辦公管理復(fù)習(xí)三級課件

三級秘書職業(yè)資格證書考試——辦公事務(wù)管理考試形式◆選擇題單選（四個(gè)備選答案中選擇一個(gè)正確答案）多選（四個(gè)備選答案中選擇二個(gè)以上答案）◆錄像題通過觀看視頻錄像找出考點(diǎn)并判斷分析◆實(shí)務(wù)操作題用文字形式闡述完成一個(gè)工作任務(wù)所應(yīng)該做的工作內(nèi)容（5級、4級、3級）辦公環(huán)境管理1辦公室日常事務(wù)管理2辦公用品與設(shè)備的使用與管理3速記4四級秘書辦公環(huán)境（3種形式）辦公環(huán)境安全、整潔、健康.辦公環(huán)境美化目標(biāo)1健康、安全的辦公環(huán)境知識點(diǎn)

安全隱患記錄表設(shè)備故障工作程序原則：有利于溝通；便于監(jiān)督；協(xié)調(diào)、舒適光線：來自桌子左上方或者斜后上方空間大為3m2_10m2,小為1.5m2_8m2溫度：20℃——25℃同室工作人員面朝一個(gè)方向主管座位位于員工后方禁止吸煙消防設(shè)施能正常使用桌子要同樣大小辦公桌要按照直線對稱原則和工作程序的順序擺放通道布置現(xiàn)代化，常用設(shè)備要精美、堅(jiān)固、耐用綠化工作墻面裝飾（字畫等），組織標(biāo)識簡約美布置辦公室程序（5點(diǎn)）

1.對各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容和性質(zhì)加以考察，分析，明確各部門、各員工間的關(guān)系，確定辦公室和工作位置；2.列表將各部門工作人員以及工作記載下來，按照人數(shù)以及辦公所需空間，分配每個(gè)人空間大小。3.根據(jù)工作需要，選配家具，桌椅。4.繪制座位布置圖，依圖布置。5.對設(shè)備安放提出合理建議。三級秘書辦公環(huán)境（選擇、錄像、操作題）辦公模式（類型，適用者）辦公室布局辦公模式P94在家工作：適合研發(fā)部門（電子工作日志，定期會議，上司經(jīng)常性聯(lián)系、督查）遠(yuǎn)程工作：可節(jié)省辦公空間費(fèi)用。彈性時(shí)間工作：被用來作為激勵(lì)員工的方式，靈活性強(qiáng)。（只適用于某些部門）虛擬辦公室：要配備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備兼職工作：適用于某些專項(xiàng)工作，如記賬、it技能等。（節(jié)省費(fèi)用，但是難于管理）合同工作：適用于優(yōu)秀技術(shù)人員或者有特殊才能人員（難以保證機(jī)密和安全）交替工作：適用于無法全勤工作的人員。（難以保證交接，客戶更喜歡其中之一）臨時(shí)辦公桌：適合于在家工作等人員到企業(yè)工作的情況。（節(jié)省資金）辦公模式的優(yōu)缺點(diǎn)（一般）1.節(jié)省費(fèi)用2.減少交通費(fèi)用、污染3.利于聘用到人才4.能激發(fā)員工積極性5.靈活多樣，有利于增強(qiáng)企業(yè)競爭力1.管理、監(jiān)督難度增大2.同事間交流減少3.需要投資辦公設(shè)備4.難以保證機(jī)密5.難以保證工作延續(xù)性.目標(biāo)2合理進(jìn)行辦公室布局知識點(diǎn)兩種辦公室格局優(yōu)點(diǎn)開放式封閉式易于溝通安全便于監(jiān)督節(jié)省費(fèi)用共享設(shè)備保密性好隱私性好不被打擾兩種辦公室格局缺點(diǎn)開放式封閉式難于保密費(fèi)用高容易被打擾噪音大無私人空間難于監(jiān)督難于交流設(shè)計(jì)辦公結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的辦公室人員人數(shù)需要購買或者租用的面積機(jī)構(gòu)建制和辦公空間分類組織經(jīng)營的性質(zhì)或者內(nèi)容部門間工作聯(lián)系（業(yè)務(wù)聯(lián)系緊密的放一起）辦公室間隔方式同工作和保密需要走廊、樓梯、通道適合安全需要辦公室要在設(shè)計(jì)上講究靈活性辦公室日常事務(wù)管理電子信息紙面信息口頭信息保密預(yù)訂需要，提前，能協(xié)調(diào)矛盾，填表簽收，拆封，登記，寄發(fā)談話對象、場合、內(nèi)容，紀(jì)律從收到發(fā)到存放到銷毀計(jì)算機(jī)，傳真，電話5級秘書郵件收發(fā)車，會議室保密信息財(cái)務(wù)信息客戶信息產(chǎn)品信息人事信息4-1印章和介紹信的管理（錄像）印章專人管理放到有鎖的抽屜或者保險(xiǎn)箱內(nèi)

