房地產(chǎn)公司規(guī)劃設(shè)計(jì)部文件管理規(guī)范

文件管理規(guī)范編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人注：本規(guī)范編寫一級目錄為小三加粗宋體，二級目錄為四號宋體，三級目錄為五號宋體。編寫：陽光城鄭乘華一、 流程概況 3二、 在確文件順利運(yùn)作的前提下控制周期 4三、 流程圖 5一、 合同請示單流程: 5二、 合同會簽單流程： 5三、 合同會簽結(jié)束后后續(xù)工作； 5四、 《銀行付款憑單》流程： 6五、 合作單位評估： 6六、 圖紙接收流程： 6七、 圖紙存檔： 6八、 文件存檔流程： 7九、 圖紙加曬復(fù)印流程 7四、 規(guī)劃設(shè)計(jì)部表單填寫規(guī)范 71. 請示單填寫規(guī)范 72. 內(nèi)部聯(lián)系單填寫規(guī)范 83. 外部聯(lián)系單填寫規(guī)范 84. 合同委托單位選擇請示單填寫規(guī)范 85. 合同會簽單填寫規(guī)范 86. 設(shè)計(jì)變更審批表 87. 設(shè)計(jì)變更通知單 88. 圖紙出圖審批表 99. 自審匯總表 910. 填寫《銀行付款憑單》 9五、 規(guī)劃設(shè)計(jì)部表單保管規(guī)范 91. 請示單保管規(guī)范 92. 內(nèi)部聯(lián)系單保管規(guī)范 93. 外部聯(lián)系單保管規(guī)范 94. 合同會簽單保管規(guī)范 95. 設(shè)計(jì)變更審批表保管規(guī)范 106. 設(shè)計(jì)變更通知單保管規(guī)范 107. 圖紙出圖審批表保管規(guī)范 108. 自審匯總表保管規(guī)范 10六、 規(guī)劃設(shè)計(jì)部文件夾管理規(guī)范 101. 資料員須建立的文件夾目錄包含如下： 102. 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須建立的文件夾目錄包含如下： 103. 專業(yè)負(fù)責(zé)人須建立的文件夾目錄包含如下： 10七、 規(guī)劃設(shè)計(jì)部電子存檔規(guī)范 10八、 規(guī)劃設(shè)計(jì)部文件管理評價(jià)內(nèi)容 11一. 文件管理(電子版本或紙質(zhì)版本) 11二. 合同管理(電子版本或紙質(zhì)版本) 11三. 信息管理(電子版本或紙質(zhì)版本) 11流程概況流程目的為規(guī)范項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理部文件接收的操作流程，加強(qiáng)監(jiān)控，達(dá)到確保文件及時(shí)、有效，保存企業(yè)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的目的，并使文件保存達(dá)到統(tǒng)一性，不因人員流動(dòng)照成損失。流程風(fēng)險(xiǎn)文件資源庫較強(qiáng)大，文員流動(dòng)前注意文件復(fù)制流程范圍土地獲得后到項(xiàng)目概念規(guī)劃方案確定、后期竣工驗(yàn)收等全程性跟蹤確定階段。定義文件運(yùn)行：是指文件在公司內(nèi)部能正常的進(jìn)行批示、公示，使得事件能通過文件進(jìn)行解決，并通過文件使得事件處理經(jīng)驗(yàn)?zāi)艿玫阶龃罄?。流程客戶?nèi)部客戶設(shè)計(jì)管理部成員外部客戶其它部門流程主導(dǎo)部門技術(shù)管理中心流程參與部門公司各部門上游流程名稱下游流程名稱子流程名稱項(xiàng)目策劃流程流程中文件輸入、出部分流程KPI責(zé)任部門/崗位數(shù)據(jù)來源設(shè)計(jì)計(jì)劃完成率技術(shù)管理中心月抽查報(bào)告設(shè)計(jì)資料提交及時(shí)率技術(shù)管理中心設(shè)計(jì)資料提交登記表流程起點(diǎn)項(xiàng)目策劃報(bào)告同時(shí)流程關(guān)鍵點(diǎn)關(guān)鍵點(diǎn)說明支持文件編寫《收發(fā)文資料登記表》《常用表單》發(fā)文過程執(zhí)行情況《請示文件移交表格》《合同資金支付情況表格》《設(shè)計(jì)單位合作誠信表》在確文件順利運(yùn)作的前提下控制周期序號階段起始點(diǎn)結(jié)束點(diǎn)基準(zhǔn)值（天）備注1發(fā)文登記記錄請示文件單接收記錄發(fā)問文件本部門會簽結(jié)束其它部門及公司領(lǐng)導(dǎo)簽字7（14）括號內(nèi)數(shù)字適用于“文件運(yùn)行情況”。