）使用相同的方法繼續(xù)輸入各項介紹文本，在每段開始前先輸入“@”符號，效果如圖40所示。（5）文本輸入完后選擇【開始】/【剪貼板】組，單擊“功能擴展”按鈕，打開“剪貼板”窗格，單擊按鈕清空剪貼板中的內容，如圖41所示。圖40輸入其他內容圖41清空剪貼板（6）關閉“剪貼板”窗格，選擇之前插入的圖片，按【Ctrl+C】鍵將圖片對象復制到剪貼板中，然后按【Ctrl+H】鍵打開“查找和替換”對話框的“替換”選項卡。（7）在“查找內容”下拉列表框中輸入“@”，將光標插入點定位到“替換為”下拉列表框中，單擊按鈕。（8）單擊按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“‘剪貼板’內容”選項，如圖42所示。（9）選擇需要的內容后“替換為”下拉列表框中顯示為“^c”，單擊按鈕，將所有的“@”符號替換為復制到剪貼板中的圖片，如圖43所示。圖42選擇替換選項圖43執(zhí)行替換（10）替換完成后關閉“查找和替換”對話框，可發(fā)現(xiàn)每一段文本前的“@”符號都變?yōu)榱藞D片，效果如圖44所示。圖44替換后的效果24推薦指數(shù)★★☆☆☆快速返回上一次編輯的位置使用概率【實現(xiàn)目標】在對長文檔進行編輯的過程中，快速回到之前編輯的位置?！静僮鞣椒ā咳魶]有單擊過鼠標，光標插入點仍然處于原來的編輯位置，可按【Shift+任意方向鍵】鍵，在選擇光標插入點附近文本的同時即可返回到該位置；如果移動了光標插入點，可按【Shift+F5】鍵，可以快速返回到上一次的編輯位置，連續(xù)按【Shift+F5】鍵可依次返回最近4次的編輯位置。在不同的文檔之間同時進行編輯，使用該方法同樣有效。25推薦指數(shù)★★★★☆選擇垂直的文本列使用概率【實現(xiàn)目標】在Word中選擇一塊垂直的文本，如要選擇目錄文檔中的標題而不選擇標題前面的編號?！静僮鞣椒ā堪醋　癆lt”鍵的同時拖動鼠標進行選擇。然后，可以刪除該列或將其復制到其他文檔中，但要注意的是如果文本列在Word表格中，將不能使用這一技巧選擇該列文本。26推薦指數(shù)★★★☆☆精確調整縮進量使用概率【實現(xiàn)目標】實現(xiàn)平滑、精確地調整縮進量?！静僮鞣椒ā恐苯油ㄟ^拖動標尺上的縮進浮標來調整文本的縮進量，可先按住“Alt”鍵，再拖動標尺滑塊，就可以精確地調整相應的縮進量。27推薦指數(shù)★★★★☆快速輸入常見的中文符號及特殊符號使用概率【實現(xiàn)目標】快速輸入省略號、破折號等中文文檔中常見的中文符號?！静僮鞣椒ā窟x擇一種通用漢字輸入法，如搜狗五筆輸入法、智能ABC輸入法，按【Shift+6】鍵即可快速輸入省略號。利用【Alt+Ctrl+-（數(shù)字小鍵盤上的連接號）】鍵可以輸入破折號，并且在英文輸入法狀態(tài)下輸入的破折號中間沒有間斷，而在中文輸入法狀態(tài)下，可以輸入中間有間斷的破折號。如果要輸入版權符號，不啟用任何輸入法，按【Ctrl+Alt+C】鍵即可；要輸入注冊符號，可按“Ctrl+Alt+R”組合鍵；要輸入商標符號，可按【Ctrl+Alt+T】鍵。一般情況下要在文檔中插入日期和時間，所用的方法是選擇【插入】/【日期與時間】命令獲得。其實如果要插入日期，可按【Alt+Shift+D】鍵；如果要插入時間，可按【Alt+Shift+T】鍵。28推薦指數(shù)★★☆☆☆快速去掉自動編號使用概率【實現(xiàn)目標】在編輯文檔時，快速去掉自動編號?！静僮鞣椒ā吭诰庉媁ord文檔時，如果輸入“一、使用方法”等具有編號性質的文本時，按下【Enter】鍵，系統(tǒng)會自動將其變?yōu)榫幪柕男问剑⒃谙乱恍刑砑印岸?、”字樣，如果不想使用編號（如要先輸入正文文本），這個自動添加的編號就會帶來很大的不便。其實只要在此時按【Ctrl+Z】鍵，即會撤銷Word2010自動生成的編號，然后就可以輸入正文文本。29推薦指數(shù)★★★☆☆快速復制對象使用概率【實現(xiàn)目標】不利用按鈕和命令來快速復制對象?！静僮鞣椒ā窟x中需要復制的文本、圖片、文本框和圖標等對象，在按住【Ctrl】鍵的同時，按鼠標左鍵，將其拖放到目標位置后松開鼠標左鍵，即可快速完成對所選對象的復制操作。如果要在水平或垂直方向上進行復制操作，則可按住【Ctrl+Shift】鍵的同時進行拖動操作。30推薦指數(shù)★★★★☆快速定位使用概率【實現(xiàn)目標】適當配合快捷鍵，實現(xiàn)輕松自如地定位?！静僮鞣椒ā堪础綡ome】鍵可以將光標插入點移動到原光標所在行的行首；按“End”鍵可以將光標插入點移動到原光標所在行的行尾；按【Ctrl+Home】鍵可以將光標插入點移動到文檔首；按“Ctrl+End”組合鍵可以將光標插入點移動到文檔尾；按【Ctrl+PageDown】鍵可以將光標插入點移動到原光標所在節(jié)的下一節(jié)首；按【Ctrl+PageUp】鍵可以將光標插入點移動到原光標所在節(jié)的上一節(jié)。31推薦指數(shù)★★☆☆☆高級查找替換使用概率【實現(xiàn)目標】查找和替換特殊格式的文本。【操作方法】按【Ctrl+H】鍵打開“查找和替換”對話框，在“查找內容”下拉列表框中輸入“^#^#^p”（其中^#表示一位數(shù)字，^p表示段落標記）；在“替換為”下拉列表框中單擊，再單擊按鈕，在彈出的菜單中選擇“字體”命令，在打開的“替換字體”對話框中設置顏色為“紅色”，確認設置后，返回“查找和替換”對話框后單擊按鈕進行全部替換，即可完成替換操作，而其他位數(shù)的目錄頁碼格式將保持不變。32推薦指數(shù)★★☆☆☆快速設置大字號和下劃線使用概率【實現(xiàn)目標】快速輸入大字號和下劃線等中文文檔中常見的中文符號。【操作方法】在Word“字號”下拉列表框中默認提供的最大字號是“初號”，如果要設置更大的字號，可以選中文字，按住【Ctrl】鍵不放，連續(xù)按右中括號【］】鍵，便可逐漸增大字號；在輸入時切換到英文輸入法狀態(tài)下，按住【Shift】鍵不放，連續(xù)按【—】鍵，輸入所需長度的下劃線，輸入一長串空字符，然后選取空格，再單擊浮動工具欄中下劃線對應的按鈕，也可為其添加下劃線效果。33推薦指數(shù)★★★★☆設置界面配色方案使用概率【實現(xiàn)目標】根據(jù)自己的使用習慣來設置Word2010界面的配色方案?！