用印要有審批手續(xù)，領(lǐng)導(dǎo)簽字（用前申請，用后登記）非指定人員，不許帶出辦公室

正確用印(一次成,手法，位置,用前檢查)

不許在空白紙上用印介紹信不得開具空白介紹信人數(shù)要漢字大寫有效期蓋夾縫章，以及日期章

4-6安排商務(wù)旅行1.定票，訂房(電話，傳真，網(wǎng)絡(luò)）定票注意時(shí)間，以及是否使用了一些優(yōu)惠手段訂房注意不要超出公司報(bào)銷范圍，學(xué)會講價(jià)2.商務(wù)出國旅行需要的證件（注意上面的名字，性別，年齡，出生地等），注意核對3.是否有同對方聯(lián)系，商討接待等事宜4.注意程序:定票，訂房，制定商務(wù)旅行計(jì)劃（上司批準(zhǔn)，一般兩份以上）、商務(wù)旅行表（三份,辦公室存檔，上司、上司家屬）4-9時(shí)間管理（錄像）時(shí)間表的種類：年度時(shí)間表季度時(shí)間表，月時(shí)間表，周時(shí)間表編寫時(shí)間表步驟：收集工作，安排順序等秘書會使用，記錄，修改工作日志秘書管理的工作日志有兩本：自己的，上司的

工作變動(dòng)要同時(shí)更改兩本日志，并通知上司注意對上司的日志保密，只給授權(quán)的人來查閱時(shí)間表樣式周次七月份八月份九月份第一周上海會議周一上午，面試休假第二周上海會議香港會議休假第三周周二，銷售會議第四周周三，公司辦公會議了解時(shí)間表的格式P157，并能利用所給材料制訂出一份時(shí)間表當(dāng)利用選擇題考核的時(shí)候，要能夠了解清楚時(shí)間表要填寫的內(nèi)容錄象題中，要能迅速看出所給時(shí)間表是否內(nèi)容齊全了解工作日志格式P157三級（選擇、錄像、操作題）改進(jìn)辦公室日常事務(wù)性工作知識要點(diǎn)p109：基本思路：重新安排——修改——替換——合并——精簡改進(jìn)工作流程：定義——評價(jià)——分析——改進(jìn)——實(shí)施”改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作流程表“：確定問題、分析有關(guān)資料、確定問題原因、提出解決方案注意事項(xiàng)P110工作流程不受組織性質(zhì)或者功能性結(jié)構(gòu)的束縛流程由職權(quán)明確的專人負(fù)責(zé)流程要與其他流程以及客戶需求適當(dāng)結(jié)合各項(xiàng)流程既相互獨(dú)立，又整體上嚴(yán)密不漏流程本身要有能改善的空間和彈性復(fù)檢的次數(shù)越少越理想處理突發(fā)事件p111種類：火災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅原則：快速反映，控制事態(tài)發(fā)展；以人為本，保護(hù)公眾利益

