XX公司-合同管理辦法

XX公司合同管理辦法目錄第一章總則第二章合同管理機構和職責第三章授權委托及合同的簽訂第四章合同的履行第五章合同之債的管理第六章合同的變更、轉讓和終止。第七章合同糾紛的解決第八章合同基礎資料的管理第九章合同監(jiān)督檢查第十章獎懲第十一章附則第一章總則第一條為加強企業(yè)合同管理，提高企業(yè)管理質量，使企業(yè)各項管理在合同管理主線下有序進行，維護企業(yè)的合法權益，減少因合同管理不當而造成的經濟損失或不良社會影響，根據《中華人民共和國民法通則》、《中華人民共和國合同法》以及《XX公司合同管理辦法》，結合公司實際，制定本辦法。第二條本辦法所稱合同是指XX工程有限公司（以下簡稱公司）自身開展經營活動中與其他平等主體（法人、組織、自然人）之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。第三條合同管理采用綜合管理與專項管理相結合的合同管理體制。合同管理工作遵循下列原則：（一）依法簽訂合同，保證合同的合法性；（二）切實履行合同，提高合同的履約率；（三）有效監(jiān)控合同，保證資料的完整性；（四）及時處理合同糾紛，維護企業(yè)的合法權益。第四條合同綜合管理機構與合同專項管理機構各司其職，各負其責，互相配合，共同作好合同管理工作。第五條任何單位和個人不得利用合同從事擾亂社會經濟秩序和公司生產經營管理秩序、損害單位利益、國家利益和社會公共利益等違法活動。第六條任何人不得以任何方式泄露在合同管理過程中知悉的商業(yè)秘密。第七條加強對合同對方的資信管理，逐步建立和完善信用管理制度。第八條重視、加強對合同管理工作的領導，完善合同管理制度，健全合同管理機構，不斷提高合同管理質量和水平。第二章合同管理機構和專項管理機構職責第九條公司法律事務部是公司合同綜合管理機構。第十條合同綜合管理機構職責如下：1、宣傳、貫徹執(zhí)行國家有關合同及合同管理的法律、法規(guī)和規(guī)章，貫徹執(zhí)行上級有關合同管理的規(guī)定、辦法；2、擬訂本單位的合同管理辦法或實施辦法或擬訂修改意見，建立和健全各項合同管理制度，負責合同綜合管理的日常工作；3、對同級和下級合同管理工作進行業(yè)務指導，對同級和下級合同管理工作進行檢查、監(jiān)督；4、參與本單位重大項目、重大合同的論證、談判、起草和簽訂工作，負責對合同的合法性進行審查，依法提出法律意見；5、監(jiān)督本單位法定代表人授權委托手續(xù)，配合董事會建立法定代表人授權委托制度；6、統(tǒng)一管理本單位合同糾紛的調解、仲裁、訴訟活動，建立合同糾紛中委托代理制度；7、負責本單位合同管理信息的匯總、編制、分析工作，建立合同管理分析制度和工作報告制度，每年定期向本單位總法律顧問及上一級合同綜合管理機構匯報合同管理工作；8、定期監(jiān)督檢查公司本部和下屬基層單位合同管理工作，建立合同管理檢查和監(jiān)督制度；9、負責對合同法律、法規(guī)的宣傳教育、培訓工作；10、負責本單位“守合同重信用”活動的相關工作；11、其他應當由合同綜合管理機構履行的職責。第十一條公司相關職能部門是合同專項管理機構。