静僮鞣椒ā窟x擇【文件】/【選項】命令，打開“Word選項”對話框，在對話框左側選擇“常規(guī)”選項，在右側“配色方案”下拉列表框中選擇想要的配色方案，如這里選擇“黑色”選項，再單擊按鈕，即可完成界面配色的更改。34推薦指數(shù)★★☆☆☆好用的右鍵粘貼選項使用概率【實現(xiàn)目標】在右鍵菜單中顯示出“粘貼選項”組，根據(jù)需要選擇相應的按鈕即可實現(xiàn)相應的粘貼效果?！静僮鞣椒ā繌椭苾热莺?，在Word2010文檔中單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單“粘貼選項”組中單擊“保留源格式”按鈕可保留原文檔效果進行粘貼，原文檔所有的效果都不會改變；復制內容后，在Word2010文檔中單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單“粘貼選項”組中單擊“合并格式”按鈕可對格式進行合并；復制內容后，在Word2010文檔中單擊鼠標右鍵，在彈出快捷的菜單“粘貼選項”組中單擊“只保留文本”按鈕可進行純文本粘貼，原文檔中的圖片、表格等內容將刪除，同時粘貼后的格式將以粘貼所在的段落的樣式確定。值得注意的是，在“Word選項”對話框“高級”選項卡中取消選中“粘貼內容時顯示粘貼選項按鈕”復選框，可取消“粘貼選項”組的顯示。35推薦指數(shù)★★★☆☆全新的信任中心使用概率【實現(xiàn)目標】實現(xiàn)打開帶有宏的文檔時，Word即會提示安全警告。【操作方法】選擇【文件】/【選項】命令，在打開的“Word選項”對話框左側選擇“信任中心”選項，在對話框右側單擊“信任中心設置”按鈕，在打開的“信任中心”對話框左側選擇“宏設置”選項，在對話框右側“宏設置”欄中即可進行宏設置，選擇相應的單選項即可。36推薦指數(shù)★★★☆☆受保護的視圖使用概率【實現(xiàn)目標】在Word2010受保護視圖中打開文件，在某種程度上可避免風險的發(fā)生?！静僮鞣椒ā吭谑鼙Ｗo的視圖中打開文件，功能區(qū)下方出現(xiàn)包含消息的信任欄，該消息可指出潛在風險的來源。此時，用戶不可進行編輯或另存操作。這時，用戶就可以放心地查看文件。如果用戶要編輯文件并離開受保護的視圖，可以單擊信任欄上的按鈕，文件將不會在受保護的視圖中打開。37推薦指數(shù)★★☆☆☆翻譯屏幕提示使用概率【實現(xiàn)目標】實現(xiàn)“翻譯屏幕提示”的功能，使Word像電子詞典一樣進行屏幕取詞翻譯?！静僮鞣椒ā渴褂肳ord2010打開帶有英文的文檔，然后單擊主窗口上方的“審閱”選項卡，將模式切換到審閱狀態(tài)下，單擊按鈕，然后在彈出的下拉列表中選擇“翻譯屏幕提示“英語助手：簡體中文”選項。此時，用戶只要將鼠標指向文檔中的單詞或短語，就會彈出一個浮動窗口顯示翻譯結果。不過這個窗口是半透明的效果，看不清上面的文字，只有當用戶將鼠標移動浮動窗口上面時才可清楚地顯示出翻譯結果38推薦指數(shù)★★★☆☆使用構建基塊使用概率【實現(xiàn)目標】構建基塊是一項用于存儲具有固定格式且經(jīng)常使用的文本、圖形、表格或其他特定對象的功能。構建基塊被保存在Word2010的文檔部件庫中，可以被插入到任何Word2010文檔的任意位置，以便可以隨時訪問和調用構建基塊?！静僮鞣椒ā吭赪ord2010文檔中選中準備作為構建基塊的內容（文本、圖片或表格均可），選擇【插入】/【文本】組，單擊“文檔部件”按鈕，在彈出的菜單中選擇“將所選內容保存到文檔部件庫”命令，在打開的對話框中進行相應的設置即可完成構建基塊的創(chuàng)建。如果要插入構建基塊，則可在“文檔部件”菜單中進行選擇和插入。39推薦指數(shù)★★☆☆☆特定對象導航使用概率【實現(xiàn)目標】使用Word2010的特定對象導航功能快速查找文檔中的特定對象?！静僮鞣椒ā吭凇皩Ш健贝案裰袉螕羲阉骺蛴覀确糯箸R圖標右側的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“查找”欄中的相關選項，就可以快速查找文檔中的圖形、表格、公式和批注等特定對象，而且單擊“上一處”、“下一處”按鈕還可在各個查找到的對象間進行切換40推薦指數(shù)★★★★☆屏幕剪輯功能使用概率【實現(xiàn)目標】使用Word2010提供的截取屏幕區(qū)域的功能?！静僮鞣椒ā窟x擇【插入】/【插圖】組，單擊“屏幕截圖”按鈕，在彈出的菜單中選擇“屏幕剪輯”命令，稍等片刻后，在要截取區(qū)域中拖動鼠標，完成后釋放鼠標即可完成截取屏幕區(qū)域的操作41推薦指數(shù)★★★★☆為文檔添加簽名行使用概率【實現(xiàn)目標】在Word中可以為文檔添加簽名行?！静僮鞣椒ā窟x擇【插入】/【文本】組，單擊“簽名行”按鈕的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇相應的簽名選項，再在打開的對話框中進行相應的設置即可。42推薦指數(shù)★★☆☆☆在Word文檔中插入音樂文件使用概率【實現(xiàn)目標】在Word文檔中可插入聲音文件。【操作方法】選擇【插入】/【插圖】組，單擊“剪貼畫”按鈕，在打開的“剪貼畫”窗格中搜索音樂文件并添加到文檔中即可。43推薦指數(shù)★★★★☆快速插入網(wǎng)頁中的圖片使用概率【實現(xiàn)目標】在文檔中快速插入網(wǎng)頁中的圖片?！静僮鞣椒ā繉ord窗口與網(wǎng)頁瀏覽器窗口并排在屏幕上，然后拖動網(wǎng)頁中的圖片到Word窗口中，便可快速將圖片插入到Word文檔中。44推薦指數(shù)★★★☆☆隱藏圖形、圖片來加速屏幕滾動使用概率【實現(xiàn)目標】將圖片或圖形進行隱藏，以加快屏幕滾動速度?！静僮鞣椒ā吭赪ord文檔編輯窗口中選擇【文件】/【選項】命令，打開“Word選項”對話框，在對話框中選擇“高級”選項卡，在右側的窗格中選中“顯示文檔內容”欄中的“顯示圖片框”復選框，即可將文檔中所有嵌入的圖片隱藏起來，并以圖片框的形式標識圖片大小和位置；取消選中“在屏幕上顯示圖形和文本框”復選框，將隱藏文檔中所有非嵌入式的圖片及各種圖形、文本框和藝術字，如圖45所示。圖45設置隱藏圖片和形狀45推薦指數(shù)★★☆☆☆移除圖片背景使用概率【實現(xiàn)目標】在編輯圖片過程中若只想用到其中的部分圖像，可以用Word2010中的“刪除背景”功能對圖片進行處理。【操作方法】其具體操作如下：（1）打開文檔，選擇圖片。在【格式】/【調整】組中單擊“刪除背景”按鈕，如圖46所示。