公開透明，真誠面對公眾重塑形象，置之死地而后生文書形式：事故情況記錄表（日期，地點(diǎn)涉及人員，證人，過程概述，填寫人簽名），工傷情況報(bào)告表（完成表格人的身份、姓名，事故涉及人員的姓名、出生日期、住址、職務(wù)，事故時(shí)間、地點(diǎn)，事故細(xì)節(jié)和對事故看法，進(jìn)行急救以及治療情況，事故證人，填寫表格人員簽名和日期）預(yù)防措施：p1151，預(yù)案：文字形式確定緊急情況處理程序培訓(xùn)所有工作人員張貼布告，讓大家了解相關(guān)內(nèi)容模擬演練明確責(zé)任配備相關(guān)設(shè)備和資源來處理緊急情況定期檢查和更新設(shè)備火災(zāi)：疏散（不可乘坐電梯，要走樓梯或者消防通道）；關(guān)閉門窗；不得攜帶物品炸彈威脅：疏散（可乘坐電梯）、打開門窗、盡可能的攜帶走自己的物品處理突發(fā)事件的工作流程p117及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，保護(hù)現(xiàn)場查找問題原因成立臨時(shí)指揮中心控制源頭，釜底抽薪召開新聞發(fā)布會完成督促檢查工作p119特點(diǎn)：復(fù)雜性、原則性、時(shí)限性、權(quán)威性原則：實(shí)事求是、主動(dòng)性、分層次落實(shí)、時(shí)效性，督察與幫辦相結(jié)合方法：書面，電話，專項(xiàng)，會議，調(diào)研。程序：交辦——立項(xiàng)——登記——轉(zhuǎn)辦——承辦——催辦——檢查——辦結(jié)回告——審核——立卷——?dú)w檔。規(guī)律和方法：與信息工作相結(jié)合；與調(diào)查研究相結(jié)合；堅(jiān)持歸口辦理，分級負(fù)責(zé)；堅(jiān)持結(jié)報(bào)反饋制度。完成督促檢查工作督查工作內(nèi)容p119(選擇題，全選）督查工作原則p120(5個(gè)原則）督查工作方法：書面（下發(fā)文件，下發(fā)督察通知單）內(nèi)容重要，形式規(guī)范，權(quán)威性強(qiáng)電話督查（情況緊急，內(nèi)容簡單）專項(xiàng)督查（上司交辦的）會議督查（事情多，涉及單位多）調(diào)研督查（高層次，圍繞企業(yè)中心工作）制定工作計(jì)劃p126制定工作計(jì)劃的方法：1.根據(jù)組織確定的工作目標(biāo)和期限要求，列出所有要完成的任務(wù)；2.區(qū)別重要的與緊急的任務(wù)，按照ABCD法則排列；3.按照輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號記出任務(wù)完成時(shí)間的順序4.列出完成每項(xiàng)任務(wù)所需要的資源和相關(guān)信息5.明確完成每項(xiàng)任務(wù)的各個(gè)階段指標(biāo)和估算的時(shí)間要求6.每項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或者承擔(dān)人或者負(fù)責(zé)人7.從最終完成時(shí)間期限向前推算各階段工作應(yīng)該何時(shí)完成，填入計(jì)劃表中8.明確工作進(jìn)展階段出現(xiàn)的情況和問題向誰報(bào)告，何時(shí)報(bào)告，確保計(jì)劃順利實(shí)施9.明確工作進(jìn)展情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理制定工作計(jì)劃程序p130估量機(jī)會——確定目標(biāo)——確定計(jì)劃工作的前提條件——擬定可供選擇的行動(dòng)方案——評價(jià)各種備選方案——選擇方案——擬訂分計(jì)劃——編制預(yù)算行動(dòng)計(jì)劃是用來管理時(shí)間和工作任務(wù)的文件（文字、表格）工作計(jì)劃常以表格式表示監(jiān)控計(jì)劃實(shí)施p132利用有效手段維護(hù)和控制各項(xiàng)工作按照制定的計(jì)劃有條不紊的實(shí)施；根據(jù)既定目標(biāo)，按階段總結(jié)、分析和評估工作成果和計(jì)劃執(zhí)行情況找出與計(jì)劃目標(biāo)偏離的原因，并在自己職權(quán)范圍內(nèi)采取正確行動(dòng)，如有必要，向有關(guān)人員匯報(bào)；根據(jù)情況變化，改變工作計(jì)劃或者實(shí)施方案的順序，并與相關(guān)人員溝通。