事務(wù)管理之辦公用品管理

事務(wù)管理辦公用具管理事務(wù)管理之辦公用品管理第1頁(yè)事務(wù)管理——復(fù)習(xí)指導(dǎo)關(guān)鍵點(diǎn)

四、辦公用具與設(shè)備使用與管理

1.知識(shí)關(guān)鍵點(diǎn)

學(xué)習(xí)者應(yīng)了解各類(lèi)辦公設(shè)備分類(lèi)與功效，了解各類(lèi)辦公設(shè)備基本工作原理，掌握各類(lèi)設(shè)備使用注意事項(xiàng)。

2.技能關(guān)鍵點(diǎn)

學(xué)習(xí)者應(yīng)能夠采購(gòu)、接收、發(fā)放、管理辦公用具與設(shè)備，能夠操作各類(lèi)辦公設(shè)備而且進(jìn)行簡(jiǎn)單故障排除。事務(wù)管理之辦公用品管理第2頁(yè)事務(wù)管理——命題思緒四級(jí)技能復(fù)習(xí)指導(dǎo)重點(diǎn)1.制訂接待工作計(jì)劃；2.安排迎送來(lái)訪(fǎng)團(tuán)體；3.安排來(lái)訪(fǎng)者食宿、交通、行程；4.安排來(lái)訪(fǎng)者參觀、娛樂(lè)活動(dòng)；5.布置辦公室；6.檢驗(yàn)辦公室環(huán)境安全狀態(tài)；7.提出辦公室安全隱患處理意見(jiàn)；8.管理印信；9.安排值班工作；10.管理零用現(xiàn)金及報(bào)銷(xiāo)工作；11.辦理上司暫時(shí)交辦事項(xiàng)；12.做好文字統(tǒng)計(jì)工作；13.編制工作時(shí)間表，管理工作日志；14.訂購(gòu)、接收、管理辦公用具；15.使用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、攝像機(jī)等；16.對(duì)信息進(jìn)行搜集、篩選、分類(lèi)、傳遞和保管。事務(wù)管理之辦公用品管理第3頁(yè)1、秘書(shū)統(tǒng)計(jì)庫(kù)存卡目標(biāo)：

A、能夠準(zhǔn)確地估價(jià)庫(kù)存辦公用具金額

B、能夠監(jiān)督員工使用辦公用具情況

C、能夠降低資金被無(wú)須要庫(kù)存占用

D、能夠確保庫(kù)存物品充分，確保供給

2、秘書(shū)慣用裝訂類(lèi)辦公用具有

A、收件日期戳B、打孔機(jī)C、標(biāo)簽紙D、磁盤(pán)盒

3、為安全起見(jiàn),較重裁紙刀最適宜擺放在辦公用具存放柜（）

A、柜頂上面B上層隔板上C下層隔板上D前面地上

4、秘書(shū)購(gòu)貨時(shí)收到供給商發(fā)票后，應(yīng)注意將發(fā)票上信息與

（）相對(duì)照。

A、入庫(kù)單B、訂貨單C交貨單D估價(jià)單ABCDBCABC事務(wù)管理——試題解析事務(wù)管理之辦公用品管理第4頁(yè)事務(wù)管理——試題解析辦公用具與設(shè)備使用與管理單項(xiàng)選擇題示例2——“工作程序”或“操作步驟”模塊制訂采購(gòu)預(yù)算方案首先要（）。（A）確定采購(gòu)產(chǎn)品種類(lèi)及型號(hào)價(jià)格（B）編寫(xiě)預(yù)算方案（C）確定預(yù)算核實(shí)基數(shù)（D）征求意見(jiàn)，完善方案c事務(wù)管理之辦公用品管理第5頁(yè)實(shí)務(wù)操作題

企業(yè)擬任命小張兼管辦公用具發(fā)放和管理工作，請(qǐng)您告訴小張下面兩個(gè)問(wèn)題：

1、辦公設(shè)備和辦公用具進(jìn)貨手續(xù)

2、辦公設(shè)備辦公用具庫(kù)存管理方法。ABCDBC事務(wù)管理之辦公用品管理第6頁(yè)1、進(jìn)貨手續(xù)

1）查對(duì)訂貨單，無(wú)誤后付款

2）將進(jìn)貨數(shù)輸入庫(kù)存卡，更新庫(kù)存余額

3）按要求存放設(shè)備及用具

4）訂立發(fā)放制度，確定發(fā)放人

2、庫(kù)存管理方法

1）柜子上鎖

2）分類(lèi)擺放，貼上標(biāo)簽

3）先進(jìn)先出，按序擺放，防止過(guò)期

4）大而重放下層，小而輕放上層

5）通風(fēng)、干燥、明亮

6）進(jìn)貨卡、出貨卡、庫(kù)存卡一致事務(wù)管理之辦公用品管理第7頁(yè)認(rèn)識(shí)辦公用具事務(wù)管理之辦公用品管理第8頁(yè)假如你是一家新企業(yè)辦公室主任，請(qǐng)你列出本企業(yè)需采購(gòu)辦公用具清單，并進(jìn)行分類(lèi)。思索事務(wù)管理之辦公用品管理第9頁(yè)1、紙簿類(lèi)