（2）進入“背景消除”編輯狀態(tài)，圖中出現(xiàn)圖形控制框，用于調節(jié)圖像范圍，需保留圖像以高亮顯示，需刪除的圖像則被紫色覆蓋。（3）單擊“標記要保留的區(qū)域”按鈕，當鼠標光標變?yōu)闀r，單擊要保留的圖像使其呈高亮顯示，如圖47所示。圖46單擊“刪除背景”按鈕圖47標記要保留的部分（4）設置完要刪除的圖像內容，單擊“保留更改”按鈕既可刪除背景圖像，如圖48所示。圖48最終效果46推薦指數(shù)★★★★☆將圖片以鏈接的方式插入使用概率【實現(xiàn)目標】減小Word文檔的大小，在文檔中插入圖片時可以鏈接的方式插入。【操作方法】選擇【插入】/【插圖】組，單擊“圖片”按鈕，打開“插入圖片”對話框，選擇需要插入的圖片后，單擊按鈕右側的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“鏈接到文件”選項，如圖49所示，該圖片將以鏈接的方式插入到文檔中。圖49選擇插入方式使用該方式插入的圖片將不會使Word文檔的體積變大，但是需要注意的是，該圖片一旦被移動或刪除，Word文檔將不能正確顯示圖片，所以這類文檔也不適合復制到其他電腦中使用。47推薦指數(shù)★★☆☆☆提取文檔中的圖片使用概率【實現(xiàn)目標】將Word文檔中的圖片、剪貼畫保存為單獨的圖片文件?！静僮鞣椒ā吭趫D片或剪貼畫上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“另存為圖片”命令，如圖50所示。在打開的“保存文件”對話框的“保存位置”下拉列表框中選擇保存位置，在“保存類型”下拉列表框中選擇“JPEG文件交換格式”選項，如圖51所示。然后在“文件名”下拉列表框中輸入文件名，最后單擊按鈕完成保存操作。圖50選擇“另存為圖片”命令圖51圖片保存類型48推薦指數(shù)★★☆☆☆將圖片裁剪為形狀使用概率【實現(xiàn)目標】在編輯Word文檔時，為了使圖片更美觀且好排列，可以用Word自帶的基本形狀對圖片進行裁剪。【操作方法】其具體操作如下：（1）打開文檔，選擇圖片。在【格式】/【大小】組中單擊“裁剪”按鈕。（2）在彈出的下拉列表中選擇“裁剪為形狀”命令，如圖52所示,在彈出的下拉列表“基本形狀”欄中選擇“橢圓”選項，進行裁剪，效果如圖53所示。圖52選擇“橢圓”形狀圖53最終效果49推薦指數(shù)★★★☆☆提取文檔中所有圖片為文件使用概率【實現(xiàn)目標】將文檔中所有圖片提取到一個文件夾中以方便用戶快速查找圖片。【操作方法】打開要提取圖片的文檔，選擇【文件】/【另存為】命令，打開“另存為”對話框。選擇好保存路徑并將文件命名，在“保存類型”下拉列表框中選擇“網(wǎng)頁（*.htm;*.html）”選項，如圖54所示。單擊按鈕，在“我的電腦”或資源管理器中進入選擇的保存路徑，其中包含一個同名的文件夾與一個.htm文件。Word文檔中的所有圖片都保存在這個文件夾中。如圖55所示。圖54保存為“網(wǎng)頁”類型圖55保存后的文件夾50推薦指數(shù)★★★☆☆設置圖片組合使用概率【實現(xiàn)目標】將多個圖片組合在一起，便于文檔的編輯，增強文檔的趣味性、美化了版面。【操作方法】其具體操作如下：（1）打開文檔，在【插入】/【插圖】組中單擊“圖片”按鈕，插入圖片。（2）在【頁面布局】/【排列】組中單擊“自動換行”按鈕。（3）在彈出的下拉列表中選擇“四周型環(huán)繞”選項（兩張圖片均選此選項），如圖56所示。（4）將其按一定順序排列，按住【Shift】鍵，選擇已排列好了的圖片。（5）單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【組合】/【組合】命令，將排列好的圖片進行組合。（6）選擇【格式】/【圖片樣式】組，在“快速樣式”選項欄中選擇“簡單框架黑色”選項，最終效果如圖57所示。圖56選擇“四周型環(huán)繞”選項圖57圖片組合效果51推薦指數(shù)★★★☆☆表格的斜線繪制技巧使用概率【實現(xiàn)目標】常見表的第一個單元格有一條或多條斜線的斜線表頭，將其繪制出來標識行標題和列標題，更便利于用戶預覽。【操作方法】其具體操作如下：（1）打開文檔，將光標置于將要畫斜線表頭的單元格中。在【插入】/【插圖】組中單擊“形狀”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“直線”選項，如圖58所示。（2）當鼠標光標變成形狀時，在單元格中拖動鼠標來繪制斜線，如圖59所示。圖圖58選擇“直線”選項圖59繪制斜線（3）在【插入】/【文本】組中單擊“文本框”按鈕。繪制兩個文本框，在其中輸入“信息”和“部門”文本。（4）根據(jù)斜線表格的大小調整文本框的大小和位置，用戶可根據(jù)需要輸入表格中的內容，最終效果如圖60所示。圖60最終效果52推薦指數(shù)★★☆☆☆快速查找表格使用概率【實現(xiàn)目標】各個表格分布在不同的頁面，使用Word的定位功能來快速查找表格?！静僮鞣椒ā看蜷_“查找和替換”對話框，選擇“定位”選項卡，在“定位目標”列表框中選擇“表格”選項，然后單擊或按鈕即可依次定位到前一個或后一個表格，如圖61所示。圖61定位表格53推薦指數(shù)★★★★☆打印技巧使用概率【實現(xiàn)目標】設置文檔打印參數(shù)?！静僮鞣椒ā窟x擇【文件】/【選項】命令，打開“Word選項”對話框，選擇“高級”選項，在“打印”欄中對文檔進行設置即可，如圖62所示。圖62“Word選項”對話框54推薦指數(shù)★★☆☆☆雙面打印文檔使用概率【實現(xiàn)目標】使用雙面打印以節(jié)約資源。【操作方法】選擇雙面打印文檔主要有以下兩種方法?！疚募?【選項】命令打開“Word選項”對話框，選擇“高級”選項卡，在“打印”欄中選中“打印在雙面打印紙張的正面”和“在紙張背面打印以進行雙面打印”復選框，單擊按鈕完成操作，如圖63所示。選擇【文件】/【打印】命令，在“設置”欄“頁數(shù)”文本框下方的下拉列表框中選擇“手動雙面打印”選項，如圖64所示，執(zhí)行打印時將首先打印奇數(shù)頁，完成后提示打印第2面時手動將打印的紙反面放到打印機紙盒中。圖63設置文檔雙面打印圖64選擇手動雙面打印Excel應用技巧1推薦指數(shù)★★★★☆使用鼠標右鍵添加批注使用概率【實現(xiàn)目標】使用鼠標右鍵在Excel中添加批注?！