確定承辦期限p133概念p133看p133的“示例分析”，記住各工作的承辦期限；工作程序：調(diào)研——制定適宜標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)間期限——確定同一任務(wù)不同承辦周期——確定同一任務(wù)緊急情況下不同的承辦周期。評估辦公室工作p134辦公室工作評估的意義p134工作程序：辦公室工作目標(biāo)管理過程：建立完整的目標(biāo)體系——制定目標(biāo)——組織實(shí)施——檢查和評估辦公室量化管理：優(yōu)化勞動(dòng)組合、定員定編、工作定額、定量考核辦公室工作評估：數(shù)量目標(biāo)，質(zhì)量目標(biāo)辦公用品管理5級（錄像，選擇）打印機(jī)防止要避免陽光直射；保持打印機(jī)的清潔和環(huán)境清潔，不要打印機(jī)上放置重物，不要阻擋打印機(jī)散熱會使用打印機(jī)會排除打印機(jī)故障傳真機(jī)：操作步驟：調(diào)整工作狀態(tài)——試運(yùn)行(復(fù)?。l(fā)送傳真復(fù)印機(jī)使用工作環(huán)境要求：電源，防高溫、防塵、防震，避免太陽直射，周圍清潔，通風(fēng)散熱，穩(wěn)定放置紅燈亮?xí)r，要及時(shí)添加碳粉每次使用完畢，要洗手如果復(fù)印品背景有陰影，鏡頭有灰塵，需要專業(yè)清潔數(shù)碼相機(jī)使用（4級）核心部件：CCD圖像感光器可直接將拍攝的影像輸入計(jì)算機(jī)，然后打印圖像質(zhì)量不如傳統(tǒng)相機(jī)性能指標(biāo)：分辨率；光學(xué)與數(shù)碼變焦；鏡頭；測光系統(tǒng)；相當(dāng)感光度；圖像儲存格式JPEG格式等。不適合拍自然風(fēng)光；要盡量靠近被攝體；取景要準(zhǔn)確；逆光時(shí)要使用閃光燈。保養(yǎng)：清洗；防熱防寒；防水、防霧、防沙；旅行防護(hù)等掃描儀種類：手持式、平臺式、滾筒式滾筒式效果最好，價(jià)格最高選購常識：分辨率（dpi）表示，（600*1200dpi)安裝：關(guān)閉計(jì)算機(jī)以及與之相關(guān)所有設(shè)備——連接計(jì)算機(jī)和掃描儀——打開計(jì)算機(jī)電源掃描文字：一般采用300dpi就可以了光盤刻錄機(jī)類型：CD—R,CD—RW,一次性的，可反復(fù)擦寫的主要性能指標(biāo)：數(shù)據(jù)傳輸速度（讀寫速度），單位是“倍數(shù)”，用X表示；CD—R有刻錄速度與讀取速度兩個(gè)指標(biāo)，CD—RW有刻錄速度、擦寫速度、讀取速度三個(gè)指標(biāo)緩沖容量越大，刻錄成功率越高不能將刻錄機(jī)的的讀盤當(dāng)作光驅(qū)使用。操作步驟：連接刻錄機(jī)與計(jì)算機(jī)——制作光盤注意事項(xiàng)：散熱（把刻錄機(jī)裝到最上面的座架，），保持清潔，避免長時(shí)間工作,刻盤過程別執(zhí)行其他程序，即使取出盤片。投影儀的使用相關(guān)知識：分辨率SVGA(800*600),XGA(1024*768),SXGA(1280*1024),亮度，對比度，帶寬，均勻度等操作步驟：安放投影儀——連接投影儀與電腦——接通電源，設(shè)置好輸出方式——對焦——設(shè)置分辨率——關(guān)閉投影儀注意：保持鏡頭清潔——不能用鏡頭遮擋畫面（黑屏）——關(guān)機(jī)后不要立即斷電——不要帶電拔電纜——不要頻繁開關(guān)機(jī)故障處理：RGB端口無輸入信號，檢查VGA連接線是否連接正常，有信息但無圖像，檢查電腦輸出模式，再檢查是否電腦與投影儀不匹配造成的投影圖像偏色,主要是連接線問題訂購、接收、管理辦公用品庫存控制：資金不被占用、空間不被占用、監(jiān)督個(gè)人和部門對物品的使用、保證充足庫存、監(jiān)督偷竊和破壞造成的損失、可進(jìn)行估價(jià)。