合同專項管理機構負責管理本部門業(yè)務范圍內與合同管理有關的工作，其主要職責是：1、根據公司合同管理辦法的要求，制定本部門的合同管理職責，確定合同管理人員；2、負責組織本部門業(yè)務范圍內的合同的初步可行性研究、業(yè)務洽談、資信調查、依據授權簽約等工作；3、負責監(jiān)督控制本部門業(yè)務范圍內合同的履行，隨時掌握合同的履行情況，及時向合同綜合管理機構通報合同在履行過程中發(fā)生的問題及解決方案、建議，負責合同履行過程中的相關資料的收集、保管工作；4、負責對本部門業(yè)務范圍內及涉及本部門業(yè)務的合同的審查并提出審查意見，對重大、疑難、復雜、涉外合同進行復審，并將該合同及復審意見及時報送合同綜合管理機構；5、參與處理本部門業(yè)務范圍內的合同糾紛；6、參與編寫本部門業(yè)務范圍內的合同示范文本；7、建立專項合同管理臺帳，負責合同歸檔及合同管理有關資料的保管工作，接受合同綜合管理機構的監(jiān)督、檢查；8、其他應當由合同專項管理機構履行的職責。第十二條公司合同專項管理部門應根據合同性質，組織合同的審查、評審、交底等相關事宜：1、工程類合同：公司經營開發(fā)中心是工程類合同專項管理部門，負責對全公司工程類合同的管理，建立工程類合同管理臺帳，對工程類合同進行歸檔。并組織對工程類合同的審查、評審、簽字、蓋章及辦理授權委托等事宜，對工程類合同進行交底。施工技術部作為施工合同履行過程中的監(jiān)督主責部門，對合同履行的過程進行監(jiān)控，相關部門應全力配合。2、物資采購類合同：物資設備部是物資采購類合同專項管理部門和物資合同履行監(jiān)督的主責部門，應負責對公司物資采購類合同的管理，建立物資采購類合同管理臺帳，相關部門應全力配合。3、勞務分包合同：施工技術部是勞務分包合同專項管理部門和合同履行監(jiān)督的主責部門，應負責對公司勞務分包合同的管理，建立物資合同管理臺帳，相關部門應全力配合。4、勞動合同：人力資源部是勞動合同專項管理部門和合同履行監(jiān)督的主責部門，應負責對勞動合同的管理，建立勞動合同管理臺帳，相關部門應全力配合。其他合同依據合同性質，確定合同管理主責部門。第十三條公司實行合同專用章歸口管理制度，合同綜合管理機構負責監(jiān)督。合同專用章的使用應當遵照印章使用制度的規(guī)定，由公司經營開發(fā)中心確定專人保管，并建立合同專用章使用登記臺帳。物資訂貨專用章由物資設備部確定專人保管，并建立物資訂貨專用章使用登記臺帳?；鶎庸?、項目經理部印章應當確定專人保管，并建立印章使用臺帳。合同綜合管理機構對合同專用章的使用情況進行監(jiān)督、檢查。第二章授權委托及合同的訂立第十四條公司實行法人授權委托制度，由公司董事會負責監(jiān)督。第十五條合同專項管理部門應當建立專項合同授權委托制度，嚴禁未經授權委托總經理作為企業(yè)負責人，依職權受董事會長期授權委托），第十六條授權委托書應當寫明委托代理人的基本情況，對方單位名稱，授權事項范圍，有效期限以及是否有權轉委托。委托代理人代表單位簽訂合同，必須在授權范圍及期限內行使代理權。第十七條合同除即時清結的外，一律采用書面形式，嚴禁口頭協(xié)議。凡國家或行業(yè)有示范文本的，應當優(yōu)先選用，但在選用時，對涉及權利義務關系的條款應加以審查，必要時應進行論證、修改。委托代理人簽訂的合同實行委托代理人負責第十八條委托代理人對合同自簽訂到履行的全過程負責，期間出現(xiàn)的任何與合同有關的問題應及時向主管領導匯報、與合同綜合管理機構及合同專項管理機構進行協(xié)商，并以委托代理人為主協(xié)商、解決。第十九條合同文本應盡量使用工商行政部門監(jiān)制的示范文本，無示范文本的合同應盡量以己方為主起草。