静僮鞣椒ā科渚唧w操作如下：（1）選擇需要添加批注的單元格，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入批注”命令可添加一個帶箭頭的文本框。（2）在該文本框中輸入需要添加的批注信息后，單擊工作表中任一單元格即可，如圖1所示。2推薦指數(shù)★★★★☆通過功能區(qū)添加批注使用概率【實現(xiàn)目標】通過功能區(qū)在Excel中添加批注。【操作方法】其具體操作如下：（1）選擇需要添加批注的單元格，選擇【審閱】/【批注】組。（2）單擊“新建批注”按鈕，系統(tǒng)自動在選擇的單元格右側新建一個帶箭頭的文本框，在其中輸入批注信息即可，如圖2所示。圖1使用鼠標右鍵添加批注圖2通過功能區(qū)添加批注3推薦指數(shù)★★☆☆☆連續(xù)插入多行或多列使用概率【實現(xiàn)目標】在工作表中連續(xù)插入多行或多列?！静僮鞣椒ā吭诠ぷ鞅碇羞x擇需要插入數(shù)目的連續(xù)的行或列，選擇【開始】/【單元格】組，單擊“插入”按鈕右側的按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“插入單元格”選項，系統(tǒng)自動在被選擇區(qū)域的前方插入的連續(xù)多行或多列，如圖3所示。4推薦指數(shù)★★★★☆插入不連續(xù)的多行或多列使用概率【實現(xiàn)目標】在工作表中插入不連續(xù)的多行或多列?！静僮鞣椒ā靠焖俨迦氩贿B續(xù)的多行或多列的操作與插入連續(xù)的多行或多列的操作類似，不同的是，在選擇多行或多列時需選擇不連續(xù)的區(qū)域，如圖4所示。圖3插入連續(xù)的多行或多列圖4插入不連續(xù)的多行或多列5推薦指數(shù)★★★★☆凍結單元格首行或首列使用概率【實現(xiàn)目標】使用Excel的“凍結窗格”功能凍結單元格區(qū)域，使用戶在處理數(shù)據(jù)量較大的表格時能根據(jù)自己的需要固定表格的某個區(qū)域，方便數(shù)據(jù)的查看與對比?！静僮鞣椒ā窟x擇【視圖】/【窗口】組，單擊“凍結窗格”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“凍結首行”或“凍結首列”選項，可使用戶在滾動工作表其他部分時保持首行或首列可見，如圖5所示。6推薦指數(shù)★★★☆☆凍結拆分的窗格使用概率【實現(xiàn)目標】對工作表中拆分的窗格進行凍結。【操作方法】凍結首行和首列功能只能對表格的第一行和第一列進行凍結，為了使用戶能根據(jù)自己的需要選擇凍結的單元格區(qū)域，可使用凍結拆分的窗格功能來實現(xiàn)。其具體操作如下：（1）選擇需要凍結的單元格區(qū)域附近的單元格，或選擇【視圖】/【窗口】組，單擊“拆分”按鈕，拆分單元格區(qū)域。（2）選擇【視圖】/【窗口】組，單擊“凍結窗格”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“凍結拆分窗格”選項，系統(tǒng)自動以被選擇的單元格為分界線，將工作表分為4個區(qū)域，如圖6所示。圖5凍結首行或首列圖6凍結拆分的窗格7推薦指數(shù)★★★☆☆快速輸入有部分重復的數(shù)據(jù)使用概率【實現(xiàn)目標】通過自定義數(shù)字格式的方法來自動添加重復的數(shù)據(jù)?！静僮鞣椒ā窟x擇需要設置格式的單元格區(qū)域，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令，打開“設置單元格格式”對話框，在“數(shù)字”選項卡的“分類”列表框中選擇“自定義”選項，在“類型”文本框中輸入需要設置的自定義格式即可。下面介紹幾種比較常用的定義格式的方法。在整數(shù)前添加文本。其定義格式為：“"文本"00”，其中引號內的內容為需要添加的文本，“00”表示整數(shù)的位數(shù)，若定義為：“00"文本"”則可在整數(shù)后添加文本。如定義為“"編號:"0000”，在單元格中輸入“1”，則將顯示為“編號:0001”。在小數(shù)前添加文本。其定義格式為：“"文本"0.00”，其中各部分的含義與上文中的解釋相同。若定義為“00.00"小時"”，在單元格中輸入“5”，則將顯示為“5.00小時”。在文本前添加文本。其定義格式為：“"文本"@”其中：表示需要在表格中輸入的文本，而引號內的文本則是固定不變的。若定義為：“@"文本"”則可在文本后添加文本。如定義為“@"臺"”，在單元格中輸入“200”，則將顯示為“200臺”。8推薦指數(shù)★★☆☆☆讓粘貼數(shù)據(jù)隨源數(shù)據(jù)自動更新使用概率【實現(xiàn)目標】讓粘貼的數(shù)據(jù)隨著源數(shù)據(jù)的變動而更新?！静僮鞣椒ā砍耸褂每旖萱I和功能區(qū)中的命令來粘貼數(shù)據(jù)外，Excel還提供了“粘貼鏈接”功能，使用戶復制的數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)源之間保持關聯(lián)，當數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)發(fā)生改變時，Excel中的數(shù)據(jù)也將發(fā)生改變，該方法不僅適用于在Excel之間粘貼數(shù)據(jù)，也可將外部文件中的數(shù)據(jù)以“粘貼鏈接”的方法復制到Excel中，讓粘貼的數(shù)據(jù)始終跟隨數(shù)據(jù)源進行自動更新。“粘貼鏈接”的方法為：復制需要的數(shù)據(jù)，返回Excel工作簿中選擇需要粘貼的單元格后單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【選擇性粘貼】/【粘貼鏈接】命令，如圖7所示。圖7使用粘貼鏈接更新數(shù)據(jù)9推薦指數(shù)★★★☆☆使用RANK函數(shù)進行排名使用概率【實現(xiàn)目標】使用RANK函數(shù)對數(shù)據(jù)進行排名。【操作方法】工作人員在使用Excel進行數(shù)據(jù)分析時，經(jīng)常會對統(tǒng)計的數(shù)據(jù)進行排名。而使用RANK函數(shù)則可快速對需要排名的數(shù)據(jù)進行排序。RANK函數(shù)是用于返回結果集內指定字段的值的排名函數(shù)，其語法結構為：RANK(number，ref，order)。