概念：最大庫存量，庫存物品不能超過這個(gè)最大量（費(fèi)用、存儲空間、保存期限）最小庫存量，必須采取緊急行動(dòng)檢查是否訂貨，并與供應(yīng)商聯(lián)系，確定可以接受的交貨時(shí)間再訂貨量：重新訂購線，庫存余額到達(dá)這個(gè)水平，必須訂購心的貨物（=日用量*運(yùn)送時(shí)間+最小庫存量）庫存卡庫存中的三卡：進(jìn)貨卡、出貨卡和庫存卡最大庫存量：費(fèi)用，存儲空間，保存期限最小庫存量：必須采取緊急行動(dòng)檢查是否訂貨并確定接貨時(shí)間再訂貨量：物品平均使用量、交貨時(shí)間的長短發(fā)放辦公用品（錄像）注意要填寫辦公用品憑單上面要有主管領(lǐng)導(dǎo)簽字以及物品名稱、數(shù)量不能由領(lǐng)用者自己去取發(fā)放過后要填寫庫存卡訂購辦公用品（１）選擇供應(yīng)商：考慮因素：價(jià)格，費(fèi)用（批量購買，節(jié)日降價(jià)，指定為唯一辦公用品供應(yīng)商）質(zhì)量和交貨：可更換的，準(zhǔn)時(shí)交貨的服務(wù)和位置：訂購方式（直接，電話，傳真，上網(wǎng)）結(jié)算方式，退貨，貨品是否齊全，距離近安全可靠：手續(xù)，相關(guān)發(fā)票、單據(jù)，規(guī)模，信譽(yù)度2.保管：安全，減少丟失，儲藏間和物品柜上鎖各類物品要貼上標(biāo)簽，表示類別和存放地新物品放到舊的下面或者后面，保證物品不會過期體積大、分量重的放下面小的，常用的物品放在較大物品前面儲藏間要有良好通風(fēng)儲藏間要有良好照明辦公用品和設(shè)備的采購程序（3級）設(shè)備使用權(quán)的方式p138：購買:設(shè)備歸購買者所有，使用方便，但一次性付費(fèi)較高，維修與修理費(fèi)用，設(shè)備過時(shí)。租用：最初費(fèi)用較低，可以及時(shí)更換。租期長，費(fèi)用累計(jì)較多，終止合同要賠付巨額違約金。政府采購：公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭式談判、詢價(jià)、單一來源政府采購主體：采購機(jī)關(guān)與供應(yīng)商。國家財(cái)政部及?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）級政府財(cái)政部門為政府采購管理機(jī)關(guān)訂貨單：P142，內(nèi)容工作程序：購買申請（填寫申購表，領(lǐng)導(dǎo)簽字，理由，型號，數(shù)量）——審批、落實(shí)經(jīng)費(fèi)（財(cái)務(wù)部門綜合平衡，財(cái)務(wù)主管簽字）——招標(biāo)、選擇供應(yīng)商——簽訂供貨合同——貨物入庫——支付貨款招標(biāo)公告，接受報(bào)名——起草招標(biāo)文件，決定入圍名單——向入圍者發(fā)放招標(biāo)文件——組織開標(biāo)評標(biāo)采購預(yù)算方案p143原則:真實(shí)性、重點(diǎn)性、目標(biāo)相關(guān)性、經(jīng)濟(jì)合理性事先調(diào)研：公司內(nèi)部(需求，財(cái)力），外部市場（物品型號、價(jià)格、供應(yīng)商）工作程序：確定預(yù)算的核算基數(shù)——進(jìn)行市場調(diào)研——確定采購產(chǎn)品的種類以及型號價(jià)格——編寫預(yù)算方案——征求意見，完善方案預(yù)算方法p145傳統(tǒng)預(yù)算法:零基預(yù)算法：p146注意事項(xiàng)：