2、筆尺類(lèi)

3、裝訂類(lèi)

4、歸檔用具

5、辦公設(shè)備耗材

6、設(shè)備類(lèi)

事務(wù)管理之辦公用品管理第10頁(yè)

思索為何要設(shè)置辦公用具庫(kù)存事務(wù)管理之辦公用品管理第11頁(yè)辦公用具庫(kù)存控制作用1、確保大量資金不被無(wú)須要庫(kù)存占用2、確?？臻g不被用來(lái)存放無(wú)須要貨物3、監(jiān)督個(gè)人和部門(mén)對(duì)物品使用4、保持充分庫(kù)存，以確保組織順利運(yùn)作5、監(jiān)督任何偷竊和破壞造成損失6、可利用準(zhǔn)確庫(kù)存進(jìn)行估價(jià)。事務(wù)管理之辦公用品管理第12頁(yè)

核實(shí)基數(shù)就是要確定采購(gòu)費(fèi)用總額傳統(tǒng)預(yù)算法零基預(yù)算法怎樣確定預(yù)算核實(shí)基數(shù)？事務(wù)管理之辦公用品管理第13頁(yè)取得辦公用具使用權(quán)方式購(gòu)置租用直接購(gòu)置電話(huà)訂購(gòu)傳真訂購(gòu)網(wǎng)上訂購(gòu)事務(wù)管理之辦公用品管理第14頁(yè)辦公用具采購(gòu)流程申請(qǐng)審批招標(biāo)簽協(xié)議入庫(kù)付款選擇供給商訂貨單交貨單入庫(kù)單申購(gòu)表訂貨單交貨單1、價(jià)格、費(fèi)用2、質(zhì)量、交貨3、服務(wù)、位置事務(wù)管理之辦公用品管理第15頁(yè)辦公用具申請(qǐng)和訂貨1、由需要購(gòu)置貨物人填寫(xiě)企業(yè)內(nèi)部《采購(gòu)申請(qǐng)單》，說(shuō)明需要貨物理由和細(xì)節(jié)，經(jīng)過(guò)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意后交給采購(gòu)人員2、由采購(gòu)人員經(jīng)過(guò)《辦公用具訂購(gòu)單》向供給商發(fā)出購(gòu)置需求，各供給商會(huì)返回對(duì)應(yīng)報(bào)價(jià)單經(jīng)過(guò)采購(gòu)人員比較、篩選，填寫(xiě)正式訂購(gòu)單并簽字，說(shuō)明訂購(gòu)貨物詳細(xì)情況，發(fā)送給選定供給商，該訂購(gòu)單需要企業(yè)高級(jí)主管簽字同意，并復(fù)制一份給財(cái)務(wù)部，做為付款通知。事務(wù)管理之辦公用品管理第16頁(yè)事務(wù)管理之辦公用品管理第17頁(yè)辦公用具訂購(gòu)單風(fēng)光旅游企業(yè)

序號(hào)名稱(chēng)規(guī)格品牌數(shù)量單價(jià)總計(jì)1

2

3

4

5

6

7

累計(jì)

制表人：審核：核準(zhǔn)：事務(wù)管理之辦公用品管理第18頁(yè)3、當(dāng)收到供給商貨物后，要對(duì)照供給商交貨單和自己訂貨單檢驗(yàn)貨物，查明貨物數(shù)量、質(zhì)量應(yīng)該符合要求，將簽收后交貨單送財(cái)務(wù)部4、采購(gòu)人員依據(jù)收到貨物填寫(xiě)入庫(kù)單，貨物入庫(kù)，庫(kù)房人員要簽字表示貨物進(jìn)庫(kù)。5、財(cái)務(wù)部收到發(fā)票后，對(duì)照《交貨單》、《入庫(kù)單》和《訂單》，三單貨名、數(shù)量應(yīng)該相符，經(jīng)財(cái)務(wù)主管簽字核準(zhǔn)，總經(jīng)理同意后付款。6、接收每一類(lèi)貨物詳情，應(yīng)輸入到《辦公用具庫(kù)存卡》接收項(xiàng)目中。7、接收后，要及時(shí)更新庫(kù)存余額。8、將接收貨物按照辦公用具存放要求存放好9、訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。辦公用具入庫(kù)事務(wù)管理之辦公用品管理第19頁(yè)第三節(jié)