各項參數(shù)的含義如下：Number：表示需要進行排名的數(shù)值。Ref：表示數(shù)組或包含該數(shù)值的單元格區(qū)域。Order：用于表示排序的方式。如果省略order，系統(tǒng)將設置其默認為0，并按從大到小的順序進行排列。使用RANK函數(shù)進行排名的方法如圖8所示。圖8使用RANK函數(shù)進行排序10推薦指數(shù)★★☆☆☆使用RAND函數(shù)進行隨機排序使用概率【實現(xiàn)目標】使用RAND函數(shù)對數(shù)據(jù)進行隨機排序?！静僮鞣椒ā窟M行數(shù)據(jù)分析時，有時并不會按照固定的規(guī)則來進行排序，而是希望對數(shù)據(jù)進行隨機排序，然后再抽取其中的數(shù)據(jù)進行分析。如隨機抽取某部分數(shù)據(jù)金盤點，分析企業(yè)的銷售數(shù)據(jù)和庫存數(shù)據(jù)等。在Excel中則可使用RAND函數(shù)來輕松實現(xiàn)隨機排序的功能。RAND函數(shù)主要用于隨機生成0~1之間的隨機數(shù)，其語法結構為RAND()，用戶只需在單元格中輸入該函數(shù)即可使用，如圖9所示。圖9使用RAND函數(shù)進行隨機排序11推薦指數(shù)★★★☆☆篩選包含空白單元格的記錄使用概率【實現(xiàn)目標】篩選包含空白單元格的記錄?！静僮鞣椒ā吭贓xcel中錄入數(shù)據(jù)難免會發(fā)生漏錄的情況，當表格中存在空白單元格時，可能使工作人員計算的數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤，導致計算結果不準確。這時可通過“高級篩選”功能從工作表中篩選出包含空白單元格的記錄，查看數(shù)據(jù)是否完全錄入成功。通過“高級篩選”對話框來篩選空白單元格的方法與進行一般的高級篩選方法類似，不同的是篩選條件根據(jù)數(shù)據(jù)類型的不同，其篩選條件也不同下面分別進行介紹。文本型：如果需要進行篩選的數(shù)據(jù)記錄為文本型，篩選條件應設置為“<>*”，如圖10所示。數(shù)值型：如果需要進行篩選的數(shù)據(jù)記錄為數(shù)值型，可直接在篩選條件的單元格中輸入“=”，如圖11所示。日期型：日期型與數(shù)值型的篩選條件設置方法相同，都可設置為“=”。圖10篩選數(shù)據(jù)類型為文本的空白單元格圖11篩選數(shù)據(jù)類型為數(shù)值的空白單元格12推薦指數(shù)★★☆☆☆篩選包含單元格引用的數(shù)據(jù)使用概率【實現(xiàn)目標】篩選包含單元格引用的數(shù)據(jù)?！静僮鞣椒ā渴褂谩案呒壓Y選”功能前需先設置單元格的篩選條件，包括條件的標題和內容。且篩選條件的標題必須與表格的字段內容完全一致，否則將使篩選的結果發(fā)生錯誤。為了避免發(fā)生這種情況可設置單元格引用來避免條件標題出錯而造成篩選結果出錯。其方法為：直接在單元格中通過公式輸入篩選的條件，單元格的值顯示為“TRUE”或“FALSE”，此時可直接進行篩選，如圖12所示.圖12篩選包含單元格引用的數(shù)據(jù)13推薦指數(shù)★★★☆☆更改數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源使用概率【實現(xiàn)目標】更改數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源?！静僮鞣椒ā繛榱耸箶?shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)源中提供的數(shù)據(jù)保持一致，當數(shù)據(jù)源發(fā)生改變時，需更改數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)，其操作方法如下：更改數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)：若只有數(shù)據(jù)源中的信息發(fā)生了變化，可選擇數(shù)據(jù)透視表中的任意單元格，再選擇【選項】/【數(shù)據(jù)】組單擊“刷新”按鈕直接更新數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)。更改數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源：如果數(shù)據(jù)源的引用區(qū)域發(fā)生了改變，可選擇【選項】/【數(shù)據(jù)】組，單擊“更改數(shù)據(jù)源”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“更改數(shù)據(jù)源”選項。打開“更改數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)源”對話框，在其中重新選擇數(shù)據(jù)源，其操作方法與創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表類似。14推薦指數(shù)★★★☆☆使用文本函數(shù)從身份證中獲取出生日期使用概率【實現(xiàn)目標】使用文本函數(shù)從身份證中獲取出生日期?！静僮鞣椒ā科髽I(yè)工作人員在工作中對員工信息進行整理時，有時需要同時輸入員工的身份證號碼和出生日期，但身份證號碼中又包含了員工的出生日期，因此，如果能夠使用函數(shù)直接從身份證中提取出生日期將減少數(shù)據(jù)的重復輸入，提高工作效率。從身份證號碼中提供出生日期需要使用TEXT、IF、LEN和MID函數(shù)來進行計算，IF函數(shù)在前面的章節(jié)中已經(jīng)進行了詳細的介紹，下面將主要講解TEXT、LEN和MID函數(shù)的使用方法：TEXT函數(shù)：用于將數(shù)值轉換為文本，其語法結構為：TEXT(value,format_text)。其中參數(shù)value表示數(shù)值和計算結果為數(shù)值時的公式或對包含數(shù)值的單元格的引用；format_text表示文本形式的數(shù)字格式。LEN函數(shù)：用于返回文本的字符數(shù)，其語法結構為：Len(text)，參數(shù)text表示需要查找其長度的文本。