第二十條書面合同主要包括以下內容：1、合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人（負責人）姓名、職務、代理人姓名、職務、聯(lián)系方式；2、簽約的目的和依據；3、標的；4、數(shù)量和質量（包括檢驗標準和方式）；5、價款或酬金及支付方式；6、履行地點、期限和方式；7、變更或解除條件；8、爭議解決方式；9、違約責任；10、根據法律或合同性質必須具備的條款或雙方當事人認為必須明確的條款；11、正副本份數(shù)和分配方式；12、生效的時間和條件；13、約定的聯(lián)系方式；14、附件名稱；15、簽約地點、日期；16、簽約各方開戶銀行及賬號；17、簽約各方印章或合同專用章；18、法定代表人（負責人）或委托代理人簽字。第二十一條合同審查應當保證給予審查部門合理的審查時間。第二十二條相關部門應對合同的相關條款進行認真審查，法律事務部負責對合同合法性的審查，相關部門對所涉與己有關內容的嚴密性、規(guī)范性審查。第二十三條對重大、復雜、涉外的合同，送審單位或部門應組織相關部門評審。第二十四條合同評審按照歸口把關、分工負責的原則。合同評審對方的內容主要有：（一）主體資格：具有經年檢的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照，其核對的內容與實際相符；（二）經營范圍：欲簽的合同標的應符合當事人的經營范圍，涉及專營許可的，應具有相應的許可、等級、資質證書；（三）代理人的代理權限：由代理人代簽合同的，應出具真實、有效的法定代表人（負責人）身份證明、授權委托書、代理人身份證明；（四）履約能力：具有支付能力、生產能力、運輸能力、技術能力。必要時應要求其出具資金證明、注冊會計師簽署的財務會計報告（資產負債表、損益表、現(xiàn)金流量表）等相關文件；（五）履約信用：重合同、守信用，無違約事實，現(xiàn)實未涉及重大經濟糾紛或重大犯罪案件。評審我方的內容主要有：確定我方生產能力、技術能力、材料設備供應能力、機械設備及檢測能力、安全及質量保證能力、工期保證能力及其他履約能力能否滿足要求。第二十五條合同對方當事人履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應與其簽訂合同。如果要與其簽訂合同時，必須要求其提供合法、真實、有效的擔保。第二十六條招標、議標中相關的招標文件、投標文件，當事人協(xié)商一致修改、補充合同的文書、信件、數(shù)據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據交換和電子郵件）、圖表等是合同的組成部分，必須與主合同一并妥善保管。第二十七條凡涉及投標中業(yè)主指定供方的買賣合同，必要時可對其評審，并辦理授權委托手續(xù)，在合同簽訂前報分管領導批準，由公司合同專項管理機構負責簽訂。確因特殊原因不能及時審查、請示或未辦理授權委托而直接簽訂的，合同簽訂后應及時向公司向分管領導匯報并補辦授權委托手續(xù)。第二十八條審查人員（部門）在審查合同時，對發(fā)現(xiàn)的重大錯誤、遺漏和不妥之處，應在審查意見書中予以明確并提出修改意見。第二十九條簽訂合同應當根據合同性質使用相應的合同專用章，原則上不得使用行政印章或其他公章代替（勞動合同除外）。經公司下令依法成立的項目部，在項目部存續(xù)的有效期間，項目部就與本項目有關的對外業(yè)務，可以使用項目部印章。基層公司因業(yè)務需要，對外所簽訂的合同（工程類合同、A類物資合同除外），可以使用基層公司印章。嚴禁工程類合同使用基層公司印章（包括基層公司自攬工程）。簽訂合同，原則上應當讓簽約對方先行簽字蓋章，或者雙方同時簽字蓋章。第四章合同的履行第三十條合同中約定的生效條件尚未成就的，不得履行合同。合同生效后，必須全面履行合同。除法律另有明文規(guī)定或合同約定外，原則上不得替物履行或轉讓、轉賣合同。