其他均適用于一般流程時(shí)間。圖紙收發(fā)記錄設(shè)計(jì)院圖紙移交圖紙移交項(xiàng)目秘書7（14）借閱登記記錄文件移交到本部門文件進(jìn)行存檔12文件存檔記錄圖紙文件存檔設(shè)計(jì)部備用圖紙備用圖紙移交項(xiàng)目周期資產(chǎn)記錄登記表員工入職員工離職工作周期電子文件存檔記錄文件刻盤保存文件銷毀（移交）項(xiàng)目周期3資金運(yùn)作表格新項(xiàng)目合同簽訂項(xiàng)目驗(yàn)收竣工合同履約項(xiàng)目周期總計(jì)項(xiàng)目進(jìn)展周期項(xiàng)目周期文件包含常用表單中各種文件，同時(shí)利用好這些表單才能順利的進(jìn)展設(shè)計(jì)部資源的有效利用。本文件流程中包含數(shù)種文件，其中包含不同的利用流程。本表為日歷日。流程圖合同請示單流程:經(jīng)辦人須要項(xiàng)目專業(yè)負(fù)責(zé)人來簽字規(guī)劃設(shè)計(jì)部經(jīng)理在部門經(jīng)理處簽字然后直接交由分管副總簽字之后交由常務(wù)副總會簽最后由公司總經(jīng)理簽字。合同請示單由資料員移交給檔案室，并在《請示文件移交表格》簽收。同時(shí)復(fù)印一份存入《請示文件夾》進(jìn)行掃描，將掃描文件發(fā)給相關(guān)會簽人員，注：請示單會簽過程中有疑義時(shí)，經(jīng)辦人須進(jìn)行說明。合同會簽單流程：合同會簽單附件需包含單位選擇憑證（可為委托請示單）和合同文本稿經(jīng)辦人須項(xiàng)目專業(yè)負(fù)責(zé)人來簽字由經(jīng)辦人交由部門經(jīng)理簽字然后交由資料員進(jìn)行各部門會簽，會簽部門包括成本部、財(cái)務(wù)部、公司法務(wù)、合作方推薦部門（需要時(shí)，由該部門部門經(jīng)理簽字）；會簽單后面需由該單位請示單為附件，或其他單位需該單位進(jìn)行工作聯(lián)系單。匯總各部門意見后交由經(jīng)辦人修改，同時(shí)與合作單位進(jìn)行溝通。若同意修改著按照此修改合同文本交給資料員。資料員交由分管副總簽字。之后交由常務(wù)副總會簽；然后由公司總經(jīng)理簽字。最后再次交由公司法務(wù)進(jìn)行會簽。注：合同會簽過程中有疑義時(shí)，經(jīng)辦人須進(jìn)行說明，同時(shí)由經(jīng)辦人修改合同文本工作。合同會簽結(jié)束后后續(xù)工作；法務(wù)簽字完后，資料員向經(jīng)辦人提取該合同電子版，并把它轉(zhuǎn)化為PDF存檔，之后發(fā)給對方合作單位進(jìn)行蓋章，份數(shù)我司至少為兩份。等待合作單位將合同送達(dá)我司后，經(jīng)辦人進(jìn)行核查，資料員到蓋章處（現(xiàn)公司由張敏負(fù)責(zé)）領(lǐng)取用章表格，并填寫相關(guān)內(nèi)容后，請部門經(jīng)理簽字。出示用章簽字本，同時(shí)攜帶合同會簽單到蓋章處進(jìn)行蓋章，蓋章一般要附加法人章。且份數(shù)要按原先規(guī)定份數(shù)。蓋章好后，原件一份送到檔案室進(jìn)行存擋，一份送到財(cái)務(wù)部資料員（現(xiàn)公司為毛向威），并在《請示文件移交表格》中簽字。剩下一份由資料員進(jìn)行保管，同時(shí)更新合同文件夾目錄和電子檔合同文件夾目錄及相關(guān)內(nèi)容，并建立該項(xiàng)目合同文本資料夾。在《合同資金支付情況表格》中增加該公司單位名稱及合同詳細(xì)資料。資料員要把合同文本放入范本資料庫。并做好管理工作。下次合同會簽以上一次合同為范本（除非硬性規(guī)定），資料員要與將合同文件電子版發(fā)給下一個(gè)經(jīng)辦人，經(jīng)辦人可咨詢上一合同經(jīng)辦人注意條款事情?！