MID函數(shù)：用于從字符串中返回指定數(shù)目的字符，其語法結構為：MID(text,start_num,num_chars)。參數(shù)text表示需要返回字符的表達式；start_num表示要被提取的字符部分的開始位置；num_chars表示要返回的字符數(shù)。結合以上函數(shù)的使用方法則可從身份證號碼中提取出生日期，如A3單元格中輸入了員工的身份證號碼，則可在需要的單元格中輸入公式“=IF(LEN(A7)=15,19&MID(A7,7,2)&"-"&MID(A7,9,2)&"-"&MID(A7,11,2),MID(A7,7,4)&"-"&MID(A7,11,2)&"-"&MID(A7,13,2))”，按【Enter】鍵自動獲取出生日期的值。其含義為如果身份證號碼為15位，則取7~12位中的數(shù)據(jù)，如果為18位，則提取7~14位字符，如圖13所示。圖13從身份證號碼中提取出生日期15推薦指數(shù)★★☆☆☆使用ISERROR函數(shù)屏蔽公式中的錯誤值使用概率【實現(xiàn)目標】使用ISERROR函數(shù)屏蔽公式中的錯誤值?！静僮鞣椒ā渴褂霉胶秃瘮?shù)計算數(shù)據(jù)時，由于某些原因可能無法得到正確的結果，此時將返回一個錯誤值，如#DIV/0!、#VALUE!、#N/A!、#REF!、#NUM!、#NUME?、#NULL!和#####等。出現(xiàn)這些錯誤的原因可能是公式本身存在錯誤，也可能是引用了無效的數(shù)據(jù)，如使用公式計算產(chǎn)品平均銷量，當產(chǎn)品銷量為0時則將返回相應的錯誤值。此時可使用函數(shù)ISERROR來屏蔽錯誤值，保持表格中數(shù)據(jù)顯示的美觀性。ISERROR函數(shù)主要用于判斷公式運行結果是否出錯，其語法結構為：ISERROR(value)，參數(shù)value表示需要進行檢查的公式，其返回值為TRUE和FALSE，通常與IF函數(shù)結合使用。如圖14所示即為使用ISERROR函數(shù)和IF函數(shù)屏蔽錯誤值的效果。圖14使用ISERROR函數(shù)屏蔽公式中的錯誤值16推薦指數(shù)★★☆☆☆使用DAYS360函數(shù)計算總借款的天數(shù)使用概率【實現(xiàn)目標】使用DAYS360函數(shù)計算總借款的天數(shù)。【操作方法】DAYS360是Excel提供的用于按一年360天的算法（每個月以30天計，一年共計12個月）返回兩日期間相差的天數(shù)的函數(shù)，通常用于會計計算，如計算支付日期、借款的天數(shù)等。DAYS360函數(shù)的語法結構為：DAYS360(start_date,end_date,【method】)。參數(shù)start_date表示需要計算的天數(shù)的開始日期；參數(shù)end_date則表示對應的結束日期；參數(shù)method表示邏輯值，用于指定計算的方法，可省略。如圖15所示為使用DAYS360函數(shù)來計算借款天數(shù)的效果。圖15使用DAYS360函數(shù)計算總借款的天數(shù)17推薦指數(shù)★★☆☆☆使用IF函數(shù)計算個人所得稅使用概率【實現(xiàn)目標】使用IF函數(shù)計算個人所得稅?！静僮鞣椒ā總€人所得稅是根據(jù)國家的有關規(guī)定按個人月收入的百分比來進行計算的，是工資的重要組成部分。其每月應繳納所得稅的計算公式為：每月應納所得稅額=全月應納所得稅額×稅率－速算扣除數(shù)，個人所得稅的稅率表如表1所示。表1個人所得稅稅率表級數(shù)全月應納稅所得額適用稅率(%)速算扣除數(shù)（元）1全月應納稅額不超過1500元302全月應納稅額超過1,500元至4,500元101053全月應納稅額超過4,500元至9,000元205554全月應納稅額超過9,000元至35,000元2510055全月應納稅額超過35,000元至55,000元3027556全月應納稅額超過55,000元至80,000元3555057全月應納稅額超過80,000元的部分4513505個人所得稅是計算員工工資的必要操作，為了使工作人員能通過自動化的方式進行計算，減少計算的失誤，可使用Excel中的IF函數(shù)來進行計算，如果K4單元格代表員工的個人所得稅，J4單元格代表員工的應發(fā)工資，則公式“=IF(J4-3500<0,0,IF(J4-3500<1500,

0.03*(J4-3500),IF(J4-3500<4500,0.1*(J4-3500)-105,IF(J4-3500<9000,0.25*(J4-3500)-555,IF(J4-3500<35000,0.25*(J4-3500)-1005)))))”表示全月應交所得稅從0~35000范圍內應繳納的個人所得稅，如圖16所示。依此類推可計算出其他范圍內的個人所得稅。圖16使用IF函數(shù)計算個人所得稅18推薦指數(shù)★★☆☆☆使用HLOOKUP函數(shù)獲取行中的數(shù)據(jù)使用概率【實現(xiàn)目標】使用HLOOKUP函數(shù)獲取行中的數(shù)據(jù)?！静僮鞣椒ā咳粜璨僮鞯臄?shù)據(jù)較多，可用HLOOKUP函數(shù)來獲取指定行數(shù)據(jù)，HLOOKUP函數(shù)的語法結構為：HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)，各項參數(shù)的含義如下：Lookup_value：表示需要在數(shù)據(jù)表第一行中進行查找的數(shù)值，其類型可為數(shù)值、引用或文本字符串。Table_array：表示需要進行查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表或對區(qū)域名稱的引用。Row_index_num：表示Table_array中待返回的匹配值的行序號。當值小于1時，返回錯誤值“#VALUE!”；當值大于1時，將返回錯誤值“#REF!”。Range_lookup：為邏輯值，用于指明函數(shù)HLOOKUP查找時是精確匹配，還是近似匹配。當為TRUE或省略時，則返回近似匹配值。如圖17所示即為使用HLOOKUP根據(jù)員工的編號查找員工信息的效果。