如需替物履行或轉讓、轉賣合同，必須經公司領導批準。第三十一條合同執(zhí)行部門（單位）是履行合同權利義務的實施單位。合同履行以合同執(zhí)行部門（單位）為主，其他有關部門應當密切配合。第三十二條有關合同履行中的書面簽證、來往信函、文書、電報等均為合同資料組成部分，合同執(zhí)行部門應及時、積極地收集、整理、保存，做好備案工作。第三十三條合同簽約承辦部門與合同執(zhí)行部門（單位）為不同部門的，簽約承辦部門應當在合同執(zhí)行部門被確定后10日內向合同執(zhí)行部門（單位）進行合同交底，重大合同應形成書面《合同交底紀要》。第三十四條合同在履行過程中，若遇特殊情況導致合同履行困難或不能履行時，合同執(zhí)行部門（單位）應將有關情況及時通報公司合同專項管理機構和公司合同綜合管理機構共同研究相應對策。第三十五條我方遇有不能全面履行合同時，合同執(zhí)行部門（單位）應當立即將相關情況報告分管領導和合同綜合管理機構，并積極采取補救措施，與對方協(xié)商，力爭將損失減少得最??；遇有不可抗力等影響合同履行的客觀因素時，應當及時以書面形式通知對方，同時報告分管領導和合同綜合管理機構，及時采取措施，并注意收集、保全有關證據。第三十六條合同綜合管理機構定期進行合同履行情況的檢查，對合同履行中出現(xiàn)的問題給予解釋、解決，對經常出現(xiàn)的問題加以研究、剖析，以期在以后簽訂的合同中改進。第三十七條對合同履行過程中的違約情況或違反合同的干擾事件，合同執(zhí)行部門（單位）應及時查明原因，并按照合同規(guī)定及時、合理地向對方交涉，必要時可向合同綜合管理機構報告并向對方提出索賠要求。第三十八條對合同條款在執(zhí)行過程中發(fā)生糾紛，合同執(zhí)行部門（單位）應及時查明原因，提出解決辦法并報請分管領導和合同綜合管理機構，及時與對方協(xié)商解決。若協(xié)商解決不成，根據合同約定，在規(guī)定的時效內經總法律顧問同意，合同綜合管理機構可向仲裁機關申請仲裁或向人民法院提起訴訟。第三十九條公司合同綜合管理機構應不定期對合同的實際履行情況進行檢查。第四十條合同履行完畢，合同執(zhí)行部門（單位）應作好合同履行情況記錄，并及時將合同各種資料上報合同歸口管理部門進行歸檔。第五章合同之債的管理第四十一條因合同所生之債的管理，應當以合同執(zhí)行部門（單位）為主，其他有關部門密切配合。第四十二條應當嚴格債權管理。在遇有合同對方違反約定不履行義務時，包括但不限于：不辦理結算，不支付合同價款，不實施約定行為，故意制造障礙給單位造成損失等情形，需要發(fā)出催款函、履約函及其他函件的，合同執(zhí)行部門應當向合同綜合管理機構申請辦理，并負責函件的送達，取得對方的簽收文件，有條件的可以簽訂還款協(xié)議。各基層單位應當加大外欠款的清理清收力度，責任落實到人，建立清理清收的長效機制，將外欠款總量控制在合理的范圍之內。第四十三條債權主管部門應當對存在到期債權已過一年仍未收回的、合同履行完畢后超過一年仍未辦理結算的、雙方有明確爭議導致款項拖欠的、合同雙方明確表示要通過法律手段解決爭議等問題的合同進行重點監(jiān)控，及時將有關情況與合同綜合管理機構溝通，研究確定相應對策，并確保爭議事項的解決不超過訴訟時效的要求。第四十四條應當嚴格保證債權訴訟時效的延續(xù)。合同執(zhí)行部門（單位）應當及時向合同綜合管理機構申請辦理催要函、確認函等法律文件，并負責這些文件的送達，取得對方的書面簽收文件。合同執(zhí)行部門（單位）對合同爭議不得隱瞞、回避和拖延，應當及時將有關情況向分管管領導和合同綜合管理機構進行書面通報。