躲y行付款憑單》流程：經(jīng)辦人填完后簽字并交由部門經(jīng)理和分管副總會簽，后交由部門資料員進(jìn)行流程管理，并在《請示文件移交表格》上進(jìn)行登記。資料員需粘結(jié)發(fā)票并附上合同該金額合同文件復(fù)印件，并將它進(jìn)行以下部門進(jìn)行會簽：財(cái)務(wù)部會計(jì)、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部副總、再由總經(jīng)理簽收。會簽完畢后資料員進(jìn)行《請示文件移交表格》登記，并在《合同資金支付情況表格》進(jìn)行記錄跟蹤。由資料員對資金情況進(jìn)行跟蹤，并及時(shí)把相關(guān)相信傳遞給經(jīng)辦人。合作單位評估：待合同履約結(jié)束后，由經(jīng)辦人填寫與該合作單位《設(shè)計(jì)單位合作誠信表》，簽字后交由部門經(jīng)理知會簽字，資料員將合同履約情況匯入合作單位資料庫中。圖紙接收流程：在招標(biāo)完成前圖紙修改變更均不走變更流程，出圖只運(yùn)行圖紙《圖紙出圖審批表》，設(shè)計(jì)相關(guān)專業(yè)均要看完，所以經(jīng)辦人要注意電子版提取。設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì)圖紙首先由設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)送達(dá)甲方（可預(yù)先規(guī)定）、其次由專業(yè)負(fù)責(zé)人到設(shè)計(jì)院提取圖紙（當(dāng)場清點(diǎn)），數(shù)量無誤后連同《設(shè)計(jì)變更審批單》交給資料員，資料員運(yùn)行《設(shè)計(jì)變更審批流程》。圖紙、文件等簽發(fā)由資料員進(jìn)行簽發(fā)，發(fā)放地點(diǎn)均在公司，并按項(xiàng)目分不同的簽收《文件發(fā)放回收記錄》。圖紙存檔：存檔圖紙類型：審查蓋章圖紙?jiān)O(shè)計(jì)部只需存檔一套完整版，其它一套為審查單位、另一套移交給項(xiàng)目部、第四套給開發(fā)報(bào)建施工許可證、另外還需準(zhǔn)備三套審查建筑專業(yè)施工圖建筑專業(yè)審查蓋章三份項(xiàng)目發(fā)展部整套施工圖一套設(shè)計(jì)部留檔整套施工圖一套項(xiàng)目發(fā)展部整套施工圖一套項(xiàng)目部注：其它部分變更審查，按照同樣分法，圖紙類型圖紙分?jǐn)?shù)發(fā)放部門土建施工圖（含幕墻）8項(xiàng)目部五份給施工方+竣工圖1到2成本部1設(shè)計(jì)部（留檔）由資料員保存土建施工圖（審查）3（建施則需6份）開發(fā)部3（福州只要建施）1項(xiàng)目部所有專業(yè)各一份人防施工圖（審查）2開發(fā)部1項(xiàng)目部裝修、景觀等6項(xiàng)目部1成本部1設(shè)計(jì)部（留檔）由資料員保存注：圖紙借閱需進(jìn)行登記，登記本應(yīng)由資料員保管，可在設(shè)計(jì)部檔案室。圖紙存檔由資料員進(jìn)行存檔保存，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人協(xié)助資料進(jìn)行本項(xiàng)目圖紙搬運(yùn)并在圖檔室進(jìn)行接交。注：土建施工圖紙一般交由施工單位由合同簽訂數(shù)量減去竣工圖數(shù)量，一般只給施工方五份。注：土建施工圖紙需在目錄中應(yīng)在備注欄中增加其下圖紙的版本號，即第幾版第幾次修改和時(shí)間，并在圖紙中開辟一欄注明圖紙修改過程欄。參照福州市規(guī)劃院圖紙目錄。文件存檔流程：資料員留檔文件管理文件存檔需按照公司《檔案管理流程》，按不同類型內(nèi)容進(jìn)行管理。檔案管理工作由資料員進(jìn)行。文件首先應(yīng)先按照項(xiàng)目來分類；項(xiàng)目分類完畢后，再按照公司通知、會議紀(jì)要、工作聯(lián)系單（包含施工單位發(fā)文，項(xiàng)目部直接送達(dá)設(shè)計(jì)部）、外部聯(lián)系單.