圖17使用HLOOKUP查找員工信息19推薦指數(shù)★★☆☆☆使用VLOOKUP函數(shù)獲取列中的數(shù)據(jù)使用概率【實現(xiàn)目標】使用VLOOKUP函數(shù)獲取列中的數(shù)據(jù)。【操作方法】VLOOKUP函數(shù)與HLOOKUP函數(shù)的作用類似，可獲取需要查找的列中的數(shù)據(jù)。其語法結構為：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)，該函數(shù)的使用方法與HLOOKUP函數(shù)類似，除其他相同的參數(shù)外，參數(shù)col_index_num表示table_array中待返回的匹配值的列序號。當值為1時，返回table_array第一列的數(shù)值；為2時，返回table_array第二列的數(shù)值，以此類推。如圖18所示為使用VLOOKUP函數(shù)查找員工考勤情況的效果。圖18使用VLOOKUP函數(shù)查找員工考勤20推薦指數(shù)★★★☆☆制作隱藏數(shù)據(jù)源的圖標使用概率【實現(xiàn)目標】制作隱藏數(shù)據(jù)源的圖標?！静僮鞣椒ā縿?chuàng)建圖表前需要選擇數(shù)據(jù)源區(qū)域，如用戶只想讓他人看到制作完成的圖表，而不希望原始數(shù)據(jù)被泄漏，可通過隱藏數(shù)據(jù)源的方法制作只包含圖表的工作表。其方法為：創(chuàng)建圖表后，選擇【設計】/【數(shù)據(jù)】組，單擊“選擇數(shù)據(jù)”按鈕，打開“選擇數(shù)據(jù)源”對話框，單擊按鈕。打開“隱藏和空單元格設置”對話框，選中“顯示隱藏行列中的數(shù)據(jù)”復選框后單擊按鈕，如圖19所示。圖19隱藏圖表的數(shù)據(jù)源21推薦指數(shù)★★☆☆☆設置圖表漸變填充效果使用概率【實現(xiàn)目標】設置圖表漸變填充效果。【操作方法】在Excel中創(chuàng)建圖表后，還可為圖表應用漸變填充效果，使圖表的樣式更加美觀，使數(shù)據(jù)表達更加清晰。圖表中的數(shù)據(jù)系列、繪圖區(qū)和圖表區(qū)都可設置漸變填充效果，其操作方法類似，這里以設置數(shù)據(jù)系列的漸變填充效果為例進行講解。其具體操作方法如下：（1）雙擊數(shù)據(jù)系列或在數(shù)據(jù)系列上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設置數(shù)據(jù)系列格式”命令，打開“設置數(shù)據(jù)系列格式”對話框。（2）選擇“填充”選項卡，再選中“漸變填充”單選項。（3）單擊“預設顏色”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇需要的顏色后再拖動“漸變光圈”欄中的滑塊設置顏色的分布，單擊“關閉”按鈕，如圖20所示。圖20設置數(shù)據(jù)系列的漸變填充顏色22推薦指數(shù)★★★☆☆使用XNPV函數(shù)計算企業(yè)不定期現(xiàn)金流的凈現(xiàn)值使用概率【實現(xiàn)目標】使用XNPV函數(shù)計算企業(yè)不定期現(xiàn)金流的凈現(xiàn)值?！静僮鞣椒ā縓NPV函數(shù)主要用于計算一組不定期現(xiàn)金流的凈現(xiàn)值，其語法結構為：XNPV(rate,values,dates)，其中各參數(shù)的含義分別如下：rate：為固定值，表示某一期間現(xiàn)金流的貼現(xiàn)率。values：表示與dates中的支付時間相對應的一些列現(xiàn)金流轉。dataes：表示與現(xiàn)金流支付相對應的支付日期表。假設企業(yè)A在2010年6月20日投資￥1,000,000萬建設了一個新項目，預計在2011/3/15、2011/6/20、2011/10/8、2012/3/7和2012/6/8分別盈利￥100,000、￥300,000、、￥500,000、￥8000,000和￥1,000,000，現(xiàn)規(guī)定圖21使用XNPV函數(shù)計算現(xiàn)金流的凈現(xiàn)值23推薦指數(shù)★★★☆☆通過復制格式的方法快速設置圖表的格式使用概率【實現(xiàn)目標】通過復制格式的方法快速設置圖表的格式?！静僮鞣椒ā縀xcel制作的圖表可應用于企業(yè)工作的各個方面，如將圖表復制到Word或PPT文件中，但如果直接在Excel中復制圖表，然后將其粘貼到其他文件中后，圖表的外觀可能會發(fā)生變化，此時可通過將圖表復制為圖片的方法來保證圖表的質量，其操作方法為：（1）選擇圖表，選擇【開始】/【粘貼板】組，單擊“復制”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇復制為圖片選項，打開“復制圖片”對話框。（2）在該對話框中提供了圖片的外觀和格式設置，如選中“如屏幕所示”單選項可將圖表復制為當前屏幕中顯示的大??；選中“如屏幕所示”單選項可將圖表復制為打印的效果；選中“位圖”單選項可將圖片復制為位圖，當放大或縮小圖片時始終保持圖片的比例。（3）選擇圖片需要的格式后切換到需要的文檔中按【Ctrl+V】鍵將圖表以圖片的形式粘貼到文檔中。如圖21所示即為將Excel圖表以圖片形式復制到Word文檔中的效果。圖21將Excel圖表復制到Word文檔24推薦指數(shù)★★☆☆☆更改數(shù)值軸(y)與分類軸(x)的交叉位置使用概率【實現(xiàn)目標】更改數(shù)值軸(y)與分類軸(x)的交叉位置?！静僮鞣椒ā繄D表在默認狀態(tài)下的數(shù)值軸(y)與分類軸(x)的交叉點位于圖表左側，用戶可根據(jù)需要修改交叉的位置，使其符合自己的需要，修改數(shù)值軸與分類軸的方法分別如下：更改數(shù)值軸的交叉位置：在圖表中雙擊分類軸，打開“設置坐標軸格式”對話框，選擇“坐標軸選項”選項卡，在“縱坐標軸交叉”欄中選中需要的交叉位置后單擊“關閉”按鈕，如圖22所示。更改分類軸的交叉位置：更改分類軸的交叉位置與更改數(shù)值軸的交叉位置的方法相似，只需雙擊數(shù)值軸，在“設置坐標軸格式”對話框中的“橫坐標軸交叉”欄中選中需要的選項，單擊“關閉”按鈕，如圖23所示。圖22更改數(shù)值軸的交叉位置圖23更改分類軸的交叉位置25推薦指數(shù)★★★☆☆同時顯示多工作簿使用概率【實現(xiàn)目標】同時顯示多工作簿?！