辦公用具管理與發(fā)放事務(wù)管理之辦公用品管理第20頁(yè)1、確保資金不被無(wú)須要庫(kù)存占用2、盡可能節(jié)約庫(kù)存空間3、監(jiān)督個(gè)人和部門(mén)使用情況4、維持一定庫(kù)存以確保組織順利運(yùn)作5、如有辦公用具方面資產(chǎn)損失，可利用準(zhǔn)確庫(kù)存估價(jià)6、監(jiān)督任務(wù)偷竊和破壞造成損失進(jìn)行庫(kù)存管理有什么作用？事務(wù)管理之辦公用品管理第21頁(yè)思索：怎樣更加好對(duì)辦公用具進(jìn)行管理？事務(wù)管理之辦公用品管理第22頁(yè)1、儲(chǔ)備間或物品柜要上鎖，確保安全2、新物品置于舊物品下面或后，領(lǐng)用時(shí)恪守先進(jìn)先出標(biāo)準(zhǔn)。3、各類(lèi)物品要清楚地貼上標(biāo)簽，標(biāo)明類(lèi)別4、體積大、分量重放置在最下面，降低從架上取物時(shí)發(fā)生事故危險(xiǎn)5、小物品，慣用物品應(yīng)放在較大物品前，方便領(lǐng)用。6、儲(chǔ)備間要通風(fēng)良好，保持干燥7、照明良好，便于查找。辦公用具庫(kù)存管理事務(wù)管理之辦公用品管理第23頁(yè)辦公用具入庫(kù)清單物項(xiàng)目品數(shù)量規(guī)格單價(jià)金額紙張裝訂機(jī)文件夾總計(jì)：制表人:制表時(shí)間:入庫(kù)時(shí)間：事務(wù)管理之辦公用品管理第24頁(yè)要學(xué)會(huì)填寫(xiě)庫(kù)存統(tǒng)計(jì)卡（一）庫(kù)存統(tǒng)計(jì)卡庫(kù)存參考號(hào)B4紙最大庫(kù)存量100令項(xiàng)目：A4白文件紙最小庫(kù)存量（安全庫(kù)存）15令單位數(shù)量：令（1令=500頁(yè)）再定貨量25令日期接收發(fā)放數(shù)量發(fā)票號(hào)供給商數(shù)量領(lǐng)用人領(lǐng)用部門(mén)余額1-130S1933初萌行政部10再定貨量＝日用量*運(yùn)輸時(shí)間+最小庫(kù)存量事務(wù)管理之辦公用品管理第25頁(yè)

最大庫(kù)存量：費(fèi)用、存放空間、保留期限最小庫(kù)存量：再訂貨量：提醒購(gòu)置者庫(kù)存需要重新訂購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。由物品平均使用量、物品交貨時(shí)間長(zhǎng)短決定進(jìn)貨卡、出貨卡和庫(kù)存卡數(shù)字一致再訂購(gòu)量＝日用量*運(yùn)輸時(shí)間+最小庫(kù)存量事務(wù)管理之辦公用品管理第26頁(yè)實(shí)戰(zhàn)演練庫(kù)存統(tǒng)計(jì)卡庫(kù)存參考號(hào)B4最大庫(kù)存量：40項(xiàng)目：C6信封最小庫(kù)存量（安全庫(kù)存）8單位數(shù)量：包再定貨量12日期接收發(fā)放數(shù)量發(fā)票號(hào)供給商數(shù)量領(lǐng)用人領(lǐng)用部門(mén)余額1-1381-581-17201-24302-2142-9102-184？事務(wù)管理之辦公用品管理第27頁(yè)1、自2月18日發(fā)放物品后，庫(kù)存控制卡上剩下庫(kù)存是多少包？A，12B，56C，30D，402、當(dāng)2月18日需要重新訂購(gòu)C6信封時(shí)，訂購(gòu)員應(yīng)該訂購(gòu)多少包？A：30B：12C：40D：28實(shí)戰(zhàn)演練（接上頁(yè)）事務(wù)管理之辦公用品管理第28頁(yè)庫(kù)存監(jiān)督工作說(shuō)明1、依據(jù)不一樣目標(biāo)選擇不一樣監(jiān)督類(lèi)型、時(shí)間間隔，并采取各種不一樣庫(kù)存監(jiān)督行動(dòng)2、監(jiān)督中發(fā)覺(jué)庫(kù)存問(wèn)題，需縮短監(jiān)督時(shí)間間隔，確保庫(kù)存符合企業(yè)要求。3、每個(gè)月核查一次入庫(kù)、出庫(kù)和庫(kù)存情況，了解物品使用情況，預(yù)防物品過(guò)分使用。4、定時(shí)檢驗(yàn)庫(kù)存統(tǒng)計(jì)卡，并隨時(shí)調(diào)整庫(kù)存情況，降低浪費(fèi)事務(wù)管理之辦公用品管理第29頁(yè)領(lǐng)用流程填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放用具更新庫(kù)存統(tǒng)計(jì)辦公用具領(lǐng)用事務(wù)管理之辦公用品管理第30頁(yè)1、領(lǐng)用辦公用具時(shí)，要填寫(xiě)《辦公用具領(lǐng)用記錄表》，由領(lǐng)用人詳細(xì)填寫(xiě)領(lǐng)用物品名稱(chēng)、數(shù)量、用途、領(lǐng)用時(shí)間等項(xiàng)目，并在領(lǐng)用人一欄中簽字，做到“誰(shuí)領(lǐng)用、誰(shuí)簽字、