第四十五條合同綜合管理機構應當在取得有關資料的情況下，對合同爭議成訟的機會進行監(jiān)控，分析我方主動提起訴訟或仲裁的有利時機，提出相關意見，并向總法律顧問匯報。第六章合同的變更、解除和終止第四十六條合同經各方協(xié)商一致或法定或約定的情況出現(xiàn)時，可以變更或解除。變更或解除合同的通知或答復須在法定或約定的期限內做出。第四十七條變更或解除合同，須符合法定或約定的形式及程序。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準、登記手續(xù)的，應按規(guī)定辦理批準、登記等手續(xù)。第四十八條變更或解除合同應達成書面協(xié)議，未達成書面協(xié)議前，原合同繼續(xù)有效。第四十九條補充或變更協(xié)議，應當對原合同需變更的條款予以說明并聲明廢止。補充或變更協(xié)議應報合同專項管理機構備案。第五十條我方發(fā)生需要變更或解除合同的情況時，除法律、法規(guī)有特別規(guī)定，應當以書面形式通知對方，與對方進行協(xié)商，包括變更的理由、變更的具體內容、變更生效的具體方式、答復的形式與期限等，并要求對方在文件上簽收。我方接到對方要求變更合同的通知時，應當立即審查對方的理由是否合法、合約、合理、正當，如果符合變更條件，且不會對我方造成損害的，同意變更，應當與對方簽訂書面補充或變更協(xié)議。第七章合同糾紛的解決第五十一條合同綜合管理機構處理糾紛時，其他各部門應當給予支持。第五十二條發(fā)生合同糾紛，合同執(zhí)行部門（單位）應將糾紛第一時間報告公司相關領導，同時將糾紛的具體情況向合同綜合管理機構報告，并采取必要的補救措施，力爭采取協(xié)商、和解的方式解決。協(xié)商、和解達成一致意見的，應以書面形式確定下來。協(xié)商不能解決的，應當做好進入仲裁或訴訟程序的準備工作。第五十三條合同專項管理機構、合同綜合管理機構和涉及與合同履行內容有關的部門、合同執(zhí)行部門（單位）應當根據有關證據對糾紛共同研究，及時提出糾紛處理方案，并向公司相關領導報告。第五十四條在糾紛處理過程中，未經公司合同綜合管理機構審查、相關領導同意，不得向合同另一方做出實質答復、提供文件資料。非法人單位或個人，未經授權無權簽收任何法律文書。第五十五條因合同糾紛被起訴而需應訴的，由公司合同綜合管理機構及合同專項管理機構共同研究仲裁或訴訟方案，確定仲裁或訴訟代理人。委托外聘律師的，需經總法律顧問同意，由合同綜合管理機構負責辦理。第五十六條若糾紛發(fā)生在集團公司系統(tǒng)內部，按照集團公司內部糾紛調解裁決的相關規(guī)定處理、解決。第五十七條因合同糾紛被起訴而需應訴的，合同執(zhí)行部門（單位）必須在接到法庭應訴通知起3日內將合同相關資料報公司合同綜合管理機構，合同綜合管理機構應及時向公司相關領導匯報，并積極準備應訴。第五十八條對方當事人逾期不履行協(xié)議、裁決、判決時，委托代理人應及時報公司合同綜合管理機構，由合同綜合管理機構核查后，認為有必要申請強制執(zhí)行的，向人民法院申請強制執(zhí)行。第八章合同基礎資料的管理第五十九條合同執(zhí)行部門（單位）、合同專項管理機構應當加強合同基礎資料的管理工作，建立健全合同基礎資料管理制度、臺帳。第六十條合同基礎資料的生成一般分為三個階段：（一）合同正式簽訂前產生的相關資料；（二）合同正式簽訂后履行過程中產生的相關資料；（三）合同糾紛發(fā)生后產生的相關資料。