圖紙加曬復(fù)印流程設(shè)計(jì)院圖紙加曬圖紙加曬工作由項(xiàng)目經(jīng)辦人通過填寫外部聯(lián)系單方式簽上署名后傳真給設(shè)計(jì)單位；設(shè)計(jì)單位應(yīng)負(fù)責(zé)送圖工作，若特殊情況可由經(jīng)辦人到設(shè)計(jì)單位拿取，若設(shè)計(jì)單位郵寄圖紙，圖紙費(fèi)用由設(shè)計(jì)單位支付。平常圖紙加曬復(fù)印設(shè)計(jì)人員自行聯(lián)系曬圖公司，曬圖公司應(yīng)派人員到指定地點(diǎn)拿圖加曬復(fù)印圖紙圖紙，之后送達(dá)指定地點(diǎn)，簽單第一頁設(shè)計(jì)人員必須交給部門資料員，注明曬圖項(xiàng)目，用圖并簽字。該單可做支付曬圖費(fèi)用憑證。規(guī)劃設(shè)計(jì)部表單填寫規(guī)范請示單填寫規(guī)范請示單填寫主題內(nèi)容需包含請示項(xiàng)目名稱；填寫級別時(shí)注意：緊急級別：事件影響重要工作進(jìn)展，須注明請示過程時(shí)間節(jié)點(diǎn)。優(yōu)先級別：事件影響請示本身工作進(jìn)展，須注明請示過程時(shí)間節(jié)點(diǎn)。普通級別：事件未對其它工作節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生影響，該工作可按照正常工作時(shí)間進(jìn)行處理。請示單中內(nèi)容一項(xiàng)由經(jīng)辦人填寫，須包含：請示內(nèi)容緣由；請示中需清晰明確領(lǐng)導(dǎo)定奪內(nèi)容。請示單中公司部門意見：此事件進(jìn)展會影響其它部門原已工作時(shí)，需提及該部門最高領(lǐng)導(dǎo)抉擇，并提供意見。內(nèi)部聯(lián)系單填寫規(guī)范聯(lián)系單填寫主題內(nèi)容需包含聯(lián)系項(xiàng)目名稱；填寫級別時(shí)注意：緊急級別：事件影響重要工作進(jìn)展，須注明聯(lián)系過程時(shí)間節(jié)點(diǎn)。優(yōu)先級別：事件影響請示本身工作進(jìn)展，須注明聯(lián)系過程時(shí)間節(jié)點(diǎn)。普通級別：事件未對其它工作節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生影響，且該工作可按照正常工作時(shí)間進(jìn)行處理。聯(lián)系單中內(nèi)容一項(xiàng)由經(jīng)辦人填寫，須包含：聯(lián)系部門需后續(xù)工作內(nèi)容及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。聯(lián)系單中主送部門：主送部門為該聯(lián)系單須后續(xù)工作部門。聯(lián)系單中抄送部門：抄送部門為該聯(lián)系單需告知部門，該工作可能會影響其日后工作判斷。外部聯(lián)系單填寫規(guī)范聯(lián)系單填寫主題內(nèi)容需包含聯(lián)系項(xiàng)目名稱；聯(lián)系單中至對方單位須寫明對方單位全稱；聯(lián)系單中內(nèi)容一項(xiàng)由經(jīng)辦人填寫，須包含：聯(lián)系單位需后續(xù)工作內(nèi)容及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。合同委托單位選擇請示單填寫規(guī)范請示單需包含該單位與我司的利害關(guān)系請示單須包含與該單位單位合作的利益關(guān)系（如節(jié)約成本等）請示單須包含該單位以往成果。合同會簽單填寫規(guī)范合同名稱須包含合同所屬的項(xiàng)目全稱；簽約對方單位須為對方單位全稱；合同總價(jià)計(jì)算方式。合同會簽單中內(nèi)容一項(xiàng)由經(jīng)辦人填寫，須包含：合同中涉及單價(jià)及總額；我方與簽約單位之間關(guān)系，如委托、招標(biāo)等。合同中會簽部門：會簽部門為該合同影響其部門日后工作或合作單位與該部門有關(guān)聯(lián)。反饋意見欄：由經(jīng)辦人確定回復(fù)本部門最終意見，并事先已與部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)溝通，之后對方單位進(jìn)行溝通。