静僮鞣椒ā坑嬎銜嫼拓攧請蟊碇械臄?shù)據(jù)時，通常需要與其他工作表中的數(shù)據(jù)進行關聯(lián)，為了更好地查看各個工作表中的數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進行分析和對比，可在同一界面中同時顯示多個工作簿中的表格，使用戶能更清晰地查看數(shù)據(jù)，其具體方法如下：（1）打開需要同時顯示的工作簿，在Excel中選擇【視圖】/【窗口】組，單擊“全部重排”按鈕。（2）打開“重排窗口”對話框，在其中選中需要進行重新排列的方式，然后單擊“確定”按鈕即可使多個工作簿在同一窗口中進行顯示，如圖24所示。圖24在同一窗口中顯示多個工作簿26推薦指數(shù)★★★☆☆將Excel轉換為PDF格式使用概率【實現(xiàn)目標】將Excel轉換為PDF格式。PDF是PortableDocumentFormat的縮寫，其中文意思為：便攜文件格式?？煞庋b原始文檔中的全部文字、格式和圖形，且以PostScript語言圖像模型為基礎，支持各種打印輸出設備，能以精確的顏色和準確的打印效果再現(xiàn)原始文件中的內容?！静僮鞣椒ā科渚唧w操作如下：（1）打開工作簿，然后選擇【文件】/【另存為】命令。（2）打開“另存為”對話框，在其中選擇PDF文件保存的位置，然后在“文件名”下拉列表框中輸入文件的名稱，在“保存類型”下拉列表框中選擇“PDF（*.pdf）”選項，單擊按鈕，如圖25所示。（3）打開“選項”對話框，在“頁范圍”欄中選中“全部”單選項，在“發(fā)布內容”欄中選中“整個工作簿”單選項，在“PDF選項”欄中選中“符合ISO19005-1標準（PDF/A）”復選框，完成后單擊按鈕，如圖26所示。圖25設置文件名稱和類型圖26設置PDF文件選項（4）返回“另存為”對話框，單擊按鈕，系統(tǒng)將Excel文件轉換為PDF文件。27推薦指數(shù)★★☆☆☆將Excel轉換為Word文檔使用概率【實現(xiàn)目標】Word作為Office2010的主要組件之一，其功能也非常強大，將Word與Excel結合使用可使會計和財務人員制作各種財務報表更加得心應手。【操作方法】其具體操作如下：（1）打開工作簿，然后選擇【文件】/【另存為】命令。（2）打開“另存為”對話框，在其中選擇文件的保存位置，然后在“文件名”下拉列表框中輸入文件的名稱，在“保存類型”下拉列表框中選擇“網(wǎng)頁（*.htm,*.html）”選項，選中“重新發(fā)布工作表”單選項，然后單擊“發(fā)布”按鈕，如圖27所示。（3）打開“發(fā)布為網(wǎng)頁”對話框，在“選擇”下拉列表框中選擇“在Sheet1上的條目”選項，保持其他設置默認不變，單擊按鈕，如圖28所示。圖27另存Excel文件圖28發(fā)布網(wǎng)頁（4）系統(tǒng)自動將Excel工作簿發(fā)布為網(wǎng)頁，找到保存的“.htm”文件，在上面單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【打開方式】/【MicrosoftWord】命令，如圖29所示。（5）在Word中打開文件，選擇【文件】/【另存為】命令，打開“另存為”對話框，選擇文件的保存位置后，在保存類型下拉列表框中選擇“Word2010文檔（*.docx）”選項，在“文件名”下拉列表框中設置文檔的名稱，然后單擊按鈕，如圖30所示。（6）在打開的提示對話框中單擊按鈕，系統(tǒng)自動將文檔保存為Word2010格式，打開該文檔即可查看最終效果。圖29打開“htm”文件圖30另存為Word文檔28推薦指數(shù)★★☆☆☆使用自動更正快速輸入數(shù)據(jù)使用概率【實現(xiàn)目標】自動更正是Excel提供的可用于幫助用戶快速且準確地輸入常用詞匯、短語、數(shù)據(jù)、公式以及更正錯別字和錯誤語法的一項功能。【操作方法】其具體操作如下：（1）啟動Excel2010，在工作簿中選擇【文件】/【選項】命令，打開“Excel選項”對話框，單擊“校對”選項卡，在打開的窗格中單擊按鈕，如圖31所示。（2）打開“自動更正”對話框，在“替換”文本框中輸入“日期”，在“為”文本框中輸入“當前日期”，然后單擊按鈕，如圖32所示。圖31打開“自動更正”對話框圖32添加新記錄（3）系統(tǒng)自動將添加的記錄顯示在下方的列表框中，單擊按鈕，返回“Excel選項”對話框，再次單擊按鈕，完成記錄的添加，如圖33所示。（4）返回工作表，當在單元格中輸入“日期”然后按【Enter】鍵或【Space】鍵即可直接將值替換為“當前日期”。（5）再次打開“自動更正”對話框，在“替換”文本框中輸入“日期”，按【Enter】鍵搜索出定義的記錄，然后在“為”文本框中輸入“=NOW()”，單擊按鈕，如圖34所示。圖33確認添加記錄圖34修改記錄（6）在打開的提示對話框中單擊按鈕，返回“自動更正”對話框，此時，“日期”記錄的值被替換為NOW函數(shù)，單擊按鈕，如圖35所示。（7）返回“Excel選項”對話框，單擊按鈕，返回工作表，在單元格輸入“日期”然后按【Enter】鍵或【Space】鍵即可通過NOW函數(shù)直接獲取當前日期的值，圖36所示。圖35替換記錄圖36查看效果29推薦指數(shù)★★★☆☆使用語音校驗檢查數(shù)據(jù)的輸入正確性使用概率【實現(xiàn)目標】為了保證輸入數(shù)據(jù)的正確性，還可使用Excel的語音校驗功能來對其進行檢查。用戶可指定某個單元格區(qū)域或每輸入一個單元格中的數(shù)據(jù)就讓Excel進行朗讀，使用戶能及時判斷輸入的數(shù)據(jù)是否正確。【操作方法】其具體操作如下：（1）啟動Excel2010，選擇【文件】/【選項】命令，打開“Excel選項”對話框，單擊“快速訪問工具欄”選項卡，在“從下列位置選擇命令”下拉列表框中選擇“不在功能區(qū)中的命令”選項。（2）激活下方的列表框，在其中選擇“按Enter開始朗讀單元格”選項，單擊按鈕，將該選項添加到右側的列表框中，完成后單擊按鈕，如圖37所示。（3）返回工作表，在“快速訪問工具欄”中可看到添加的“按Enter開始朗讀單元格”按鈕，單擊該按鈕，激活語音校驗功能，此時在單元格中輸入內容后按【Enter】鍵即可自動進行數(shù)據(jù)的校驗，如圖38所示。圖37添加語音識別按鈕