第六十一條合同基礎資料包括但不限于：合同當事人的資信資料、《法定代表人身份證明書》、《法定代表人授權委托書》、《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》、從業(yè)資格要求的相關證書、來往函件、數(shù)據電文、招標投標文件、合同、補充合同、會議紀要、來往函件的簽收單據、合同評審表（記錄）、合同登記表、合同交底紀要、合同履行信息表、財務結算憑證、起訴狀、答辯狀等，以及各類合同中相關的文件、資料等。第六十二條合同基礎資料中除技術性資料原件和財務憑證原件按照有關規(guī)定保管歸檔外，各有關部門應當作好其他資料的保管和移交工作。第六十三條合同簽訂后，合同副本及相關資料應提交合同專項管理機構一份。第六十四條合同基礎資料是涉及企業(yè)商業(yè)秘密的重要文件，合同基礎資料生成后，原件必須歸檔保存，日常工作中應當使用復印件。嚴禁涂改、毀損合同基礎資料。如確需使用合同基礎資料原件的，應建立嚴格的審批、催還、歸檔制度。嚴禁隨意出借合同基礎資料。嚴禁泄露合同基礎資料中的內容。第六十五條公司所簽合同，實行歸口統(tǒng)一編號管理，并建立臺帳。第九章合同監(jiān)督檢查第六十六條在合同履行過程中，各相關職能部門都應當按照本部門的管理制度及各自的職責范圍實施監(jiān)督檢查。第六十七條合同監(jiān)督檢查是企業(yè)合同管理的重要內容。合同綜合管理機構有權定期、不定期檢查本單位合同的管理情況，保證合同的順利履行。必要時，可以組成由合同綜合管理機構牽頭，相關職能部門參加的合同監(jiān)督檢查小組，共同進行檢查。第六十八條合同監(jiān)督檢查的主要內容有：（一）合同管理制度的落實情況；（二）合同基礎資料保管和合同管理檔案建立情況；（三）合同形式、內容的合法性與適宜性；（四）合同的簽訂和履行情況；（五）合同糾紛的處理情況；（六）與合同事務相關的其他情況。第六十九條在合同監(jiān)督檢查過程中，被檢查單位應當如實提供與檢查事項有關的文件、資料，并對有關檢查事項涉及的問題做出解釋和說明。第七十條合同監(jiān)督檢查小組有權在檢查結束后的10日內向被檢查單位送達檢查意見書。檢查意見書中包括監(jiān)督檢查小組成員姓名和職務，被檢查單位合同管理的基本做法，存在問題及對加強合同管理的意見等。第七十一條合同監(jiān)督檢查小組有權根據檢查情況，向被檢查單位提出以下處理意見，被檢查單位應當執(zhí)行：（一）對于未按有關規(guī)定建立健全合同管理制度，或落實制度有重大漏洞的，責令限期改正；（二）對于在簽訂、履行和管理合同中，因違反合同管理制度，造成重大經濟損失的，或者利用合同謀取不正當利益的單位或者個人，建議有關部門追究其相應責任；（三）對于在合同管理工作中成績顯著，為企業(yè)避免或挽回經濟損失的單位和個人，建議按有關規(guī)定給予表彰或獎勵。第七十二條被檢查單位應當自收到檢查意見書之日起15日內，將落實整改情況書面報告監(jiān)督檢查小組。第十章獎懲第七十三條合同專項管理部門應當建立和健全合同管理的獎懲制度，通過獎勵或懲罰，維護合同管理制度的嚴肅性，激發(fā)合同管理工作人員的積極性，不斷推動合同管理水平的提高。第七十四條合同監(jiān)督檢查小組的檢查意見可作為獎懲的依據之一。第七十五條凡在合同的簽訂、履行、日常管理中違反本辦法規(guī)定，有下列情形之一的，建議公司相關部門視情節(jié)輕重分別給予批評教育、罰款、警告、記過、記大過、扣發(fā)工資或獎金、責令賠償、撤職、降級、解除聘用合同、開除等處分。并對相關負責人按合同標的額的3‰--5‰進行經濟處罰。給單位造成損失的視其情節(jié)應予以賠償。（一）未經授權或超越權限簽訂合同，造成損失的。（二）應當簽訂書面合同，凡不簽訂的，