設(shè)計(jì)變更審批表設(shè)計(jì)變革審批表由經(jīng)辦人填寫；變更名稱中需包含變更所在項(xiàng)目；相關(guān)部門意見欄：設(shè)計(jì)變更需包含項(xiàng)目主管及以上人員意見；當(dāng)涉及戶型、觀感、交房標(biāo)準(zhǔn)等方面變更內(nèi)容，相關(guān)部門會簽時(shí)應(yīng)有營銷意見；當(dāng)需其他部門進(jìn)行后續(xù)工作時(shí)，需提及該部門最高領(lǐng)導(dǎo)審批。設(shè)計(jì)變更通知單設(shè)計(jì)變更通知單由規(guī)劃設(shè)計(jì)部（待定）進(jìn)行填寫變更名稱中須包含變更所在項(xiàng)目；歸屬合同名稱為該變更所在項(xiàng)目施工合同；圖紙出圖審批表圖紙出圖審批表適應(yīng)設(shè)計(jì)部任何專業(yè)正式圖紙第一次移交給相關(guān)部門前進(jìn)行的一次審批過程；分項(xiàng)工程為土建、景觀、智能化、室內(nèi)裝飾等；分類工程如土建中包括建筑、結(jié)構(gòu)、水、電、暖等。該審批表由專業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行編寫。自審匯總表自審匯總表由自審人員進(jìn)行編輯輸入，并匯總到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯總；填寫《銀行付款憑單》填寫《銀行付款憑單》由經(jīng)辦人填寫填寫需包含受款人（單位全稱）、工程項(xiàng)目名稱（即合同項(xiàng)目，如丹寧頓施工審查）、申請付款說明（包含“我司”與“合作單位名稱”簽訂“合同名稱”，現(xiàn)“工作進(jìn)展情況”，已經(jīng)支付第幾筆錢金額，按照合同規(guī)定，申請支付第幾筆、金額）、金額部分（大小寫均寫清楚）。規(guī)劃設(shè)計(jì)部表單保管規(guī)范請示單保管規(guī)范請示單原件由檔案室進(jìn)行保管，規(guī)劃設(shè)計(jì)部資料員留檔一份復(fù)印件，并由資料員進(jìn)行掃描后通過郵件發(fā)給請示單簽署人員（除最高簽署領(lǐng)導(dǎo)外），經(jīng)辦人保存電子版。內(nèi)部聯(lián)系單保管規(guī)范聯(lián)系單由經(jīng)辦人填寫完畢并由經(jīng)辦人提交簽署人員簽署，待簽署完畢后移交給部門資料員，當(dāng)聯(lián)系單簽收部門簽收后提回經(jīng)辦人，紙質(zhì)版聯(lián)系單由經(jīng)辦人保存。當(dāng)經(jīng)辦人為資料員時(shí)，該聯(lián)系單移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人保管，保留在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人建立的內(nèi)部聯(lián)系單文件夾內(nèi)。外部聯(lián)系單保管規(guī)范外部聯(lián)系單（對外）由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)編寫、保存、傳送、留檔，電子版由經(jīng)辦人進(jìn)行保管，并保存在表單\外聯(lián)單\XX單位內(nèi)；傳送外聯(lián)單時(shí)經(jīng)辦人須簽字并由資料員蓋章后經(jīng)辦人自行傳真（若經(jīng)辦人認(rèn)為該事件超出本人決定范圍，需提報(bào)部門經(jīng)理進(jìn)行簽署）；傳輸完畢后保存在外部聯(lián)系單文件夾內(nèi)。合同會簽單保管規(guī)范合同會簽單由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)編寫，由檔案室進(jìn)行保存原件，資料員保存復(fù)印件一份，同時(shí)將合同會簽單進(jìn)行掃描后通過電子郵件知會相關(guān)簽署人員（除最高簽署領(lǐng)導(dǎo)外）。設(shè)計(jì)變更審批表保管規(guī)范設(shè)計(jì)變更審批表由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)編寫，部門內(nèi)人員會簽由經(jīng)辦人自行運(yùn)行，部門外人員會簽由部門資